MOOC - Pilotage des organisations et processus métiers PILOPRO s 1

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1 Bienvenue dans le parcours 2 consacré à l'analyse et à l amélioration des processus métiers. L ensemble des fonctions de pilotage d une organisation peut bénéficier d une bonne connaissance des processus métiers. L efficience, soit le meilleur rapport entre les moyens utilisés et les résultats, peut tirer parti d une modélisation des processus pour la production, les chaines logistiques ou les workflows administratifs. De même, tout management de la qualité passe par une gestion fine des processus métiers qui devient obligatoire pour la plupart des certifications qualité. Tous les métiers autour de la gestion des risques nécessitent également une cartographie. Nous verrons ensemble comment le BPM et le BPMN peuvent améliorer le pilotage des organisations sur les axes qualité, risque, contrôle et maitrise des coûts. Chaque parcours métier est divisé en trois modules thématiques, proposant chacun trois ateliers. Pour valider ce parcours métier, vous devez : 1. Valider le parcours modélisation BPMN avancé. Si vous l avez validé lors d une session précédente, vous devez l indiquer en début du parcours BPMN. 2. Valider au moins 2 modules de ce parcours sur les 3 proposés. Le MOOC fonctionne sur un système de cumul de points. Les quiz et autres activités donnés dans les ateliers permettent de remporter des points. Au total, chaque module peut rapporter 100 points. La règle est simple : pour valider un module il faut avoir cumulé au moins 60 points. PILOPRO s 1

2 Module Processus et efficacité par le contrôle des coûts Le premier module du parcours 2 est appelé «Pilotage des coûts et processus métiers». Lorsqu on travaille sur la gestion des processus, l'analyse et l'optimisation s'orientent souvent sur un axe d'efficacité. Il y a alors deux réflexions possibles et complémentaires : la maîtrise du temps et la maîtrise des coûts. Entre processus et coûts, il y a une relation à double sens. L'analyse des coûts permet d'optimiser les processus en soulignant les activités à faible valeur ou les problèmes de surcoûts par exemple : consomme-t-on le juste niveau pour l exécuter? C est ce qui permet de vérifier que les ressources accordées dans le cadre du budget sont judicieusement employées. Mais notons également que cartographier les processus est une base importante pour le contrôle de gestion. En effet, sans visibilité sur son activité, pas d'analyse des coûts possible. Via la cartographie des processus, le contrôle de gestion a le socle pour mettre en place une métrologie financière des processus, l Activity-Based Costing (ABC), indispensable complément aux notions de bonne exécution et de satisfaction client. Dans ce module, nous allons donc appréhender certaines méthodes de calcul de coûts et d'indicateurs de performance en lien direct avec la chaîne de valeur des organisations. Nous abordons également la manière de communiquer vers sa Direction sur l amélioration des résultats «terrain». Ce module est composé de 3 ateliers thématiques. Pour valider le module, vous devez réaliser les différentes activités proposées et cumuler un minimum de 60 points sur l'ensemble du module. ATELIER A 12 au 25 avril Pilotage de la performance et processus métier Le premier atelier du module 2.1 a pour objectif d aborder les concepts de coûts nécessaires à l optimisation des processus métiers ou leur amélioration jusqu à l efficience soit le meilleur rapport coût / efficacité. Nous verrons les différents types de coûts directs et indirects mais surtout la méthode de contrôle de gestion basée sur les processus soit l Activity Based Costing. 5 pts Unité 1 Le calcul des coûts en contrôle de gestion 5 pts Unité 2 La méthode ABC (1/2) 20 pts Unité 3 La méthode ABC (2/2) Unité 4 L'optimisation des processus par l'analyse des coûts PILOPRO s 2

3 ATELIER B 26 avril au 9 mai De l optimisation des processus au résultats financiers Le deuxième atelier du module 2.1 a pour objectif d'appréhender la chaîne logistique (supply chain), processus clé dans la chaîne de valeur des organisations. Ce processus, l'un des plus transversaux, dépassant souvent les frontières de l'entreprise doit être maîtrisé. Savoir analyser la performance de la chaîne logistique et proposer des indicateurs pertinents est aujourd'hui un des facteurs clé de succès des organisations. 15 pts Unité 1 La performance de la supply chain Unité 2 Calculer des indicateurs 20 pts Unité 3 Cas de synthèse ATELIER C 10 au 23 mai Communiquer sur la performance opérationnelle Le troisième et dernier atelier du module 2.1 a pour objectif d'aborder un aspect d'ordre plus managérial : la communication sur la performance opérationnelle pour encourager les initiatives d'amélioration du processus de la chaîne logistique. Cela passe naturellement toujours par des indicateurs financiers les plus percutants pour convaincre les hautes instances des opportunités de ces démarches. 15 pts Unité 1 Le projet d'amélioration de la supply chain Unité 2 Calculer des indicateurs 20 pts Unité 3 Cas de synthèse PILOPRO s 3

4 Module Processus et excellence opérationnelle Dans le module 2.2, nous allons nous attarder sur l analyse et le pilotage des processus sous l angle de la performance. En effet, la gestion de la qualité, de l efficacité, de l efficience et donc de la performance et de l excellence opérationnelle, sont particulièrement liées au management des processus métiers. Nous aborderons les points clés de l analyse et de l amélioration des processus et donnerons les bonnes pratiques essentielles pour un pilotage efficace de la performance dans une organisation. Ce module est composé de 3 ateliers thématiques. Pour valider le module, vous devez réaliser les différentes activités proposées et cumuler un minimum de 60 points sur l'ensemble du module. ATELIER A 12 au 25 avril Comprendre la démarche processus pour l excellence opérationnelle Ce premier atelier du module 2.2 sera consacré à l analyse des processus métiers dans une organisation. L analyse est en effet une étape essentielle dans une démarche de gestion des processus. Aussi, avant toute chose, nous allons revenir sur les fondamentaux autour du cycle de vie d un processus. Puis, nous irons audelà de l analyse simple des processus pour comprendre comment cela s intègre dans une démarche globale d entreprise. Ce sera ensuite à vous de jouer 5 pts Unité 1 Processus et cycle BPM : quelques rappels 10 pts Unité 2 L'analyse des processus Unité 3 Quelques techniques d'analyse 20 pts Unité 4 A vos marques, prêts? Analysez! ATELIER B 26 avril au 9 mai Viser l efficience et la qualité par l amélioration des processus Ce deuxième atelier du module 2.2 a pour objectif d'aborder les méthodes autour de l'amélioration des processus métiers. Nous abordons les axes d'amélioration autour de la qualité, de l'efficacité et de l'efficience autour de projets d'amélioration ou de réingénierie. Nous vous mettons également au défi de proposer une optimisation d'un processus dans un cas pratique. 5 pts Unité 1 La réingénierie des processus métiers 10 pts Unité 2 Méthodes de réingénierie des processus métiers (2 parties) Unité 3 Amélioration vs réingénierie 20 pts Unité 4 En pratique Unité 5 Une question existentielle! PILOPRO s 4

5 ATELIER C 10 au 23 mai Piloter les processus pour une démarche d amélioration continue Le troisième atelier du module 2.2 sera consacré au pilotage de la performance dans une démarche d amélioration continue. Nous aborderons la notion clé d indicateur avant de présenter les concepts et pratiques qui constituent le pilotage de la performance. Vous devrez réfléchir à la notion de maturité au regard des processus métiers venant soutenir la performance afin de proposer un système de management propice à un pilotage efficace. 5 pts Unité 1 La notion d'indicateur 5 pts Unité 2 Le pilotage des organisations et des processus 20 pts Unité 3 Maturité du processus et système de management PILOPRO s 5

6 Module Processus et risque/qualité/conformité Ce troisième module est dédié à la maitrise des risques, et par dérivation d autres disciplines proches à savoir la qualité, le contrôle et l audit interne. En effet, les processus métiers sont au cœur de toutes ces démarches qui ont pour objectif de piloter l organisation au regard de la performance, de l efficience et de la conformité. Chaque atelier aborde à un axe de réflexion différent pour terminer sur une réflexion autour de la synergie de tous les métiers travaillant autour des processus. Ce module est composé de 3 ateliers thématiques. Pour valider le module, vous devez réaliser les différentes activités proposées et cumuler un minimum de 60 points sur l'ensemble du module. ATELIER A 12 au 25 avril Processus et gestion des risques L atelier A du module 2.3 est consacré à la notion de risque et à leur gestion. Nous allons voir ensemble en quoi la gestion des processus est au cœur des métiers de Risk Manager. Nous tenterons une approche pragmatique afin d identifier les liens existants entre les risques opérationnels et les processus. 5 pts Unité 1 Introduction à la gestion des risques 5 pts Unité 2 Risques et processus 5 pts Unité 3 La pratique de la gestion des risques dans les organisations 20 pts Unité 4 Une première analyse de risque ATELIER B 26 avril au 9 mai Processus et contrôle interne Au-delà de la gestion des risques, nous allons parler de maitrise. Ce deuxième atelier du module 2.3 est consacré à l analyse des dispositifs mis en place dans les organisations afin de garantir une maitrise des risques opérationnels. Nous aborderons donc inévitablement les domaines du contrôle et de l audit interne. 5 pts Unité 1 Qu'est-ce que le contrôle interne? 5 pts Unité 2 La maitrise des risques 5 pts Unité 3 Retour d'expérience : Nouvelles perspectives de l'audit 20 pts Unité 4 Dispositif de maitrise d'un risque & processus PILOPRO s 6

7 ATELIER C 10 au 23 mai Les processus, piliers de la convergence risque-qualité-contrôle Le troisième et dernier atelier du module 2.3 aborde la dimension qualité, dans sa forme normative. Les démarches qualité imposent de s appuyer sur les processus métiers de l organisation. Souvent donné comme exigences, les normes abordent peu la méthode. Plus largement, cet atelier sera l occasion de conclure sur le fait que les processus sont au final au cœur d un ensemble de démarches de pilotage autour des risques et de la qualité. 5 pts Unité 1 Qualité, certification et processus métiers 5 pts Unité 2 Système de management de la qualité et valeur du référentiel d'entreprise Unité 3 L'alignement du SMQ et de la stratégie d'entreprise Unité 4 La synergie des métiers risques, contrôle interne, qualité et audit 20 pts Unité 5 Pilote de processus, auditeur interne, risk manager, responsable qualité... PILOPRO s 7