SOGAPLAN. Par SOGA Un savoir-faire, depuis 1996, de solutions logiciels adaptées et personnalisées.

Transcription

1 SOGAPLAN Outil sur Internet de gestion de planning des différentes ressources d établissements mono/multi sites (humaines, matérielles) et de gestion Ressources Humaines. Par SOGA Un savoir-faire, depuis 1996, de solutions logiciels adaptées et personnalisées.

2 SOGA est une société d édition de logiciels fondée en 1996 et spécialisée dans la création et l installation de programmes informatiques de gestion et d organisation pour les établissements médicaux. Les clients utilisateurs des programmes SOGA - Prise de rendez-vous - Tenue du dossier médical - Gestion des comptes rendus - Facturation agréée Sesam vitale - Préparation à la paie ont souhaité disposer d un outil logiciel de gestion et de planification de l activité des collaborateurs associée à la disponibilité des équipements, postes de travail, salles ou cabinets. Le département conception et développement SOGA a répondu à leur attente en créant SOGAPLAN, outil sur Internet de planification des personnels et des équipements.

3 PLANIFICATION ET GESTION DES TEMPS VISUALISATION DES PLANNINGS Le gestionnaire dispose de la visualisation du planning par agent dans le groupe auquel il est rattaché. Il peut s il le souhaite visualiser le planning des équipements tout en voyant le personnel attaché à ce dernier. Cette visualisation se fait par mois, par semaine de 5 jours, 7 jours, par tranche horaire de journée, de nuit et de 24 h. GESTION DES ABSENCES SOGAPLAN informe en temps réel par un bouton Alerte le gestionnaire des demandes d absence dès l ouverture de sa session. Ces dernières peuvent être directement gérées. Le gestionnaire a la possibilité de simuler l absence d un agent sur le planning concerné avant de la valider. GENERATION AUTOMATIQUE DES PLANNINGS Les plannings sont générées automatiquement selon les horaires et contrats des agents renseignés dans leur fiche RH. Il est possible de réaliser des changements d affectation sur une période bornée. Le tout se fait en tenant compte des contraintes de chaque catégorie et selon le choix de gestion du responsable et/ou du gestionnaire. GESTION MULTI SITES SOGAPLAN permet la gestion multi sites autorisant en particulier le suivi de déplacement de collaborateurs que ce soit de façon occasionnelle ou à mi-temps. La totalisation des heures effectuées se fait quel que soit le site où se trouve l agent. PRÊT DE PERSONNEL Le prêt de personnel peut se faire de façon régulière ou ponctuelle (par exemple vers un autre site géographique ou service) lors de la création du planning d un agent ou par «DRAG & DROP» directement sur le planning général.

4 ASSOCIATION SOGAPLAN permet de créer des associations agents/agents et agents/équipements afin d optimiser le fonctionnement des différents services. CREATION SOGAPLAN permet la création illimitée de plannings, de groupes d agent et de postes. SOGAPLAN est totalement personnalisable, il est paramétrable par le ou les gestionnaires selon leurs souhaits de fonctionnement. AFFICHAGE INTUITIF L affichage est simple de lecture grâce à un code couleur. D un simple coup d œil le gestionnaire peut optimiser le planning de ses équipes. Les agents ayant fait une demande de congés s affichent d une certaine couleur, ceux effectuant des heures supplémentaires non prévues sont signalés par une couleur différente. Le planning des équipements bénéficie également d un code couleur particulier pour signaler les plages horaires complètes et incomplètes. ALERTE MAIL/SMS Lors d une modification de planning pour renfort ou remplacement, l agent concerné est prévenu automatiquement par mail et/ou SMS. IMPRESSION SOGAPLAN offre la possibilité d exporter tous les planning sous format PDF ou Excel mais également de les imprimer.

5 ESPACE RH FICHE RH COMPLETE SOGAPLAN permet l élaboration des fiches administratives de chaque agent avec son état civil, contrat de travail, compteur RTT, CA photo d identité. La fiche RH permet le paramétrage et la génération du planning de chaque agent ainsi que les associations (avec un autre agent et/ou avec équipement/salle d affectation). Le planning élaboré est visualisable à l année. STOCKAGE DES DONNES / SAUVEGARDE Le stockage de toutes les données est assuré sur un serveur externalisé, hébergé en France. L hébergement sur serveur bénéficie d une infrastructure redondante et de sauvegardes systématiques. Chaque établissement se verra remettre toutes les informations concernant leur espace de stockage propre. DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS SOGAPLAN permet le stockage et l enregistrement des documents scannés (contrat de travail, arrêt maladie, certificat, ) dans chaque fiche RH, ainsi que la dématérialisation des demandes d absence (congés, RTT, ) pour une communication simple et sécurisée avec les collaborateurs. Ces procédures d échanges entre les collaborateurs et les gestionnaires permettent de conserver la trace des demandes et réponses, GESTION MULTI CONTRAT SOGAPLAN permet la gestion de plusieurs contrats pour le même agent. Un agent peut par exemple disposer d un contrat à mi-temps transformable en contrat plein temps pendant une période définie (durant les périodes de congés par exemple).

6 PERSONNALISATION Afin de s adapter aux environnements informatiques existants sur chaque site, SOGAPLAN peut établir l échange de données avec les logiciels existants comme ceux gérant les ressources humaines, la paie ou bien même la pointeuse. INTERFACE SERVICE PAIE SOGAPLAN collecte les éléments de préparation à la paie, heures effectuées, absences, calculs de RTT etc et établi un fichier mis à disposition du logiciel de paie de l établissement. De la même façon SOGAPLAN est susceptible d intégrer les données du logiciel de ressources humaines (éléments du dossier administratif en particulier). INTERFACE BADGEUSE SOGAPLAN peut être mis en relation avec les systèmes de pointage installés dans l établissement. CADRE REGLEMENTAIRE SOGAPLAN est entièrement paramétrable et intègre les dispositions règlementaires des différents types de contrat de travail. Une base modèle est préinstallée, elle est entièrement modifiable et peut être complétée.

7 PORTAIL AGENT Chaque agent dispose d un accès personnel sécurisé à son portail lui permettant de consulter son planning d activité mais également de communiquer avec son gestionnaire en toute confidentialité. CONSULTATION PLANNING L agent peut consulter à tout moment son planning sur son portail personnel. Comme sur le planning général, il y apparait les demandes de congés en cours de validation et celles qui ont été validées. MODIFICATION RH L agent peut effectuer des changements de données personnelles comme son adresse, son n de téléphone, Ces changements sont intégrés automatiquement à sa fiche RH. DECLARATION DE VŒUX L agent effectue ses déclarations de vœux par mail : - Changement d affectation - Changement de contrat,.. La communication est ainsi facilitée entre l agent et son gestionnaire. COMPTEURS DE DROITS SOGAPLAN permet à l agent la visualisation de ses compteurs de droits mis à jour en permanence. (CA, RTT, ) ALERTE MAIL/SMS Lorsque le gestionnaire accepte ou non une demande d absence de l agent, un mail et/ou sms est envoyé à l agent. Un changement de planning émet également un ou SMS vers l agent. ACCESSIBILITE SUR TOUS LES SUPPORTS Le portail de l agent lui est accessible depuis son smartphone, sa tablette, son ordinateur, munit d une connexion Internet. DEMANDE D ABSENCE L agent fait ses demandes d absence qui sont directement envoyées à son gestionnaire. HISTORIQUE SOGAPLAN permet à l agent de consulter à tout moment l historique de ses demandes de congés.

8 Le passage à l administration informatisée implique des méthodes nouvelles de travail et d analyses. Notre équipe est disponible pour apporter son conseil et son expertise. Ce que SOGA vous propose : Intervenir sur demande pour compléter, adapter les programmes en fonction des besoins des sites utilisateurs sur cahier des charges. Un pôle formation (organisme déclaré) peut assister les utilisateurs à la mise en service des programmes, et dispose de modules de formation permanente permettant de conserver une qualité optimale d utilisation des opérateurs. SOGA SASU Société à capital variable 100 Euros à Euros Siège social 25, rue de Ponthieu PARIS Tél contact@sogafsp.net RCS Paris Organisme de formation déclaré sous le numéro