Gestion complète des notes de frais

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1 Gestion complète des notes de frais

2 Bienvenue dans notre système «end-to-end» de gestion des notes de frais Nous connaissons tous la grande utilité des systèmes de gestion des frais professionnels : ils permettent à vos salariés en déplacement d enregistrer leurs frais rapidement et en toute efficacité. Toutefois, la maîtrise complète des frais de déplacement de votre entreprise doit passer par deux étapes essentielles supplémentaires qui ne sont pas prises en compte par les systèmes de gestion traditionnels : 1. l audit des justificatifs au format papier afin de vérifier l exactitude des notes de frais ainsi que leur conformité avec les politiques de déplacement ; 2. l analyse de ces mêmes justificatifs en vue d optimiser le recouvrement de la TVA. Grâce à la mise en œuvre de ces deux étapes supplémentaires, lesquelles sont EXCLUSIVEMENT prises en charge par la solution Expenseflo de Meridian, vous pouvez économiser jusqu à 6 % sur le montant global de vos frais de déplacement. Par conséquent, au lieu de se présenter selon le schéma suivant : Système de gestion des frais un système complet de gestion des frais vous apportera de réelles économies en se traduisant ainsi : gestion des frais Expenseflo EMS (ou fournisseur tiers) Audit des justificatifs Expenseflo EXPENSE AUDIT Recouvrement de la TVA Expenseflo VAT RECOVERY Bienvenue dans Expenseflo, un système «end-to-end» de gestion des notes de frais. Gestion de la documentation papier Expenseflo est la solution idéale pour ce qui est le plus souvent un véritable cauchemar administratif. La gestion des factures et des reçus liés aux déplacements professionnels relève véritablement du défi pour toute organisation. Cependant, celle-ci reste encore le plus souvent une formalité obligatoire. En effet, bon nombre d administrations fiscales nationales continuent d exiger la présentation de ces justificatifs. La solution Expenseflo facilite la gestion de cette documentation papier. Vous nous confiez l ensemble de vos factures (nous pouvons même les numériser et les archiver pour vous) et nous procédons à la vérification des notes de frais de vos salariés ainsi qu au recouvrement de votre TVA. Autrement dit, nous ne nous contentons pas seulement de vous proposer un processus de traitement générateur d économies, nous contribuons également à la réduction de vos frais de déplacement. Pourquoi les directeurs financiers apprécient-ils tellement Expenseflo? Réduction des coûts liés au traitement des frais de déplacement Déclaration et suivi de tous les frais de déplacement Optimisation de la conformité des notes de frais des salariés Parfaite intégration aux systèmes de cartes bancaires, de traitement des comptes fournisseurs et autres systèmes de gestion intégrée Optimisation du recouvrement de la TVA, domaine dans lequel Meridian est leader mondial Pourquoi les responsables de la gestion des déplacements professionnels apprécient-ils tellement Expenseflo? Conformité accrue à la politique de fournisseurs privilégiés Informations complètes relatives aux dépenses permettant de faciliter les négociations avec les fournisseurs Plus besoin de se soucier de l application de la politique de déplacement Intégration parfaite aux systèmes professionnels de réservation automatique Pourquoi les salariés en déplacement apprécient-ils tellement Expenseflo? Réduction des temps d enregistrement des notes de frais Réduction des délais de validation et de remboursement des notes de frais Meilleure visibilité sur l admissibilité des notes de frais (à la lueur de notre expérience, la plupart des salariés respectent volontiers la réglementation en vigueur lorsqu ils la connaissent)

3 Expenseflo EMS gestion des frais Expenseflo EMS (ou fournisseur tiers) Audit des justificatifs Expenseflo EXPENSE AUDIT Recouvrement de la TVA Expenseflo VAT RECOVERY Gestion complète des notes de frais Pourquoi mettre en place un système automatisé de gestion des frais? Selon les estimations, bien moins de la moitié des entreprises sont dotées d un système automatisé de gestion des frais. Si vous ne faites pas encore partie de ces entreprises, sachez que l adoption de ce type de système vous apportera les avantages suivants : Réduction des frais de déplacement Mise à disposition d informations de gestion pour les négociations avec les fournisseurs Encouragement au recours systématique à des fournisseurs privilégiés, via des approbations préalables de voyage Réduction des coûts liés au traitement des frais de déplacement Élimination de la plupart des tâches manuelles liées au traitement de la documentation papier, entraînant jusqu à 80 % d économie sur les coûts de traitement Économies de temps et de personnel Réduction drastique des temps d établissement de notes de frais et des délais de remboursement Processus d approbation simple, en un seul clic, par les responsables hiérarchiques Très bien, nous sommes convaincus. Nous avons besoin d un système de gestion des frais. Mais pourquoi opter précisémment pour Expenseflo EMS? La solution Expenseflo EMS se démarque par sa simplicité d utilisation et d intégration, tout en étant suffisamment flexible pour gérer les complexités inhérentes aux exigences les plus diverses en matière de déclarations nationales. Simplicité facilité d utilisation Avec Expenseflo, rien n est plus simple que d établir une note de frais, puis d obtenir l approbation de son responsable hiérarchique. En réalité, lorsqu une note de frais ne présente aucune irrégularité, l approbation s effectue en un simple clic.

4 Simplicité facilité d intégration Les systèmes de gestion des frais ne fonctionnent jamais de manière autonome. Ils doivent s intégrer à vos systèmes internes et à votre workflow. Ils doivent également fonctionner parfaitement avec toute une palette de systèmes tiers, allant des outils de réservation en ligne (en tant qu entreprise indépendante, nous ne privilégions aucun système de réservation en particulier) aux systèmes de gestion intégrée. Expenseflo EMS a été conçu à partir d une architecture logicielle qui garantit une intégration aisée avec d autres systèmes. Complexité le test allemand des indemnités journalières L Allemagne est probablement le pays doté de la législation la plus complexe en matière de notes de frais, en particulier en ce qui concerne les indemnités journalières. Il est communément admis que lorsqu un système de gestion des frais fonctionne en Allemagne, il fonctionne partout ailleurs. Expenseflo EMS a réussi ce test. Notre solution fonctionne en Allemagne, au Royaume-Uni, aux États-Unis et dans bien d autres pays encore. Expenseflo EMS n a pas été conçu à l origine pour répondre aux besoins d un marché spécifique, puis adapté de façon disparate, dans l espoir qu il fonctionnerait suffisamment bien ailleurs. Cet outil a été conçu en tant que véritable produit international. C est une solution multilingue et multi-devises. Quelques autres avantages de cette solution : Hébergement ASP, implémentation rapide et aisée Accès à tout moment et en tout lieu, pour les salariés en déplacement et leurs responsables hiérarchiques Reporting en temps réel, à la demande Service d assistance multilingue Service complet de numérisation, d indexation et d archivage électronique de la documentation papier Votre système de gestion des frais ou le nôtre? Notre système de gestion des frais, Expenseflo EMS, est le meilleur sur le marché. Cependant, nous comprenons que de nombreuses entreprises disposant déjà d un système de gestion des frais souhaitent le conserver. Ce n est pas un problème. Les solutions Expenseflo EXPENSE AUDIT et Expenseflo VAT RECOVERY peuvent être intégrées au(x) système(s) de gestion de frais de votre choix, pour que vous puissiez tirer le meilleur parti d un système de gestion complet.

5 Expenseflo EXPENSE AUDIT gestion des frais Expenseflo EMS (ou fournisseur tiers) Audit des justificatifs Expenseflo EXPENSE AUDIT Recouvrement de la TVA Expenseflo VAT RECOVERY Gestion complète des notes de frais Une note de frais sur huit comporte des erreurs Nos experts Expenseflo EXPENSE AUDIT peuvent vérifier les justificatifs de vos salariés en déplacement par rapport à leurs notes de frais afin de garantir l exactitude des frais engagés, ainsi que leur conformité avec les politiques de déplacement. Notre expérience montre qu en moyenne une note de frais sur huit doit être corrigée. Certaines erreurs sont accidentelles, certaines en revanche sont délibérées. Quelle qu en soit la nature, ces erreurs représentent des coûts importants pour votre entreprise. «La solution Expenseflo nous a permis de réaliser jusqu à euros d économies.» Lawrence Vanderbijl, Responsable des dépenses pour la région EMEA, Services financiers internationaux Sun Microsystems Des économies considérables Les résultats parlent d eux-mêmes. Lorsqu un grand fabricant européen a opté pour la solution Expenseflo EXPENSE AUDIT, notre équipe d experts a décelé 3,5 millions d euros d économies sur un total de 63 millions d euros de frais engagés. Et pourquoi pas? Chaque année, quelque entreprises dans le monde transmettent les justificatifs de leurs salariés en déplacement à l équipe d experts de Meridian pour en récupérer la TVA. Puisque nous assurons le traitement de l ensemble de ces justificatifs au format papier, pourquoi ne pas confier leur vérification à la solution Expenseflo afin d en garantir l exactitude ainsi que la conformité avec les politiques de déplacement de votre entreprise?

6 Comment la solution fonctionne-t-elle? 1. Intervention des salariés en déplacement L un des atouts majeurs de notre système, c est que le salarié en déplacement n a pratiquement rien à faire. Il lui suffit simplement d enregistrer sa note de frais en ligne, puis de mettre l ensemble de ses justificatifs dans une enveloppe pré-adressée, laquelle sera transmise à Meridian. Un véritable jeu d enfant! 2. Vérification des justificatifs L équipe d experts Expenseflo EXPENSE AUDIT vérifie chaque ligne de la note de frais au vu des justificatifs papier envoyés. Ils vérifient tous les détails et en particulier : Montant du justificatif : correspond-t-il au montant de la note de frais? Par exemple : un voyageur d affaires a-t-il déclaré 600 euros sur la base d un justificatif de 60 euros? Nature du justificatif : les frais engagés ont-ils été correctement classés (taxi, train, hôtel, etc.)? Ce point est très important pour les déclarations auprès des administrations fiscales. Est-ce que le justificatif respecte les exigences en matière de TVA? Souvent, le personnel en déplacement ne comprend pas bien cette obligation. Il est courant de penser, par exemple, qu une simple note d hôtel équivaut à un justificatif valable pour le recouvrement de la TVA. La conversion des devises est-elle exacte? 3. Vérification de la conformité des notes de frais avec les politiques de déplacement de l entreprise Nos experts auditeurs analysent chaque ligne des déclarations de vos salariés en déplacement afin de déceler toute note de frais non conforme. Parmi quelques exemples, on trouve : Dépassement des plafonds autorisés pour les notes de frais de repas Frais dûs pour le ravitaillement en essence d une voiture de location Déclaration concomitante des indemnités journalières et des frais réels Notes de frais pour des dépenses non admissibles telles que la location de vidéos proposées par les hôtels 4. Suivi des notes de frais non valides Si une note de frais ne présente aucune irrégularité, son paiement est autorisé et les justificatifs correspondants sont transmis à l équipe d experts Expenseflo VAT RECOVERY. Si une irrégularité est décelée, nous procédons à l une des actions suivantes en fonction de vos instructions : a) Refus des lignes inéligibles de la note de frais b) Envoi d une note à la personne concernée, en mentionnant la ligne de la déclaration en cause et une explication sur le non-respect de la politique de l entreprise c) Envoi d une note au supérieur hiérarchique de la personne concernée 5. Service d assistance multilingue complet En cas de doute, le personnel en déplacement peut faire appel à notre service d assistance multilingue centralisé qui l aidera à résoudre toute difficulté ou tout problème éventuels. Nous disposons d une équipe d experts parlant plus de 20 langues. 6. Informations de gestion, y compris des audits des fournisseurs privilégiés Nous envoyons à nos clients un récapitulatif complet de l ensemble des frais engagés, des notes de frais refusées (avec mention des motifs de refus), etc. Expenseflo aide également nos clients à réaliser l audit des accords conclus avec leurs fournisseurs privilégiés. Les hôtels accueillant le personnel en déplacement appliquent-ils les tarifs négociés avec le service des achats de l entreprise? Les données du logiciel Expenseflo fourniront la réponse à cette question.

7 Expenseflo VAT Recovery gestion des frais Expenseflo EMS (ou fournisseur tiers) Audit des justificatifs Expenseflo EXPENSE AUDIT Recouvrement de la TVA Expenseflo VAT RECOVERY Gestion complète des notes de frais La dernière étape du système complet de gestion des frais de déplacements professionnels Expenseflo est le service de recouvrement de la TVA de Meridian, le plus avancé au monde. Nous vous aidons à optimiser vos déclarations de TVA, au niveau national et à l étranger. Si vous n êtes pas familier avec le procédé de recouvrement de la TVA, voici un bref résumé : Pourquoi effectuer le recouvrement de la TVA? La réponse est simple. Il est estimé que les entreprises peuvent réduire de 4 % le montant de leurs budgets dédiés aux déplacements en procédant au recouvrement de l ensemble de la TVA applicable. Comment procédons-nous? Nos experts vérifient chaque justificatif afin d identifier l ensemble de la TVA déboursée, localement comme à l étranger. La TVA locale est retransmise au client et enregistrée directement dans son système de gestion intégrée ou dans tout autre outil de gestion financière. La demande de recouvrement de la TVA étrangère est directement adressée auprès des administrations fiscales étrangères compétentes au nom du client et la demande est gérée intégralement, de sa soumission au remboursement effectif. Ce n est toutefois pas aussi simple qu on pourrait le croire. La Commission européenne a en effet reconnu que plus de la moitié des grandes entreprises ne parviennent pas à récupérer la TVA déboursée lors de déplacements à l étranger et cette proportion est encore plus importante pour les petites entreprises. Le montant annuel correspondant aux sommes non récupérées au sein de l Union européenne est estimé à 5 milliards d euros. La raison pour laquelle bon nombre d entreprises ne parviennent pas à effectuer le recouvrement de leur TVA est que cette opération demande beaucoup de temps, est extrêmement technique et qu elle est très souvent source d erreurs. Les déclarations de TVA doivent être soumises aux administrations fiscales de chaque pays via des procédures entièrement différentes, et doivent être accompagnées des originaux des justificatifs. La législation en matière de recouvrement de la TVA diffère beaucoup d un pays à l autre, avec des détails innombrables, tels que la nature des repas qui varie selon qu ils sont destinés aux clients ou aux collègues uniquement. Notre expertise et notre expérience Nous sommes les leaders mondiaux dans le domaine. Chaque année, nous gérons un total de 300 millions d euros de notes de frais et, à ce jour, nous avons récupéré un total de 2,5 milliards d euros pour le compte de nos clients. «Notre engagement auprès de Meridian a permis à Airbus de travailler avec de véritables experts à la mise en oeuvre de solutions permettant de mieux contrôler les remboursements des frais professionnels et le recouvrement de la TVA.» Marie-Laure Moncamp, Responsable de la gestion des déplacements professionnels Airbus, France

8 Récapitulatif des avantages de la solution Expenseflo Réduction des frais et des coûts substantielle gestion des frais AUDIT Recouvrement de la TVA Réduction des coûts de traitement Réduction des coûts informatiques Conformité Application conforme de la politique de frais de déplacement Déclarations de TVA exactes, en diminuant l exposition aux risques (pénalités) et en garantissant la conformité avec la législation Amélioration de l expérience du personnel Facilité d utilisation : à tout moment, en tout lieu Service d assistance multilingue Calculs automatisés, diminution des erreurs humaines Statut en temps réel des frais soumis Différentiation automatique des frais professionnels et des frais privés Remboursement rapide Processus simplifié et cohérent Visibilité et suivi Identification des manquements à la politique des frais de déplacement facilitant des évaluations ciblées Support pour la planification et les prévisions Informations décisionnelles permettant d améliorer la sélection des fournisseurs TVA Optimisation du recouvrement de la TVA permettant d améliorer les flux de trésorerie Reconnaissance et expertise mondiale Relations bien établies avec les administrations fiscales Mise en conformité des factures Meridian Tallaght Business Park, Tallaght, Dublin 24, Irlande. T F E expenseflo@meridianglobalservices.com Recherche : expenseflo 2009 Meridian. Tous droits réservés.