Principaux métiers exercés au sein d Actis Bailleur social

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1 Principaux métiers exercés au sein d Actis Bailleur social Office Public de l Habitat de la région grenobloise, notre mission est de construire, réhabiliter et gérer de l habitat social. Réparti sur 53 communes de l Isère, notre patrimoine s élève à près de logements et équivalents dont 93 % sont situés sur l agglomération grenobloise. Notre effectif de 260 salariés est réparti en majorité dans 3 Directions Territoriales décentralisées dont le rôle est de développer une véritable relation de proximité avec nos locataires et nos partenaires.

2 Les métiers opérationnels / les métiers fonctionnels Les métiers opérationnels : en lien direct avec notre activité La gestion technique, locative et sociale du patrimoine : L agent de nettoyage L agent d immeuble / de proximité L hôte d accueil Le chargé de patrimoine Le chargé de clientèle Le conseiller en économie sociale et familiale (cesf) Le chargé de précontentieux Le chargé de contentieux L agent de dévelopement local La maîtrise d ouvrage : Le monteur d opéartions Le chargé d opérations Métiers opérationnels Métiers fonctionnels Les métiers fonctionnels : un rôle de support Le gestionnaire comptable Le gestionnaire marchés Le gestionnaire ressources humaines Le chargé de communication Le technicien système d informations Le secrétaire - assistant 2

3 Les métiers opérationnels : en lien direct avec notre activité La gestion technique, locative et sociale du patrimoine L agent de nettoyage L Agent de nettoyage assure le nettoyage quotidien des parties communes et des abords d immeubles. Ses principales missions sont les Nettoyer les parties communes des immeubles (halls, ascenseurs, escaliers, locaux poubelles, etc.) Nettoyer les abords des immeubles (espaces verts, chemins d accès,...) Assurer les entrées et sorties de containers. Gérer son stock de consommables (produits d entretien, accessoires). Effectuer le décapage et le nettoyage haute pression des locaux et containers. L agent d immeuble / de proximité L Agent d immeuble assure le nettoyage quotidien des parties communes et des abords d immeubles pour maintenir en état de propreté son patrimoine. Il est garant du bon état général et de la sécurité de son patrimoine ainsi que de la tranquillité des personnes. Ses principales missions sont les Effectuer des opérations d entretien : nettoyer les parties communes des immeubles (halls, ascenseurs, escaliers, locaux poubelles ) et des abords des immeubles (espaces verts, chemins d accès ). Assurer les entrées et sorties de containers. Gérer son stock de consommables (produits d entretien, accessoires). Assurer la maintenance du patrimoine en procédant à des interventions de premier niveau dans les logements et parties communes (changer une ampoule, une serrure, régler les fermetures de portes, etc.) et effectuer un premier diagnostic technique des interventions à réaliser. Garantir les relations avec les locataires : recueillir les réclamations des locataires sur le terrain, en faire part au Chargé de Patrimoine et participer à leur traitement. L hôte d accueil Au sein des Agences et du Siège, la fonction d accueil permet d informer ou d orienter le public. Les principales missions d un hôte d accueil sont les Recevoir et orienter les appels téléphoniques en recherchant, le cas échéant, l objet exact de la communication afin de bien diriger l interlocuteur. Prendre les messages pour les collaborateurs absents. Accueillir les visiteurs attendus et prévenir l interlocuteur demandé de l arrivée du visiteur. Accueillir et orienter les différents publics vers leurs destinataires, en interne et en externe. Apporter différents renseignements et informations aux visiteurs, tant au niveau des compétences et de l offre de service de l organisme que de la structure de l offre de logement social. Au sein du PHSG (Pôle Habitat Social de Grenoble), l hôte d accueil a pour mission d accueillir, d enregistrer et de suivre les demandeurs de logements. Il est principalement en charge : De l accueil physique et téléphonique des demandeurs de logements dans le respect des référentiels de réponse. De la vérification, l analyse, la saisie informatique et la mise à jour de la demande de logement. De la tenue des entretiens avec les demandeurs de logements afin de clarifier les aspects administratifs (ressources, situation familiale) ou les choix de quartier des demandeurs. Du transfert des dossiers auprès des partenaires d Etoil. 3

4 Le chargé de patrimoine Le Chargé de patrimoine est garant de la qualité de la gestion de proximité de son secteur en matière de nettoyage, d entretien et de maintenance, d hygiène et de sécurité technique. Il assure les relations entre Actis et le locataire dans son domaine d intervention. Il encadre le personnel de terrain. Il assure notamment les missions Encadrement d une équipe de gestion de proximité : organiser le travail des agents d immeuble et des Agents de nettoyage, contrôler la qualité de l activité et veiller à l équipement des équipes de terrain, gérer le planning des absences, assurer la transmission des consignes auprès des agents au moyen de rencontres individuelles ou par le biais de réunions régulières. Gestion technique du patrimoine : assurer la surveillance technique du patrimoine, planifier et contrôler les travaux d entretien et de maintenance courante en coordination avec les agents d immeuble, assurer la gestion des réclamations, participer à la mise au point des budgets d entretien et de maintenance courants. Gestion de l entrée et de la sortie des locataires : effectuer les visites en coordination avec le/la chargé(e) de clientèle et réaliser l état des lieux entrant et sortant, lancer et contrôler les travaux de remise en état des logements et valider les factures. Le chargé de clientèle (et de précontentieux) Le Chargé de clientèle est chargé d optimiser l occupation du parc locatif et est l interlocuteur direct des locataires pour la gestion courante du bail. Ses principales missions sont les Assurer les activités de gestion locative d un secteur immobilier : constituer et suivre leurs dossiers, proposer les logements et organiser des visites commerciales. Gérer le suivi et les mouvements de nos clients locataires : constituer et suivre les contrats de location (traitement informatique), gérer les demandes de mutation. Etre l interface des locataires : gérer les demandes liées au loyer et suivre le paiement des loyers. Assurer la gestion déléguée des charges locatives et la préparation des régularisations en relation avec le Responsable d Agence. Le cesf (Conseiller en Économie Sociale et Familiale) Le CESF a pour objectif de réduire les impayés de loyer et les expulsions. Il assure notamment les missions Etablir un diagnostic des situations des locataires en difficultés par rapport à leur logement (impayé de loyer, logement non adapté, etc.). Solliciter les aides financières publiques. Etablir les contrats d engagement de l apurement de la dette et en assurer le suivi. Assurer le relai avec les différents organismes et travailleurs sociaux dans l aide aux familles en difficulté. Accompagner les locataires sur les situations de relogement opérationnel et de mutation. Réaliser des bilans socio-démographiques à partir d enquêtes sociales. Coordonner l activité des chargés de clientèle sur le précontentieux. 4

5 L agent de développement local L agent de développement local contribue à créer et développer une dynamique participative avec les habitants autour d un projet (réhabilitation d une résidence, unités résidentielles) ou d une mission plus générale (tranquillité, partenariats culturel, sportif, évènementiels, insertion) en vue d un «mieux vivre ensemble». Il assure notamment : le développement du lien social en proposant et organisant des manifestations de différentes natures et en recherchant des partenariats : «immeubles en fêtes», «balcons fleuris», etc l interface entre les locataires, la direction territoriale et l agence ainsi que la direction du développement et du patrimoine pour les problèmes de gestion de proximité la fonction de «personne ressource» en direction des différents interlocuteurs de terrain (référents, associations, équipes de proximité d Actis, etc.) Le chargé de précontentieux Le Chargé de précontentieux participe à la prévention des impayés et veille à enrayer les dettes locatives dès leur détection en s inscrivant dans une démarche sociale active et en ayant recours aux procédures de recouvrement amiable. Il est principalement en charge de : Détecter les impayés grâce à un suivi régulier des règlements des locataires. Conseiller et orienter les locataires en difficultés, pour lesquels il peut être amené à établir un budget simplifié. Rencontrer les locataires en impayés (à Actis ou à leur domicile) pour les informer sur les procédures et les dispositifs d aide possible (FSL, Locapass, FSL maintien ) qu il sait par ailleurs mobiliser. Après analyse de la situation des locataires, déterminer et mettre en œuvre la procédure appropriée pour le recouvrement des impayés (de la première relance au commandement à payer). Effectuer les 1ères saisines dans le cadre de la CCAPEX. Etablir et suivre les Plans d apurement. Assurer un partenariat et des relations suivies avec les services sociaux et huissiers. Collaborer en transversalité au sein d Actis avec : les CESF, les binômes de proximité, Assurer le suivi du précontentieux de son secteur (tableaux de bord, statistiques) et rend compte à son responsable hiérarchique sur ses actions et les objectifs qui lui ont été fixés. Le chargé de contentieux Le Chargé de contentieux assure le recouvrement des dettes des locataires, la prévention des impayés des locataires (de la 1ère relance au commandement à payer) et met en œuvre un suivi personnalisé des locataires en difficultés. Il assure notamment les missions Assurer le suivi régulier et individuel des règlements des locataires et détecter les impayés. Accueillir les locataires pour les conseiller, rechercher et négocier des plans d apurement (saisine dans le cadre de la CCAPEX), établir un budget. Mettre en œuvre la procédure appropriée pour le recouvrement des impayés : convocation, relances, entretien, visites à domicile... Mobiliser les dispositifs d aide (FSL, Locapass, FSL maintien..). Entretenir les relations externes (services sociaux, huissiers) et internes (chargé de contentieux, CESF, binôme de proximité, hiérarchie ). Assurer la gestion déléguée des charges locatives et la préparation des régularisations en relation avec le Responsable d Agence. 5

6 La maîtrise d ouvrage Le monteur d opérations Le monteur d opérations assure le développement des phases amont des opérations de construction, d acquisition et/ou d aménagement. Ses principales missions sont les Assurer le montage technique, juridique et financier d opérations de construction et d aménagement. Etudes de faisabilité. Elaboration du programme de construction. Analyse des concours de maîtrise d œuvre. Conduite de réunion avec les équipes de maîtrise d œuvre et les partenaires (collectivités, promoteurs, concessionnaires, etc.). Conduire le montage d opérations d acquisition de logements en VEFA jusqu à la réitération des actes. Gérer le processus d acquisition et de cession foncière dans le cadre des opérations d aménagement, de construction et de régularisations foncières. Montage du dossier de demande de financement. Le chargé d opérations Le Chargé d opération représente le Maître d Ouvrage auprès des différents acteurs de la construction et de la réhabilitation en phase étude et réalisation de travaux. Il assure notamment les missions Conduire les projets, superviser l ensemble des étapes concourant à la réalisation des opérations neuves, de réhabilitations et d acquisition-amélioration. Suivi de toute la phase de chantier. Coordonner les partenaires internes et externes impliqués dans la réalisation. Assurer la relation avec les résidants pour les opérations en sites occupés. Etre le garant du respect de la qualité, des coûts et des délais. 6

7 Les métiers fonctionnels : un rôle de support Le gestionnaire comptable Le gestionnaire comptable est garant de la fiabilité financière et de la qualité des comptes d ACTIS. Au sein du service comptabilité, il est principalement en charge de : Assurer la réalisation et le suivi des mouvements de trésorerie : règlements des fournisseurs et tiers et rapprochements bancaires. Gérer la trésorerie : tirage des emprunts, traitement des comptes d attentes et élaboration de prévisionnels. Etablir les écritures d inventaire : lettrage des comptes de fournisseurs et banques et justification des soldes en fin de période. Saisir et traiter les factures, assurer la relation avec les fournisseurs en ce qui concerne leur créance. Assurer et contrôler l imputation budgétaire et la clôture des comptes. Constituer les états financiers. Assurer la veille règlementaire et s assurer du respect des règles fiscales. Gérer la dette. Au sein du Service Investissement, il est principalement en charge de : Elaborer le plan de financement et la faisabilité financière des opérations et coordonner les demandes des services instructeurs relatives aux dossiers de financement. Suivre l encaissement des subventions accordées en respectant les délais et procédures de chaque décision suite à un dossier de demande de financement auprès d un Financeur. Le gestionnaire de marchés Le gestionnaire de marchés assure le suivi des procédures de passation des marchés publics dans le respect de la réglementation en vigueur. Il assure notamment les missions Assister, conseiller et informer les services demandeurs sur le choix de la procédure à mettre en œuvre et la planification des procédures. Lancer les avis de publicités et rédiger les pièces administratives. Assurer la relecture et la validation sur le logiciel marchés en lien avec les différents services demandeurs. Préparer les diverses Commissions (rédaction des procès verbaux, relecture des rapports d analyse, secrétariat de la commission, ). Mettre à la signature les marchés, les notifications et avis d attribution. Effectuer le suivi administratif des marchés en phase exécution, dont notamment la rédaction et le traitement des avenants (en lien avec le Contrôle de légalité le cas échéant). 7

8 Le gestionnaire ressources humaines Le gestionnaire ressources humaines garantit la bonne application de la politique de gestion et de pilotage des ressources humaines au sein d ACTIS dans le respect des règles légales et juridiques. Il assure notamment : L administration et la gestion du personnel : déclaration d embauche, suivi des relations contractuelles (vie du contrat de travail, gestion des carrières et promotion professionnelle, disciplinaire ), suivi et gestion du temps (pointage, absence ). L établissement et le contrôle des paies ainsi que des déclarations sociales afférentes. Le recrutement : diffusion et suivi des offres d emploi, présélection des candidatures et entretien de recrutement. La gestion des relations professionnelles avec les Instances Représentatives du personnel (CE, DP, CHSCT ). La formation professionnelle : recensement des besoins de formation, élaboration et ingénierie du Plan de formation, mise en œuvre des actions et évaluation de leur résultat. Le chargé de communication Le chargé de communication est en charge de développer des actions de communication en adéquation avec les projets stratégiques de l entreprise et visant promouvoir/ représenter/valoriser ACTIS tant en interne qu auprès de ses partenaires externes. Il est principalement en charge de : L élaboration et la mise en œuvre du plan de communication : définir des actions de communication pertinentes (inaugurations, manifestations, thématiques, journées du personnel, ) et assurer les relations presse (rédaction de communiqués et dossiers de presse, accueil et gestion des demandes des journalistes, préparation d interviews). La conception des supports d information et le suivi de leur réalisation : dépliants, affiches, journaux, rapport d activité La collaboration en interne avec tous les services de l entreprise et en externe avec les Collectivités Territoriales, les associations ou organismes partenaires. La supervision de la gestion de la documentation et des archives. La gestion et le suivi budgétaire des actions d information et de communication. Le technicien système d informations Le technicien Système d Information est en charge de proposer, développer et maintenir une architecture sécurisée et cohérente des informations nécessaires à la gestion d ACTIS et est le garant du bon fonctionnement du système informatique. Il assure notamment : L administration de l infrastructure d ACTIS : réseau, serveurs, logiciels, postes clients, mises à jour, traitements périodiques Le bon fonctionnement du parc informatique et son évolution. La gestion et la résolution d incidents matériel et bureautique. L ouverture du système d information vers les autres services par le biais de formation à destination des utilisateurs ou par la rédaction de modes opératoires et procédures. Le respect des normes et des principes de sécurité des SI. La gestion du budget «SI» tant sur le plan des investissements que de l exploitation. 8

9 Le secrétaire - assistant Le secrétaire - assistant est en charge de missions de secrétariat courant ainsi que du suivi administratif des dossiers. Il assure notamment : le traitement du courrier (arrivée et départ) l accueil téléphonique la rédaction de courriers, la mise en forme, l établissement de tableaux, de présentations power point... la prise des notes lors des réunions internes ou externes et la rédaction du compte rendu l élaboration de rapports et la gestion de dossiers spécifiques la gestion de planning et d agenda le classement et l archivage des dossiers (photocopies, numérisation...) l organisation de réunions, de déplacements Cette liste des métiers (et le descriptif des missions auquel ils répondent) n est pas exhaustive mais illustre les emplois majeurs d un OPH. 79

10 Vous souhaitez rejoindre nos équipes? Vous pouvez adresser vos candidatures au service du personnel à l attention du service du personnel service-du-personnel@actis.fr Direction Territoriale Paul Cocat 20 bis avenue Paul Cocat Grenoble Tél n Agence Abbaye / Jouhaux n Agence Teisseire Direction Territoriale Jean Jaurès 54 cours Jean Jaurès Grenoble Tél n Agence Berriat / Centre-Ville n Agence Mistral / Eaux-Claires Direction Territoriale Marie Reynoard 32 avenue Marie Reynoard Grenoble Tél n Agence Villeneuve / Village Olympique / Vigny-Musset n Agence Capuche / Bajatière Actis - Le Polynôme n 25 avenue de Constantine n BP 2508 n Grenoble Tél n Fax : n