Gestion des absences GDA

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1 Version 2 Gestion des absences GDA SIRH Guide pour gestionnaire RH Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE

2 Table des Matières 1. Périmètre d activités couvert par les Gestionnaires RH... page 3 2. Connexion à l application... page 3 3. Accéder aux avis d absence maladie/ accident... page 4 4. Traiter un avis d absence maladie/ accident... page 5 5. Afficher la liste des avis d absence maladie/ accident... page 6 6. Afficher les détails ou l historique d un avis d absence maladie/accident... page 6 7. Filtrer la liste des avis d absence maladie/ accident... page 7 Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE 2

3 1.11 Périmètre d activités couvert par les Gestionnaires RH En tant que gestionnaire RH, il vous est demandé d agir sur les «groupes d absence» et «types d absence suivants» : Accident maladie / Maladie (avec certificat maladie dès 3 jours d absence) Accident maladie / Accident non professionnel Accident maladie / Accident professionnel Accident maladie / Maladie avant maternité Absences/congés (avec taux réduction salaire) / Maladie d un proche avec réduction salaire (hors ménage) Vous trouverez également ces motifs de demandes d absence, présentés sous forme de tableau, sous le lien suivant (Domaine: «Gestion des absences» - «Référentiel des motifs d absence») : 2 Connexion à l application Pour être en mesure de saisir une absence, vous devez vous connecter à l application de «gestion des demandes d absences» via le portail institutionnel de l Université, à l adresse Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l accès à ce portail nécessite une authentification ISIS. Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE 3

4 Une fois connecté au portail institutionnel, il faut se rendre sous l onglet «Mon UNIGE», qui réunit l ensemble des informations RH pour chacun-e des collaborateurs-trices de l Université. L application «gestion des absences» se situe dans cet onglet. 3 Accéder aux avis d absences maladie/accident Pour accéder à ces avis d absence, vous pouvez soit utiliser le lien reçu par mail, ou vous rendre directement sur l onglet «Gestionnaire RH» de l application. Il faut ouvrir l avis d absence en cliquant sur le crayon situé en tête de ligne. Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE 4

5 4 Traiter un avis d absence maladie/ accident Une fois l avis d absence ouvert (en cliquant sur l icône crayon), il peut être traité. ATTENTION: Il faut remplir le champ «Taux d absence» en prenant le taux réel indiqué dans le certificat médical (pièce jointe). Après avoir vérifié/ traité les autres points (reprise d activité, médecin conseil, convocation), vous avez la possibilité de choisir entre deux options: Soit accepter l avis d absence maladie, auquel cas les données qui y sont inscrites iront automatiquement s enregistrer dans l application GRH Soit refuser l avis en le renvoyant à la personne qui l a renseigné et en indiquant obligatoirement les raisons pour lesquelles on le refuse dans le champ «commentaires» Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE 5

6 5 Afficher la liste des avis d absence maladie / accident Vous avez en tout temps la possibilité de consulter les avis d absence maladie/ accident traités en cliquant sur l icône «Demandes traitées», puis sur l icône «document» au début de chaque ligne. 6 Afficher les détails ou l historique d un avis d absence maladie/ accident Une fois l avis ouvert, vous y trouverez deux onglets : «Détails», et «Historique» sous lequel vous pourrez voir, de manière détaillée, les différentes étapes par lesquelles la demande en question est passée. 2 Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE 6

7 7 Filtrer la liste des avis d absence maladie/ accident Vous pouvez aisément retrouver un avis d absence grâce au module de filtre proposé en haut du tableau. Vous pouvez filtrer la liste de vos avis d absence en fonction de leurs référence, de leurs statut, du nom du-de la Demandeur-euse, du nom du-de la Gestionnaire RH, du type d absence déclaré ou de la subdivision de gestion. Pour réinitialiser tous les filtres, veuillez cliquer sur 2 Guide d utilisation GDA Gestionnaire RH V2 ( ) PAGE 7