Des échanges dématérialisés au service de la performance.

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1 Des échanges dématérialisés au service de la performance P U R C H A S E

2 Dans le cadre du programme de ré-engineering et de dématérialisation des processus et des flux d informations, un programme ambitieux de dématérialisation de nos achats a été initié : le programme OCP E-SUPPLY. Ce programme innovant, couvrant plusieurs phases des processus achats depuis votre entrée en relation avec OCP jusqu au paiement de vos factures, vise à dématérialiser l ensemble des processus et des flux d échanges, et à optimiser nos relations. Ce programme constitue également une contribution active à la modernisation globale de la PME marocaine dans le cadre de notre responsabilité sociétale et ce, à travers notamment le projet EDI et plus généralement la dématérialisation des échanges avec nos fournisseurs De la mise en relation au paiement... OCP E-SUPPLY est un programme global qui s articule autour de trois projets majeurs couvrant l ensemble des processus de la gestion transactionnelle des achats du Groupe: Dématérialisation de l ensemble des échanges depuis la phase de consultation et gestion de la relation fournisseurs. Dématérialisation des échanges de bons de commande, bons de réception et factures avec nos fournisseurs. Dématérialisation du processus de traitement des factures au sein de notre Groupe. OCP E-SUPPLY facilitera les échanges à travers un processus efficace et performant.

3 DAVANTAGE d EFFCIENCE AVEC OCP E-SUPPLY Purchase! Le premier jalon de déploiement de ce programme sera marqué par le lancement imminent de la plateforme OCP E-SUPPLY Purchase. Elle concerne l ensemble des acteurs du processus «Achat» et s appuie sur les meilleures pratiques achats actuelles. Renforçant le travail collaboratif à partir d une plateforme unique, ce portail apporte une solution à même de garantir une meilleure fluidité de vos échanges avec nos équipes, et de les optimiser. Les fonctionnalités de ce nouveau portail viennent compléter et enrichir celles déjà en place en allant au-delà de la simple collecte des dossiers requis pour la soumission et de dépôt d offres commerciales Ces fonctionnalités couvrent ainsi : Le référencement/homologation des fournisseurs La gestion des demandes d extensions d activité et de mise à jour des données La consultation des appels d offres Les échanges autour des appels d offres Le dépôt des plis techniques et financiers La contractualisation La gestion des réclamations Cette plateforme en ligne, hautement sécurisée, sera l unique point de contact entre notre Groupe et ses fournisseurs, assurant une interaction directe et dématérialisée avec les équipes Achats, à l aide d une simple connexion internet.

4 OCP E-SUPPLY Purchase en bref aurons-nous besoin d un équipement technologique important? Un ordinateur et une connexion Internet suffisent pour vous connecter à OCP E-SUPPLY Purchase. ayant déjà un compte sur le Portail Fournisseurs actuel, avons-nous besoin de nous référencer à nouveau? Non, toutes vos données actuelles seront reprises sur OCP E-SUPPLY Purchase. Votre identifiant restera inchangé et vous recevrez un , vous indiquant le lien et mot de passe pour vous connecter à la plate-forme. Si vous avez perdu le login ou le mot de passe de l accès de votre entreprise, il faudra le réinitialiser via le lien correspondant sur la page d accueil d OCP E-SUPPLY Purchase. notre entreprise n est pas référencée auprès d OCP, mais souhaite l être... Vous devez alors passer par le processus de référencement, en vous connectant à OCP E-SUPPLY Purchase et en cliquant sur le lien «Devenir Fournisseur», votre demande sera alors systématiquement enregistrée.

5 a quoi nous donne accès un compte OCP E-SUPPLY Purchase? Cela signifie qu OCP intègre le fournisseur dans son panel de fournisseurs potentiels. C est une condition nécessaire mais non suffisante pour être invité à soumissionner aux appels d offres d OCP. Que deviennent les informations que nous communiquons sur cette plateforme? Vos informations sont résumées dans votre profil et vous y avez un plein accès. Vous pouvez même demander la modification de l ensemble de vos données : contact, informations économiques, etc. Un formulaire est dédié à la gestion des demandes de mise à jour de votre profil. Concernant le(s) secteur(s) d activité, l ajout d une nouvelle activité donnera lieu à un nouveau processus d homologation sur ce périmètre. comment sommes-nous notifiés des appels d offres sur lesquels OCP nous consulte? Une fois référencé en tant que fournisseur OCP, vous êtes susceptibles d être invités à soumissionner à certains appels d offres pour lesquels votre entreprise remplit les conditions d éligibilité. Vous recevrez alors, lors de la publication dudit appel d offres, une notification par vous invitant à vous connecter à OCP E-SUPPLY Purchase, pour être avisé des informations importantes (date limite de réponse, etc.) et collecter le cahier des charges et autres documents nécessaires pour y répondre. comment répondre aux appels d offres OCP? Lorsque vous êtes invités à répondre à un appel d offres, connectez-vous à OCP E-SUPPLY Purchase et téléchargez le cahier des charges et les documents nécessaires pour préparer votre réponse. L appel d offres se présente sous la forme d un questionnaire en ligne. Votre réponse sera remise de manière dématérialisée, en renseignant le questionnaire ou par import d un fichier Excel. L ajout de pièces jointes sera possible. Quelles sont les fonctionnalités avancées de cet outil? Au-delà du référencement et des appels d offres, OCP E-SUPPLY Purchase comportera des fonctionnalités avancées telles que la gestion des contrats, l évaluation de la performance du fournisseur, le suivi des demandes et réclamations. La hotline est à votre disposition pour vous accompagner en cas de besoin.

6 une présentation de l outil est-elle prévue? Oui, des journées d initiation et d information, les journées «OCP E-SUPPLY DAYS», seront organisées. Vous serez informés des dates et nous vous invitons à vous y inscrire pour participer à une des sessions organisées en remplissant en ligne un formulaire de participation. Que faire en cas de problème dans l utilisation de OCP E-SUPPLY Purchase? Une hotline est à votre disposition dès mise en ligne du portail. Son numéro et ses horaires d ouverture vous seront communiqués ultérieurement Que faire dès maintenant? Aucune action dans l immédiat. Ultérieurement, il vous sera demandé, par une communication spécifique, de vous inscrire sur la plate-forme et d y renseigner ou mettre à jour les informations nécessaires relatives à votre entreprise (les identifiants actuels seront conservés, seul un nouveau mot de passe sera fourni). Votre feedback est essentiel et sera pris en compte.

7 2-4, rue Al Abtal, Hay Erraha, Casablanca, Maroc Tél. : +212 (0) / +212 (0) / +212 (0)

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