Module 12 : Validation des données

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1 Module 12 : Validation des données 12.0 Introduction La validation des données est une technique pour éliminer les erreurs de saisie. La fonction vous permet d indiquer à Excel quelles valeurs sont admises dans une plage de cellules. Ainsi, dans le cas où quelqu un tente d insérer autre chose dans la cellule, il est mis en garde ou empêché de le faire. La technique est particulièrement utile lorsque l exactitude est primordiale et que le nombre de répétitions de valeurs prédéfinies est relativement limité, comme lors de l attribution de valeurs comptables (ex. codes comptables) à des saisies de relevés bancaires (un exemple que nous employons ci-après) Planning Planification La validation des données exige de réfléchir sur l établissement d une liste exhaustive de valeurs autorisées. L opération est souvent placée sous la responsabilité d un chef d équipe, le personnel chargé de la saisie des données ne possédant pas toujours les compétences pour ajouter/corriger les saisies valides dans Excel. Donc, à moins d avoir à saisir des données simples comme par ex. les tailles S, M ou L pour des vêtements, prenez le temps de la réflexion sur la validité des données saisies. Dans la mesure où il est souvent difficile de tout prévoir, l ajout d une catégorie Autre peut s avérer utile Comment faire Dresser la liste des valeurs autorisées est une tâche ardue. Supposons que vous voulez définir certains paramètres de validation afin que le comptable de votre entreprise puisse ventiler les éléments en fonction des relevés bancaires sur une période de trois mois. Le relevé bancaire téléchargé ressemblerait à quelque chose comme ceci : 2010 Excel with Business 1 Module 12: Validation des données

2 Vous souhaitez que le comptable ajoute des saisies dans la colonne H (Classification), mais ces saisies doivent être 100 % exactes et provenir d une liste limitée de valeurs autorisées. En admettant que vous disposez d une telle liste, repérez une zone inutilisée dans la feuille (et non destinée à être utilisée) et placez la liste à cet endroit, ex : Sélectionnez ensuite les cellules que vous voulez valider puis cliquez sur Données > Validation des données : 2010 Excel with Business 2 Module 12: Validation des données

3 Ce qui vous amène à cette fenêtre : Dans laquelle : 1. se trouvent les types de valeurs autorisées. Vous pouvez spécifier tous les types de valeurs, nombre entier, décimal, liste, date, heure, longueur du texte et personnalisé. Vous pouvez ensuite préciser la plupart de ces spécifications comme la plage de date. 2. pour les nombres entiers, les décimales, dates, heures et longueur du texte, vous pouvez ensuite préciser les plages autorisées (inférieur à, comprise entre, etc. similaire à la mise en forme conditionnelle voir module 29 : Mise en forme conditionnelle) dans le menu déroulant Excel with Business 3 Module 12: Validation des données

4 3. Cet onglet vous permet de spécifier un message à afficher chaque fois qu une cellule dans la plage est sélectionnée. Ce message ressemble un peu à un commentaire : 4. Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une action si un utilisateur saisit une valeur non autorisée. Choisissez entre (par ordre décroissant de gravité) : une alerte d arrêt (par défaut), un avertissement, des informations ou rien du tout. Vous pouvez également rédiger un message personnalisé. Pour revenir à notre exemple, nous devons sélectionner une liste dans le menu déroulant Autoriser puis spécifier notre liste de valeurs autorisées dans la boîte Données comme suit : 2010 Excel with Business 4 Module 12: Validation des données

5 Les cellules de la colonne H ne seront désormais valides que pour les codes comptables figurant dans la colonne J et vous avez terminé Excel with Business 5 Module 12: Validation des données