NOTICE UTILISATION XL POS 9 ADMINISTRATEUR

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1 NOTICE UTILISATION XL POS 9 ADMINISTRATEUR

2 Liste des révisions Actualisations Repérage Date Auteur Version /5.4.8/5.3.6/6.1/ 14/08/2012 Cédric VIRMOUT Version / 6.1 / 07/11/2012 Nicolas CLAQUIN Version /21.1/19.1/2.7 11/04/2013 Cédric VIRMOUT Version /5.1/5.4.10/6.3/6.4/10.3/11.1/11.3/11.4/22.1.1/ /01/2014 Cédric VIRMOUT XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 2

3 SOMMAIRE 1 DESCRIPTIF DE LA SOLUTION XL Pos Les principales fonctions du logiciel Le principe de fonctionnement en liaison avec la caisse ERGONOMIE PRESENTATION GENERALE Le bouton application Description du ruban Création, suppression, modification et enregistrement de fiches Différencier les barres d outils La gestion du bureau La gestion des listes La gestion des filtres Export et impression de listes LANCEMENT DU LOGICIEL XL POS Choix du dossier Créer un dossier Le dossier exemple GERER UNE CLASSIFICATION ARTICLE Familles Articles Sous-famille, nature, collection, catégorie et regroupement Articles Comment personnaliser l intitulé d un regroupement Déclinaisons et grilles de déclinaisons (Version Textile) Déclinaisons Grilles de déclinaisons Equivalence des déclinaisons GERER SON FICHIER ARTICLES Créer un article simplement et rapidement (Version Standard) Créer un article modèle (Version Textile) Particularités métiers Comment saisir une écotaxe sur un article Comment saisir une éco-mobilier sur un article Comment calculer les prix de vente au litre et au kilo Comment paramétrer un article à la pesée Comment paramétrer un article ayant un code barre poids prix Comment gérer un article de billetterie Comment paramétrer un lot ou un produit assemblé Les autres champs de la fiche article Onglet «Article» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 1

4 5.4.2 Onglet «Achat» Onglet «Vente/Compta» Onglet «Conditionnement» Onglet «Tarif» Onglet «Tarif dépôts» Onglet «Stock» Onglet «Notes» Onglet «Champs libres» Option multi codes-barres Rechercher un article Recherche rapide Recherche avancée Recherche par filtre Historique Liste des mouvements Menu Outils Dupliquer une fiche Traitements groupés (ou modifications groupées de fiches) Fusionner Recoder GESTION DES TARIFS Publication des tarifs Pré requis et principe de fonctionnement Saisie des tarifs dépôts Publication des tarifs Promotions Soldes Soldes par articles Soldes par familles Rajouter une démarque dans une solde Editions étiquettes et statistiques Tarifs privés Gestion des grilles de tarifs Catégories de tarif Création des grilles et affectation aux familles ou articles Grilles de tarifs spécifiques ETIQUETTES ARTICLES A partir de la fiche article XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 2

5 7.2 A partir de la fiche article (pour une sélection d articles sans critères communs) A partir de l onglet «Impressions» A partir de la mise à jour du catalogue A partir des pièces (commande, réception, ) MISE A JOUR DES TARIFS GESTION DU CATALOGUE Changement de tarif immédiat Préparation des changements de tarifs Edition des étiquettes GERER SON FICHIER FOURNISSEURS Créer une fiche fournisseur Historique Liste des mouvements Liste des articles du fournisseur Autres opérations GERER SON FICHIER CLIENTS Les clients en compte Les clients caisse Gérer les encours clients Historique Liste des mouvements Liste des règlements Imprimer une étiquette Imprimer un chèque cadeau fidélité Modifier les statistiques Autres opérations Carte de fidélité GERER VOS ACHATS Nouveau Projet de réassort Assistant de création du projet Présentation de la fenêtre de résultat Exemples d utilisations Ancien Projet de réassort Choix des critères pour le réassort Contrôle du réassort Génération des commandes fournisseurs Description des icônes «Projet de réassort» Quelques exemples d utilisations Commande fournisseur XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 3

6 Saisie manuelle ou par un terminal de saisie portable Description des icônes «Commandes fournisseur» Réapprovisionnement automatique Contremarque client Imprimer une commande fournisseur ou envoyer par mail Imprimer les étiquettes Réception d une commande Réception de plusieurs commandes Gestion des reliquats Facturation d une réception ou facturation groupée Facturation d une réception Facturation groupée de bons de réception GERER LES MOUVEMENTS DE STOCK Entrée et Sortie de stock Transfert inter dépôts FAIRE UN INVENTAIRE A quoi sert un inventaire? Comment est-il valorisé? Choix de la date d inventaire Préparation des documents de comptage Saisie des valeurs comptées Cas particulier des importations Cas particulier de la saisie sur Terminal Opticon PHL Imprimer un inventaire Dépréciation Cas particulier d un inventaire magasin ouvert GERER VOS VENTES HORS COMPTOIR Saisir un devis Saisir une commande Description des icônes «Commande client» Enregistrer un règlement sur une commande Livraison d une commande Facturation d une commande Saisir un bon de livraison Saisir une facture Saisir un avoir Facturation des livraisons (facturation fin de mois) Règlement des factures XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 4

7 Règlement d une facture Règlement de plusieurs factures avec un règlement CONSULTATION DES JOURNAUX DE CAISSES Description des icônes Consultation et modification d un journal Consultation des différents onglets Comment modifier un journal de caisse Rechercher un ticket de caisse Consulter les pièces rattachées GESTION DES ESPECES ET REMISE EN BANQUE Remise de chèques Remise d espèces Remise des autres moyens de paiements Mouvement d espèces CONSULTATION DES HISTORIQUES ET STATISTIQUES Consultation des historiques Consultation des statistiques Visualisation du «Flash Caisse» UTILISER L ONGLET «IMPRESSIONS» Présentation d une fenêtre d édition Comment éditer mon chiffre d affaires sur une période Comment connaitre ma TVA à déclarer sur une période L impression des données Particularités «Etat de synthèses client» Particularités «Articles non mouvementés» Mailings Etats des Ventes La notion de décolonnage (version textile) Les états comparatifs n / n Palmarès Cumul journalier des ventes caisses Remises de chèques différés Détail des mouvements clients Relevés de factures et impayés Etats des achats Etats des stocks Mouvement de stock Cadenciers XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 5

8 18.15 Divers GERER LES VENDEURS Profils de vendeurs Les vendeurs GERER LES DROITS D ACCES A l ADMINISTRATEUR UTILISER LE MENU UTILITAIRES Sauvegarde / Restitution Import et export de données Sous-menu Utilitaires Supprimer Recodifier Fusionner Purger les articles Purger les déclinaisons GERER LES CARTES DE FIDELITE Paramétrage de la carte Attribution des points Affectation des gains Numérotation des cartes de fidélité Les opérations sur la carte de fidélité Affecter une carte de fidélité à un client A partir de XL Pos 9 Caisse A partir de XL Pos 9 - Administrateur Réaffectation des numéros de cartes Edition des chèques cadeaux Consultation des points Utilisation des gains La gestion des cadeaux et carte de fidélité QUESTIONS / REPONSES Pourquoi mes listes sont différentes d un poste à l autre Mon logiciel ne démarre pas. Que faire? VOS NOTES PERSONNELLES XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 6

9 1 DESCRIPTIF DE LA SOLUTION XL Pos 1.1 Les principales fonctions du logiciel La solution XL Pos est composée de deux applications distinctes : - XL Pos 9 Administrateur : C est l application principale de la solution XL Pos. Nous allons pouvoir gérer : o Les fichiers de bases (familles, articles, clients, fournisseurs) o Les achats et le stock du ou des magasins o La consolidation des ventes caisses et facturation o Les historiques, statistiques et diverses éditions o Le paramétrage des caisses o Les sauvegardes - XL Pos 9 Caisse : o Encaissement vente comptoir o Recherche rapide des articles o Application des différents tarifs (promotions, soldes, tarifs privés, ) o Saisie des devis, commandes, livraisons et factures clients o Création clients et gestion de la carte de fidélité o Gestion des listes de cadeaux Les deux applications peuvent être installées sur le même ordinateur ou sur des ordinateurs différents selon la licence que vous avez acquise auprès de notre société. L Administrateur peut également être installé en réseau selon la licence. Par exemple, une licence d utilisation «Administrateur 3 Postes» permettra d accéder à l Administrateur depuis trois ordinateurs différents simultanément. La ou les caisses sont autonomes et doivent faire l objet d autant d installations physiques que de licences de caisses acquises. 1.2 Le principe de fonctionnement en liaison avec la caisse L Administrateur et la caisse communiquent principalement en début et en fin de journée grâce à un répertoire d échange. Début de journée : Avant d ouvrir la ou les caisses, un début de journée est nécessaire. Cette fonction lancée manuellement ou automatiquement sur l Administrateur permet de mettre à disposition des caisses les informations suivantes : - Ajouts et mises à jours articles (tarifs, code barre, stock, ) - Ajouts et mises à jours clients (adresse, point fidélité, avoir, avance, crédit, historique de ventes, ) - Modification de paramétrage (présentation écran de caisse, ticket, modèle de facture, nouveau périphérique, ) La caisse va lire lors de son ouverture le contenu du répertoire d échange et se met à jour automatiquement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 7

10 Fin de journée : Lors de la clôture, la caisse va déposer son fichier de clôture dans le répertoire d échange. Sur l Administrateur, une fin de journée est lancée manuellement ou automatiquement pour intégrer la clôture de caisse et mettre à jour les informations suivantes : - Les stocks - Les ventes (création d un journal de caisse et des pièces commerciales) - Les règlements - Mise à jour des historiques et statistiques - Mise à jour du fichier client avec les modifications apportées en caisse. En cours de journée, si la caisse accède à l Administrateur (réseau local, adresse IP fixe ou VPN pour les caisses isolées) celle-ci peut interroger la base Administrateur pour les tâches suivantes : - Vente d un article créé en cours de journée sur l Administrateur (appel par son code barre, code ou référence fournisseur) - Reprendre un devis ou une commande client pour modification ou facturation - Faire une opération sur une liste de cadeaux - Envoi du flash caisse à l Administrateur toutes les x minutes (l intervalle est paramétrable) - Interrogation des mouvements clients - Règlement d une facture client due 2 ERGONOMIE PRESENTATION GENERALE Bouton Application Barre de raccourci Nom du programme Nom du dossier Réduire le programme Minimiser le programme Quitter le programme Rubans Bureau personnalisable per Jour et heure de l ordinateur per XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 8

11 2.1 Le bouton application Le bouton application situé en haut à gauche de l Administrateur est accessible à tout moment et permet de changer de dossier, de configurer un nouveau périphérique, d accéder aux préférences, ou bien encore d activer une téléassistance avec le service technique XL Soft. En appuyant sur le bouton «Nouveau» vous pouvez créer un nouveau dossier si vous en avez les droits. La création d un nouveau dossier est décrite ci-après dans la documentation. En appuyant sur le bouton «Ouvrir», une fenêtre apparait et vous permet de choisir le dossier que vous souhaitez ouvrir. En appuyant sur le bouton «Fermer», vous fermez le dossier sur lequel vous étiez. Le bouton «Fenêtres» permet de personnaliser la palette (disposition des icônes) ou bien encore d organiser l ouverture des fenêtres selon le mode choisi (cascade, mosaïque verticale ou horizontale) Le bouton «Aide» permet : - D accéder à l index (non actif) - D accéder aux astuces de l Administrateur - D accéder aux informations sur votre licence d utilisation en appuyant sur le bouton «A propos» Option de votre licence N licence Activer une téléassistance Envoi d un mail à l assistance Recherche d une mise à jour du logiciel Le bouton «Configuration» permet de rajouter ou de modifier un périphérique de caisse, de définir une imprimante système par défaut, d accéder à la calculatrice ou à la mise à jour de la date Microsoft Windows. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 9

12 Un bouton «Préférences» situé en bas du menu permet d accéder aux préférences du poste. Par «préférences», nous entendons les préférences d utilisations et d affichages (couleur du ruban par ex.) propres au poste. Le paramétrage de votre messagerie électronique s effectue également à cet endroit pour pouvoir envoyer n importe quelle édition par Description du ruban Le ruban est situé en haut de l Administrateur et permet d accéder aux principales fonctions du programme. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur les différents onglets. Onglet Dossiers : (paramétrage des droits d accès, du lien comptable, accès aux utilitaires d import et export, accès aux utilitaires sensibles (sauvegarde, restitution, vérification de base, ), échanges avec la ou les caisses) Onglet Fichiers : accès aux fichiers de bases (articles, clients, fournisseurs) et au paramétrage du dossier. Onglet Activité : accès aux historiques et statistiques ainsi qu au flash caisse. Onglet Ventes : accès à la partie chaîne de facturation ainsi qu aux journaux de caisses. Onglet Stocks : accès à la gestion des achats et stocks. Onglet Impressions: accès aux différentes éditions et statistiques. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 10

13 2.3 Création, suppression, modification et enregistrement de fiches Sur la majorité des fiches présentes dans l Administrateur, on retrouve une barre de navigation identique. - Sortir de la fiche - Aller à la première fiche - Aller à la fiche précédente - Aller à la fiche suivante - Aller à la dernière fiche - Créer une nouvelle fiche - Supprimer la fiche courante - Enregistrer la fiche courante - Annuler les modifications sur la fiche courante Si la souris est positionnée sur une icône, une info bulle apparait avec la fonction de l icône ainsi que le raccourci clavier. 2.4 Différencier les barres d outils L exemple ci-dessous va nous permettre de faire la différence entre la barre de navigation propre à la fiche et la barre de navigation propre à une ligne. Une fiche commande fournisseur nous sert d illustration. Barre de navigation «Fiche» : une action sur cette barre concerne l intégralité de la commande fournisseur Barre de navigation «Ligne» : une action sur cette barre concerne la ligne de la commande fournisseur sélectionnée. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 11

14 2.5 La gestion du bureau Le bureau de l Administrateur peut être personnalisable par utilisateur. En faisant un clic droit sur le bureau on peut rajouter : - Un nouveau post-it - Un raccourci vers un programme - Un raccourci vers une adresse internet, ftp ou une adresse mail On peut également personnaliser le bureau en modifiant l image de fond ou en modifiant les couleurs ou polices de caractères des post-it. Cette opération s effectue en faisant un clic droit sur le bureau et en choisissant l option «Paramétrage du bureau». 2.6 La gestion des listes Sur la majorité des fiches présentes dans l Administrateur, on retrouve en première position un onglet liste. On peut définir cet onglet par défaut en faisant un clic droit sur «Liste» puis «Onglet par défaut»-«liste». Entête de colonnes Cette liste permet de faire des tris et recherches sur certains éléments pour un accès rapide. Comment trier une liste : L ordre de tri d une liste est symbolisé par un triangle noir à droite de l entête de colonne. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 12

15 Pour changer l ordre de tri, il faut effectuer un double clic sur l entête de colonne concernée. Le triangle situé à droite de cet entête passe alors du blanc au noir. Il suffit après cette opération de saisir au clavier les premières lettres ou chiffres correspondant à votre recherche. La liste se positionne alors au plus proche de votre saisie. Dans l exemple ci-dessous, nous avons effectué un tri sur la colonne désignation puis saisi le mot «LAMPE» pour que la liste se positionne sur la première désignation article commençant par «LAMPE». Les entêtes de colonnes sans triangle ne bénéficient pas de cette méthode de tri. Comment personnaliser une liste : L affichage des listes peut être personnalisé par poste. Cette opération s effectue par un clic droit sur les entêtes de colonnes. Un menu apparait alors avec les différents éléments que vous souhaitez masquer ou afficher. Les éléments affichés sont identifiés par une coche à gauche de la liste. Pour afficher ou masquer une colonne, il suffit de cliquer sur l élément souhaité. Cliquer en dehors du menu pour le faire disparaitre. Sur chaque liste, on retrouve également à gauche des entêtes de colonnes un carré bleu qui permet, par un double clic, de recentrer les colonnes sur la largeur de votre écran. Il est également possible de changer l ordre des colonnes en sélectionnant l entête de colonne que l on veut déplacer et en effectuant un «Glisser-déposer». La personnalisation des listes est sauvegardée à la fermeture de l Administrateur. Si vous souhaitez sauvegarder cette affichage immédiatement il faut faire un clic droit sur l un des entêtes de colonnes et cliquer sur «Sauver la configuration actuelle». Comment rechercher dans une liste : Une recherche est possible sur chacun des éléments de la liste. Pour cela, il faut appuyer sur la touche F3 ou effectuer un clic droit sur l entête de colonne sur lequel la recherche est souhaitée puis sélectionner «Rechercher..» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 13

16 Les champs sur lesquels on peut faire une recherche correspondent aux colonnes affichées. Indiquer dans la zone «Valeur» le critère recherché. Si on souhaite rechercher la valeur exacte, cocher la case correspondante. Appuyer sur le bouton «OK» pour lancer la recherche. A la différence du filtre article, la recherche n affichera pas le résultat mais se positionnera sur le premier article correspondant au critère. En appuyant sur la touche «F3» du clavier, la recherche de l article suivant redémarre. Cas particulier de la liste de sélection : La zone de recherche suivante est disponible dans les listes de sélection (dans une pièce par ex) : Champ sur lequel la recherche va porter Méthode de recherche (Contient ou Egal à) Champ de recherche Elle vous permet d afficher strictement le résultat de la recherche dans une liste. A noter, le curseur reste positionné sur le dernier type de recherche : o Si recherche dans le nouveau champ, la prochaine recherche laissera le curseur dans la zone de recherche. o Si recherche sur la liste, la prochaine recherche laissera le curseur sur la liste 2.7 La gestion des filtres La notion de filtre est très importante dans l Administrateur puisqu elle permet de faire des listes personnalisées selon plusieurs critères. Ces filtres sont exploitables également dans certaines éditions, traitements et dans le paramétrage de l écran de caisse. On peut afficher le nombre d enregistrements d un filtre ou d une liste en faisant un clic droit sur l étiquette du filtre puis «Compter» Comment faire un filtre simple : Nous allons prendre pour exemple la création d un filtre regroupant les articles d un fournisseur : 1- Afficher la liste des articles 2- Effectuer un tri sur la colonne «Code fournisseur» puis saisir au clavier le code fournisseur. 3- La ligne de sélection doit se positionner sur le premier article correspondant au fournisseur saisi. 4- Il faut ensuite cliquer sur le pied de la colonne comme indiqué ci-dessous et choisir le critère «Egal à.» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 14

17 Onglets Filtres 5- Le filtre est alors créé (nouvel onglet «SansNom1») 6- Pour le sauvegarder, faire un clic droit sur l onglet «SansNom1» puis sauver le filtre 7- Indiquer le nom du filtre pour finir. Ce principe de sélection peut être appliqué à toutes les colonnes présentes sur une liste. On peut également faire un filtre sur plusieurs critères. L option «Contient» permet de ne rechercher qu une partie de la valeur d un champ (ex. : rechercher les articles dont la désignation contient «Sweat»). Il est à noter que ce filtre est disponible sur tous les postes Administrateur. Comment faire un filtre évolué : Des filtres plus complexes peuvent être également créés. Nous allons prendre pour exemple la création d un filtre regroupant les articles d un fournisseur ayant un coefficient multiplicateur de vente compris entre 1 et 1,5 : 1- Afficher la liste des articles 2- Cliquer dans la barre d icônes sur le menu «Outils» puis choisir le menu «Gestion des filtres» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 15

18 3- Cliquer sur l icône «Créer», puis donner un nom au filtre. 4- Choisir le champ sur lequel porte la sélection, indiquer le critère de sélection puis le contenu de la sélection dans le rectangle blanc. 5- Choisir ensuite les autres critères de sélection. 6- L expression du filtre récapitule le contenu de votre recherche. 7- Cliquer ensuite sur l icône de validation pour enregistrer le filtre. Il est également possible de masquer un filtre en décochant l option «Affiché dans les onglets». Ce filtre restera disponible dans les différentes éditions faisant appel aux filtres. Le mode expert permet de saisir manuellement ou de modifier l expression du filtre. Dans la liste des filtres, on peut changer l ordre des onglets ou trier les filtres par ordre alphabétique. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 16

19 2.8 Export et impression de listes Dans toutes les listes disponibles dans l Administrateur, on peut exporter les listes vers Excel ou Word, entre autres, en conservant l ordre des colonnes affichées. On peut également imprimer les listes. Cette opération est possible en faisant un clic droit à n importe quel endroit dans la liste. Une préférence permet également d exporter vers le traitement de texte et le tableur de la suite OpenOffice. (Onglet Divers des préférences) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 17

20 3 LANCEMENT DU LOGICIEL XL POS Au lancement du logiciel, un login est proposé par défaut. Ce login reprend le nom de la session Microsoft Windows. Ce login permet de stocker tous les éléments personnalisés de l Administrateur (disposition des colonnes dans les différentes listes par exemple). Si vous avez défini plusieurs profils utilisateurs sur le dossier, une fenêtre vous invite à choisir votre profil ainsi qu à saisir votre mot de passe. Ce profil sert à établir des droits d accès sur les différentes fonctions de l Administrateur. 3.1 Choix du dossier Lorsqu il y a plusieurs dossiers à gérer sur l Administrateur, il faut cliquer sur le bouton «Application» pour choisir le dossier parmi la liste des dossiers ouverts récemment ou cliquer sur le bouton «Ouvrir» pour afficher la liste de tous les dossiers créés. 3.2 Créer un dossier Sur la fenêtre d ouverture de dossier on peut également créer un nouveau dossier en appuyant sur le bouton «Nouveau». 3.3 Le dossier exemple Lors de l installation de l Administrateur, des dossiers exemples peuvent être installés afin de vous permettre de réaliser différents tests ou exemples. En version standard, il y a deux dossiers exemples de disponible : «Le rayon bleu» magasin de décoration et «Le vieux cellier» vente au détail de vins et spiritueux. En version textile, le dossier «Nouvelle vague» est disponible. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 18

21 4 GERER UNE CLASSIFICATION ARTICLE Il est indispensable avant de créer son fichier article de réfléchir aux critères de familles et de classifications. Ces critères sont importants pour les différentes analyses de ventes que vous pourrez obtenir dans l Administrateur. 4.1 Familles Articles La famille est le critère principal d une fiche article, elle remplit deux fonctions : - Utilisation dans les éditions importantes de l Administrateur (palmarès des ventes par famille, état des ventes par famille) - Aide à la création des articles en paramétrant un certain nombre d éléments par défaut. Comment créer une famille : Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Familles». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche. Indiquer un code famille ainsi qu un libellé. Eléments principaux de la fiche famille : - Taux de TVA : Le taux paramétré à cet endroit sera affecté aux articles dès lors que l on affecte une famille à une fiche article. Note : Le taux normal correspond à la tva à 20%, le taux réduit correspond à la tva à 5,5%. - Coefficient : permet d indiquer par défaut le coefficient multiplicateur de vente aux articles dès lors que l on affecte une famille. - Valorisation de stock : permet d indiquer par défaut une méthode de valorisation aux articles dès lors que l on affecte une famille. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 19

22 L onglet Comptabilité permet de définir par famille articles des comptes de ventes et d achats pour la ventilation des écritures comptables. L onglet Tarif permet de définir par famille des grilles de tarifs. (Se reporter au chapitre correspondant pour plus de détails sur la gestion des grilles de tarifs). 4.2 Sous-famille, nature, collection, catégorie et regroupement Articles En plus de la famille, il existe cinq autres regroupements que l on peut associer au fichier article. Ces regroupements sont également importants car ils sont utilisés dans les différentes recherches, éditions statistiques et éditions de stock. On peut saisir de deux manières ces regroupements : 1- Aller dans l onglet «Fichiers», «Paramètres» puis «Regroupement» Cliquer sur l onglet désiré puis sur l icône pour créer un nouvel élément. L onglet Article correspond à la notion de «Regroupement» dans la fiche article. 2- Directement dans la fiche article en saisissant le nouvel élément si l option de création automatique est activée. Cette option s active dans la fiche société (onglet «Options», choisir «Toujours créer» sur l option «Création des regroupements») Il est à noter que, par cette méthode, le libellé du regroupement sera identique au code. Ce libellé peut être ensuite modifié en allant dans «Fichiers», «Paramètres» puis «Regroupements» Comment personnaliser l intitulé d un regroupement Si l un des intitulés d un regroupement ne correspond pas à votre activité, XL Pos laisse la possibilité de les renommer. Cette option est réalisable en allant dans la fiche société (onglet «Libellé») puis en indiquant le nouveau libellé. 4.3 Déclinaisons et grilles de déclinaisons (Version Textile) Dans la version textile du logiciel, on trouve la notion de déclinaisons. Cette notion est le terme générique pour désigner les tailles, couleurs et matières que l on peut affecter à un modèle d article. Il est à noter que de la même manière que pour les regroupements articles, on peut renommer l intitulé des déclinaisons en allant également dans l onglet «Libellé» de la fiche société. Par exemple pour un magasin de lingerie, on peut renommer l intitulé de la déclinaison matière en bonnet pour gérer les profondeurs de bonnet pour les soutiens gorges. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 20

23 4.3.1 Déclinaisons Aller dans l onglet «Fichiers» puis «Déclinaisons» Cliquer sur l onglet désiré puis sur l icône pour créer une nouvelle déclinaison. Chaque déclinaison est définit par un code et un libellé (ex : pour la taille 8 ans, indiquer le code 8A et le libellé «8 ans») Grilles de déclinaisons Les grilles de déclinaisons sont utilisées pour affecter à un modèle d article un ensemble de déclinaisons. Les grilles servent également à classer les déclinaisons, ce qui est utile dans les différentes éditions «déclinées» disponibles dans XL Pos. Aller dans l onglet «Fichiers» puis «Grilles de déclinaisons» Cliquer sur l onglet désiré puis sur l icône pour créer une nouvelle grille. Chaque grille est définit par un code et un libellé. Il faut ensuite insérer dans la grille les différentes déclinaisons. On peut trier les déclinaisons dans les grilles à l aide des flèches vertes mises en évidence cidessus. Si vous saisissez une déclinaison n ayant pas été créée au préalable dans la liste des déclinaisons, un message vous invite à la créer directement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 21

24 Il est à noter que les grilles servent principalement pour les tailles. Pour les couleurs, dans la mesure où un modèle de vêtement est décliné en très peu de couleurs, on les affectera directement lors de la création du modèle de vêtement Equivalence des déclinaisons Il est possible de gérer des équivalences de déclinaisons dans les grilles de déclinaisons. Ces équivalences apparaissent ensuite dans la liste de choix des grilles et dans les tableaux de déclinaisons sur la fiche article et les pièces. Il est également possible de faire apparaitre les équivalences sur les modèles d éditions. Les équivalences se saisissent sur les grilles de déclinaisons de la manière suivante : 5 GERER SON FICHIER ARTICLES Un article est définit obligatoirement par un code, une désignation et une famille. La notion de code correspond à une référence interne au magasin, un code est unique. Il peut être saisi manuellement lors de la création de la fiche article, automatiquement par le logiciel XL Pos ou bien encore automatiquement en fonction de la famille de l article (se référer au manuel d installation et paramétrage). Avant de créer le fichier article, il est important de réfléchir à la structure de ce code. Il existe cinq éléments importants dans la fiche article: le code, les codes barre 1, 2, 3 et la référence de l article chez le fournisseur. Ces éléments vous servent à rechercher les produits dans une liste article, en encaissement, dans les pièces de ventes, d achats et de stocks. Une fiche article est composée de plusieurs onglets : - Onglet Article : informations tarifaires, classifications et codes-barres - Onglet Achat : informations sur les achats et conditions d achats - Onglet Vente/Compta : informations diverses XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 22

25 - Onglet Conditionnement : informations sur les conditionnements secondaires ainsi que le paramétrage des articles à la pesée. - Onglet Déclinaison : uniquement présent dans la version textile, permet de visualiser ou modifier les informations par déclinaisons. - Onglet Nomenclature : informations sur les composants d un lot (uniquement actif sur un article de type «Lot» ou un produit «assemblé») - Onglet Tarif : informations sur des grilles tarifaires ou spécifiques liées à l article. - Onglet Tarif Dépôts : permet de gérer des tarifs de ventes différents par magasins. - Onglet Stock : informations sur les stocks par dépôt, stock mini, stock maxi, - Onglet Notes : permet d insérer une annotation sur l article, une image. - Onglet Champs libres : uniquement présent si un champ libre à été rajouté sur le fichier article. Il existe un moyen de définir la visualisation d un onglet de son choix par défaut à l ouverture de la fiche. Pour cela, faire un clic droit sur n importe quel onglet de la fiche, cliquer sur «Onglet par défaut» puis sélectionner l onglet de son choix. Cette manipulation est valable pour n importe quelle fiche du logiciel et est enregistrée dans les paramètres de l utilisateur. 5.1 Créer un article simplement et rapidement (Version Standard) Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Articles». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche article. Indiquer les éléments suivants : Onglet Article : - Code : saisie manuelle ou laisser à vide si codification automatique de mise en place. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des codifications automatiques» dans la notice technique) - Désignation : donnée importante car imprimée sur les différents documents (ticket de caisse, facture client, commande fournisseur, étiquette produit, ) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 23

26 - Famille : sélectionner la famille à rattacher à l article. Cette sélection est obligatoire pour une bonne analyse des ventes et pour l application des paramètres par défaut de la famille. - Code barre 1/2/3 : saisir le code barre du fournisseur si celui-ci existe. Saisie manuelle ou par lecture optique. Si le produit n a pas de code barre fournisseur, XL Pos peut générer automatiquement un code barre interne à la norme EAN 13 en cliquant sur le symbole cidessous : Depuis la version , dès lors qu on saisit un code barre ayant une longueur de 13, 15 ou 18 caractères (EAN), un contrôle sur la clé est réalisé et informe l'utilisateur. Le contrôle est fait uniquement lors de la saisie manuelle du champ. En cas de mauvaise clé le message suivant apparait (message non bloquant) : En importation via les utilitaires ou via l appel centrale Web, la clé n'est pas contrôlée. Le module codes-barres multiples ne réalise pas le contrôle de clé. Si le code barre est de type poids ou prix et que la clé n'est pas correcte alors le message d avertissement s affiche. Si le code barre est de type poids ou prix et que la clé est correcte, alors le message d avertissement ne s affiche pas et le code à barre est enregistré sans prix ou poids avec une clé a 0. - Classifications : indiquer pour chaque classification le critère à affecter à l article. Ces classifications sont à renseigner en fonction de vos besoins statistiques et de recherches. Elles ne sont pas obligatoires. - Prix de vente TTC : indiquer le prix de vente TTC ou laisser à blanc si vous souhaitez le définir après avoir saisi le prix d achat et un coefficient. Onglet Achat : - Fournisseur : indiquer le code du fournisseur en double cliquant dans la colonne fournisseur ou choisir le fournisseur parmi la liste. - Référence : indiquer la référence de l article chez le fournisseur. - Prix HT : saisir le prix d achat HT brut. (le prix d achat TTC se calcule automatiquement) - Remise : indiquer la remise accordée par le fournisseur pour l achat de ce produit. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 24

27 Valider avec la touche entrée du clavier ou l icône de validation pour enregistrer jusqu à ce que la ligne apparaisse en bleu. Si le prix de vente TTC n a pas été saisi avant les informations de l onglet Achat, on peut indiquer le coefficient qui calculera automatiquement le prix de vente HT et TTC. On peut également renseigner le prix de vente TTC qui recalculera automatiquement le coefficient et le prix de vente HT. Cette opération s effectue dans l onglet Article. Par défaut, il est à noter que le coefficient inclus la TVA. Cette option peut être désactivée dans la fiche société. En fin de saisie, il faut enregistrer la création de l article avec l icône de validation. 5.2 Créer un article modèle (Version Textile) Un article modèle est un article que l on peut avoir en différentes déclinaisons. Par exemple, un modèle de pantalon peut exister en taille 38, 40, 42, et en couleur noir et beige. Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Articles». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche article. Indiquer les éléments suivants : Onglet Article : - Code : saisie manuelle du code modèle ou laisser à vide si codification automatique de mise en place. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des codifications automatiques» dans la notice d installation) - Désignation : donnée importante car imprimé sur les différents documents (ticket de caisse, facture client, commande fournisseur, étiquette produit, ) Indiquer pour un modèle le type de vêtement et le nom du modèle (ex : Pantalon Bengaline) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 25

28 - Famille : sélectionner la famille à rattacher à l article. Cette sélection est obligatoire pour une bonne analyse des ventes et pour l application des paramètres par défaut de la famille. - Classifications : indiquer pour chaque classification le critère à affecter à l article. Ces classifications sont à renseigner en fonction de vos besoins statistiques et de recherches. Elles ne sont pas obligatoires. Il est à noter cependant que la notion de collection est très utile dans l activité textile essentiellement pour valoriser votre stock en fonction d une collection ou pour préparer les soldes. Grille de taille Grille de couleur Grille de matière - Déclinaisons : indiquer dans les trois zones présentées ci-dessus la ou les grilles que vous souhaitez affecter au modèle. Si vous n affectez pas de grilles, XL Pos permet de rajouter manuellement des déclinaisons dans l onglet «Déclinaisons» de la fiche article. - Tarifs au modèle : Cette option de la fiche article permet de définir si pour un modèle d article, toutes les déclinaisons ont le même prix d achat et le même prix de vente. Si cela n est pas le cas, il ne faut pas cocher cette option. Les prix seront alors gérés dans l onglet déclinaison. - Code barre : ne pas saisir de code barre sur l onglet article car les codes-barres sont propres à chaque déclinaison. - Prix de vente TTC : indiquer le prix de vente TTC ou laisser à blanc si vous souhaitez le définir après avoir saisi le prix d achat et un coefficient. Onglet Achat : - Fournisseur : indiquer le code du fournisseur en double cliquant dans la colonne fournisseur ou choisir le fournisseur parmi la liste. - Référence : indiquer la référence de l article chez le fournisseur. - Prix HT : saisir le prix d achat HT brut. (le prix d achat TTC se calcule automatiquement) - Remise : indiquer la remise accordée par le fournisseur pour l achat de ce modèle. Valider avec la touche entrée du clavier ou l icône de validation pour enregistrer jusqu à ce que la ligne apparaisse en bleu. Si le prix de vente TTC n a pas été saisi avant les informations de l onglet Achat, on peut indiquer le coefficient qui calculera automatiquement le prix de vente HT et TTC. On peut également renseigner le prix de vente TTC qui recalculera automatiquement le coefficient et le prix de vente HT. Cette opération s effectue dans l onglet Article. Par défaut, il est à noter que le coefficient inclus la TVA. Cette option peut être désactivée dans la fiche société. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 26

29 Onglet Déclinaison : Bonnets Couleurs Tailles Ayant affecté la grille de taille «US» sur l onglet Article, toutes les tailles de la grille sont déjà présentes sur l onglet déclinaison de la fiche article. Ajout d une déclinaison : Nous pouvons rajouter une couleur en effectuant sur la ligne <Défaut> un clic droit et en choisissant le menu «Ajouter une couleur». Sur la fenêtre présentée ci-dessus, il faut choisir une couleur existante parmi la liste ou créer directement une nouvelle couleur en indiquant le code et le libellé. L option «Pour toutes les déclinaisons» permet, si elle est cochée, d affecter cette nouvelle couleur à toutes les tailles et tous les bonnets (dans le cas d un modèle de lingerie par exemple). L opération est identique pour rajouter un bonnet en effectuant sur la ligne <Défaut> des bonnets un clic droit et en choisissant le menu «Ajouter un bonnet». Suppression d une déclinaison : La suppression d une déclinaison peut s effectuer en effectuant un clic droit sur la déclinaison (Taille / Matière / Couleur) et en choisissant le menu «Supprimer la (Taille / Matière / Couleur) /». Depuis la version les déclinaisons supprimées n apparaissent plus par défaut dans la grille de déclinaison du modèle. Code barre 1 : saisir le code barre du fournisseur si celui-ci existe en sélectionnant la déclinaison auparavant. Saisie manuelle ou par lecture optique. Si le produit n a pas de code barre fournisseur, XL Pos peut générer automatiquement un code barre interne à la norme EAN 13 en cliquant sur le symbole ci-dessous : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 27

30 Astuces : on peut sélectionner toutes les déclinaisons en cliquant sur l entête de colonne bonnet puis appuyer sur l icône de génération de code barre. Cela affectera automatiquement à chaque déclinaison un code barre interne unique. Achat et Tarif : si l option «Tarifs au modèle» n est pas cochée dans la fiche article, on peut saisir les éléments ci-dessous en sélectionnant une déclinaison ou un ensemble de déclinaisons. Si l option est cochée, tous les éléments ci-dessous sont grisés et non accessibles à l exception de la référence qui correspond à la référence fournisseur de la déclinaison. Astuces : on peut sélectionner plusieurs déclinaisons en restant appuyer sur la touche «CTRL» de votre clavier et en sélectionnant successivement avec la souris les déclinaisons. Pour sélectionner toute une taille quel que soit la couleur, appuyez sur l entête de colonne de la taille, celle-ci apparait alors en bleu. Pour sélectionner une autre taille, rester appuyer sur la touche «CTRL» et appuyer sur l entête de colonne de l autre taille. 5.3 Particularités métiers Comment saisir une écotaxe sur un article Dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, la zone taxes parafiscales permet de renseigner le montant de l écotaxe. Le montant de l écotaxe est indiqué sur la facture du fournisseur et est exprimé en HT. Ce montant est soumis à la TVA paramétrée sur la fiche TPF. Le montant indiqué dans la zone «Ecotaxe» vient se rajouter au prix de vente TTC indiqué dans l onglet «Article». En d autre terme, le montant saisi dans la zone «Prix de vente TTC» doit toujours être indiqué hors écotaxe. Astuces : dans la zone «Ecotaxe» on peut appliquer une formule de calcul de ce type si on ne connait que le montant TTC de l écotaxe : 0.15/ Le montant HT sera directement calculé à la validation de la zone. Notes : le montant de cette écotaxe (également appelé DEEE, éco-participation, éco-contribution) n est pas concerné par les remises éventuelles (achats et ventes). On peut depuis la version 9.8 afficher le montant TTC de l écotaxe sur le ticket de caisse. (rubrique Montant écotaxe TTC dans le modèle de ticket) Comment saisir une éco-mobilier sur un article Dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, la zone taxes parafiscales permet de renseigner le montant de l éco-mobilier. Le montant de l éco-mobilier est indiqué sur la facture du fournisseur et est exprimé en HT. Ce montant est soumis à la TVA paramétrée sur la fiche TPF. Le montant indiqué dans la zone «Eco-mobilier» vient se rajouter au prix de vente TTC indiqué dans l onglet «Article». En d autre terme, le montant saisi dans la zone «Prix de vente TTC» doit toujours être indiqué hors éco-mobilier. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 28

31 Le code éco-mobilier est à indiquer lorsque vous êtes «metteur en marché» de l article sur le territoire français. Ce code est sur 11 chiffres et varie en fonction du type d article. Astuces : dans la zone «Eco-mobilier» on peut appliquer une formule de calcul de ce type si on ne connait que le montant TTC de l éco-mobilier : 0.15/ Le montant HT sera directement calculé à la validation de la zone. Notes : le montant de cette éco-mobilier n est pas concerné par les remises éventuelles (achats et ventes). On peut depuis la version 9.8 afficher le montant TTC de l éco-mobilier sur le ticket de caisse. (rubrique Montant éco-mobilier TTC dans le modèle de ticket) Comment calculer les prix de vente au litre et au kilo Dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, la zone prix permet de renseigner une contenance. Cette contenance peut être exprimée en litre ou en kilo. Exemple : Pour une conserve de 400g, il faut indiquer dans la zone contenance 0,400 Pour un pot de 500ml de crème fraiche, il faut indiquer 0,500 Pour un sac de terreau de 10l, il faut indiquer 10. Le prix à la contenance est calculé automatiquement dès l enregistrement de la fiche article. En choisissant l impression d une étiquette article avec l état «Etiquettes articles Code à barres Prix Kg» on obtiendra le résultat suivant : Notes : l affichage en magasin du prix au kilo ou au litre sur la signalétique produit est obligatoire Comment paramétrer un article à la pesée La caisse XL Pos peut être reliée à une balance peseuse connectée. Pour paramétrer un article qui sera pesé il faut paramétrer les éléments suivants : Dans l onglet «Conditionnement», il faut cocher les options «Reporter poids sur qté» pour que le stock soit géré et «Pesée automatique» pour que la balance soit interrogée lors de la saisie de cet article en caisse. Il faut également indiquer le poids unitaire dans la zone «Poids» pour pouvoir gérer vos achats. Dans l onglet «Vente/Compta», il faut indiquer un nombre de décimales sur les quantités à trois. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 29

32 Notes : le nombre de décimale peut directement être paramétré sur la famille article Comment paramétrer un article ayant un code barre poids prix La caisse XL Pos sait interpréter les codes-barres poids prix. Pour que cela soit possible il faut activer la fonction "Gérer le format EAN13" dans l onglet «Fichiers» puis la fiche «Société» et l onglet «Options». Articles vendus en code Poids : Les articles vendus en code Poids doivent obligatoirement avoir un prix de vente TTC de saisi. Le poids est inclus dans le code barre et interprété lors de la lecture optique en caisse. Dans la fiche article, on doit indiquer dans l une des zones code barre les deux premiers caractères du code barre ainsi que le code article, le reste du code barre est complété par des 0. La structure du code barre Poids est décrite ci-dessous : Exemple : Le code barre de la fiche article doit être « ». La radical est 21, donc c est un code barre poids. Le code «01234» est unique et identifie l article. Le poids est de 360 grammes, donc le prix en caisse sera 0,360 x «Prix de vente TTC» de la fiche article. La clé de contrôle est 2. Articles vendus en code Prix : Le prix de vente TTC est inclus dans le code barre. Le prix est exprimé dans l ancienne devise (zone euro) du pays de fabrication et interprété lors de la lecture optique en caisse. Dans la fiche article, on doit indiquer dans l une des zones code barre les deux premiers caractères du code barre ainsi que le code article, le reste du code barre est complété par des 0. La structure du code barre Prix est décrite ci-dessous : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 30

33 Exemple : Le code barre de la fiche article doit être « ». La radical est 22, donc c est un code barre prix. Le code «01234» est unique et identifie l article. Le prix en franc est 12,50, donc le prix en caisse sera 12,50 / 6,55957 soit 1,91 La clé de contrôle est Comment gérer un article de billetterie Le logiciel XL Pos offre la possibilité d éditer sur une imprimante ticket des coupons servant de billet d entrée dans des musées, expositions, Sur les articles concernés par cette édition de coupon, il faut paramétrer dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article la zone «Coupon». Aucun : aucun coupon ne sera édité. Individuel : un coupon sera édité par entrée au tarif individuel. Groupe : un seul coupon sera édité quel que soit le nombre d entrée groupe vendu. Notes : le paramétrage du coupon doit être effectué sur le profil de caisse Comment paramétrer un lot ou un produit assemblé Le logiciel XL Pos offre la possibilité de gérer des lots. Un lot est un article composé d autres articles. Le prix de vente de chaque composant sera additionné et correspondra au prix du lot. Le lot n est pas géré en stock ni en approvisionnement, ce sont les composants qui le sont. Nous allons créer à titre d exemple, un lot «bougeoir» composé d un bougeoir et de bougies. Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche article. Indiquer le code, la désignation du lot et un code barre si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour ce lot. Indiquer dans le type d article, le choix «Lot» L onglet «Nomenclature» est alors accessible et va permettre d indiquer les composants du lot. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 31

34 Double cliquer en dessous de la colonne «Article utilisé» pour indiquer les composants du lot. La quantité et le prix de vente peuvent être modifiés. Valider ensuite la fiche article lot. La différence majeure entre un lot et un produit assemblé concerne le prix de vente, à savoir que l utilisateur est libre de saisir son prix de vente TTC. Lors de la vente de cet article, le prix TTC de chaque composant sera proratisé par rapport au prix de vente du produit assemblé. Pour créer un produit assemblé, il faut indiquer dans le type d article «Produit» et dans l approvisionnement «Assemblé». Contrairement au lot, la zone Prix de vente TTC est accessible pour indiquer un montant différent. Notes : Une préférence d édition est accessible pour imprimer sur les états de ventes soit la nomenclature, le lot ou l assemblé ou les deux. On peut également faire apparaitre sur les tickets et modèles de factures les composants de nomenclatures en modifiant les éditions par le générateur d état et l éditeur de ticket. Depuis la version , lorsqu un composant d un lot ou d un produit assemblé voit son prix d achat ou prix de vente varié, une question est posée à l utilisateur pour valider la répercussion de cette modification sur les lots et produits assemblés concernés par cet article. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 32

35 5.4 Les autres champs de la fiche article Onglet «Article» Description : c est une désignation longue qui peut être éditée sur les pièces commerciales (devis client, commande, facture, ) Cette description ne peut pas apparaitre sur un ticket de caisse. Les options : - Divers : permet en caisse d indiquer un prix au moment de la vente et une désignation. - Gratuit : gratuité automatique de l article (échantillon par exemple) - Fin de série : permet de ne pas réapprovisionner cet article chez le fournisseur. - Sérialisé : non géré. - Commercialisé : permet de vendre cet article. - Stocké : indique que cet article est géré en stock. Sur les modèles (version textile), cette option est grisée puisque que ce sont les déclinaisons qui sont gérées en stock et non le modèle. - Demander la TVA : en caisse lorsque cet article est vendu, la liste des TVA s affiche. - Tarifs au modèle (version Textile) : permet de définir si pour un modèle d article, toutes les déclinaisons ont le même prix d achat et le même prix de vente. Prix calculé : si on coche cette case, le coefficient sera figé et donc le prix de vente évoluera en fonction du prix d achat. Taux de marge : champ non accessible et calculé par le logiciel. Le taux de marge correspond au pourcentage que représente la marge par rapport au prix d achat HT. Taux de marge= (prix de vente HT prix d achat HT) / prix d achat HT * 100 Taux de marque : champ non accessible et calculé par le logiciel. Le taux de marque correspond au pourcentage que représente la marge par rapport au prix de vente HT. Taux de marque= (prix de vente HT prix d achat HT) / prix de vente HT * Onglet «Achat» Sur une fiche article on peut affecter plusieurs fournisseurs différents avec des conditions d achat distinctes. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 33

36 L icône indiquée ci-dessus permet de définir quel est le fournisseur principal de l article. Celui-ci apparait alors en gras. On peut paramétrer également des frais annexes en % et coûts annexes en montant qui viennent majorer le prix de revient. Notes : une préférence dans la fiche «Société» permet de prendre en compte ou non ces derniers dans le prix de revient et dans le prix unitaire en stock. Dans la colonne «Par combien», on indique une quantité multiple d achat. (Nombre d unité dans un colis) Cette indication sert dans les commandes fournisseurs, la fonction «Réapprovisionner» ainsi que les projets de réassorts. On peut également définir des conditions d achats quantitatives par tranches et ce par fournisseur différent pour un même article. Dans une commande fournisseur, les conditions d achats seront mentionnées en fonction de la quantité commandée Onglet «Vente/Compta» Prix conseillé : cette zone est gérée pour la mise à jour du catalogue. Taxes parafiscales : un article peut être soumis à deux TPF différentes. Ces TPF sont paramétrables dans l onglet «Fichiers», «Paramètres» et «TPF». Décimales : gestion des décimales sur la quantité, le prix de vente et le prix d achat. Arrondi : Retrait commercial : permet de définir des prix psychologiques types : Ex: 14,45 arrondi à l'unité supérieur avec retrait de 0.01 Informations : Date de création de l article et de la dernière modification. Comptabilité : Permet d affecter des comptes de ventes et d achats propres à l article. Si cette partie n est pas renseignée, le logiciel reprendra les comptes paramétrés par défaut sur la famille de l article lors du transfert comptable Onglet «Conditionnement» Unité: unité principale Qté Défaut: Permet de paramétrer la quantité vendue par défaut. Article lié: La vente de cet article entraine la vente de l article lié indiqué dans cette zone. Dimensions: informations liées à l article. Conditionnements secondaires : permet d indiquer des conditionnements secondaires à la vente et à l achat. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 34

37 Ces conditionnements peuvent ensuite être utilisés dans les pièces d achats et de ventes. On peut également définir un conditionnement secondaire par défaut en cochant la colonne «Achat défaut» ou «Vente défaut» Onglet «Tarif» Se reporter au chapitre «6 Gestion des tarifs» Onglet «Tarif dépôts» Se reporter au chapitre «6.1 Publication des tarifs» Onglet «Stock» Cet onglet permet de visualiser les informations liées aux stocks par dépôt. On peut également saisir un stock mini et un stock maxi par dépôt. Ces informations peuvent servir dans la fonction «Réapprovisionner» d une commande fournisseur ou dans un projet de réassort. Rappel : le stock mini est un seuil déclencheur alors que le stock maxi sert à définir un plafond. On peut également choisir une méthode de valorisation propre à cet article. Par défaut la méthode de valorisation est celle appliquée sur la fiche famille. Il existe six méthodes de valorisations : Prix moyen d'achat (PMA) Le prix moyen d'achat d'un article se calcule en divisant le montant du total des achats par le nombre d'articles achetés. Prix moyen pondéré d'achat (PMPA) Le prix moyen pondéré d'achat (PMPA) se calcule à chaque nouvelle entrée en stock. On additionne la valeur du stock au jour de la nouvelle entrée avec la valeur de cette nouvelle entrée et on divise par le nombre d'article total. Au 1er juillet, la valeur unitaire du stock de l'article A est de 20, il reste 10 articles en stock. A cette date, on réceptionne 5 articles A à 25. La valeur au PMPA du stock au 1er juillet devient : (20 x10) + (25 x5)] / 15 = 21,66 Dernier prix d'achat (DPA) Pour valoriser le stock au dernier prix d'achat, il faut multiplier le nombre d'articles en stock par le dernier prix d'achat unitaire de l'article. First in, First out (FIFO) La méthode de valorisation de stock FIFO est calculée en fonction du nombre d'articles acheté à un certain prix. Si ce prix change lors d'un achat, sera d'abord déduit de la valeur du stock le nombre restant d'articles achetés au premier prix. La valorisation FIFO diminue la valeur du stock du nombre d'article à un prix d'achat N tant que tous les articles achetés à ce prix à une date X ne sont pas vendus. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 35

38 Manuelle L'utilisateur détermine lui-même la valeur de son stock pour l article. Prix d'achat standard La valorisation s'effectue selon les conditions d'achat du fournisseur principal référencé dans la fiche article. Les marges sont basées sur la méthode de valorisation. (Prix de vente HT prix stocké). Les marges sur les pièces sont calculées automatiquement. Il existe un bouton «Calculer les marges» sur les pièces de vente. Ce bouton a une utilité si les mouvements de stocks sont saisis après la saisie des pièces de vente Onglet «Notes» Les notes permettent de saisir dans l onglet «Texte» une annotation supplémentaire sur l article. Un icône jaune apparait sur l onglet lorsqu une note est présente. On peut également associer une image à l article en sélectionnant un fichier au format BMP, ICO, PNG ou JPG. Une icône apparait sur l onglet lorsqu une image est présente. On peut associer un fichier avec une extension WAV dans l onglet «Son». Dans l onglet alerte, il y a la possibilité de mettre une alerte sur l article. Cette alerte apparaitra en caisse et dans une pièce de vente lorsque l on sélectionne l article Onglet «Champs libres» Cet onglet est présent si l on a inséré des champs libres pour les besoins des utilisateurs. Les champs libres sont des champs supplémentaires entièrement paramétrables. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des champs libres et index libres» dans la notice technique) Option multi codes-barres Un module optionnel permet de gérer des codes-barres multiples pour un produit. Les multi codes-barres ne sont pas appliqués aux déclinaisons mais uniment au produit. L onglet «Codes-barres» permet donc d insérer pour le produit des codes-barres supplémentaires et d y associer (de manière optionnelle) un conditionnement secondaire ou un colisage. Les utilitaires d imports permettent également d importer des codes-barres multiples à partir d un fichier ascii (format CSV) en maitre/détail. 5.5 Rechercher un article Recherche rapide Se positionner dans la zone «Code» d une fiche article afin que celui-ci soit en bleu puis saisir le code interne, la référence fournisseur ou bien le code barre 1, 2 ou 3. Cette saisie peut être faite également par lecture optique du code barre. Pour un modèle, lorsque l on saisit un code barre correspondant à une déclinaison, l onglet «Déclinaisons» s affiche directement et la déclinaison recherchée est directement sélectionnée. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 36

39 Pour une recherche sur la liste des articles, se référencer au chapitre «2-6. La gestion des listes» Recherche avancée Une recherche multicritères peut également être faite en cliquant sur l icône «Outils» puis «Rechercher». La fenêtre suivante apparait : Sélectionner dans la liste le champ recherché puis dans le critère de sélection l opérateur ainsi que la valeur recherchée dans la zone indiquée ci-dessus. Plusieurs champs peuvent être sélectionnés. Si on ne connait pas la valeur exacte, on peut utiliser le caractère «*» en guise de joker. Exemple : je recherche tous les articles contenant le mot «bougie» dans la désignation. Appuyer ensuite sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Un filtre temporaire nommé «Résultat» apparait alors dans la liste des filtres. Ce filtre peut être utilisé dans les différentes éditions dès lors que le fichier article est ouvert. Celui-ci disparaitra lorsque l on quittera le fichier article Recherche par filtre Se reporter au chapitre «2-7. La gestion des filtres». 5.6 Historique A partir de la fiche article, en appuyant sur l icône on peut accéder aux ventes totalisées par mois avec le nombre de produits vendus ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet «Evolution» permet de comparer les ventes avec l année N-1. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 37

40 5.7 Liste des mouvements A partir de la fiche article, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des mouvements d achats, de ventes et de stocks. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste la pièce concernée s affiche. 5.8 Menu Outils En cliquant sur l icône suivant suivantes: un menu déroulant s affiche avec un accès aux fonctions Dupliquer une fiche Cette fonction permet à partir d une fiche article d en créer une nouvelle à l identique. La duplication efface le code, la référence fournisseur ainsi que les 3 codes-barres. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 38

41 5.8.2 Traitements groupés (ou modifications groupées de fiches) Cette fonction permet de faire des modifications sur un ou plusieurs critères sur un ensemble de fiche. Après avoir appuyé sur l icône «Traitements groupés», une liste article apparait. On peut sélectionner un filtre existant ou rester sur la liste de tous les articles. On peut également sélectionner tous les articles en cliquant sur l icône «Tout sélectionner» ou seulement une partie en sélectionnant chaque article tout en maintenant appuyé la touche «CTRL» du clavier. Tout sélectionner Une fois la sélection effectuée, faire un clic droit dans la liste puis choisir «Modifier». La liste des critères modifiables apparait. Cliquer sur la coche à gauche du critère que l on souhaite modifier puis indiquer la valeur. Appuyer sur le bouton «Ok» pour lancer le traitement. Notes : ce traitement sert également à supprimer un ensemble d articles en faisant une sélection puis en choisissant «Supprimer» au lieu de «Modifier» Fusionner Cette fonction permet de fusionner un article «A» avec un article «B». Cette fusion permet de faire disparaitre l article «A» et de rattacher son historique de vente, d achat, de stock avec l article «B». Sélectionner dans la liste article l article «A» Cliquer sur l icône «Outils» puis «Fusionner» Un message indique que les inventaires de l article «A» ne seront pas fusionnés. Indiquer le code de l article «B». Notes : le traitement peut être plus ou moins long en fonction de l historique à fusionner. Il est conseillé de faire une réinitialisation de caisse après cette opération Recoder Cette fonction permet de changer le code d un article ainsi que chaque pièce liée à cet article. Sélectionner dans la liste l article à recoder Cliquer sur l icône «Outils» puis «Recoder» Indiquer le nouveau code de l article. Notes : le traitement peut être plus ou moins long en fonction de l historique à recoder. Il est conseillé de faire une réinitialisation de caisse après cette opération. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 39

42 6 GESTION DES TARIFS Il existe une hiérarchie dans la gestion des tarifs sur XL Pos. L'ordre est le suivant : - Article gratuit - Soldes articles (basé sur le tarif du dépôt ou le tarif par défaut) - Soldes familles (basé sur le tarif du dépôt ou le tarif par défaut) - Tarifs privés articles - Tarifs privés familles - Promotion articles (on peut privatiser ce tarif par dépôt - et/ou par catégorie) - Grille de tarifs articles (basé sur le tarif du dépôt ou le tarif par défaut si remise) - Grille de tarifs familles - Tarif du dépôt - Tarif par défaut de l'article Cette hiérarchie peut être remise en cause si on coche l option «Appliquer le meilleur tarif disponible au client» dans l onglet «Options» de la fiche «Société». 6.1 Publication des tarifs Cette fonction permet de définir un prix de vente HT/TTC différent par dépôt Pré requis et principe de fonctionnement Cette fonction s appuie sur le module «Accès distant» pour la propagation des prix sur les magasins distants. Il faut également le fichier XLTarifsCaisse.dll dans le répertoire Commun de la caisse. Le tarif par dépôt s'applique en lieu et place du prix de base de la fiche article. S il n'existe pas alors on applique le prix de base de la fiche article. Si un tarif est exprimé en % de remise (solde ou grille de tarif en remise) la remise s applique sur le tarif du dépôt et non le prix de la fiche article. Les tarifs privés client, les promotions, les grilles de tarifs en montant ou en coefficient et les gratuits ne sont donc pas impactés. La publication se fait pour toutes les caisses sans distinction Saisie des tarifs dépôts La saisie se fait par un nouvel onglet de la fiche article nommé «Tarifs dépôts». En version textile, l onglet «Tarif dépôts» n est accessible que si l option «Tarif au modèle» est cochée dans la fiche article. Il n est donc pas possible de définir des tarifs par dépôts gérés à la déclinaison. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 40

43 Si l on souhaite supprimer un tarif pour un dépôt, il faut cocher l option «Supprimé» ou cliquer sur la corbeille en bas de la fenêtre. La publication des tarifs rendra effective cette suppression. Le prix de base par dépôt respecte la méthode d'arrondie. Les impressions d étiquettes tiennent compte des tarifs par dépôts si on sélectionne l option suivante lors de l impression : Sur les modèles d étiquettes existant, il ne faut plus imprimer la rubrique «Article.PrixVenteTTC» mais créer une formule contenant le paramètre «&PrixTTC». Le prix de base par dépôt peut être importé via les utilitaires d'imports (Créer un modèle d import basé sur le fichier : «Tarifs dépôts») Publication des tarifs L opération de publication est obligatoire, elle permet d envoyer les tarifs par dépôts ou les tarifs modifiés du jour aux caisses. Le prix de base par dépôt peut être publié en cours de journée y compris pour les sites distants (via FTP). Le menu Fichiers Tarifs - Publication des tarifs - Publier les tarifs par dépôts : permet la publication automatique des tarifs non publiés ou d envoyer à nouveau les tarifs par dépôts publiés durant une période sélectionnable. - Publier les tarifs par défaut (fiche article) modifiés ce jour : permet la publication automatique des tarifs standards modifiés le jour de publication ainsi que les changements de désignation article. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 41

44 L option «Afficher les tarifs avant publication» permet de visualiser les tarifs par dépôts ou les modifications de tarifs standards avant publication. Cliquer sur le bouton pour sélectionner tous les articles puis cliquer sur «OK». Le contenu de la liste disparait après publication. 6.2 Promotions Aller dans l onglet «Fichiers», «Tarifs» puis «Promotions». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle promotion. Donner un nom à la campagne de promotion. Indiquer une date de début dans le champ «Du :» Indiquer une date de fin dans le champ «Au :» L option «Utiliser des prix nets» permet d afficher la mention «Promotion» sur le ticket de caisse ainsi que le pourcentage de remise et le prix promotion. Si l option est cochée, la colonne «% remise» n est plus accessible. Promotion en remise (colonne % remise dans la fiche promotion) Promotion en prix net (colonne Prix TTC dans la fiche promotion) «Utiliser des prix nets» coché «Utiliser des prix nets» non coché Affichage du libellé Affichage du libellé «Promotion» + % remise en «Promotion» + % remise en caisse caisse Affichage du libellé «Promotion» + % remise en caisse Non affichage du libellé. Le prix net est affiché directement XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 42

45 L onglet «Etendue» permet de définir si la promotion s applique aux clients en fonction de leur catégorie de tarif ainsi que les dépôts. Il faut cocher la case afin que la promotion s applique. Indiquer ensuite les différents articles concernés par la promotion. On indique les articles en saisissant le code, le code barre, la référence fournisseur ou en choisissant parmi la liste article. Pour chaque article, il faut indiquer un taux de remise (dans la colonne «% Remise») ou un prix Net dans la colonne «Prix TTC». Les colonnes grisées permettent de visualiser le prix par défaut HT et TTC, le prix de revient (PRC), les taux de marge et de marque ainsi que le coefficient (ces indicateurs sont calculés à partir des prix promotionnels et non pas des prix théoriques). On peut également ajouter un ensemble d article en cliquant sur l icône «Ajouter des articles» Choisir un filtre ou en créer un nouveau puis appuyer sur la touche «Entrée» du clavier pour insérer tous les articles de ce filtre dans la promotion. On peut insérer des articles scannés avec un portable de saisie autonome en cliquant sur l icône. On peut attribuer à tous les articles le même taux de remise en cliquant sur l icône et enfin. Sur la fenêtre qui apparait sélectionner le champ «% Remise» puis indiquer le taux de remise. puis La promotion créée sera transmise à la caisse lors du prochain début de journée. En appelant l article en caisse, pendant la période de promotion, celui-ci sera vendu au prix promotion automatiquement. On peut imprimer la liste des articles en promotion en cliquant sur l icône. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 43

46 On peut également imprimer les étiquettes promotions de ces articles en cliquant sur l icône d impression des étiquettes. L icône permet d imprimer un état des ventes articles, familles, clients et vendeurs concernant cette promotion. Si un article est en promotion, la zone Prix de vente HT et TTC de la fiche article est de couleur distincte et le prix promotion s affiche dès lors que l on passe la souris sur l une des zones. Depuis la version , une loupe permet la consultation des tarifs en cours par dépôt. Pour ouvrir la promotion, on peut sélectionner une ligne en fonction du dépôt puis cliquer sur la loupe en haut de la fenêtre. 6.3 Soldes Les soldes consistent à indiquer à XL Pos les nouveaux tarifs à appliquer pendant une période précise. Aller dans l onglet «Fichiers», «Tarifs» puis «Soldes». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle campagne de solde. Donner un nom à la campagne de solde ainsi qu une date de début et de fin. Si plusieurs magasins sont gérés dans l Administrateur on peut indiquer le dépôt qui est concerné par la campagne de solde. Si aucun dépôt n est mentionné, la campagne de solde s appliquera à tous les magasins. On indique également si on saisit des remises ou des prix nets pour les articles soldés. En bas de l écran, on retrouve le coefficient ainsi que les taux de marge et de marque (Ces informations sont calculées à partir des informations saisies). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 44

47 6.3.1 Soldes par articles Sélectionner le ou les articles et insérer ligne par ligne le pourcentage de remise ou le prix TTC. On peut utiliser les traitements groupés en pied de page pour appliquer un taux de remise ou un prix TTC sur un ensemble d article. Dans la version textile, si l article possède un tarif géré au modèle, le tableau des déclinaisons n est pas affiché (La solde s applique à toutes les déclinaisons du modèle). Pour appliquer un taux de remise ou un prix TTC sur un ensemble d article il faut cliquer sur l icône puis et enfin... Sur la fenêtre suivante, cocher la date de début souhaitée et indiquer le taux de remise ou le prix TTC. On peut également utiliser l icône «Ajouter des articles». Une liste article apparait sur laquelle on peut réaliser des filtres de sélection, indiquer un taux de remise pour cette sélection. L appui du bouton «Valider» insère les articles du filtre dans la solde. Il est également possible de faire un import d articles dans une solde en cliquant sur l icone. Le format attendu est le code ou le code barre de l article Soldes par familles Dans l onglet Familles, on peut également déterminer des familles entières à solder. Pour chaque famille, il faut indiquer un taux de remise Rajouter une démarque dans une solde L icône permet de rajouter une nouvelle démarque et une nouvelle remise à partir de la date renseignée. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 45

48 6.3.4 Editions étiquettes et statistiques On peut imprimer les étiquettes de soldes en cliquant sur l icône d impression des étiquettes. L icône permet d imprimer un état des ventes articles, familles, clients et vendeurs concernant cette campagne de solde. Si un article est en solde, la zone Prix de vente HT et TTC de la fiche article est de couleur distincte et le prix soldé s affiche dès lors que l on passe la souris sur l une des zones. Depuis la version , une loupe permet la consultation des tarifs en cours par dépôt. Pour ouvrir la solde, on peut sélectionner une ligne en fonction du dépôt puis cliquer sur la loupe en haut de la fenêtre. 6.4 Tarifs privés Un tarif privé est un tarif attribué sur un article ou une famille d article pour un client en compte (les clients caisses ne peuvent bénéficier de tarifs privés) A partir de la fiche client en compte, de la fiche article ou de la fiche famille, cliquer sur l icône. Sur l onglet Article, il faut indiquer les articles concernés ainsi que le prix Net ou le taux de remise ou éventuellement indiquer que cet article est gratuit pour ce client. Sur l onglet Famille, il faut indiquer les familles concernées ainsi que le taux de remise ou éventuellement indiquer que cette famille d articles est gratuite pour le client. Depuis la version , il est possible d insérer de manière groupée un ensemble d articles sur un tarif privé. Pour cela il faut créer un nouveau tarif privé à partir de l icône de la fiche client en compte. Cliquer ensuite sur l icône ci-dessous : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 46

49 Faire la sélection d articles en s aidant du système de filtre. Vous pouvez ensuite, de manière groupée, appliquer une remise, indiquer les produits comme offert ou indiquer le tarif catégorie. Procédure identique aux traitements groupés. (icône ) 6.5 Gestion des grilles de tarifs Les grilles de tarifs permettent d appliquer à des catégories clients des tarifs particuliers en fonction de quantité achetés ou de CA réalisés Catégories de tarif Les catégories de tarifs se définissent dans l onglet «Fichiers» puis «Tarifs» et «Catégories de tarifs». On indique ensuite dans une fiche client «En compte» ou «Caisse», la catégorie dans le champ «Tarification» situé dans l onglet «Informations» Création des grilles et affectation aux familles ou articles Les grilles de tarifs se définissent dans l onglet «Fichiers» puis «Tarifs» et «Grilles de tarifs». Lorsque l on créé une grille on indique : o Un libellé XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 47

50 o o o o o o Un mode : remise, coefficient, prix, coeff sur PV Un type d intervalle : Quantité ou CA Un mode d affichage : HT ou TTC Les intervalles (si pas d intervalle mettre au moins 1 dans le premier) Les catégories tarifaires concernées Les valeurs par intervalles (dans l exemple ci-dessous les taux de remises par intervalles) Une fois la grille créée on peut l affecter à une fiche famille ou article en la rattachant dans l onglet «Tarif». Si on affecte une grille tarifaire à une famille, tous les articles liés à cette famille en bénéficieront Grilles de tarifs spécifiques On peut créer également des grilles de tarifs spécifiques pour un article. Dans l onglet «Tarif» de la fiche article, il faut cocher «Tarif spécifique». On peut choisir alors : o Le mode de tarif (Prix net, remise, coefficient ou coefficient sur PV) o Le type d intervalle o L affichage Pour chaque catégorie tarifaire, on peut indiquer des valeurs qui seront propre à cet article. Dans l exemple ci-dessous les clients «Particuliers» paieront 75 euros alors que les clients «Professionnels» paieront 50 euros. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 48

51 7 ETIQUETTES ARTICLES Il existe dans l Administrateur de nombreuses façons d imprimer des étiquettes articles. Les étiquettes peuvent être éditées sur une imprimante bureautique A4 ou sur des imprimantes spécifiques. 7.1 A partir de la fiche article Sélectionner une fiche article puis appuyer sur l icône. - Aperçu avant impression - Imprimer les étiquettes - Exporter vers un fichier ascii - Choisir l imprimante - Modifier l état avec XL Printer - Charger une configuration sauvegardée - Sauver une configuration - Supprimer une configuration - Actualiser les paramètres - Utilisé dans les pièces pour imprimer une étiquette de chaque référence - Imprime les articles scannés avec un terminal de saisie autonome - Non actif - Fermer la fenêtre Choisir le nombre d étiquettes à imprimer pour cet article. Pour les éditions sur des planches A4, on peut réutiliser la planche entamée en faisant débuter l impression à partir d un numéro d étiquette. Dans l onglet «Editions» on peut choisir le modèle d étiquette en choisissant parmi la liste des états référencés ainsi que l imprimante. Dans l onglet «Mise en page», on paramètre les dimensions de l étiquette ainsi que les dimensions de la planche A4. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 49

52 Nouveau bouton «Sauver» Zone d impression de l imprimante sélectionnée Important : Pour paramétrer une planche d étiquettes, il faut se baser sur la zone d impression. Le fait de cliquer sur le nouveau bouton «Sauver» sauvegarde les paramètres d impression pour le couple Imprimante/Etat et celui-ci est disponible pour tout le monde. 7.2 A partir de la fiche article (pour une sélection d articles sans critères communs) On peut également imprimer un ensemble d étiquettes pour des articles n ayant pas de critères communs. Pour cela, lorsqu on appui sur le bouton «Etiquettes», un menu permet les choix suivants : - Voir ma sélection : affiche la sélection d articles et permet de rajouter dans la liste de nouveaux articles. Choix d un nouvel article par saisie du code, code barre ou sélection dans la liste article Dans la liste présentée ci-dessus, un bouton «Enregistrer» permet d enregistrer la sélection. Un bouton «Importer» permet également d intégrer les articles saisis au préalable sur un portable de saisie autonome. (Depuis la version 9.7 l ordre du fichier d import est conservé lors de l impression) - Ajouter à ma sélection : permet d ajouter ma nouvelle sélection sur ma sélection en cours. - Charger la dernière sélection : permet d afficher la dernière sélection sauvegardée. - Charger et ajouter à la dernière sélection : permet d afficher la dernière sélection sauvegardée et de rajouter la nouvelle sélection. - Fiches articles modifiées : permet d imprimer les étiquettes pour les articles modifiés depuis la dernière impression. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 50

53 7.3 A partir de l onglet «Impressions» En allant dans l onglet «Impressions» puis «Etiquettes articles» on peut également imprimer des étiquettes articles. Comme sur la méthode précédente on peut imprimer une référence article ou alors sélectionner un filtre, une famille ou l une des classifications articles. Astuces : Si on sélectionne un filtre, une famille ou une classification et que l on appuie sur le bouton «Etiquettes» et «Voir la sélection», la liste des articles apparait et on peut choisir le nombre d étiquettes à imprimer par article. 7.4 A partir de la mise à jour du catalogue Se reporter au chapitre «8 - Mise à jour des tarifs gestion du catalogue» 7.5 A partir des pièces (commande, réception, ) Sur chaque pièce de l Administrateur, on retrouve l icône d impression des étiquettes articles. Par défaut, il y aura autant d étiquettes imprimées que de quantités d articles dans la pièce. Si on appuie sur le bouton «Etiquettes» avant l impression on peut choisir le nombre d étiquettes à imprimer par référence article. L icône permet d éditer une étiquette de chaque référence. L icône permet de remettre à zéro les quantités à éditer. La quantité est modifiable dans la colonne «Quantité à éditer» par référence. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 51

54 8 MISE A JOUR DES TARIFS GESTION DU CATALOGUE La mise à jour des tarifs permet : - De préparer les changements de tarifs fournisseurs - De préparer les changements de prix de vente - D appliquer les prix de vente conseillés en prix de vente magasin Cette fonction est accessible dans l onglet «Fichiers» «Tarifs» puis «Mise à jour du catalogue». Sur la fenêtre ci-dessous indiquer la sélection d articles sur laquelle la mise à jour doit s effectuer. Au moins un des critères doit être rempli : Dès qu une condition est remplie, l article est sélectionné. Tous les critères doivent être remplis : Il faut que toutes les conditions soient remplies pour que l article soit sélectionné. Ne pas appliquer de filtre : La sélection se fait uniquement sur les critères de date qui sont renseignés. Restreindre la sélection au filtre suivant : L article doit répondre aux conditions de date du haut de l écran ET à celles du bas de l écran. Ajouter le filtre suivant à la sélection : L article doit répondre aux conditions de date du haut de l écran OU à celles du bas de l écran. Considérons l exemple suivant : Fichier Article : REF CREATION MODIF PRIX DE VENTE FAMILLE A 12/03/ /01/2012 FA1 B 14/04/ /09/2011 FA2 Sélection : Prix de vente modifié depuis le 01/12/2011 Article créé depuis le 01/01/2009 Filtre : Famille = FA2 Résultat : Au moins un des critères doit être rempli Ne pas appliquer de filtre A+B A Restreindre la sélection au filtre suivant B - Ajouter le filtre suivant à la sélection A+B A+B Tous les critères doivent être remplis 8.1 Changement de tarif immédiat Sur la liste articles résultant de la sélection, on peut modifier les désignations, les codes-barres 1, le prix d achat ainsi que le prix de vente. On peut modifier d autres éléments en affichant les colonnes (clic droit sur les entêtes de colonnes). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 52

55 Les changements tarifaires peuvent se faire manuellement ou en utilisant les icônes suivantes : Permet de sélectionner tous les articles affichés (on peut sélectionner plusieurs articles en restant appuyer sur la touche «CTRL» de votre clavier et en sélectionnant successivement les articles) Prix de vente conseillé : permet d appliquer le prix de vente conseillé en tant que prix de vente. Appliquer un pourcentage sur le prix de vente : indiquer un pourcentage d augmentation sur les prix de vente actuels. Appliquer les prix de vente antérieur : permet de revenir aux prix de vente précédent. Appliquer un pourcentage sur le prix d achat : indiquer un pourcentage d augmentation sur les prix d achats actuels. Appliquer les prix d achats antérieurs : permet de revenir aux prix d achats précédents. Appuyer sur le bouton «Appliquer» pour lancer la mise à jour. 8.2 Préparation des changements de tarifs Les différents changements effectués sur la mise à jour peuvent être sauvegardés pour une application ultérieure. Pour cela, indiquer une date d application et cliquer sur l icône «Sauver» puis indiquer un emplacement et un nom au fichier de sauvegarde. Appuyer ensuite sur le bouton «Fermer» pour sortir de la mise à jour. On peut rappeler une sauvegarde de mise à jour de tarif en appuyant sur le bouton «Charger» puis en appuyant sur le bouton «Appliquer» pour lancer la mise à jour. 8.3 Edition des étiquettes On peut également se servir de la mise à jour des tarifs pour éditer les étiquettes articles. Par exemple, en sélectionnant les articles dont le prix de vente à été modifié depuis une date, on imprime ensuite les étiquettes uniquement pour ces articles. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 53

56 9 GERER SON FICHIER FOURNISSEURS 9.1 Créer une fiche fournisseur Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Fournisseurs». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche fournisseur. Les éléments obligatoires d une fiche fournisseur sont le code et la raison sociale. Il est important également de renseigner les coordonnées puisque celles-ci apparaitront sur une commande fournisseur par exemple. Eléments importants d une fiche fournisseur : - si l adresse mail est renseignée, on peut envoyer par mail un bon de commande sans ressaisir l adresse mail à chaque fois. - Onglet informations : o Compte : indiquer le compte comptable pour la liaison avec un logiciel de comptabilité. o N Client : votre numéro chez le fournisseur o o o o o o Facturation : choix du mode facturation entre HT, TTC ou exonéré Facturation des BL : permet de définir un mode de regroupement des bons de réceptions lors d un transfert en facture fournisseur. Individuel : pas de regroupement de réceptions possible. Mois : regroupe les réceptions par mois. En cours : regroupe toutes les réceptions en cours. Commande : regroupe toutes les réceptions issues d une même commande fournisseur. Devise : pour les fournisseurs hors zone EURO Montant Franco : permet d afficher une alerte lors de la saisie d un bon de commande si le montant HT est inférieur au franco. Soumis à la TPF 1 / TPF 2 : cocher si les articles de ce fournisseur sont soumis à une TPF (Ecotaxe, ) Paiement par : indiquer une échéance de paiement (information reportée dans les pièces fournisseurs) Il est possible de rajouter une alerte qui apparaitra sur les pièces d achats ou lors d un pointage individuel. 9.2 Historique A partir de la fiche fournisseur, en appuyant sur l icône on peut accéder aux achats totalisés par mois avec le nombre d achats ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet «Evolution» permet de comparer les achats avec l année N Liste des mouvements A partir de la fiche fournisseur, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des mouvements d achats. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste la pièce concernée s affiche. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 54

57 9.4 Liste des articles du fournisseur On peut également afficher la liste des articles du fournisseur en cliquant sur l icône. 9.5 Autres opérations Les opérations de fusions, recodifications et traitements groupés sont identiques à celles des articles. Reportez-vous à cette partie dans le chapitre «5 - Gérer son fichier articles». 10 GERER SON FICHIER CLIENTS On distingue deux types de clients dans XL Pos, les clients en compte et les clients caisses. Différence entre les deux types : - Les clients caisses n ont pas de code mais un code de rattachement (celui d un client en compte) - Les clients caisses ne peuvent pas avoir de tarifs privés - Les clients caisses ne peuvent pas être fusionnés - Les clients en compte ne peuvent pas être créés sur la caisse Par définition, les clients en compte sont des clients professionnels qui ne règlent pas immédiatement (facturation fin de mois par exemple). Les clients caisses sont des clients particuliers identifiés car ils ont : - un avoir, une avance, un crédit - demandé une facture - passé une commande - ouvert une liste de cadeaux - une carte de fidélité Les clients en compte Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Clients en compte». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche client. Les éléments obligatoires d une fiche client sont le code, le nom et le prénom. Si une codification automatique des clients est mise en place, il faut laisser le champ «Code» vide, celui-ci sera généré lors de l enregistrement de la fiche. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des codifications automatiques» dans la notice technique) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 55

58 Eléments importants d une fiche client : - Onglet Coordonnées : o si l adresse mail est renseignée, on peut envoyer par mail un bon de commande sans ressaisir l adresse mail à chaque fois. o Date anniversaire : un paramétrage permet de saisir soit le jour et le mois soit la date complète. (option à activer dans la fiche «Société») - Onglet Livraisons : o Permet de saisir une adresse de livraison différente de l adresse de facturation. o Le bouton «Autres» permet d indiquer des adresses de livraisons multiples. - Onglet Informations : o Catégorie : permet d affecter une catégorie client (attention cette catégorie audelà de sa fonction qualitative sert également de paramétrage) o Compte : indiquer le compte comptable pour la liaison avec un logiciel de comptabilité. o Facturation : choix du mode facturation entre HT, TTC ou exonéré o Facturation des BL : permet de définir un mode de regroupement des bons de livraisons lors d un transfert en facture client. Individuel : pas de regroupement de livraisons possible. Mois : regroupe les livraisons par mois. En cours : regroupe toutes les livraisons en cours. Commande : regroupe toutes les livraisons issues d une même commande client. o Tarification : choix de la catégorie de tarif. o Soumis à la TPF 1 / TPF 2 : cocher si le client est soumis à une TPF (Ecotaxe, ) o Paiement par : indiquer une échéance de paiement (information reportée dans les pièces clients) - Onglet Carte de fidélité : o Se reporter au chapitre «22 Gérer les cartes de fidélité» - Onglet Détail des ventes : o Permet de visualiser le détail des articles achetés par le client ainsi que le détail des points acquis si le client bénéficie d une carte de fidélité. - Onglet Statistiques : o Permet de visualiser la date de création et de dernière modification de la fiche client. o Permet également de visualiser la date de dernier passage ainsi que le détail des opérations d avoir, avance et crédit. Le solde de ces opérations est également disponible. - Onglet Notes : o Alertes : Dans l onglet alerte, il y a la possibilité de mettre une alerte client. Cette alerte apparaitra en caisse et dans une pièce de vente lorsque l on sélectionne le client. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 56

59 10.2 Les clients caisse Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Clients caisse». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche client. Il faut indiquer dans le code de rattachement un code «Client en compte» existant. Par convention, on affectera le code client par défaut de la caisse. Le reste des informations est identique à celle d une fiche client en compte Gérer les encours clients Il est possible de contrôler les encours clients (aussi bien pour les clients en compte que les clients caisses). Pour cela il faut renseigner un plafond d encours dans l onglet «Informations» de la fiche client. Le contrôle se fait sur le montant TTC et non HT. Ce montant de plafond ne peut être affecté aux clients que sur l Administrateur. Il est possible de visualiser l encours du client dans l onglet «Statistiques» de la fiche client. Sur l Administrateur, le contrôle de l encours se fait à la création de la pièce. Les pièces concernées sont les commandes, bons de livraison et factures clients. Les devis et avoirs ne sont pas contrôlés. Si l encours est dépassé le message suivant apparait (message non bloquant) : Attention, le contrôle se faisant en création de pièce, il est donc possible de dépasser l encours en cours de saisie de la pièce. Dans ce cas le message apparaitra sur la prochaine pièce créée pour ce client. Les dates d échéances ne sont pas prises en compte. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 57

60 Le contrôle de l encours s'effectue également en caisse à partir des commandes, BL et factures. Les tickets ne sont pas concernés par ce contrôle. En caisse, le contrôle se fait en temps réel car une interrogation Web se fait lors de la création de la pièce et lors de la validation. Les pièces saisies sur d autres caisses ne sont pas pris en compte dans ce contrôle en temps réel Historique A partir de la fiche client, en appuyant sur l icône on peut accéder aux achats du client totalisés par mois avec le nombre d achats ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet «Evolution» permet de comparer les achats avec l année N Liste des mouvements A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des mouvements d achats du client. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste la pièce concernée s affiche Liste des règlements A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des règlements du client. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste le détail du règlement s affiche Imprimer une étiquette A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut imprimer une étiquette client. Sur la fenêtre d édition, choisir un ou plusieurs clients, le nombre d étiquettes, Dans l onglet «Editions», on sélectionne l imprimante ainsi que l état (choix entre étiquettes clients et étiquettes carte) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 58

61 Etiquettes Clients Etiquettes Carte Dans l onglet «Mise en page», on paramètre les dimensions de l étiquette ainsi que les dimensions de la planche A4. Zone d impression de l imprimante sélectionnée Important : Pour paramétrer une planche d étiquettes, il faut se baser sur cette zone d impression 10.8 Imprimer un chèque cadeau fidélité A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut imprimer un chèque cadeau. Cette icône n apparait que si le client peut bénéficier d un chèque cadeau fidélité. (Se reporter au chapitre «22 Gérer les cartes de fidélité») 10.9 Modifier les statistiques Cet icône permet de modifier les soldes d avoir, avance et crédit du client. Un arrêté est donc généré à la suite de cette opération. Cliquer ici pour pouvoir modifier les éléments sur la ligne «A nouveaux le» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 59

62 10.10 Autres opérations La fusion d un client n est possible que sur un client en compte. La recodification d un client n est possible que sur un client caisse et permet de transformer le client caisse en client en compte. Une fenêtre vous invite à saisir le nouveau code de la fiche client Carte de fidélité Se reporter au chapitre «22 Gérer les cartes de fidélité» 11 GERER VOS ACHATS 11.1 Nouveau Projet de réassort Depuis la version 9.8, il existe un nouveau module de réassort. (Module optionnel) Le nouvel écran de sélection du projet de réassort est disponible également sur les commandes fournisseurs (icône ). D un point de vue technique, le nouvel écran du projet de réassort est géré par le module «XlReassortAdmin». La dll est installée par défaut dans le répertoire commun de l application. Il n y a pas de déclaration à faire. Le nouvel écran tient compte des expressions de besoin et des listes de cadeaux, sous réserve que votre logiciel bénéficie de ces options. Note: Si le module XlReassortAdmin.dll n'est pas présent dans le répertoire commun, le logiciel se comporte avec les anciens écrans du projet de réassort. Le module : - sélectionne des articles - sélectionne le ou les fournisseurs concernés - sélectionne le ou les dépôts concernés - analyse ou non une période de vente (Présentation mensuelle ou en semaine) - analyse ou non les listes de cadeaux (si option) - analyse ou non les expressions de besoin (si option) - propose ou non une méthode de calcul pour la quantité à réapprovisionner XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 60

63 Assistant de création du projet La fenêtre de l assistant s affiche dès lors que l on crée une nouvelle pièce de projet de réassort. Réapprovisionner le : Date du jour proposée par défaut. Permet de calculer un stock en écartant certaines commandes clients ou fournisseur. Par défaut, le stock disponible est calculé en intégrant toutes les commandes clients et fournisseurs. Si des commandes s'étalent dans le temps on peut vouloir arrêter le stock à une certaine date. Mode de réassort : En mode «Commande fournisseur + répartition entre les dépôts», le principe est de pouvoir passer une commande fournisseur et de prévoir tout de suite la répartition de ce qui sera reçue entre les magasins. Attention pour ce mode on ne peut générer la répartition que des lignes articles reçues. Si la quantité reçue est inférieure à la quantité commandée on répartit à hauteur de la quantité reçue. En d'autres termes, si on commande un article Z avec une quantité de 10 sur le dépôt A et que l'on prévoit de répartir 3 sur le dépôt B et 2 sur le dépôt C, si la réception est de 4, alors le transfert inter-dépôt sera égale à 3 pour le dépôt B et 1 pour le dépôt C. Si par la suite je reçois 2 articles supplémentaires, je vais pouvoir lancer à nouveau le transfert inter-dépôt pour la quantité de 1 manquante. En mode «Répartition entre les dépôts seulement», le principe est de préparer la répartition entre les magasins de la marchandise déjà en stock. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 61

64 Sélection des articles (Les fins de séries sont de facto écartés): Aucun article : (on insère des articles manuellement dans la pièce) Tous les articles : On sélectionne tous les articles du dossier Articles du projet : On ne prend en compte que les articles du projet de réassort déjà créé Plusieurs articles : On sélectionne les articles en fonction des classifications de la fiche article Ne retenir que les articles mouvementés depuis le : Ne retient que les articles ayant eu un mouvement depuis la date indiquée Ne retenir que les articles commercialisés : Ne retient que les articles ayant l option de cochée dans la fiche article. Ces deux derniers critères se cumulent à la sélection d articles ci-avant. Sélection du fournisseur : On restreint la sélection article à un fournisseur ou tous les fournisseurs. Sélection des dépôts : Tous les dépôts : Un ou plusieurs dépôts : On peut sélectionner plusieurs dépôts pour le réassort Générer les commandes sur le dépôt : Si on sélectionne un dépôt les commandes seront passées sur un seul dépôt pour les besoins de tous les dépôts. Si on ne sélectionne pas de dépôt, il y aura autant de commandes que de dépôts. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 62

65 Sélection de la période de vente : Que l on base le réassort sur les quantités vendues ou non, il peut être intéressant d avoir une vue synthétique des ventes (en quantité) par mois ou par semaine. Pour cela, cocher «Analyse des ventes» et indiquer la période d analyse. Découpage : Affichage du résultat par semaine ou mois (13 dernier mois ou 13 dernières semaines à partir de la date de fin indiquée ci-avant) Retenir les commandes : Si l option est cochée les commandes clients de la période seront prises en compte dans l analyse des ventes Retenir les rétrocessions : Si l option est cochée les factures clients en mode de facturation «Rétrocession» seront prises en compte dans l analyse des ventes Sélection des listes de cadeaux (si option) : Analyse des listes de cadeaux (basé sur les dates d évènements et non des dates de créations des listes) Mis de côté : ne prend que les articles «Mis de côté» des listes concernées. A commander : ne prend que les articles «A commander» des listes concernées. Autres : prend tous les articles des listes concernées sans les «Mis de côté» et sans les «A commander» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 63

66 Sélection des expressions de besoins (si option) : Analyse les expressions de besoins provenant des magasins. Selon la date de livraison : date de livraison souhaitée et indiquée sur les expressions de besoins. Selon la date de la demande : date des expressions de besoins. Sélection du mode de calcul de la quantité : En fonction du choix ci-dessus, la colonne «Qté calculée» sur la fenêtre de résultat va être renseignée. - Ne pas valoriser : la quantité calculée n est pas proposée sur la sélection articles. - Suivant les quantités vendues sur la période analysée : quantité sur la période sélectionnée ci-avant. - Suivant les ruptures de stock : on prend le stock théorique les commandes clients + les commandes fournisseurs (en unité pas de prise en compte du par combien) les ventes caisses (issues du flash caisse). Une fois évalué, on vérifie si ce stock disponible a atteint le stock mini. Si oui ce stock disponible est complété pour atteindre le stock maxi (par multiple du «Par Combien»). - Suivant le taux de couverture : Le taux de couverture indique le nombre de jours de consommation auxquels le niveau de stock actuel peut faire face. Il s obtient de la manière suivante : Taux couverture (exprimé en jour): Stock / (Nombre de ventes pendant la période d analyse / Nombre jours de la période d analyse) Quantité calculée dans ce cas : (Nombre de semaines indiqué x 7) x Entier(Taux couverture). (Prise en compte du par combien) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 64

67 Ex : J ai vendu sur le mois d août 77 articles d une référence et j ai un stock à aujourd hui de 7. 7 / (77/31)=2.82 (cela signifie que je peux tenir 2.82 jours avec mon stock actuel) Je demande un nombre de semaine à couvrir de 2. La quantité calculée dans ce cas-là sera de : (2 x 7) x 2 = 28 Pour pouvoir déterminer la «Quantité calculée» en fonction d'un nombre de semaine à couvrir il est nécessaire d'avoir demandé une analyse des ventes sur une période Présentation de la fenêtre de résultat A la suite de la sélection nous obtenons la fenêtre de résultat et de sélection comme présenté ci-après Bloc 1 : Informations sur la ligne article sélectionnée dans le bloc 2. Bloc 2 : Résultat de la sélection avec affichage des ventes selon le découpage souhaité et choix des quantités à commander. Bloc 3 : Informations sur le stock de la ligne sélectionnée dans le bloc 2. Bloc 4 : Permet de préparer la répartition des articles entre les dépôts (affichage en multidépôt). L affichage des colonnes est personnalisable en cliquant sur l icône suivant. Cette icône sert à la fois à afficher un bloc entier ou à afficher un champ dans un bloc. Toutes les colonnes sont filtrables sur la fenêtre de résultat. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 65

68 Par exemple si je veux filtrer sur les articles d un fournisseur je clique sur la colonne «Raison Sociale» et je sélectionne mon fournisseur de cette manière : Si je veux filtrer les articles pour lesquels il y a mot «Pantalon» dans la désignation je filtre de cette manière : Dans le bloc 2 seule la quantité à commander est une zone modifiable. On peut affecter les quantités calculées dans les quantités à commander en faisant un clic droit puis en choisissant «Affecter la quantité calculée». Dans le bloc 4 (répartition entre dépôts) on saisit une seule quantité qui va sortir l article d un dépôt et le rentrer dans l autre. Dans le tableau de répartition on valide les quantités avec la touche «Entrée» du clavier. Dans l exemple ci-dessous on indique que l on sort une quantité de 5 sur le dépôt PRI et on rentre une quantité de 5 sur le dépôt 69. Particularités à savoir : - Seules les lignes du tableau possédant une quantité sont renvoyées dans le projet de réassort. - Les quantités demandées via les expressions de besoin ne sont pas ajoutées à la quantité calculée. C'est à l'utilisateur de majorer ou pas. - Le tableau affiche aussi un champ «Stock disponible» qui lui est calculé selon la fiche société. Ce stock disponible n'est pas le déclencheur de la quantité à réapprovisionner. Il est une information pour l'utilisateur. - La disposition du tableau de réassort est stockée dans le fichier: C:\Users\<Login>\AppData\Roaming\XLSoft\XL Reassort\XLReassortAdmin_config.ini. Ce fichier peut être supprimé pour réinitialisation. A chaque fois que l'on quitte le tableau, les modifications sont enregistrées. - L icône permet de réafficher la fenêtre de résultat et de modifier le résultat. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 66

69 - Le «Stock Après» est le stock après réception sans tenir compte des commandes clients et fournisseurs. (Stock réel et non disponible) Exemples d utilisations Je veux faire une commande fournisseur pour un dépôt Dans ce cas-là nous allons plutôt utiliser la fonction de réassort directement à partir de la commande fournisseur (cf. icône dans la commande fournisseur) Il n y a pas de répartition possible dans ce cas de figure. Si le réassort concerne plusieurs fournisseurs il faut procéder de la manière suivante : Aller dans le menu Stock Projet de réassort. Créer un nouveau projet de réassort. Choisir «Commandes fournisseur + répartition entre les dépôts». Sélectionner les articles concernés. Sélectionner «Tous les fournisseurs». Sélectionner le dépôt en cliquant sur «Un ou plusieurs dépôts» et choisir le dépôt. Dans ce cas il ne sert à rien de cocher l option «Générer les commandes sur le dépôt». Choisir les options d analyse de vente (optionnelle). Sélectionner le mode de calcul de la quantité souhaitée. Appuyer sur terminer. Sur la fenêtre de résultat, faire un clic droit sur la liste pour «Affecter la quantité calculée» en «Qté à commander». Un ajustement manuel est également possible en saisissant directement la quantité souhaitée. Appuyer sur le bouton «Valider» pour insérer les lignes articles avec une quantité dans le projet de réassort. Valider le projet et générer les commandes fournisseurs avec l icône Je veux faire une commande fournisseur pour chacun des dépôts. Dans ce cas on calcule les quantités pour chacun des dépôts. Les commandes fournisseurs sont générées par dépôt. Les réceptions seront faites sur chacun des dépôts. Aller dans le menu Stock Projet de réassort. Créer un nouveau projet de réassort. Choisir «Commandes fournisseur + répartition entre les dépôts». Sélectionner les articles concernés. Sélectionner «Tous les fournisseurs». Sélectionner «Tous les dépôts». Dans ce cas il ne faut pas cocher l option «Générer les commandes sur le dépôt». Choisir les options d analyse de vente (optionnelle). Sélectionner le mode de calcul de la quantité souhaitée. Appuyer sur terminer. Sur la fenêtre de résultat, faire un clic droit sur la liste pour «Affecter la quantité calculée» en «Qté à commander». Un ajustement manuel est également possible en saisissant directement la quantité souhaitée. Appuyer sur le bouton «Valider» pour insérer les lignes articles avec une quantité dans le projet de réassort. Valider le projet et générer les commandes fournisseurs avec l icône. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 67

70 On peut également faire de la répartition dans ce cas de figure. Pour cela on peut saisir des quantités dans le bloc 4 de la fenêtre de résultat. Dans les lignes du projet de réassort, ces articles sont rajoutés et sont typés comme «Interdépôt» au lieu de «Commande fournisseur». Important : Avant de pouvoir générer les transferts inter dépôts à partir du projet de réassort il faudra passer les commandes et attendre que toutes les commandes soient réceptionnées intégralement Je veux faire une commande fournisseur pour l ensemble de mes dépôts. Dans ce cas on calcule les quantités pour chacun des dépôts. Les quantités par articles sont additionnées pour générer les commandes par fournisseurs sur le dépôt principal. Les réceptions seront faites sur le dépôt principal. Aller dans le menu Stock Projet de réassort. Créer un nouveau projet de réassort. Choisir «Commandes fournisseur + répartition entre les dépôts». Sélectionner les articles concernés. Sélectionner «Tous les fournisseurs». Sélectionner «Tous les dépôts». Cocher l option «Générer les commandes sur le dépôt» et choisir le dépôt principal. Choisir les options d analyse de vente (optionnelle). Sélectionner le mode de calcul de la quantité souhaitée. Appuyer sur terminer. Sur la fenêtre de résultat, faire un clic droit sur la liste pour «Affecter la quantité calculée» en «Qté à commander». Un ajustement manuel est également possible en saisissant directement la quantité souhaitée. Appuyer sur le bouton «Valider» pour insérer les lignes articles avec une quantité dans le projet de réassort. Valider le projet et générer les commandes fournisseurs avec l icône. Si j ai choisi d affecter les quantités calculées (par le biais du clic droit) et que j'ai choisi un dépôt particulier de commande alors une répartition automatique est réalisée. Si je n'affecte pas les quantités calculées mais saisi moi-même les quantités à réapprovisionner alors la répartition doit être faite à la main. Dans les lignes du projet de réassort, ces articles sont rajoutés et sont typés comme «Interdépôt» au lieu de «Commande fournisseur». Important : Avant de pouvoir générer les transferts inter dépôts à partir du projet de réassort il faudra passer les commandes et attendre que toutes les commandes soient réceptionnées. Lorsque la marchandise est reçue, elle doit maintenant être transmise aux magasins. Un transfert inter-dépôt va être généré. Il y a 3 manières de le générer : o A partir du projet de réassort lui-même avec l icône de génération des transferts si la répartition a déjà été faite. Cela suppose toutefois au préalable de constater la réception des commandes avec l icône «Suivi des réceptions» correspondante. o Soit on utilise la méthode classique (création d'un transfert inter dépôt) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 68

71 o A partir du projet de réassort on fait une répartition si elle n avait pas été faite. Pour cela on clique sur l icône pour rappeler la fenêtre de résultat, on saisit les répartitions souhaitées et on valide. On appuie ensuite sur l icône de génération des transferts Je veux faire une répartition entre mes dépôts pour des articles que j ai en stock. J'ai de la marchandise en stock, je veux la répartir entre mes magasins. Cela génère soit : o des transferts inter-dépôt dans l Administrateur (Pas de pointage) o des bons de réassorts (uniquement si module XL Réassort) Pour indiquer si on génère des transferts inter-dépôt ou des bons de réassort, la fiche dépôt doit être paramétrée avec l option «Validation des réassorts». Aller dans le menu Stock Projet de réassort. Créer un nouveau projet de réassort. Choisir «Répartition entre les dépôts seulement». Sélectionner les articles concernés. Sélectionner les fournisseurs concernés. Sélectionner «Tous les dépôts» ou une sélection de dépôts. Choisir les options d analyse de vente (optionnelle). Appuyer sur terminer. Sélectionner une ligne article et saisir manuellement dans le bloc 4 les quantités à répartir de la façon suivante : Dans l exemple ci-dessous on indique que l on sort une quantité de 5 sur le dépôt PRI et on rentre une quantité de 5 sur le dépôt 69. Si on essaye de transférer plus qu il n y a de stock sur le dépôt d origine, le message suivant apparait : Appuyer sur le bouton «Valider» pour insérer les lignes articles avec une quantité dans le projet de réassort. Valider le projet et générer les transferts avec l icône Ancien Projet de réassort Cette fonction optionnelle permet d établir une proposition de réassort fournisseur en fonction de plusieurs critères (gestion des stocks mini et maxi, historique des ventes, commandes clients ou liste de cadeaux). On peut générer ensuite à partir du projet de réassort une ou plusieurs commandes fournisseurs ou bien encore des transferts inter-dépôts Choix des critères pour le réassort Aller dans l onglet «Stocks», puis «Projet de réassort». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 69

72 Cliquer sur l icône pour créer un nouveau projet. Description des critères de sélection pour le projet de réassort : Dans l onglet «Articles», indiquer une sélection d articles. (Par défaut, la sélection est positionnée sur tous les articles) Dans l onglet «Fournisseurs et dépôts», indiquer un fournisseur ou une sélection multiple de fournisseurs ainsi que le dépôt sur lequel le réapprovisionnement doit être basé. (Uniquement utilisé dans une configuration multi-magasins) Evaluer les quantités vendues : On indique la période de prise en compte pour évaluer les quantités vendues ainsi que les types de facturations à prendre en compte : - Tickets : tickets de caisse - Factures et BL : pièces saisies sur les caisses ou sur l Administrateur. - Rétrocessions : factures de rétrocession saisies sur l Administrateur. - Cdes : Commandes clients saisies sur les caisses ou sur l Administrateur. L option «Ne retenir que les articles à réapprovisionner» permet de n afficher que les articles concernés. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 70

73 Evaluer les quantités à réapprovisionner : Si on coche cette option, le projet proposera une quantité à réapprovisionner sur chaque article en fonction des critères suivants : - Sélection «Se baser sur les stocks mini/maxi» Si le stock de l article pour le dépôt concerné est inférieur au stock minimum, la quantité à réapprovisionner sera égale à : Stock maxi Stock théorique- Commande fournisseur en cours + Commande client en cours - Sélection «Se baser sur quantités vendues ou commandées» La quantité à réapprovisionner sera basée sur les ventes ou les commandes sur la période définie ci-dessus. - Sélection «utiliser le par combien pour calculer la quantité» La quantité à réapprovisionner sera basée sur un multiple du par combien renseigné dans la fiche article. - Sélection «Evaluer les listes de cadeaux» Indépendamment de la sélection sur le stock mini/maxi ou sur les quantités vendues ou commandées, on peut également demander de rajouter aux quantités à réapprovisionner les articles présents sur les listes de cadeaux. Si on coche «Mis de côté», seuls les articles étant mis de côté dans les listes de cadeaux seront pris en compte. Si on coche «A commander», seuls les articles étant mis à commander dans les listes de cadeaux seront pris en compte. Si on coche «Autres», seuls les articles n étant pas «Mis de côté» ni «A commander» dans les listes de cadeaux seront pris en compte. On peut également demander à réassortir sur des pièces de ventes (sélection à partir d un filtre). Ce choix n est pas compatible avec le réassort sur les stocks mini/maxi ni le réassort sur les quantités vendues ou commandées. Pour finir, il faut cocher l option «Générer les commandes sur le dépôt» puis choisir le dépôt. Appuyer sur le bouton «OK» pour lancer le calcul du projet de réassort. Le traitement peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d articles à traiter. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 71

74 Contrôle du réassort Sur la fenêtre ci-dessus, on peut contrôler les articles proposés par le projet et le valider. Description des colonnes : Qte à commander : quantité proposée en fonction de la sélection effectuée. (Stocks mini/maxi ou mouvements clients + liste de cadeaux) Qte vendue : quantité vendue entre la période définie dans la sélection. Besoins : commande client commande fournisseur + mis de côté sur les listes de cadeaux. Dans une configuration multi-magasins, on peut définir un dépôt de commande différent du dépôt de livraison pour chaque article. En bas de la fenêtre, il y a quatre onglets qui permettent de visualiser directement les informations lorsque l on sélectionne un article sur le corps du projet de réassort. - Onglet «Stock» : raccourci vers les informations stock de la fiche article - Onglet «Historique» : raccourci vers les statistiques et historiques de ventes de l article - Onglet «Fournisseurs» : raccourci vers l onglet «Achat» de la fiche article. - Onglet «Totaux» : permet de visualiser la totalisation du projet de réassort par dépôt, fournisseur, familles et articles. La totalisation par fournisseurs permet de visualiser rapidement les montants des commandes par fournisseurs ainsi que le montant du franco avant la génération des commandes Génération des commandes fournisseurs Lorsque le projet est corrigé par vos soins et validé, il faut cliquer sur l icône de génération des commandes comme indiqué ci-après. Cette manipulation crée la ou les commandes fournisseurs à partir du projet. Un message vous invite à imprimer directement les commandes fournisseurs. Ces commandes sont ensuite accessibles et modifiables dans le menu «Stock», puis «Commande fournisseur» Le projet de réassort passe alors de l état «Evalué» à «Commandé». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 72

75 Description des icônes «Projet de réassort» - Imprime le projet de réassort - Imprime les étiquettes articles - Réévalue les quantités à réapprovisionner (besoins-stock) - Génère les commandes fournisseurs - Annule les commandes générées - Indique au projet que les articles commandés sont reçus - Génère les transferts inter-dépôts - Annule les transferts inter-dépôts générés - Clôture le projet (plus de modifications possibles) - - Accès direct aux commandes et transferts issus du projet Quelques exemples d utilisations 1) Je souhaite réapprovisionner mon magasin par rapport à mes ventes sur une période pour un fournisseur et générer la commande. Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. 2) Je souhaite réapprovisionner le magasin «69» par rapport à ses ventes sur une période et réassortir le magasin par rapport à mon stock principal (configuration multi-magasins). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 73

76 Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer le transfert inter dépôt du dépôt «principal» vers le dépôt «69». Un message d alerte apparait alors, appuyer sur «Oui» pour lancer le transfert inter dépôt dans la limite des stocks du dépôt principal. 3) Je souhaite réapprovisionner mon stock pour honorer mes commandes clients (articles en contremarque). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 74

77 Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. 4) Je souhaite réapprovisionner mon stock pour honorer mes listes de cadeaux (uniquement les articles mis de côtés) pour un fournisseur et j y rajoute mes besoins pour mes commandes clients. Effectuer cette sélection puis valider le projet. Si on souhaite recalculer le projet par rapport au stock disponible, il faut cliquer sur l icône «Réévaluer les besoins». Appuyer ensuite sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. 5) Je souhaite réapprovisionner mon stock par rapport à mes stocks mini et maxi chez un fournisseur. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 75

78 Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer les commandes fournisseurs Commande fournisseur XL Pos 9 Administrateur permet de saisir directement des commandes fournisseurs que l on peut éditer ou envoyer par mail. Différentes méthodes peuvent être utilisées pour saisir une commande fournisseur : Saisie manuelle ou par un terminal de saisie portable Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Commandes fournisseur». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle commande. Indiquer les éléments suivants : - Fournisseur : Indiquer le code du fournisseur ou cliquer sur la liste simple ou étendue afin de rechercher et sélectionner le fournisseur. - Dépôt : indiquer le dépôt concerné par la commande - Date : date de la commande (date du jour par défaut) - Réceptionner le : indiquer une date prévue de réception (laisser à la date du jour si l information n est pas connue) - Position : information non modifiable, permet de connaitre le statut de la commande : o En cours : commande saisie mais non réceptionnée o Reliquat : réception partielle effectuée sur cette commande o Soldée : commande non valorisée - Référence : zone de texte à l usage des utilisateurs XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 76

79 Dans l onglet Corps, il faut ensuite indiquer les articles à commander. Ces articles peuvent être saisis soit : - Par le code - Par la référence fournisseur - Par le code barre 1, 2 ou 3 - Par appel de la liste article (voir ci-dessous) La liste des articles du fournisseur sélectionné s affiche (si celui-ci est référencé comme fournisseur principal dans la fiche article) et on peut effectuer un tri sur le code ou la désignation. Une option permet d afficher les articles même si le fournisseur de la commande est un fournisseur secondaire des articles. - Par déchargement d une saisie avec un terminal de saisie portable Pour un article de type produit, il faut indiquer la quantité commandée, le prix d achat HT (s il varie par rapport à la fiche article), le taux de remise (remise en cascade possible) Pour un article de type modèle, le tableau des déclinaisons s affiche afin d indiquer la quantité, le prix d achat HT ou la remise par déclinaison. Depuis la version lorsqu on saisit un article déjà existant dans la pièce, le message suivant apparait proposant de se positionner sur l article existant. Si on répond non une deuxième ligne sera créée. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 77

80 (4) (3) (2) (1) (5) On peut saisir une quantité(1) à la taille(2), à la couleur(3) ou sur toutes les déclinaisons(4) en sélectionnant les différentes cellules en exemple ci-dessus. En restant appuyé sur la touche «CTRL» du clavier, on peut également sélectionner plusieurs déclinaisons. Important : Il faut impérativement indiquer un ordre de tri(5). Les lots ou les produits assemblés ne sont pas gérés dans les pièces d achats et de stocks. La barre d outils ci-dessous permet d agir sur les lignes de la pièce. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (1) Insérer un nouvel article (2) Supprimer la ligne (3) Valider la ligne (4) Annuler la modification de la ligne (5) Monter la ligne d un cran (6) Descendre la ligne d un cran (7) Accès à la fiche article (8) Insérer une ligne de commentaire (9) Ajouter un sous-total (10) Insérer une remise sur le sous-total (11) Insérer une ligne de séparation (12) Accès aux tableaux des déclinaisons (article de type modèle) En bas de la commande, on peut indiquer également les éléments suivants : - Pourcentage de remise sur l intégralité de la commande - Pourcentage d escompte sur l intégralité de la commande - Le mode de paiement (si une échéance est paramétrée sur le mode paiement, la date d échéance est calculée) Le montant du franco est indiqué dans la commande si le franco est renseigné dans la fiche fournisseur. Si le montant HT de la commande est inférieur au montant du franco, un message d alerte apparait à l enregistrement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 78

81 Le total TPF correspond au montant HT des différentes taxes parafiscales présentes sur les fiches articles du bon de commande. (L écotaxe fait partie des TPF à titre d exemple) Description des icônes «Commandes fournisseur» - Imprimer la commande fournisseur - Imprimer les étiquettes articles de la commande - Pointage de la commande fournisseur - Importer des articles d un portable de saisie portable - Clos une commande en reliquat - Transfert en facture fournisseur sans pointage - Réapprovisionner les articles du fournisseur - Accès direct à la fiche fournisseur - Revalorise la pièce sur la base des modifications de prix d achat des fiches articles Réapprovisionnement automatique Cette fonction permet d afficher au choix, les articles du fournisseur étant en rupture de stock ou tous les articles du fournisseur. Créer une commande fournisseur de la même manière que précédemment puis appuyer sur le bouton «Réapprovisionner» Si on répond «Oui», tous les articles référencés chez le fournisseur apparaitront. Si on répond «Non», seuls les articles considérés en rupture de stock apparaitront. On considère en rupture de stock un article si : - Stock négatif - Stock en dessous du stock mini - Stock disponible négatif XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 79

82 La quantité à commander est calculée de la manière suivante : Si Stock mini < Stock disponible : Alors on réapprovisionne jusqu au Stock maxi Stock disponible, le tout étant arrondi au «Par combien» supérieur. On peut cependant modifier manuellement la quantité à commander. Appuyer ensuite sur le bouton «Valider» pour insérer les articles dans la commande fournisseur. Notes : Stock disponible = Stock Commande client + Commande fournisseur (en fonction des paramètres de la fiche société) Contremarque client La contremarque permet, à partir d une commande client, de générer une ou plusieurs commandes fournisseurs. En appuyant sur le bouton «Réapprovisionner les articles de la pièce» à partir de la commande client, le même tableau que ci-dessus apparait. En appuyant sur la touche «Valider», après avoir éventuellement modifié les quantités, la ou les commandes fournisseurs sont générées. Un message propose d imprimer les commandes immédiatement. La référence de la commande client ainsi que le nom du client apparait dans le champ référence de la commande fournisseur générée Imprimer une commande fournisseur ou envoyer par mail Cliquer sur l icône «Imprimer» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 80

83 La notion de «décolonnage» permet, dans la version textile, d éditer la pièce en affichant les déclinaisons sous forme de tableau. Si aucun décolonnage n est précisé, la pièce s éditera de la manière suivante : Pour envoyer la pièce par mail, il faut appuyer sur le bouton «Aperçu» puis sur l icône décrit ci-dessous : - Imprimer la commande fournisseur - Sauvegarder l aperçu - Envoyer par mail la commande - Générer un fichier pdf - Générer un fichier Microsoft Excel Si l adresse mail est renseignée dans la fiche fournisseur, celle-ci s affichera automatiquement, sinon il faut la saisir dans la zone «Destinataire». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 81

84 Imprimer les étiquettes Se reporter au chapitre «7-5. Etiquettes articles- A partir des pièces» 11.4 Réception d une commande Lorsqu une commande est réceptionnée, il faut transférer la commande fournisseur en bon de réception. Cette opération met à jour les stocks ainsi que le prix unitaire de l article en stock (valeur utilisée pour le calcul de marge). Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Commandes fournisseur». Parmi la liste des commandes en cours ou en reliquat, sélectionner la commande à réceptionner. Cliquer sur l icône «Pointer les réceptions». Lorsque l on pointe une commande, on peut paramétrer par défaut que les quantités commandées soient reprises dans les quantités livrées (Fiche «Société» - Onglet «Options» - Cocher «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en achat»). Si cette option n est pas active, il faut indiquer sur chaque ligne les quantités reçues ou si la réception est conforme à la commande, appuyer sur l icône «Réceptionner toute la commande» indiqué ci-dessous. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 82

85 Des frais d approche peuvent éventuellement être saisis afin d être pris en compte dans le «P.U. Stock». Il suffit de choisir la répartition dans la zone «Répartition des frais» (Manuelle / Qté / Montant / Poids) puis de saisir le montant dans la zone «Frais d approche». Pour une répartition manuelle, saisir le montant sur chaque ligne. Appuyer ensuite sur le bouton «Valider» pour enregistrer la réception. Lorsque la commande est reçue entièrement, celle-ci disparait de la liste des commandes fournisseurs. On retrouvera les bons de réceptions dans l onglet «Stocks» puis «Réceptions». Il est à noter que l on peut également décharger une saisie faite sur un portable de saisie grâce à l icône «Importer des articles». Pour chaque référence saisie, la quantité reçue sera renseignée. Ce mode de fonctionnement nécessite de ne pas cocher l option «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en achat» dans la fiche société. Se reporter au chapitre «7-5. Etiquettes articles- A partir des pièces» pour imprimer les étiquettes à partir du bon de réception. Avec le module optionnel «Multi Codes-barres» il est possible de référencer automatiquement des nouveaux codes-barres aux articles réceptionnés. Dans la fenêtre de pointage, si on saisit un code barre inconnu, la fenêtre suivante apparait permettant d associer le code barre à un article déjà existant. Cette fonction n est pas disponible lors d un import de fichier dans un pointage de commande Réception de plusieurs commandes A partir de la fiche du fournisseur, un bouton permet de lister les commandes en cours et de faire un pointage pour plusieurs commandes. Une liste apparait avec les commandes en cours et en reliquat pour ce fournisseur. Le bouton de multi-sélection est disponible en bas de la liste afin de sélectionner toutes les commandes. Une sélection partielle est également possible en maintenant la touche CTRL du clavier et en cliquant successivement sur les commandes concernées. Cliquer ensuite sur le bouton «Pointer les commandes sélectionnées» en bas de la liste. Une liste apparait avec tous les articles des commandes sélectionnées. On peut visualiser soit toutes les lignes, soit les lignes par commandes en s aidant des filtres en haut de la liste. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 83

86 Il est possible alors : - De saisir la quantité reçue dans la colonne «Qte Pointée» - De pointer toutes les lignes - De dépointer toutes les lignes - D importer un fichier provenant d un terminal de saisie (Onglet global) - D ajouter une nouvelle commande au pointage en cours Sur les onglets des commandes il est possible d abandonner le reliquat. Les lignes des commandes pointées sont alors regroupées au sein d'un même bon de réception avec une ligne de séparation. Le regroupement ne s opère pas lorsque les commandes possèdent des informations de pied différentes. Ex : si deux commandes possèdent une remise de pied ou escompte ou mode de paiement différent, alors deux bons de réception seront produits. Lorsqu il y a des gratuits commandés, on réceptionne d'abord sur les quantités commandées puis s'il en reste, sur les gratuits commandés et enfin le surplus éventuel (quantité réceptionnée > quantité commandées) est réceptionné sur les quantités commandées Gestion des reliquats Lorsqu une commande fournisseur n est pas réceptionnée entièrement, celle-ci est en position «Reliquat». Dans le corps de la commande une colonne «Reliquat» permet d afficher les quantités en reliquat par articles. Deux traitements sont possibles en fonction de la gestion des reliquats du fournisseur : - Le fournisseur gère les reliquats : Lors de la réception du reliquat de commande, il faut pointer les réceptions selon la même procédure que ci-dessus. - Le fournisseur ne gère pas les reliquats : Il faut ouvrir la commande fournisseur en position «Reliquat» puis appuyer sur l icône «Clore la commande». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 84

87 Cette procédure permet d abandonner les lignes en reliquat et de supprimer la commande. L impression d un cadencier des commandes fournisseurs en reliquat est possible en allant dans l onglet «Impressions», «Cadencier» puis «Commande fournisseur». Indiquer sur le premier onglet les sélections de date et/ou la sélection des articles. La notion de rupture permet d afficher un sous-total en fonction du critère choisi. Dans l onglet «Edition», il faut choisir l état «Cadencier des reliquats» Facturation d une réception ou facturation groupée Cette dernière étape dans le cycle des achats est obligatoire lorsque les achats sont transférés vers un logiciel comptable. Cette manipulation permet également de rapprocher les conditions d achats indiquées sur la facture du fournisseur par rapport à votre réception. Cette validation des conditions d achats sert à valoriser de manière précise les stocks Facturation d une réception Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Réceptions». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 85

88 Parmi la liste des réceptions, sélectionner la pièce à facturer. Cliquer sur l icône «Facturer la réception». Il faut modifier ensuite les conditions d achats si il y a des différences entre la facture du fournisseur et la facture issue de la réception. Il arrive fréquemment que des différences de calcul d arrondies interviennent entre les factures du fournisseur et la facture issue de la réception. Pour cela, la méthode la plus simple est de créer un article «ECART» sans TVA que l on inséra dans la facture avec une valeur correspondant à l écart. Les frais de port n étant pas gérés dans l application, il est conseillé également de créer un article «PORT TAXABLE» et «PORT NON TAXABLE». Le port non taxable n est pas soumis à TVA. Ces articles seront ensuite insérés dans la facture pour que le port facturé par les fournisseurs apparaisse Facturation groupée de bons de réception Cette procédure permet de transférer dans une facture fournisseur plusieurs réceptions. Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Facturation des Réceptions». «Réception du :. au» : Prend en compte toutes les réceptions comprises entre ces dates. «A facturer du :. au» : Prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur les réceptions. (Facultatif) Indiquer un fournisseur ou une sélection de fournisseurs. Indiquer le dépôt concerné par les réceptions à facturer. Indiquer le mode de facturation des réceptions à facturer. (se reporter au chapitre «9-1. Créer une fiche fournisseur» pour le mode de facturation) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 86

89 En appuyant sur le bouton «OK», la liste des réceptions correspondant à la sélection apparait. Indiquer une date de facturation identique pour les réceptions en saisissant une date dans la zone «Facturer le :» puis en appuyant sur le bouton «Appliquer». A l aide de l icône «Corbeille», on peut supprimer une réception de la facturation. Cliquer ensuite sur le bouton «Aperçu» afin de visualiser le regroupement des réceptions. Dans l exemple ci-dessous, les deux réceptions (RF et RF ) vont bien être regroupées dans une facture pour un montant de 1 270,56. Regroupement correct XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 87

90 Dans l exemple ci-dessous, les deux réceptions ne sont pas regroupées dans une facture car la date de facturation n est pas identique entre les deux réceptions. Regroupement incorrect Si le regroupement est correct, cliquer sur le bouton «Fermer» puis «Valider». Le traitement s effectue et un message vous invite à imprimer la facture. La facture est ensuite accessible et modifiable dans l onglet «Stocks» puis «Factures». Notes : la facture reste modifiable dès lors que le transfert en comptabilité n a pas été réalisé ou bien que la facture ne fait pas partie d un mois clôturé. Il est à noter que l application ne gère pas la saisie des règlements fournisseurs. 12 GERER LES MOUVEMENTS DE STOCK 12.1 Entrée et Sortie de stock Les entrées et sorties permettent de régulariser le stock. Ces mouvements sont utilisés, par exemple, dans les cas suivants : o Notification de la démarque, casse, perte, utilisation interne (pour les sorties) o Retour SAV fournisseur, échantillon, gratuit (pour les entrées) Sur les pièces d entrées et sorties de stock, on doit renseigner une nature. On peut rajouter d autres natures en se positionnant dans la zone et en saisissant une nouvelle nature. Un message d information validera cette création. La procédure pour saisir une entrée ou une sortie de stock est identique. Nous décrivons cidessous à titre d exemple la saisie d une sortie de stock. Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Sorties de stock». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle sortie. Indiquer le dépôt, la nature ainsi qu une référence. Dans l onglet Corps, il faut ensuite indiquer les articles et les quantités. Les articles sont saisis selon la méthode habituelle (se référer à la saisie d une commande fournisseur) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 88

91 Les mouvements de stocks sont valorisés en fonction de la méthode de valorisation de stock. (par défaut : Prix moyen pondéré d achat) 12.2 Transfert inter dépôts Ce mouvement de stock n est disponible que si l option «Activer la gestion multi-dépôts» est cochée dans l onglet «Paramètres» de la fiche société. Un dépôt supplémentaire devra également être créé. Ce mouvement permet de transférer en une seule saisie des articles d un dépôt source vers un dépôt cible. Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Transferts inter-dépôts». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau transfert. Indiquer le dépôt source (dépôt de départ) et le dépôt cible (dépôt d arrivée) Les articles sont saisis selon la méthode habituelle (se référer à la saisie d une commande fournisseur) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 89

92 L icône permet de revaloriser la pièce de stock. Cette revalorisation peut être nécessaire lorsqu une facture fournisseur n a pas été saisie avant le transfert inter-dépôt. 13 FAIRE UN INVENTAIRE 13.1 A quoi sert un inventaire? Un inventaire permet d effectuer un arrêté de stock (en quantité et en valeur) et de remettre à zéro les articles non comptabilisés. Cette opération peut être faite soit à la fin de votre exercice soit en cours d exercice (inventaire tournant) afin de faire un contrôle de stock (pour un suivi de la démarque essentiellement). Ce document vous sert à valoriser vos stocks pour la fin d exercice Comment est-il valorisé? L inventaire est automatiquement valorisé article par article selon la méthode de valorisation défini sur la fiche article. Si l article n a jamais eu de mouvement, il est alors valorisé au prix d achat du fournisseur principal indiqué dans la fiche article. L utilisateur peut à tout moment modifier une valeur particulière Choix de la date d inventaire Le logiciel obéit à la règle de date suivante: l inventaire à une prise d effet à 00:01 à compter de la date définie sur l inventaire. Illustration via un exemple : Si l inventaire est créé le mercredi 31/12/2008, on considère que les quantités comptées et saisies dans la pièce d inventaire auront une prise d effet à 00h01 le 31/12/2008. Ceci signifie que si le magasin est ouvert le 31/12/2008 et que des ventes sont réalisées, le stock de fin de journée sera : Quantité inventoriées le 31/12/ quantités vendues le 31/12/2008. Note : Il est possible de réaliser le comptage physique le 31/12/2008 de manière à réaliser l arrêté et de créer la pièce d inventaire (pour des raisons d organisation) quelques jours plus tard en date du 31/12/2008. Le logiciel recalculera automatiquement le stock en fonction de la date d inventaire et des quantités saisies. Il est possible de créer plusieurs pièces d inventaires pour une même journée, un contrôle de cohérence évite au logiciel de saisir 2 fois le même article au sein d une même journée et d un même dépôt. Il est également possible de créer un rétro ou post inventaire (à partir de la version 9.6) pour répondre aux problématiques suivantes : o Je fais mon inventaire le 05 janvier mais je souhaite que pour des raisons comptables mon inventaire soit daté du 31/12 avec les quantités que j avais en magasin le 31/12. o Je fais mon inventaire le 20 décembre mais je souhaite que pour des raisons comptables mon inventaire soit daté du 31/12 avec les quantités que j aurais en magasin le 31/12. Cette opération doit être cependant réalisée après le 31/12. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 90

93 Cette opération recalcule les mouvements réalisés entre la date de la pièce d inventaire et la date de rétro ou post inventaire. Une nouvelle pièce est donc créée à la date indiquée lors de l opération Préparation des documents de comptage L application offre plusieurs possibilités pour préparer les documents de comptage, il faut au préalable déterminer si vous faite votre comptage dans l ordre des codes, des fournisseurs, des familles. Nous allons prendre l hypothèse d un inventaire à la famille. Pour un inventaire par fournisseur il faut utiliser la même procédure. Impression d un état de stock : Nous allons imprimer un état du stock à la famille. Nous vous conseillons de lancer une impression famille par famille. Aller dans l onglet «Impressions», «Stocks», Etat des stocks» puis «Etat de stock». Sélectionner la famille désirée, le code dépôt ainsi qu une rupture sur la famille. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 91

94 Préparation d une pièce d inventaire à la famille: Notes : Nous vous conseillons cette dernière formule. L avantage de cette solution est double, elle vous évite de ressaisir les articles code par code, et vous permet de procéder au RAZ. L inventaire est fait en indiquant manuellement la quantité constatée sur un listing papier. Pour éditer ce listing, il faut au préalable créer un nouvel inventaire dans l Administrateur. Pour cela il faut aller dans l onglet «Stocks» puis Inventaire. Cliquer sur l icône pour créer un nouvel inventaire. Indiquer la date d inventaire (date à laquelle vous allez faire le comptage) et le code dépôt (Attention, une fois que l inventaire sera validé, la date ne sera plus modifiable). Indiquer ensuite un libellé (Ex : Inventaire fin d exercice). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 92

95 Pour ajouter les articles d une même famille (même principe pour fournisseur) : Cliquez sur l icône «Ajouter des articles» en bas de votre fenêtre. Sélectionner l onglet correspondant à la famille ou faites un filtre sur les articles désirés. Puis cliquer sur l icône ci-dessous pour insérer tous les articles contenus dans la liste dans l inventaire. Lorsque le traitement d insertion des articles est terminé, on peut trier l inventaire par code, désignation, famille, en choisissant un tri. Note : La colonne «Stock constaté» est renseignée par défaut de la quantité théorique. La mise à zéro des stocks permet de mettre à 0 toutes les quantités, cette opération est pour vous la certitude que seuls les articles que vous aurez comptés et notés seront valorisés. Pour remettre à zéro les stocks, cliquer sur l icône «RAZ» dans le bas de la fenêtre. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 93

96 Pour imprimer le document de comptage cliquer sur l icône. Si vous souhaitez imprimer l état en conservant l ordre de tri sélectionné, il est nécessaire de se déplacer dans l onglet «Rupture» et de sélectionner dans l onglet «Ligne d inventaire» l ordre de tri ci-dessous. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 94

97 Il est temps de procéder au comptage. Attention si vous choisissez cette formule, il est important de ne pas oublier de familles (ou fournisseurs). Reporter manuellement sur le document la quantité comptée dans «Stock C.» et la valeur dans le cas où elle est erronée Saisie des valeurs comptées Lorsque vous avez terminé de relever manuellement les quantités, il faut retourner sur la pièce d inventaire dans XL Pos Administrateur puis modifier les quantités dans la colonne «Constaté». Note : Pour rechercher un article dans votre pièce d inventaire, vous pouvez utiliser la touche F3 ou saisir directement son code, son code barre 1 2 ou 3 ou la référence fournisseur Cas particulier des importations Il est possible d importer dans une pièce d inventaire les quantités saisies avec un terminal de saisie ou dans un fichier texte. Créer un nouvel inventaire à la date et sur le dépôt souhaités puis insérez tous les articles du dossier. Procédez à une remise à zéro. (Ceci permet de mettre à zéro les quantités des articles non comptés pendant la phase d inventaire). Procédez à l import dans votre pièce d inventaire. Sélectionner le fichier à importer XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 95

98 Le format attendu est : Code article (ou code à barres) ; Qté ; Valeur (celui-ci est facultatif, s il est vide XL Pos reprend automatiquement le PU Stock). La procédure d import va ajouter les quantités du fichier dans la zone «Stock constaté». Par défaut l option «Non (Cumuler avec les quantités déjà présentes)» est cochée. Ceci signifie que vous pouvez importer plusieurs fichiers d inventaire différents et que les quantités seront automatiquement cumulées. Il s agit ici du cas le plus fréquemment rencontré. Depuis la version il est possible d indiquer une zone lors du vidage des fichiers. Cette zone correspond à un emplacement physique dans le magasin. Cette valeur est ensuite mémorisée dans la colonne «Zone» sur chacune des lignes articles inventoriées. Il est également possible d importer un ensemble de fichier d import en cliquant sur l icône cidessous. Cliquer sur l icône ci-dessus pour sélectionner le fichier puis appuyer sur «Ajouter». Renouveler l opération pour chacun des fichiers à importer Cas particulier de la saisie sur Terminal Opticon PHL 2700 Merci de consulter la documentation «Inventaire PHL 2700» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 96

99 13.8 Imprimer un inventaire XL Pos propose trois éditions d inventaires à partir de la pièce d inventaire. Etat «Inventaire» : Etat «Inventaire avec écart valorisés» (onglet paramètre pour imprimer uniquement les écarts) : Etat «Inventaire décliné» (avec choix décolonnage en version textile): 13.9 Dépréciation Si vous désirez déprécier votre stock, nous vous conseillons d exporter vers Microsoft Excel vos pièces d inventaire et de procéder manuellement suivant les formules de votre choix. Pour un export vers Microsoft Excel dans la pièce d inventaire faire un clic droit-exporter-tableau Excel: XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 97

100 Pour mettre à jour ces valeurs dans XL Pos ne conserver que les colonnes Code ; Quantité ; nouveau prix unitaire, enregistrer ce document au format CSV et procéder à l importation dans la pièce d inventaire qui vous a servie pour l export, les prix unitaires seront alors remis à jour Cas particulier d un inventaire magasin ouvert Les inventaires de fin d exercices sont le plus souvent réalisés magasin fermé. Dans le cas de comptage partiel en cours de journée, il est important de préciser qu une pièce d inventaire est toujours considérée comme le premier mouvement de la journée. Autrement dit si vous comptez 6 articles en stock à 15h, il faudra ajouter les ventes réalisées avant 15h à la quantité comptée pour enregistrer l inventaire. N oubliez pas d effectuer des sauvegardes avant et après l inventaire et de les archiver. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 98

101 14 GERER VOS VENTES HORS COMPTOIR XL Pos 9 Administrateur permet de gérer une chaine de facturation en dehors de l activité caisse Saisir un devis Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Devis». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau devis. Indiquer les éléments suivants : - Type de client : Compte ou Caisse - Client : Cliquer sur la liste simple ou étendue afin de rechercher et sélectionner le client. (On peut également créer un nouveau client en saisissant le nom du client et en appuyant sur la touche «Entrée». La fiche du client apparait alors pour compléter les coordonnées) - Dépôt : indiquer le dépôt concerné par le devis. - Date : date du devis (date du jour par défaut) - Livrer le : indiquer une date prévue de livraison (laisser à la date du jour si l information n est pas connue) - Vendeur : Indiquer le vendeur. - Référence : zone de texte à l usage des utilisateurs Dans l onglet Corps, il faut ensuite indiquer les articles. Ces articles peuvent être saisis soit : - Par le code - Par la référence fournisseur - Par le code barre 1, 2 ou 3 - Par appel de la liste article (voir ci-dessous) - Par déchargement d une saisie avec un terminal de saisie portable Pour un article de type produit, il faut indiquer la quantité, le prix de vente (s il varie par rapport à la fiche article), le taux de remise (remise en cascade possible) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 99

102 Pour un article de type modèle, le tableau des déclinaisons s affiche afin d indiquer la quantité, le prix ou la remise par déclinaisons. (4) (3) (2) (1) (5) On peut saisir une quantité(1) à la taille(2), à la couleur(3) ou sur toutes les déclinaisons(4) en sélectionnant les différentes cellules en exemple ci-dessus. En restant appuyé sur la touche «CTRL» du clavier, on peut également sélectionner plusieurs déclinaisons. Important : Il faut impérativement indiquer un ordre de tri (5). Pour transférer un devis en commande client, il faut revenir sur le devis puis cliquer sur l icône. Le devis disparait alors de la liste des devis en cours au profit d une commande client. Un devis en cours peut également être repris en caisse (selon la configuration mise en place) pour transférer en commande client et percevoir un acompte. Depuis la version , on peut directement transférer en facture un devis client Saisir une commande Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Commandes». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle commande. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client. Une alerte sur le stock lors de la saisie peut s afficher si vous activez l option correspondante dans l onglet «Options» de la fiche société. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 100

103 Description des icônes «Commande client» - Imprimer la commande client - Imprimer les étiquettes articles de la commande - Pointage de la commande client - Importer des articles d un portable de saisie portable - Clos une commande en reliquat - Transfert en facture client sans pointage - Réapprovisionner les articles de la commande - Recalcul de la marge / Affiche-Masquer la marge - Régler la pièce - Accès direct à la fiche client Enregistrer un règlement sur une commande Contrairement au devis, un règlement partiel ou total peut être ajouté sur la commande client. Cliquer sur l icône «Régler la pièce». Indiquer le moyen de paiement ainsi que le montant dans le cas d un règlement partiel. Dans le cas d un règlement par chèque, on peut indiquer le numéro de chèque Livraison d une commande Une commande peut être transférée totalement ou partiellement en bon de livraison. Cette opération permet d éditer un bon de livraison et de mettre à jour le stock. Cliquer sur l icône «Pointer la commande». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 101

104 Lorsque l on pointe une commande, on peut paramétrer par défaut que les quantités commandées soient reprises dans les quantités livrées (Fiche «Société» - Onglet «Options» - Cocher «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en vente»). Si cette option n est pas active, il faut indiquer sur chaque ligne les quantités reçues ou si la livraison est conforme à la commande, cliquer sur l icône «Livrer toute la commande» indiquée ci-dessous. Appuyer ensuite sur le bouton «Valider» pour enregistrer la livraison. Lorsque la commande est livrée entièrement, celle-ci disparait de la liste des commandes clients. On retrouvera les bons de livraisons dans l onglet «Ventes» puis «Livraisons» Facturation d une commande La génération d un bon de livraison n est pas obligatoire, on peut transférer directement une commande client en facture client. Cliquer sur l icône «Facturer la commande». Sur la fenêtre ci-dessous, il faut confirmer les quantités et valider afin de générer la facture. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 102

105 Une commande en cours peut également être reprise en caisse (selon la configuration mise en place) pour être transférée en facture client et percevoir le règlement Saisir un bon de livraison Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Livraisons». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau bon de livraison. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client Saisir une facture Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Factures». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle facture. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client Saisir un avoir Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Avoirs». Cliquer sur l icône pour créer un nouvel avoir. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 103

106 Les quantités dans une pièce d avoir sont forcément négatives puisque les articles sont ré imputés au stock du dépôt. Pour générer un avoir sur le compte d un client, il faut régler la pièce d avoir par le moyen de règlement «AV Avoir» Facturation des livraisons (facturation fin de mois) Cette procédure permet de lancer une facturation groupée des clients en fonction des livraisons effectuées sur une période. Il est fortement conseillé de faire une sauvegarde avant de lancer le traitement. Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Facturation des livraisons». «Livraison du :. au» : prend en compte toutes les livraisons comprises entre ces dates. «A facturer du :. au» : prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur les livraisons. (facultatif) Indiquer un client ou une sélection de clients. Indiquer le dépôt concerné par les livraisons à facturer. Indiquer le mode de facturation des livraisons à facturer. (se reporter au chapitre «10-1. Créer une fiche client» pour le mode de facturation) En appuyant sur le bouton «OK», la liste des livraisons correspondant à la sélection apparait. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 104

107 Indiquer une date de facturation identique pour les livraisons en saisissant une date dans la zone «Facturer le :» puis en appuyant sur le bouton «Appliquer». A l aide de l icône «Corbeille», on peut supprimer une livraison de la facturation groupée Cliquer ensuite sur le bouton «Aperçu» afin de visualiser le regroupement des livraisons. Regroupement correct Si le regroupement est correct, cliquer sur le bouton «Fermer» puis «Valider». Le traitement s effectue et un message vous invite à imprimer les factures. Les factures sont ensuite accessibles et modifiables dans l onglet «Ventes» puis «Factures». Notes : les factures restent modifiables dès lors que le transfert en comptabilité n a pas été réalisé ou bien que la facture ne fait pas partie d un mois clôturé Règlement des factures Règlement d une facture Cliquer sur l icône «Régler la pièce» directement à partir de la facture client. Indiquer le moyen de paiement ainsi que le montant dans le cas d un règlement partiel. Dans le cas d un règlement par chèque, on peut indiquer le numéro de chèque. On peut également indiquer une banque de remise. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 105

108 Règlement de plusieurs factures avec un règlement Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Règlements». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau règlement. Indiquer le type de client puis choisir le client parmi la liste. Les pièces non soldées du client pour le dépôt sélectionné apparaissent dans la partie basse de la fenêtre. Indiquer le montant du règlement ainsi que le moyen de paiement. Effectuer ensuite un double clic sur les pièces qui sont affectées au règlement. Les pièces sont transférées de la liste des pièces non soldées vers les pièces affectées. En cas d écart entre le règlement et les pièces affectées, une justification peut être indiquée (avance, boni, agios). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 106

109 15 CONSULTATION DES JOURNAUX DE CAISSES Lorsqu une fin de journée est réalisée sur l Administrateur, un journal de caisse est créé. Un journal de caisse correspond à une clôture de caisse, donc on retrouve autant de journaux que de caisses pour chaque journée. Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Journaux de caisse». Seuls les tickets et tickets d avoir sont cumulés dans un journal de caisse. Les pièces commerciales (devis, commandes, BL et factures) ne sont pas regroupées. Vous pouvez consulter les pièces enregistrées lors de la journée de caisse à partir de l icône «liste des pièces» Description des icônes - Imprimer le journal de caisse - Imprimer la clôture de caisse au format A4 - Imprimer la clôture de caisse telle qu elle a été éditée le jour de la clôture - Voir la bande de contrôle (fichier texte) - Imprimer les étiquettes articles du journal - Consulter les pièces rattachées (devis, commande, facture) - Recalcul de la marge 15.2 Consultation et modification d un journal La partie haute de la fenêtre fait apparaitre la date d ouverture et de clôture ainsi que le vendeur ayant ouvert et fermé. Le nom de la caisse ainsi que le dépôt de rattachement apparaissent également. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 107

110 Consultation des différents onglets L onglet «Corps» permet de voir les différents articles vendus, la marge en valeur et pourcentage ainsi que le compteur de visites s il est renseigné au moment de la clôture de caisse. Ce compteur peut être modifié directement dans cet onglet. L onglet «Règlements» permet de voir les différents règlements perçus sur la journée de caisse ainsi qu un récapitulatif en bas de la fenêtre. Notes : pour chaque moyen de paiement, on peut choisir d afficher ou non le détail dans le journal de caisse. Cette option se paramètre en cochant ou non «Cumuler les règlements dans le journal de caisse» dans le menu Fichiers- Paramètres puis Moyens de règlement. L onglet «Statistiques» permet de visualiser la situation du fonds de caisse pour la journée de caisse ainsi qu un récapitulatif sur le nombre de tickets, factures, L onglet «Notes» permet de rajouter une annotation sur la journée de caisse. Lorsqu un symbole jaune apparait sur l onglet, cela signifie qu une note à été mise au moment de la clôture directement en caisse Comment modifier un journal de caisse Lorsqu une erreur de caisse doit être corrigée après la clôture (erreur de référence article, choix du moyen de règlement) on peut modifier le journal si celui-ci ne fait pas partie d un mois clôturé ou si le transfert en comptabilité n est pas réalisé. L écart entre le total des règlements et le chiffre d affaire doit être conservé après les éventuelles modifications effectuées par vos soins. Nous conseillons vivement d indiquer dans l onglet «Notes» la justification de cette modification en cas de contrôle par l administrateur fiscale Rechercher un ticket de caisse Sur chaque journal de caisse, on peut consulter la bande de contrôle correspondant au détail de toutes les opérations effectuées en caisse. Pour rechercher un ticket de caisse, il faut cliquer sur l icône «Voir la bande de contrôle». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 108

111 Appuyer sur la touche «CTRL» du clavier et la touche «F» puis indiquer le numéro de ticket Consulter les pièces rattachées En cliquant sur l icône «Liste des pièces» une liste donne l accès aux pièces commerciales saisies sur la caisse. On entend par pièce commerciale, un devis, une commande, un bon de livraison, une facture ou un avoir client. Un double clic permet d accéder directement à la pièce à partir de cette liste. 16 GESTION DES ESPECES ET REMISE EN BANQUE XL Pos 9-Administrateur permet d éditer des bordereaux de remises en banque pour les espèces et les chèques bancaires et les moyens de type «Autres» Remise de chèques Les remises de chèques sont accessibles à partir de l onglet «Ventes» puis «Remises en banque». La gestion des remises de chèque peut être réalisée manuellement ou automatiquement suivant le choix noté dans les préférences des profils de caisse. Si vous avez choisi une gestion automatique, au moment de la remontée des caisses (opération fin de journée) l Administrateur crée automatiquement une remise pour la banque par défaut dans laquelle seront insérés tous les chèques du jour. Il vous suffira alors d imprimer le document et de procéder à la remise. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 109

112 Si vous optez pour une remise manuelle, vous devez pour chaque remise, créer une pièce de remise de chèque. L écran se décompose en deux parties. Chèques affectés à la remise : ce sont les chèques inclus dans la remise en banque Chèques à remettre : c est la liste des chèques non remis. Pour faire entrer de nouveaux chèques dans la remise, il vous suffit de cliquer deux fois sur la ligne désirée ou d utiliser la flèche verte. Pour retirer un chèque d une remise, faire l opération inverse. Si vous utilisez la fonction chèque différé à l encaissement, vous devez ajouter les colonnes date de remise et remise différée afin d identifier à quelle date le chèque doit être remis en banque. Pour votre remise, procéder à l impression du document de remise. Il est à noter que la présentation de ce document est personnalisable Remise d espèces Les remises d espèces sont accessibles à partir de l onglet «Ventes» puis «Remises d espèces». Il faut créer une nouvelle remise en indiquant la banque et le dépôt. Indiquer ensuite le détail de votre remise en banque en indiquant le nombre de billets et de pièces. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 110

113 Pour votre remise, procéder à l impression du document de remise. Il est à noter que la présentation de ce document est personnalisable Remise des autres moyens de paiements Les moyens de règlement de type «Autres» peuvent être remis en banque. Il faut au préalable cocher la case sur le moyen : «Soumis à remise en banque». Ceci permet par exemple de réaliser une remise pour les moyens de règlements en Chèques cadeaux, par exemple les chèques CADHOC. Lors de la saisie de la remise en banque il faut donc sélectionner «Autres» au lieu de «Chèques». Tous les règlements de type «Autres» apparaissent alors dans la partie «Règlements à remettre en banque». La gestion des remises en banque peut être réalisée automatiquement suivant le choix noté dans les préférences des profils de caisse. Si vous avez choisi une gestion automatique, au moment de la remontée des caisses (opération fin de journée) l Administrateur crée automatiquement une remise pour la banque par défaut dans laquelle seront insérés tous les règlements de type «Autres». Il vous suffira alors d imprimer le document et de procéder à la remise Mouvement d espèces Par mouvement d espèces on entend les apports, retraits et dépenses. Ces trois opérations effectuées en caisse sont ensuite consultables dans l Administrateur. Apport d espèce en cours de journée (montant retiré du coffre à destination de la caisse). Sortie d espèce (dépenses effectuées sur le fond de caisse avec justification). Retrait d espèce (montant retiré en cours ou fin de journée à destination du coffre). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 111

114 17 CONSULTATION DES HISTORIQUES ET STATISTIQUES L onglet «Activité» regroupe l accès aux historiques et aux statistiques. Ces deux éléments permettent de visualiser ou d imprimer certaines informations liées aux chiffres d affaires. La différence entre les deux éléments porte sur la possibilité d imprimer uniquement les statistiques ainsi qu une présentation différente. En effet, les historiques permettent de visualiser les chiffres mensuellement alors que les statistiques permettent un affichage au mois, à la semaine ou au jour de la semaine (tous les lundis, mardis,...) Les historiques permettent également d avoir une comparaison des chiffres par rapport à l année précédente. A titre d exemple, nous allons consulter les historiques et statistiques portant sur les caisses Consultation des historiques Sélectionner une caisse ou toutes les caisses ainsi que l année. Lors d un changement de sélection, cliquer sur la calculatrice pour rafraichir les données. L onglet «Evolution» permet de comparer les chiffres par rapport à l année précédente. L onglet «Plages horaires» permet de visualiser les chiffres par tranches horaires. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 112

115 Enfin, un graphique permet de visualiser l évolution du chiffre mois par mois. Il faut choisir les types de pièces en cliquant sur les icones. Notes : Pour l historique par période, il faut définir une période que vous souhaitez analyser. Cet historique n est pas rétroactif, donc l historique sera renseigné lors des prochaines ventes effectuées sur la période Consultation des statistiques Sélectionner une caisse ou toutes les caisses, le mode d affichage ainsi que le mois de début. Lors d un changement de sélection, cliquer sur la calculatrice pour rafraichir les données. - Imprimer la statistique - Recalculer en fonction de la sélection - Affichage en HT - Afficher le détail - N affiche que les sous-totaux XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 113

116 L onglet «Plages horaires» permet de visualiser les chiffres par tranches horaires. Enfin, un graphique permet de visualiser l évolution du chiffre en fonction du mode d affichage. Il faut choisir les types de pièces en cliquant sur les icones. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 114

117 17.3 Visualisation du «Flash Caisse» Dans l onglet «Activité», l icône «Flash caisse» permet de visualiser les encaissements effectués en cours de journée sur la ou les caisses. Cette fonction nécessite de paramétrer l accès distant entre les caisses et l Administrateur. (Se reporter au chapitre «Mettre en place l accès distant» dans la notice technique). 18 UTILISER L ONGLET «IMPRESSIONS» 18.1 Présentation d une fenêtre d édition - Aperçu avant impression - Imprimer sans aperçu - Exporter vers un fichier ascii (paramétrage nécessaire) - Choisir l imprimante - Modifier l état avec XL Printer - Charger une configuration sauvegardée - Sauver une configuration - Supprimer une configuration - Non actif - Fermer la fenêtre Une fenêtre d édition est composée d un onglet «Données» qui permet de faire une sélection sur les données à imprimer. L onglet «Edition» sert à définir l imprimante sur laquelle on souhaite imprimer, l état ainsi que le nombre de copies. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 115

118 Pour une édition, on peut avoir plusieurs états différents. Par exemple, l édition «Etat des ventes par articles» peut être édité, entre autres, avec l état «Etat des ventes mensuelles par articles» ou bien encore «Etat des ventes comparatif par articles». L onglet «Ruptures» permet de modifier le tri selon les états et de masquer certains éléments de l état. Par exemple, sur l édition «Liste des pièces» avec l état «Liste des pièces avec TVA» on ne souhaite pas imprimer le détail, donc il faut décocher la rupture «Détail-Corps». Exemple en laissant le détail : Exemple en masquant le détail : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 116

119 18.2 Comment éditer mon chiffre d affaires sur une période Aller dans l onglet «Impressions» puis cliquer sur «Liste des pièces». On obtient le résultat suivant. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 117

120 18.3 Comment connaitre ma TVA à déclarer sur une période La même édition peut être éditée avec l état «Liste des pièces avec TVA». On retrouve également sur cette édition le récapitulatif des TPF facturées aux clients L impression des données L impression des données permet d imprimer une liste d article en fonction d une sélection, des étiquettes articles, une liste de client, des étiquettes clients, de faire un mailing client ou d imprimer les articles non mouvementés Particularités «Etat de synthèses client» Dans l édition de la liste des clients, on peut choisir l état «Etat des avances, avoirs et crédits» ou «Etat des points fidélités». Ces deux états peuvent vous être demandés lors de votre bilan. Attention, les soldes sont ceux au moment de l édition. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 118

121 Particularités «Articles non mouvementés» Les articles non mouvementés peuvent aider pour établir une campagne de solde ou une promotion. Le principe de cette édition est de repérer les articles n ayant pas mouvement d achat, de stock ou de vente dans une période donnée Mailings Cette fonction permet d éditer un courrier, des étiquettes ou bien de générer un fichier texte. - Aperçu avant impression du courrier - Impression sans aperçu du courrier - Ouvre l écran d impression des étiquettes - Génère le fichier texte (ASCII) - Accès à la configuration de l imprimante - Modifier l état avec XL Printer - Charger une configuration sauvegardée - Sauver une configuration - Supprimer une configuration - Visualise le résultat de la sélection - Ajoute le résultat de la sélection - Non actif - Fermer la fenêtre Cette fenêtre permet de faire une sélection de client en fonction des critères suivants : - Tous les clients / Clients en compte / Clients caisse - Sélection d un filtre client (par défaut : Tous) - Options : o Dernier passage : indiquer l intervalle de date de dernier passage du client (champ implémenté par la saisie d un ticket ou d une facture pour le compte d un client) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 119

122 o o o Client créé du : indiquer l intervalle de date de création des clients Anniversaire du : Indiquer l intervalle de jour et de mois. L année doit être saisie mais n est pas prise en compte. Adresse / Numéro de mobile / Carte de fidélité : Les critères renseignés sont cumulatifs ; ils doivent tous être satisfaits pour que le client soit pris en compte (ex. : si je coche adresse et N de mobile, seul les clients ayant un mail ET un N mobile seront retenus). - Ventes du : Permet de sélectionner les clients (retenus précédemment) qui ont eu des ventes dans la période que l on sélectionne. Le choix d un dépôt restreint la sélection sur les ventes du dépôt. - Articles : Permet de sélectionner les clients (retenus précédemment) qui ont eu des ventes sur la période indiqué ci-dessus ET ayant acheté le ou les produits sélectionnés. (Sélection à faire en fonction d un filtre ou des critères de la fiche article) Le bouton «Ajouter clients» permet d afficher dans une liste la sélection des clients en fonction des critères indiqués précédemment. En fermant cette liste, nous avons la possibilité de rajouter d autres clients à la sélection initiale. La question ci-dessous est alors proposée : SI l on répond «Non» : la sélection initiale sera supprimée au profit de la nouvelle sélection. Si l on répond «Oui» : la sélection initiale sera complétée. Le bouton «Voir sélection» permet de rappeler la sélection effectuée précédemment. Attention, lorsque l on quitte la fenêtre de sélection des clients, la sélection n est pas mémorisée. A partir de la fenêtre «Liste des clients retenus», on peut effectuer les traitements suivants : - Impression d un mailing (le texte doit être saisi au préalable dans l onglet «Texte» de la fenêtre «Mailing clients». L appui du bouton Aperçu ou imprimer permet de visualiser ou d imprimer directement ce mailing. - Impression d étiquettes clients (étiquettes adresses par exemple) - Exporter un fichier texte (séparateur point-virgule) Les champs à exporter sont paramétrables en cliquant sur le bouton «Ajouter clients» ; il suffit d afficher les colonnes voulues et cliquer sur le bouton «Exporter». Particularités à savoir sur la fenêtre «Liste des clients retenus» : - L affichage des colonnes peut être personnalisé en effectuant un clic droit sur les entêtes de colonnes et en sélectionnant le ou les éléments voulus. - La majorité des colonnes peuvent être triées. - On peut effectuer des filtres pour restreinte la sélection (ex : je ne souhaite que les clients ayant fait plus de 1000 euros de CA) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 120

123 - Sur chacun des clients on peut décocher la colonne «Envoyer» afin de le désélectionner. - Si on souhaite supprimer certains clients de cette liste, il faut décocher «Envoyer» sur les clients concernés puis appuyer sur la corbeille en bas de l écran. - On peut avoir le CA du client sur la période de vente que l on a sélectionné (si date indiqué sur «Ventes du :») ou le CA total du client. - On peut avoir le nombre de passage par client sur la période de vente que l on a sélectionné (si date indiqué sur «Ventes du :») ou le nombre de passage total Etats des Ventes Des éditions de ventes sont disponibles pour les articles, les familles, les clients, les vendeurs, les dépôts. Pour chacune de ces éditions, plusieurs états sont disponibles (présentation détaillée avec marge ou sans marge, récapitulatif mensuel, comparatif n / n-1) La notion de décolonnage (version textile) Sur certains états en version textile, on peut définir un décolonnage qui permet d afficher par exemple les ventes par taille et par couleur pour un modèle. Si je choisis l état «Etat des ventes articles déclinés» on peut choisir une présentation de ce type : Pour obtenir ce résultat, il faut faire le paramétrage suivant dans l onglet «Données» de la fenêtre d édition : Les états comparatifs n / n-1 On peut imprimer également un état comparatif des ventes entre une période et la même période sur l année précédente. Pour cela, il faut choisir l état «Etat comparatif des ventes articles» dans l onglet «Edition». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 121

124 18.6 Palmarès L impression des palmarès permet d imprimer les meilleures ventes par article, par famille, par client, par dépôt ou par vendeur. Dans l onglet «Options», on peut indiquer si on souhaite imprimer le détail du palmarès (affiche le détail des lignes de vente), si on ne veut que les «n» meilleurs ventes, si on souhaite trier par quantité, CA ou marge. En choisissant l état «Palmarès» on peut obtenir le résultat suivant : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 122

125 18.7 Cumul journalier des ventes caisses Cette édition permet d afficher un récapitulatif des chiffres liés uniquement aux opérations effectuées sur les caisses Remises de chèques différés Cette édition permet d éditer et de générer les remises de chèques concernant les chèques différés à l encaissement. Si on coche la case «Générer les remises de chèques», les remises seront générées lors de l édition Détail des mouvements clients Cette édition permet d éditer un détail des ventes par client en fonction d une sélection d articles et d une période. Par exemple, nous souhaitons imprimer un listing des clients ayant acheté des bermudas. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 123

126 18.10 Relevés de factures et impayés Le relevé de facture est accessible à partir du menu «Relevés» puis «Relevés de facture». Il faut indiquer une période, choisir le type de client puis choisir le client parmi la liste. Le relevé d impayés et l état des impayés sont accessibles à partir du même menu. Il faut indiquer une période ainsi qu une date d arrêté. L état d impayé est un listing à usage interne alors que le relevé permet d envoyer aux clients une lettre de relance Etats des achats Les éléments décris pour les états des ventes peuvent être appliqués pour les états des achats par articles, familles, fournisseurs, dépôts Etats des stocks Des états de stocks sont disponibles pour les articles. Dans l onglet «Données», il faut indiquer une sélection d articles, un dépôt, une date d arrêté ainsi que la possibilité d imprimer les articles ayant un stock positif, nul ou négatif. La date d arrêté permet d éditer un stock à une date antérieur. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 124

127 Dans la version textile de XL Pos 9 Administrateur, il est également possible de définir un décolonnage. (Ci-dessous on utilise un décolonnage par taille en utilisant l état «Etat de stock décliné valorisé») Mouvement de stock Cette édition permet de retracer pour un article ou un ensemble d article, l ensemble des mouvements sur une période. Cliquer sur l icône ci-dessous puis indiquer la période et la sélection d article. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 125

128 18.14 Cadenciers Les cadenciers permettent d éditer une liste des commandes clients ou fournisseurs en fonction de plusieurs critères et tris. Par exemple, nous souhaitons imprimer les articles en commandes clients regroupés par fournisseur et par date de livraison. Aller dans l onglet «Impressions», Cadenciers puis Commandes client Divers - Rappel d une impression sauvegardée sur le disque. - Rappel de la dernière impression - Lancer le générateur d état - Permet d imprimer des états particuliers conçus à partir du générateur d état. - N affiche que les sous-totaux 19 GERER LES VENDEURS 19.1 Profils de vendeurs Un profil permet de déterminer des droits d accès à un groupe de vendeurs. Par défaut un profil «Responsable» est créé avec un accès complet aux fonctions de la caisse. Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Profils de vendeur». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 126

129 On peut créer un profil de vendeur auquel on rattache plusieurs vendeurs ou créer un profil par vendeur. La duplication des profils vous aide dans ce paramétrage. Pour dupliquer un profil il faut se positionner sur le profil puis cliquer sur «Dupliquer» dans le menu «Outils». Indiquer ensuite le code et libellé du profil. On peut également indiquer pour un profil un mot de passe en cliquant sur l icône. Chaque fonction accessible en caisse peut être autorisée ou non pour le profil. Pour cela, cliquer sur la fonction à gauche de la fenêtre puis cocher «l élément n est pas accessible» pour ne pas autoriser la fonction au profil de vendeur. On peut également interdire la visualisation de certaines informations. Par exemple, sur le profil «Valérie», le gérant du magasin ne souhaite pas qu elle ait accès au prix d achat dans une liste article. Pour cela, il faut aller dans le menu «Accès aux données», «Articles» puis décocher les éléments à ne pas afficher. On peut indiquer également un taux de remise saisie maximum autorisé pour les vendeurs rattachés à ce profil de vendeur. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 127

130 19.2 Les vendeurs Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Vendeurs». Il faut indiquer un code ainsi qu un nom. Il faut également obligatoirement renseigner un profil de vendeur. Le dépôt de rattachement doit être renseigné si on souhaite que le vendeur n apparaisse que sur les caisses rattachées au dépôt. On peut imprimer une étiquette permettant de faire apparaitre un code barre pour une identification automatique en caisse. Pour cela, il faut cliquer sur l icône. Notes : la recodification et la fusion est également possible sur les vendeurs. Ces opérations sont utilisées lorsque l on souhaite modifier un vendeur sur lequel des opérations ont été effectuées. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 128

131 20 GERER LES DROITS D ACCES A l ADMINISTRATEUR. De la même manière que pour les profils de vendeurs, on peut gérer des droits d accès à XL Pos 9 Administrateur. Par défaut, un droit d accès «Responsable» est créé avec un accès complet aux fonctions de l Administrateur. Il est important de noter que les utilisateurs de l Administrateur et les vendeurs n ont aucun lien. Pour créer un nouveau profil d accès, il faut passer par l onglet «Dossiers», puis cliquer sur l icône ci-dessous. Indiquer ensuite le code profil et le libellé du profil. On peut indiquer un mot de passe en cliquant sur l icône. Pour chaque élément accessible dans l Administrateur, on peut gérer les droits d accès suivants : On peut également interdire l accès à certains onglets dans une fiche en cliquant sur l onglet et en sélectionnant «l élément n est pas accessible». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 129

132 Pour dupliquer un profil d accès il faut se positionner sur le profil puis cliquer sur «Dupliquer» dans le menu «Outils». On peut également interdire la visualisation de certaines informations. Par exemple, sur le profil «Vendeur», le gérant du magasin ne souhaite pas que la marge sur les commandes clients apparaisse. Pour cela, il faut aller dans le menu «Accès aux données», «Pièces» puis décocher les éléments liés à la marge. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 130

133 21 UTILISER LE MENU UTILITAIRES 21.1 Sauvegarde / Restitution Un outil de sauvegarde est intégré à XL Pos 9 Administrateur. La sauvegarde est essentielle et même incontournable. Pour qu elles soient efficaces, les sauvegardes doivent être faites quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement. Elles doivent être archivées sur un support différent du poste de travail (clé USB, disque dur externe, site ftp) et être stockées à l extérieur du point de vente. Pour faire une sauvegarde, il faut aller dans l onglet «Dossiers» puis «Sauver». Etape 1 / Indiquer l emplacement de la sauvegarde ainsi que le nom du fichier généré. Nous vous conseillons vivement de cocher l option «Horodater la sauvegarde» qui permet de générer un fichier de sauvegarde par jour. (Bien veiller à l espace disque restant sur votre support de sauvegarde) On peut également indiquer un chemin pointant vers un serveur ftp pour externaliser la sauvegarde. Le chemin à indiquer est de la forme suivante : ftp:// [Nom Utilisateur] :[Mot de passe]@[adresse du site ftp]/[nom du fichier.zip] Etape 2 / Indiquer le type de sauvegarde : L option «Compacter les données au maximum» permet de faire une sauvegarde sans les index. A la restitution, une reconstruction des index sera nécessaire. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 131

134 Etape 3 / Indiquer le type de mot de passe à appliquer au fichier de sauvegarde : Etape 4 / Indiquer les options de sauvegarde : Etape 5 / Démarrer la sauvegarde : Un message informe en fin de traitement du bon déroulement de la sauvegarde. La restitution d une sauvegarde s effectue en allant dans l onglet «Dossiers» puis «Restituer». Il faut indiquer l emplacement et le nom du fichier de sauvegarde que l on souhaite restituer et indiquer le mot de passe si le fichier en possède un. Un message informe en fin de traitement du bon déroulement de la restitution Import et export de données Cf. Notice d installation Sous-menu Utilitaires Supprimer Cette procédure permet de supprimer du dossier tous les mouvements effectués (achat, vente et stock). Un mot de passe est nécessaire pour effectuer cette opération. Ce mot de passe ne sera délivré que par les services de la société XL Soft. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 132

135 Recodifier XL Pos 9 - Administrateur permet de faire des recodifications puissantes des codes articles, des clients en compte, des fournisseurs ou des vendeurs. Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Pour lancer le traitement, il faut aller dans l onglet «Dossiers», «Utilitaires» puis «Recodifier». Ci-dessous on recode tous les articles commençant par CSR pour qu ils commencent par CUI. Recoder CSR* en CUI* puis appuyer sur «Ajouter» Le résultat est le suivant : Il est possible également de préparer un fichier de recodification. La structure est la suivante. Les codes sont entourés de guillemets et on sépare le nouveau code avec un point-virgule. Exemple : A1 ; A100 A3 ; A300 Appuyer sur «Suivant» puis «Terminer» pour lancer le traitement. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 133

136 Fusionner Ce module permet de fusionner des fiches articles, clients, vendeurs ou fournisseurs quand ces derniers ont été créés en double. Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Les critères de sélection sont identiques à la recodification. Ci-dessous on fusionne tous les articles commençant par CSR avec l article «INCONNU». Fusionner CSR* en INCONNU puis appuyer sur «Ajouter» Le résultat est le suivant : Il est possible également de préparer un fichier de recodification. La structure est la suivante. Les codes sont entourés de guillemets et on sépare le nouveau code avec un point-virgule. Exemple : CSR-1000 ; INCONNU CSR-2000 ; INCONNU Appuyer sur «Suivant» puis «Terminer» pour lancer le traitement. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 134

137 Purger les articles Ce module permet de supprimer du dossier tous les articles inutiles n ayant pas eu de mouvements. Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Effectuer une sélection des articles à supprimer selon les critères énoncés ci-dessus et éventuellement une date dans le champ «Créés avant». Cette zone permet de filtrer uniquement sur les articles qui ont été créés avant cette date. Options de purge : Par défaut, les articles ayant eu des mouvements ne seront pas purgés. Les articles n ayant pas eu de mouvements mais faisant partis d un inventaire avec une quantité à 0 seront purgés. Purger aussi les articles dont on ne gère pas le stock : si on coche cette option, les articles n ayant pas l option «Stocké» de cochée dans la fiche seront également purgés. Conserver les articles ayant un code barre : si on coche cette option les articles ayant un code barre ne seront pas purgés. Traiter les modèles en bloc : si on coche cette option les déclinaisons ne seront supprimées que si tout le modèle est supprimé. Supprimer les modèles s il ne leur reste plus de déclinaisons : si on coche cette option les modèles seront supprimés dès lors qu ils n ont plus de déclinaisons de rattachées. Appuyer ensuite sur le bouton «Suivant», indiquer un nom de fichier pour le rapport puis lancer le traitement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 135

138 Une liste préparatoire contenant les articles à purger s affiche. Tous les articles sont marqués comme étant à purger. Si on souhaite ne pas purger certains articles, il faut décocher l option «Purger». En appuyant sur le bouton «Ok», le traitement de purge s effectue. Il est faut procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure Purger les déclinaisons Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Ce module permet de supprimer des déclinaisons articles en fonction des critères suivants : Options de purge : Par défaut, les déclinaisons ayant eu des mouvements ne seront pas purgés. Contrôler l absence de codes à barres : si on coche cette option, les déclinaisons ayant un code barre d affecté ne seront pas purgées. Contrôler l absence de prix d achat : si on coche cette option, les déclinaisons ayant un prix d achat d affecté ne seront pas purgées. Contrôler l absence d inventaires : si on coche cette option, les déclinaisons faisant parties d une pièce d inventaire ne seront pas purgées. Appuyer ensuite sur le bouton «Suivant», puis «Terminer» pour lancer le traitement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 136

139 En fin de traitement, un compte rendu s affiche. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. 22 GERER LES CARTES DE FIDELITE La solution XL Pos permet la gestion des cartes de fidélité. Il n y a pas de limite en nombre mais une seule carte peut être affectée à un client Paramétrage de la carte Pour créer une carte de fidélité, il faut aller dans l onglet «Fichiers» puis «Cartes de fidélité» Attribution des points On peut définir une date de validité de la carte de fidélité. Si aucune période n est indiquée, la carte aura une validité permanente. Attribuer les points à la ligne (par défaut au ticket) : Si on coche cette option, l attribution des points pourra être différente en fonction des familles ou des articles. Par défaut l attribution des points est faite sur le montant global TTC du ticket ou de la facture. Appliquer un coefficient sur le total pour calculer les points : Si on coche cette option, un coefficient multiplicateur sera appliqué sur le total et non pas un nombre de points. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 137

140 Inclure les articles en promotion dans le calcul des points : Par défaut, les articles en promotion ne seront pas pris en compte pour générer des points. Pour les prendre en compte, l utilisateur doit cocher cette préférence. Inclure les articles en solde dans le calcul des points : Par défaut, les articles en solde ne seront pas pris en compte pour générer des points. Pour les prendre en compte, l utilisateur doit cocher cette préférence. Inclure les articles/tickets avec une remise accordée : Par défaut, les articles/tickets avec une remise ne seront pas pris en compte pour générer des points. Pour les prendre en compte, l utilisateur doit cocher cette préférence. Ne pas tenir compte des points nuls en promotion : Si «Inclure les articles en promotions dans le calcul» est cochée alors on tient compte des points saisis dans la promotion. Si la ligne de la promotion est cochée avec «Points remplacés» alors on affecte au ticket les points saisis. Points positifs ou nul. Si la ligne de la promotion n'est pas cochée avec «Points remplacés» alors on calcule les points selon la règle de calcul de la carte. Dans la promotion la saisie de points dans la ligne coche automatiquement le champ «Points remplacés». Inclure les tarifs privés des clients dans le calcul : Certains articles ou famille d articles peuvent être affectés à un tarif privé. Ces articles ou ces familles ne seront pas pris en compte pour calculer les points si cette option n est pas cochée. On indique ensuite les points (ou le coefficient) par tranche de chiffre d affaires sur le total du ticket, par famille ou à l article. Exemple 1 : Sur le total du ticket, 5% du montant est converti en points de fidélité à partir de 10 euros d achat. Exemple 2 : Quel que soit le montant des achats, le client acquiert 1 point sur sa carte de fidélité. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 138

141 Affectation des gains Après le paramétrage de l attribution des points, on renseigne ce que le client obtient, c est à dire la nature du gain. Ce dernier peut être soit un bonus, soit un chèque cadeau. Le bonus est un moyen de règlement, au même titre que les chèques cadeaux. Le montant du gain est la valeur du bonus ou du chèque cadeau donné par le commerçant dès l obtention suffisant des points Numérotation des cartes de fidélité Cette zone permet de définir le paramétrage des numéros de cartes de fidélité. Ils peuvent être calculés automatiquement par incrémentation. Un radical est nécessaire pour l utilisation et l appel des clients par lecteur (douchette ou scanner code barre, lecteur magnétique). La longueur du numéro est d un maximum de 20 caractères (somme du radical et du numéro de la carte). Les numéros de carte de fidélité sont maintenant générés directement en caisse. Le paramètre à utiliser sur la carte est %TPV. Le code TPV est la valeur du champ référencé sur la fiche «Caisse» (onglet «Numéros»). Note : il faut que la racine soit commune à toutes les caisses pour que la caisse reconnaisse la lecture comme un client et non un article. Ex : FID[%TPV] saisie sur la carte de fidélité va générer un numéro de carte FID + Code saisie dans la fiche caisse. Dans ce cas FID est la racine permettant de détecter que la lecture en caisse est un client. Important : Dans le cas de plusieurs caisses, il faut indiquer un code de numérotation différent par caisse dans l onglet «Numéros» de la caisse. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 139

142 Les opérations sur la carte de fidélité L utilisateur indique le coefficient qui sera appliqué aux points obtenus si la vente a bien eu lieu entre les dates et les tranches horaires paramétrées sur cette zone Affecter une carte de fidélité à un client A partir de XL Pos 9 Caisse A partir de la fiche client, il faut indiquer le type de carte parmi la liste puis indiquer un numéro si vous possédez des cartes pré-numérotées. Laissez le champ numéro à vide si vous souhaitez que la caisse génère automatiquement le numéro A partir de XL Pos 9 - Administrateur A partir de la fiche client, il faut aller dans l onglet «Carte de fidélité» puis indiquer le type de carte parmi la liste. Il faut indiquer un numéro si vous possédez des cartes pré- XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 140

143 numérotées. Laissez le champ numéro à vide si vous souhaitez que l Administrateur génère automatiquement le numéro. La date de fin de validité permet d afficher une alerte en caisse avec le message suivant : Cette alerte n est pas bloquante pour l encaissement, ceci dit les points de fidélités ne seront pas rajoutés sur la carte de fidélité Réaffectation des numéros de cartes Un utilitaire permet de réaffecter un numéro de carte à tous les clients ayant un type de carte de renseigné mais pas de numéros. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 141

144 22.3 Edition des chèques cadeaux L impression des chèques-cadeaux s effectue par l onglet «Impressions», «Fidélité» puis «Chèques-cadeaux». Paramètres : Les chèques cadeaux sont édités en fonction du paramétrage suivant : Calcul automatique du montant en fonction des points acquis sur la fiche du client et du paramétrage de la carte. Calcul du montant en fonction du paramétrage renseigné directement sur cette fenêtre. Options : «Simuler» permet de ne pas retirer les points de la fiche client et d avoir un aperçu des chèques cadeaux. «Retirer les points correspondants sur la carte du client» retirera les points lors de l aperçu ou l impression des chèques cadeaux. On peut indiquer également une date d édition du chèque qui apparaitra sur le chèque cadeau. Cette opération est irréversible, nous vous conseillons fortement de faire une sauvegarde avant de cette opération. Notes : A partir de la fiche client l impression des chèques est également possible. Par défaut, la date de validité du chèque cadeau est d un mois à partir de la date d édition. Cette date peut être modifiée à l aide du générateur d état. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 142

145 22.4 Consultation des points A la création d une fiche client, les zones points et bonus acquis (ou chèque cadeau) sont accessibles. Ce qui permet de reprendre l historique du client. Par la suite ces zones se mettent à jour à la remontée des caisses et ne sont donc plus accessibles à l utilisateur. En outre, à partir de la fiche client, l utilisateur à la possibilité de connaître la liste des articles qui ont bénéficié de points. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 143

146 Il est également possible d imprimer la liste des points et des gains pour un ensemble de client à l aide de l onglet «Impressions», «Fidélité» puis «Listes des gains» ou «Listes des points» Utilisation des gains Les gains (chèques cadeaux ou bonus) sont utilisés en caisse comme mode de paiement pour régler un ticket ou une facture La gestion des cadeaux et carte de fidélité Les promotions peuvent être utilisées pour gérer les «cadeaux» offerts aux clients en échange de points. Dans un premier temps il faut paramétrer la carte de fidélité avec un gain «chèque cadeau» et en incluant les promotions. Dans un deuxième temps, les promotions permettent de lister la liste «boutique». Pour chaque article est affecté en négatif le nombre de points consommés. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 144

147 Ensuite, pour déstocker les points, il faut insérer l article offert dans le ticket de caisse ou la facture client. 23 QUESTIONS / REPONSES 23.1 Pourquoi mes listes sont différentes d un poste à l autre. Dans le chapitre 2, nous avons vu le paramétrage des listes. Ce paramétrage est propre à chaque poste qui accède à l Administrateur. Cela permet d avoir un environnement de travail propre à chaque utilisateur Mon logiciel ne démarre pas. Que faire? Au préalable, il faut vérifier que le processus «XL Pos Admin.exe» n est pas déjà présent dans les processus en cours. Pour cela, il faut faire un clic droit sur la barre de tache Windows puis cliquer sur «Gestionnaire de tache». Sélectionner ensuite le processus «XL Pos Admin.exe» puis cliquer sur «Arrêter le processus» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 145

148 Cliquer ensuite sur le bouton «Terminer le processus». Pour finir, relancer l application XL Pos 9 Administrateur. Si l opération n est pas concluante, il faut démarrer le programme en «mode défaut». Cette fonction est disponible dans le menu situé ci-dessous : Cette opération permet de lancer l application avec les paramètres initiaux, ce qui suppose que le paramétrage des listes et des étiquettes seront perdus. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - UTILISATION Page 146