Manuel du suivi du Décrochage scolaire et SIEI

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1 Manuel du suivi du Décrochage scolaire et SIEI Pour toute demande de renseignement, merci d adresser un courrier à l adresse suivante : dsi. scolarite@ ac- st rasbourg. fr

2 SOMMAIRE 1 PROCESSUS GENERAL DECROCHAGE 1 2 PROGRAMMATION D UNE CAMPAGNE SIEI 3 3 IMPORTER DANS SIECLE LES DIPLOMES D'OCEAN 3 4 CORRECTIONS DE LA LISTE L1 = ECHANGES AVEC LE SIEI JUSQU AU 23/03/ TABLEAUX DE BORD ET SYNTHESE SIEI 4 6 DELEGATION DE RESPONSABILITE 4 7 GESTION DU PERSONNEL MLDS 4 8 DECLENCHER UN SUIVI 4 9 SUIVIS EN COURS 5 10 SUIVIS CLOS 5 11 TABLEAUX DE BORD DE SUIVI DES ELEVES 5 12 CONSULTATION DES SUIVIS 6 13 STATISTIQUES SUR LES SUIVIS 6 14 ASTUCES - MEMENTO : IMPORTANT : Délégation DELEG-CE et délégation de responsabilité Quid des élèves qui ne sont pas réellement décrocheurs? Quid des élèves qui ne sont pas dans la BEE année courante? Comment épurer la liste SIEI? 7

3 1 Processus général Décrochage L'application "Décrochage scolaire" permet de suivre les échanges avec le SIEI et d'effectuer des suivis pour anticiper et gérer le risque de rupture scolaire des élèves. Ce module facilite la coordination de la cellule de veille. Il permet de constituer une équipe de suivi, de synthétiser les différents rendez-vous, l avancée du suivi et de faire partager les informations aux membres identifiés dans le suivi. Trois périodes fortes dans une année scolaire selon les publics A la rentrée scolaire : élèves scolarisés l année précédente et non présents dans la base académique en début d année scolaire ; Au cours de l année : les élèves en risque de décrochage ou décrocheurs ; En fin d année scolaire : les élèves sans affectation, les élèves ayant échoué à un examen. Toutes les documentations sont publiées dans l espace de documentation et consultables sur le lien suivant : 1

4 Décrochage scolaire : Suivi des élèves ECRAN D ACCUEIL DU CHEF D ETABLISSEMENT et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité Ecran d accueil Services académique s IA/rectorat Déclencher un suivi Pour une élève scolarisé Pour une sortie prématurée suivi des élèves Statistiques sur les suivis Constituer l équipe de suivi et nommer le référent du suivi Rôle exclusif du chef établissement : Délégation de responsabilité Accueil du référent du suivi Accueil membre de l équipe de suivi Réaliser, demander un entretien - Valider un entretien -Réaliser un entretien - demander la validation -Saisir les demandes de l élève -Les actions Valider ou refuser la clôture d un suivi Proposer la clôture du suivi Suivis clos Suivis en cours 2

5 2 Programmation d une campagne SIEI Public concerné : Administration SIEI (Rectorat) Le traitement de constitution de la liste des élèves non scolarisés (L1) et de la liste des élèves nouvellement inscrits (L2) est programmé via le menu «Programmation d une campagne SIEI». (Système Interministériel d Echange d Information). Les dates de début de rafraîchissement des listes et d observation nationale sont arrêtées par le ministère. Les listes des élèves non scolarisés (L1) et des élèves nouvellement inscrits (L2) sont consultables par les établissements. Documentation détaillée : voir les fiches 6 et 7. 3 Importer dans SIECLE les diplômes d'ocean Public concerné : Administration SIEI (Rectorat) Transmission de fichiers depuis OCEAN : échanges des diplômes entre OCEAN et SIECLE transmission des résultats d examens au ministère de l agriculture 4 Corrections de la liste L1 = échanges avec le SIEI jusqu au 23/03/2015 Public concerné : Chef d établissement Si des anomalies sont constatées dans la liste L1 qui est consultable sous la rubrique Echanges avec le SIEI, onglet Elèves non scolarisés (L1), il faudra les corriger avant la date annoncée cidessus. Cela peut concerner des élèves : Non scolarisés mais qui le seraient en réalité. Ce sont des élèves qui ont peut-être reçu deux identifiants ou ont fait l objet d une erreur de saisie dans siècle BEE. Que faire : Il faut corriger les anomalies et les rubriques bloquantes dans Siècle-BEE. Sans diplôme dans la dernière formation suivie. Les diplômes n ont pas été pris en compte, soit du fait d un problème lors de l import OCEAN-SIECLE, soit du fait de l absence de gestion de ce diplôme dans OCEAN. Que faire : Il faut corriger les anomalies et les rubriques bloquantes dans Siècle-BEE, fiche de l élève, onglet élève, ajouter le diplôme obtenu dans la rubrique diplômes et attestations. Dans les deux cas, il faut alors saisir ou corriger les données dans les Bases élèves (Siècle BEE). La modification sera prise en compte lors du rafraîchissement suivant qui intervient généralement quotidiennement durant la phase de vérification (paramétrage académique dans le module administrateur-décrochage). Documentation détaillée : voir la fiche 6. 3

6 5 Tableaux de bord et synthèse SIEI Public concerné : IEN-IO, rectorat (CSAIO), DCIO, chefs d établissement et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité, personnels MLDS. Au niveau des tableaux de bord avant/après envoi, les informations de la campagne dite «en cours» sont affichées. Une campagne devient «en cours» dès le premier jour de rafraichissement des listes (date de début du rafraichissement des listes). Ces données sont soumises aux habilitations. Un chef d établissement visualise les données des établissements dont il a la responsabilité tandis que le rectorat visualise les données de toute son académie Documentation détaillée : voir la fiche 8. 6 Délégation de responsabilité Public concerné : chefs d établissement Cette action réservée au chef d'établissement permet de déléguer des responsabilités supplémentaires à certains utilisateurs. Attention : cette fonctionnalité s appuie uniquement sur la liste des utilisateurs disposant déjà d'une délégation via DELEG-CE. Seuls ces utilisateurs pourront donc recevoir des délégations supplémentaires. Les utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité pourront déclencher des suivis et accéder aux statistiques sur les suivis Documentation détaillée : voir la fiche 4. 7 Gestion du personnel MLDS Public concerné : Administration SIEI (Rectorat) Cette fonctionnalité permet de définir une liste de personnel MLDS (Mission de Lutte contre le Décrochage Scolaire, ex MGI) et leur périmètre, c'est à dire les établissements pour lesquels le chef d'établissement peut les ajouter aux équipes de suivi. Documentation détaillée : voir la fiche Déclencher un suivi Public concerné : chefs d établissement et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité. Cette fonctionnalité est accessible depuis le portail ARENA, en cliquant sur le lien «Suivi des élèves» du «Décrochage scolaire». Un suivi peut être déclenché soit pour : Soit pour un élève scolarisé, potentiellement décrocheur Soit pour un élève non scolarisé (décrocheur). Documentation détaillée : voir la fiche 1. 4

7 9 Suivis en cours Public concerné : chefs d établissement et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité, personnels MLDS. Cette fonctionnalité est accessible depuis le portail ARENA, en cliquant sur le lien «Suivi des élèves» du «Décrochage scolaire». Les suivis en cours permettent de gérer l ensemble des suivis actuellement réalisés au niveau des équipes éducatives de l établissement aussi bien pour les élèves scolarisés que pour les sorties prématurées. Depuis la fiche de suivi d un jeune, il est possible de planifier des entretiens et de saisir les comptes rendus, d effectuer le suivi des demandes de l élève, le suivi des actions, et constituer l équipe de suivi. Toute personne de l'établissement appartenant à la branche «Autre», disposant d'une délégation d'accès au module de suivi des élèves (attribuée par le chef d établissement via DELEG-CE) pourra : Faire partie d une équipe de suivi (recherche des membres pour la constitution d'une équipe de suivi) ; Déclencher un suivi et consulter les statistiques sur les suivis, si le chef d établissement lui attribue également une délégation de responsabilité A chaque bascule de la base élève en fin d année scolaire, tout suivi d élève de plus de deux ans est supprimé. Documentation détaillée : voir la fiche Suivis clos Public concerné : chefs d établissement et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité, personnels MLDS. Cette fonctionnalité est accessible depuis le portail ARENA, en cliquant sur le lien «Suivi des élèves» du «Décrochage scolaire». Documentation détaillée : voir la fiche Tableaux de bord de suivi des élèves Public concerné : IEN-IO, rectorat (CSAIO). Il permet de suivre les élèves de plus de 16 ans. Il y a deux entrées possibles pour la sélection : Par établissement : après sélection des critères, le bouton permet d obtenir le résultat qui se présente sous la forme de 3 listes (élèves non scolarisés, suivis en cours et suivis clos). par MLDS : après sélection des critères, le résultat contient 1 liste présentant les actions de la MLDS par établissement. Documentation détaillée : voir la fiche 9. 5

8 12 Consultation des suivis Public concerné : DCIO La consultation des suivis permet de visualiser l ensemble des suivis (en cours ou clos) actuellement réalisés au niveau des équipes éducatives de l établissement aussi bien pour les élèves scolarisés que pour les sorties prématurées. Depuis la fiche individuelle d un jeune, il est possible de visualiser son suivi, ses entretiens, ses demandes. Documentation détaillée : voir la fiche Statistiques sur les suivis Public concerné : DCIO, IEN-IO, rectorat (CSAIO), chefs d établissement, utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité, personnels MLDS. Le menu «Statistiques sur les suivis» met à disposition une série d indicateurs et permet de réaliser les requêtes sur les suivis effectués dans l établissement. Les statistiques sur les suivis sont des statistiques paramétrables, disponibles au format tableur (type Excel). NB : Tous les suivis sont conservés deux ans à la demande de la MOA afin de garder l'historique de tout ce qui a été réalisé. On ne peut pas supprimer les suivis sauf dans un seul cas lié à un déclenchement erroné sur un élève : tant que l'équipe de suivi n'est pas constitué, un bouton "Proposer la clôture du suivi" apparait sur la fiche de cet élève. Documentation détaillée : voir la fiche 5. 6

9 14 Astuces - mémento : 14.1 IMPORTANT : Délégation DELEG-CE et délégation de responsabilité Public concerné : chefs d établissement. 1) Le chef d établissement doit déléguer l accès au module décrochage aux différents acteurs du décrochage 2) Le chef d établissement peut donner une délégation de responsabilité dans l application décrochage. Cela permet de déléguer des responsabilités supplémentaires dans le cadre de la lutte contre le décrochage scolaire pour le module "Suivi des élèves", pour : déclencher des suivis accéder aux statistiques sur les suivis 14.2 Quid des élèves qui ne sont pas réellement décrocheurs? Il arrive qu un élève inscrit dans un CFA privé ne soit pas identifié lors de l échange avec le SIEI. Il n est pas réellement décrocheur et il est possible de rectifier la situation : Ne pas suivre cet élève : cependant il n est pas possible d indiquer le devenir de l élève Déclencher un suivi : commenter et indiquer la réelle situation de l élève qui est en apprentissage, les coordonnées du CFA, date, motif. Clôturer le suivi avec date et type de l arrêt Quid des élèves qui ne sont pas dans la BEE année courante? Elèves de la liste L1 : liste des élèves de plus de 16 ans non scolarisés dans l académie pour le dernier établissement fréquenté pendant plus de 15 jours. Elle recense les élèves candidats à l envoi au SIEI et est mise à jour quotidiennement. Les absents dans la BEE, année courante : Elèves non solarisés car ils n ont pas obtenu d affectation Récurrents, changement d établissement : élèves qui sont créés et ré-immatriculés dans le nouvel établissement dans ce cas l historique n a pas été conservé Comment épurer la liste SIEI? Le chef d établissement dispose d un délai annoncé par le ministère pour prendre connaissance de sa liste de sortants et de nouveaux inscrits avant validation de la liste. : Si des anomalies sont constatées, il peut corriger dans la BEE avant la date annoncée. Cela peut concerner des élèves : repérés comme «non scolarisés» mais qui le seraient en réalité : ils ont peut-être reçu deux identifiants ou ont fait l objet d une erreur de saisie dans siècle BEE 7

10 pour lesquels «les diplômes non pris en compte», soit du fait d un problème lors de l interface OCEAN SIECLE, soit du fait de l absence de gestion de ce diplôme dans OCEAN. Dans les deux cas, il faut alors saisir ou corriger les données dans les Bases élèves (Siècle BEE). La modification sera prise en compte lors du rafraîchissement suivant qui intervient généralement quotidiennement durant la phase de vérification (paramétrage académique dans le module administrateur-décrochage). Quid les élèves hors département, les élèves hors académie? Si des élèves de +16ans ont été inscrits au minimum 15 jours dans un établissement (collège / lycée) d une autre académie et ne sont pas scolarisés au moment du traitement des listes, ils seront traités par cette autre académie. Ces élèves seront retrouvés à la comparaison nationale. Plusieurs situations des retrouvés : autre académie, agriculture, CFA, ML. Une info-bulle donne des informations supplémentaires (nom de l académie dans laquelle l élève a été retrouvé, libellé complet). Remarque : Les élèves suivis par une mission locale sont marqués comme non retrouvés. NB : Merci de nous faire remonter votre retour d expérience pour compléter le mémento au fil du temps. 8