PROCESSUS DE MISE EN PLACE

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1 PROCESSUS DE MISE EN PLACE

2 Mushin et vous, en trois phases Notre équipe Relation Utilisateurs met un point d honneur à vous accompagner lors de l intégration de l application dans votre écosystème et à embarquer votre équipe dans une nouvelle aventure collaborative et digitale. Ce document reprend un processus d intégration de Mushin qui a fait ses preuves chez nos clients actuels. Chez vous ou à distance, nous travaillons main dans la main à la réussite de votre projet collaboratif. La mise en place de Mushin se déroule en trois phases : 1. Préparation du projet Mushin chez vous 2. Premiers pas de Mushin avec vous 3. Le suivi de l activité sur Mushin J-30 J-20 J-15 Jour J Définition des objectifs Construction de votre Mushin Kick-off Mushin Formation à Mushin

3 La préparation du projet «Mushin chez nous» Suite à vos échanges avec notre équipe commerciale, et examen de notre offre, vous nous donnez votre accord pour démarrer la construction de votre projet Mushin. 1. Structurer le projet Mushin 2. Construction de votre Mushin Un premier document de cadrage sera préparé avec votre interlocuteur Mushin. Grâce à cette trame, vous pourrez : Définir les acteurs du projet : porteurs de projets 1, contributeurs et spectateurs Poser vos objectifs à court, moyen et long terme avec notre application Définir les KPIs à suivre pour assurer le pilotage du projet Cette étape clé va vous permettre de poser les bases du projet et ses enjeux pour vous aider à bien communiquer auprès de vos collaborateurs, et ainsi multiplier les chances de réussite de l intégration de Mushin dans votre écosystème et au sein de votre équipe. ( 1 Retrouvez notre fiche «Qu est-ce qu un bon porteur de projet?» en annexe) Mushin vous simplifie la vie A condition de savoir comment structurer votre espace de travail. Pour cette étape, notre équipe vous accompagne pour élaborer une arborescence simple et efficace qui reprend et améliore vos processus actuels. Cette étape nécessite idéalement une rencontre avec notre équipe pour que nous puissions bien comprendre vos modes de fonctionnement actuels. Nous pourrons ensuite plus facilement déterminer les thèmes et dossiers les plus pertinents pour votre business et identifier les collaborateurs à inviter dans chacun d entre eux. - Les porteurs de projets - L équipe Relation Utilisateurs Mushin J-30 J-20

4 Les premiers pas de Mushin avec votre équipe Pour s assurer de la bonne mise en marche du projet Mushin chez vous, il est indispensable de définir un rythme de Comité de Pilotage pour débriefer sur les usages et réfléchir à leur amélioration. 3. Kick-off Mushin 4. Formation des utilisateurs Cette étape nous permet de valider l arborescence mise en place dans Mushin. Nous profitons également de cet échange pour caler une date de formation de votre équipe. A ce stade, nous programmons le suivi de votre équipe (cadrage du projet, formation, conseil sur l onboarding de vos collaborateurs). Nous proposons un accompagnement complet les 4 premiers mois pour garantir un bon démarrage pour tous les utilisateurs. Au terme de cette période, nous pourrons prolonger notre service d accompagnement si besoin. Notre priorité : vous pemettre d atteindre les objectifs fixés dans le document de cadrage initial et constater des résultats positifs rapidement. - Le porteur de projet - L équipe Relation Utilisateurs Mushin J-15 Nous configurons chaque compte avant la formation pour que tous les utilisateurs puissent s approprier leur propre espace de travail. Nous recommandons généralement des formats de 2 heures pour : Présenter Mushin en quelques mots Faire une démonstration des premiers usages fixés Familiariser les utilisateurs avec l outil : nous accordons une importance particulière à la manipulation de l application par votre équipe fraichement formée pour une meilleure adoption Présenter les premiers objectifs et échéances à toute l équipe Répondre à toutes leurs interrogations - L équipe Relation Utilisateurs Mushin - Les porteurs de projets - Les utilisateurs Jour J

5 Un suivi de qualité et un support permanent Mushin s engage à proposer un service personnalisé de qualité. Nous suivons ainsi régulièrement l activité des utilisateurs pour réaliser des reporting détaillés : volumes de créations, usages émergents, repérage des éléments moteurs dans l équipe. La promesse de Mushin? Vous coacher au quotidien dans la transition digitale de votre communication interne. Vous êtes entre de bonnes mains! Bernard Soriano CEO/Co-fondateur Mushin bernard@mymushin.com Adeline Brenne CTO/Co-fondatrice Mushin adeline@mymushin.com Marine Boulet Responsable Relation Utilisateurs marine@mymushin.com Axelle Seifert Chargée Support Utilisateurs axelle@mymushin.com

6 Annexe - Qu est-ce qu un bon porteur de projet? Compétences * Idéalement quelqu un avec de l expérience dans la conduite de projets digitaux dans l entreprise * Capable d avoir une vue d ensemble des métiers de l entreprise * Capable de fédérer une équipe autour d un projet * Capable d animer le projet : programmation d échanges, feedbacks * Capable de fixer des objectifs précis et atteignables * Capable de gérer les motivations et les freins émis par les membres de son équipe Personnalité * Le porteur de projet doit être quelqu un de volontaire et d enthousiaste face au changement * Il doit également être investi au sein de l entreprise (esprit d entreprise, force de propositions) * Il est dynamique et positif, prêt à lever tous les freins pour voir le projet aboutir * Il doit surtout être disponible et avoir du temps à allouer au projet * Il doit être bien intégré dans son équipe. Son rôle de porteur de projet doit être crédible et légitime Profil * Idéalement Manager... *... Mais pas nécessairement. Il peut être un membre moteur de l équipe d utilisateurs * Rarement un profil technicien ou informaticien * Profil chef de projet * Connaissance des interlocuteurs internes pour les lever les freins techniques