Aesculap Service Systems Instacount

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1 Aesculap Service Systems Instacount 1 er choix pour la gestion de l instrumentation Nos solutions Votre succès

2 NOTRE LOGICIEL INSTACOUNT Parc d instruments L instrumentation chirurgicale, les optiques, les systèmes moteurs et bien d autres éléments constituent, en valeur, un investissement de plus en plus lourd pour un hôpital. Un logiciel efficace de gestion des instruments garantit ici une image transparente et une optimisation constante des investissements. Dans le même temps, il est possible de conserver systématiquement une vue d ensemble des coûts, notamment ceux occasionnés par la réparation d instruments, et de procéder à des croisements statistiques. approvisionnement en produits stériles Aujourd'hui, il n est plus envisageable de recourir à des processus complexes de préparation de produits stériles sans une assistance informatique. Ces outils optimisent la qualité et la rentabilité des procédures internes. Outre ces aspects, il convient de tenir compte des réglementations ou exigences légales, qui supposent l existence sans faille d une documentation sur le processus complet. Solution logicielle intégrée Notre nouveau logiciel Instacount répond à ces exigences de maintes façons, et associe la gestion innovante des instruments à un approvisionnement en produits stériles optimisé en fonction des processus. Instacount gère un flux d opérations jusqu aux différents postes de travail. Une orientation pratique Partant de nos nombreuses années d échanges dans le secteur hospitalier, nous avons conçu en association avec des praticiens expérimentés du bloc opératoire, de la stérilisation centrale ainsi qu avec nos entreprises partenaires dispersées dans le monde, le logiciel Instacount pour l adapter totalement aux exigences et aux contraintes quotidiennes du milieu hospitalier. Nous avons ainsi tenu compte de la totalité des expériences. En résumé... Instacount, est un outil de gestion et de traçabilité des Dispositifs Médicaux en plus des processus de stérilisation, mais est également un outil de gestion des stocks et de valorisation financière de la production. Instacount associe la gestion performante et innovante des instruments à un approvisionnement des produits stériles, optimisé en fonction du processus. Instacount gère en temps réel un flux d opérations transmis par réseau jusqu aux différents postes de travail. Quels que soient vos exigences et vos objectifs, à travers la philosophie de notre logiciel, nous avons poursuivi un but unique: proposer aux établissements hospitaliers, indépendamment de leur taille et de leur structure, une solution optimale pour une gestion efficace des DMR, qui tient compte des exigences de demain.

3 ARCHITECTURE Instacount est une solution logicielle intégrée de gestion des instruments, des dispositifs médicaux et des unités de stérilisation. Elle est construite selon une architecture client-serveur et regroupe autour d un noyau Instacount PLUS plusieurs composants couvrant des fonctions spécifiques. Cette conception modulaire en fait un outil à la fois très complet et très souple, s adaptant à chaque organisation depuis le poste de stérilisation départemental jusqu aux plus grandes unités de stérilisation centralisées multi-sites. De plus, ses mécanismes d interfaçage ouverts et puissants permettent une intégration transparente dans l ensemble du système d information hospitalier, faisant d Instacount, la solution idéale de gestion des opérations de stérilisation, et des instruments et dispositifs médicaux.

4 LES COMPOSANTS DE INSTACOUNT INSTACOUNT PLUS Point de départ pour une traçabilité efficace des instruments et pour une gestion optimale des produits stériles. Gestion des sets et des consommables instacount.plus constitue la base d une organisation systématique et efficace des instruments. En répertoriant les articles, les consommables et les sets vous créez les conditions préalables à la transparence du stock d instruments, qui peut à tout moment être interrogé sur une station de travail et faire l objet d une évaluation statistique. Aussi nous mettons à votre disposition des modèles de sets préenregistrés, faciles à utiliser, pour gérer et organiser de manière homogène vos stocks consommables et de sets.

5 Un stock d instruments transparent Avec instacount.plus, nous vous installons les bases articles de plusieurs fabricants renommés, sous la forme d un "catalogue électronique" et ce, gratuitement. L effort de saisie se trouve ainsi réduit au minimum. Une fois le fichier constitué, vous disposez à tout moment de listes d inventaires détaillées de votre parc instruments. Instacount.PLUS vous permet de gérer comme vous l entendez un grand nombre d instruments, avec ou sans numéros de série. C est vous qui décidez quelle partie de votre parc d instruments doit être organisée et contrôlée pièce par pièce. Avec une codification de type UNICOS ou basée sur un autre standard. Quelques points forts de la gestion des consommables et des instruments... Set et consommables avec localisation au sein de votre structure (listes des dispositifs emballés) avec et sans numéro de série Modèles de set de différents types Type de conditionnement pour chaque set Imputation des coûts par set ou article (sur demande, gestion des services demandeur) Définition des différents lieux de stockage des sets Classification des sets personnalisable à volonté Catalogue d articles avec mise à jour Gestion d articles illimitée avec numéros de série Différenciation de différentes catégories d articles (réutilisables ou à usage unique) Répartition des fabricants, fournisseurs, réparateurs Libre choix des méthodes de désinfection et de stérilisation des articles et des sets Quantité illimitée de des éléments multimédias (images, sons, vidéos) pour l ensemble des dispositifs Assistance et gestion des flux en production Le module de base permet l'assistance et l élaboration d une documentation de toutes les étapes du circuit de production de produits stériles. Les notes d'information contribuent très aisément à l'organisation de toutes les étapes du circuit de production de produits stériles. La plupart des fonctions peuvent être activées par le biais du lecteur de code barre. Identification et codage Une identification rapide des compositions au poste de recomposition est une étape supplémentaire dans la mise en place d un flux de production efficace. On peut utiliser au choix des codes barres ou des codes DataMatrix. La sélection manuelle demeure naturellement possible. Après chaque étape de recomposition, chaque composition ou set sera ré-étiqueté. Un codage parfaitement clair de chaque produit stérile est indispensable, notamment pour l élaboration de la documentation propre au patient dans le cadre de la réglementation. Nous préconisons à cet effet des imprimantes étiquettes très performantes. Bien entendu, tous les formats étiquettes nécessaires peuvent être élaborés individuellement sous instacount.plus. Un marquage sans équivoque de chaque produit stérile est indispensable à l élaboration de la documentation propre au patient et ce, dans le cadre d une traçabilité sans faille.

6 Documentation et statistiques Toutes les étapes importantes sont documentées automatiquement, sans supplément de travail. Non seulement les obligations légales sont respectées mais, par la même occasion, l'optimisation d utilisation des différents consommables et sets fait l objet d une saisie statistique. Quelques points forts des fonctions de production... Aide à la recomposition avec identification des produits, consignes de conditionnement, données multimédia,... Sélection du centre d imputation des coûts Impression automatique d étiquettes Edition de bordereau d accompagnement pour les compositions Production de compositions collectives Constitution des lots assistée par code barre Lien avec le stérilisateur même sans interface Contrôle final pour chaque produit stérile Gestion du stock avec indication du lieu et la date de péremption Fonctions d annulation pour sets et lots Traçabilité détaillée de lots et produits stériles Statistiques de production sur les sets et les charges

7 INSTACOUNT.DECON Contrôle d entrée de produits contaminés et leur protocole de traitement. Avec instacount.decon, la saisie en réception des produits contaminés ferme le circuit de l'instrument, entre le bénéficiaire de la prestation et la stérilisation centrale. La lecture des produits peut se faire par code-barres ou DataMatrix Quelle que soit la technologie mise en œuvre, l opérateur reçoit non seulement les indications indispensables à la préparation du dispositif, ou de la composition, mais également toutes les notes de préparations spécifiques à tel instrument et qui doit faire l objet d une préparation particulière (par exemple nettoyage manuel). Ainsi, l'assurance et les protocoles qualités commencent dès la première étape du traitement du dispositif jusqu'à sa réutilisation en composition. instacount.decon gère également l'enchainement des étapes de traitement du dispositif suivant les procédures définies et affecte les priorités. Un service, peut ainsi affecter des consignes de traitement temporaires à effectuer en urgence. C est une étape de plus vers l optimisation des processus qualité. Quelques points forts Saisie des produits contaminés dés leur réception en stérilisation Possibilité de demander à l utilisateur de compter les instruments du set réceptionné Traitement des informations par code-barres ou DataMatrix Consignes relatives à la priorité de traitement et type de lavage Consignes de vigilances particulières à observer pour un dispositif donné Gestion d'urgence, des demandes de sets décentralisées

8 INSTACOUNT.QM Assurance qualité au niveau des instruments, de leur maintenance et de l approvisionnement de produits stériles. instacount.qm est le garant d une gestion qualité optimale pour les instruments et pour la préparation de produits stériles. Le module contribue à l élaboration d un système d assurance qualité optimale grâce à sa documentation et ses procédures archivées et disponibles à tout moment. Outre l élaboration d une documentation sur toutes les étapes en vue de prouver la qualité irréprochable du matériel et de l hygiène, le système archivera par exemple les modifications intervenues dans la constitution des sets. Le suivi de toutes les étapes critiques, le contrôle des paramêtres de stérilisation, la gestion et le suivi des maintenances préventives, minimisent le risque d'erreur et contribuent ainsi à une pérénité dans l'intégrité de vos dispositifs stériles. Quelques points forts Procédures de maintenances pour certains sets, types d articles ou articles avec numéros de série Suivi et enregistrement des protocoles de maintenances avec visualistaion directe au poste de travail Tests standards suivant législation en vigueur et autres tests journaliers de maintenance préventive Contrôle de cohérence des méthodes de stérilisation entre le programme du stérilisateur et le set sélectionné Enregistrement permanent (en tâche de fond) de rapports et de l'activité de production (création ou modification de set, cycle, contrôle,...) Comparaisons multicritères détaillées, de tout dispositif sur des périodes définissables au choix (historique, nombre de cycles,...)

9 INSTACOUNT.ORDER Gestion des commandes, des réparations et des stocks d instruments. Le module complémentaire instacount.order vous fournit les outils pour organiser et contrôler votre parc instruments, vos dispositifs, ainsi que vos réparations. Tous les éléments et l organisation des marchandises sont gérés en fonction des exigences spéciales de réparation de l'hôpital: la totalité du circuit de réparation fait l objet d une saisie. Du retrait d un instrument défectueux d un set, les propositions assistées de commande et de réparation, en passant par la réception et réintroduction dans le set correspondant. La traçabilité garantit la gestion des articles de remplacement, le stock des instruments, mais aussi l historique des réparations d instruments munis de numéros de série (par exemple UNICOS). Les multiples possibilités de statistiques de réparations permettent de ventiler précisément les coûts inhérents à chaque service. Quelques points forts Comptabilisation décentralisée (par sets) ou centralisée des réparations et commandes Indication du lieu de stockage ou du nombre d articles encore disponible (seuil d'alerte) Traitement centralisé des propositions de réparation, de commande, ainsi que leur élaboration Suivi de la réparation (traçabilité) et procédure de relance détaillée Saisie et comptabilisation de toutes les réceptions de marchandises (réparations) avec informations spécifiques. Evaluation statistique par poste, fournisseur, produit, etc. par périodes de comparaison Possibilité de définir librement un grand nombre de lieux de stockage (ex. salle, étagère) Gestion complète des articles de remplacement pour des instruments identiques

10 INSTACOUNT.CONTROL Suivi des coûts d'approvisionnement et de réutilisation des dispositifs. Ce module permet une analyse très précise des coûts engendrés par la production et l approvisionnement de produits stériles selon différents critères. Outre les coûts fixes et variables (frais de préparation), il est possible de définir très précisément le coût d'utilisation et de logistique des produits de consommation courante. Après définition des paramètres, instacount.control prend en charge tous les calculs en tâche de fond sans engendrer de temps supplémentaire. Naturellement, ce composant intègre également de nombreuses possibilités d évolution. Quelques points forts Calcul automatique de certains types de coûts définis lors de la production Répartition flexible et transparente des coûts Détermination des coûts de préparation directement lié au set par une hiérarchie des coûts paramétrés de classification des coûts définition des coûts Définition des coûts des produits d utilisation courante (exemple: étiquettes, plombs, emballage,...) Définition des coûts logistiques et des coûts fixes Préparation par code barre de produits stériles en fonction des conteneurs de transport et des services auxquels on imputera les coûts Edition de bons de livraison par service générateur de coûts Rapports d'activité et statistiques par bénéficiaire de la prestation ou par service générant les coûts

11 INSTACOUNT.PROCESS Ajout de point de contrôle sur le circuit des dispositifs. Quelques points forts Complètement modulable, s adapte à toute les demandes Point de contrôle obligatoire ou non Permet d ajouter des étapes sur le parcours d un DM et ainsi améliorer la précision de la traçabilité d un dispositif

12 INSTACOUNT.OPERATION Traçabilité patient et gestion des instruments au bloc opératoire. Quelques points forts Lecture identifiant patient via lecteur code-barres La confidentialité est respectée (uniquement N patient) Permet de créer des procédures pour des opérations définies et ainsi y associer les sets nécessaires Possibilité d émettre des demandes avec différents niveaux d urgence

13 INSTACOUNT.PDI Interface pour l intégration de stérilisateurs, ainsi que des machines de désinfection de divers fabricants. En notre qualité de développeur indépendant, nous avons déjà intégré par le passé dans bon nombre de projets les stérilisateurs et machines de lavage et de désinfection de différents fabricants. Nous continuerons d appliquer cette même philosophie de manière conséquente avec instacount.plus. Dans cette perspective, nous avons développé le module d interface instacount.pdi (Process Data Interface). Toutes les données d'un cycle (stérilisation et/ou lavage) sont enregistrés par ce module. Elles sont mises en cohérence avec les données de base du dispositif renseignés dans le module de base. La console administrateur instacount.pdi vous permet de visualiser les données en temps réel, à tout moment. Que votre équipement soit un stérilisateur à vapeur au plasma ou encore une machine de lavage, dès lors que les machines sont équipées des extensions préalables, nous pouvons les intégrer dans un véritable système global. INSTACOUNT.HDI Interface avec le SIH. Module frontal d interfaçage d Instacount avec les applications du SIH. Il assure le formatage des messages au standard HL7 (ou autres formats : XML, XML-RPC, HL7, HCM, etc.) et, en dialogue avec les autres composants Instacount, la gestion de leur acheminement et de leur contrôle. Les messages sont adressés habituellement à un serveur de communication qui en gère le routage vers les applications appropriées (plusieurs protocoles sont supportés, comme Socket, HTTP, FTP, MLLP, LLP, HLLP).

14 LES PRESTATIONS DE SERVICES B BRAUN associe à son offre logicielle un ensemble de services permettant de garantir le résultat final de la mise en œuvre du projet : Installation et mise en place Paramétrage de l application / constitution de base produits (données, paramètres divers) Mise à jour du logiciel Maintenance à distance et Hot Line Codage UNICOS des instruments + gravage DataMatrix Préconisations sur le matériel Fourniture des consommables Formation «produits» destinée aux administrateurs et aux utilisateurs Accompagnement pédagogique de terrain / Accompagnement au changement