LE PLAN DE COMPTE ANNOTE APPLICABLE A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2007 A destination des services financiers et comptables

Transcription

1 1 LE PLAN DE COMPTE ANNOTE APPLICABLE A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2007 A destination des services financiers et comptables PREAMBULE Depuis le 1 er janvier 2007, le nouveau système d'information «Budgétaire, Financier et Comptable- Etablissement» du CNRS (BFC-E), est déployé sur l ensemble des services financiers et comptables des délégations régionales et au niveau des services centraux, direction des finances et agence comptable principale notamment. L application BFC-E, développée à partir du progiciel de gestion intégré SAP, couvre le budget, le suivi d exécution du budget, les dépenses, les missions, les recettes, les contrats de recherche et la tenue des comptabilités budgétaire, générale et analytique. Ce nouveau système d information a été l occasion de revoir la nomenclature comptable, en veillant, dans la mesure du possible, à y apporter des simplifications et des clarifications. Ces travaux sur le plan de compte ont justifié l établissement d un guide destiné à décrire l utilisation et le mode de fonctionnement de l ensemble des comptes généraux afin d aider les agents comptables secondaires à s assurer de l imputation exacte des dépenses et des recettes qu ils contrôlent. Le guide proposé qui, dans un premier temps, ne concerne que les dépenses, a été réorganisé de la façon suivante : - regroupement des dépenses, par nature et par bloc homogène (bâtiments, terrains, inventions, achats stockés, achats non stockés, missions, colloques, etc.). Une telle présentation est destinée à permettre à toute personne d utiliser le plan de compte même si elle n a pas une connaissance préalable des comptes ; - énonciations de règles simples pour choisir sans ambiguïté les imputations comptables ; - information, chaque fois que possible, du code famille associé au compte général ; - et rédaction de fiches techniques, pour les opérations complexes. I LES COMPTES DE DEPENSE

2 2 L application BFC-E est basée sur une solution intégrée qui permet un partage des tâches et de l information financière entre les différents acteurs d une délégation régionale (essentiellement, les services financiers et comptables) et les directions fonctionnelles du siège (DFI, ACP, etc.). En revanche, BFC-E ne s applique pas aux unités de recherche et de gestion qui continuent à utiliser l application XLAB. Il a donc été nécessaire de revoir l interface entre ces deux applications informatiques de manière à permettre à BFC de récupérer les informations saisies par les gestionnaires des laboratoires dans XLAB (notamment, celles relatives aux commandes, aux livraisons, et aux factures). LES CHANGEMENTS INTRODUITS EN MATIERE DE DEPENSE Toutes les commandes sont initiées dans XLAB (à l exception des dépenses de personnel NB1 1 initiées dans BFC, puis intégrées dans XLAB). Les commandes saisies dans XLAB sont non modifiables par BFC. Les commandes sont modifiées uniquement dans XLAB. En cas d erreur, le SFC ne peut que rejeter une commande intégrée dans BFC. Introduction d un nouvel acte de gestion relatif à la constatation du service fait. La réception est renseignée par l unité dans le module «livraison» d XLAB renommé «service fait». Comptabilisation automatique des charges à payer au fil de l eau à l intégration du service fait. Chaque ligne de commande porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFC-E l imputation dans les trois comptabilités (budgétaire, générale et analytique). Une de ces informations est le code famille choisi dans le référentiel achat inter-epst, qui aura une incidence sur la comptabilité générale. C est pourquoi, les gestionnaires de laboratoires ont été sensibilisés, par la diffusion d un guide et par une formation, sur l importance du choix du code famille dans XLAB, lors de la commande. En effet, le référentiel achat a désormais deux fonctions : - sa fonction initiale : suivre le montant des dépenses par catégorie, pour déterminer la procédure d achat au regard du seuil des marchés publics - sa nouvelle fonction : permettre de constater la dépense sur le compte général de classe 2 ou 6 lors du «service fait». Pour cela, quelques aménagements ont été nécessaires pour permettre un lien univoque entre un code famille et un compte général. Ainsi, chaque code famille a désormais une correspondance avec un compte général. Il est toutefois important de préciser que l enregistrement des opérations sur les comptes adéquats reste de la responsabilité des agents comptables secondaires, qui doivent, lors du contrôle des factures, procéder à la correction du compte général en cas d erreur d imputation de la dépense. 1 Dépenses de personnel sur ressources propres

3 3 I-1 Les dépenses d investissement I-1-A les immobilisations corporelles I-1-A-a les immobilisations corporelles : règles générales La notion d actifs ainsi que leurs critères de comptabilisation et d évaluation ont été redéfinis 2. Ainsi, un actif est un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l établissement. Il doit générer une ressource que l établissement contrôle du fait d événements passés et dont il attend des avantages économiques futurs. Trois conditions essentielles doivent être réunies :! le bien doit avoir un caractère identifiable ; c est-à-dire acquis séparément et qui peut être individualisé! le bien doit avoir une valeur économique positive ; en contribuant, directement ou indirectement, aux flux nets de trésorerie au bénéfice de l établissement, soit au cours de l exploitation, soit au moment de la vente.! le bien doit être contrôlé ; le contrôle du bien par l établissement se substitue au critère de propriété. Un bien peut être considéré comme contrôlé dès lors que l établissement en: - maîtrise l utilisation - assume les coûts : prise en charge de son entretien - assume la responsabilité en cas de dommage causé aux tiers. En pratique, le CNRS inscrivait déjà les biens mis à sa disposition par l Etat sous la forme d une remise en dotation ou d une affectation. Le critère de contrôle était déjà appliqué de façon implicite. Dans BFC, la nature d entrée du bien dans le patrimoine (acquisition, dotation, affectation) est retracée à la création de la fiche immobilisation au travers d un critère de tri. De ce fait, il n était plus nécessaire de les distinguer par le biais d un compte de comptabilité générale. Des lors qu un bien répond aux conditions précitées et que sa valeur unitaire hors taxes et coûts annexes est supérieure ou égale à 800 euros, il est considéré comme un équipement immobilisé : la dépense correspondante est imputée sur un compte de classe 2 et l équipement sera inscrit à l inventaire. NB : Si un ensemble de biens est constitué d éléments dont les coûts unitaires sont inférieurs à 800 mais que cet ensemble est cohérent et a une valeur de plus de 800, l achat de tous ces biens est alors imputé en classe 2 et inscrit à l inventaire (exemple : ensemble d éléments permettant l aménagement d un bureau). I-1-A-b immobilisations corporelles : règles particulières I-1-A-b-1 Les comptes collectifs et les comptes auxiliaires en matière d immobilisation 2 Règlement n du comité de la réglementation comptable ( C.R.C) du 23 novembre 2004

4 4 Lors de la création de la commande, l imputation comptable sera définie au travers : - de la table de correspondance des codes «famille» - de la nature de dépense «équipement» dans XLAB. Les comptes de la classe 2 dans la 1ère partie du flux (de la commande à la prise en charge de la facture) sont «non auxiliarisés» (terminaison 1). Pour mémoire, un compte "non-auxiliarisé" est un compte sur lequel on peut saisir directement une écriture comptable. En effet, lors de la création d une fiche d immobilisation, l'utilisateur choisit une catégorie d'immobilisation (cf. tableau joint en annexe) mais ne saisit pas un compte comptable. La création de la fiche immobilisation va générer l écriture comptable suivante : Débit d un compte de la classe 2 auxiliarisé (terminaison 0) Crédit du compte de la classe 2 non auxiliarisé (terminaison 1) mouvementé préalablement lors de la prise en charge de la facture. Dans le plan comptable annoté, seuls les comptes «non auxiliarisés» sont indiqués. I-1-A-b-2 : entretien des immeubles Au vu des règles générales citées supra, la rénovation d un immeuble appartenant au CNRS mis à disposition d une université est enregistrée au compte «travaux d entretien et de réparation sur biens immobiliers» et non à un compte d immobilisation. Dans ce cas, la nature de la dépense saisie dans XLAB au niveau de la commande est «fonctionnement», afin de permettre une comptabilisation exacte à ce compte de classe 6. Selon l exemple retenu, les informations à saisir dans XLAB sont donc les suivantes : - code famille : «D0-42 : Travaux d entretien des bâtiments du propriétaire par entreprises» - nature de la dépense dans XLAB : «fonctionnement» En revanche, pour une rénovation d un immeuble dont le CNRS a le contrôle, le compte doit être mouvementé. Cet enregistrement est subordonné à la saisie dans XLAB des informations : Si le CNRS est propriétaire : - code famille : «D0-42 Travaux d entretien des bâtiments du propriétaire par entreprises» - nature de la dépense : «équipement» Si le CNRS est locataire : - code famille : «D0 41 : «Travaux d entretien des bâtiments du locataire par entreprises» - nature de la dépense : «équipement» I-1-A-b-3 Les constructions de bâtiments ou d appareils en cours BFC-E prend en compte la notion d OIP : Opération d Investissement Programmée. Sont suivies dans cette nature de dépenses, les opérations dont la durée est supérieure à l exercice budgétaire et dont le financement par le CNRS est supérieur à Elles concernent limitativement :

5 5 - les participations du CNRS aux investissements réalisés dans les très grandes infrastructures de recherche - les équipements nationaux - les moyens informatiques communs - l entretien immobilier - l acquisition et la construction immobilière - les opérations financières Cette notion est importante puisqu elle conditionne également la comptabilisation des dépenses. Deux cas de figure se présentent selon que les travaux sont confiés à des tiers ou créés par les moyens propres du CNRS.! 1 er cas : Travaux confiés à des tiers Le bien est assimilé à un bien produit et non à un bien acquis. Les dépenses sont directement imputées sur un compte d «immobilisations en cours» (comptes 231xxxxx ou 232xxxxx). Lorsque l opération est terminée, le coût de l immobilisation est valorisé sur un compte d immobilisation définitif (comptes 20xxxxxx ou 21xxxxxx). Exemple : Travaux de construction neuve, travaux de réhabilitation ou de réaménagement, travaux de mise en sécurité, travaux de mise en conformité réglementaire. Ces travaux, réalisés par des entreprises, sont à imputer au compte ! 2 ème cas : Travaux réalisés par les moyens propres de l établissement La valeur est déterminée par le coût de production qui est égal au coût d acquisition des matières consommées, augmenté des charges directes et d une fraction des charges indirectes de production. L acquisition des matières nécessaires à cette construction, réalisée en interne, doit être comptabilisée, soit en dépense de fonctionnement (classe 6), soit en dépense d équipement (classe 2), selon la nature et le montant de la dépense. Si les dépenses doivent être imputées en classe 6, la nature de la dépense doit être identifiée en «fonctionnement» dans le module XLAB, pour une valorisation de l immobilisation en fin d exercice (débit :231xxxxx Crédit :72xxxxxx). Synthèse Libelle du Flux comptabilité Débit Valorisation Crédit

6 6 OIP gérée par le CNRS Classe 6 Classe 2 231xxxx0 232xxxx0 724xxxxx OIP confiée au tiers 232xxxx1 231xxxx0 232xxxx0 232xxxx1 HORS OIP xxxx0 232xxxx0 232xxxx1 Exemple : achat de consommables effectué dans le but de construire un appareil (dans le cadre d une OIP) Les achats de matériels nécessaires à la construction de l appareil doivent être imputés sur les comptes de classe 6 ou 2. Lors de la valorisation de l immobilisation (constatation de la production immobilisée) l opération suivante est constatée pour les opérations retracées en classe 6: Débit : compte 2313xxxx Crédit : 724xxxxx Les comptes de classe 2 mouvementés à l origine donnent lieu à une immobilisation définitive. NB : Si les dépenses sont réalisées hors OIP, les laboratoires doivent saisir la nature de dépense " équipement" pour une imputation de la dépense sur le compte d «immobilisations en cours» correspondant (compte 23xxxxxx). I-1-A-b-4 Etudes réalisées par des entreprises Exemple : Assistance à la maîtrise d'ouvrage, conduite d'opération, maîtrise d'œuvre et ingénierie, études préalables (topographie, études de sol, prospection souterraine et de surface ), programmation, contrôles techniques, missions de sécurité, Ordonnancementpilotage-coordination. Si ces prestations aboutissent à la construction d un bâtiment, les dépenses sont imputées au compte Dans le cas où les prestations n aboutiraient pas à la construction d un bâtiment, ces dépenses sont imputées au compte «études et recherches». I-1-B les immobilisations financières I-1-B-a Cautionnement

7 7 Concernant le compte 2755, dorénavant budgétaire, seuls les cautionnements des loyers immobiliers sont enregistrés à ce compte. Les cautionnements concernant les biens mobiliers sont comptabilisés au compte «avances et acomptes». 1-1-B-b les prêts Concernant les prêts à la mobilité le code famille «B8-34» permet une imputation sur le compte adéquat. Cependant, ce code famille étant dérivé également sur le compte «honoraires», il convient de saisir la nature de la dépense «équipement» pour une correcte imputation au compte «prêts la mobilité». En revanche, pour les autres immobilisations financières l imputation doit être faite directement sur le compte général. I-2 Les dépenses de fonctionnement I-2-a Consommables et gestion des stocks Il a été choisi d associer les codes famille incluant des consommables aux comptes généraux 606xxxxx «achats non stockés- autres approvisionnements». Ainsi, aucun code famille n a de correspondance avec un compte général 602xxxxx «achats stockés autres approvisionnement». Cette position n empêche cependant en rien la gestion des stocks. En effet, chaque délégation peut procéder, lors du contrôle de la facture, à la correction dans BFC du compte général, en imputant la dépense sur un compte 602xxxxx, si elle décide de suivre les stocks des produits et fournitures. I-2-b Les achats incorporés aux ouvrages et aux produits L utilisation des comptes «achats d études et prestations de services (incorporés aux ouvrages et produits) et «achats de matériel, équipements et travaux (incorporés aux ouvrages et produits)» ne sera pas effective au 01 janvier I-2-c les frais de campus Le compte «frais de campus» est supprimé pour deux raisons: - harmoniser les pratiques comptables, - comptabiliser les dépenses par nature (électricité, entretien...). En effet, le compte relatif aux frais de campus regroupait des dépenses de nature différente. L expérience de certaines délégations a montré que ces frais pouvaient être suivis par un autre moyen que celui du compte général. I-2-d les expérimentations.

8 8 Le compte a été créé pour comptabiliser les indemnités versées dans le cadre de la loi Hurriet. Ce type d indemnité était enregistré, jusqu à présent, au compte de prestation de service, «concours, cotisations divers». La comptabilisation au compte est en accord d une part, avec la dénomination de la nature de dépense indiquée dans la nomenclature des pièces justificatives (dépenses d intervention) et, d autre part, avec la comptabilisation des indemnités versées hors loi Hurriet, déjà enregistrées au compte de charges spécifiques «indemnisation se prêtant à une expérimentation». I-2-e les participations financières au budget des organismes et les participations aux programmes de recherche La subdivision de ces comptes par tiers bénéficiaires a été supprimée. En effet, avec BFC, il est possible de connaître cette information par un autre moyen que le compte général.