LE VENDREDI 12 JUIN 2015, DE 17H05 À 18H45. M. Manuel Hurtubise assume l animation de la réunion et Mme Céline Giroux agit comme secrétaire.

Transcription

1 PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE De l TENUE À LA PLAZA CENTRE-VILLE, 777 UNIVERSITY, À MONTRÉAL LE VENDREDI 12 JUIN 2015, DE 17H05 À 18H45 M. Manuel Hurtubise assume l animation de la réunion et Mme Céline Giroux agit comme secrétaire. 1. Constatation du quorum Sur affirmation de la secrétaire que l avis de convocation a bien été expédié en conformité avec les règlements, l animateur, M. Manuel Hurtubise, s assure auprès de la secrétaire que le quorum est atteint et déclare l assemblée ouverte à 17h05. Il salue l assemblée et souhaite la bienvenue à tous. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour Les membres ont pris connaissance de l ordre du jour. AGA SUR PROPOSITION DÛMENT FAITE ET APPUYÉE, IL EST RÉSOLU d adopter, à l unanimité, l ordre du jour tel que présenté. 3. Présentation des administrateurs La présidente, Mme Marie-Pierre Caouette, fait la présentation des membres du Conseil d administration (se référer au rapport annuel pour la liste complète). Elle remercie les administrateurs de leur support et de leur engagement, particulièrement ceux dont le mandat prend fin après la présente assemblée. 4. Lecture et adoption du procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 13 juin 2014 Les membres ont pris connaissance du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle. L animateur s enquiert, auprès des membres qui étaient présents, de la conformité de ce procèsverbal. Aucun commentaire n est formulé par rapport à la conformité du procès-verbal. AGA SUR PROPOSITION DÛMENT FAITE ET APPUYÉE, IL EST RÉSOLU d adopter, à l unanimité, le procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 13 juin 2014, tel quel. 5. Rapport de la présidente et directrice générale Mme Marie-Pierre Caouette présente les grandes réalisations de l organisation en lien avec les quatre orientations du plan stratégique

2 Pour un complément d information, la présidente et directrice générale invite les membres à consulter le projet de rapport annuel, dont la version finale sera acheminée à l Assemblée nationale, conformément au Règlement sur le rapport annuel d un ordre professionnel, et déposée sur le site internet de l Ordre dans les quarante-cinq jours. 5.1 Présentation du personnel de la permanence Mme Marie-Pierre Caouette souligne l engagement et l excellent travail de l équipe de la permanence de l Ordre et présente le personnel (se référer au rapport annuel pour les détails). 5.2 Présentation des présidents et membres de comités Mme Marie-Pierre Caouette présente les membres de comités de l Ordre (se référer au rapport annuel pour les détails). Elle félicite les comités pour précieuse collaboration et leur contribution exceptionnelle à la réalisation de la mission de protection du public. 6. Présentation des états financiers vérifiés de l année se terminant le 31 mars 2015 Les états financiers vérifiés par le cabinet comptable Allard Matte Inc., auditeurs indépendants dûment mandatés par l assemblée générale de l Ordre pour l exercice se terminant le 31 mars 2015, sont présentés par Mme Marie-Pierre Caouette. Les auditeurs indépendants indiquent dans leur rapport que les états financiers donnent dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de l' au 31 mars 2015, ainsi que des résultats de ses activités et de ses flux de trésorerie pour l'exercice terminé à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif. Mme Caouette résume les revenus et les dépenses pour les différents postes. Les états financiers vérifiés, adoptés par le Conseil d administration de l Ordre, sont publiés tel quel dans le rapport annuel Point d information concernant le budget de l année Mme Marie-Pierre Caouette présente le budget adopté par le Conseil d administration de l OOAQ. Elle rappelle les valeurs de saine gouvernance et de saine gestion qui ont guidé l élaboration de ce budget équilibré. Mme Julie Chaurette, CPA, CGA, nouvelle directrice des services administratifs, répond aux questions. 8. Décision concernant la cotisation À l aide de tableaux, la présidente et directrice générale met en perspective l évolution de la situation de l OOAQ (nombre de membres, fonds de prévoyance et montant de la cotisation) par rapport à celle des autres ordres du système professionnel. Elle présente les risques et les enjeux auxquels devra faire face l OOAQ au cours des prochaines années ainsi que le projet d indexation de la cotisation, tel que proposé par le Conseil d administration. Elle répond aux questions des membres afin de permettre à l assemblée de prendre une décision éclairée. 2

3 AGA ATTENDU que l (OOAQ) est une organisation constituée en vertu du Code des professions et que la mission qui lui est confiée par l État est de protéger le public; CONSIDÉRANT que l OOAQ a le devoir de s assurer d avoir les fonds nécessaires pour remplir la mission qui lui est confiée et d assurer la pérennité de l organisation de façon à maintenir la confiance de l État et de la population à son égard ; CONSIDÉRANT que le plan stratégique adopté par le Conseil d administration (CA) de l OOAQ est axé sur la prévention des préjudices et qu il priorise quatre grands axes d'intervention: la saine gouvernance, le soutien au développement et au maintien des compétences des orthophonistes et des audiologistes, le développement et la pérennité de l'organisation, ainsi que les communications publiques ; CONSIDÉRANT que la croissance du budget, liée à l augmentation du nombre de membres, est utilisée pour financer les projets rendus nécessaires pour le développement de l organisation; CONSIDÉRANT que le CA a adopté, à l instar des dernières années, un budget équilibré pour l exercice ; CONSIDÉRANT que le surplus réalisé durant l'exercice est causé par des événements ponctuels, notamment la vacance à 3 postes durant une partie de l année et la réduction des frais juridiques prévus en lien avec le report de certaines causes en discipline ; CONSIDÉRANT Que l'ordre fait face à différents risques qui pourraient nécessiter l'utilisation du fonds de prévoyance ; CONSIDÉRANT l orientation de prudence adoptée par les membres depuis l assemblée générale annuelle 2008 à l effet de répartir l effort en indexant annuellement la cotisation au rythme de l indice des prix à la consommation afin de répondre à la mission sans à avoir recours à une augmentation significative de la cotisation; CONSIDÉRANT que l augmentation de l indice des prix à la consommation était établie à 1.5% en mars 2015; SUR PROPOSITION DÛMENT FAITE ET APPUYÉE, IL EST RÉSOLU, à l'unanimité, d approuver la résolution du Conseil d administration de l OOAQ de de fixer à $ le montant de la cotisation , soit une indexation de 1.5 % équivalente à l indice des prix à la consommation (10.10$); IL EST ÉGALEMENT RÉSOLU, conformément à la Politique relative aux cotisations ainsi qu aux formalités et frais relatifs à l inscription annuelle au tableau des membres, de fixer à 25% de $ le montant de la cotisation pour les membres retraités, soit un montant de $. 9. Nomination des vérificateurs pour l exercice financier Le Conseil d administration recommande à l assemblée d accorder le mandat à la firme Roland Naccache et Associés s.e.n.c.r.l. pour agir à titre d auditeur indépendant pour l année

4 AGA CONSIDÉRANT la résolution AGA dans laquelle les membres de l OOAQ réunis en assemblée générale ont désigné le cabinet comptable Allard Matte Inc. comme auditeurs pour l exercice seulement; CONSIDÉRANT que les services de l ancien auditeur Deloitte s.e.n.c.r.l. sont utilisés pour l élaboration de politiques visant l amélioration continue des mécanismes de contrôle interne ; CONSIDÉRANT que la nouvelle directrice des services administratifs, entrée en fonction le 20 avril 2015, a obtenu une soumission pour l audit des trois prochaines années et a considéré les quatre soumissions reçues l an dernier pour l audit des deux prochaines années; CONSIDÉRANT que la firme Roland Naccache et Associés s.e.n.c.r.l. a une longue expertise dans l audit des ordres professionnels et que tous les ordres consultés en référence ont témoigné de leur satisfaction à l égard des audits réalisés ; CONSIDÉRANT que, après analyse, la firme Roland Naccache et Associés s.e.n.c.r.l. offre le meilleur rapport qualité-prix; SUR PROPOSITION DÛMENT FAITE ET APPUYÉE, IL EST RÉSOLU, à l'unanimité, de nommer la firme Roland Naccache et Associés s.e.n.c.r.l. pour le mandat d audit externe de l OOAQ pour l exercice Période de questions Un membre formule une question en lien avec les travaux de révision du règlement sur la tenue de dossiers. Il veut s assurer que l OOAQ va coordonner la nouvelle réglementation avec les établissements qui forment les professionnels. La présidente confirme que c était déjà prévu et des discussions à ce sujet ont même eu lieu. Enfin, une question est soulevée pour vérifier si l Ordre peut, lors de la sélection des membres qui doivent se soumettre à la première phase de l inspection professionnelle, en exempter certains s ils ont l intention de prendre leur retraite sous peu. La directrice des services professionnels est très claire à ce sujet : tant qu un membre est inscrit au tableau de l Ordre et qu il est en pratique active, l OOAQ ne peut prendre pour acquis qu il cessera sa pratique et procède à sa mission de protection du public. Avant de clore la réunion, Mme Caouette présente le nouveau CA pour l année

5 AGA Clôture de l assemblée Les sujets à l ordre du jour ayant tous été traités, SUR UNE PROPOSITION DÛMENT FAITE ET APPUYÉE, IL EST RÉSOLU, à l unanimité, de lever la séance à 18 h 45. La secrétaire, Céline Giroux, M.O.A. 5