Depuis trente ans, IBM se

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1 EXPÉRIMENTÉ PAR LA CAISSE NATIONALE DE PRÉVOYANCE HR Access : fonctions collaboratives et stratégiques dans l entreprise HR Access est un progiciel de gestion des ressources humaines mis au point par IBM. Fabienne Rouget-Fargeas et Emmanuelle Boniface l ont présenté à Frédérique Mauriès. Il gère plusieurs aspects des ressources humaines, dont la formation, le recrutement, la mobilité, la paie et la gestion des temps, pour plus de 12 millions de salariés et d agents dans le monde. Par Frédérique Mauriès Depuis trente ans, IBM se positionne comme éditeur et intégrateur de solutions informatiques en ressources humaines. Le produit HR Access se présente comme une offre globale de services en matière de GRH, de gestion des temps et activités et de la paie pour les moyennes et grandes entreprises. Il comprend le consulting ressources humaines, la fourniture du produit, sa mise en œuvre par des équipes spécialisées et la production de la solution finale en infogérance. Dans les années 1970, les directions des ressources humaines recherchaient des systèmes pour la gestion du personnel et de la paie. Le logiciel HR Access a été alors conçu pour répondre à ce besoin. L accompagnement des clients se limitait à un simple support technique. Un peu avant les années 1990, les notions de gestion des ressources humaines et de GPEC 1 ont fait leur apparition. Le logiciel s est alors enrichi de fonctionnalités de GRH (compétences, évaluation, mobilité, formation, rémunération globale, etc.) et l accompagnement a évolué avec des prestations de conseil en amont de l implémentation 2 du logiciel. Désormais, la gestion des ressources humaines s inscrit dans un contexte international et doit Chiffres clés Chiffres clés s adapter très rapidement aux évolutions internes et externes des entreprises. Ce changement induit de nouveaux modes de travail comme le partage de la fonction RH, facteur d efficacité, et l ouverture du SIRH 3, avec le self-service (voir encadré p. 23), aux autres acteurs : salariés et responsables opérationnels. Il doit être accompagné d une communication adaptée auprès de tous les acteurs RH de l entreprise. Les entreprises ont besoin d une solution intégrée leur permettant de mettre en œuvre leur politique RH internationale, d être conseillées, accompagnées pendant la phase de mise en œuvre. Elles ouvrent désormais leurs systèmes d information à leurs collaborateurs. C est l émergence de nouvelles offres e-rh, fondées sur la notion de self-service pour les salariés et les responsables opérationnels, et exploitant les nouvelles technologies telles qu internet. Les ressources humaines passent progressivement d un mode de communication centralisé et réservé, à un mode systématiquement tourné vers les salariés, les responsables opérationnels, la direction générale, mais aussi vers les partenaires de l entreprise. Ainsi, les innovations technologiques et de communication constituent un levier puissant pour créer une culture homogène dans l entreprise, mettre à la disposition de l ensemble des salariés une information actualisée, personnalisée. Les temps de communication sont raccourcis, la remontée d information est favorisée. Ces innovations assurent l accompagnement du changement et de la formation, facilitent le déploiement et réduisent les coûts d exploitation. Elles mettent à la disposition des professionnels des solutions pour l exercice de leur mission. Elles facilitent également la gestion de proximité effectuée par les responsables opérationnels. Frédérique Mauriès est chargée d études au département Observatoire de la formation du Centre Inffo. Pour rédiger cet article, elle a recueilli les propos de Fabienne Rouget-Fargeas, qui est product manager HR Access chez IBM, et d Emmanuelle Boniface, du service marketing HR Access. Contact : Tour Descartes, La Défense 5, Paris-La Défense cedex. 1 Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. 2 Implantation, réalisation, mise en œuvre. 3 Système d information ressources humaines. Avec consultants et 900 clients répartis dans 40 pays, HR Access gère Avec consultants et 900 clients répartis dans 44 pays, HR Access gère quotidiennement plus de quotidiennement plus de 12 millions de dossiers de salariés et de retraités. 12 millions de dossiers. Aujourd hui, en France, près de 200 entreprises l utilisent pour leur gestion Aujourd hui, en France, près de 200 entreprises l utilisent pour leur gestion des ressources humaines. des ressources humaines. Plus de 50 clients ouvrent, au travers du self-service, leur système d informations RH à leurs responsables opérationnels et Plus de 50 clients ouvrent, au travers du self-service, leur système d informations RH à leurs responsables opérationnels et leurs salariés. salariés. 22 ACTUALITÉ DE LA FORMATION PERMANENTE N 179 JUILLET-AOUT 2002 CENTRE INFFO

2 D o s s i e r La notion de self-service d IBM Le logiciel HR Access permet l ouverture du système d informations RH à tous les acteurs de l entreprise. Salariés et responsables opérationnels deviennent à la fois la source première et les utilisateurs directs des informations jusqu à présent accessibles au seul département ressources humaines. Avec le self-service, un salarié a la possibilité, à partir de son poste de travail ou d une borne interactive, de mettre à jour ses données personnelles, de s inscrire à une formation ou de consulter la bourse d emplois de l entreprise. Le règlement intérieur de l entreprise, le solde de ses congés, l historique de ses évaluations de performances, son évolution de salaire lui sont également accessibles. Il peut aussi mettre à jour son profil lorsqu il a acquis de nouvelles compétences ou à la suite d entretiens d évaluation. Le personnel mobile ou en déplacement a la possibilité d accéder et de mettre à jour son dossier, quelle que soit sa localisation. Lorsque les mises à jour doivent être validées par la hiérarchie, des fonctions intégrées de workflow 1 dynamique permettent d automatiser les processus et le circuit d approbation. Le self-service renforce aussi le rôle des responsables opérationnels dans la gestion de leurs collaborateurs. Ils ont désormais accès aux évaluations de performances passées, aux chemins de carrière et aux éléments de salaire de leurs équipes. Les responsables peuvent utiliser les formulaires du self-service pour effectuer une évaluation de performances, demander une promotion pour un salarié ou proposer une révision de salaire. Lorsqu une approbation est nécessaire, les fonctions de workflow dirigent automatiquement le formulaire dans le circuit de validation, jusqu au département des ressources humaines. 1 On entend par workflow les processus de communication, d échange, de validation et de notification des données entre les différents niveaux hiérarchiques (salariés, managers et dirigeants). Une vision intégrée de la GRH Les nouveaux enjeux de l entreprise inscrivent la fonction ressources humaines dans une stratégie de services où réactivité et respect de l équilibre interne lui sont demandés. Elle doit anticiper l évolution des métiers et référencer les nouveaux besoins, offrir un parcours professionnel attractif au salarié, encourager la mobilité dans l entreprise. Le logiciel HR Access offre de nombreuses fonctionnalités pour piloter les RH par la gestion des organisations, des emplois, des postes et des compétences. Ainsi, l organisation est décrite et représentée graphiquement et ses évolutions sont modélisées puis prises en compte. Des fonctions permettent de prévoir les évolutions des effectifs, de simuler et de planifier l évolution de la masse salariale, et de façon plus générale, d effectuer une gestion prévisionnelle des RH. Toute organisation - hiérarchique, fonctionnelle ou matricielle - est décrite dans HR Access. Selon que le lien entre les unités organisationnelles est hiérarchique, fonctionnel (par exemple par secteur d activité) ou budgétaire, différents organigrammes seront bâtis automatiquement par le logiciel. En outre, ce progiciel de gestion intégré organise la gestion des emplois. Il est possible de visualiser les rôles, les responsabilités, la rémunération associée ainsi que des informations liées à l encadrement. L entreprise doit aussi gérer ses postes clés, définir des plans de succession et disposer de la liste des successeurs à court, moyen et long terme. L outil permet de gérer l évolution des salariés, en particulier celle des hauts potentiels, en tenant compte de leurs profils et des aspirations de chacun. Le logiciel offre la possibilité de compléter le profil des successeurs par des formations ou une évolution de carrière adaptées. Le moment venu, la recherche du successeur est plus rapide, car le remplacement a pu être anticipé. La mise en lien des compétences avec les profils types de l entreprise, ses emplois ou ses postes est possible, et facilite les adéquations homme/poste et emploi/compétences. Les gestionnaires peuvent consulter la liste des emplois, des postes et des formations qui sont liés à des compétences recherchées. L écart entre les compétences requises et celles détenues par chaque salarié est visualisable graphiquement. Ces compétences, centralisées dans un référentiel, fixent le niveau et la nature des ressources requis pour un emploi. Les salariés, via la bourse d emploi, peuvent se positionner en continu sur ces profils requis. Des évaluations standards ou de type 360 complètes sont également disponibles. Le recrutement est optimisé. Il est possible d établir un vivier de candidats, avec leurs curriculum vitae. La gestion prévisionnelle permet de mettre en évidence des besoins en personnel et de les publier sur différents supports comme un site internet/intranet. Enfin, est proposé aux salariés le calcul de leur rémunération globale intégrant tous types d éléments fixes et/ou variables, leurs performances, et prenant en compte la mobilité internationale. ACTUALITÉ DE LA FORMATION PERMANENTE N 179 JUILLET-AOUT 2002 CENTRE INFFO 23

3 Une solution intégrée HR Access est un ERP (Entreprise resource planning, progiciel de gestion intégré) de la fonction ressources humaines. L ensemble des domaines fonctionnels est couvert, aussi bien en matière de gestion stratégique et prévisionnelle des ressources humaines internationales que du traitement local de la paie et de la gestion des temps et des activités. Basé sur les technologies internet/intranet, HR Access peut être déployé avec un simple navigateur Le portail HR Access L observation des tendances du marché révèle que les entreprises ont commencé par faire évoluer leurs applications vers l intranet/internet, à travers des portails d entreprise ou spécialisés, auxquels sont associés des moteurs de recherche intelligents. Le portail donne accès à l ensemble des applications utilisant les technologies internet, non pas avec de simples liens, mais via une interface unique, complémentaire du système d exploitation Windows. Il propose ainsi les fonctions incontournables : travail collaboratif (messagerie, agenda, etc.), fonds documentaire, applications d entreprise, personnalisation, contrôle d accès, moteur de recherche, identification unique, etc. Le Portail HR Access est l offre IBM dédiée à l application de son concept e-business au domaine des ressources humaines. Il devient le point d entrée unique, dans un contexte global de communication d entreprise et d ouverture du système d information à tous les acteurs de l entreprise. Il fournit un accès structuré à tous les sites liés aux ressources humaines, qu il s agisse d applications de gestion ou de sites documentaires. web. IBM complète actuellement cette solution, avec la création récente d un portail (voir encadré). Cette évolution répond à celle de la fonction ressources humaines ellemême, qui s efforce de mieux gérer le capital humain, source de valeur ajoutée, à l aide de l approche dite ERM (Enterprise relationship management, gestion de la relation employé). Les entreprises attendent désormais un accompagnement en amont des projets d intégration. Le portail regroupe les applications suivantes : applications informationnelles, telles que l intranet d entreprise qui présente de façon générale l entreprise, les règles de gestion et les processus internes, avec éventuellement des liens vers les sites des fournisseurs de services externes : mutuelles, assureurs applications transactionnelles, c est-à-dire impliquant des mises à jour, soit directes, lorsqu une approbation n est pas nécessaire, comme lors d un changement d adresse, soit à l issue de processus plus élaborés tels que l inscription à un séminaire de formation. Il s agit principalement du self-service dédié aux salariés, mettant fréquemment en œuvre des cycles de workflow. applications décisionnelles, pour les responsables opérationnels. Ce self-service est complété de la publication de rapports ou d analyses de type infocentre. applications spécialisées, destinées à venir en support, ou à constituer l outil de travail des professionnels. sites externes dédiés au domaine des ressources humaines. C est pourquoi IBM s emploie à compléter ses services traditionnels d édition et d intégration de solutions logicielles par des prestations de conseil, d expertise et d assistance dans l accompagnement des projets RH et de changement de ses clients. L offre HR Access comprend aujourd hui le consulting ressources humaines, la fourniture du produit, sa mise en œuvre par des équipes spécialisées, et la production possible de la solution finale en infogérance 4. L entreprise peut ainsi utiliser le logiciel en laissant IBM le gérer en totalité ou partiellement. Hébergée en infogérance, l application personnalisée peut rester la propriété du client. Les consultants et experts HR Access apportent leur assistance en matière de mise en œuvre des applications, de suivi de projet, de réalisations spécifiques complémentaires, de mise en exploitation. Un acteur international Basé sur un dictionnaire de données unique, HR Access devient un support possible pour une politique internationale et locale de gestion des ressources humaines. Des versions localisées adaptées aux législations des pays concernés peuvent être produites. Le logiciel est disponible en plus de dix langues (français, anglais, allemand, espagnol, portugais, italien, hollandais, japonais, chinois, arabe, etc.). Quel que soit le type de paie, quel que soit le nombre de pays gérés, le moteur de paie et de gestion des temps et activités est toujours le même. Flexibilité et évolutivité Le paramétrage d HR Access peut être ajusté aux organisations, modes de travail spécifiques et règles de gestion particulières. Car IBM reconnaît que la multiplicité des fonctions d une application ne suffit pas à en faire une bonne solution progicielle : encore faut-il qu elle soit flexible, qu elle s adapte à l environnement exis- Le portail HR Access devient le point d entrée unique, dans un contexte global de communication d entreprise et d ouverture du système d information à tous les acteurs de l entreprise 4 Prise en charge contractuelle de tout ou partie d un système d information d un organisme par un prestataire extérieur. 24 ACTUALITÉ DE LA FORMATION PERMANENTE N 179 JUILLET-AOUT 2002 CENTRE INFFO

4 D o s s i e r tant et qu elle puisse se déployer progressivement. Ces principes ont dicté des choix techniques. La flexibilité réside aussi dans la couverture fonctionnelle : organisation, gestion des sociétés, confidentialité HR Access comprend donc un outil de personnalisation pour s adapter en fonction des spécificités rencontrées, des diverses structures hiérarchiques et fonctionnelles, et de leurs évolutions. La formation : une composante administrative et stratégique HR Access est conçu pour gérer la formation d un point de vue administratif comme stratégique, en l intégrant dans la gestion des compétences, de l organisation, des emplois et des postes, de la carrière et du développement des salariés. Constituer une offre de formation et un panel de prestataires L outil permet de décrire les stages (organisme fournisseur, lieu, unité d organisation concernée, prérequis, objectifs, politique d évaluation, politique de coûts) mais aussi des filières, un ensemble ordonné de stages. Le responsable formation peut ainsi structurer une offre de formation à partir des besoins exprimés par les salariés et les catalogues des prestataires retenus. Ensuite, cette offre est diffusée sous forme de catalogue à l ensemble des salariés et des responsables opérationnels, en version papier ou sur l intranet. Le logiciel peut aussi gérer la liste d organismes de formation (avec leurs caractéristiques : informations générales, stages possibles, animateurs, contrats), ainsi que les conventions signées. Une datation et une gestion des historiques pour toutes les informations le nécessitant facilitent la rétroactivité et la gestion prévisionnelle. L externalisation des règles de gestion favorise leur utilisation et leur maintenance. Des outils de reporting permettent l accès aux données individuelles et collectives, en offrant de meilleurs services aux clients internes, avec, sur un portail unique, des services personnalisés. Optimiser la gestion du plan de formation De la phase d élaboration et de validation du plan de formation jusqu à l évaluation des résultats, en passant par la mise en œuvre des actions, le logiciel prend en compte les aspects administratifs, légaux et fiscaux de la formation, dans une logique de self-service. Les contenus de formation sont directement mis en lien avec le référentiel de compétences de l entreprise. Lorsque le responsable de la formation décrit le contenu des stages, il indique sous forme d objectifs les compétences que le participant doit acquérir. Le professionnel des RH dispose également d un outil de recherche de compétences qui met en évidence les formations nécessaires à l acquisition des compétences recherchées. Les salariés peuvent soumettre une demande de formation via l intranet de l entreprise. Elle est directement envoyée à leur responsable opérationnel pour validation. Un accusé de réception est adressé au demandeur dans sa boîte aux lettres. Un manager peut également soumettre une demande de formation pour un ou plusieurs collaborateurs de son équipe. L ensemble de ces tâches permet au Une solution progicielle doit être flexible, s adapter à l environnement et pouvoir se déployer progressivement responsable formation de garder une trace précise de tous les souhaits de ses salariés. Lorsqu une demande est acceptée, le(s) stage(s) ou la filière correspondants sont indiqués et l inscription du salarié est immédiate. Un lien est mémorisé automatiquement entre la demande et l inscription. Le logiciel facilite un certain nombre de tâches administratives et de suivi du plan de formation. L entreprise peut réaliser des simulations du budget prévisionnel (nombre de personnes à former, ensemble des coûts à prendre en compte), puis éditer la version finale de référence. La gestion et le suivi de la réalisation du plan peuvent se faire à la carte. Dès qu une session est ouverte, tous les coûts collectifs que le gestionnaire souhaite suivre et engager sont initialisés pour la session, et peuvent être modifiés. Il en va de même pour chaque participant : les coûts individuels s ajoutent aux collectifs. Après la clôture d une session, les coûts sont calculés et comparés au prévisionnel. Ces informations servent aux différentes déclarations, notamment la IBM dispose d un agrément de la Direction générale des impôts. Un suivi individualisé du plan est assuré. Le dossier des participants est renseigné et mis à jour systématiquement. Il contient l historique en formation de la personne, son profil, des informations sur les formations suivies et à suivre, son plan individuel de formation. Frédérique Mauriès ACTUALITÉ DE LA FORMATION PERMANENTE N 179 JUILLET-AOUT 2002 CENTRE INFFO 25

5 Témoignage de la CNP (Caisse nationale de prévoyance) Agnès Alliot, responsable de la SIRH, et Vincent Thiberge, coordinateur formation à la DRH Agnès Alliot est la responsable du SIRH à la CNP. Lors de la rénovation de l ensemble de son système de gestion des RH, la direction a opté pour HR Access. Ce qui a emporté la conviction du président et du DRH de la CNP était de ne pas changer le système de gestion de la paie qui fonctionnait bien sur Sigagip, une version antérieure à HR Access. La volonté était de faire de nouvelles choses tout en préservant l acquis. HR Access correspondait le mieux aux besoins de la CNP parmi les autres solutions sélectionnées. IBM nous proposait également une installation dans des délais raisonnables. L idée est de commencer par modifier des fonctions RH à plus forte valeur ajoutée comme la formation, la carrière, le recrutement et de décentraliser, d ouvrir notre système d information aux managers, préciset-elle. Ce projet a été validé en 2000 et sa mise en place doit s achever cette année. Elle poursuit : l outil devra gérer tous les salariés de la CNP, soit environ personnes. Les 3/4 du personnel sont soumis à des règles de droit privé, les autres sont des fonctionnaires. Le personnel est réparti en plusieurs sites, Paris (siège), Arcueil et Angers (centres de clientèle) et des directions régionales. Des antennes ressources humaines existent sur chacun des sites. Agnès Alliot pilote le projet et assure la maîtrise d ouvrage sur les aspects RH. A chaque étape, et selon les principes définis au moment de la décision d investissement, la DRH a souhaité rester proche du standard des fonctionnalités offertes par le progiciel. Pour éviter les dérives tout au long du projet, Agnès Alliot était présente aux démonstrations avec deux ou trois représentants des futurs utilisateurs. C était l occasion de voir ensemble ce que peut faire le logiciel, et les adaptations nécessaires. En décembre 2001, les utilisateurs du futur système de gestion de la formation sont formés. Cela représente environ 30 personnes, principalement des administratifs et le personnel formation. Toute personne susceptible de manipuler HR Access est concernée. Cette étape du projet a été assez conséquente pour les quelques personnes qui auront à manipuler à la fois la formation et le recrutement, et qui ont donc suivi les deux formations. Vincent Thiberge est coordinateur formation au sein du service Développement des compétences à la DRH de la CNP. Il est arrivé en juin 2000 pour la phase opérationnelle du projet. A partir d octobre 2001, et jusqu en décembre de cette même année, il a participé à la définition des règles de gestion, au paramétrage des fonctionnalités liées à la réglementation de la formation et à l adaptation globale du système. Par exemple, explique-t-il, nous nous sommes interrogés sur les domaines pertinents pour définir et regrouper les stages, quelles formations nous souhaitions intégrer dans la base, quel vocabulaire utiliser (en termes d imputabilité ). Un travail complet et détaillé a été conduit avec les équipes. Les fonctionnalités de simulation du plan, de simulation des coûts, le fait de raccrocher des demandes aux stages tout a été testé, permettant ainsi de voir les astuces et les raccourcis avant l utilisation en production du progiciel. La première phase d utilisation a paru positive. Depuis le 1er janvier 2002, la gestion de la formation ne se fait que dans HR Access. Quelques améliorations et ajustements sont toujours en cours mais le système est satisfaisant. La plus-value sur l ensemble est claire : un coefficient de sympathie de l application ressources humaines, déclare Vincent Thiberge. Le nouveau système devait être attrayant, convivial, plus facile d accès, plus intuitif : nos attentes se réalisent. Actuellement, 15 à 20 personnes l utilisent quotidiennement et ont adopté ce système, qui utilise notre langue au lieu de nous parler en informatique, explique-t-il. Les fonctionnalités e-hr appliquées à d autres domaines que la formation ont également été mises en œuvre : informations liées à la gestion individuelle, la modification de l adresse, du compte bancaire sur une population plus restreinte. Elles seront déployées auprès de l ensemble des salariés de la CNP en septembre Certains formulaires sont déjà directement modifiables par le collaborateur connecté, précise Agnès Alliot. Mais nous avons encore d autres services à ouvrir pour les collaborateurs et les managers de la CNP, aussi bien en consultation qu en mise à jour ; par exemple, créer des liens automatiques à partir de l intranet de l entreprise, automatiser la remontée d informations, contrôler et valider systématiquement ces informations, finaliser le catalogue de stages, etc. Ce déploiement est prévu dans le deuxième semestre 2002, après celui de la paie. Propos recueillis par Frédérique Mauriès 26 ACTUALITÉ DE LA FORMATION PERMANENTE N 179 JUILLET-AOUT 2002 CENTRE INFFO