Comptabilité Générale : Régies - Habilitation

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1 Comptabilité Générale : Régies - Habilitation 1. Présentation Le menu Régie afin de gérer la procédure de mise en place et de gestion des Régies de Recettes et ou d Avance est disponible à l Agence Comptable par le choix : Comptabilité Générale. L option Saisie regroupe les transactions liées à l Habilitation, au Visa TPG et à la Clôture L option Documents rassemble toutes les fonctions d impression pour les diverses étapes de la gestion des régies. Pour l implantation de ce nouveau module de GFC Comptabilité Générale sous Windows, il est nécessaire de (re)définir les informations présentes dans la version Ms-Dos de la Comptabilité Générale : Les subdivisions de comptes (cf. Fiche 18). Les habilitations. 2. Création d une Habilitation Par le menu Régie - Saisie - Habilitation, depuis Comptabilité Générale : L écran s affiche : Il faut au préalable sélectionner l établissement pour lequel la régie devra être créée. A savoir : Il est important pour les Régies de réfléchir à la conduite à tenir. Deux cas se présentent : Les régies existantes se poursuivent à l identique pour le nouvel exercice. Les régies existantes sont à modifier pour le nouvel exercice. Régies identiques à l exercice précédent sous G.F.C. Ms-Dos Reprendre les documents des régies concernées et Régies à modifier pour le nouvel exercice sous G.F.C. Ms-Dos Reprendre les documents des régies concernées et DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p1/39

2 retaper à l identique les informations dans la version G.F.C. - Windows de Comptabilité Générale Editer les documents Valider les dates de saisie avis TPG, etc. Procéder comme s il s agissait d une création, mais sans envoyer les documents produits aux autorités concernées Transmettre l habilitation aux régisseurs retaper à l identique les informations dans la version G.F.C. - Windows de Comptabilité Générale Editer les documents Valider les dates de saisie avis TPG, etc. Procéder ensuite aux modifications et éditer les documents liés aux modifications. Transmettre ces informations et attendre les réponses. Inscrire les accords Transmettre l habilitation ainsi modifiée aux régisseurs Sont décrites ici les procédures pour créer des régies : Recettes, Avances, Recettes et Avances. Création d une habilitation pour une Régie de Recettes Sélectionner l établissement attributaire de la Régie de recettes : Ensuite, sélectionner, dans la zone en dessous de l établissement, le type de régie à créer ( par défaut, la valeur affichée est L ensemble) : Pour sais Ir les éléments constitutifs d une régie de Recettes, plusieurs possibilités existent : Par le menu : Habilitation de régie Ajouter En appuyant directement sur la touche INS (INSER) En cliquant sur le bouton droit de la souris puis en sélectionnant Ajouter avec le bouton gauche de la souris dans le menu contextuel qui apparaît En cliquant sur l icône symbolisée par une page blanche L écran de saisie s affiche : Saisie d une habilitation DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p2/39

3 La Saisie Les informations suivantes sont à renseigner : Sélectionner l Etablissement Le type de régie est pré affecté à Recettes Le nom du Régisseur Ne pas cliquer sur le bouton OK à ce stade de la saisie. Exemple de saisie : DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p3/39

4 Deux onglets sont à renseigner successivement : L onglet Général avec : L objet La durée : Régie permanente ou Régie temporaire en cochant l un ou l autre bouton radio Le Grade du régisseur Le Suppléant éventuel Exemple de saisie : L onglet Régie de Recettes DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p4/39

5 Indiquer les informations pour : Le Compte d habilitation Le Compte de suivi Le Montant moyen mensuel des recettes Le Montant d encaisse maximum Le Fonds de caisse maximum La Périodicité des justificatifs. Exemple de saisie : Vient ensuite la saisie : des Moyens de règlement autorisés, des Natures de recettes autorisées. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p5/39

6 Pour ce fa ire, cliquer sur le bouton droit de la souris d abord dans la zone de saisie des Moyens de règlement puis avec le bouton gauche de la souris dans le menu contextuel sur l option Ajouter, ou appuyer sur la touche INSER. L écran suivant s affiche : Pour chaque moyen de règlement, il faut spécifier : Le Compte Le Code que le régisseur utilisera Le Libellé Dans le cas de la création d un Compte de dépôt cette information sera à saisir une fois l autorisation d ouverture accordée par le T.P.G. (Voir un exemple ci-après 2.) Exemple de saisie : DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p6/39

7 Cliquer ensuite sur le bouton OK pour valider l opération de saisie. Cliquer sur le tableau des Natures de Recettes. Dans ce cadre, cliquer sur le bouton droit de la souris, puis avec le bouton gauche de la souris dans le menu contextuel sur l option Ajouter, ou appuyer sur la touche INSER. Saisir pour chaque Nature de recettes, le Compte en s aidant pour le sélectionner de la flèche à droite de la zone de saisie Un code, Un libellé. Exemple de saisie : 1. Cliquer sur le bouton OK pour valider la saisie. 2. Valider en cliquant sur OK pour finaliser la saisie des informations concernant l habilitation de la régie de recettes DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p7/39

8 L habilitation de la régie de recettes apparaît dans l écran initial. Il est impératif d éditer un compte rendu de cette saisie en appuyant sur la combinaison de touches CTRL-P. De fait, il s agit du document qui servira de pièce jointe à la demande d habilitation adressée aux autorités (voir ci-après l édition des documents) : L édition des documents Les documents sont disponibles depuis le menu Comptabilité générale - Régie - Documents. La fenêtre qui apparaît, rend compte de l évolution de la procédure d habilitation des régies. Un ensemble de cases à cocher est disponible. En fonction de la situation, de la chronologie des opérations, ces cases à cocher sont actives ou non. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p8/39

9 Il faut au préalable : - Sélectionner l établissement attributaire de l habilitation de régie, - Le nom du régisseur destinataire de la demande d habilitation. Par rapport aux opérations de saisie effectuées, seul l arrêté de création est autorisé en édition. Les autres éditions sont en attente de et en grisé. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p9/39

10 Pour lancer l édition, plusieurs possibilités existent : Soit, cliquer sur le bouton droit de la souris, puis dans le menu contextuel avec le bouton gauche sur l option Editer. Soit, cliquer sur l icône Soit cliquer sur le menu Documents Régie Editer Un message donne alors cette information : Il rappelle que le document édité après la saisie de l habilitation doit servir de pièce jointe (cf. Ci-dessus) La visualisation de l arrêté est alors effective. Il faut lancer son impression en cliquant sur l icône symbolisée par l imprimante. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p10/39

11 En sortant du menu d impression, vous revenez à l écran initial des Documents Le constat d édition est effectif. Les autres éléments constitutifs sont en attente d une réponse des autorités et du TPG. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p11/39

12 Le visa du TPG Après réponse du TPG, il est nécessaire de saisir l information dans le logiciel afin de poursuivre la procédure d habilitation. A partir de l option Visa TPG du menu Régie - Saisie dans la Comptabilité générale, l écran suivant est accessible : En cliquant sur l option Modifier selon les procédures usuelles, l écran suivant s affiche : Inscrire la date dans Date d accord du Visa du TPG, pour remplacer la date par défaut qui s inscrit automatiquement. Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK. Il est alors nécessaire de procéder à l édition des documents suite à cet accord qui vient d être inscrit. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p12/39

13 L édition des documents En revenant dans le menu Documents, l écran d habilitation rend compte de la nouvelle situation dans la chronologie des opérations d habilitation. Il faut au préalable sélectionner l établissement et le régisseur concernés. Pour lancer l édition des documents, qui sont cochés, il faut : Soit, cliquer sur le bouton droit de la souris, puis dans le menu contextuel avec le bouton gauche sur l option Editer. Soit, cliquer sur l icône Soit cliquer sur le menu Documents Régie Editer Les éditions obtenues, l écran des Documents rend compte de la nouvelle situation : DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p13/39

14 Transfert de l habilitation de la régie vers le régisseur Le transfert de l habilitation se fait depuis l écran ci-dessus des Documents, en cliquant : Soit sur le bouton dans la barre d outils Soit avec le bouton droit de la souris sur les documents édités, puis avec le bouton gauche dans le menu contextuel sur l option Transférer l habilitati on L écran de transfert s affiche : Insérer une disquette dans le lecteur. Si celle-ci n est pas vide, son contenu sera effacé. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p14/39

15 Le compte-rendu du transfert est affiché. Cliquer sur le bouton OK Dans le tableau initail des régies, l indication de transfert est alors inscrite à Oui Il faut ensuite réaliser le transfert des créances vers le régisseur (Cf. Fiche 30). Création d une habilitation pour une Régie d Avance La création d une habilitation pour une régie d avance suit la même logique de cheminement. La chronologie est identique. Les copies d écran ci-dessous retracent la saisie : DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p15/39

16 En entête de fiche de saisie : 1. Sélection du type de régie : avances 2. Identification du nom du Régisseur DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p16/39

17 3. Onglet Général : Objet / Durée / Grade Régisseur - éventuellement identification d un Suppléant. 4. Onglet Régie d avances : Compte d habilitation / Compte de suivi / Montant moyen mensuel des dépenses / Montant de l avance / Périodicité des justificatifs / Chapitre autorisé. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p17/39

18 5. En bas d écran sont à identifier selon la même méthode d appel et de saise des écrans que pour une régie de recettes : les Moyens de règlement et les Natures de dépenses Pour qu une régie puisse être habilitée, il faut obligatoirement au moins un moyen de règlement et au moins une nature de dépenses : DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p18/39

19 6. Saisie d un moyen de règlement où sont à identifier le Compte - un Code pour ce compte ainsi qu un Libellé 7. Saisie d une nature de dépenses : les informations identifiant le Compte - le Code - le Libellé sont à inscrire. Mais pour chaque compte, il faut spécifier le montant Maximum autorisée sachant que celui-ci voit par défaut la somme affichée est égale au total du montant moyen mensuel des dépenses et du montant de l avance renseignés dans l onglet régie d avances. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p19/39

20 Les saisies effectuées sont retranscrites dans l écran ci-dessous pour les Moyens de Règlement et les Natures de dépenses 8. Après la saisie des informations pour l habilitation de la régie d avance, il faut imprimer le compte rendu de cette saisie en appuyant sur la combinaison de touches CTRL-P. Il s agit du document qui servira de pièce jointe à la demande d habilitation adressée aux autorités (voir ci-après le message lors de l édition du document suivant). 9. Il faut ensuite éditer l Arrêté de création de la régie dans le menu Documents. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p20/39

21 Au lancement de cette édition, il est rappelé l obligation d éditer le document compterendu de la création de l habilitation. 10. Attendre l avis des autorités et du T.P.G. avant de poursuivre la procédure. Dès que l information est revenue avec les accords, il faut procéder à la Saisie - Visa TPG. Inscrire la date et cliquer sur le bouton OK. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p21/39

22 11. Il faut ensuite imprimer l arrêté de Nomination du régisseur dans le menu Documents 12. L édition est effectuée. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p22/39

23 13. Il est alors possible de procéder au transfert depuis l écran des Documents d habilitation avec un clic droit de la souris ou par l icône de la barre d outils. Dans l écran de saisie visualisation de la régie, les informations essentielles sont accessibles notamment la confection de la disquette de transfert. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p23/39

24 Création d une habilitation pour une Régie d Avance et de Recettes La création d une habilitation pour une régie de recettes et d avances suit la même logique que celle décrite dans les deux paragraphes précédents. Les copies d écran indiquent la démarche à suivre. Depuis l écran de Saisie - Habi litation appuyer sur la touche INSER Saisir l onglet Général DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p24/39

25 Saisir l onglet Régies de recettes avec l identification de Moyens de règlement et de Natures de recettes DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p25/39

26 Saisir l onglet Régies d avances avec l identification de Natures de dépenses (les Moyens de règlement ont déjà été saisis avec l onglet Régie de recettes ) Editer l Arrêté de création Attendre le visa du T.P.G. Saisir le visa du T.P.G. Procéder aux éditions. Effectuer le transfert de l habilitation. Transférer les créances. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p26/39

27 2. Modifier une habilitation de régie Il est possible d ajuster une habilitation de régie. Pour ce faire, il faut simplement dans l écran de Saisie - Habilitation sélectionner la régie concernée, puis choisir l option Modifier Dès que la fiche Modification d une habilitation apparaît, il faut sélectionner l onglet devant recevoir la modification. Dans les copies d écran qui suivent, un moyen de règlement nouveau est ajouté à la régie de recettes, avec la création d un Compte de dépôt. La saisie d un moyen de règlement (en appuyant sur la touche INSER dans le tableau de saisie) avec compte de dépôt se fait avec l identification du Compte (5141 / 5151). Il faut cliquer sur le bouton radio Ouverture de compte de dépôt Cliquer ensuite sur le bouton OK Ne pas omettre d inscrire le nombre de chèques sur le bordereau. Un message le rappelle. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p27/39

28 L écran de saisie rend compte de la création : Editer ensuite depuis la fenêtre de visualisation, par la combinaison de touches CTRL-P ou l option Imprimer - le document détaillant l habiliattion modifiée: DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p28/39

29 Lancer depuis le menu Documents, l édition de la demande d Ouverture d un compte courant DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p29/39

30 Attendre l information sur la création du compte R.I.B. Dès que le compte est créé avec l attribution d un R.I.B. il faut revenir dans le menu Saisie - Habilitation et choisir l option Modifier dans l écran de visualisation de l habilitation de la régie. Dans la fiche, il faut choisir le Moyen de Règlement et sélectionner Modifier. Enfin saisir le Compte de dépôt en cochant au préalable le bouton radio. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p30/39

31 Une fois ette saisie effectuée et validée en appuyant sur le bouton OK, il est nécessaire de retourner dans le menu Documents afin d éditer l Accréditation du régisseur. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p31/39

32 Après avoir édité le document, il est possible de transférer l habilitation modifiée. Rappel : la réception en régie d une habilitation modifiée ne se fait que si les opérations dans la régie ont été achevées DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p32/39

33 3. Muter une habilitation de régie La mutation d une habilitation de régie se fait dans le cas d un changement d identité de régisseur. La nature comme la structure de la régie de changent pas. Il n est donc pas nécessaire dans ce cas de clôturer la régie et d en créer une nouvelle. Depuis le menu Saisie - Habilitation, sélectionner la régie concernée. Cliquer sur le menu Habilitation de régie ou encore cliquer avec le bouton droit de la souris puis dans le menu contextuel cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l option Muter Dans l écran Saisie d une mutation, Saisir la Date de la Remise de Service, puis le Nom et le Grade du Nouveau régisseur DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p33/39

34 Dans l écran de visualisation de la régie le tableau initial le nom du régisseur a changé. Les Documents pour ce nouveau régisseur doivent être édités. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p34/39

35 Ensuite, il faudra effectuer le transfert de cette habilitation. Rappel : pour lancer une mutation de régisseur, les opérations de cette régie à Muter doivent totalement être effectuées et vérifiées. 4. Clore une habilitation de régie La clôture d une habilitation de régie ne se fait que pour une régie définitivement arrêtée. Le régisseur n a plus ce statut. Les opérations sur la régie doivent être au préalable achevées et les comptes soldés. Depuis le menu Saisie - Clôture, sélectionner la régie concernée. Cliquer sur le menu Clôture de régie ou encore cliquer avec le bouton droit de la souris puis dans le menu contextuel cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l option Modifier Dans la fenêtre qui s affiche, il faut sais ir la Date de clôture de la régie puis cliquer sur le bouton OK. La confirmation de cette opération est demandée. Cliquer sur le bouton Oui. La date de clôture est alors inscrite dans le tableau de visualisation de la régie. Depuis le menu Documents l état de Remise de service de fin de service édité. doit être DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p35/39

36 DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p36/39

37 Après avoir édité ce document, il faut revenir dans le menu Saisie - Clôture pour procéder à la confirmation de la clôture définitive de la régie. Cette opération s effectue en cliquant sur le menu Clôture de régie - Valider ou en cliquant sur l icône présente dans la barre d outils Un message rappelle que les documents doivent bien avoir été édités auparavant. Cette commande est irréversible. Un assistant guide l utilisateur dans la procédure de validation de la clôture. 1 er écran : Cliquer sur le bouton Suivant DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p37/39

38 2 ème écran : Le compte de la régie doit être soldé, cliquer sur le bouton Suivant 3 ème écran : Cliquer sur le bouton Terminer DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p38/39

39 4 ème écran : Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l assistant. L habilitation de régie disparaît de la liste des régies présentes. DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 21 p39/39