ENTRETIEN PROFESSIONNEL

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1 LIVRE BLANC ENTRETIEN PROFESSIONNEL Du règlementaire à l outil stratégique

2 Table des matières Le saviez-vous?... 2 En quoi consiste l'entretien professionnel?... 2 Qui est concerné?... 2 De quoi s agit-il?... 3 A quelle fréquence doit-on effectuer l entretien professionnel?... 3 Au minimum une fois tous les 2 ans... 3 État des lieux tous les 6 ans... 4 Entretiens professionnels et état des lieux : une obligation de résultat pour chaque employeur... 4 Sanctions de l employeur... 4 Dans la pratique... 5 Ne pas confondre Entretien professionnel et entretien d évaluation Les outils... 6 L entretien individuel, simple à mettre en œuvre?... 6 Une démarche gagnant-gagnant pour l entreprise et le salarié... 6 Penser à l accompagnement... 6 Passez à l action!

3 Le saviez-vous? Chaque salarié, quel que soit son contrat de travail, doit bénéficier d un entretien professionnel, au moins une fois tous les 2 ans. Ce moment d échange individuel est obligatoire depuis le 7 mars 2014, date d application de la loi du 5 mars 2014 «relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale». L objectif de ce rendez-vous est d échanger avec le salarié pour lui permettre de faire le point sur ses perspectives d évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d emploi. Cet entretien managérial est dédié à la gestion individualisée des compétences, il ne s agit pas d un entretien d évaluation (voir page 5). Dans ce livre blanc vous trouverez un regard sur le fond, la forme et les outils à mettre œuvre pour faire de cette démarche un outil de management et de dialogue en lien direct avec la stratégie de développement de l entreprise ou de l organisation de la structure. En quoi consiste l'entretien professionnel? Qui est concerné? Côté entreprise : L organisation et la mise en œuvre des entretiens professionnels s imposent à tous les employeurs, de la TPE à la grande entreprise. Ces rencontres périodiques entre employeurs et salariés sont assorties d un certain formalisme (grille de questionnement structuré et adapté aux circonstances de l entretien, aux spécificités de l entreprise et au profil du salarié concerné, bilan du parcours professionnel du salarié tous les 6 ans ) et d une obligation de résultat (maintien de ses capacités à occuper un emploi ). Côté salariés : L entretien professionnel concerne tous les salariés : quel que soit leur contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé, contrat de professionnalisation, d apprentissage, quelle que soit leur durée de travail (temps plein ou temps partiel), quelle que soit leur ancienneté. 2

4 De quoi s agit-il? L entretien professionnel vise à : accompagner le salarié dans ses perspectives d évolution professionnelle : qualifications, changement de poste, promotion, etc. et identifier ses besoins de formation. La loi ne précise pas le contenu de l entretien en dehors du fait que l employeur doit, depuis le 10/08/2016, informer le salarié sur la validation des acquis de l expérience professionnelle (VAE). À défaut de stipulations dans l accord de branche ou d entreprise, il revient à l employeur de le définir en fonction des orientations stratégiques de l entreprise : bilan du parcours professionnel du salarié avant et depuis son entrée dans l entreprise, identification des besoins de l entreprise et des aspirations et compétences du salarié, perspectives d évolution professionnelle, etc. L entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail (et est assimilé à du temps de travail effectif) et dans les locaux de l entreprise. A quelle fréquence doit-on effectuer l entretien professionnel? Au minimum une fois tous les 2 ans un congé de maternité, un congé parental à temps plein ou partiel, un congé d adoption, un congé de soutien familial, un congé sabbatique, une période de mobilité volontaire sécurisée, un arrêt maladie de plus de 6 mois, un mandat syndical. L entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans (à partir de l entrée dans l entreprise, puis de la date de l entretien précédent). Cependant, il est toujours possible pour l employeur, soit par décision unilatérale, soit en application d un accord collectif, d organiser des entretiens professionnels une fois par an. Toutefois, l entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d interruption due à : 3

5 État des lieux tous les 6 ans Tous les 6 ans, l entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de s assurer que le salarié est inscrit dans une dynamique de maintien et de développement des compétences, voire d évolution professionnelle. Entretiens professionnels et état des lieux : une obligation de résultat pour chaque employeur L état des lieux du parcours professionnel du salarié réalisé tous les 6 ans vise à constater les actions mises en œuvre au cours des 6 dernières années : s assurer que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels obligatoires, suivi au moins une action de formation, acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel ) par la formation ou par une validation des acquis de l expérience (VAE), et bénéficié d une progression salariale ou professionnelle. Dans tous les cas, les entretiens professionnels comme l état des lieux récapitulatif doivent donner lieu à la rédaction d un document (compte-rendu, grille de synthèse ) dont une copie est remise au salarié. À défaut, des mesures correctrices sont prévues par le code du travail et l entreprise peut être soumise à une sanction financière (consulter notre article Entretien professionnel : la cour de cassation prend position. Sanctions de l employeur Les entreprises d au moins 50 salariés encourront une sanction financière (versement d une somme forfaitaire à l OPCA) si le salarié n a pas bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels prévus et d au moins 2 des 3 actions prévues (action de formation, certification ou VAE, progression). De son côté le salarié verra son compte personnel de formation (CPF) crédité à hauteur de : 100 heures s il travaille à temps plein, ou 130 heures s il travaille à temps partiel. 4

6 Compte tenu de la date d entrée en vigueur de la loi créant cette sanction (7 mars 2014), celle-ci pourra intervenir, au plus tôt, en Il convient donc, d ores et déjà, de planifier les entretiens professionnels et d en assurer le suivi. Dans la pratique Ne pas confondre Entretien professionnel et entretien d évaluation La loi est claire sur ce point : l entretien professionnel ne concerne pas l évaluation du travail du salarié. Même si certains thèmes abordés au cours des échanges peuvent être communs aux deux entretiens, leurs objectifs sont distincts : L entretien d évaluation, ou entretien annuel des performances est une pratique RH non réglementée par le Code du travail, et il est généralement annuel. Il porte sur l évaluation du travail de l année écoulée, et la définition des objectifs de l année suivante. Ces objectifs permettent de mesurer la performance du salarié. En théorie, il s agit donc pour le manager et son collaborateur d échanger sur le résultat du travail, sur le COMBIEN. L Entretien Professionnel (EP) n est pas annuel mais bi-annuel et il est obligatoire. Il est destiné à envisager les perspectives d évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer. Pas question donc de l interroger sur la réalisation de ses objectifs. Il s agit de l interroger sur le COMMENT, notamment «comment évoluer?», et «comment se former pour y parvenir?». Dans la pratique, veillez à bien distinguer ces deux entretiens par deux formulaires distincts ou une convocation pour 2 temps d entretien, voire 2 convocations. 5

7 Les outils L entretien individuel, simple à mettre en œuvre? Bien comprendre les enjeux des entretiens professionnels est un préalable indispensable pour une mise en œuvre adaptée à vos spécificités et mobiliser tous les acteurs de l entreprise. Mettre en place ces entretiens, être capable d en assurer un suivi ainsi qu une traçabilité optimale exige de bien préparer la démarche, de procéder étape par étape et de s équiper de supports opérationnels. Aussi, afin de pouvoir utiliser cette démarche comme levier stratégique des outils existent. Du circuit de convocation à l entretien, en passant par la modélisation de celui-ci, des outils numériques et collaboratifs offrent une interface où chaque partie peut préparer le rendezvous. Lors de l entretien une trame est complétée, l entretien stocké et archivé. Les outils de management et de dialogue permettent de professionnaliser vos pratiques managériales, et d être en conformité avec vos obligations RH. Une démarche gagnant-gagnant pour l entreprise et le salarié Au-delà de l obligation légale, ces outils proposent des analyses du contenu des entretiens qui permettent, par exemple, de recenser les besoins en formation des collaborateurs, de suivre les échéances, de piloter les campagnes d entretiens, et, globalement de donner de la valeur au contenu grâce aux états d analyse possibles. Penser à l accompagnement La mise en place de ces outils numériques permet de fluidifier les processus dans l entreprise, gagner du temps dans la réalisation, le pilotage, et surtout l exploitation des données issues des entretiens. Cependant, ces outils ne sont qu un moyen au service d une stratégie élaborée en amont. De la définition du contenu de l entretien à la mise en perspective avec la stratégie de développement, vous pouvez solliciter des consultants externes en ressources humaines qui vous accompagneront dans votre démarche. 6

8 Passez à l action! Innovpro, éditeur de logiciels de performances pour les ressources humaines depuis 16 ans, propose une offre SIRH modulaire et intégrée : solution IPTime Manager et vous accompagne dans la mise en œuvre de vos entretiens professionnels. Contact : Laurent MICAUT DIRECTEUR COMMERCIAL INNOVPRO 92 RUE DU CHATEAU D ORGEMONT ANGERS

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