Microsites corporatifs

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1 Microsites corporatifs Guide de l utilisateur Primaël-Marie Sodonon Orléans Express

2 TABLE DES MATIERES Fonctionnement du microsite réservation en ligne... 4 Connexion au microsite... 5 Sélection du trajet pour trajet aller-retour... 6 Sélection de la date de voyage... 7 Identification des passagers... 8 Menu «Rechercher» ) Recherche de passager(s) ) Recherche de commandes Modification de billet Renvoi de billet Menu «Votre nom, Votre prénom» Changement de mot de passe Déconnexion Page 1

3 TABLE DES FIGURES Figure 1: Page d'authentification... 5 Figure 2: Menu de réservation... 6 Figure 3: Sélection de l'aller... 7 Figure 4: Détail du menu aller... 7 Figure 5: Identification des passagers... 8 Figure 6:Validation de la réservation... 9 Figure 7: Récapitulatif de la commande Figure 8 : Icône de confirmation de la réservation Figure 9: Courriel de confirmation de réservation Figure 10: Exemple de billet Figure 11: Menu de recherche Figure 12: Recherche de passager Figure 13: Menu d'édition d'un passager Figure 14: Menu des commandes actives Figure 15:Recherche des commandes récentes Figure 16: Détail de la commande Figure 17: Menu de modification d'une réservation Figure 18: Modification - Recherche d un nouvel horaire Figure 19: Validation d'une modification Figure 20: Récapitulatif d'une modification Figure 21 : Icône de confirmation de la modification Figure 22 : Courriel de confirmation de modification Figure 23 : Exemple de billet modifié Figure 24: Renvoi de billets Figure 25: Menu nom, prénom Figure 26: Menu de changement du mot de passe Page 2

4 INTRODUCTION Le présent document, préparé à l intention des utilisateurs du microsite corporatif, a pour objectif de servir de manuel de référence au cours de l utilisation de la plateforme. Dès le 1 er novembre 2016, les transactions (réservations, achats et modifications) corporatives seront possibles sur le site web prévu à cet effet. Les billets sur support papier de type «Post-payé» resteront toutefois utilisables jusqu à l implantation complète de la solution web. Les passagers doivent être munis d un billet avec réservation. Ils ne peuvent pas monter à bord, si le billet n est pas pour le bon départ (date et heure). Afin de pouvoir voyager, le passager doit échanger son billet «ouvert» à la billetterie d un terminus ou d une agence (changement sans frais) nous expliquons à la rubrique «échange de billet» la façon de faire pour les différents types de billets et titres de transport. Les règles suivantes seront dorénavant appliquées et il se pourrait que le conducteur refuse l accès à bord à un passager dont le billet non conforme : Les billets sont nominatifs c est-à-dire qu ils doivent être émis au nom du voyageur. Il n est pas possible de changer le nom sur un billet La date et l heure d échéance d un billet doivent être respectées Selon les conditions de vente et avant son expiration, le responsable peut modifier la date et l heure sans frais. Le passager peut aussi le faire auprès d un agent d Orléans Express, ou par téléphone auprès de l agent de support aux comptes corporatifs. Selon les conditions de vente, un billet ne peut être annulé ou remboursé. Tout billet expiré ou utilisé sera facturé. Tous les termes et conditions relatifs à nos services sont disponibles à l adresse suivante : Page 3

5 FONCTIONNEMENT DU MICROSITE RÉSERVATION EN LIGNE Site web corporatif Le site web corporatif, également désigné par le terme usuel «microsite», est accessible à toute entité liée à Keolis Canada par voie d entente contractuelle. Son adresse URL est la suivante : Utilisateur et Passager L utilisateur du site corporatif est la personne en charge d effectuer une réservation pour le compte d un tiers. Il s agit en somme du responsable des réservations corporatives pour les voyages de l entreprise. Ex : Primael Sodonon Adjoint administratif, Keolis Canada Le passager est la personne pour qui la réservation est effectuée. Il s agit en somme de l employé voyageant à des fins professionnelles. Ex : Antoine Parent Chargé de compte corporatifs, Desjardins Étapes de réservation Une réservation effectuée sur le site corporatif comporte les sept étapes successives suivantes : 1) Connection au microsite et authentification 2) Sélection du trajet 3) Sélection de la date de voyage 4) Sélection de l heure et du tarif désirés 5) Validation de la transaction 6) Impression/Transmission des billets Ces étapes sont explicitement exposées dans la section suivante. Page 4

6 Connexion au microsite L accès au microsite est possible via l authentification de l utilisateur. La fenêtre de connexion est la suivante : FIGURE 1: Page d'authentification Elle consiste en : 1) Un «nom d utilisateur» : l adresse courriel corporative de l utilisateur 2) Un mot de passe fourni par Keolis Une fois les champs remplis, le clic sur le bouton «Connexion» permet d accéder au menu de réservation principal. En cas d oubli ou d erreur lors de la saisie de ces champs, il est possible contacter le soutien aux comptes corporatifs à comptescorporatifs@keolis.ca. Page 5

7 SÉLECTION DU TRAJET POUR TRAJET ALLER-RETOUR La sélection des paramètres d un voyage s effectue dans le menu «Réservation» à l étape 1 : «Choix du voyage» de la fenêtre de réservation suivante : Figure 2: Menu de réservation Cette étape comporte les champs suivants : 1) Le nombre de passagers : Au choix de l utilisateur, limité à 5 passagers par commande. 2) Origine : Ville de départ du passager 3) Destination : Ville d arrivée du passager 4) Date de départ : Date à laquelle le passager quitte la ville de départ vers la ville d arrivée. Exprimée sous le format AAAA/MM/JJ 5) Date de retour : Date à laquelle le passager quitte la ville d arrivée pour revenir à la ville de départ. Exprimée sous le format AAAA/MM/JJ Une fois les sélections de ces paramètres effectuées, le bouton «Rechercher» permet de valider les choix. Remarques : - Un voyage ne comportant qu une date de départ est un aller simple. - Un voyage comportant une date d aller et une date de retour est un aller-retour. - Seules les origines et destinations sur les réseaux d Orléans Express et d Intercar sont disponibles jusqu au 1 er décembre Page 6

8 SÉLECTION DE LA DATE DE VOYAGE Une fois la recherche d itinéraire exécutée, les résultats apparaissent dans l étape 2 : «Voyage Aller» de la fenêtre de la manière suivante : FIGURE 3: Sélection de l'aller La sélection d un horaire proposé s effectue par un clic permettant d accéder au détail de cet itinéraire ainsi qu à la fonction de réservation. FIGURE 4: Détail du menu aller Page 7

9 Cette étape comporte les champs suivants : 1) Départ : Indique l heure de départ à partir de l origine en format 24h. 2) Arrivée : Indique l heure d arrivée à la destination finale en format 24h. 3) Durée : Indique le temps de voyage entre l heure de départ et l heure d arrivée incluant le temps d attente aux points de transfert (le cas échéant). 4) Transfert : Indique le nombre de correspondances à effectuer durant le voyage 5) Prix : Indique le tarif du voyage. Note : Il s agit du tarif régulier appliqué par Orléans Express pour la clientèle générale. Dans le cas des comptes corporatifs, le pourcentage d escompte conforme à l entente contractuelle est appliqué ultérieurement au moment de la facturation mensuelle. 6) Sièges disponibles : indique la quantité de places restantes pour l ensemble du voyage. IDENTIFICATION DES PASSAGERS La section «Passagers» consiste en l identification du (des) voyageur(s). FIGURE 5: Identification des passagers Page 8

10 Cette section comporte les champs Nom et prénom du passager ainsi que l adresse courriel corporative associée au voyageur. Il est ainsi possible d expédier directement le billet au voyageur via courriel. Les champs «Créer» et «Rechercher» permettent respectivement de créer un nouveau passager dans la base de données des voyageurs du compte et, lors d une réservation ultérieure, de l identifier via l option de recherche. La fonction «Créer» sert ainsi lors de la première saisie d un passager (Figure 5). FIGURE 6:Validation de la réservation Remarque : Il est toujours possible de modifier l un des choix de la réservation en cliquant sur le numéro de l étape («Étape 2» ou «Étape 3»). Une fois la sélection du passager effectuée le bouton «Continuer» permet d accéder à l étape de confirmation de la commande (Figure 6). Page 9

11 FIGURE 7: Récapitulatif de la commande La section «récapitulatif» résume les sélections effectuées par l utilisateur au cours des étapes précédentes afin de valider l exactitude de la commande avant la commande finale. Cette section permet ainsi de valider : - L origine - La destination - L heure et la date de départ - L heure et la date d arrivée - Le nom du(des) voyageur(s) - Le prix (incluant et excluant les taxes) - D éventuels frais liés au passage d un pont tarifé Le bouton «commander» permet de compléter définitivement la transaction. Figure 8 : Icône de confirmation de la réservation Page 10

12 La confirmation de réservation ainsi que le billet du passager sont envoyés par courriel au responsable. Figure 9: Courriel de confirmation de réservation Figure 10: Exemple de billet standard Page 11

13 MENU «RECHERCHER» Figure 11: Menu de recherche Le menu «Rechercher» permet de consulter la base de données de voyageurs et de commandes enregistrées par l utilisateur. 1) Recherche de passager(s) Il est donc possible d identifier un voyageur en le recherchant par nom, prénom et courriel. FIGURE 12: Recherche de passager Il est également possible de modifier les renseignements relatifs à un client au moyen de l icône d édition bleue à droite du menu. Page 12

14 Le menu d édition du passager comporte deux onglets, soit «Détails» et «Commandes actives». FIGURE 13: Menu d'édition d'un passager Le menu «Détails» permet de modifier les noms, prénoms et courriel d un passager et de le déclarer «Actif» ou «Inactif». Un passager «Actif» est ainsi sélectionnable pour réservation dans la base de données contrairement à un passager «Inactif» pour qui une réservation ne peut être effectuée. Le menu «Commandes actives» présente les commandes et voyages réservés pour le passager. FIGURE 14: Menu des commandes actives Ce menu permet la révision ainsi que la modification d une commande existante (voir section «modification de billet»). 2) Recherche de commandes Il est également possible de consulter l historique des commandes récentes : Page 13

15 Figure 15:Recherche des commandes récentes Le menu de recherche des commandes indique le numéro de commande ainsi que la date et l heure de création de ladite commande. Lorsque sélectionné, il indique le résumé de la commande, incluant le nom du responsable créateur de la commande, et propose deux options : 1) Modification de commande : changement de l heure et/ou de la date de départ et/ou arrivée 2) Renvoi de billet : renvoi d une copie du billet à l utilisateur Figure 16: Détail de la commande Attention: Seules l heure et la date d un voyage sont modifiables jusqu au lendemain de la date de voyage à 23 :59. Le nom du passager, l origine et la destination ne sont pas modifiables. Pour modifier ces éléments, il faut annuler la réservation et en effectuer une nouvelle. Modification de billet La sélection de l option «modifier un billet» génère l affichage du menu suivant : Page 14

16 Figure 17: Menu de modification d'une réservation Cette section comporte les champs suivants : 1) Numéro de la commande : Indique le numéro de référence de la commande traitée 2) Type de modification : Indique la portion du voyage devant être modifiée : o Aller : Modifier l heure et/ou la date de l aller seulement o Retour : Modifier l heure et/ou la date du retour seulement o Les deux : Modifier l heure et/ou la date des deux portions 3) Origine : Ville de départ du passager 4) Destination : Ville d arrivée du passager 5) Passagers(s) : o Nom et prénom du (des) passager(s) o Statut du passager (Adulte, Aîné, Étudiant, Enfant) o Date et heure de la portion aller o Statut de la portion aller (Valide, Expiré ou utilisé) o Date et heure de la portion retour o Statut de la portion retour (Valide, Expiré ou utilisé) o Condition d échange et de remboursement (Modifiable ou Non-modifiable, Remboursable ou non-remboursable) 6) Sélection des nouvelles dates et heures d aller ou de retour Une fois que le passager à modifier et la nouvelle date sont sélectionnées, une nouvelle recherche d itinéraire peut être effectuée (voir figures 3 et 4). Page 15

17 Figure 18: Modification - Recherche d un nouvel horaire Une fois la nouvelle sélection effectuée, le choix est validé via les boutons «modifier» puis «continuer» : Figure 19: Validation d'une modification Le sommaire des modifications apparaît dans la fenêtre «Récapitulatif» et permet de conclure la transaction et de renvoyer par courriel le nouveau billet à l utilisateur. Page 16

18 Figure 20: Récapitulatif d'une modification La confirmation de modification ainsi que le nouveau billet du passager sont envoyés par courriel à l utilisateur. Figure 21 : Icône de confirmation de la modification Figure 22 : Courriel de confirmation de modification Page 17

19 Nouvelle date de départ Figure 23 : Exemple de billet modifié Renvoi de billet La fonction de renvoi de billet permet à l utilisateur de se renvoyer une copie du(des) billet(s) d une commande en cas de perte ou de suppression du courriel contenant le billet originel. Figure 24: Renvoi de billets Page 18

20 Menu «Votre nom, Votre prénom» Ce menu permet à l utilisateur d effectuer deux actions soient : 1) Modifier son mot de passe 2) Se déconnecter Changement de mot de passe Figure 25: Menu nom, prénom Figure 26: Menu de changement du mot de passe Ce menu permet à l utilisateur de remplacer le mot de passe qui lui a été attribué par défaut par un mot de passe de son choix. Déconnexion L action de se déconnecter met un terme à la session de l utilisateur et conduit à la page d authentification (figure 1). Page 19