Mettre en place une procédure d appel

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1 Connaître les procédures Mettre en place une procédure d appel d offres Référence Internet Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche Le montant de vos achats dépasse les seuils. La procédure de principe que vous devez adopter est alors la procédure d appel d offres. Il est donc essentiel de bien maîtriser cette procédure. Quelles en sont les étapes essentielles? En quoi cette procédure d appel d offres est-elle différente des autres procédures? En pratique Étape 1 Choisir entre l appel d offres ouvert ou l appel d offres restreint La procédure d appel d offres se décompose en deux phases : la première phase est dédiée à l analyse des candidatures ; la seconde phase est consacrée à l analyse des offres. À l issue de ces deux phases, vous retiendrez l offre répondant le mieux à vos besoins, au regard des critères annoncés en amont aux candidats. Enfin, à l issue de la procédure, vous pourrez signer et notifier le marché sans négociation. Le choix entre appel d offres ouvert et appel d offres restreint reste libre : En appel d offres ouvert, vous fournirez aux candidats, dès le début de la procédure, un dossier de consultation des entreprises complet (DCE). Ce dossier comprendra un règlement de consultation, un CCAP, un CCTP, etc. Ainsi, les candidats pourront vous remettre les éléments relatifs à leur candidature (déclaration du candidat, lettre de candidature) et les éléments relatifs à leurs offres (acte d engagement signé, offre technique, documents associés comme l annexe prix). En appel d offres restreint, vous avez la possibilité de limiter le nombre de candidats pouvant déposer une offre. Toutefois, ce nombre ne peut être inférieur à 5. Par rapport à l appel d offres ouvert, l avis de publicité de l appel d offres restreint se limite à demander aux entreprises les éléments relatifs à leur candidature. Ensuite, seules les entreprises retenues au regard de vos critères de sélection, dans la limite du nombre de candidats fixé, sont admises à présenter une offre. En d autres termes, seuls les candidats sélectionnés reçoivent la lettre de consultation les invitant à remettre une offre. Sachez que l appel d offres restreint est plutôt conseillé : pour les secteurs concurrentiels ; pour les procédures où vous risquez de recevoir un nombre d offres conséquent ; pour des raisons de sécurité (vous évitez ainsi de transmettre le dossier à toutes les entreprises) ; pour des raisons de coût si des plans onéreux doivent être transmis aux candidats. Remarque En pratique, au regard des critères de candidature autorisés par la réglementation, l appel d offres restreint a tendance à favoriser les grosses entreprises parce qu elles disposent d un chiffre d affaires, d un effectif et de références plus importants. Piloter vos marchés publics - Éditions WEKA 119

2 Étape Rédiger vos documents de consultation Quel que soit le type d appel d offres retenu, vous devez faire figurer dans le règlement de la consultation ou dans l avis de publicité les éléments sur lesquels vous jugerez la candidature des entreprises (cf. RC : indiquer les modalités de mise en œuvre des critères de jugement - Réf. Internet : et Rédiger un avis de publicité en appel d offres - Réf. Internet : ) : leur capacité technique, leur capacité financière, leur capacité professionnelle. Appel d offres ouvert et appel d offres restreint diffèrent toutefois sur certains points : Le règlement de la consultation et l avis de publicité changent selon que vous choisissez l une ou l autre des procédures. En appel d offres ouvert, vous devez faire figurer dans le règlement de la consultation et dans l avis de publicité tous les éléments relatifs à la remise des offres ainsi qu à leur analyse. La procédure d appel d offres est extrêmement formelle puisqu elle se déroule sans négociation ni possibilité de régulariser les offres. Son résultat peut dépendre de la clarté de vos documents. Vous devez aussi être vigilant s agissant des délais de remise des plis, ceux-ci étant différents selon que vous êtes en procédure ouverte ou restreinte (cf. Fixer les délais de mise en concurrence - Réf. Internet : ). Étape 3 Publier votre procédure d appel d offres La publicité en appel d offres est strictement encadrée. Vous devez rédiger votre publicité : en respectant vos obligations légales, en tenant compte du fait que vous êtes en appel d offres ouvert ou restreint (cf. Rédiger un avis de publicité en appel d offres - Réf. Internet : ). Votre appel d offres doit ensuite être publié au BOAMP et au JOUE (cf. Choisir son support de publicité - Réf. Internet : ). Étape 4 Gérer le délai de remise des plis Entre l envoi de la publicité et la remise des plis, il vous faudra éventuellement gérer deux événements : En cas d erreur, vous devrez modifier les avis de publicité ou le dossier de consultation et, le cas échéant, reporter la date limite de remise des plis. Si nécessaire, vous aurez à répondre aux questions des candidats (cf. Répondre aux interrogations des candidats lors de la soumission - Réf. Internet : ). Étape 5 Réceptionner les plis de réponse à l appel d offres, analyser la recevabilité des candidats et leurs capacités Vous devez ensuite procéder : à la réception des plis et à leur inscription dans un registre (cf. Réceptionner les plis - Réf. Internet : ) ; à l ouverture des plis et à l enregistrement de leur contenu (cf. Procéder à l ouverture et à l enregistrement des plis - Réf. Internet : ). 10 Piloter vos marchés publics - Éditions WEKA

3 Une fois l enregistrement réalisé, vous devez : analyser la recevabilité des candidatures. Concrètement, cela consiste à vérifier que tous les éléments exigés relatifs à la candidature sont présents dans les dossiers de candidature. Vous devez également demander aux candidats de compléter leurs dossiers de candidature s il y manque certaines pièces (cf. Opérer la régularisation des candidatures - Réf. Internet : ). Pour les dossiers recevables, il vous faut à présent : analyser les capacités techniques, professionnelles et financières des candidats, indépendamment de toute exigence minimale ; si vous avez fixé des niveaux minimaux de capacités, éliminer les candidats n atteignant pas ces niveaux (cf. RC : indiquer les modalités de mise en œuvre des critères de jugement - Réf. Internet : ) ; dans le cas d une procédure restreinte, choisir vos candidats en fonction de vos critères de sélection des candidatures (cf. Procédure restreinte : classer les candidats admis à présenter une offre - Réf. Internet : ). A noter A noter Une attention particulière doit être apportée aux candidatures en groupement (cf. Comprendre et examiner la candidature d un groupement d entreprises - Réf. Internet : ) et aux candidatures d entreprises en redressement judiciaire (cf. Traiter la candidature d une entreprise en redressement judiciaire - Réf. Internet : ). Cette étape de la procédure se clôt par une décision d admission ou de rejet des candidatures prise par votre pouvoir adjudicateur, le cas échéant après avis de votre commission. Étape 6 Analyser les offres dans le cadre d une procédure d appel d offres L analyse des offres se divise en deux sous-étapes. Vous devez tout d abord contrôler le caractère régulier, acceptable et approprié des offres. Vous vérifierez ainsi : si les offres répondent bien aux obligations techniques et administratives du cahier des charges. Une offre acceptable et appropriée devra répondre à votre besoin mais aussi mentionner un prix qui ne soit pas largement supérieur au budget dont vous disposez ; si les candidats ont bien répondu à leurs obligations formelles de réponse, conformément à ce qui est indiqué dans le règlement de la consultation (cf. Traiter les offres irrégulières, inacceptables et inappropriées - Réf. Internet : ). Une fois que vous avez défini les offres régulières, acceptables et appropriées, vous pouvez les analyser selon les critères de sélection des offres fixés dans votre avis de publicité et dans le règlement de la consultation (cf. Procéder à la notation qualitative des offres - Réf. Internet : et Procéder à la notation financière des offres - Réf. Internet : ). Étape 7 Attribuer et envoyer ses lettres de rejets, signer le marché puis le notifier Sur la base de votre rapport d analyse (cf. Rédiger le rapport d analyse - Réf. Internet : ), le représentant du pouvoir adjudicateur (pour l État et les hôpitaux) ou bien la commission d appel d offres (pour les collectivités locales) décident d attribuer le marché : soit sous réserve de production des documents fiscaux ou sociaux (cf. Piloter vos marchés publics - Éditions WEKA 11

4 Demander les documents administratifs obligatoires - Réf. Internet : ) ; soit définitivement (cf. Décider d attribuer le marché au candidat retenu - Réf. Internet : ). La procédure d appel d offres se clôture ensuite en trois étapes : Les lettres de rejets sont envoyées aux candidats évincés (cf. Informer les candidats du rejet de leur offre en AO - Réf. Internet : ) ; À la fin du délai légal (cf. Respecter le délai de suspension de signer - Réf. Internet : ), le marché peut être signé par la personne compétente, le cas échéant après une mise au point (cf. Procéder à la mise au point du marché - Réf. Internet : ), et notifié au nouveau titulaire (cf. Signer et notifier le marché - Réf. Internet : ). Enfin, n oubliez pas de publier votre avis d attribution suite à cette notification (cf. Préparer et publier l avis d attribution - Réf. Internet : ). Si votre entité est une collectivité locale, n oubliez pas la transmission au contrôle de légalité. Pour certains établissements, le projet de marché est soumis, selon les textes applicables, au contrôleur économique et financier (cf. Préparer le dossier à transmettre au contrôle de légalité ou au contrôle économique et financier - Réf. Internet : ). Notre conseil Tout intervenant lié au marché à passer doit être intégré dans la procédure. En effet : le juriste est le garant juridique de la procédure ; l acheteur et l opérationnel concernés doivent garantir l analyse technique, l analyse financière et l analyse des capacités ; le représentant du pouvoir adjudicateur et les membres de la commission doivent aussi être associés à cette procédure. S il est possible de régulariser les candidatures, votre offre ne peut être régularisée. De ce fait, l ensemble de vos documents doit être clairement rédigé pour limiter les irrégularités. En outre, pour mener à bien votre procédure d appel d offres et répondre aux opérationnels dans les délais prévus au calendrier, il vous faut connaître le déroulement de chaque action ainsi que le temps nécessaire à sa réalisation. Évitez les erreurs Pour toute la procédure d appel d offres, les erreurs à ne pas commettre sont extrêmement nombreuses. Référez-vous à la rubrique «Évitez les erreurs» de chaque fiche concernée. Le non-respect de vos obligations légales découlant du régime de la procédure d appel d offres peut entraîner soit l annulation de la procédure par le juge, soit un contrôle négatif de la part des chambres régionales des comptes ou de la Cour des comptes. Si vous procurez un avantage injustifié à une entreprise par un acte contraire à la réglementation, vous encourez aussi des sanctions pénales. Foire aux questions Peut-on passer un appel d offres en dessous du seuil des marchés passés selon une procédure adaptée? Dans le cas d un marché en dessous du seuil des marchés en procédure adaptée, la collectivité peut tout à fait recourir à 1 Piloter vos marchés publics - Éditions WEKA

5 une procédure d appel d offres. Toutefois, cette procédure est plus contraignante et implique de respecter toutes les règles prescrites par le Code des marchés publics (ex. : aucune négociation ne peut être engagée avec une entreprise après l analyse des offres). Code des marchés publics, articles 6, 33 et 40, 57 à 89 (appel d offres ouvert), 60 à 64 (appel d offres restreint) Circulaire du 9 décembre 009 relative au Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics, points 5, 6., , et Pour aller + loin Références juridiques Directive 004/18/CE du Parlement européen et du Conseil relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, en date du 31 mars 004, article 8 Piloter vos marchés publics - Éditions WEKA 13

6 Les plus Internet Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des rubriques suivantes : Fiches associées Règlement de la consultation : indiquer les critères de sélection et leurs modalités de mise en œuvre Rédiger un avis de publicité en appel d offres : choix des rédacteurs, maîtrise du support, mentions obligatoires, rubriques sensibles Gérer la publicité : les délais de mise en concurrence Répondre aux interrogations des candidats lors de la soumission : typologie des questions, préparation et diffusion des réponses Réceptionner les plis de candidatures et d offres en dématérialisation dans le cadre d un marché Sécuriser l ouverture des plis d offres ou de candidatures en procédure dématérialisée Comment procéder à la demande de régularisation des candidatures? Appel d offres restreint : établir la liste des candidats admis à déposer une offre (nombre de candidats, publicité, analyse des candidatures) Comment analyser et examiner la candidature d un groupement d entreprises? Comment traiter la candidature d une entreprise en redressement judiciaire? Quelles conséquences tirer du caractère irrégulier, inacceptable ou inapproprié d une offre? Comment procéder à la notation qualitative des offres? Comment procéder à la notation financière des offres? Comment rédiger un rapport d analyse des offres? Quelles sont les obligations liées à la demande de documents administratifs obligatoires (certificats fiscaux et sociaux)? Comment procéder à l attribution d un marché à un candidat? Informer les candidats du rejet de leur offre en appel d offres (motifs de rejet, motifs d attribution, délais de recours) Comment maîtriser les règles relatives au délai de suspension de signer (standstill)? Procéder à une mise au point du marché en procédure d appel d offres Signer et notifier le marché : sécurité juridique, signature électronique, contrôle de légalité, notification Préparer et publier l avis d attribution : rubriques obligatoires, cas d une procédure formalisée, cas d une procédure adaptée, supports de publicité Comment préparer le dossier à transmettre au contrôle de légalité ou au contrôle économique et financier? Références aux textes officiels rattachés à cette fiche Code des marchés publics Directive 004/18/CE du Parlement européen et du Conseil 14 Piloter vos marchés publics - Éditions WEKA

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