Manuel d utilisation du Module de prélèvement SEPA pour Dolibarr

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1 Manuel d utilisation du Module de prélèvement SEPA pour Dolibarr

2 Table des matières Chapitre 1Préambule...3 Chapitre 2Installation du module...4 Chapitre 3Champs spécifiques à la norme SEPA...5 IBAN / BIC :...5 RUM / Date de signature du RUM :...5 Type de Séquence :...6 ICS :...6 Chapitre 4Paramétrage...7 Paramétrage général...7 Du module...7 Du compte bancaire...7 Les Clients...8 Les Factures...9 Les Contrats...11 Chapitre 5Présentation des fichiers de prélèvement SEPA en XML...12 Chapitre 6Utilisation...14 Prélèvement sur des factures non-récurrente...14 Etape 1 : Information du client...14 Etape 2 : Création de la facture...14 Etape 3 : Demande de prélèvement...15 Etape 4 : génération du fichier XML de prélèvement SEPA...15 Prélèvement sur des factures récurrentes...16 Etape 1 : Information du contrat...16 Etape 2 : Génération de facture...16 Etape 3 et 4 : Demande de prélèvement et génération de prélèvement SEPA...16 Chapitre 7Génération du fichier XML et date de prélèvement...17 Chapitre 8Génération de fichiers PDF...18

3 Chapitre 1 Préambule Prelevement SEPA est un module permettant de réutiliser les fonctionnalités du module de prélèvement original de Dolibarr tout en respectant la nouvelle norme Européenne SEPA. Il garde donc un fonctionnement relativement similaire au module prélèvement de Dolibarr tout en ajoutant : une nouvelle génération de fichier en XML respectant la norme SEPA. certaines fonctionnalités facilitant les saisies et donc votre passage au SEPA, comme : o l intégration de champs dans la classe de contrat afin d y stocker des valeurs comme le RUM (Numéro de Mandat) afin de ne pas les ressaisir à chaque factures générées. o l initialisation des types de séquence pour chaque facture suivant sa provenance. La génération de PDF récapitulatifs du prélèvement. L'utilisation de ce module demande un minimum de connaissances sur cette nouvelle norme Européenne. Certaines sont détaillées brièvement dans ce guide mais d autres comme les délais devant être respectés entre la demande préalable d autorisation de prélèvement (Mandat) au client, et le prélèvement effectif, ne le sont pas. Ce module permet notamment de faciliter votre saisie de factures en utilisant les classes de contrat et d abonnement pour les prélèvements en SEPA. Des champs concernant les identifiants de mandats (RUM et date de signature du mandat) sont maintenant présents au niveau du contrat afin de ne pas avoir à réécrire manuellement ces informations dans chaque facture pour des prélèvements récurrents.

4 Chapitre 2 Installation du module Pour installer votre module prelevementsepa il faudra suivre les instructions suivantes : Déplacez le fichier de module préalablement extrait de l archive compressé dans le répertoire «htdocs» ou «htdocs/custom» de votre CRM dolibarr. Dans la configuration des modules de votre CRM apparaîtra le module PrélèvementSEPA. Il faudra passer le module PrelevementSEPA sur «ON». Il faudra paramétrer le module (ICS, banque qui prélève) dans la configuration du module (le bouton avec des outils). Il est conseillé, afin d éviter toute erreur involontaire de la part de l utilisateur, de désactiver le module «Prelevements» utilisé de base par Dolibarr en le passant sur OFF.

5 Chapitre 3 Champs spécifiques à la norme SEPA IBAN / BIC : Concerne : L identifiant Bancaire d un client sous sa norme SEPA. L IBAN pour la plus grande partie des comptes bancaires français se décompose tel qui suit : FR76 + RIB (avec clé). Présent dans : Societe_rib (Données bancaires d un client) : L identifiant bancaire d un client sous sa norme SEPA (IBAN/BIC). On accède à ces champs via l onglet Info SEPA sur un client. Facture : Une facture dépend d un client. Dans cette facture se trouve maintenant des champs IBAN et BIC, qui initialement sont vides. Dans le cas où ces identifiants sont vides, les prélèvements s effectueront sur le compte du client (sans que l utilisateur ne ressaisisse quoi que ce soit). Si ces champs sont remplis, les informations bancaires dans la facture surchargeront celle du client lors du prélèvement. Ceci permet d effectuer à titre exceptionnel un prélèvement sur un compte secondaire d un client sans devoir recréer un nouveau client pour cela. On accède à ces champs via l onglet Informations SEPA sur une facture. Lorsque l utilisateur regarde les informations SEPA d une facture, si le champ est vide il lui sera indiqué l IBAN/BIC du client, avec l information que ces données ne sont pas liés à la facture mais quels sont issues de celle du client. Ligne de prélèvement : L IBAN et le BIC du prélevé sont renseignés à titre indicatif sur chaque lignes de prélèvement d un bon de prélèvement. Etant donné que lorsqu on accède à ces lignes le bon de prélèvement est déjà édité, elles ne sont disponibles qu en visualisation (et non en modification). RUM / Date de signature du RUM : Concerne : Le numéro unique identifiant un mandat (demande d autorisation de prélèvement, sous la norme SEPA). Ce numéro doit obligatoirement être renseigné ainsi que sa date pour que le fichier XML généré soit correct. Il est à l origine choisi par l entreprise et doit être unique pour celle-ci pour chacun de ces mandats. Présent dans : Facture : Le RUM et la date de signature du RUM qui seront présent dans le bon de prélèvement généré et envoyé aux banques sont ceux présents au niveau de la facture. Qu importe si leur initialisation est manuelle (pour une création d une facture simple) ou par un contrat, ils doivent être présents sur celle-ci pour que le fichier généré soit correct. Contrat : Ces informations sont aussi présentes au niveau des contrats. Si une facture est générée par un contrat, celle-ci verra ses champs correspondants initialisés par ces informations. Ligne de prélèvement : Comme pour l IBAN et le BIC, le RUM et la date de signature du RUM sont disponibles en visualisation.

6 Type de Séquence : Concerne : le type de séquence d un prélèvement par rapport à son mandat. A savoir s il est : UNIQUE («OOFF» sur le fichier XML) : Le prélèvement est un prélèvement unique. Il est le seul qui sera effectué dépendant de son mandat. Aucun autre prélèvement ne doit donc avoir déjà été effectué avec les mêmes informations de RUM et il clôturera directement ce mandat. C est le type de base par lequel est initialisée toute facture créée manuellement si l utilisateur ne change pas ce type. PREMIER («FRST» sur le fichier XML) : Le prélèvement est un prélèvement récurrent (le mandat signé concerne plusieurs prélèvements). «FRST» désigne le premier de la liste de ces prélèvements récurrents. Il ne clôture pas le mandat. Cependant il ne doit pas y avoir de prélèvement qui a été effectué en amont sur ce mandat. Le type de séquence est initialisé par «FRST» dans le cas où la facture est générée par un contrat, et que ce contrat n a pas déjà de facture avec un type «FRST». RECURRENT («RCUR» sur le fichier XML) : Le prélèvement est un prélèvement récurrent (le mandat signé concerne plusieurs prélèvements). «RCUR» désigne un prélèvement qui n est pas le premier (ni le dernier) sur ce mandat. Il ne clôture pas le mandat. Cependant il doit y avoir un prélèvement qui a été effectué en amont sur ce mandat en «FRST». Le type de séquence est initialisé par «RCUR» dans le cas où la facture est générée par un contrat, et que ce contrat a déjà une facture de un type «FRST». DERNIER («FNAL» sur le fichier XML) : Le prélèvement est un prélèvement récurrent (le mandat signé concerne plusieurs prélèvements). «FNAL» désigne le dernier de la liste de ces prélèvements récurrents. Il clôture le mandat. Il doit y avoir un prélèvement qui a été effectué en amont sur ce mandat en «FRST». Aucun type de séquence n est initialisé par «FNAL», si l utilisateur souhaite utiliser ce type de séquence il doit le modifier manuellement dans la facture correspondante. Présent dans : Facture : Valeur initialisée sur «OOFF» pour une facture créée manuellement, ou sur «FRST»/ «RCUR» dans le cas d une génération de facture via un contrat. Ligne de prélèvement : Comme pour l IBAN et le BIC, le type de séquence est disponible en visualisation sur une ligne de prélèvement. ICS : Identifiant de Créantier SEPA : Correspond au SIREN à la norme SEPA ( ressemble à FR41ZZZXXXXXX, X étant des chiffres). Paramétrable dans la configuration du module.

7 Chapitre 4 Paramétrage Paramétrage général Du module Dans la configuration du module il vous sera demandé de préciser sur quel compte effectuer vos prélèvements, ainsi que votre identifiant créancier (ICS) fourni par votre banque pour effectuer des prélèvements. Un champ ICS rajouté à la 1,0,7 pour éviter toute confusion avec le SIREN, c'est ce nouveau champ qui est utilisé. Le SIREN reste affiché pour pouvoir le copié collé simplement dans le SIREN. Du compte bancaire Sur votre compte bancaire (celui utilisé par le module et renseigné dans les paramètres) devront être indiqués, si cela n est pas déjà fait, l IBAN et le BIC de votre société. Ceci n a pas été modifié par le module de prélèvement SEPA. Veuillez aussi précisez le nom du propriétaire du compte (utilisé dans le fichier XML),

8 Les Clients La page d un client dispose maintenant d un nouvel onglet «Infos SEPA» contenant les informations relatives à son compte sous la norme SEPA. Cet onglet permet en particulier de définir les IBAN et BIC d un client. Ces champs iront directement s inscrire dans le fichier de prélèvement XML à transmettre aux banques si ceux-ci n ont pas été surchargés dans leurs factures associées. Dans le cas où des IBAN aient déjà été renseignés dans l ancien champ IBAN celui-ci sera initialisé à l installation du module par l ancienne valeur. Au niveau de la base de données il s agit en revanche de deux colonnes distinctes. L ancienne valeur utilisée par Dolibarr est issue d une colonne nommée «iban_prefix» qui s apparente sous certaines versions uniquement au préfixe de l IBAN (par exemple «FR76» pour les compte français). Pour les versions de Dolibarr 3.5 ou plus : Les Tiers peuvent disposer de plusieurs comptes. Il faudra veiller à que chaque tiers dispose d'un compte actif (par défaut). Si ce n'est pas le cas il faudra soit en mettre un par défaut, soit sélectionner l'un des comptes au niveau de la facture, l'un n'empêchant pas l'autre. Un déclencheur est ajouté dans le cas de ces version de Dolibarr pour que tout nouveau client créé dispose automatiquement d'un compte par défaut.

9 Les Factures Deux nouveaux onglets sont présents sur les factures : «prelevementsepa» et «Information SEPA». Le premier est simplement identique au précédent onglet prélèvement avec simplement en plus indiqué l IBAN et le BIC au lieu du numéro de compte. Il permet notamment de pouvoir lancer une demande de prélèvement tout en désactivant le module prélèvement. La demande de prélèvement créée en revanche est strictement identique à celle du module précédent. Le deuxième onglet en revanche contient lui des informations essentielles pour le prélèvement en mode SEPA, à savoir les 5 nouveaux champs. Comme précisé dans le chapitre 3, L IBAN et le BIC n ont pas besoin d être renseignés ici si le prélèvement doit s effectué sur le numéro de compte habituel du client. Ils ne servent ici qu à l éventuelle exception où l on souhaite utiliser un compte différent du compte habituel pour un client donné sur une facture. Le RUM et la date de signature du mandat doivent obligatoirement être renseignés ici, que cela soit manuellement où automatiquement par génération via un contrat. Le type de Séquence lui aussi devra être correct. Même si l utilisation d un contrat pour générer les factures calcule et initialise le type de séquence qui devrait être «correct» sur la facture, il faudra veiller à vérifier tout de même le type de séquence choisi et le modifier si nécessaire. Il faudra faire aussi surtout attention, dans le cas où une facture doit être concernée par un prélèvement régulier et aurait été créée de manière manuelle, à bien changer le type par défaut «UNIQUE» par le type qui doit être utilisé. Car renseigner un type UNIQUE dans le cas où le prélèvement doit être récurrent clôture le mandat et empêche sa réutilisation. Néanmoins il reste conseillé pour éviter toute erreur de ce type de gérer les prélèvements récurrents via un contrat. Bien entendu, même si tous les champs peuvent être initialisés de manière automatique dans certains cas, il reste fortement conseillé de vérifier la cohérence des données contenues dans ce deuxième onglet avant toute demande de prélèvement SEPA.

10 Pour les versions de Dolibarr 3.5 ou plus : Les Tiers disposant de plusieurs compte possible (voir sous-chapitre précédent), pour surcharger le compte par défaut il faudra créer le nouveau compte sur les informations bancaire du tiers. La liste des comptes du tiers sera sélectionnable depuis les informations SEPA de la facture afin de pouvoir choisir un compte surchargeant. Attention, il y à une différence entre choisir l'option «par défaut» de cette liste et choisir le compte qui est actuellement par défaut : pour «par défaut» si le tiers change de compte par défaut avant le prélèvement c'est le nouveau compte par défaut qui sera utilisé, si le compte actuellement par défaut et choisis dans la liste, il restera fixe même si le tiers change de compte par défaut.

11 Les Contrats Le seul changement lié au contrat concerne un nouvel onglet appelé «Information SEPA» qui contient le RUM et la date de signature du RUM qui vont permettre d initialiser les informations de chaque facture générée par ce contrat. Il est fortement conseillé de compléter/vérifier ces champs avant toute génération de facture. Le type de prélèvement (FRST ou RCUR) de la facture générée par ce contrat dépendra de l existence ou non d une facture de type FRST lié à ce contrat. Ainsi, si un contrat a créé d autres factures en amont de l installation du module de prélèvement SEPA, le type de prélèvement lié à la première nouvelle facture créée par ce contrat sera quand même bien un FRST (car nouveau mandat créé par cette facture pour le passage en SEPA). Dans le cas où il y est changement de mandat (changement de RUM / date de signature sur un contrat), il faudra aussi changer le type de prélèvement manuellement sur la facture pour que la première du «mandat» soit bien un FRST. Il reste quand même évidemment conseillé dans tous les cas de vérifier dans la facture le type qui a été choisis par le CRM.

12 Chapitre 5 Présentation des fichiers de prélèvement SEPA en XML Lors d une demande de nouveau prélèvement, le nouveau fichier généré n est plus le fichier texte que l on avait précédemment mais bien un fichier XML respectant la norme SEPA (devant être transmis aux banques). Le fonctionnement global du module de prélèvement en SEPA reste identique à celui du module de prélèvement initial de Dolibarr. Certaines informations y sont cependant rajoutées en plus en visuel au niveau des lignes de prélèvement comme l IBAN le BIC ou même le type de prélèvement. Le seul gros changement à ce niveau reste donc ce fichier XML. Voici en grandes lignes la composition de ce fichier : Un entête définissant le fichier XML Cette entête à été considérablement allégée depuis la Un entête qui contient les informations générales du bon de prélèvement, dont le numéro identifiant le prélèvement (composé notamment de l identifiant du bon de prélèvement, ceci afin d être unique pour chacun), des contrôles de somme et de nombre de prélèvement, et d autres informations globales. 4 groupe de prélèvements peuvent ensuite être présent (ou non) lié aux 4 types de prélèvement possibles (FRST, RCUR, FNAL, OOFF). Chacun de ces groupes de prélèvements contiennent obligatoirement : o Un entête contenant les informations du groupe de prélèvement, dont notamment un identifiant construit à partir de l identifiant du bon de prélèvement et du type afin d être unique, ainsi que les informations d IBAN de BIC et d identifiant créancier du préleveur, le type de séquence, et aussi des contrôles de somme et de nombre de prélèvements dans cette catégorie (Ci-dessous n est présent qu une partie).

13 o Un ou plusieurs prélèvements, ayant un type de séquence dépendant de son groupe de prélèvement. Chacun contient toutes les informations d une ligne de prélèvement (montant prélevé, IBAN/BIC du prélevé, RUM, Date de RUM, ).

14 Chapitre 6 Utilisation Prélèvement sur des factures non-récurrente Nous partirons ici du principe que votre client est déjà créé. Etape 1 : Information du client Il faudra tout d abord renseigner les informations nécessaires au prélèvement SEPA du client : A savoir les champs IBAN et BIC. Ceci se fait dans l onglet «Infos SEPA» sur un client : Etape 2 : Création de la facture Ensuite vous devait créer votre facture comme habituellement sous Dolibarr dans le menu principal de comptabilité, onglet «Nouvelle facture». Une fois la facture créée Il faudra renseigner en plus de la procédure habituelle les champs relatifs au prélèvement SEPA dans l onglet «Information SEPA». A savoir le RUM (numéro de mandat), le type de séquence du prélèvement et la date de signature du mandat. Vous pouvez notamment aussi sur cet onglet modifier, si besoin est, l IBAN et le BIC principal du client pour en utiliser un différent de celui habituel pour cette facture.

15 Etape 3 : Demande de prélèvement Le bouton «Faire une demande de prélèvement» dans l onglet «prélèvement SEPA» vous permettra, dans le cas où cela n a pas déjà été fait, de demander la génération de prélèvement. Pour l instant celle-ci sera en attente et ne sera pas encore générée. Etape 4 : génération du fichier XML de prélèvement SEPA Enfin il faudra vous rendre dans le menu principal BANQUE/CAISSES afin d y retrouver le menu Prélèvement (SEPA). Cliquez sur le sous menu «Nouveau prélèvement» puis enfin le bouton «Prélevez tout» sur cette page. Le fichier sera généré et un nouveau bon de prélèvement sera créé. Si vous souhaitez consulter le fichier généré vous devait cliquez sur le dernier bon de prélèvement qui viens d être généré, puis sur le lien de fichier de prélèvement «.XML».

16 Prélèvement sur des factures récurrentes. Nous partirons du principe ici que le contrat et le client sont créés. Etape 1 : Information du contrat Il faudra compléter tout d abord de nouvelles informations présentes sur le contrat dans l onglet «Information SEPA». A savoir le RUM et la date de signature de celui-ci : Etape 2 : Génération de facture Une fois ces informations renseignées, créez votre facture directement par le bouton «créer facture» présent dans la fiche de contrat. Cette action amène vers la page de création de la facture. Cette facture générée contiendra toute les informations relatives au prélèvement SEPA, à savoir RUM, date de signature du RUM et type de Séquence (ce dernier sera calculé étant soit FRST soit RCUR, il faudra le modifier manuellement dans le cas d un FNAL). Le BIC et l IBAN ne surchargeront pas celui du client (et seront donc vierge sur la facture). Il ne faut pas oublier de valider la facture (pour qu elle ne soit plus en mode brouillon et puisse être prélevée). Etape 3 et 4 : Demande de prélèvement et génération de prélèvement SEPA Les dernières étapes sont identiques aux deux dernières d un prélèvement non-récurrent, à savoir qu il faudra générer la demande de prélèvement par le bouton dans l onglet «prélèvement SEPA». Pour ensuite générer le prélèvement XML dans «Nouveau prélèvement» du menu de comptabilité.

17 Chapitre 7 Génération du fichier XML et date de prélèvement. Il vous sera possible avec ce module de générer un fichier XML de prélèvement en SEPA qu importe le nombre de demande et type de demandes différentes. Il suffit pour cela de s arrêter à l étape 3 lors d une demande de prélèvement (récurrent ou non-récurrent), et de ne réaliser l étape 4 uniquement lorsque l on souhaite effectuer le prélèvement. La norme SEPA impose une réglementation assez stricte au niveau des dates de prélèvement effectives. A savoir que pour toute demande de type OOFF (UNIQUE) ou FRST (PREMIERE d une liste) le fichier doit être transmis 5 jours ouvrés bancaires précédents la date effective du prélèvement. Pour le prélèvement de type RCUR (récurent) ou FNAL(DERNIERE) il faudra respecter un délai de 2jours. Vous n aurez grâce à ce module de prélèvement SEPA pas à vous soucier de cette date butoir, il l a calculera pour vous et l inclura aux zones associées dans le fichier XML. Néanmoins, lors d une génération de demande de prélèvement il vous faudra la transmettre immédiatement à la banque. Les dates de prélèvements générées sont J+6 pour les types FRST et OOFF, et J+3 pour les types RCUR et FNAL comme cela est conseillé par les banques afin d admettre 1 jour de marge.

18 Chapitre 8 Génération de fichiers PDF. Il vous sera aussi possible depuis la version de générer des PDF récapitulatifs des transactions effectuées présentes dans le XML. Ceci permettant autant de conserver un document papier de la transaction que de vérifier que toute les données sont bien présentes et conformes (il est fortement conseillé de le regarder avant toute transmission du XML aux banques) Ceci se fait en cliquant sur le bouton «Générer» d'un bon de prélèvement comme indiqué sur l'image ci-dessous : Exemple d'un fichier PDF généré :