CYCLE DES CADRES SUPERIEURS DE SECURITE SOCIALE 14 ème PROMOTION : RAPPORT DE STAGE

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1 DIRECTION DE L ASSURANCE RETRAITE Sous-Direction Carrières et Déclarations-Lyon 27 rue des Docteurs Charcot - CS Saint-Etienne Cedex 2 Tél : (LD) Fax CYCLE DES CADRES SUPERIEURS DE SECURITE SOCIALE 14 ème PROMOTION : RAPPORT DE STAGE LA GESTION DE LA CARRIERE OU RECONSTITUTION DU COMPTE CARRIERE DES ASSURES DE LA CNSS. PREPARE : RESPONSABLE DU STAGE : SANKHON M BEMBA LAYE MADAME LEBAYLE DANIÈLE Stagiaire EN3S Sous-directeur Carrière et Déclarations 1

2 LA GESTION DE LA CARRIERE OU LA RECONSTITUTION DU COMPTE CARRIERE DES ASSURES A LA CAISSE NATIONALE DE SECURITE SOCIALE DE LA GUINEE PAR : SANKHON M Bemba Laye "Les opinons exprimées dans cette étude n engagent que leurs acteurs " "conformément à la décision du Directeur de l organisme, le rapport peut-ou ne peut pas-faire l objet d une diffusion ou publication extérieure" Vendredi 06 décembre

3 REMERCIEMENTS A terme de mon stage pratique à la CARSAT Rhône Alpe de Lyon, et à la fin de mon cycle d étude de cadres supérieurs de sécurité sociale (14 ème Promotion du cycles des cadres supérieurs CIFOCSS Abidjan-EN3S Saint-Etienne), je tiens tout d abord à rendre un hommage à mon responsable de stage Madame Danièle LEBEYLE sous-directeur carrière et déclarations sociale pour son accueil cordial au sein de sa structure, et à travers sa personne, toute son équipe. Egalement à travers sa personne je remercie tout particulièrement Monsieur Yves CORVAISIER, Directeur Général de la CARSAT Rhône Alpe Lyon pour son accueil cordial au sein de l organisme, et son équipe de direction. Mes remerciements vont aussi à Mesdames Laurence MAYER, Directrice des Relations Internationales, Julie KAMAL, Sophie VERLET, Madame Lysie, Responsables de projets et à Fathia BENAINI, Attaché de Direction, toutes de la Grande Ecole Nationale Supérieur de la Sécurité Sociale (EN3S) de Saint Etienne, Mon ardent souhait est que tous ceux qui ont contribué d une manière ou d une autre à la réussite de ce travail, reçoivent en ces lignes toute ma reconnaissance. SANKHON M Bemba Laye 3

4 SYNTHESE : La problématique qui fait l objet de notre étude est la gestion des comptes individuels de salaire ou reconstitution de compte carrière d un assuré. Ce travail est l aboutissement d une bonne identification des employeurs et des assurés de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) de la Guinée. En effet pour continuer à assurer sa mission de service public et garantir la pérennité financière du régime des pensions, il est fondamental de mettre en exergue la bonne gouvernance qui doit se matérialiser par la bonne identification des assurés et des employeurs qui passe nécessairement par la mise en place d une politique de gestion des carrières, par la formation du personnel. Il conviendrait de mettre un accent particulier sur la performance du système d information, d un contrôle efficace et efficient et la maitrise des risques lié à des incidences financières par la mauvaise tenue des comptes individuels de carrière. A la CNSS la procédure d identification employeurs exige que l employeur soit immatriculé dès l ouverture ou l acquisition de l entreprise comportant l emploi de salarié, ou la première embauche d un salarié et de demander son immatriculation à la CNSS au moyen d un formulaire délivré par celle-ci. Quant à la gestion des fichiers des comptes carrières encore appelés comptes individuels de l assuré, a des problèmes assez variés. Il existe un volume assez important de salaires non saisis dans le fichier informatisé et sont donc exploités manuellement. Les difficultés proviennent du fait que : la CNSS est sur une phase transitoire de passage du manuel à l informatique entrainant très souvent des erreurs. L insuffisance d outil de contrôle de l identité des assurés favorise la création des doublons. Ses situations pourront conduire au paiement des prestations aux mauvaises personnes, à l incidence financière, à la fraude. Malheureusement la gestion de ses deux activités fait l objet des problèmes les plus épineux par manque de recouvrement qui entraine une mauvaise tenue des comptes individuels de salaire où il existe des soldes déficitaires de gestion consolidés en défaveur de la CNSS. Ce qui n est pas envisageable pour une bonne gestion Dans la perspective d une bonne gestion des carrières, une bonne identification des employeurs et des assurés occupe une place centrale. Autour de ses aspects fondamentaux gravitent tous les autres éléments de la gestion globale. De toutes les analyses sur les procédures des activités du département déclarations sociale, département carrière avant la retraite, département carrière cible de la sous-direction carrière et déclaration de la CARSAT Rhône Alpes de Lyon découlent des préconisations adaptables à la CNSS. Il est important de signaler que pour certaines solutions, leurs transpositions peuvent se réaliser pratiquement sans modifications profondes. Cependant depuis très longtemps cette gestion se trouve confrontée à de nombreuses difficultés tant économiques, politiques, juridiques qu administratives. 4

5 SOMMAIRE : REMERCIEMENTS... 3 SYNTHESE :... 4 SOMMAIRE :... 4 INTRODUCTION GENERALE... 7 PARTIE 1. Etat des lieux du système de gestion du compte carrière à la CNSS... 8 Cadre règlementaire... 8 Cadre légal... 8 Cadre institutionnel... 8 Gestion de la carrière... 9 Procédure d identification assures et immatriculation employeurs : Procédure d identification d un assuré Procédure d immatriculation d un employeur Organisation interne et répartition des activités Organisation du service des pensions vieillesse La gestion des données de la carrière : La production des Déclarations Nominatives de Salaire (DNS) La saisie des Déclarations Nominatives des salaires : La mise à jour du compte carrière des assurés : Archivage Processus d archivage Les acteurs du processus de gestion des carrières Forces et faiblesses de l organisation actuelle Les Forces Les Faiblesses PARTIE 2. PRECONISATIONS POUR UNE BONNE GESTION DE COMPTE CARRIERE : Organisation de la Sous-direction Carrière et Déclarations Le système d immatriculation national : Un objectif d exhaustivité et une qualité de la carrière qui s appuient sur : Un système d information performant : Le droit à l information : Des règles et conservation de l archivage : Une organisation qui s appuie sur le pilotage des activités : Les organisations et procédures transposables à la CNSS : Identification des employeurs et des assurés : Les conditions et modalités de la mise en œuvre du NIR en Guinée : La volonté politique : Les dispositions administratives nécessaires : Les dispositions techniques : L application d un identifiant unique à la CNSS : Mise en place d un système d information : Des outils de gestion : Sur le plan technique : Mise en place d un système d information

6 Le développement des services : Sécurisation des fichiers d un compte individuel de salaire: Efficience des équipes : Le contrôle et la supervision : Une évolution du système d archivage : CONCLUSION GENERALE LES ABREVIATIONS : LISTE DES TABLEAUX LES ANNEXES :

7 INTRODUCTION GENERALE De moins en moins de cotisants, de plus en plus de retraités qui vivent de plus en plus longtemps. Ces déséquilibres, aggravés par la crise économique, politique et financière, menacent tous les régimes de retraite dans le monde. Quel que soit leur mode de fonctionnement, ils constituent un défi majeur et sans précédent pour tous les gouvernements. La diminution du taux de natalité au cours des dernières décennies a provoqué un vieillissement de la population qui devrait se maintenir dans les prochaines décennies. Ce phénomène se traduit par une diminution forte du ratio actif/inactif qui conditionne le fonctionnement du système des retraites par répartition. En effet, dans un souci de recherche d un dynamisme de performance et de gestion, de l amélioration de la qualité du service rendu aux assurés à la CNSS à travers une organisation, un système d identification des employeurs et des assurés, une gestion efficace et efficiente de la carrière des assurés, nous avons opté de nous interroger au cours de ce stage professionnel sur les dispositifs appropriés pour ces problématiques à la Caisse d Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT Rhône Apes)de Lyon. Il s agira pour nous de ressortir les bonnes pratiques en la matière et d analyser les conditions de leur adaptabilité dans le contexte de notre organisme de sécurité sociale. A cet effet, la sous-direction carrière et déclaration de la CARSAT-ra de Lyon à travers son organisation, son système d identification des employeurs et des assurés, son système de gestion de la carrière et des déclarations sociales sert de cadre à notre étude organisée en deux parties. La première partie fera un état des lieux du système de gestion de la carrière des assurés des carrières ou reconstitution du compte individuel des assurés à la CNSS pour mieux cerner les forces mais surtout les faiblesses auxquelles réfléchir pour évoluer vers une nouvelle organisation. La deuxième partie sera les préconisations sur les problématiques évoquer qui permettra de faire des propositions d outils de gestion, de dispositifs à mettre en place ainsi que des conditions de leur adaptabilité à la CNSS afin de trouver des solutions. Notre étude n a pas la prétention de proposer une solution miracle aux problèmes. Mais elle indiquera des méthodes et techniques qui pourront considérablement réduire des problématiques évoqués. 7

8 PARTIE 1. ETAT DES LIEUX DU SYSTEME DE GESTION DU COMPTE CARRIERE A LA CNSS Les difficultés que connait la CNSS en matière de gestion des carrières des assurés datent des époques de la mise en place du système de protection sociale en Guinée Cadre règlementaire En République de Guinée, la loi fondamentale énonce le droit à la protection sociale de tous les citoyens en matière de santé, de bien-être physique et de protection contre les épidémies et fléaux sociaux en son article 15, des personnes âgées et handicapés, en son article 17 et tous ceux qui travaillent et gagnent un revenu lié à ce travail, en son article 18. Cadre légal La Caisse Nationale de Sécurité Sociale est un organisme de droit privé chargé d une mission de service public doté de la personnalité juridique et jouissant de l autonomie financière. Elle est régie par la Loi N 21/AN/60 du 12 Décembre 1960, qui a institué le code de sécurité sociale en République de Guinée. Les dispositions de ce code ont été modifiées par la Loi 94/006/CTRN. C est sous l empire de cette dernière Loi que fonctionne aujourd hui la CNSS. Elle a pour objet de garantir les travailleurs salariés et leurs familles contre les risques sociaux auxquels ils sont exposés. Le décret 185/PRG/SGG/CNDD du 5 septembre 2009 apporte les modifications de l âge d admission à la retraite, accordants désormais 55 ans au plus aux agents occupés aux taches de manutention et de forces physiques, 60 ans au plus pour les ouvriers, agents d encadrement et de maîtrise ; et 65 ans au plus pour les cadres ingénieurs chargés d assurer l administration et de gestion. Cadre institutionnel Aux termes des dispositions du code de sécurité sociale en son article 6, la CNSS est dirigée par un organe de décision : le Conseil d Administration tripartite (Etat- Employeurs-Salariés) et un organe d exécution : la Direction Générale assistée de 12 8

9 départements, 36 services et 31 agences et elle est placée sous la tutelle du Ministère des Affaires Sociale de la Promotion Féminine et de l Enfance. Le régime général géré par la CNSS comprend 4 branches : 1. la branche des pensions de vieillesse, d invalidité et de survivants ; 2. la branche des risques professionnels, chargée des prestations en cas d accidents du travail et de maladies professionnelles ; 3. la branche des prestations familiales ; 4. la branche de l assurance maladie ; Les conditions d admission d un assuré à la retraite, d attribution des prestations, les modes de calcul des prestations sont largement illustrer dans le code de sécurité sociale guinéen de son article 49 à son article 62. Gestion de la carrière En dépit des efforts de reformes structurelles soutenus consacré pour le développement de la sécurité sociale en Guinée, force est de reconnaître que son champ d application reste très faible par rapport à la couche de la population protégée, mais aussi par rapport aux prestations servies. Sur une population estimée à plus de onze millions d habitants, la CNSS en couvre à peine 7%. L immense majorité de la population reste sans couverture sociale. En s appuyant sur la volonté politique de l actuel Chef de l Etat guinéens de lutte contre la pauvreté, la corruption, l exclusion, de mettre en place la gestion qualitative de l administration guinéenne tout en modernisant les modes de management, la Direction Générale de la CNSS place les exigences de ses clients (assurés et employeurs) au centre de ses préoccupations tout en respectant les exigences légales et règlementaires. L organisation actuelle des structures de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ne dispose pas de structure qui gère essentiellement la carrière des assurés, le processus est que le service immatriculation identifie les assurés et le service des pensions vieillesses régule la carrière des assurés à la retraite dans le cadre de la liquidation des droits. En cas d anomalie sur la carrière d un assuré le service se réfère au fichier de la base de donnée du service employeur et au service compte cotisant et émet des suggestions à l assuré pour complément d informations, 9

10 Procédure d identification assures et immatriculation employeurs : Persuadés que la spécialisation est un bon moyen de gérer plus finement un organisme de la taille de la CNSS, l on ne saurait parler de la gestion des carrières sans pourtant faire allusion ou parler de l identification des assurés et des employeurs. Ce service est comme une porte d entrée pour toutes les informations en matière d identification des assurés et immatriculation des employeurs. Le service immatriculation ou identification de la CNSS a pour mission de faire immatriculer les assurés déclarer par les employeurs, de produire des informations sur un assuré à travers son employeur au besoin des autres services connexe. La première tâche d un organisme de sécurité sociale est donc d enregistrer deux populations avec une parfaite exactitude. C est pourquoi les fonctions d immatriculation et d affiliation et leur organisation revêtent dans ce domaine une importance primordiale. Les régimes de sécurité Sociale dans leur organisation fonctionnelle doivent toujours faire l identification des : Employeurs pour la gestion du recouvrement et la détermination des taux des risques ; Assurés pour le paiement de toutes les prestations et particulièrement celles relatives à la vieillesse nécessitant souvent la gestion sur une longue période avec le concept de la gestion des comptes individuels Procédure d identification d un assuré L immatriculation d un assuré incombe : immatriculer. A l employeur qui doit aviser la caisse de l embauche d un salarié non encore Au travailleur si l employeur est défaillant. A la caisse d affiliation en absence de déclaration de l employeur ou du travailleur, soit à la requête de l inspecteur du travail, soit lorsqu elle a connaissance de la survenance d un accident de travail par exemple. 10

11 La CNSS demande généralement aux travailleurs un dossier d immatriculation composé de la demande signée par le travailleur et l employeur. La demande est transmise à la caisse dans les huit jours suivant l embauche Procédure d immatriculation d un employeur L élément indispensable à l immatriculation d un employeur est la demande d Immatriculation employeur qui est un imprimé fourni par la CNSS qui recueille les renseignements sur les activités de l entreprise, la situation géographique à travers l imprimé délivré par la CNSS à l employeur (Supprimer l alinéa)après les informations fournies par l employeur le service immatriculation de la CNSS attribue un numéro employeur à l entreprise qui est d ordre chronologique par rang d inscription, un numéro significatif qui permet à sa seule lecture de situer l entreprise (Activités, Localisation, Effectif, etc.) dans le registre tenu manuellement et transcris depuis l informatisation dans l applicatif INTRANET CNSS acquis depuis (Cf. art. 25 du code de la sécurité sociale). Organisation interne et répartition des activités Le Système d identification des employeurs et des assurés est géré par le service immatriculation des assurés et employeurs (combien d assurés????). Compte tenu du volume de travail, la direction générale à scindé ce service pour mettre en place le service compte employeurs dédié à l identification employeur. Le compte individuel des assurés tenu manuellement dans le registre géré par le Service immatriculation des assurés, et la carrière des assurés est gérée par le service des pensions de vieillesse Organisation du service des pensions vieillesse Le service des pensions s occupe de la tenue des comptes individuels de salaire ou reconstitution des comptes carrières des assurés, et la liquidation des droits des prestations de vieillesse Section étude, orientation et statistique Ce service a charge de l étude administrative et technique de la moralité de tous les dossiers pour traitement avant transmission au service immatriculation et le service 11

12 Grappe familiale qui déterminera le compte salaire des 10 dernières années avant la retraite Section retraite Ce service s occupe du traitement et le décompte en cas de la retraite, d allocation de vieillesse et d invalidité Section reversions Le traitement de dossier en cas de décès de l assuré pour des prestations et (pension de survivant). La gestion des données de la carrière : A la CNSS, la procédure de gestion du compte individuel de l assuré repose sur trois (3) étapes fondamentales que sont : La production des Déclarations Nominatives de Salaire (DNS) Ce sont des documents prévus pour collecter, mensuellement, trimestriellement et annuellement les informations sur les rémunérations perçus par les travailleurs assurés. Ces déclarations sont pré listées (portant les noms et prénoms, des salaires) et sont envoyées aux employeurs au plus tard les 05 premiers jours ouvrables du mois suivant, les 05 jours du mois précédent le trimestre et le 31 janvier de l année suivante pour le compte du premier semestre de l année en cours. Les employeurs sont tenus de les retourner à la CNSS dûment signées et cachetées, s ils sont d accord avec les informations qui sont portées. Lorsque les employeurs ont des observations à faire sur ces déclarations, ils s abstiennent de les signer. Les corrections qu ils voudraient y apporter sont consignées sur des imprimés dénommés «Etats des Variations des Effectifs et des Salaires». Ces états sont retournés avec les DNS à la Caisse qui procède aux corrections nécessaires et édite de nouvelles DNS qui sont de nouveau soumises aux employeurs pour signature et renvoi à la Caisse. Il est important de souligner que les employeurs peuvent communiquer les variations sur support électronique. En faisant cette option, l employeur est tenu cependant d accompagner ce support électronique d un bordereau de ces variations dûment signées. 12

13 La saisie des Déclarations Nominatives des salaires : Depuis la mise en place du dispositif informatique, la saisie consiste à ouvrir le compte individuel de chaque salarié figurant sur la DNS et saisir dans la base de données les salaires déclarés par les employeurs. Ce travail est effectué par des agents d assiette du service compte employeur spécialisé dans l outil saisi des déclarations de salaires dans l applicatif INTRANNET CNSS. A la fin de ce travail, un bordereau récapitulatif des saisies est édité par l opérateur de saisie qui est transmis à l agent chargé du contrôle qui va procéder au rapprochement du bordereau avec la DNS afin de vérifier la qualité de la saisie La mise à jour du compte carrière des assurés : La mise à jour du compte carrière des assurés à la CNSS consiste donc à introduire dans la base de données, toutes les informations concernant le nouveau statut de l assuré, qui sont portées à la connaissance de la CNSS. Lorsque la CNSS est informée sur des évènements tels que la démission, le licenciement ou le décès, soit par enquêtes des contrôleurs, ou sur les indications données par l employeur sur les Déclarations Nominatives des salaires, l agent chargé de la saisie enregistre d abord les salaires déclarés de l assuré, puis procède ensuite à la mise à jour ou alimentation du compte. Par ailleurs, il est possible que l assuré qui désire connaître la situation de son compte d assuré social dans les registres de la CNSS demande l établissement du relevé de compte individuel d assuré social à cette fin. Archivage Le service archive et document du département informatique ne disposant pas de ressources humaines et d un dispositif de sauvegarde de données dans les normes, s occupe de l archivage de tous les dossiers physiques des assurés et partenaires sociaux après traitement dans un local acquis pour la cause pour une période de trente années (30 ans) Processus d archivage Le système d archivage physique des dossiers à la CNSS se présente ainsi ; une fois le traitement achevé les dossiers sont ranger par employeur, par secteur d activité, par 13

14 mois et par année dans un locale au sein de l organisme. (Possibilité de demander un dossier pour vérification ultérieure) A la fin de chaque trimestre le service statistique fait son rapport statistique lors de la réunion de revus des activés des différents services. Les acteurs du processus de gestion des carrières L organisation actuelle des structures de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ne dispose pas de structure qui gère essentiellement la carrière des assurés. Le circuit de dossiers implique les acteurs du département immatriculation, recouvrement et gestion des assurés sociaux, le département des prestations techniques, le département du contrôle interne et le département du service comptable et financier. Forces et faiblesses de l organisation actuelle La vision politique et stratégique de la nouvelle direction à sa prise de fonction a permis aux cadres et agents de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale d être dans un dynamisme de changement Les Forces Au regard des nombreux problèmes que rencontre la CNSS, elle a entrepris depuis deux (2) ans des réformes, notamment la restructuration de tout son système d informations et de gestion administrative. Pour donner plus d impulsion à cette nouvelle dynamique de changement dans laquelle elle s est inscrite, la direction générale a décidé l acquisition de l outil INTRANET CNSS. Elle s est également inscrite dans la GED (Gestion Electronique des Documents), et proposer le service déclaration des salaires par des échanges de supports électroniques qui n a pas pour le moment l adhésion d un grand nombre d employeurs. Elle a créé des nouvelles structures notamment : le service compte employeur, le service Grappe familiale et également engager des agents d assiettes au niveau du département immatriculation, recouvrement et gestion des assurés pour assurer une gestion parfaite des différents comptes ; fait l Amélioration de l efficience et de l efficacité administrative par l accroissement de la qualité des services rendus aux usagers dans le domaine du recouvrement et des prestations (simplification des 14

15 procédures, augmentation de la productivité, réduction des délais de traitement des dossiers) ; L Elaboration des référentiels de bonnes pratiques et d harmonisation du recouvrement et des prestations sociales ; La Redynamisation du Contrôle, de la gestion administrative et du Contentieux. Au point de vue organisation, la création de nouveaux départements, des services et le recrutement des agents est venue corriger quelques défaillances de fonctionnement constatées au cours des années antérieures. (L espoir d avoir des fichiers fiables et bien archivés est désormais permis) Les Faiblesses Une politique, une vision stratégique ne s aurais se concrétisée sans ressources humaines, qui est la clef de voûte de toute réussite, et ne pourra fut elle structurée, déterminante et volontariste, aboutir que si elle est soutenue par une volonté partagée de tous les acteurs. Les missions des organismes de sécurités sociales d Afrique de l ouest francophone en développement, sont difficiles à cerner à cause : Du manque de réadaptation des textes légaux et juridiques (Code de Sécurité Sociale) au contexte socio- économique du pays ; Du manque de niveau de formation de l utilisation des outils informatiques des agents de la CNSS. Du manque de partenariat et d outil d échange d informations entre la CNSS et les structures d Etat notamment : le service des impôts, l INSEE, les mairies, les communes.. Du manque de mise à disposition des partenaires sociaux des outils d échange d informations entre la CNSS et ses partenaires; Manque de localisation des employeurs par manque d adressage ; L instabilité politique qui entraine très souvent la délocalisation ou fermeture des entreprises, favorisant le taux de chômage, la pauvreté, restriction du taux de couverture sociale de la population. 15

16 PARTIE 2. PRECONISATIONS POUR UNE BONNE GESTION DE COMPTE CARRIERE : A l analyse des procédures de traitement du Département Déclarations des Données Sociales, du Département Carrière Cible, du Département Carrière Avant Retraite à travers le service de l Identification employeurs et assurés, du mode d archivage du secteur micro film de la sous-direction carrières et déclarations CARSAT Rhône Alpes Lyon, certains points suscitent beaucoup d intérêt. Il s agit de la volonté politique des autorités, de l échange des informations; de l importance du NIR certifié, du droit à l information sur retraite, de l archivage. L un des points positifs est relatif à l existence des fichiers complémentaires tels que les outils de l INSEE, du Répertoire National etc qui sont des trésors d informations à la disposition de tous les régimes. Bien qu il soit de création assez récente, il regorge d informations concernant l ensemble des bénéficiaires des prestations et des avantages de toute nature servis par les régimes de protection sociale en France. Ce qui semble assez rassurant du point de vue fiabilité du contenu de ce répertoire concernant les individus, vient du fait qu il est basé sur l identifiant unique qui est le NIR. Egalement le degré d implication des autorités à l identification des individus est remarquable. C est ainsi que des mises à jour sont faites périodiquement concernant les procédures afin de mettre les agents qui traitent ces dossiers à l abri de beaucoup d erreurs et de fraudes. A cet effet, une lettre en date du 28 février 2012, adressée par la Direction des Etudes, des Répertoires et des Statistiques à toutes les Caisses est édifiante à plus d un titre. Les recommandations contenues dans cette lettre, concernant les individus nés hors métropole, indiquent ce qui suit : «Parmi les modifications substantielles, une attention particulière doit être apportée à trois sujets : l obligation de produire deux pièces d identification (une pièce d état civil et un document d identité) pour toute demande d immatriculation et de rectification d état civil, la recevabilité des seules pièces d état civil traduites par des autorités habilitées et, le cas échéant, dûment légalisées ou apostillées, 16

17 la nécessité de renforcer les contrôles sur les pièces d identité, à minima en présence de copies, de manière plus approfondie en présence de documents originaux. Nous vous demandons de bien vouloir porter une attention particulière à la prise en compte de ces recommandations et à leur application au sein de votre caisse dès réception du présent document» Ces consignes permettent donc de vérifier qu un NIR qui existerait déjà, puisse être certifié au besoin. Organisation de la Sous-direction Carrière et Déclarations La Sous-Direction Carrière et Déclarations est une structure de la Caisse de Retraite Rhône Alpes de Lyon (Cf : organigramme SDCAD annexe2) qui a pour missions tout au long de la carrière, en lien avec les employeurs et les assurés : D alimenter le compte retraite des assurés, D informer les salariés, De consolider et régulariser les carrières pour préparer la future retraite. La gestion et le fonctionnement de la Carsat Rhône-Alpes sont placés sous la responsabilité d'un Directeur Général et d'un Conseil d'administration. Le Directeur Général fixe l organisation du travail et nomme les agents de direction - excepté l Agent Comptable, en vue d accomplir les diverses missions de l Assurance Retraite et de l Assurance Maladie. (Cf. Organigramme général des Directions Annexe 1) Le système d immatriculation national : Employeur (SIRET) : offre des options de service en ligne aux employeurs en leurs donnant la possibilité d envoyer un fichier électronique, via des outils spécifiques développés sur le site de la CARSAT ra en France comme l outil E-vantail site internet. Assuré Numéro d inscription au répertoire (NIR) des personnes physiques géré par l Institut National des Statistiques et Etude Economique(INSEE) qui met en lien les informations enregistrées dans les outils de gestion utiliser par l organisme. 17

18 Il est le moyen par excellence pour éviter la création des doublons parce que de par sa configuration de treize (13) chiffres concernant des informations telles que le sexe, l âge, la date, le lieu et le mois de naissance entre autres, permet de lever le doute sur les homonymes qui constituent souvent de véritables pièges en matière d immatriculation. Par ses prérogatives lui permettant de ratisser large (les personnes nées en métropole ainsi que celles qui sont nées dans les territoires d outre mer), le NIR ne laisse pratiquement pas de place à la fraude parce que tous ceux qui sont en droit de pouvoir prétendre aux prestations de la sécurité sociale sont pris en compte. Un objectif d exhaustivité et une qualité de la carrière qui s appuient sur : La correction des anomalies des DADS avec l exploitation à l issu de la campagne annuelle des enquêtes transmis aux assurés pour rectification de leur identification. Les anomalies des reports, des anomalies DAES des listes des SIRET employeurs à contacter : les DADS manquantes ou DADS en double etc.. Le droit à l information (RIS-EIG-Pusch carrière) optimisé par internet et les services du portail unique de branche, qui permet à l assuré de vérifier sa carrière régulièrement et au moins tous les 5 ans pour demander une régularisation «au fil de l eau», voir en coproduction pour les trimestres pour enfants à risque Les RDC ciblées : étude pointant sur les dossiers correspondant à des situations Le partenariat pour une dématérialisation des flux et des conventions visant à contraindre les émetteurs à déclarer leurs données sociales. Un système d information performant : L outil Retraite (OR) basé sur les informations issues de l identification des assurés (SNGI), la gestion des carrières (SNGC), la gestion des dossiers (SNGD) Les reports directes : l échange d informations entre la CARSAT et les autres organismes pôle emploi pour l alimentation des comptes carrières à travers ses différents outils sont d une grande efficacité, car elles limitent au recours aux informations demander aux assurés et permet ainsi de «tisser un filet à mailles très 18

19 serrées» qui ne laisse pas beaucoup de latitude à ceux qui sont animés de l intention de commettre la fraude. Les anomalies de report Les anomalies des DADS-liste de SIRET employeurs à contacter pour DADS manquants,.. L application Report Non Effectuer (RNE) stocke toutes les lignes qui n'ont pas été reportées au SNGC suite à un problème d'identification, de taux régime ou de carrière (suspicion de double report, tentative de report sur élément certifié). L outil RNE Web permet de consulter et d exploiter ces lignes en anomalie. Ce service permet : de consulter le RNE à partir de divers critères (n de référence RNE, SIRET employeur, informations état civil...) ; d apporter des solutions d identification ; d apporter des corrections d anomalies de taux et régime ; d invalider une anomalie ; de neutraliser une anomalie pour prise en compte en contexte d instruction. Toutes les anomalies (identification, reports) traitées ne sont plus visibles mais sont conservées en arrière-plan par le système. Elles sont accessibles uniquement par le numéro d enquête ou de référence RNE. Pour les anomalies d identification, un contrôle applicatif a été mis en place, pour «bloquer» les modifications d identité trop divergentes des informations déclarées, le déblocage étant soumis à validation sous la responsabilité de l agence comptable. Ce contrôle par l agent comptable peut être de deux ordres : au SNGC Soit il accepte la proposition de solution et l anomalie est alors soumise à report Soit il refuse la proposition de solution et l anomalie est alors dans l état «refusée par le contrôleur» Une anomalie refusée par le contrôleur peut alors faire l objet d une nouvelle proposition de solution d identification ou bien elle peut être abandonnée et dans ce cas elle redevient une anomalie RNE en stock. Le droit à l information : Des documents d information qui permettent aux assurés de vérifier l exactitude de leur relever de carrière et de demander la régularisation de leur compte. Depuis 2012, les assurés reçoivent de 35 ans et tous les 5 ans : 19

20 Un relevé individuel de situation qui précise les données carrière enregistré au niveau de tous les régimes de base et des régimes complémentaires à partir de 55 ans ; Un RIS plus une estimation indicative globale du montant de la retraite ; un push carrière : l information l assuré abonné ay service "le portail unique de branche de la mise à jour annuelle de sa carrière ; Les entretiens information conseil à partir de 45 ans et de 55 ans (plus complet) ; Les revus de salaires dans le cadre de la formation conseil en entreprise ; La mise à disposition d une plateforme téléphonique de service avec un numéro unique qui permet aux assurés de s informer ou de connaitre l avancer du traitement de leur dossier. Des règles et conservation de l archivage : La technique et la pratique prennent toujours leur appui sur des textes réglementaires, la modification des uns implique celle des autres. En effet, au cours de ces dernières années, la création de documents numériques s est généralisée tandis que les législations et les normes régissant l information se sont multipliées des microfilms ont été réalisé de 1942 à 1998 avec un relais assuré par la GED, donnée sociale ensuite. Ce qui pourra inciter la CNSS à redynamiser son service archives et documentation sur la conservation permanente des documents technologiques. L objectif de ce service consistera à définir les modalités d acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion des archives numériques. Comme nous le montre l expérience des bonnes pratiques du secteur Microfilm de la CARSAT ra. Ce secteur a pour mission de répondre à des demandes d informations relatives aux salariés du régime général ou bien relatives aux employeurs. Le secteur dispose d un dispositif de gestion et de sauvegarde et d une organisation très spécifique dont les recherchent sera essentiellement des informations sur les Déclarations Annuelles de Données Sociales (D.A.D.S) à partir de supports microfilmés ou d applicatifs informatiques. activités : Une organisation qui s appuie sur le pilotage des 20

21 Un Suivi de production et des Statistiques des activités, suivi des indicateurs nationaux Un suivi tableau de bord hebdomadaire Un comité de pilotage processus retraite qui fixe les orientations stratégiques et opérationnelles des services au vu des résultats et des objectifs de la branche retraite. Stratégique : projection sur les activités à fournir, les effectifs ; Opérationnelle : une gestion des situations de congé, la production des agents et mettre en place les actions d accompagnement (formation) pour obtenir une réorganisation. Les organisations et procédures transposables à la CNSS : Identification des employeurs et des assurés : Identification des employeurs : Au niveau de l identification des employeurs la CNSS doit proposer aux employeurs des outils pour leurs permettre de s immatriculer et de déclarer leurs assurés via un Site internet tel que l outil e-vantail (cf. annexe) en France qui est un service proposé aux employeurs pour leurs permet de saisir leurs DADS s ils ne possèdent pas de logiciel de paie. C'est une manière rapide d'effectuer leurs DADS : les données relatives à leur entreprise et à leurs salariés sont affichées à l écran ; la saisie est contextuelle en fonction de la situation de leurs salariés Identification des assurés : En France, l assuré que son employeur déclare, est pris en compte à partir de sa pièce d état civil. Et c est celle ci qui va servir à certifier son NIR qui se trouve dans le système d information de l INSEE. La CNSS devra aussi adopter cette pratique. Elle ne doit réclamer que la pièce d état civil ou les pièces de remplacement que sont le jugement supplétif pour ceux qui n ont pas été déclaré à leur naissance, et le jugement rectificatif de noms pour les demandeurs qui ont eu à porter des modifications sur leurs prénoms et même sur leur patronyme La nécessité d un identifiant unique : 21

22 Comme mentionné plus haut, le NIR qui est un abrégé et un diminutif de Numéro d Identification au Registre des Personnes Physiques (NIRPP), est un numéro qui est d une grande efficacité quant à sa faculté de régler les problèmes d homonymie, non seulement au niveau des CARSAT, mais de toute la Sécurité Sociale, voire dans d autres domaines sur le plan national. Développement techniques : communiqué, sensibilisé, informé, formé Les employeurs Les agents en interne avec un accompagnement Les conditions et modalités de la mise en œuvre du NIR en Guinée : D une superficie de km², il abrite habitants selon le dernier recensement de la population réalisé en août 2013 par la CENI. Elle est un pays des hommes dynamiques avec des autorités qui ont les regards portés vers le développement et l innovation. Mais en matière de système unique nationale d identification, il faut plus que cela pour réussir. La volonté politique, les moyens techniques et financiers, une bonne organisation ainsi que l éducation de la masse populaire sont indispensables La volonté politique : Si en France le NIR, fruit de l esprit créatif d un polytechnicien, s est imposé et généralisé sans trop de difficultés, il n en sera pas de même pour sa transposition et son adaptation dans d autres pays en voie de développement comme la Guinée qui ont des problèmes primaires urgents à gérer. Mais vu l importance que revêt ce problème d identification, ces appréhensions seront vite aplanies. Mais il faut beaucoup de volonté politique pour porter la nécessité d un identifiant unique au rang des besoins urgents du pays. La CNSS est intéressée à plus d un titre à la résolution de ce problème. Il serait donc bien opportun que les autorités de la CNSS portent ce sujet à débattre au niveau du conseil des ministres via le conseil d administration. 22

23 Les dispositions administratives nécessaires : A cette étape, comme cela est le cas pour la France, le découpage administratif existe déjà. La Guinée compte quatre (4) régions naturelles subdivisées en préfectures. Chaque préfecture est dirigée par un préfet qui a toutes les compétences en matière de gestion administrative économique et sociale de sa localité. Dans chaque préfecture se trouvent des communes pour l administration des villes. Les prérogatives que détiennent les préfets, ou élues locaux pour la délivrance des pièces d état civil sont les mêmes que celles des maires dans les communes. Il suffit simplement de former et rendre ces chefs et leurs préposés plus conscients de leurs responsabilités. Cela est d autant plus capital pour la réussite de cette préconisation, si l on considère la grande légèreté dont la délivrance de ces pièces d état civil entoure. Une autre décision administrative qui devra être prise est celle du choix du service administratif qui sera responsable de la gestion de cet identifiant unique. Il ne sera pas compliqué puisque le service le mieux indiqué est l INSEE, en utilisant au mieux le fichier de la CENI (Commission Electorale Nationale Indépendante) qui détient le dernier fichier de recensement national Les dispositions techniques : Dans un premier temps, la tâche va consister à prendre en charge l existant, c està dire faire la remontée de toutes les souches des pièces d états civil se trouvant à la CENI, dans les mairies et autres vers ses locaux. Un travail de dépouillement et saisie à l ordinateur devra suivre cette étape qui sera bouclée par le tri et la codification des données. Pour ce qui concerne les nouvelles naissances, il sera demandé dans les centres hospitaliers, aux mairies et aux préposés des chefs de ne délivrer ces documents que sur des preuves bien établies, et d en faire copie à l endroit de l INSEE. Désormais, la délivrance des pièces d état civil doit être effectuée avec beaucoup plus de responsabilité. 23

24 Les mesures sécuritaires ne sont pas à négliger. Il est impératif qu une charte pour les utilisateurs de cet identifiant unique soit élaborée, avec un code de déontologie clairement défini. Comme il en est pour la France, la phase de restitution de ce numéro à chaque citoyen doit être bien choisie en exemple lors du 1 er emploi salarié pour permettre la conservation par les titulaires. L application d un identifiant unique à la CNSS : La mise en place d un identifiant unique à la CNSS ne devrait pas poser de problème. Au niveau de l immatriculation des travailleurs, le NIR qui est une pratique propre à la France, est parfaitement transposable dans les conditions qui ont été exposées. Même si au prime abord, il apparaît comme hors de portée en général et de la CNSS en particulier, il y demeure cependant applicable dans un avenir pas trop lointain. Cependant, il convient de souligner une fois encore que la gestion des carrières des assurés ne pourra pas être réalisée conformément aux attentes tant que certains préalables demeurent non réalisés. En effet, une parfaite identification doit se reposer sur des fichiers bien composés. Il est donc évident que la réussite de ces préconisations reste tributaire des solutions qui seront apportées à certains problèmes, notamment celui des assurés non intégré dans la base de données assurés Mise en place d un système d information : Un système d information performant est de nos jours incontournable pour une organisation comme la CNSS qui s est inscrite dans une stratégie d amélioration des services qu elle propose à ses usagers. C est un instrument de lutte contre la fraude et de pilotage de données statistiques fiables dès lors qu il fait l objet d un contrôle et d une supervision en exploitation. Par conséquent la mise en place d un système d information performant pour répondre aux exigences des missions de l organisme découle des préalables en terme de ressources humaine, financière et matérielle, de la formation du personnel, de l organisation interne, de l harmonisation des pratiques, de la mise place des procédures et élaboration des processus, du suivi contrôle et évaluations etc Des outils de gestion : 24

25 Dans un organisme de sécurité sociale les outils de contrôle et de supervision doivent être associés à la multiplication et la multiplicité des formes organisationnelles. Les tableaux de bord, les référentiels, matrice stratégique, système de tarification, systèmes de contrôle budgétaire, de supervision et bien d autres, sont autant d outils de gestion utilisable dans les organisations. Pour être caractéristique du domaine de la gestion, un outil doit contribuer aux fonctions élémentaires de la gestion, c est-à-dire la délégation, l évaluation et la coordination. Ils ont pour objet annoncé de proposer la simplification d une réalité managériale pour en rendre le traitement plus aisé et constituent un ensemble de raisonnements et de connaissances reliant de façon formelle un certain nombre de variables. Ces outils de gestion permettront à la CNSS d avoir un système de contrôle plus fiable et opération dans l émergence de nouvelles stratégies Sur le plan technique : Un programme informatique bien élaboré devra prendre en compte toutes les informations concernant l identité des assurés qui manquent dans la base et qui devront être saisies. Cette étape est nécessaire afin de faire correspondre l ancien numéro d immatriculation et le nouvel identifiant unique. La CNSS a les compétences nécessaires pour ce travail. Elle peut également compter sur l appui des Caisses partenaires. La formation des utilisateurs viendra boucler le dispositif. Il est évident qu un projet de cette taille ne peut pas se réaliser du jour au lendemain. Il prendra raisonnablement quelques temps avant de voir le jour. Mais en attendant, certaines réformes sont nécessaires pour l immatriculation des assurés, l information, l archivage des données des assurés par une méthode de travail ou des procédures bien élaborées. Mise en place d un système d information Le développement des services : Internet : Mise à disposition sur la page web de la CNSS des modules spécifique d identification des assurés et des employeurs avec un lien site e-vantail ; 25

26 Faire un développement des services en ligne aux employeurs de faire leur déclaration nominative de salaire en ligne ; Information des assurés sur leur carrière, sur l ouverture du droit à la retraite, le relevé individuel de situation ; A ce titre les champs pourraient être améliorés avec le développement d une plateforme téléphonique de service fonctionnant avec un numéro unique pour faciliter l accès à l information aux assurés. Mettre en place une organisation pour mener des entretiens information retraite ; Le droit à l information : L envoi d un document d information générale aux assurés ; Il conviendrait de donner la possibilité aux assurés d obtenir auprès de la CNSS un document général sur la retraite et entretien portant notamment sur les droits constitués dans le régime de retraite à partir d un certain âge (45 ans) pour leur permettre de régulariser leur carrière au fil de l eau et avant la retraite dans le souci de tenir efficacement le compte carrière d un assuré avant la retraite et éviter le risque de payer le droit à la mauvaise personne, de régulariser tardivement la carrière et de se retrouver face à un assuré qui serait dans l incapacité de fournir des preuves de son activité salariale et ses années d assurance. Compte tenu du niveau d analphabétisme de la population l entretien information retraite permettrait d accompagner l assuré dans la compréhension du système de retraite. Le model et l expérience réussie de la CARSAT est à entreprendre Les opérations de maitrise de risques : Selon les étapes de la procédure d instruction : seront de différentes formes et placés en amont (respect des instructions) de la saisie (recevabilité de la demande et des pièces), pendant le traitement et après (contrôle et supervision), sur tous le long du processus. Avant la saisie : recevabilité sur les pièces rectificatives et sur l éligibilité de l assuré au bénéfice d une prestation ; Après la saisie et avant la clôture définitive d un dossier : vérification de l instruction dans sa globalité. 26

27 salaire: Sécurisation des fichiers d un compte individuel de Le fichier des carrières de la CNSS a de réels problèmes. Il a traversé diverses époques l époque de la transcription manuelle au système informatique. Les tentatives de reconstitution des carrières laissent plus qu un goût d inachevé. En réalité ce n est qu un travail ébauché. En tout état de fait, le travail de contrôle, de supervision et de sécurisation doit être réalisé pour payer le bon droit, au bon assuré et surtout éviter la fraude qui entrainera des incidences financières. Ainsi, notre étude à ce niveau va s articuler autour de ces points : la prise en compte des périodes antérieures (période lacunaire) et leurs contrôles, la prise en compte des flux actuels et leurs contrôles et le système de contrôles et supervision approprié à l ensemble de la carrière. Pour une gestion plus fine et pour la sécurisation du fichier, une organisation et la mise en place du dispositif matériel est nécessaire comme le cas dans le secteur microfilm de la CARSAT ra de Lyon. Ce secteur microfilm dispose d un système de sauvegarde sur les bobines microfilmées qui ont une capacité en termes de périodicité de conservation de document et le fichier est plus facilement gérable. En cas de besoin d information une les périodes lacunaires ou en cas de contentieux à l aide de l outil de gestion il sera possible d avoir le dossier de l assuré pouvant justifier la validation de ces périodes en cause. 27

28 Efficience des équipes : Le pilotage : Le contrôle et la supervision : Une procédure quelle que soit sa qualité, doit être contrôlée et supervisée Le contrôle : C est une démarche permanente qui vise à maîtriser les risques liés aux activités. Son cadre est fixé par une loi. Il fait l objet de concertation entre l ordonnateur et l Agent Comptable. L intérêt du contrôle et de la supervision découlent de leurs modes opératoires quotidiens, hebdomadaires, mensuels, annuels basés sur la date des contrôles, la description du contrôle à réaliser la traçabilité du contrôle, le traitement des anomalies, la sauvegarde qui aboutiront à la mise en place d un tableau de suivi opérationnel. Le contrôle est un processus de maitrise de risques financier. Le contrôle relève de l agent comptable. Du point de vu instruction, le contrôle opéré avant la phase de saisie est un principe qui fait l objet d une attention particulière dont le respect scrupuleux de ses modalités de pratique dépend de la réussite de d information sur un assuré et un employeur, de la mise à jour des comptes individuels de salaire. Bien des erreurs auraient pu être évitées si l instruction avait été pratiquée dans les normes au niveau du contrôle de la pièce d état civil, le contrôle de la demande d immatriculation assurés et employeurs ; le rapprochement entre la pièce d état civil et la demande d immatriculation. Puisque la demande d immatriculation reprend toutes les mentions de la pièce d état civil, il y aura intérêt à faire le rapprochement des deux documents. Il s agit dans ce cas précis, de les comparer point pour point pour s assurer que la pièce d état civil est transcrite. Cela est nécessaire en vue de la correction de tous les écarts pour éviter des non conformités qui sont de nature à créer des doublons. 28

29 La supervision : La supervision relève de l ordonnateur. La supervision consiste pour un responsable, à engager une démarche ciblée et ponctuelle, visant à garantir un niveau optimum de qualité, de régularité et de fiabilité du travail effectué par son unité de production. Une supervision peut être mise en place dans divers contextes Suite à la diffusion d une consigne, d une fiche technique, d une nouvelle règle législative, à la mise en place d un circuit, d une application, à l arrivée agent nouvellement formé, sur un indicateur convention d objection de gestion (COG), sur un élément du plan de contrôle interne, etc avec divers objectifs : vérifier le respect d une consigne, valider l acquisition de compétences ou de connaissances, repérer les difficultés sur une application, s assurer de la compréhension d un circuit, d une règle législative, etc Il est donc important que des contrôles et supervisions soient prévus pour mieux sécuriser les informations contenues dans la base de données. (cf. tableau1) A ce titre à la CNSS la supervision est réalisée mais sans les outils de suivi qui permettent d apprécier la qualité de traitement, les plans d actions à maitre en place au niveau des équipes (formation, modification des consignes etc..) et les moyens de programmes. Une création d outil pourrait être facilement faite à la CNSS sur la base des référentiels de supervision. Une évolution du système d archivage : Le système d archivage employeurs et assurés mis en place par la CNSS pénaliser par la mauvaise conservation des dossiers, de manque d outil de gestion électronique nécessite un accompagnement. L instauration d un système d archivage parallèle par le biais de microfilm permettrait de sécuriser l exhaustivité des données à conserver. L objectif et l avantage de la mise en place d une telle structure à la CNSS permettra la simplification du travail de gestion documentaire dans la réalisation de ses activités ; bâtir une protection du patrimoine documentaire. Par ailleurs, l application des durées de conservation et des modes de disposition des données informatiques facilitera l épuration des bases de données. 29

30 CONCLUSION GENERALE La gestion des comptes individuels de salaire ou reconstitution de la carrière d un assuré ne saurait être efficacement et rapidement menée sans une tenue correcte et performante d identification assurée. Les problèmes de la CNSS en matière d identification, de gestion des fichiers de d identification ou immatriculation des travailleurs et de la gestion des carrières sont dû en grande partie, à sa difficile transition de la transcription manuelle, à l informatisation, laissant au passage des doublons et des comptes des assurés non incluent dans la base de données. A l analyse des différentes procédures, d identification d un assuré, de reconstitution de compte carrière, de certification d un NIR, de la relation client, du droit à l information, du système d archivage, il se confirme que la Sous-direction Carrières et Déclarations Rhône Alpes de Lyon et la CNSS sont deux organismes qui évoluent dans deux mondes bien différents. Cependant des possibilités de transposition et d adaptation de certaines procédures de cette structure vers la CNSS restent possibles. Au niveau de l identification des travailleurs, le NIR qui est une pratique propre à la France, est parfaitement transposable dans les conditions qui ont été exposées, également le droit à l information qui d ailleurs reste le fondamental, la mise en place d une plateforme téléphonique, la mise en place d une parfaite structure MICROFILM pour un archivage comme celle de la SDCADE. A cet effet, la CNSS qui est à la recherche de la performance dans sa gestion quotidienne passant par la maîtrise des risques, a déjà pris la mesure de ces problèmes qui s est engagée résolument dans la restructuration et la modernisation de son système d information. Elle peut donc s approprier de toutes les innovations qui sont de nature à la maintenir dans ce dynamisme. Il suffit qu elles soient réalisables comme celles qui sont proposées dans cette étude. Pour bien mener sa mission de protection sociale il serait souhaitable que l Etat s implique avec plus d engagement politique pour élever la protection sociale au rang des priorités nationales. 30

31 Nous restons confient qu avec la volonté affichée des partenaires sociaux et les dirigeants de la CNSS, l espoir de relever ce défi est permis car il présente de nombreux avantages tant pour les assurés (réduction du délai de liquidation, connaissance du nombre de trimestre cotisé, du montant de la pension, de sa date de départ à la retraite) que pour la CNSS (satisfaction des assurés, bonne image de l organisme, entre autres..). 31

32 LES ABREVIATIONS : CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale CARSAT : Caisse de Retraite et Santé au Travail SDCADE : COG : Contrat d objectif et de Gestion INSEE : Institut Nationale de la Statistique et des Etudes Economiques CENI : Commission Electorale Nationale Indépendante NIR : Numéro D Inscription au Répertoire OR : Outil de Retraite DNS : Déclaration Nominative du Salaire SIRET : Système d Identification du Répertoire des Etablissements DADS : Déclaration des données sociales 32

33 LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Plan de Maîtrise de la branche Retraite domaines Identification, Carrière et Déclarations (rétablissement dans le droit). Tableau 2 : Plan de Maîtrise de la branche Retraite domaines Identification, Carrière et Déclarations (déclarations papier). 33

34 TABLEAU 1 Plan de Maîtrise de la branche Retraite domaines Identification, Carrière et Déclarations, Retraite FICHE MOYEN DE MAÎTRISE Auteur Version Date de Mise en Œuvre GT Supervision Carrière et Déclarations 1 01/09/2013 Cible Rétablissements Dans Les Droits Référence PMR-IDCR-ORD-RDD Ancienne référence Domaine de responsabilité Ordonnateur Validation COPS Carrière et Déclarations Plan Socle de Supervision Retraite Plan Socle de Supervision Carrière et Déclarations Tous les rétablissements dans les droits sont exacts Objectifs du moyen de maîtrise Description des moyens de maîtrise des Rétablissements Dans Les Droits Scénario (s) de traitement Description de la supervision à réaliser Points de supervision obligatoires Rétablissement dans les droits civils, militaires ou convention La supervision consiste à limiter les risques d'erreur et garantir la qualité des données en s'assurant du respect des modes opératoires Point cible :. Salaires rétablis (période ou montant) Point clés :. Vérification de la recevabilité du justificatif ayant servi au rétablissement supervisé. Vérification de la conformité du salaire rétabli avec la demande Positionnement Nature de supervision Typologie Fréquence à postériori Détective - Corrective Supervision Mode de sélection aléatoire Matérialisation / Preuve de la supervision Seuil(s) et critère(s) de sélection 1 % du volume total annuel de production donné par les requêtes Pas de supervision si contrôle exhaustif Outil(s) de sélection IRMA - rétablissement dans les droits clôturées - non contrôlé Fichiers de supervision - synthèse régionale - bilan qualitatif régional de supervision - plan de supervision local Sont à préciser dans le plan d'action de supervision local : Références procédures et. les documents de référence consignes de mises en œuvre. les critères du plan (superviseurs et supervisés) nationale. la fréquence de la supervision (durée/période). les plans d'actions initiés par le service en fonction des rés Trimestrielle Outils de supervision N/A Périmêtre du moyen de maîtrise (référentiel des processus) Domaine(s) Sous-Domaine(s) Processus 2.1 Carrière et Déclarations Consolider la carrière Rétablissements Rétablissements ciivils Rétablissements militaires Rétablissements conventions Rétablissements fonctionnaires Sous-Processus Risques couverts (référentiel des risques) Désignation C39 - Perte d'une AAR (Attestation d'affiliation Rétroactive) lors du transfert d'une régularisation à une autre CARSAT Criticité Moyen

35 TABLEAU 2

36 LES ANNEXES : Annexe 1 : organigramme général de la CARSAT Rhône Alpes de Lyon Annexe 2 : organigramme de la sous-direction Annexe 3 : circuit des données du système d information SDCAD Annexe 4 : circuit DADS accepté avec anomalie identification assuré Annexe 5 : portail sur le droit à l information Annexe 6 : Annexe 7 : Annexe 8 :

37 ANNEXE 1 ORGANIGRAMME GENERAL DE LA CARSAT RHONE ALPES

38 ANNEXE 2 ORGANIGRAMME DE LA SOUS DIRECTION CARRIERES ET DECLARATIONS SOUS DIRECTION CARRIERES ET DECLARATIONS Cadre d intervention Assistantes Chargé de missions Département Déclarations Sociales Département Carrières Avant Retraite Département Carrières Cibles Déclarations Sociales 1 Carrières Avant Retraite 1 Carrières Cibles 1 Déclarations Sociales 2 Carrières Avant Retraite 2 Carrières Cibles 2 Aide à La Production Carrières Avant Retraite 3 Carrières Cibles Vaise

39 ANNEXE 3 ORGANIGRAMME DU SERVICE IDENTIFICATION SERVICE IDENTIFICATION RESPONSABLE BUREAU IDENTIFICATION CERTIFICATION BUREAU REFERENTIELS NATIONAUX

40 ANNEXE 4 CIRCUIT DES DONNEES DU SYSTEME INFORMATION

41 ANNEXE 4

42 ANNEXE 5 CIRCUIT DADS RNE ARL TECHNICIEN PC I ARL SERVICE IDENTIFICATION CONTROLEURS PERIODE LACUNAIRE lotus RNE-WEB Outil RNE-Web lotus RNE-WEB Annote le BLOC NOTE NEGATIVE PARTIELLEMENT POSITIVE POSITIVE Transfert du message BAL ATELIER ATELIER UNE PARIE EST SOLUTIONNEE L AUTRE RESTE NEGATIVE Transfert du message BAL CONTROLE Effectue la recherche RMF PROPOSITION DE SOLUTION NON SOUMISE CONTROLE PROPOSITION DE SOLUTION SOUMISE CONTROLE sur les supports DADS SOLUTION VALIDEE SOLUTION INVALIDEE

43 ANNEXE 6

44 ANNEXE 7

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