Procédures de départ Personnel de soutien et professionnel

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1 Procédures de départ Personnel de soutien et professionnel Service des ressources humaines Février

2 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 : DÉPARTS DÉFINITIFS SECTION 1.1 : DÉMISSIONS... 3 SECTION 1.2 : RETRAITES... 4 SECTION 1.3 : CONGÉDIEMENTS... 5 SECTION 1.4 : DÉCÈS... 6 SECTION 2 : DÉPARTS TEMPORAIRES SECTION 2.1 : MISES À PIED TEMPORAIRE... 7 SECTION 2.2 : MOUVEMENTS DE PERSONNEL... 8 SECTION 2.3 : CONGÉS... 9 ANNEXE 1 : AIDE-MÉMOIRE POUR LE SUPÉRIEUR IMMÉDIAT ANNEXE 2 : TABLEAU DE RÉFÉRENCES Légende : Direction des T.I. Service de l équipement Service de la sécurité Service sportif (autofinancés) Service de l approvisionnement Bibliothèque 2

3 Section 1.1 Départs définitifs : Démissions Employé Supérieur immédiat* SRH Comptabilité Autres services visés** 1. Informer son supérieur immédiat et le SRH dès que la décision de quitter est prise. 2. Rédiger une lettre de démission précisant le motif du départ ainsi que la date exacte de fin d'emploi. 3. Remettre la lettre au SRH et en copie conforme à son supérieur. 4. Lors de la dernière semaine de travail, remettre tout objet appartenant au Collège à son supérieur immédiat (vêtements de travail et EPI 1 identifiés dans la D-09, clés, etc.). 5. Lors de la dernière semaine de travail, tout matériel informatique appartenant au Collège doit être remis à la Direction des T.I. (signature de l annulation du contrat de prêt). 6. Compléter, s il y a lieu, les formulaires relatifs aux cotisations CSN, FTQ et les transmettre au Service de la comptabilité. 7. Au besoin, effectuer une demande au Service de la comptabilité pour obtenir un relevé d'emploi. 8. Au besoin, demander une attestation d expérience au SRH. 9. S il y a lieu et selon le moment, présenter une demande de remboursement de la vignette de stationnement auprès des Services autofinancés. 1. Prendre connaissance de la démission de l employé. 2. Remplir le formulaire de justification de poste et le transmettre au SRH. 3. Contacter le SRH afin de planifier, si requis, le remplacement de l'employé ayant quitté. 4. Aviser par courriel les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. 5. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, carte magnétique, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D- 09, etc.) et les faire suivre aux services visés, s il y a lieu. 1. Recevoir la lettre de démission de l employé. 2. Préparer la lettre de fin d'emploi et mettre en copie conforme le supérieur immédiat, le syndicat et les services visés. 3. Traitement dans COBA : Vérifier et ajuster les banques de temps et calculer l ajustement des jours fériés à payer ou à récupérer (s il y a lieu). Ajuster les banques de temps au prorata de la date de démission. Modifier la tâche du dossier social. Assurer le suivi du dossier d'assurances de l'employé. Retirer la priorité d emploi et corriger l ancienneté. 4. Émettre une attestation d'expérience sur demande de l'employé. 1. Prendre connaissance de la lettre de fin d'emploi envoyée par le SRH et traiter la paie en conséquence. 2. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social. Fermer toutes les tâches de l employé. Verser, s il y a lieu, les sommes relatives aux diverses banques de temps et les désactiver. Aviser la compagnie d assurances collectives. Vérifier les autres codes de paie pertinents (ex. saisie de salaire, pension alimentaire, etc.) et aviser les intervenants visés. 3. Retirer les accès COBA, si applicable, après 4. Fournir, sur demande, les formulaires relatifs aux cotisations CSN et FTQ. 5. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'employé. Direction des T.I. 1. Retirer les accès aux partages, aux licences à accès limités et au courriel 2 et mettre à jour le bottin sur réception de la lettre du SRH confirmant la fin d emploi. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le supérieur immédiat de la disponibilité d appareil(s). 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). Service de l équipement 1. Récupérer les clés des locaux visés. Sécurité 1. Récupérer et désactiver les cartes magnétiques. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériel aux divers magasins. 1. Retirer l accès CLARA si applicable après Bibliothèque 1. Récupérer les ressources documentaires. 1 EPI : équipement de protection individuelle 2 Il est à noter que le courriel est conservé automatiquement pour une période de 6 mois 3

4 Section 1.2 Départs définitifs : Retraites Employé Supérieur immédiat* SRH Comptabilité Autres services visés** 1. Prendre rendez-vous au SRH, idéalement 3 mois précédant la date de retraite, afin de déterminer les modalités et la date officielle de retraite en y apportant les documents pertinents (état de participation CARRA). 2. Lorsque les documents sont prêts, passer au SRH sur rendez-vous pour signer la demande de retraite. 3. Remplir le formulaire d'assurances collectives si applicable. 4. Remettre, lors de la dernière semaine de travail, tout objet appartenant au Collège à son supérieur immédiat (vêtements de travail et EPI 3 identifiés dans la D-09, clés, etc.). 5. Lors de la dernière semaine de travail, tout matériel informatique appartenant au Collège doit être remis à la Direction des T.I. (signature de l annulation du contrat de prêt). 6. Selon le moment, l employé peut faire une demande de remboursement de sa vignette en cours. Par la suite, s il le souhaite, le retraité peut faire une demande pour obtenir une vignette de stationnement gratuite aux Services autofinancés. 7. Au besoin, effectuer une demande au Service de la comptabilité pour obtenir un relevé d'emploi. 8. Compléter, s il y a lieu, les formulaires relatifs aux cotisations CSN, FTQ et les transmettre au Service de la comptabilité. 9. Au besoin, demander une attestation d'expérience au SRH. 1. Prendre connaissance de la date de retraite de l employé. 2. Contacter le SRH afin de planifier le remplacement de l'employé, s il y a lieu (en remplissant le formulaire de justification du poste). 3. Aviser par courriel les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. 4. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail, et EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. 1. Rencontrer l employé afin de préparer les estimés, le formulaire de demande de retraite (CARRA) et la lettre d'avis de départ de l'employé (copie conforme au supérieur immédiat et au syndicat ainsi que les services visés). 2. Rencontrer l'employé par la coordination RH, lui faire signer la demande de retraite et appliquer la procédure en place (ex. remise d un cadeau offert par le Collège). 3. Envoyer la demande à la CARRA et les formulaires d assurances collectives à la compagnie d assurances. 4. Envoyer à l'employé un (1) mois avant sa date de retraite la lettre de remerciement du DRH (copie conforme au supérieur immédiat et au syndicat) et aviser la secrétaire du DRH pour l'hommage aux retraités. 5. Traitement dans COBA: Vérifier et ajuster les banques de temps et calculer les jours fériés. Ajuster les banques de temps au prorata de la date de retraite. Modifier la tâche du dossier social. Assurer le suivi du dossier d'assurances de l'employé. Retirer la priorité d emploi et corriger l ancienneté. 6. Émettre une attestation d'expérience sur demande de l'employé. 1. Prendre connaissance de la lettre d avis de départ envoyée par le SRH et traiter la paie en conséquence. 2. Traitement dans Coba : Mettre à jour le dossier social. Fermer toutes les tâches de l employé. Verser, s il y a lieu, les sommes relatives aux diverses banques de temps et les désactiver. Aviser la compagnie d assurances collectives. Vérifier les autres codes de paie pertinents (ex. saisie de salaire, pension alimentaire, etc.) et aviser les intervenants visés. 3. Retirer les accès COBA, si applicable, après 4. Fournir, sur demande, les formulaires relatifs aux cotisations CSN et FTQ. 5. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'employé. Direction des T.I. 1. Retirer les accès aux partages, aux licences à accès limités et au courriel 4 et mettre à jour le bottin sur réception de la lettre d avis de départ des RH. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le supérieur immédiat de la disponibilité d appareil(s). 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). Service de l équipement 1. Récupérer les clés des locaux visés. Service de la sécurité 1. Récupérer et désactiver les cartes magnétiques. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour (le statut) dans le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériel aux divers magasins. 1. Retirer l accès CLARA si applicable après Bibliothèque 1. Récupérer les ressources documentaires. 3 EPI : Équipement de protection individuelle 4 Il est à noter que le courriel est conservé automatiquement pour une période de 6 mois. 4

5 Section 1.3 Départs définitifs :Congédiements Employé Supérieur immédiat* SRH Comptabilité Autres services visés** 1. Rencontrer son supérieur immédiat et le directeur des ressources humaines, accompagné d un représentant du syndicat (si désiré par l employé), pour recevoir la lettre de congédiement. 2. Remettre tout objet appartenant au Collège à son supérieur immédiat (vêtements de travail et EPI 5 identifiés dans la D-09, clés, etc.). 3. Lors de la dernière semaine de travail, tout matériel informatique appartenant au Collège doit être remis à la Direction des T.I. (signature de l annulation du contrat de prêt). 4. Au besoin, effectuer une demande au Service de la comptabilité pour obtenir un relevé d'emploi. 5. Au besoin, effectuer une demande au SRH pour obtenir une attestation d'expérience. 6. Compléter, s il y a lieu, les formulaires relatifs aux cotisations CSN, FTQ et les transmettre au Service de la comptabilité. 7. S il y a lieu et selon le moment, présenter une demande de remboursement de la vignette de stationnement auprès des Services autofinancés. 1. Aviser son service du départ de l'employé et des modalités de remplacement prévues. 2. Contacter le SRH afin de planifier, si requis, le remplacement de l employé qui quitte le Collège. Faire parvenir au SRH le formulaire de justification. 3. Aviser par courriel les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. 4. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, carte magnétique, vêtements de travail, EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. 1. Rédiger la lettre de congédiement (copie conforme au supérieur immédiat et syndicat). 2. Envoyer une note de service aux divers services visés et au supérieur immédiat afin que ceux-ci assurent leurs suivis respectifs. 3. Traitement dans COBA : Ajuster les banques de temps et calculer les jours fériés. Modifier la tâche du dossier social Modifier le dossier d'assurances de l'employé. Retirer la priorité d emploi et mettre à jour l ancienneté. 4. Émettre une attestation d'expérience sur demande de l'employé. 1. Prendre connaissance de la lettre envoyée par le SRH et traiter la paie en conséquence. 2. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social. Fermer toutes les tâches de l employé. Verser, s il y a lieu, les sommes relatives aux diverses banques de temps et les désactiver. Aviser la compagnie d assurances collectives. Vérifier les autres codes de paie pertinents (ex. saisie de salaire, pension alimentaire, etc.) et aviser les intervenants visés. 3. Retirer les accès COBA, si applicable, après 4. Fournir, sur demande, les formulaires relatifs aux cotisations CSN et FTQ. 5. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'employé. Direction des T.I. 1. Retirer, dès réception de la lettre des RH, les accès aux partages, aux licences à accès limités et au courriel et mettre à jour le bottin. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le supérieur immédiat de la disponibilité d appareil(s). Service de l équipement 1. Récupérer les clés des locaux visés. Service de la sécurité 1. Récupérer et désactiver les cartes magnétiques. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériels aux divers magasins. 1. Retirer l accès CLARA si applicable après Bibliothèque 1. Récupérer les ressources documentaires. 5 EPI : Équipement de protection individuelle 5

6 Section 1.4 Départs définitifs : Décès Famille du défunt Supérieur immédiat* SRH Comptabilité Autres services visés** 1. La famille du défunt doit aviser le Collège du décès de l'employé. Fournir, si désiré, les informations des funérailles. 2. La famille du défunt doit remplir les différents formulaires envoyés par le SRH. 3. La famille du défunt doit remettre tout objet appartenant au Collège (clés, vêtements de travail et EPI 6 identifiés dans la D-09, etc.) au SRH et récupérer les effets personnels via le supérieur immédiat ou au SRH. 4. Lors de la dernière semaine de travail, tout matériel informatique appartenant au Collège doit être remis à la Direction des T.I. (signature de l annulation du contrat de prêt). 5. La famille du défunt, complète, s il y a lieu, les formulaires relatifs aux cotisations CSN, FTQ et les transmet au Service de la comptabilité. 6. S il y a lieu et selon le moment, présenter une demande de remboursement de la vignette de stationnement auprès des Services autofinancés. 1. Aviser les membres du personnel du service du décès de l employé. 2. Remplir le formulaire de justification du poste (si le remplacement est requis) et le transmettre au SRH. 3. Aviser par courriel les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. 4. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. 5. Rassembler, en collaboration avec les collègues de travail, les effets personnels du défunt et les remettre directement à la famille ou par le biais du SRH selon la situation. 1. S assurer que le supérieur immédiat est informé. 2. Informer, si souhaité, la secrétaire à la DRH afin qu'elle recueille l'information nécessaire pour le service et pour l'avis de décès. 3. Envoyer une note de service aux divers services visés afin que ceux-ci assurent leurs suivis respectifs. 4. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social du défunt Vérifier et ajuster les banques de temps et calculer les jours fériés (s il y a lieu). 5. Envoyer les différents guides et formulaires «Demande de prestation de décès» de la CARRA à la famille. Transmettre les formulaires complétés à la CARRA. 6. Aviser par lettre la compagnie d assurances collectives du décès (s il y a lieu). 7. Classer, aux archives, tous les dossiers de l'employé, incluant les dossiers d'invalidité. 1. Prendre connaissance de la note de service envoyée par le SRH et traiter la paie en conséquence. 2. Traitement dans COBA : Fermer les tâches. Désactiver les banques de temps. Mettre à jour le dossier social. Versement des vacances, jours fériés, maladies (s il y a lieu). Mettre fin aux assurances collectives et vérifier les autres codes de paie pertinents (ex. saisie de salaire, pension alimentaire, etc.) et aviser les intervenants visés. Faire le suivi auprès de la compagnie d assurances. 3. Retirer les accès COBA, si applicable, après 4. Fournir, sur demande de la famille du défunt, les formulaires relatifs aux cotisations CSN et FTQ. Direction des T.I. 1. Retirer les accès aux partages, aux licences à accès limités et au courriel et mettre à jour le bottin sur réception de la note de service des RH. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le supérieur immédiat de la disponibilité d appareil(s). Service de l équipement 1. Valider avec le supérieur immédiat les démarches entreprises pour récupérer les clés. Service de la sécurité 1. Récupérer et désactiver les cartes magnétiques. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériels aux divers magasins. 1. Retirer l accès CLARA, si applicable, après Bibliothèque 1. Récupérer les ressources documentaires. 6 EPI : Équipement de protection individuelle 6

7 Section 2.1 Départs temporaires : Mouvements de personnel à l exclusion du personnel occasionnel et des salariés-élèves Employé 1. Prendre connaissance de la date de fin de tâche, de même que des banques cumulées, si applicable. 2. Si applicable, remettre les objets appartenant au Collège à son supérieur immédiat (clés, vêtements de travail, tout matériel informatique, etc.). Supérieur immédiat* (l employé quitte votre service) 1. Effectuer à l'avance une demande de prolongation de tâche si nécessaire, ou confirmer au SRH la date de fin de tâche. 2. Aviser par courriel les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA aux licences à accès limités. 3. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. SRH Comptabilité Autres services visés** 1. Valider la date de fin de tâche auprès de l ancien supérieur immédiat. 2. Préparer la lettre de fin d'emploi (copie conforme au supérieur immédiat, syndicat et autres services visés). Inscrire dans la lettre, le calcul des banques de temps et jours fériés à payer ou à récupérer, si applicable. 3. S assurer que la tâche de la personne ait une date de fin de sorte que si la personne n est pas réengagée dans un autre service, qu elle se voit retirer ses accès (partage/courriel) automatiquement. 1. Prendre connaissance de la date de fin de paiement pour cette tâche. 2. Procéder au paiement des montants dus, le cas échéant. 3. Retirer ou modifier les accès COBA, si applicable, après Direction des T.I. 1. Mettre à jour le bottin, les boîtes téléphoniques et ajuster les accès spécifiques aux services sur réception des courriels des supérieurs immédiats. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le supérieur immédiat de la disponibilité d appareil(s). 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). Service de l équipement 1. Dès réception de l avis de fin d emploi, assurer le suivi des clés des locaux visés. Service de la sécurité 1. Dès réception de l avis de fin d emploi, récupérer et désactiver les cartes magnétiques. 1. Retirer ou modifier l accès CLARA, si applicable, après Bibliothèque 1. Récupérer les ressources documentaires. 7

8 Section 2.2 Départs temporaires : Mises à pied temporaire (employé saisonnier) Employé Supérieur immédiat* SRH Comptabilité Autres services visés** 1. Entre le 1 er avril et le 1 er mai, compléter et faire approuver par son supérieur la feuille de choix de vacances prévoyant la prise de l ensemble des vacances avant la mise à pied ou le paiement de toutes les vacances avant la mise à pied. 2. Recevoir la lettre de mise à pied temporaire, confirmant les dates de mise à pied et de retour au travail. 3. Remplir le formulaire de maintien d'assurances, si applicable. 4. Effectuer une demande au Service de la comptabilité pour obtenir un relevé d'emploi si nécessaire. 1. Fournir, par courriel, au SRH les dates exactes de début et de fin d'emploi de ses employés saisonniers et procéder à la planification de l an prochain (mettre en copie conforme les services visés s il y a lieu). 2. Fournir une copie de la feuille de vacances au Service de la comptabilité et au SRH si un paiement de vacances avant la mise à pied est demandé. 1. Vérifier la liste des employés devant être mis à pied temporairement. 2. Envoyer un courriel au supérieur immédiat afin d'obtenir la date de retour au travail suite à la mise à pied et procéder à la planification de l an prochain en complétant le formulaire prévu à cet effet. 3. Informer le Service de la comptabilité des dates de mise à pied des employés détenant un poste saisonnier et du paiement des vacances le cas échéant. 4. Émettre la lettre de fin d'emploi et joindre le formulaire «Interruption temporaire de travail» une fois les dates connues et confirmées (incluant la date de retour au travail). 5. Mettre à jour l'assurance collective sur le site internet de l'assureur. 1. Cesser les paiements sur la tâche de l'employé durant sa mise à pied. 2. Payer toutes les sommes dues. 3. Procéder à la facturation pour les assurances, si applicable. 4. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'employé. Non applicable 8

9 Section 2.3 Départs temporaires : Congés autorisés à temps complet de plus de 6 mois (congé sans traitement, congé de perfectionnement, congé à traitement différé ou anticipé, congé dans le cadre des droits parentaux, etc.) 7. Employé Supérieur immédiat* SRH Comptabilité Autres services visés** 1. Suite à la demande de congé, recevoir la lettre d autorisation du congé. Dans le cas d un congé à traitement différé ou anticipé, signer l entente au SRH. 2. Remplir le formulaire d'interruption d'assurances si applicable. 3. Si applicable, remettre les objets appartenant au Collège à son supérieur immédiat (clés, vêtements de travail, etc.). 4. Lors de la dernière semaine de travail, tout matériel informatique appartenant au Collège doit être remis à la Direction des T.I. (signature de l annulation du contrat de prêt). 5. Modifier le message de sa boîte vocale et de son courriel. 6. Au besoin, effectuer une demande au Service de la comptabilité pour obtenir un relevé d'emploi. 7. Au besoin, effectuer une demande au SRH pour obtenir une attestation d'expérience. 8. S il y a lieu et selon le moment, présenter une demande de remboursement de la vignette de stationnement auprès des Services autofinancés. 1. Selon les délais prévus aux conventions collectives, consulter le SRH pour valider la possibilité de répondre positivement à la demande de congé de l'employé. 2. Recevoir copie de la lettre d'autorisation de congé de la part du SRH. 3. Contacter le SRH afin de planifier, si requis, le remplacement de l employé qui quitte le Collège et remplir le formulaire de justification. 4. Au besoin, récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail identifiés dans la D-09, etc.). 5. Au besoin, aviser par courriel les personnes responsables pour suspendre les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. 1. Recevoir la demande de congé et produire la lettre d'autorisation après validation des dispositions de la convention collective et auprès du supérieur immédiat. 2. Envoyer la lettre d autorisation de congé à l employé ainsi que le formulaire d interruption d assurance (copie conforme au supérieur immédiat, comptabilité, syndicat et services visés). 3. Traitement dans COBA : Vérifier et ajuster les banques de vacances, maladies et temps cumulé. Calculer l ajustement des jours fériés au besoin. Entrer code d absence sur la tâche si applicable. 4. Modifier le statut d'emploi de l'employé auprès de l'assureur. 5. Produire, sur demande de l'employé, une attestation d'expérience. 1. Prendre connaissance de la date d'interruption de paiement ou ajuster le paiement selon les modalités du congé. 2. Procéder à la facturation pour les assurances, si applicable. 3. Retirer ou modifier les accès COBA, si applicable, après 4. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'employé. Direction des T.I. 1. Suspendre l accès au partage et mettre à jour le bottin sur réception de la lettre d autorisation de congé du SRH. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le supérieur immédiat de la disponibilité d appareil(s) Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). Service de l équipement 1. Récupérer les clés des locaux visés sur réception d un courriel du supérieur immédiat. Service de sécurité 1. Récupérer et désactiver les cartes magnétiques sur réception d un courriel du supérieur immédiat. 1. Retirer ou modifier l accès CLARA si applicable après Bibliothèque 1. Récupérer les ressources documentaires. 7 ll est à noter que, pour les absences relatives à la maladie, le Collège récupèrera le matériel informatique à l atteinte des 104 semaines d absence (atteinte de l assurance salaire longue durée). 8 Référence aux règles d attribution du matériel informatique par service établies par la direction du Collège. 9

10 Annexe 1 Aide-mémoire pour le supérieur immédiat Nom de l employé : Date de départ : Liste des logiciels utilisés : Objets à récupérer : Motifs de départs définitifs Démission/ Retraite/ Congédiement ACTIVITÉS À RÉALISER Remplir le formulaire de justification de poste et le transmettre au SRH si le remplacement est requis Contacter le SRH afin de planifier le remplacement de l employé ayant quitté. Aviser les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. (COCHEZ) Décès Remplir le formulaire de justification du poste (si le remplacement est requis). Aviser par courriel les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. Rassembler, en collaboration avec les collègues de travail, les effets personnels du défunt et les remettre directement à la famille ou par le biais du SRH selon la situation. 10

11 Motifs de départs ACTIVITÉS À RÉALISER (COCHEZ) temporaires Mouvement de personnel (à l exclusion du personnel occasionnel et des salariésélèves) Ancien supérieur immédiat Effectuer à l avance une demande de prolongation de tâche si nécessaire ou confirmer au SRH la date de fin de tâche. Aviser par courriel, les personnes responsables pour retirer les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. Récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D-09, etc.) et les faire suivre aux services visés. Nouveau supérieur immédiat (si applicable) Effectuer les démarches nécessaires pour la création d une demande de personnel pour l employé. Mise à pied temporaire (employé saisonnier) Aviser les personnes responsables pour donner les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. Fournir une copie de la feuille de vacances au Service de la comptabilité et au SRH si un paiement de vacances avant la mise à pied est demandé. Recevoir copie de la lettre d autorisation de congé de la part du SRH. Congés autorisés de plus de six (6) mois Contacter le SRH afin de planifier le remplacement de l employé qui quitte le Collège et remplir le formulaire de justification de poste au besoin. Au besoin, récupérer les objets détenus par l employé appartenant au Collège (clés, vêtements de travail etc.) 9. Au besoin, aviser les personnes responsables pour suspendre les accès aux logiciels COBA et CLARA et aux licences à accès limités. 9 S il y a lieu, tout matériel informatique prêté par le Collège est soumis aux modalités de la procédure de départ. 11

12 ANNEXE 2 TABLEAU DE RÉFÉRENCES ACCÈS INFORMATIQUES ET MATÉRIELS SERVICES VISÉS PRÉCISIONS COBA MIA Octopus Clara, MOI, Omnivox Clés des salles de classe et laboratoires Carte magnétique Accès au réseau (les partages, accès au courriel) S il y a lieu, ordinateur portable, IPad, cellulaire, etc. Prêt de matériel Service de la comptabilité (poste 2240) Service autofinancés (poste 2932) Service de la maintenance et de l entretien (poste 2780) (poste 2220) Service de la maintenance et de l entretien (poste 2780) Service de la sécurité (poste 2911) Direction des Technologies de l information (poste 2185) Service de l approvisionnement (poste 2792) Paie, demande de paiement, etc. Inscriptions au Centre sportif Système de gestion pédagogique (horaire, cours, etc.) Accès aux partages (courriel) Système de gestion (COBA) des prêts de matériels aux divers magasins 12