Les principes de la gestion documentaire d hier à aujourd hui

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1 Les principes de la gestion documentaire d hier à aujourd hui 5 à 7 - MFQ INGESUP, 26 sept Jenny COLLIN Madié DIAKITÉ

2 L ADBS, Association des professionnels de l information et de la documentation Association nationale, + de 4300 professionnels de l ID Siège à Paris + des représentations en région (délégations) Missions : faire connaître le(s) métier(s) auprès des employeurs, défendre l employabilité Promouvoir les activités de gestion de l information, Communiquer sur les compétences, Activité éditoriale accompagner les adhérents dans leur parcours professionnels Suivre l évolution des métiers et des besoins des entreprises, Certifications professionnelles et VAE, Catalogue de formations, journées d études, Partager et mutualiser des connaissances. participer aux débats nationaux/internationaux concernant la profession : Suivre les normes, les problématiques de droit de l information etc.. 2

3 Définition(s) du document ISO (Organisation Internationale de Normalisation) Combinaison de support / contenu informationnel Le document = «ensemble formé par un support et une information généralement enregistrée de façon permanente, et tel qu'il puisse être lu par l'homme ou la machine». «Le document est une information enregistrée qui peut être traitée comme une unité dans un processus de documentation, qu'elle que soit sa forme et ses caractéristiques physiques». 3

4 Définition(s) du document Ensemble d'un support d'information, quel qu'il soit, des données enregistrées sur ce support et de leur signification, servant à la consultation, l'étude, la preuve ou la trace, etc.: livre, échantillon de parfum, tissus, film, etc. Le tout constitue une unité autonome. Vocabulaire de la documentation (ADBS, Association des professionnels de l'information et de la documentation) Le document n est pas une fin en soi Il n a de sens que s il est porteur d information 4

5 Définition(s) du document Un document UN SUPPORT ou «contenant» Nature (textuelle, non textuelle) Matériau (papier, tissu, métal, chimique, magnétique, numérique ) Poids / taille (en cm, gr, kg, mais aussi Ko, Mo, Go ) Mode de production (docs bruts versus docs manufacturés comme la gravure, la lithographie, l imprimerie, les procédés photographiques, et l informatique) Mode d utilisation (utilisation directe par l homme ou l utilisation via un matériel spécial) Mode de publication UNE INFORMATION ou «contenu» Auteur / Source (publique, privée, anonyme, connu/inconnu etc. Date de création Finalité (preuve, illustration, analyse, témoignage ) Contenu (lisible? Exhaustif?...) Degré d élaboration (primaire, secondaire, tertiaire)

6 La fonction documentaire «traditionnelle» Mise à disposition docs/infos pour des personnels de l organisation Pertinente pour l usager (utilisateur / client ) Accessible vite. => délais de recherche et de mise à disposition immédiate Fiable Pour l usager, enjeu d une vraie garantie que l'info trouvée est bien l info recherchée Accessible facilement : repérage direct de l information ou du document ou repérage via un outil documentaire 6

7 Par la fourniture de : Les services Espace accueil (orientation des utilisateurs, encadrement ) Recherche documentaire et accès aux bases de données Diffusion sélective d information et veille Prêt et échange de documents Reprographie Fourniture électronique de documents Formations sur les nouveaux outils de recherche (web ) Sans services et produits, un service documentaire est voué à la disparition certaine Les produits Bulletin d information Dossier documentaire Nouvelles acquisitions Liste de revues Liste des sommaires Catalogue ou base de données Index (auteurs, titre, mots clés ) Bulletin bibliographique/ analytique Panorama de presse Newsletter Synthèse documentaire 7

8 Donc une vision plutôt formelle de l ID Information formelle Information interne à l entreprise Archive et RM Service doc centre de ressources Information externe à l entreprise x x Source : Jean-Pierre Bernat, expert européen en veille Information informelle 8

9 De l ID à la gouvernance documentaire Des contraintes de plus en plus fortes sur les entreprises comme par exemple : fabrications de +/+ complexes produits de +/+ difficiles à élaborer un environnement de +/+ réglementé des marchés de +/+ mondialisés une pression actionnariale de +/+ dure etc. 9

10 Des problématiques concrètes Répondre : à une organisation éclatée (de nombreux services gèrent de l info-doc) au volume croissant d informations externes aux pertes de temps représentées par la recherche aux risques de perte et/ou de modifications de documents clés à l absence de communication entre services aux exigences du législateur etc. 10

11 Une nouvelle discipline : le management de l information Information formelle Archive et RM Service doc centre de ressources Information interne à l entreprise Information externe à l entreprise Gestion des connaissances (KM) Intelligence économique Source : Jean-Pierre Bernat, expert européen en veille Information informelle 11

12 Et une nouvelle démarche : la gouvernance documentaire en entreprise Une gouvernance documentaire a pour objet de poser les règles communes et partagées de gestion des documents et des informations d une entreprise Un concept managérial fort à mi-chemin entre stratégie et transversalité et devant faire l objet de consensus auprès des différentes parties prenantes : dirigeants, managers client, utilisateurs (nomades ou pas) citoyens, professionnels de l information 12

13 Et une nouvelle démarche : la gouvernance documentaire en entreprise Cette politique commune doit permettre à tous les collaborateurs : d accéder à une information éparpillée et éclatée sur plusieurs lieux et sites de savoir si elle existe ou non de la retrouver facilement et rapidement d avoir la «bonne» version du document une bonne gouvernance documentaire repose toujours sur une approche systématique et systémique, ce qui implique : la mise en place d un système unique et répondant aux besoins de tous le respect de ce système 13

14 La gouvernance documentaire Le principe de gouvernance renvoie au pilotage des actions/informations au sein de l organisation Concept qui renvoie à la gestion de l organisation des services même : quel organigramme des services? quels modes d organisation du travail entre services? 14

15 Les fondamentaux Le principe de gouvernance nécessite le développement de : d'une étude des besoins et des attentes une stratégie en matière d information une politique de gestion documentaire une coordination des actions «toute décision naît de la conjonction d'une compétence et d'une information» (François Bloch-Lainé, économiste) 15

16 Cartographie des métiers de l Info, ADBS

17 Quelques références Norme ISO Records Management (parties 1 & 2) : principes directeurs & guide pratique Norme Z : Archivage électronique : spécifications relatives à la conception et l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockés dans ces systèmes => 2 normes refondues dans la série des ISO 303OO et en particulier : ISO 30301:2011 : Système de gestion des documents d activité Livre blanc. La gouvernance documentaire dans les organisations françaises / Enquête SerlaLAB, Paris, Mars Revue DocSI - Volume 50: n 1/ Mars Dossier : Gouvernance de l information: perspectives pour une approche globale 17

18 Merci de votre attention Questions / réponses Contacts Jenny COLLIN jenny.collin@gmail.com Madié DIAKITÉ mdiakite@idstrategies.fr 18

19 ANNEXES 19

20 SOURCE : Livre blanc. La gouvernance documentaire dans les organisations françaises. Enquête SerlaLAB, Mars 2011 Disponible en téléchargement depuis le site du groupe Serda ( Enquête en ligne auprès de 250 organisations 20

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24 Cependant. 24

25 Quelques éléments sur l échantillon 25

26 Les acteurs de la fonction ID évolution des métiers Cf enquête Métiers ADBS Juin

27 Évolution des rôles clés de la fonction information Gestion et traitement documentaire 60% Recherche d'information et veille 51% Mise en oeuvre de produits et services 37% Management de l'information Conception ou administration de modèles et de systèmes d'information Dissémination des usages, banalisation et convergence des technologies, pratiques collaboratives 16% 28% Base = tous, 2820 répondants - Surabondance des données accessibles, raccourcissement des cycles (R&D, production, valorisation etc.) - Innovation technologique permanente, diversité des solutions mobilisables, interopérabilité Coordination Editorialisation (curation) Analyse, expertise métier Maîtrise d usage Gouvernance du SI

28 Gestion et traitement documentaire 60% Recherche d'information et veille 51% Mise en oeuvre de produits et services 37% Management de l'information Conception ou administration de modèles et de systèmes d'information 16% 28% Base = tous, 2820 répondants Administration technique et fonctionnelle de solution(s) logicielle(s) 68% Réalisation de cahiers des charges fonctionnels (Prescripteur, AMO) Q2 51% Conception ou maintenance d'un plan de classement, d'un thesaurus, de référentiels 45% Conception de modèles d'architecture de l'information 28% Conception et réalisation de modèles de données 22% Réponse à des cahiers des charges (prestataire) 15% Base "Conception ou administration SI 439 répondants Présentation emploi / Métiers CNAM INTD Loïc LEBIGRE JUIN

29 STAGE 29

30 Stages ADBS 2013 Mettre en place une gouvernance infoconnaissance, jours OBJECTIFS Se familiariser avec les problématiques de gouvernance de l'information ; Identifier les processus clés de la gouvernance de l'information ; Évaluer les ressources mobilisables. 30

31 Stages ADBS 2013 PROGRAMME Gouvernance : définitions et enjeux La gouvernance de l'information Comment aborder le périmètre? Mettre en place un plan de gouvernance de l'information 31

32 Documentation & Agilité

33 Le Manifeste Agile Manifeste Agile : L interaction avec les personnes Un produit opérationnel La collaboration avec le client La réactivité face au changement > les processus et les outils > la documentation > la négociation de contrat > suivi d'un plan (2001)

34 Loin du «cœur de cible» Gouvernance complexe Projet interconnecté Référentiel normatif exigeant Outils imposés Equipe dispersée Modèle économique forfaitaire

35 Rôle central et directeur SPEC MX REQ PV ARCHI Product backlog DESIGN CR

36 Des processus formels à respecter Planification, pilotage Gestion des non-conformités, Gestion des évolutions Gestion des exigences etc Certains sont mis à mal Distinguer exigences qualité et moyens de satisfaction de ces exigences

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38 E. Lambert M. Destouesse Evènement MFQ 26 sept 2013 Page 38 CLS - Retour d expérience sur la réactualisation d un système de gestion documentaire.

39 Cas pratique Page 39 Présentation CLS : activité de l entreprise et organisation liée à la documentation. Processus Documentation Motivations du changements d outils -> Nouvelles fonctionnalités, nouveaux usages Retour sur notre démarche Retour sur nos difficultés et nos bons résultats

40 Activité de l entreprise et organisation liée à la documentation Date de création : 21 avril 1986 Métier: Exploitation opérationnelle de systèmes satellitaires de localisation, de collecte de données, d observation et de surveillance des océans Développement d applications et de services à valeur ajoutée à partir de données spatiales; Page 40 Secteurs d activités: Surveillance environnementale, Gestion durable des ressources marines, Sécurité maritime, Pétrole et Gaz; Actionnariat:

41 CLS : Acteurs impliqués dans la documentation Présentation CLS : activité de l entreprise et organisation liée à la documentation Page 41 (Effectifs de CLS : 300 personnes) Pilote du processus Doc Amélioration continue du processus Equipe projet Support auprès des gestionnaires Produit documentation Ingénieur Qualité Contrôle la documentation Enregistre les documents dans la base documentaire Gestionnaire de document (secrétariats) Document Base documentaire

42 Processus Documentation : processus Support Page 42 Commercial : Au moment des appels d offres mettre en confiance l acheteur quant à nos méthodes de gestion documentaire. Management de la Qualité : L amélioration continue des méthodes et outils (ex. Modèles et outil de GED). Recherche d efficience en tirant profit de l existant. Documentation Conduite de Projet : Les documents sont des livrables dont il faut planifier et contrôler la production. La maîtrise du référentiel commun à l équipe projet doit être assurée pendant toute la durée du projet. Suivi de contrat : La livraison documentaire déclenche des paiements

43 Motivations du changements d outils : Nouvelles fonctionnalités, nouveaux usages Page 43 Nos outils avaient atteint leur limite. Baghera : Archivage, utilisateurs internes, pas de contribution ni de collaboration, recherche peu conviviale. Goulots (passage par les gestionnaires) Espaces bureautiques : Multiples, coût caché, difficulté pour atteindre l existant Outils actuels : Non conformes aux exigences clients.

44 Motivations du changements d outils : Nouvelles fonctionnalités, nouveaux usages Fonctionnalités de gestion électronique de document plus avancées : Page 44 Recherche puissante et sexy Mémoire de l entreprise Circuits de validation Le SID au cœur des projets et des utilisateurs Environnement intégré : modèles, guides, chrono,.. gestion des accès sous la responsabilité du chef de projet Puissance du web et de la navigation

45 Choix de SharePoint issu : Retour sur notre démarche : création d un projet CLS Résultat d évaluations (étude menée en ) Dans le top 3 : Nuxeo ; Alfresco (open-source) et SharePoint (Microsoft). Démonstrateurs sur ces trois outils (sept à déc 2010). Prototype sous SharePoint (janv.2011à août 2011) Décision de création du projet SIDs (sept.2011). Page 45 Mises en place sur des utilisations Pilotes (mi mi 2013) Ouverture d utilisations pilotes internes = peu d implication Ouverture d un site partagé avec des partenaires externes sur un projet : risque pris mais très moteur.. Avantages d une organisation Projet : Implications hors du département Qualité => nécessaire pour un outil «société» Espace d écoute : réunions mensuelles, reporting vers le comité directeur

46 Retour sur notre démarche Structurer, organiser la documentation de l entreprise : Page 46

47 Retour sur notre démarche : espaces documentaires pour l utilisateur. Page 47 Retrouver l existant pour gagner du temps Contribution et collaboration Modèle Recherche Alerte Autonomie Effort minimisé Portail documentaire sites internes CLS Partage entre partenaires Même niveau d information pour tous Relecture et validation électronique Gestion des versions (url pérenne) Sites externes Mutualisation de l effort de gestion entre partenaires Ex. Gestion du courrier Archive Consultation sans quitter outlook : facilité pour les directeurs Réponse au besoin spécifique

48 Retour sur nos difficultés et bons résultats Coûts annoncés Convaincre la Direction : investissements mener des démonstrations sur des sujets qui lui sont proches choix d un projet dimensionnant bons résultats : démontrer notre capacité à s adapter aux attentes des clients + adhésion du client à l outil. Résultat sur l utilisation externe Partager bien plus que des documents «Plus qu une gestion de documents c est un environnement de travail» Page 48 Gain de productivité : offrir des réponses aux besoins de partages => Avoir les différentes infos utiles (discussions ; contact ; calendrier, recherche et partage de modèles etc.) rapidement. => Des circuits raccourcis grâce à des nouvelles méthodes de travail apportées par ce type d outil. Les partenaires s en servent dès les premiers jours d ouverture et activement

49 Retour sur nos difficultés et bons résultats Freins «culturels» Monde Linux et Open source / Monde Windows : Démarrer par la conception de site documentaire pour des utilisateurs moteurs faciles à impliquer ; réalisation d un POC (Proof of Concept) pour démontrer la possible tenue en charge. s appuyer sur un processus de décision pour limiter des remises en cause sans fin. bons résultats : des personnes non convaincues au départ sur la solution retenue sont devenues de précieuses alliées. Page 49 Les critères prioritaires Le regroupement de l information et sa localisation en un lieu documentaire identifié. L informatisation des circuits de relecture. La certitude d utiliser la dernière version en vigueur d un document. La lutte contre les duplications inutiles de documents. La pérennité patrimoniale du Savoir-faire de CLS. Le décloisonnement de l information est également une notion clairement identifiée comme un gain de service rendu par rapport à l existant.

50 Retour sur nos difficultés et bons résultats Temps consacrés aux discussions internes recherche d un consensus sur le vocabulaire => faire trancher la hiérarchie. négociation sur les achats (processus internes). bons résultats : feu vert du service communication indispensable pour la suite de la mise en place. Page 50 Et maintenant que nous sommes en phase de déploiement nous sommes convaincus que : Ce type de projet doit être mené avec plusieurs visions : Métier (professionnel de la documentation) SI (Informatique) Responsable de communication Ce type de projet doit être appuyé à tout moment par la direction Afin d assurer sa légitimité quant à son déploiement.