Acquisition d un Progiciel Intégré de Gestion de la Paie et des Ressources Humaines

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1 ROYAUME DU MAROC ************************************ CAISSE MAROCAINE DES RETRAITES ***************************************************** Appel d offres ouvert N 33/2012/DAL CMR Acquisition d un Progiciel Intégré de Gestion de la Paie et des Ressources Humaines REGLEMENT DE CONSULTATION Novembre

2 ARTICLE 1. OBJET DU REGLEMENT DE LA CONSULTATION Le présent règlement de consultation concerne l appel d offres ouvert sur offres de prix n 33/2012/DAL ayant pour objet l acquisition pour le compte de la Caisse Marocaine des Retraites d'un progiciel intégré de gestion de la paie et des ressources humaines. ARTICLE 2. DESIGNATION DE LA CMR La Caisse Marocaine des Retraites, représentée par son Directeur, est désignée ciaprès par «la CMR». ARTICLE 3. DESIGNATION DU FOURNISSEUR «Le Prestataire», «le Soumissionnaire» ou «le Fournisseur» désigne la ou les personnes, firmes ou sociétés, participant à la concurrence pour les prestations, objet du présent appel d'offres ouvert, soit individuellement soit en groupement solidaire. ARTICLE 4. REPRESENTATION DU FOURNISSEUR Pendant toute la période du début des prestations jusqu à la réception provisoire, le Prestataire devra désigner un représentant auprès de la CMR muni des pouvoirs nécessaires pour assurer tout le suivi des travaux, de mise en œuvre et de suivi administratif et technique. ARTICLE 5. CONDITIONS REQUISES DES FOURNISSEURS Conformément aux dispositions de l article 25 du règlement du 28 septembre 2005, tel qu il a été modifié et complété, relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la Caisse Marocaine des Retraites, ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion : 1. Ne peuvent participer à cet appel d offres que les personnes physiques ou morales qui : justifient des capacités juridiques, techniques et financières requises ; sont en situation fiscale régulière pour avoir souscrit leurs déclarations et réglé les sommes exigibles ou, à défaut de règlement, constitué des garanties suffisantes pour le comptable chargé du recouvrement ; sont affiliées à la C.N.S.S et souscrivent de manière régulière leurs déclarations de salaires auprès de cet organisme. 2. Ne sont pas admises à participer à cet appel d offres : les personnes en liquidation judiciaire ; les personnes en redressement judiciaire, sauf autorisation spéciale délivrée par l autorité judiciaire compétente. 2

3 ARTICLE 6. DEMONSTRATION DE LA SOLUTION Le Fournisseur, retenu suite à la phase d examen des dossiers administratif et Technique, sera appelé à faire une présentation de la solution et une démonstration détaillée du progiciel proposé devant une commission technique. Au cours de cette démonstration, toutes les fonctions du progiciel seront examinées avec les simulations adaptées au contexte de la CMR. ARTICLE 7. JUGEMENT DES OFFRES L évaluation des offres se fera en lot unique. ARTICLE 8. CONTENU DE L OFFRE DU FOURNISSEUR Dans le cadre de cet appel d offres, chaque concurrent est tenu conformément aux articles 26 et 29 du règlement du 28 septembre 2005 fixant les conditions et les formes de passation des marchés de la Caisse, ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion, tel qu il a été modifié et complété de présenter un dossier administratif, un dossier technique, une offre technique et une offre financière. 1. DOSSIER ADMINISTRATIF : Ce dossier doit comprendre : Le présent Cahier des Prescriptions Spéciales (C.P.S) et le règlement de consultation paraphés à chaque page, datés et portant à la dernière page la signature des soumissionnaires précédée de la mention manuscrite lu et accepté. Une déclaration sur l'honneur prescrite par l'article 26 du règlement du 28 septembre 2005 en double exemplaires. Cette déclaration doit en outre indiquer les noms, prénoms, qualité et domicile du concurrent et s il s agit du nom d une société : la raison sociale, l adresse du siège social, la qualité en laquelle il agit et les pouvoirs qui lui sont conférés. Si la déclaration est adressée par une société à responsabilité limitée, la désignation de cette dernière doit être accompagnée de l énonciation du montant du capital social. La déclaration indique également les numéros d inscription au registre du commerce, le numéro de la patente, le numéro du compte courant postal, bancaire ou au Trésor du concurrent et pour les candidats installés au Maroc le numéro d affiliation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale. Cette déclaration sur l honneur doit contenir l engagement du concurrent à couvrir, dans les limites et conditions fixées par les cahiers des charges, par une police d assurance, les risques découlant de son activité professionnelle et attester qu il remplit les conditions prévues à l article 25 du règlement du 28 septembre 2005 précité, tel qu il a été modifié et complété. En outre, cette déclaration sur l honneur doit mentionner l engagement du concurrent, s il envisage de recourir à la sous-traitance, que celle-ci ne peut porter sur la totalité du marché, et s assurer que les sous-traitants 3

4 remplissent également les conditions prévues à l article 25 du règlement du 28 septembre 2005 précité. La ou les pièces justifiant les pouvoirs conférés à la personne agissant au nom du concurrent (plus copie certifiée conforme des statuts) ; Ces pièces varient selon la forme juridique du concurrent : S il s agit d une personne physique agissant pour son propre compte, aucune pièce n est exigée ; S il s agit d un représentant, celui-ci doit présenter selon le cas : - Une copie conforme de la procuration légalisée lorsqu il agit au nom d une personne physique ; - Un extrait des statuts de la société et /ou le procès verbal de l organe compétent pour donner pouvoir selon la forme juridique de la société, lorsqu il agit au nom d une personne morale ; - L acte par lequel la personne habilitée délègue son pouvoir à une tierce personne, le cas échéant. Une attestation, copie certifiée conforme, délivrée depuis moins d'un an par le percepteur du lieu d imposition certifiant que le soumissionnaire est en situation fiscale régulière. Cette attestation doit mentionner l'activité au titre de laquelle le soumissionnaire a été imposé. Une attestation, copie certifiée conforme, délivrée depuis moins d un an par la Caisse Nationale de Sécurité Sociale certifiant que le soumissionnaire est en situation régulière envers cet organisme. Une attestation bancaire tenant lieu de cautionnement provisoire d un montant de quarante mille dirhams (40.000,00 Dhs). Un certificat de l éditeur attestant que le soumissionnaire est habilité à commercialiser la solution proposée et à en assurer la mise en œuvre et la maintenance dans les règles de l art. 2. DOSSIER TECHNIQUE : Ce dossier doit comprendre Une note sur les moyens humains et techniques du concurrent, le lieu, la date, la nature et l importance des prestations qu il a exécutées ou à l exécution desquelles il a participé ; Un certificat de capacité financière ou une attestation de chiffre d affaires au Maroc des 3 dernières années délivrée par la Direction des impôts ou par un expert-comptable agréé. 3. OFFRE TECHNIQUE : L offre technique doit comprendre Une présentation générale de la solution (son année de conception, date de première commercialisation, la version actuelle du logiciel, les versions futures prévues et les dates auxquelles elles sont planifiées, stipuler si le 4

5 logiciel est multi-sociétés, modulaire, quels sont les modules obligatoires, optionnels, ), avec une présentation des fonctionnalités de chaque module. Présenter également les évolutions majeures qui sont prévues durant les 3 prochaines années dans le cadre du plan de développement du progiciel (fournir un roadmap de la solution) ; Une matrice détaillée des fonctionnalités de la solution proposée précisant si ces fonctionnalités sont offertes en standard, paramétrables ou nécessitant un développement spécifique, ; La description de l architecture technique de la solution et l infrastructure requise proposée par le soumissionnaire : environnement de déploiement, ressources nécessaires, logiciels de développement et SGBDR utilisés, fonctions d administration et de sécurité disponibles ; Une note détaillée présentant : - La démarche de mise en œuvre du projet : périmètre, objectifs, et détail des prestations du soumissionnaire sur chacune des étapes du projet ; - La liste des livrables ; - Le planning prévisionnel des prestations ; - La méthodologie de conduite et d organisation du projet qui sera appliquée par le soumissionnaire en précisant le rôle des différents intervenants (Fournisseur, CMR, ) ; - La composition de l équipe qui sera affectée au projet en fournissant les Curriculum Vitae des intervenants datés et signés ; - Le chronogramme d affectation des consultants fonctionnels et techniques détaillant les charges par intervenant et par étape du projet en jours*hommes ; Une note relative à l offre de formation et de transfert de compétences qui doit comprendre : - La description de l offre de formation en spécifiant qui est en charge de l effectuer (le soumissionnaire ou un partenaire), le lieu, les pré-requis nécessaires pour la réalisation des formations ; - Les Curriculum Vitae des formateurs précisant le nombre d années d expérience dans la formation en général, dans le cadre de la solution proposée ; - Le planning prévisionnel des formations selon les catégories de bénéficiaires : administrateurs, utilisateurs ; - Le chronogramme d affectation des formateurs détaillant les charges par module de formation et par intervenant en jours*hommes ; - Le plan de transfert de compétences (équipe projet, utilisateurs) avant et après la mise en production. Une note détaillant la proposition relative à l assistance technique (modalités, délais,...) pour la mise en œuvre du projet en question ; 5

6 Une note précisant l offre du fournisseur en matière de modalités de maintenance corrective et préventive durant la période de garantie du progiciel et la période de maintenance en fournissant un modèle de contrat de maintenance non chiffré ; Des attestations récentes certifiées conformes, délivrées par les maîtres d ouvrages, relatives à l exécution de prestations analogues à celles du présent appel d offres ouvert (précisant : le montant et la nature de la prestation ; la période de réalisation ; le nom et la qualité). Ces attestations doivent concerner les cinq dernières années au plus ; Un bordereau des prix non chiffré détaillant l offre du fournisseur. 4. OFFRE FINANCIERE Le dossier de l offre financière doit comprendre Les deux actes d engagement pour : - l acquisition pour le compte de la Caisse Marocaine des Retraites d'un progiciel intégré de gestion de la paie et des ressources humaines ; - la maintenance annuelle ; établis conformément aux modèles joints en annexe du CPS ; Le bordereau des prix détail estimatif, pour l acquisition du progiciel, établi conformément au modèle joint en annexe du CPS ; Le bordereau des prix, pour la maintenance annuelle, établi conformément au modèle joint en annexe du CPS. Les montants doivent être indiqués en chiffres et en toutes lettres. En cas de discordance entre les indications de prix de ces différentes pièces, ceux libellés en toutes lettres au bordereau des prix sont tenus pour bons pour établir le montant réel de l acte d engagement. ARTICLE 9. OFFRE ANORMALEMENT BASSE OU EXCESSIVE Une offre est considérée anormalement basse lorsqu'elle est inférieure de plus de vingt cinq pour cent (25%) par rapport à la moyenne arithmétique de l'estimation de la CMR et de la moyenne des offres financières des autres soumissionnaires. Une offre est considérée excessive lorsqu'elle est supérieure de plus de vingt cinq pour cent (25%) par rapport à la moyenne arithmétique de l'estimation de la CMR d'une part et de la moyenne des offres financières des autres soumissionnaires d'autre part. Lorsqu'une offre est jugée anormalement basse, la commission d'appel d'offres peut l'accepter par décision motivée à annexer au procès-verbal de la commission et après avoir demandé par écrit aux concurrents concernés, les précisions qu'elle juge opportunes et vérifié les justifications fournies. Avant de décider du rejet ou de l'acceptation de ladite offre, la commission peut désigner une sous-commission pour examiner les justifications fournies. 6

7 Au vu du rapport établi sous la responsabilité de la sous-commission, la commission est fondée à retenir ou à écarter ladite offre. Lorsqu'une offre est jugée excessive, elle est rejetée par la commission d'appel d'offres. Dans tous les cas prévus au présent article, peuvent être prises en considération, les justifications tenant notamment aux aspects suivants : les modèles de fabrication des produits, les modalités de la prestation des services, les procédés de construction ; le caractère exceptionnellement favorable des conditions d'exécution dont bénéficie le concurrent ; l'originalité du projet ou de l'offre. ARTICLE 10. CRITERES D APPRECIATION ET D EVALUATION DES OFFRES Le jugement des offres proposées par les concurrents dans le cadre de l appel d offres susvisé se fera en séance publique et conformément aux dispositions des articles n 37, 38,39 & 40 du règlement du 28 septembre 2005 précité, tel qu il a été modifié et complété. La commission de jugement des offres procédera à l appréciation des différentes propositions selon une démarche basée sur les trois phases suivantes : PHASE 1 : ANALYSE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS ET TECHNIQUES Cette analyse tend à s assurer de la conformité globale des dossiers administratif et technique aux stipulations du cahier des charges et au règlement de consultation conformément aux dispositions des articles 37 et 38 du règlement précité du 28 septembre 2005 précité, tel qu il a été modifié et complété. Elle se matérialise par l une des deux conclusions suivantes : Acceptation de l offre ; Rejet de l offre pour non conformité aux articles du CPS ou du présent règlement de la consultation. Lorsque la commission constate soit l absence d une pièce constitutive du dossier administratif, à l exception du récépissé du cautionnement provisoire ou l attestation de la caution personnelle et solidaire en tenant lieu, soit des erreurs matérielles ou discordances dans les pièces dudit dossier, elle retient l offre du (ou des) concurrent(s) concerné(s) sous réserve de la production desdites pièces ou l introduction des rectifications nécessaires. Les soumissionnaires retenus seront invités à effectuer une présentation de leur solution devant une commission technique. 7

8 PHASE 2 : ANALYSE TECHNIQUE COMPARATIVE DES OFFRES (100 POINTS) Ne seront prises en compte dans cette phase que les offres ayant été retenues à l issue de la phase 1. Etape 1 : Examen de conformité des offres Cet examen, effectué sur la base des offres techniques des concurrents et des présentations des solutions, consiste à évaluer globalement leur conformité par rapport aux exigences du CPS en termes de caractéristiques fonctionnelles, de caractéristiques techniques et de conduite de projet. Seront éliminées à l issue de cette étape toutes les offres qui seraient non conformes. Etape 2 : Analyse qualitative comparative des offres Ne seront prises en compte dans cette étape que les offres ayant été retenues à l issue de l étape 1. L évaluation technique se fera sur 100 points ventilés comme suit : Critère d évaluation Nombre de points Qualité de la solution proposée Volet fonctionnel (sur 30 points) Volet technique (sur 10 points) 40 points Qualité des prestations Démarche proposée (sur 10 points) Méthode de conduite du projet (sur 5 points) Formation et gestion du transfert de compétences (sur 5 points) Garantie et maintenance (sur 5 points) 25 points Références du fournisseur Nombre de références (sur 10 points) Montant des références (sur 5 points) 15 points Qualité de l équipe projet proposée Expérience du chef de projet (sur 7 points) Expérience des membres de l équipe projet (sur 7 points) Effectif de l équipe-projet (chef de projet inclus) (sur 6 points) 20 points Total 100 points 8

9 Mode de calcul de la note relative à la qualité de la solution proposée : Volet fonctionnel de la solution L évaluation de la couverture fonctionnelle sera établie sur la base de l offre technique et validée par les séances de démonstration. Elle devra apprécier le taux de couverture des fonctionnalités requises et celles optionnelles, en standard, avec paramétrage ou développement spécifique, La note sera fixée selon les critères suivants : Une majorité des fonctionnalités requises couvertes en standard ou avec paramétrage: % de la note maximum Une bonne partie des fonctionnalités requises nécessitant un développement spécifique : % de la note maximum Une partie des fonctionnalités requises nécessitant une solution de contournement acceptable : 0-30 % de la note maximum. Volet technique de la solution La note devra apprécier l architecture et les fonctions d administration et de sécurité de la solution et sera fixée selon les critères suivants : Excellente : % de la note maximum Bonne : % de la note maximum Passable : 0-40 % de la note maximum Mode de calcul de la qualité des prestations : La note de chacun des volets de la qualité des prestations listés dans la grille d évaluation sera calculée de la façon suivante : - Excellente : % de la note maximum - Bonne : % de la note maximum - Passable : 0-40 % de la note maximum Mode de calcul de la note relative aux références du concurrent : Nombre de références : - Nombre de références 5 : % de la note maximum - 3 Nombre de références < 5 : 30-60% de la note maximum - Nombre de références < 3 : 0-30% de la note maximum 9

10 Montant moyen des références : La note maximale attribuée au concurrent avec le montant moyen des références le plus élevé Les autres concurrents seront notés au prorata Mode de calcul de la note relative à l équipe projet proposée : Expérience du Chef de projet La note sera calculée comme suit : Nombre d années d expérience 8 : % de la note maximum 5 Nombre d années d expérience < 8 : 0-50 % de la note maximum Expérience des membres de l équipe-projet Une note sera calculée pour chacun des membres comme suit : Nombre d années d expérience 6 : % de la note maximum 3 Nombre d années d expérience < 6 : 0-50 % de la note maximum La note attribuée pour ce critère est la moyenne obtenue pour l ensemble des membres de l équipe proposée pondérée par leur durée d intervention sur la base du chronogramme d affectation. Effectif de l équipe projet (y compris le chef de projet) La note sera calculée comme suit : Effectif 6 : % de la note maximum 3 Effectif < 6 : 0-50 % de la note maximum Les offres ayant une note technique inférieure à 60 seront éliminées. PHASE 3 : ANALYSE FINANCIERE COMPARATIVES DES OFFRES Ne sont prises en compte dans cette phase que les offres retenues à l issue de la phase 2. Il s agit dans cette phase de vérifier la conformité des pièces à celles demandées par le CPS et le présent règlement de la consultation, et de comparer les offres financières des concurrents. 10

11 Le prix de l offre est composé : du montant de l offre financière globale ; et du montant total de redevances annuelles pour la maintenance selon l offre de chaque concurrent durant une période de 3 ans. L évaluation financière de l offre sera faite en attribuant une note financière «F» à chacune des offres des concurrents, selon la formule suivante : F = (OFM/ OFC) * 100 OFM = Montant de l offre financière du moins disant OFC = Montant de l offre financière du concurrent considéré F = Note financière La notation globale de l offre : L offre retenue sera celle qui aura la note «N» la plus élevée, calculée selon la formule suivante : T = Note technique N = 0,6*T + 0,4*F 11