Mise à jour : janvier Chapitre 15 L organisation et la gestion du Bureau de l audit interne

Transcription

1 Mise à jour : janvier 2017 Chapitre 15 L organisation et la gestion du Bureau de l audit interne

2

3 Table des matières 1. La structure du Bureau de l audit interne La gestion du personnel Les compétences La formation L évaluation du personnel La gestion des activités d audit La planification, le suivi et la reddition de comptes Les budgets La conservation des documents... 4

4

5 1. La structure du Bureau de l audit interne Le Bureau de l audit interne relève du Conseil d administration par l intermédiaire du Comité d audit. Il est dirigé par l auditrice interne, assistée d une adjointe, d une conseillère et de professionnels spécialistes en audit interne. Conseil d administration Comité d audit Recteur Vice-recteur exécutif et au développement Conseillère de l auditrice interne Bureau de l audit interne (Auditrice interne) Adjointe de l auditrice interne Professionnels spécialistes en audit interne Pour la gestion administrative du Bureau, l auditrice interne fait affaire avec le recteur ou le vice-recteur exécutif et au développement, selon le cas. 2. La gestion du personnel 2.1 Les compétences La première impression que projette le Bureau à la gouvernance, à la direction et aux unités auditées a des répercussions sur la qualité future des communications. L auditrice interne est au premier plan dans le processus d échange et de communication. Chapitre 15 L organisation et la gestion du Bureau de l audit interne page 1

6 La fonction d auditrice interne exige qu elle soit indépendante, objective et très autonome quant à l orientation, à la portée et aux choix des moyens pour exécuter les missions d audit et quant à l évaluation de la pertinence des commentaires et des recommandations à formuler. L auditrice interne, appelée à avoir des contacts fréquents avec le recteur, les vice-recteurs, la secrétaire générale, les gestionnaires et le Comité d audit, doit avoir des habiletés et des aptitudes particulières en matière de relations interpersonnelles. Il importe que l auditrice interne s entoure d un personnel le plus compétent possible qui, par son attitude positive, sa motivation, sa capacité d analyse, de communication et d écoute, son ouverture d esprit et son expertise, aura une influence majeure sur l image que dégagera le Bureau et sur son dynamisme. À ce titre, le choix du personnel est facilité par l existence de tâches types pour les fonctions cadre et professionnelle. Ces tâches visent à se conformer aux exigences de la norme 1210 Compétences, de l Institut des auditeurs internes, stipulant que «les auditeurs internes doivent posséder les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires à l exercice de leurs responsabilités individuelles». Les personnes sélectionnées pour ces postes doivent posséder les qualités suivantes : la faculté d adaptation; l habileté à s exprimer clairement, tant verbalement que par écrit; l initiative et le jugement; l esprit d analyse et de synthèse; la diplomatie, le tact et l entregent. Tous les spécialistes en audit doivent détenir un diplôme universitaire de premier cycle dans une discipline pertinente. Ils doivent de plus détenir l un ou plusieurs des titres professionnels liés au domaine : Comptable professionnel agréé (CPA), Certified internal auditor (CIA), Certified control self-assesment (CCSA), Certified information system auditor (CISA) ou Certified fraud examiner (CFE). 2.2 La formation La formation continue du personnel a pour objectif d augmenter les capacités, les habilités et les connaissances du personnel, de répondre aux exigences changeantes des missions d audit, de favoriser l efficience et l efficacité du Bureau ou, parfois, de modifier les comportements. Ils visent également l acquisition de nouvelles compétences et de nouvelles techniques afin de soutenir le rôle d agent de changement et d assurer la polyvalence. L auditrice interne doit établir un plan de formation continue pour chaque membre de son personnel, en conformité avec les politiques de ressources humaines de l Université. La norme 1230 Formation professionnelle continue, de l Institut des auditeurs internes, établit à cet effet que «les auditeurs internes Page 2 chapitre 15 L organisation et la gestion du Bureau de l audit interne

7 doivent améliorer leurs connaissances, savoir-faire et autres compétences par une formation professionnelle continue». Un plan de formation bien structuré tient compte des aptitudes, des connaissances, de l expertise de chaque membre du personnel ainsi que des besoins du Bureau, et permet de développer les compétences et de maintenir la motivation du personnel. Les modalités de gestion administrative des activités de formation et de perfectionnement sont détaillées dans le Manuel des procédures administratives liées à la gestion et à l organisation du Bureau de l audit interne. 2.3 L évaluation du personnel Un processus d évaluation périodique permet à l auditrice interne de s assurer que les actions réalisées par son personnel s intègrent aux objectifs de l Université. L application d un tel processus permet au personnel de bien connaître ce que l on attend de lui et d agir conséquemment. Le processus d évaluation consiste à établir des attentes en matière de résultats à atteindre, de comportements à adopter et de compétences à acquérir et à évaluer périodiquement la réponse du personnel aux attentes. L auditrice interne doit s assurer que les objectifs fixés pour chacun sont pertinents, réalisables et quantifiables autant que possible et qu ils incluent certaines obligations de formation. 3. La gestion des activités d audit 3.1 La planification, le suivi et la reddition de comptes Les activités d audit font l objet d une planification, d un suivi et d une reddition de comptes qui sont détaillés dans les chapitres 16 à Les budgets L opération du Bureau implique l apport de ressources humaines, financières et matérielles, lesquelles doivent faire l objet d une prévision budgétaire annuelle. Le budget de fonctionnement tient compte des ressources humaines et des autres ressources nécessaires, incluant les ressources externes pour combler l absence de certaines expertises, pour exécuter les missions d audit prévues. Il comprend, entre autres : les salaires et les avantages sociaux du personnel du Bureau; Chapitre 15 L organisation et la gestion du Bureau de l audit interne page 3

8 les frais de déplacement; les coûts de formation; les frais d adhésion professionnelle à l Institut des auditeurs internes; l acquisition de manuels de référence; les honoraires professionnels. Le budget d investissement couvre particulièrement les besoins en équipement. Il prend en considération l achat des logiciels requis afin d effectuer le travail d audit le plus efficacement possible ainsi que les coûts de formation à l utilisation de ces logiciels. Les modalités de gestion relatives aux budgets sont détaillées dans le Manuel des procédures administratives liées à la gestion et à l organisation du Bureau de l audit interne. 3.3 La conservation des documents La norme 2330 Documentation des informations, de l Institut des auditeurs internes, spécifie, pour les activités d assurance et de conseil, les devoirs du responsable du bureau de l audit interne en matière de conservation des documents. Le responsable «doit arrêter des règles en matière de conservation des dossiers de la mission, et ce, quelque soit le support d archivage utilisé. Ces règles doivent être cohérentes avec les orientations définies par l organisation et avec toute exigence réglementaire ou autre.» Le responsable «doit définir des procédures concernant la protection et la conservation des dossiers de la mission de conseil ainsi que leur diffusion à l intérieur et à l extérieur de l organisation». Le Bureau de l audit interne se réfère à ce que l Université dicte en matière de conservation de documents. Le Manuel des procédures administratives liées à la gestion et à l organisation du Bureau de l audit interne détaille ce sujet. Page 4 chapitre 15 L organisation et la gestion du Bureau de l audit interne