ARAMIS II Documentation Commun Changement des taux de TVA au 1/01/2014

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1 Documentation Commun au 1/01/2014 Date d édition : 20/11/2013 Page 1 / 25

2 Sommaire 1. Description Définition Organisation Mise en place des nouveaux paramètres Création des comptes de comptabilité générale Création des nouveaux taux de TVA Le quittancement des locataires Quittancement de fin décembre Le quittancement des locataires à termes échus La mise à jour des éléments locataires Le quittancement des locataires à termes d avance La création des éléments de régularisation La recherche d éléments disponibles Création des éléments locataires Elément de régularisation des loyers pour les ADB Elément de TVA à 19,6 % sur les loyers pour les ADB Les éléments de régularisation des frais de baux pour les ADB Elément de régularisation des loyers pour les SEM Elément de TVA à 19,6 % sur les loyers pour les SEM Les contrats fournisseurs Les factures de prestation Modification des codes de TVA sur les articles Création des articles de régularisation Les honoraires de gestion Organisation des traitements propriétaires La reddition de décembre est faite avant le 31/12/ La reddition de décembre est faite début janvier La reddition de décembre est faite tardivement Paramétrages des éléments d honoraires Création des catégories natures Modification des éléments d honoraires propriétaire Modification des bureautiques Reddition propriétaire /12/2013 Page 2 / 25

3 1. Description 1.1. Définition Au 1/01/2014 les taux de TVA changent : - Le taux de 19,6% passe à 20% (loyer, honoraires, ) - Le taux de 7% passe à 10% (travaux d entretien et de rénovation) - Le taux de 5,5% passe à 5% (travaux d économie d énergie) Cela impacte : - Le quittancement - La saisie des factures fournisseurs - Les factures de prestation (individuelles et honoraires de syndic) - Les honoraires de gestion propriétaires (provisions et reddition) Toutes prestations de service dont le fait générateur intervient en 2013 doivent être soumises à la TVA à l ancien taux. Et toutes prestations de service réalisées en 2014 devront être soumises au nouveau taux. Il y a toutefois une exception, un acompte facturé et payé en 2013 sur une prestation réalisée en 2014 relève de l ancien taux de TVA. Enfin, il est probable que courant 2014, des régularisations de factures interviennent sur des prestations de Il est nécessaire qu Aramis permette de les soumettre à l ancien taux de TVA Organisation 1) Il faut mettre à jour les paramètres : o Créer les comptes de comptabilité générale pour la TVA colletée à 20 % et pour les écritures d honoraires 2013 intervenant en o Créer les nouveaux taux de TVA (5%, 10%, 20%) 2) Faire le quittancement fin décembre 2013 en 3 temps : o Quittancer les locataires échus (échéance de décembre 2013 et du 4 e trimestre 2013) avec la TVA à 19,6 % o Gérer les taux de TVA sur les éléments locataires avec l outil d Aramis. o Quittancer les locataires d avance (échéance de janvier 2014 et du 1 e trimestre 2014) avec la TVA à 20 % Puis créer les éléments nécessaires aux régularisations pouvant intervenir en 2014 sur le quittancement de ) Saisir les factures fournisseurs de 2013 avec les anciens taux de TVA, puis basculer le taux de TVA sur les contrats avec l outil Aramis 4) Facturer les honoraires de 2013 par facture de prestation (exemple honoraires syndic) avec la TVA à 19,6 %, puis basculer le taux de TVA sur les articles des factures de prestation avec l outil Aramis. 05/12/2013 Page 3 / 25

4 Ensuite, créer les articles nécessaires aux régularisations sur les honoraires pouvant intervenir en ) Redditionner les comptes propriétaires au 31/12/2013 et gérer les éléments d honoraires propriétaire 2. Mise en place des nouveaux paramètres 2.1. Création des comptes de comptabilité générale Pour faciliter les déclarations de TVA, courant 2014, il est préférable de comptabiliser dans des comptes différents, les écritures soumises à la TVA de 20 % et celles soumises à la TVA de 19,6 %. En effet, courant 2014, il est probable, qu il soit nécessaire de passer des régularisations sur les honoraires 2013 ou, pour les SEM, sur les loyers Or ces prestations réalisées avant le 1/01/2014, sont normalement soumises au taux de 19,6 %. Il est donc recommandé de créer : - un compte pour la TVA collectée à 20 % (4457xx) - des comptes produits pour le chiffre d affaires HT soumis à la TVA à 19,6 % (47xxxx ou 70xxxx) En effet, pour ne pas modifier tout le paramétrage d Aramis, on basculera l ensemble des éléments de la TVA 19,6 % à 20 %. Et on créera de nouveaux éléments pour les régularisations au taux de 19,6 %. Chemin d accès : Paramètres > Cpta Générale > Plan comptable 05/12/2013 Page 4 / 25

5 Pour créer un compte, il faut indiquer : - Le n du compte - Le libellé du compte - Si le compte entre dans le calcul des hono. Syndic ou hono. Gérance (facultatif) 2.2. Création des nouveaux taux de TVA Nous vous conseillons de créer de nouveaux taux et de ne pas réutiliser les taux actuels. Puis, au fur et à mesure des besoins, d utiliser les outils d Aramis pour basculer les nouveaux codes de TVA, sur les éléments locataires, les contrats et les articles des factures de prestation. En effet, l impact de la modification du taux de TVA est décalé dans le temps en fonction des traitements. Ainsi, les loyers de janvier 2014, quittancés en décembre 2013 doivent être soumis à la TVA à 20%. Les éléments locataires seront mis à jour courant décembre Par contre, début janvier, les factures fournisseurs à saisir seront principalement des factures de décembres 2013, donc soumises à 19.6 % ou 7 %. Les taux de TVA doivent donc changer sur les contrats fournisseurs que fin Janvier Remarque : On peut réutiliser de vieux taux, plus en vigueur depuis plusieurs années (exemple : 18.6 % ou 20.6 %). D autre part, si les 10 codes de TVA (de 0 à 9) sont déjà utilisés et qu aucun taux ne peut être réutilisé, il est possible de garder les taux de TVA à 5.5 % et 7 % jusqu à la fin de la saisie des factures fournisseurs de Puis de les remplacer par les nouveaux taux. A partir de ce moment, pour saisir les factures fournisseurs à 5.5 % et à 7 %, il ne faut pas choisir de taux TVA mais saisir directement le montant de la TVA. Attention : Il est important de conserver le taux de 19,6 % et de créer le taux de 20 % pour la facturation des honoraires. Il faut également conserver le taux de 0 %. 05/12/2013 Page 5 / 25

6 Chemin d accès : Paramètres > Généraux > Taux de TVA Pour créer le code de TVA, il faut indiquer : - Le code (de 0 à 9) - Le taux - L élément locataire : on peut reprendre le même élément que le taux actuel. Pour les taux non utilisés lors du quittancement locataire, l élément locataire n est pas obligatoire. - Le compte de TVA collectée : on indique les nouveaux comptes (cf. 2.1) - Le taux précédent : cette information est indispensable pour le taux à 20 %. - La date jusqu à laquelle l ancien taux est en vigueur («en vigueur jusqu au») : 31/12/ Le quittancement des locataires 3.1. Quittancement de fin décembre Après la révision des loyers, le quittancement de fin décembre doit être réalisé en 3 temps : - Le quittancement des locataires à termes échus (4 e trimestre 2013 et décembre 2013) avec les taux de TVA actuels, pour tous les groupes de gestion. - La mise à jour des éléments de TVA - Le quittancement des locataires à termes d avance (1 e trimestre 2014 et janvier 2014) avec les nouveaux taux de TVA, pour tous les groupes de gestion. Le traitement des prélèvements peut être fait soit après chaque quittancement soit en une seule fois après le quittancement des termes d avance. 05/12/2013 Page 6 / 25

7 Il faut, enfin, créer les éléments pour la régularisation des quittancements de 2013 qui pourraient intervenir en Le quittancement des locataires à termes échus Chemin d accès : Gérance > Quittancement > Quittancement Il faut décocher «Traitement des avances» et cocher seulement «Traitement des échus». Pour faciliter les déclarations de TVA, il est préférable de mettre une date d écriture antérieure ou égale au 31/12/2013. Attention : Il faut faire le quittancement échu de tous les groupes de gestion avant de mettre à jour les éléments locataires. 05/12/2013 Page 7 / 25

8 La mise à jour des éléments locataires Chemin d accès : Utilitaire > Traitement divers > Outils changement TVA Il s agit d établir une table de correspondance entre l ancien et le nouveau taux de TVA. On sélectionne la case «Traitement des Eléments Locataires» puis on valide. Remarque : La validation lance la mise à jour des paramètres, qui s applique à tous les traitements quel que soit le groupe de gestion. Il est donc nécessaire de faire le quittancement des termes échus de tous les groupes de gestion avant de faire la mise à jour des éléments. Attention : On ne coche pas les autres cases si les factures fournisseurs de 2013 ne sont pas saisies (cf. 4) et si les factures de prestation de 2013 ne sont pas établies (cf. 5). En SEM, le traitement est à faire pour chaque société 05/12/2013 Page 8 / 25

9 La validation modifie le taux de TVA sur les éléments locataires. Il substitue le nouveau taux à l ancien Le quittancement des locataires à termes d avance Chemin d accès : Gérance > Quittancement > Quittancement Il faut décocher «Traitement des échus» et cocher seulement «Traitement des avances». Pour faciliter les déclarations de TVA, il est préférable de mettre une date d écriture postérieure ou égale au 01/01/ /12/2013 Page 9 / 25

10 3.2. La création des éléments de régularisation Attention : Il faut créer les éléments pour la régularisation des écritures de 2013 après la mise à jour des codes de TVA sur les éléments (cf ). A défaut, le taux de ces éléments sera également basculé. Pour pouvoir faire, en 2014, des régularisations sur les prestations de 2013 (Loyers, honoraires, ) et les soumettre à la TVA à 19.6 %, il est nécessaire de créer des éléments spécifiques. Il est conseillé de créer au minimum deux éléments pour régulariser les loyers, imputés au profit du propriétaire pour les ADB (et au profit du cabinet pour les SEM) : - Un élément pour la régularisation des loyers et de charges soumis à la TVA à 19,6 % - Un élément pour la TVA à 19.6 % On peut également créer deux éléments, imputés au profit du cabinet pour la régularisation des frais de baux : - Un élément pour la régularisation des frais de baux soumis à la TVA à 19,6 % - Un élément pour la TVA à 19,6 % La recherche d éléments disponibles Si l ensemble des 97 éléments locataires sont déjà créés, il faut déterminer quels sont ceux qui ne sont plus utilisés (pas d écritures locataires, pas d éléments à quittancer) et qui peuvent être repris. Pour cela, une requête exceptionnelle est à votre disposition. Chemin d accès : Utilitaires > Requêtes/Scripts > Requêtes Except. 05/12/2013 Page 10 / 25

11 Dans la barre du haut, il faut - sélectionner sur le module «Gérance» - se positionner sur la ligne «Elements_loc_non_utilises» - valider l écran avec l icône Les éléments listés ne sont pas présents dans les écritures locataires, ni dans les éléments à quittancer. Pour imprimer cette liste, on peut utiliser la touche «F4» ou l exporter sur Excel avec un clic droit sur la liste. Remarque : Il est également possible de reprendre des éléments utilisés en 2000 lors du passage de la TVA à 20,6 % à 19.6 % 05/12/2013 Page 11 / 25

12 Création des éléments locataires Elément de régularisation des loyers pour les ADB Chemin d accès : Paramètres > Locatif > Eléments On indique : - Le n de l élément - Le libellé - Le type d élément : «Loyer» - Le taux de TVA : «19,60 %» - L imputation au : «propriétaire» - Le sous-compte propriétaire : 00 On précise si l élément entre dans le calcul : - Des honoraires propriétaires - De l assurance perte de loyer - De la déclaration fiscale des revenus du propriétaire - De l assurance vacance locative 05/12/2013 Page 12 / 25

13 Elément de TVA à 19,6 % sur les loyers pour les ADB 1) Création de l élément de TVA Chemin d accès : Paramètres > Locatif > Eléments On indique : - Le n de l élément - Le libellé - Le type d élément : «Autre» - Le taux de TVA : «Aucun» - L imputation au : «propriétaire» - Le sous-compte propriétaire : 00 On précise si l élément entre dans le calcul : - Des honoraires propriétaires - De l assurance perte de loyer - De l assurance vacance locative Remarque : il ne doit pas rentrer dans le calcul de la déclaration fiscale des revenus du propriétaire, car celle-ci est faite en HT. 2) Cet élément doit être reporté sur le paramètre taux de TVA à 19,60 %. Chemin d accès : Paramètres > Généraux > Taux de TVA 05/12/2013 Page 13 / 25

14 Les éléments de régularisation des frais de baux pour les ADB Chemin d accès : Paramètres > Locatif > Eléments 1) Le montant HT 2) Le montant de la TVA On indique : - Le n de l élément - Le libellé - Le type d élément : «Autre» - Le taux de TVA : «Aucun» - L imputation au : «Cabinet» - Le compte associé : le compte de comptabilité générale (cf.2.1) Attention : Sur les éléments honoraires HT, il ne faut pas mettre le code de TVA associé à l élément de TVA pour les loyers, car cette TVA s impute sur le propriétaire. Il faut : - soit ne pas mettre de code de TVA et ajouter manuellement l élément de TVA et son montant - soit créer un code de TVA particulier associé à l élément de TVA imputé au cabinet. 05/12/2013 Page 14 / 25

15 Elément de régularisation des loyers pour les SEM Chemin d accès : Paramètres > Locatif > Eléments On indique : - Le n de l élément - Le libellé - Le type d élément : «Loyer» - Le taux de TVA : «19,60 %» - L imputation au : «Cabinet» - Le compte associé : le compte de comptabilité générale (cf.2.1) Elément de TVA à 19,6 % sur les loyers pour les SEM 1) Création de l élément de TVA Chemin d accès : Paramètres > Locatif > Eléments On indique : - Le n de l élément - Le libellé - Le type d élément : «Autre» - Le taux de TVA : «Aucun» - L imputation au : «Cabinet» - Le compte associé : le compte de comptabilité générale(cf.2.1) 05/12/2013 Page 15 / 25

16 2) Cet élément doit être reporté sur le paramètre taux de TVA à 19,60 %. Chemin d accès : Paramètres > Généraux > Taux de TVA 4. Les contrats fournisseurs Il est conseillé de modifier les taux de TVA sur les contrats fournisseurs après la saisie de la majorité des factures de décembre Chemin d accès : Utilitaire > Traitement divers > Outils changement TVA 05/12/2013 Page 16 / 25

17 Il est possible de sélectionner les contrats par «groupe de gestion EI» Il s agit d établir une table de correspondance entre l ancien et le nouveau taux de TVA. On sélectionne la case «Traitement des Contrats Fournisseurs» puis on valide. Attention : On ne coche pas les autres cases si le quittancement des termes échus (4 e trimestre 2013) n est pas fait (cf.3) et si les factures de prestation de 2013 ne sont pas établies (cf. 5). En SEM, le traitement est à faire pour chaque société La validation modifie le taux de TVA sur les contrats fournisseurs. Il substitue le nouveau taux à l ancien. 5. Les factures de prestation Avant de modifier les taux de TVA sur les articles des factures de prestations, il faut facturer les honoraires de syndic du 4 e trimestre 2013 (menu : Syndic > Honoraires > Facturation hono). Lors de ce traitement, la date de facture doit être inférieure ou égale au 31/12/2013 Ensuite, il faut : 1) Modifier le code de TVA sur les articles de factures de prestation, 2) Créer les articles nécessaires à la régularisation des honoraires de /12/2013 Page 17 / 25

18 5.1. Modification des codes de TVA sur les articles Chemin d accès : Utilitaire > Traitement divers > Outils changement TVA Il s agit d établir une table de correspondance entre l ancien et le nouveau taux de TVA. On sélectionne la case «Traitement des Articles des Factures de Prestation» puis on valide. Remarque : La validation lance la mise à jour des paramètres, qui s applique à tous les traitements quel que soit le groupe de gestion. Il est donc nécessaire de faire la facturation des honoraires (notamment les honoraires de syndic) de tous les groupes de gestion avant de faire la mise à jour des éléments. Attention : On ne coche pas les autres cases si le quittancement des termes échus (4 e trimestre 2013) n est pas fait (cf.3) et si les factures fournisseurs de 2013 ne sont pas saisies (cf. 4) En SEM, le traitement est à faire pour chaque société La validation modifie le taux de TVA sur les articles des factures de prestation. Il substitue le nouveau taux à l ancien. 05/12/2013 Page 18 / 25

19 5.2. Création des articles de régularisation Pour permettre la facturation d honoraires au taux de 19.6 % après le changement du taux de TVA sur les articles existants, il est nécessaire de créer des articles spécifiques. Attention : Il faut créer les articles pour la régularisation des écritures de 2013 après la mise à jour des codes de TVA sur les articles (cf. 5.1). A défaut, le taux de ces éléments sera également basculé. Chemin d accès : Paramètres > Cabinet > Articles Pour créer un article, on indique : - Le code de l article - Le libellé - La famille d article : on peut en créer une pour distinguer les articles soumis à la TVA à 19.6 % ou reprendre une famille existante (menu : Paramètres > Cabinet > Familles) - Le compte de comptabilité générale dans lequel seront comptabilisés les honoraires (cf. 2.1) - La nature de dépense (cat/nat) permettant la comptabilisation de la dépense sur l EI ou le propriétaire - Le mot directeur qui peut servir de critère de recherche - Le prix unitaire (facultatif) - Le taux de TVA - Le compte de TVA de la comptabilité générale dans lequel sera comptabilisée la TVA collectée (cf. 2.1) 05/12/2013 Page 19 / 25

20 6. Les honoraires de gestion Le taux de TVA est déterminé selon la date du fait générateur des honoraires. Si les honoraires sont calculés sur les encaissements, le fait générateur est l encaissement du locataire. Ceux-ci quelle que soit la période encaissée. Ainsi les honoraires calculés sur un encaissement de décembre 2013 doit être soumis à la TVA de 19,6 %, même s il s agit des loyers de janvier Les honoraires calculés sur un encaissement de janvier 2014, même s il s agit des loyers de décembre 2013, doit être soumis à la TVA de 20 %. La fonction «Calcul des honoraires avec l ancien taux de TVA» de la Reddition propriétaire permet d appliquer aux honoraires le taux de TVA adéquate en fonction de la date d encaissement. Attention : Les autres honoraires, notamment ceux calculés par montant fixe, sont taxés selon le paramétrage des éléments d honoraires. On applique le taux en cours dans les paramètres éléments honoraires propriétaires quelle que soit la date de reddition. La fonction n existe pas lors du calcul des provisions d honoraires, on applique le taux en cours dans les paramètres éléments honoraires propriétaires 6.1. Organisation des traitements propriétaires L impact du changement de TVA varie en fonction de l organisation du cabinet et de la date de réalisation des arrêtés de comptes propriétaires : - La reddition de décembre est faite avant le 31/12/ La reddition de décembre est faite début janvier La reddition de décembre est faite après la première provision d honoraires de 2014 Nous conseillons fortement de procéder aux redditions avant le calcul de la 1 e provision d honoraires de La reddition de décembre est faite avant le 31/12/2013 1) La reddition de décembre doit se dérouler avec le paramétrage actuel, l ensemble des honoraires seront soumis à la TVA de 19,6 % 2) Le 1/01/2014, il faut corriger tous les éléments d honoraires propriétaires pour passer la TVA en cours à 20% et l ancien taux à 19.6% 3) Les provisions d honoraires 2014 seront calculées avec la TVA à 20 % 4) Lors de la 1e reddition de 2014, il faut sélectionner la fonction «Calcul des honoraires avec l ancien taux de TVA». Ainsi les honoraires sur les derniers encaissements de décembre 2013, (après la reddition) seront soumis à la TVA à 19.6 % 05/12/2013 Page 20 / 25

21 La reddition de décembre est faite début janvier ) Lors de la reddition de décembre 2013, on applique l ancien taux de TVA. Attention : Pour les redditions en date de valeur, les honoraires sur les loyers de décembre 2013 encaissés en janvier 2014, seront soumis à la TVA de 19,6 % 2) Après la reddition de décembre, il faut corriger les éléments d honoraires propriétaires pour passer la TVA en cours à 20 %. Il est conseillé de modifier les cat/nat pour comptabiliser les honoraires 2014 dans des comptes de comptabilité générale dédiés aux honoraires à 20 %. 3) Les provisions d honoraires 2014 seront calculées avec la TVA à 20 % 4) Lors des redditions de 2014, il faut sélectionner la fonction «Calcul des honoraires avec l ancien taux de TVA». Ainsi les honoraires sur les derniers encaissements saisis rétroactivement (date d encaissement en 2013) seront soumis à la TVA à 19.6 % La reddition de décembre est faite tardivement 1) Avant la provision de janvier 2014, il faut corriger tous les éléments d honoraires propriétaires pour passer la TVA à 20%. Il est conseillé de modifier les cat/nat pour comptabiliser les honoraires 2014 dans des comptes de comptabilité générale dédiés aux honoraires à 20 %. 2) Les provisions d honoraires de janvier 2014 seront calculées avec la TVA à 20 %. 3) Avant la reddition de décembre 2013, il faut remodifier les honoraires pour la remettre à 19,6 %. Il faut également remodifier les cat/nat. 4) Lors de la reddition de décembre 2013, on applique l ancien taux de TVA Attention : Pour les redditions en date de valeur, les honoraires sur les loyers de décembre 2013 encaissés en janvier 2014, seront soumis à la TVA de 19,6 % 5) Après la reddition de décembre, il faut basculer définitivement les éléments d honoraires propriétaires sur la TVA à 20 %. 6) Les provisions d honoraires suivantes seront calculées avec la TVA à 20 % 7) Lors des redditions de 2014, il faut sélectionner la fonction «Calcul des honoraires avec l ancien taux de TVA». Ainsi les honoraires sur les derniers encaissements saisis rétroactivement (date d encaissement en 2013) seront soumis à la TVA à 19.6 % 05/12/2013 Page 21 / 25

22 6.2. Paramétrages des éléments d honoraires Création des catégories natures Les cat/nat (Catégories Natures) permettent d indiquer le compte de comptabilité générale crédité, lors de la facturation des honoraires. Aussi pour imputer les honoraires à 19.6 % dans des comptes particuliers, il est nécessaire de créer des cat/nat spécifiques. Chemin d accès : Paramètres > Cabinet > Nature de dépenses On indique : - Le n de la cat/nat - Le libellé - Le poste de charge associé - Le compte associé : du plan comptable de comptabilité générale (cf. 2.1) - Le compte syndic : si l on ne souhaite pas renseigner le compte syndic, il faut indiquer un sous compte EI (en général 01) - Le sous-compte propriétaire dans le paragraphe «Gestion des propriétaires» (00) On peut également compléter les autres informations : - Les codes de déclaration fiscale - La case «Factures détaillées» du paragraphe «Gestion des copropriétaires» - Les cases «Prise en compte dans les statistiques d honoraires» 05/12/2013 Page 22 / 25

23 Modification des éléments d honoraires propriétaire Chemin d accès : Paramètres > Gérance Pro > Eléments hono (1) (2) Lors de la mise à jour des éléments, on remplit : - Le code élément - Le libellé de l élément - Les cat/nat des honoraires soumis au nouveau taux de TVA (1) : (en haut de l écran) - Le code de TVA - Les cat/nat des honoraires soumis à l ancien taux de TVA (2) : (en bas de l écran). Elles ne sont nécessaires que pour les honoraires calculés en pourcentage des encaissements Modification des bureautiques Chemin d accès : Bureautique/Fonds de page > Bureautique >Liste Dans les bureautiques utilisées pour la reddition propriétaire, il faut modifier le taux de tva présent dans les états de compte de gestion : - Etat 36 : Compte de gestion vertical - Etat 41 : Etat des dépenses du compte de gestion horizontal 05/12/2013 Page 23 / 25

24 Prendre en modification la bureautique et remplacer la valeur du taux 19.6 par 20 et valider. Les standards d H2I ARA41 et ARA37 ont été mis à jour. 05/12/2013 Page 24 / 25

25 6.3. Reddition propriétaire 2014 Chemin d accès : Gérance > Arrêté de comptes > Reddition La case «Calcul des honoraires avec ancien taux de TVA» permet de soumettre les honoraires aux différents taux de TVA en fonction de la date des encaissements. TVA à 19.6 % TVA à 20 % 05/12/2013 Page 25 / 25