Cellule d Information, d Orientation et de Coordination Manuel d utilisation de l application informatique

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1 Cellule d Information, d Orientation et de Coordination Manuel d utilisation de l application informatique Version rédigée à l attention des Magistrats de la jeunesse, des greffiers de la jeunesse, des employés de greffes section jeunesse Le présent manuel a pour objectif d apporter un soutien quant à l utilisation de l application informatique CIOC. 1

2 Table des Matières 1. Se connecter à l application CIOC Page 3 2. Environnement et affichage Page 5 3. Rechercher Ajouter un jeune Page 4 4. Créer la fiche d un jeune Page 5 5. Consulter des disponibilités via le tableau de bord Page 6 6. Rechercher une prise en charge adéquate Page 8 7. Gérer vos listes de demande de PEC et de PEC existantes Page Prolonger une demande de PEC Page Rechercher/modifier une PEC existante Page Prolonger une prise en charge existante Page Rechercher un service ou un mandant Page Contact Page 16 2

3 1. Se connecter à l application CIOC L application CIOC est accessible via le portail internet suivant : Pour vous connecter, il vous sera demandé d introduire votre «identifiant» (nom d utilisateur) et votre «mot de passe». Si vous avez oublié votre nom d utilisateur, vous pouvez prendre contact avec l équipe CIOC. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez utilisez la fonction «mot de passe oublié», un mot de passe vous sera automatiquement envoyé. Si vous souhaitez changer ce mot de passe, vous devez prendre contact avec l équipe CIOC. Après avoir introduit votre nom d utilisateur et votre mot de passe, vous arrivez sur l écran d accueil de la CIOC : Vous trouverez sur cet écran différentes informations utiles : les manuels d utilisation, les circulaires concernant entre autre la CIOC, les procédures d admission en IPPJ, les dates de fermetures de certaines sections d IPPJ, 3

4 2. Environnement et affichage Cette application contient plusieurs «menus» et «sous-menus» qui permettent de se déplacer d un écran à l autre : Il y a également une barre d outils, contenant des «icônes» qui permettent d agir dans l application. 3. Rechercher Ajouter un jeune Cliquez sur l onglet «JEUNE». L écran suivant apparaît : Remarque : pour effectuer une recherche de pec pour un jeune, il est impératif que la «fiche» du jeune existe dans l application. Sans cela, il est impossible d effectuer une recherche de pec (prise en charge). Avant de créer une nouvelle fiche pour un jeune, il faut toujours commencer par rechercher le jeune afin de s assurer qu une fiche n existe pas déjà pour ce jeune. Si la fiche existe, il est inutile d en recréer une nouvelle. Si la fiche n existe pas, il est dès lors impératif de créer une nouvelle fiche. Pour rechercher la fiche d un jeune, il faut encoder son nom, ou une partie de son nom. Si le nom commence par la lettre L, tapez L et cliquez sur l icône «loupe» 4

5 4. Créer la fiche d un jeune Si le jeune n existe pas, l application vous l indique et l icône Vous devez alors cliquer dessus pour passer en mode création. apparaît. Taper le nom du jeune, prénom, date de naissance, sexe, mandant Voici la fiche du jeune complétée avec les informations indispensables. N oubliez pas de cliquer sur la disquette afin d enregistrer la fiche. 5

6 5. Consulter des disponibilités via le tableau de bord journalier Les disponibilités en CAU et en IPPJ sont accessibles via le tableau de bord. DEMARCHE : Cliquez sur l onglet OUTILS puis sur TABLEAU DE BORD. Sélectionnez privé pour visualiser les disponibilités dans les CAU ou public milieu ouvert ou fermé pour visualiser les disponibilités dans les IPPJ. Une fois vos choix établis, cliquez sur LOUPE. 6

7 Voici par exemple le résultat obtenu si l on souhaite visualiser toutes les disponibilités pour les services publics régime ouvert : Plusieurs informations apparaissent sur ce tableau : La colonne pec dispo indique le nombre de places disponibles pour la section concernée. Attention, ces places ne sont pas pour autant disponibles réellement si la place a déjà été proposée à un magistrat et que le jeune est attendu à l institution, dans ce cas la place apparaît encore disponible. La colonne Urgence dispo indique le nombre de places d urgence encore disponibles. Ces places d urgence ne concernent que la section éducation de l IPPJ de Braine le Château l IPPJ de St Hubert et la section individualisation de l IPPJ de St-Servais. Attention, ces places sont soumises à des conditions d admission particulières. Ces conditions sont décrites dans les documents relatifs qui se trouvent sur la page d accueil de l application. La colonne FQI Viol indique le nombre de places FQI Viol disponibles dans les sections concernées. La colonne demandes en cours indique le nombre de demandes en cours pour la section concernée. La colonne liste d attente permet pour les sections concernées d accéder directement à la liste d attente via le lien présent dans cette colonne. En cliquant sur ce lien vous pourrez alors visualiser la place qu occupe votre ou vos jeune(s) dans cette liste d attente. Un onglet «PDF» permet d obtenir ce tableau dans une version pdf afin de l imprimer. 7

8 6. Rechercher une prise en charge adéquate Toute prise en charge dans une IPPJ ou en CAU doit faire l objet d une demande dans l application CIOC. Toute demande de PEC se fait au départ de la fiche d un jeune. Cliquez sur JEUNE puis rechercher un jeune. Tapez le nom du jeune puis sur la LOUPE. Vous accédez alors à la fiche du jeune. Cliquez ensuite sur «recherche d une prise en charge adéquate pour ce jeune» 8

9 Faites vos choix pour le type de service privé, public milieu ouvert ou public milieu fermé. le type de prise en charge. Cliquez sur LOUPE pour lancer votre recherche. Privé : CAU Public milieu ouvert : IPPJ en régime ouvert. Public milieu fermé : IPPJ en régime fermé. Dans cet exemple nous avons choisi public milieu ouvert et éducation, cet écran apparaît : Vous devez alors choisir les IPPJ dans lesquelles vous souhaitez que votre jeune soit pris en charge. Pour ce faire, vous devez cocher la case blanche en fin de ligne. Ensuite, vous devez cliquer sur la main 9

10 Cet écran apparaît : Vous devez alors indiquer s il s agit d une demande pour une ordonnance ou un jugement (cela aura une incidence sur la durée de la demande de prise en charge ainsi que sur la durée de prise en charge pour certaines sections comme cela est prévu par la circulaire d admission en IPPJ). Afin de finaliser votre demande, N OUBLIEZ PAS d ENREGISTRER en cliquant sur la disquette. ATTENTION, désormais vous ne pouvez plus encoder une demande de prise en charge pour un jeune si une demande identique est toujours en cours, ce message apparaitra : Vous devez alors supprimer la première demande de prise en charge afin d encoder la nouvelle. Ou si vous le souhaitez, vous pouvez attendre que la demande se clôture automatiquement et ensuite vous pourrez ré-encoder votre nouvelle demande. Si toutefois pour des raisons particulières vous deviez quand même encoder cette demande, vous devez alors prendre contact avec l équipe CIOC. 10

11 7. Gérer vos listes de demandes de PEC et des PEC existantes Vous avez la possibilité d afficher la liste de toutes les demandes de PEC en cours, positives et négatives. Cliquez sur PRISE EN CHARGE, puis cliquez sur RECHERCHEZ UNE DEMANDE DE PEC (en dessous de prise en charge) et cliquez sur JEUNES ENCODES si vous souhaitez visualiser uniquement les demandes réalisées pour l ensemble de vos jeunes. Vous pouvez visualiser toutes les demandes pour un seul jeune. Dans ce cas, encodez son nom et lancez la recherche. Toutefois, si plusieurs jeunes portent le même nom dans votre arrondissement, vous les verrez tous. Choisissez le vôtre (placez-vous sur son nom, une ligne grise apparaîtra, cliquez. La fiche de votre jeune s ouvrira). Cette fonction est utile si vous désirez voir les demandes de prises en charges qui arrivent à échéance et que vous pourriez renouveler. Vous cliquez alors sur PRISE EN CHARGE, puis sur RECHERCHER UNE DEMANDE DE PEC. Dans la partie mandant vous choisissez votre nom et laisser uniquement les demandes en cours. Vous verrez alors apparaitre la liste de toutes les demandes en cours concernant tous vos jeunes par ordre d échéance. 8. Prolonger une demande de PEC IMPORTANT : un carré rouge apparaît devant le nom du jeune pour vous indiquer que la demande se clôture bientôt. Soit c est une demande qui n est plus nécessaire et dès lors vous devez l annuler en cliquant sur l onglet «POUBELLE». Il est important de supprimer une demande qui ne vous est plus utile afin de ne pas engorger les listes d attente avec des demandes qui n ont plus lieu d être et ainsi retarder les entrées en IPPJ. Soit c est une demande qui doit être maintenue et dès lors, vous devez la prolonger si cela est prévu dans les projets pédagogiques. 11

12 2 possibilités : - Soit au départ de la fiche signalétique du jeune (JEUNE; tapez le nom; cliquez sur LOUPE) puis cliquez sur lien vers les demandes de PEC. - Soit au départ de la demande de PEC (PRISE EN CHARGE /RECHERCHER UNE DEMANDE DE PEC) puis cliquez sur la demande recherchée Vous accédez aux détails de la demande de PEC. Une CROIX apparaît; cliquez dessus Lorsque vous avez cliqué sur la croix, une prolongation automatique s effectuer : ENREGISTREZ Attention, concernant les demandes en section éducation, régime ouvert, vous ne pouvez prolonger au-delà de 2 mois. Si cette demande concerne un jugement, et que vous souhaitez prolonger pour un 3 ème ou 4 ème mois, vous devez envoyer un fax à la CIOC ( 02/ ) afin que les membres de la Cellule fassent le nécessaire dans l application, come prévu dans la circulaire admission du 24 juin 2010 et modifiée le 30 juin

13 9. Rechercher/Modifier une PEC existante La date de début de PEC et la date du début de prise en charge doivent être changées par le mandant si nécessaire Cliquez sur CRAYON pour modifier la date de début de la PEC ou la date de fin de la PEC ENREGISTREZ Pour toute prolongation, cliquez sur CROIX face à PROLONGATION. Attention, respecter les délais de prise en charge pour chaque service ENREGISTREZ 13

14 10. Prolonger une prise en charge existante Vous devez accéder a la prise en charge existante du jeune en question via sa fiche et ensuite le lien : LIEN VERS PEC EXISTANTE Une fois sur cet écran, vous devez cliquer sur l icône PROLONGATION : dans le fond de l écran à coté de Des cases supplémentaires s ouvrent afin de pouvoir encoder les dates de prolongation : Une fois la date de fin de prolongation encodée vous devez cliquer sur l icône de la disquette afin d enregistrer la prolongation. Majorité du jeune : ATTENTION : si le jeune devient majeur pendant la prise en charge, la date de fin se mettra automatiquement au jour de sa majorité. Vous devrez alors prolonger à la date de fin de pec. Si le jeune devient majeur pendant la prolongation, vous devrez d abord prolonger la pec jusqu au jour de sa majorité et ensuite encoder une autre prolongation jusqu à la date de fin du mandat en cours. Ex : un jeune est pris en charge dans votre institution pour un premier mandant du 01/01/15 au 01/04/15, le magistrat décide d une prolongation de la prise en charge jusqu au 01/07/15. Ce jeune deviendra majeur le 15/06/15, vous devrez alors prolonger le jeune du 01/04/15 au 15/06/15 et ensuite le prolonger de nouveau jusqu au 01/07/15. Ces actions peuvent se faire simultanément. 14

15 Respect des durées de prolongation selon le P.P. : L application respecte les durées de prolongations prévues par les projets pédagogiques. Il n est donc pas possible de prolonger sans en tenir compte. Ex : la section éducation de Braine le Château prend en charge des jeunes pour une durée de 3 mois renouvelables d une fois 3 mois et ensuite de mois en mois. L application prolonge donc de Si un magistrat décide par jugement de prolonger son jeune d 1 an après les 3 premiers mois, il faudra alors prolonger le jeune de 3 mois et ensuite le prolonger de mois en mois 9 fois. Ces actions peuvent se faire simultanément. Oubli d une prolongation : Si vous oubliez de prolonger une pec, celle-ci disparait de la liste de vos prises en charge existantes dès le lendemain. Dans ce cas là, vous devez passer par l onglet jeune (V. point 9). Vous devez ensuite cliquer sur «lien vers PEC existante : Vous obtiendrez toutes les prises en charge de ce jeune dans votre institution. S il y en a plusieurs, vous choisissez celle qui concerne la prolongation, il vous suffit alors de faire la même procédure que celle décrite ci-dessus. Rappel : Le jour de sa prolongation, le jeune apparait 2 fois dans la liste des pec existantes, le doublon disparaitra dès le lendemain. Cela n a aucune incidence sur les disponibilités visibles dans le tableau de bord journalier. 11. Rechercher un service ou un mandant En cliquant sur l onglet, vous pouvez rechercher la fiche d information existante dans l application pour un service donné, y compris la fiche correspondant à votre propre service. Dans l écran qui apparaît, sélectionnez dans le menu déroulant un type de service recherché ou tapez tout ou en partie le nom du service recherché. 15

16 En sélectionnant l un de ces services, vous obtenez un écran tel que celui-ci : Il y a des liens reprenant des informations : En passant par Admission, par exemple, vous pourrez connaître le nom de la personne compétente dans ce service, pour la procédure d admission. En descendant plus bas dans cet écran Service, vous aurez accès à d autres informations et un onglet PDF vous permettant de consulter en ligne le projet pédagogique. En cliquant sur l onglet, vous pouvez obtenir le même type d écran d informations pour toute autorité mandante reprise dans l application. Ces informations ne sont plus mises à jour depuis quelques temps. Si vous souhaitez modifier certaines informations concernant votre service, merci d envoyer un à cioc@cfwb.be et nous demanderons au service informatique de rectifier cela. 12. Contact L équipe CIOC se tient à votre disposition afin de répondre à toutes vos questions : Du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00 Les week-ends et jours fériés de 09h00 à 13h00 Par téléphone au 02/ Par à cioc@cfwb.be Ou encore par fax au 02/