BASE ELEVES DEGRE. Aide à la prise en main directeur. 1/57 CATEL-Diffusion d Orléans-Tours

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1 BASE ELEVES 1 ER DEGRE Aide à la prise en main directeur 1/57

2 SOMMAIRE our accéder à la base élèves.. Ressources résentation Navigation.. Enchaînement des opérations pour l école.... Enchaînement des opérations pour un élève... Enchaînement des opérations lors d une rentrée. Inscriptions, admissions.. Le module Mairie.... La fiche administrative... Le dossier scolaire... Le dossier de l élève... Scolarité : particularités.. A ne pas oublier en gestion courante.. Extraction des données Admettre un élève radié.. La base IEN/IA... as à pas - as à pas n 1 - Inscription par délégation.. - as à pas n 2 - Admission directe. - as à pas n 3 - Admission acceptée... - as à pas n 4 - Créations de classes, regroupements et groupes... - as à pas n 5 - Répartition des élèves dans les classes.. - as à pas n 6 - Admission définitive. - as à pas n 7 - Radiation d un élève. - as à pas n 8 - Non-fréquentation as à pas n 9 Admettre un élève radié.... Fiche de renseignements et notice explicative.... Fiche pratique.. Fiche technique Le module «assage» est en cours de refonte 2/57

3 OUR ACCÉDER À LA BASE ÉLÈVES Nom de l école : Adresses WEB : (A ajouter à vos favoris : cf. Fiche pratique page 43 ) - module mairie : - module directeur : XXX : indiquez les trois premières lettres identifiant le serveur de votre académie. Identifiant : Il correspond au code U.A.I. de l école Mot de passe : Remarque : A la première utilisation, le mot de passe correspond à l identifiant. Vous pouvez le modifier en cliquant sur «Changement de mot de passe». Le mot de passe doit comprendre 8 caractères. Choisissez un mot de passe aisément mémorisable (tout en minuscules ou tout en majuscules). En cas de perte de ce mot de passe, une procédure de réinitialisation sera effectuée. Cette procédure vous sera communiquée par votre assistance de 1er niveau. 3/57

4 RESSOURCES Espace Base élèves sur le site EDUSCOL : Espace Base élèves du site Internet de votre IA : ERSONNES RESSOURCES : Circonscription ersonne ressource Fonction Téléphone Adresse électronique 4/57

5 RÉSENTATION laquette téléchargeable sur le site EDUSCOL 5/57

6 NAVIGATION A Module Mairie : Consultation individuelle des dossiers Activités périscolaires Edition de listes ÉLÈVES Extraction Gestion individuelle des inscriptions Suivi des inscriptions et des admissions Traitement global des inscriptions en attente INSCRITION B Module Directeur : Suivre les effectifs Modifier/Visualiser la carte d'identité de l'école ÉCOLE Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école Admettre des élèves Radier un ou plusieurs élèves Répartition ÉLÈVES Scolarité assage Élève : Consulter/Modifier le dossier d'un élève Édition : Éditer des listes d'élèves Éditer des fiches de renseignements : vierges ou pré-initialisées Suivre le retour des fiches de renseignements Éditer un document administratif : certificat de scolarité ou de GESTION COURANTE radiation (en globalité ou individuellement) Extraction : Extraire un fichier contenant l ensemble des élèves de l école (ou des responsables) Extraire des données pour J ADE. 6/57

7 Navigation : Vous pouvez naviguer dans la base en cliquant à tout moment sur les liens École, Élèves ou Gestion courante. A l intérieur d une rubrique, la navigation se fait par les boutons : RETOUR, VALIDER, AJOUTER, NOUVEAU, MODIFIER, ATTACHER, DÉTACHER, AUTRE, CHERCHER, SUIVANT, RÉCÉDENT, ANNULER, OK, AFFECTER etc mais jamais en utilisant les fonctions «page précédente» ou «page suivante» de votre navigateur. Les pop-up : Fenêtres qui s ouvrent à certains moments pour saisir certaines données. Si votre navigateur refuse l ouverture des pop-up, reportez-vous à la fiche technique en fin de document(page 43). Ne fermez pas non plus ces fenêtres par la croix en haut à droite mais avec les boutons de navigation (VALIDER, OK ou ANNULER). 7/57

8 ENCHAÎNEMENT DES OÉRATIONS OUR L ÉCOLE A faire L ÉCOLE Vérifier la carte d identité de l école Compléter Directeur Collège(s) de rattachement LES CLASSES Créer, visualiser, modifier Les classes Les regroupements Les groupes as à pas n 4 Au début A chaque changement de directeur Une partie des champs est pré-renseignée par une Base existante : RAMSESE. A la première utilisation, il faut vérifier ces données et prévenir l IA en cas d erreurs. A faire à chaque année scolaire Voir la définition des Classes Regroupements Groupes Les groupes d enseignement peuvent être confiés à des enseignants ou à des intervenants se référer alors à la procédure départementale LES EFFECTIFS selon certains critères de ventilation Visualiser les effectifs Visualiser les évènements dans l école A faire Lorsque le directeur souhaite avoir cette vision A la demande de l IEN/IA Le Directeur a la possibilité de Valider un état Archiver un état Supprimer un état INE Chaque élève admis définitivement dans une école, dès sa première scolarisation, se voit attribuer automatiquement un numéro interne à l Education Nationale, appelé «identifiant national de l élève» (INE) qu il conservera pendant toute sa scolarité. Le suivi des effectifs n est accessible que lorsque les INE sont attribués ou confirmés. Les INE sont attribués après l admission définitive et le comptage des effectifs réels porte sur les INE attribués ou confirmés. Le délai d attribution est variable en fonction des vérifications effectuées dans l application nationale de gestion de l INE. our plus de 95% des cas le délai d attribution est au maximum de 2 jours. 8/57

9 ENCHAÎNEMENT DES OÉRATIONS OUR UN ÉLÈVE Fich e admi nistr ative 1 INSCRITION as à pas n ADMISSION DIRECTE as à pas n 2 ADMISSION ACCETÉE as à pas n 3 Ou mise en admissibilité Ou mise en admissibilité Do ssi er de l él èv e En mairie ou à l école par délégation lors de la période des inscriptions Admission à l école suite à une inscription Le directeur peut mettre en admissibilité en maternelle en attendant les conditions requises pour accepter l admission AFFECTATION ERMANENTE DANS UNE CLASSE as à pas n 5 as à pas n 5 A l école Juin ou septembre ou en cours d année si arrivée d un nouvel élève. Les classes ou regroupements doivent avoir été créés as à pas n 4 Attribution des INE ADMISSION DÉFINITIVE as à pas n 6 A l école le jour de la rentrée ou en cours d année si arrivée d un nouvel élève Si cette possibilité existe AFFECTATION TEMORAIRE dans un regroupement ou un groupe rovisoirement, éditions de listes accessibles uniquement après l admission définitive. SCOLARITÉ DOSSIER DE L ÉLÈVE à renseigner individuellement ou collectivement Édition du dossier étendu de l élève Édition de certificats ASSAGE RADIATION ARÈS ASSAGE éventuellement RADIATION as à pas n 7 éventuellement Non-FREQUENTATIONN as à pas n 8 rocédures définies selon le calendrier départemental En fin d année scolaire après les passages s il y a changement d école ou passage au collège 9/57

10 RADIATION : La radiation d'un élève met fin à son admission définitive dans l'école. Elle est mise en œuvre par le directeur de l école où l élève avait été admis, à la suite d évènements tels que : changement d école, passage en 6ème, résultat négatif de la recherche d un élève perdu de vue. Le directeur d école délivre un certificat de radiation qui est remis aux parents. 10/57

11 ENCHAÎNEMENT DES OÉRATIONS LORS D UNE RENTRÉE Rubrique Ecole Corrigez éventuellement le champ «directeur» dans la carte d identité s il y a un nouveau directeur. Créez ou Modifiez les classes (niveau, enseignants), les groupes, les regroupements et ajoutez les enseignants ou intervenants. 9 11/57

12 INSCRITIONS, ADMISSIONS INSCRITION ADMISSION L inscription scolaire concerne un L admission concerne un élève dans une école. élève. Elle suit généralement l inscription scolaire et est Elle est sous la responsabilité du maire. effectuée par le directeur de l école dans laquelle l élève est affecté. Le processus d inscription scolaire est déclenché par une demande d'inscription Le processus d admission est le plus souvent effectuée par les parents de l élève ou ses déclenché par une demande des parents, représentants légaux. Après vérification notamment dans les cas de première de la recevabilité de la demande, la scolarisation ou de changement de domicile. mairie désigne l'école que devra fréquenter l'enfant et délivre un certificat Cette demande est «acceptée» ou «mise en d inscription. admissibilité» (admission conditionnée par le nombre de places ou les dates de naissance des Dans certains cas, l'inscription est enfants pour l entrée en école maternelle). effectuée par le directeur d'école par délégation du maire. Seule la constatation de la présence effective de l élève dans l école permet de valider «l admission définitive». Un élève est admis définitivement dans une seule école, même s il suit des enseignements dans plusieurs écoles. Scénario 1 Scénario 2 Si la mairie délègue l inscription à l école, le Directeur utilise le Si la mairie inscrit sans utiliser Base Élèves, le Directeur utilise le Module Directeur ADMISSION DIRECTE 1-Module Mairie par délégation 2-Module Directeur INSCRITION AR DÉLÉGATION ADMISSION ACCETÉE 1 - L'inscription d un élève se fait dans le module Mairie par un directeur d école qui dispose d une délégation accordée par la mairie. Création de la fiche administrative d'un élève après délivrance d un certificat d inscription par la mairie qui n utilise pas 2 - L admission se fait par le l application Base élèves. module Directeur après inscription préalable dans le module Mairie. Scénario 3 Si la mairie inscrit en utilisant Base Élèves, le Directeur utilise le Module Directeur ADMISSION ACCETÉE Recherche dans la base de l élève inscrit par la mairie. Admission par le directeur et mise à jour de la fiche administrative de l élève. Création d une fiche administrative Création d une fiche administrative Mise à jour d une fiche administrative Cf. pas à pas n 2 Cf. pas à pas n 1 et n 3 Cf. pas à pas n 3 Lorsque l admission est acceptée par le directeur, celui-ci procède à l admission définitive en constatant la présence de l élève. Admission définitive cf. pas à pas n 6 12/57

13 LE MODULE MAIRIE La rubrique «gestion individuelle des inscriptions» permet d effectuer l inscription d un élève et la création de sa fiche administrative. La rubrique «Suivi des inscriptions et admissions» permet : d effectuer des opérations de tris et éditer des listes suivant les différents critères sélectionnés. de visualiser les différents états des dossiers des élèves ÉTATS DU DOSSIER DÉFINITIONS En attente Saisie terminée en mairie, l élève est mis en liste d attente. Inscrit Saisie complète en mairie, inscription dans une école. Mise en admissibilité Maternelle : plus de place à l école pour l instant, âge de l élève ou élève dont la scolarisation commencera en cours d année. Demande d admission acceptée La demande est acceptée par le directeur. Admission définitive L élève est présent dans l école. Non-fréquentation Le directeur a enregistré l absence d un élève. Radiation Le directeur a radié un élève. 13/57

14 LA FICHE ADMINISTRATIVE En Mairie Le bouton «Modifier» permet de modifier des éléments concernant l identité de l élève ou de ses responsables en cas d erreurs de saisie. Le lien sur la date renvoie à la situation administrative de l élève telle qu elle a été saisie (par le directeur ou la mairie) à la date d effet indiquée lors de l inscription. Vous pouvez aussi en cliquant sur ce lien modifier un élément saisi (scolarité, informations périscolaires qui ont changé, date d effet) s il y a eu une erreur et renseigner les informations supplémentaires relatives à une éventuelle demande de dérogation. Le certificat est établi en prenant en compte la dernière fiche administrative validée. C est aussi là que vous pouvez supprimer une inscription, tant qu un directeur n a pas répondu à la demande. A l école ADMISSION - Mise à jour de la fiche administrative Lors de l admission individuelle dans l école, le directeur procède à la mise à jour de la fiche administrative en renseignant notamment LA NATIONALITÉ qui n est pas demandée dans le module mairie Avant de répondre à la demande d admission, vous pouvez modifier la fiche afin de renseigner la nationalité. A défaut, vous pourrez le faire dans la gestion courante. 14/57

15 LE DOSSIER SCOLAIRE Dans la rubrique Élèves Le dossier scolaire de l élève peut se gérer individuellement ou de façon collective On peut ensuite, éventuellement, décocher un par un les élèves qui répondent aux critères sélectionnés dans la gestion collective. 15/57

16 LE DOSSIER DE L ÉLÈVE Dans la rubrique Gestion courante On peut accéder au dossier complet de l élève par le sous-menu Élèves et le champ de «Recherche d élèves» qui permet de consulter et de modifier certaines données. Ce dossier reprend l ensemble des données saisies dans la base : La fiche administrative Le dossier scolaire Les onglets Identification et Responsables sont plus complets que dans la fiche administrative. C est là que vous pouvez entrer les coordonnées de personnes à contacter d urgence et/ou autorisées à prendre l enfant en charge à la sortie. our éditer ce dossier au format DF, il faut repasser par la rubrique «Élèves» puis «Scolarité» puis «Consulter éditer le dossier étendu de l élève». 16/57

17 SCOLARITÉ : ARTICULARITÉS Consulter et compléter le dossier de l élève : onglet ARTICULARITÉS Module Directeur Module IEN/IA Saisie de l AIS Informations saisies dans le module IEN / IA 17/57

18 A NE AS OUBLIER GESTION COURANTE Consulter et compléter le dossier de l élève : onglet IDENTIFICATION A COMLÉTER Sur cet onglet, peuvent être modifiées les informations relatives à l identification de l élève qui ont été saisies précédemment lors des phases d inscription et d admission. Le bouton «Modifier» permet de : 1) modifier éventuellement : l identité l origine géographique de l enfant l adresse de résidence 2) compléter : l assurance individuelle les autorisations 18/57

19 A NE AS OUBLIER GESTION COURANTE Consulter et compléter le dossier de l élève : onglet RESONSABLES Sur cet onglet, peuvent être modifiées les informations relatives aux responsables rattachés à l élève qui ont été saisies précédemment lors des phases d inscription et d admission. Le bouton «Modifier» permet de : 1) compléter dans les rubriques «ère», «Mère», «Autre responsable» les données suivantes : la situation familiale l adresse courriel les informations professionnelles (profession et CS) 2) renseigner la rubrique «ersonne à contacter en cas d urgence et/ou autorisée à prendre l enfant en charge à la sortie» 3) modifier les autres renseignements (par exemple les coordonnées postales ou téléphoniques) et rattacher ou détacher certains responsables ou personnes à contacter. 19/57

20 EXTRACTION DE DONNÉES Vous pouvez à tout moment conserver des données sur votre ordinateur, si vous le souhaitez, pour une utilisation hors connexion. Deux fichiers peuvent être extraits : un concernant les responsables et un concernant les élèves. Gestion courante 20/57

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22 Cliquez sur Extraction au format CSV, lancez ensuite un tableur (ex : EXCEL ou OEN OFFICE) et demandez ensuite à ouvrir ce fichier. Sous Excel : Lancer d abord l application et demander à ouvrir «tous les fichiers», le fichier CV apparaît alors, lors de son ouverture la mise en forme se fait automatiquement. Sous OO : La fenêtre «import de texte» s ouvre, définissez alors les options de séparation comme ci-dessous. Vous pouvez ensuite, effectuer des tris, supprimer des colonnes, mettre en forme etc et enregistrer vos modifications. 22/57

23 LES ASSAGES MODULE EN COURS DE REFONTE 23/57

24 ADMETTRE UN ÉLÈVE RADIÉ Admettre un élève qui a été radié d une autre école du département en cours d année ou après un passage avec changement d école. (Exemple dans un RI ou après une fusion d école). 24/57

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26 Gestion individuelle des admissions 26/57

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28 Traiter une demande d admission pour les élèves inscrits Autre 28/57

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30 Traiter une demande d admission pour les élèves non-inscrits Chercher 30/57

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32 Tous les élèves radiés dans le département apparaissent. Cliquer sur le nom de l élève que l on veut admettre et répondre à la demande d admission. 32/57

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34 LA BASE IEN/IA Extraction d écoles 34/57

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36 Extraction d élèves 36/57

37 L ECOLE VIRTUELLE L école virtuelle est gérée à l Inspection académique Seront gérés dans l école virtuelle : les élèves des établissements spécialisés. les élèves inscrits à des cours par correspondance (CNED ou cours privés) les élèves hospitalisés les élèves instruits dans la famille les élèves instruits en école itinérante les élèves scolarisés à l étranger 37/57

38 as à pas n 1 INSCRITION AR DÉLÉGATION MODULE MAIRIE «Inscription par délégation d un élève» si le directeur dispose d une délégation accordée par la mairie. Objectifs : Créer une fiche élève - Sélectionner ou créer un responsable - Inscrire l'élève dans son école Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Mairie". Cliquer sur le menu"inscription" Cliquer sur "Gestion individuelle des inscriptions" La page "Recherche d'élèves" s'affiche. Dans le champ nom, indiquer le nom de l élève et cliquer sur "Chercher" Si la fiche de l élève apparaît, vous n avez pas à créer sa fiche administrative puis qu elle existe déjà. Suivez les instructions du chapitre 2 ( page 15) Si la fiche de l élève n apparaît pas, cliquer sur "Nouveau" La page "Création d une fiche administrative de l élève" s'affiche, l'onglet "Identification" est actif. Renseigner les champs relatifs à l identité et l adresse de résidence. A signaler : Dans la rubrique Lieu de naissance, le code commune renvoie au code INSEE de la commune. Cliquer sur "Code commune? " Ouverture de la fenêtre (popup)"recherche d'un code commune" Choisir le «Département». Dans le champ «Libellé» renseigner les deux premières lettres de la commune par exemple "al". Cliquer sur "Chercher" La liste des communes correspondant aux critères apparaît. Sélectionner " Alençon " dans la liste des communes proposées. La fenêtre se ferme automatiquement : le code et le nom de la commune apparaissent. Si vous connaissez le code commune vous pouvez le renseigner directement dans le champ correspondant. Quand tous les champs de l onglet «Identification» sont renseignés, cliquer sur "Suivant". La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l onglet "Responsables"est actif. La liste est vide, il faut donc créer un ou plusieurs responsables. Cliquer sur "Ajouter" Ouverture de la fenêtre (pop-up) "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable. Vous pouvez chercher si ce parent a déjà été entré dans la base (un frère ou une sœur dans une autre école), saisissez alors le nom du parent dans la fenêtre et «Chercher» cela vous évitera de ressaisir les données. Sinon : Cliquer sur "Nouveau" Ouverture dans la fenêtre de la page "Nouvelle personne responsable" Renseigner les champs et cliquer sur «Valider». 38/57

39 Retour à la fenêtre "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable Sélectionner le responsable créé précédemment et renseigner la rubrique Informations du rattachement : Autorité parentale : oui/non et Type de rattachement : ère, Mère ou Autre puis cliquer sur "Valider". La page "Création d une fiche administrative, onglet Responsables» s'affiche à nouveau avec la fiche d identité du responsable our la création et rattachement d'un second responsable, procéder de la même façon que pour le premier. La page "Création d une fiche administrative, onglet Responsables" s'affiche à nouveau avec la fiche d identité des responsables. Cliquer sur "Valider". La page "Création d une fiche administrative " s'affiche, l onglet "Identification"est actif. La fiche administrative, onglet identification est remplie. Dans la rubrique situation administrative, cliquer sur "Nouveau". La page "Création de l inscription de" s'affiche : renseigner les champs relatifs à la scolarité demandée, aux informations périscolaires et aux informations supplémentaires. Cliquer sur «Valider». Rq : Dans la rubrique «École(s)», l école du directeur qui inscrit par délégation s affiche car il ne peut le faire que pour un élève de son école. La page "Fiche administrative " s'affiche, l onglet "Identification" est rempli et actif. Dans la fiche administrative, onglet identification, rubrique «Situation Administrative», le certificat d inscription apparaît. Cliquer sur "Certificat" pour l imprimer. La création de la fiche administrative est terminée. L élève est inscrit dans l école et dans la base. 39/57

40 as à pas n 2 ADMISSION DIRECTE MODULE DIRECTEUR «Admission directe d'un élève : création de sa fiche administrative» après délivrance d un certificat d inscription par la mairie qui n utilise pas l application Base Elèves Objectifs : Créer une fiche élève - Créer un responsable - Définir le rattachement du responsable Admettre un élève Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu "Élèves" La page "Élèves" s'affiche. Cliquer sur "Admettre des élèves" ou sur "Admission" La page "Admission" s'affiche. Cliquer sur "Gestion individuelle des admissions" La page "Recherche d'élèves" s'affiche. Cliquer sur "Autre" La page "Recherche d'élèves" s'affiche : le bouton AUTRE est devenu NOUVEAU. Cliquer sur "Nouveau" La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l'onglet "Identification" est actif. Renseigner les champs relatifs à l identité et l adresse de résidence. A signaler : Dans la rubrique Lieu de naissance, le code commune renvoie au code INSEE de la commune. Cliquer sur "Code commune? " Ouverture de la fenêtre (popup)"recherche d'un code commune" Choisir le «Département». Dans le champ «Libellé» renseigner les deux premières lettres de la commune par exemple "al". Cliquer sur "Chercher" La liste des communes correspondant aux critères apparaît. Sélectionner " Alençon " dans la liste des communes proposées. La fenêtre se ferme automatiquement : le code et le nom de la commune apparaissent. Si vous connaissez le code commune vous pouvez le renseigner directement dans le champ correspondant. Quand tous les champs de l onglet «Identification» sont renseignés, cliquer sur "Suivant". La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l onglet "Responsables"est actif. 40/57

41 La liste est vide, il faut donc créer un ou plusieurs responsables. Cliquer sur "Ajouter" Ouverture de la fenêtre (pop-up) "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable. Vous pouvez chercher si ce parent a déjà été entré dans la base (un frère ou une sœur dans une autre école), saisissez alors le nom du parent dans la fenêtre et «Chercher» cela vous évitera de ressaisir les données. Sinon : Cliquer sur "Nouveau" Ouverture dans la fenêtre de la page "Nouvelle personne responsable" Renseigner les champs et cliquer sur «Valider». Retour à la fenêtre "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable Sélectionner le responsable créé précédemment et renseigner la rubrique Informations du rattachement : Autorité parentale : oui/non et Type de rattachement : ère, Mère ou Autre puis cliquer sur "Valider". La page "Création d une fiche administrative, onglet Responsables» s'affiche à nouveau avec la fiche d identité du responsable. our la création et rattachement d'un second responsable, procéder de la même façon que pour le premier. La page "Création d une fiche administrative, onglet Responsables" s'affiche à nouveau avec la fiche d identité des responsables. Cliquer sur "Suivant". La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l onglet "Scolarité" est actif. Renseigner les champs relatifs à la scolarité demandée et aux informations périscolaires. Dans la rubrique «Réponse à une demande d'admission», sélectionner Admission acceptée et renseigner la date d effet. Cliquer sur "Valider". La création de la fiche administrative est terminée. L'admission directe de l élève est enregistrée dans la base. 41/57

42 as à pas n 3 ADMISSION ACCETÉE MODULE DIRECTEUR «Traitement de la demande d'admission par le directeur» après inscription préalable dans le module Mairie Objectifs : Rechercher un élève - Admettre un élève Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu "Elèves" La page "Élèves" s'affiche. Cliquer sur "Admettre des élèves" ou sur "Admission" La page "Admission" s'affiche. Cliquer sur "Gestion individuelle des admissions" La page "Recherche d'élèves" s'affiche. Soit : - Renseigner les champs de recherche suivants : Année scolaire : 200x-200x Nom : nom ou 2 premières lettres du nom de l élève Cliquer sur "Chercher" Affichage dans la page "Recherche d'élèves" de l élève correspondant aux critères. - Cliquer sur «Chercher» pour faire apparaître tous les élèves de l école à l état inscrit. Sélectionner l élève à admettre en cliquant sur son nom. Affichage de la page "Fiche administrative de.. ", l onglet «Identification» est actif. Cliquer sur «Modifier» pour renseigner la nationalité, la date d arrivée en France et éventuellement modifier d autres champs. Cliquer sur «Valider». Affichage de la page "Fiche administrative de.. " l onglet «Identification» est actif. Dans la rubrique Situation administrative, cliquer sur "Répondre". Affichage de la page "Traitement de la demande d'admission de " Dans la rubrique Réponse à une demande d'admission, sélectionner "Admission acceptée", renseigner la date d effet puis cliquer sur "Valider". La fiche administrative de l élève s affiche et vous pouvez contrôler sa «Situation administrative». La demande d admission est acceptée pour cet élève, il vous reste à constater sa présence le jour de la rentrée (ou en cours d année pour une arrivée) afin de procéder à son admission définitive. 42/57

43 as à pas n 4 CRÉATION DES CLASSES,REGROUEMENTS,GROUES MODULE DIRECTEUR «Création des classes» Objectif : Créer des classes, regroupements, groupes Cliquer sur le menu «École» La page «École» s affiche. Cliquer sur «Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école» La page «Liste des classes» s affiche, l onglet «classes» est actif. * Cliquer sur «Nouveau» pour créer une nouvelle classe. La fenêtre «Sélection de l année et d un type de classe» s affiche. Sélectionner l année et le type de classe puis cliquer sur «Valider». La page «Création d une classe pour l année 200x-200y» s affiche. Renseigner les champs relatifs à la classe. Exemple de libellé court : C1 ou C A ou C-CE1.. Exemple de libellé long : Classe de C de M. Leblanc Dans la rubrique Enseignants, cliquer sur «Ajouter». La fenêtre «Ajout d un enseignant» s affiche. Renseigner les données relatives à l enseignant puis cliquer sur «Valider». C est lors de la création de groupes Ne pas cocher Intervenant extérieur à ce moment que vous pouvez avoir à renseigner le nom de l Intervenant. Ajouter un deuxième nom en cas de mi-temps La page «Création d une classe pour l année 200x-200y» s affiche. Cliquer sur «Valider». La page «Liste des classes» s affiche, l onglet «classe» est actif. La classe nouvellement créée apparaît dans la liste. Remarque : * Si la classe a déjà été créée et que vous souhaitez en MODIFIER LES DONNÉES, cliquer sur la classe correspondante dans la liste. La page «Consultation de la classe pour l année 200x-200y» s affiche. Cliquer sur «Modifier» Mettre à jour les données relatives à la classe. Dans la rubrique Enseignants Soit on peut ajouter un nouvel enseignant en cliquant sur «Ajouter» La fenêtre «Ajout d un enseignant» s affiche. Renseigner les données relatives à l enseignant puis cliquer sur «Valider». Soit on peut détacher un enseignant déjà existant en cliquant sur «Détacher» La fenêtre avec la question suivante «Êtes-vous sûr de vouloir détacher l enseignant Mme?» apparaît. Cliquer sur «OK». Cliquer sur «Valider» puis sur «Retour». La création, la modification ou la visualisation d un regroupement ou d un groupe s effectue selon la même procédure que pour les classes. 43/57

44 as à pas n 5 RÉARTITION DES ÉLÈVES DANS LES CLASSES MODULE DIRECTEUR «Répartition des élèves» Objectif : Affecter les élèves dans les classes Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu "Elèves". La page " Élèves " s affiche. Cliquer sur "Répartition". La page " Répartition " s affiche. Cliquer sur " Affectation permanente dans une classe ". La page " Recherche de classes " s affiche. Sélectionner l année scolaire et cliquer sur "Chercher". Dans la page " Recherche de classes " la liste des classes s affiche. Cliquer sur «Affecter» en face de la classe souhaitée. La page «Répartition permanente dans une classe» s affiche avec le descriptif de la classe et les élèves déjà répartis dans celle-ci. Dans la rubrique Niveau(x) des élèves à répartir (en bas de page), sélectionner le niveau souhaité. La fenêtre «Affectation permanente des élèves dans une classe» s affiche avec la liste des élèves du niveau sélectionné à répartir ainsi que la liste des élèves sans niveau ou cycle. Cocher les élèves à affecter dans la classe puis cliquer sur «Valider». Retour sur la page "Répartition permanente dans une classe" avec la liste des élèves complétée par ceux rajoutés. Cliquer sur "Retour". La page "Recherche de classes" s affiche. Cliquer sur "Retour". Les élèves sont affectés dans les classes. La répartition des élèves dans les regroupements ou les groupes s effectue selon la même procédure que pour les classes. 44/57

45 as à pas n 6 ADMISSION DÉFINITIVE MODULE DIRECTEUR «Enregistrement des admissions définitives» pour les élèves inscrits et présents le jour de la rentrée scolaire Objectifs : Faire une recherche selon des critères - Enregistrer les admissions définitives Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu " Élèves". La page " Élèves " s affiche. Cliquer sur " Admettre des élèves " ou sur " Admission". La page " Admission " s affiche. Cliquer sur " Enregistrement des admissions définitives ". Affichage de la page " Enregistrement des admissions définitives ". La liste des élèves non encore admis définitivement s affiche. Cocher dans la liste les élèves présents. Saisir la date d effet le jour de la rentrée ou le jour d arrivée d un élève en cours d année. Cliquer sur "Valider". La liste récapitulative des élèves cochés s affiche. Cliquer sur "OK". Répéter l opération pour les pages suivantes. Rq : En cochant la case «résent» sur l en-tête du tableau, on peut cocher tous les élèves de la page (puis en décocher quelques-uns si nécessaire). Ces élèves sont admis définitivement dans votre école. L accès à toutes les fonctions de la gestion courante est actif (listes, certificats...) On peut également procéder à une admission individuelle en cours d année lors de l arrivée d un élève. L admission définitive lance le processus d attribution d INE dans la nuit qui suit. 45/57

46 as à pas n 7 RADIATION D UN ÉLÈVE MODULE DIRECTEUR «Radiation d un élève» Objectif : Radier un élève. Vous êtes sur l application "Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu "Élèves". La page "Élèves" s affiche. Cliquer sur "Radier un ou plusieurs élèves " ou sur "Radiation". La page "Recherche d'élèves" s affiche. Renseigner le nom de l'élève à radier (éventuellement en se limitant aux premières lettres du nom) puis cliquer sur "Chercher". La liste des élèves correspondant aux critères de recherche s'affiche. Cocher l'élève à radier. Cocher "Radiation" en bas de page. Indiquer, s'ils sont connus, le département et le pays d'accueil, puis saisir la date d'effet de la radiation. Cliquer sur «Valider». La fenêtre avec la question suivante «Etes-vous sûr de vouloir radier l élève?» apparaît. Confirmer en cliquant sur «OK». La page "Radiation" s affiche. Cliquer sur "Certificat de radiation format DF" afin de l'imprimer. Cliquer ensuite sur "OK" pour passer à un nouvel élève. Cet élève est désormais radié. On peut retrouver la liste des élèves radiés dans le module Mairie dans la rubrique «Inscription», «Suivi des inscriptions et des admissions». Sélectionner dans le champ «État», «radié» puis cliquer sur «Chercher». La liste des élèves radiés s'affiche. 46/57

47 as à pas n 8 NON-FREQUENTATION La 1ère étape : relève entièrement du directeur. Les absences font l objet d un relevé systématique et d une information immédiate à la famille. Le directeur établit avec elle un dialogue pour un retour à une assiduité normale. Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur".. Cliquer sur le menu "Élèves" La page " Élèves " s affiche. Cliquer sur "Radier un ou plusieurs élèves " ou sur "Radiation" La page "Recherche d'élèves" s affiche Renseigner le nom de l'élève dont vous souhaitez signaler la non-fréquentation (éventuellement en se limitant aux premières lettres du nom) puis cliquer sur "Chercher". La liste des élèves correspondant aux critères de recherche s'affiche. Cocher l'élève dont vous souhaitez signaler la non-fréquentation. Cocher "non-fréquentation" en bas de page, indiquer la date du premier jour d absence non justifiée puis cliquer sur «Valider». La fenêtre avec la question suivante «Êtes-vous sûr de vouloir lancer la procédure de non-fréquentation pour?» apparaît. Confirmer en cliquant sur «OK». La page "Recherche d'élèves" s affiche. Cliquer sur "Retour" en haut de la page. La page "Élèves" s affiche. La non-fréquentation de l élève est enregistrée. On peut retrouver la liste des élèves en non-fréquentation dans le module Mairie dans la rubrique «Inscription», «Suivi des inscriptions et des admissions» Sélectionner dans le champ «État», «non-fréquentation» puis cliquer sur «Chercher» La liste des élèves en non-fréquentation s'affiche. our signaler le retour de l élève Cliquer sur le menu "Élèves" La page " Élèves " s affiche. Cliquer sur "Radier un ou plusieurs élèves " ou sur "Radiation" La page "Recherche d'élèves" s affiche. Renseigner le nom de l'élève dont vous souhaitez signaler le retour (éventuellement en se limitant aux premières lettres du nom) puis cliquer sur "Chercher". 47/57

48 La liste des élèves correspondant aux critères de recherche s'affiche. Dans la colonne «Non fréq», cliquer sur l icône représenté par une poubelle en face de l élève concerné. La fenêtre avec la question suivante «Êtes-vous sûr de vouloir annuler la procédure de non-fréquentationn pour?» apparaît. Confirmer en cliquant sur «OK». La date disparaît de la colonne «non fréq». La 2èmeétape : si l absentéisme persiste malgré le dialogue avec la famille, le directeur transmet le dossier à l inspecteur d académie, (et non plus comme actuellement, après la 4ème demi-journée consécutive ou non dans le mois), qui convoquera les parents et envisagera avec eux des mesures susceptibles de restaurer l assiduité de l enfant. Il peut notamment inviter la famille à suivre, si elle l accepte, un module de soutien à la responsabilité parentale. Le directeur coche «Absentéisme signalé OUI/NON» dans le dossier scolaire ou dans le dossier étendu. La 3èmeétape : si en dépit de l ensemble des mesures prises, l assiduité de l élève n est pas restaurée, l inspecteur d académie peut saisir le procureur de la République. Les parents encourent dans ce cas une amende d un montant de /57

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50 Académie : École : FICHE DE RENSEIGNEMENTS ÉLÈVE NOM : Né(e) le :. /. /.. Nationalité : rénom(s) : / / Sexe : M F Lieu de naissance (commune et département) : Année d arrivée en France : Souhaite un enseignement de la langue et de la culture d origine (si celui-ci peut-être mis en place) OUI NON Adresse : Code postal : Commune : RESONSABLES LÉGAUX Mère Nom de jeune fille: Autorité parentale : Oui Non Nom marital (nom d usage) : rénom : rofession : Situation familiale (1) : Adresse : (si différente de celle de l'élève) Code postal : Commune : Téléphone domicile : [Cadre27] Téléphone portable : [Cadre28] Téléphone travail : [Cadre29] Numéro de poste : Courriel ère NOM : Autorité parentale : Oui Non rénom : rofession : Situation familiale (1) : Adresse : (si différente de celle de l'élève) Code postal : Commune : Téléphone domicile : [Cadre30] Téléphone portable : [Cadre31] Téléphone travail : [Cadre32] Numéro de poste : Courriel Autre responsable légal (personne physique ou morale) Autorité parentale : Oui Non Organisme : ersonne référente : Fonction : Lien avec l enfant : Adresse : Code postal : Téléphone : Commune : [Cadre33] Téléphone portable : [Cadre34] Courriel (1) Célibataire - Marié(e) - Veuf(ve) - Divorcé(e) - Séparé(e) - Concubin(e) - acsé(e) * Responsables légaux : Il est important de renseigner le document concernant les deux responsables légaux pour : La transmission des résultats scolaires (circulaire n du 13/04/1994) Les élections des représentants des parents d élèves : chaque parent est désormais électeur et éligible (note de service n du 25/06/2004). 50/57

51 ERSONNES À AELER EN CAS D URGENCE ET/OU AUTORISÉES À RENDRE L ENFANT À LA SORTIE NOM : Lien avec l enfant : A appeler en cas d'urgence Autorisé à prendre l'enfant Adresse : Code postal : Commune : Téléphone domicile : [Cadre36] Téléphone portable : Téléphone travail : [Cadre38] Numéro de poste : NOM : Lien avec l enfant : [Cadre37] A appeler en cas d'urgence Autorisé à prendre l'enfant Adresse : Code postal : Commune : Téléphone domicile : [Cadre39] Téléphone portable : Téléphone travail : [Cadre41] Numéro de poste : NOM : Lien avec l enfant : [Cadre40] A appeler en cas d'urgence Autorisé à prendre l'enfant Adresse : Code postal : Commune : Téléphone domicile : [Cadre42] Téléphone portable : [Cadre43] Téléphone travail : [Cadre44] Numéro de poste : INFORMATIONS ÉRISCOLAIRES Garderie matin : Oui Non Garderie soir : Oui Non Étude surveillée : Oui Non Restaurant scolaire : Oui Non Transport scolaire : Oui Non Déplacement domicile - école : Seul Accompagné Responsabilité civile : Oui Non Individuelle Accident : Oui Compagnie d'assurance: Numéro de police d'assurance : ASSURANCE DE L'ENFANT Non AUTORISATION (à remplir par les deux parents en cas d adresses différentes) Mère : ère : Je ne désire pas communiquer mon adresse aux associations de parents d'élèves. (Ne cocher qu'en cas de refus) Je ne désire pas communiquer mon adresse aux associations de parents d'élèves. (Ne cocher qu'en cas de refus) Je m'engage à vous signaler tous changements modifiant les indications mentionnées sur cette fiche. Date : Signature : Signature : Vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent (Article 34 de la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978). our l'exercer, contactez l'école. 51/57

52 FICHE DE RENSEIGNEMENTS - TEXTES DE RÉFÉRENCE - DÉFINITIONS DE NOTIONS - ÉLÈVE La nationalité française (loi n du 16 mars 1998 relative à la nationalité) La nationalité française est de plein droit à la majorité : à condition d être né en France, à condition de résider en France et y avoir sa résidence habituelle pendant une période continue ou discontinue d au moins 5 ans depuis l âge de 11 ans. La nationalité française peut être accordée sur demande : dès l âge de 16 ans par le jeune lui-même, sous les conditions énoncées ci-dessus. L autorisation parentale n est pas exigée. dès l âge de 13 ans par les parents, par déclaration au nom de l enfant, si l enfant réside en France depuis l âge de 8 ans. Article 2 de la loi du 16 mars 1998 L article 21-7 du code civil est ainsi rédigé : «Tout enfant né en France de parents étrangers acquiert la nationalité française à sa majorité si, à cette date, il a en France sa résidence et s il a eu sa résidence habituelle en France pendant une période continue ou discontinue d au moins cinq ans, depuis l âge de onze ans» Les élèves étrangers (circulaire n du 20 mars 2002 relative aux modalités d inscription et de scolarisation des élèves de nationalité étrangère des 1er et second degrés) L inscription : Le directeur d école s enquiert de la justification de la garde de l enfant et procède à son admission sur présentation, par la famille du même dossier exigé pour les parents français. Il n est pas de sa compétence de vérifier si l élève est en règle au regard des textes sur l immigration. 52/57

53 RESONSABLES LÉGAUX Autorité parentale : Définition (loi du 4 mars 2002 relative à l autorité parentale) L autorité parentale est un ensemble de droits et devoirs ayant pour finalité l intérêt de l enfant. Elle appartient aux parents jusqu à la majorité ou l émancipation de l enfant pour le protéger dans sa sécurité, sa santé et sa moralité, pour assurer son éducation et permettre son développement, dans le respect dû à sa personne. Relations que l éducation nationale doit entretenir lorsque les parents sont divorcés ou séparés (Lettre du 13 octobre 1999 et lettre n 1353 du 22 novembre 2001) Lorsque les parents sont divorcés ou séparés, ils exercent généralement l autorité parentale sur la personne de leur enfant et sont donc responsables de lui. A ce titre, l éducation nationale doit entretenir avec eux des relations de même nature, leur faire parvenir les mêmes documents, convocations etc. et répondre pareillement à leurs demandes d information et de rendez-vous. Toutefois la grande majorité de ces actes correspondent à des actes dits usuels, le consentement d un des deux parents est nécessaire, l accord de l autre étant présumé. Si un seul parent est détenteur de l autorité parentale, c est à lui qu il appartient de justifier cette situation exceptionnelle. Cependant, en tout état de cause, le parent qui n exerce pas l autorité parentale conserve le droit de surveiller l entretien et l éducation de son enfant et doit être informé des choix importants relatifs à sa vie. A ce titre, les résultats scolaires et les demandes d information doivent lui être adressés. Responsable légal ou responsables légaux : Les responsables légaux sont les personnes qui exercent l autorité parentale. En principe, ce sont les parents sauf décision de justice contraire. Il est important de préciser dans la fiche de renseignements les coordonnées des deux responsables légaux pour : - la transmission des résultats scolaires (circulaire n du 13/04/1994) - les élections des représentants des parents d élèves : chaque parent est désormais électeur et éligible (note de service n du 25/06/2004) 53/57

54 FICHE RATIQUE asser facilement du module directeur au module mairie 1-Mettre en Favoris l adresse Directeur remière étape : Lorsque vous saisissez cette adresse, vous arrivez sur une page d authentification. Vous renseignez les deux champs. L écran suivant vous annonce que : «Vous êtes le directeur de l école X» C est cette page qu il faut alors mettre en Favoris, il faudra également la renommer : Directeur pour que le nom soit plus évocateur que «Application 1er degré» Seconde étape : mettre dans vos favoris Sélectionnez Renommez «Directeur» et validez Si vous utilisez le navigateur Mozilla, le principe est le même grâce à la fonction «Marque-age» 54/57

55 2-Mettre en Favoris l adresse Mairie rocédez de la même façon en renommant le favori : «Mairie». Vous pouvez alors entrer dans n importe quel module avec votre identifiant et votre mot de passe «ÉCOLE» et vous passez sans problème et très simplement de la mairie à l école et inversement d un seul clic. Si vous arrivez sur cette page, c est que vous n avez pas mis en Favoris la bonne page, il vaut mieux supprimer le Favori. Fermer votre Navigateur, le relancer et recommencer la procédure indiquée en haut de cette page. En règle générale pour toute erreur sur l application, il est préférable de fermer le navigateur, de vider le cache et les cookies avant de le relancer. 55/57

56 FICHE TECHNIQUE Configuration minimum : Micro-ordinateur entium II 200 Mhz sous Windows, avec un port USB libre et relié à un modem ou routeur ADSL Connexion ADSL 512 kb/s Logiciels installés sur le poste : Navigateur Web Internet Explorer version 6 ou Mozilla version Acrobat Reader pour lire les documents générés en pdf. Configuration spécifique d'internet Explorer : Cette configuration n'est nécessaire que pour les ordinateurs équipés de Windows X, avec la mise à jour "Service ack 2" (encore désignée S2). our savoir si cette mise à jour est installée, aller sur les menus 'Démarrer rogrammes Accessoires Outils Système', et cliquer sur 'Informations Système'. Un écran tel que celui-ci doit apparaître : Si le "Service ack 2" est installé, la mention figurera sur la ligne 'Version' dans la fenêtre de droite, comme dans l'exemple ci-dessus. Dans ce cas uniquement, procéder aux opérations suivantes : Ouvrir Internet Explorer et aller dans le menu 'Outils' 'Options Internet' et cliquer sur l'onglet 'Confidentialité'. 56/57

57 Enlever la coche en face de 'Bloquer les fenêtres publicitaires intempestives'. Aller ensuite sur l'onglet 'Avancé' et faire défiler la fenêtre 'aramètres' jusqu'à voir la rubrique 'Sécurité' : Cocher la ligne 'Autoriser le contenu actif à s'exécuter dans les fichiers de la zone Ordinateur local' si ce n'est pas déjà fait. Cliquer sur «Appliquer». 57/57