BROCHURE D'INFORMATION 1 ASSURANCE HOSPITALISATION

Transcription

1 BROCHURE D'INFORMATION 1 ASSURANCE HOSPITALISATION Edition : avril 2015 (2) 1 Ces informations sont communiquées à titre informatif, sans valeur contractuelle.

2 CONTENU Cette brochure vous renseigne, à l'aide de quelques points concrets, sur la couverture assurance hospitalisation maladies graves. Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur les garanties exactes, vous pouvez téléphoner au service Medi-Assistance au 078/ (F) ou au 078/ (NL). 1 L'assureur Avec qui les garanties ont-elles été souscrites? 2 Qui bénéficie des garanties? 2.1 Les collaborateurs 2.2 Et les membres de la famille? 2.3 Quel est le prix des affiliations facultatives? 3 Quelles sont les garanties ou quels types de frais vous seront remboursés? 3.1 Les frais encourus lors d'une hospitalisation 3.2 Les frais encourus avant et après une hospitalisation 3.3 Cas spécifiques 3.4 Quels types de frais ne seront pas remboursés? 3.5 Comment le montant à rembourser est-il calculé? 3.6 Quelle est l'intervention en cas de maladie grave? 4 Quand les garanties soins de santé prennent-elles fin? 5 Medi-Assistance : "Je prépare complètement mon hospitalisation!" 5.1 Que faire quand vous allez être hospitalisé? 5.2 Que fait-on de la facture d'hospitalisation? 5.3 Les formalités en cas d'hospitalisation dans un hôpital non conventionné 5.4 Quels sont les termes à respecter lors d'une déclaration de sinistre? 5.5 Quelles sont les factures et notes de frais à remettre à Inter Partner Assistance? 5.6 Comment vos frais sont-ils remboursés? Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 2/11

3 1. L'assureur Les garanties soins de santé ont été souscrites auprès de : INTER PARTNER ASSISTANCE (IPA) membre du groupe AXA Avenue Louise, 166 bte BRUXELLES PERSONNES DE CONTACT INTER PARTNER ASSISTANCE (IPA) : Pour toutes vos questions sur la couverture hospitalisation et la préparation complète d'une hospitalisation, vous pouvez appeler le numéro de téléphone suivant : 078/ (F) ou 078/ (NL). Aussi, vous pouvez prendre contact avec le Secrétariat de Medi-Assistance en envoyant un à l adresse suivante : secretariats.mediassistancebnl@axa-assistance.com A noter que le numéro mentionné sur les cartes Medi-Assistance émises avant l intégration de Winterthur dans le groupe AXA, à savoir le 02/ , reste toujours valable. Pour vos questions concernant les remboursements et certains aspects administratifs (ex. demande de duplicata de la carte Medi-Assistance), vous pouvez contacter les personnes suivantes : M me Nathalie GEMMEKE, 02/ , nathalie.gemmeke@axa-assistance.com M me Samira NADIR, 02/ , samira.nadir@axa-assistance.com 2. Qui bénéficie des garanties? 2.1 Les collaborateurs A. L'affiliation est automatique pour les membres du personnel qui remplissent les conditions suivantes : - tous les membres du personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé (PATGS) engagés par l'ulb et les prépensionnés émargeant au cadre consolidé (sections budgétaires 1, 2 et 3), qui ont un contrat à durée indéterminée d'au moins un mi-temps ; - tous les membres des corps enseignant et scientifique (PES), définitifs ou temporaires émargeant au cadre consolidé et titulaires d'un mandat d'au moins un mi-temps ; - les mandataires F.N.R.S. engagés à durée indéterminée et dont l occupation est d au moins un mi-temps ; - tous les agents sur section recherche qui ont un contrat indéterminé d'au moins un mi-temps ou qui ont un contrat à durée déterminée d au moins un mi-temps et une ancienneté sans interruption d'au moins deux ans ; - les personnes qui bénéficient d une bourse assujettie à la Sécurité Sociale et qui ont une ancienneté sans interruption d au moins deux ans. B. L'affiliation à la présente convention est facultative pour : - les membres du PATGS et du PES disposant d'un contrat inférieur à un mi-temps ; - les membres du PATGS et du PES n'émargeant pas au cadre consolidé qui ont un contrat à durée déterminée avec une ancienneté ininterrompue inférieure à 2 ans ; - les titulaires d'un mandat scientifique à durée déterminée ou à durée indéterminée occupés moins d un mi-temps au FNRS ainsi que les personnes bénéficiant d'une bourse assujettie à la Sécurité Sociale et n ayant pas deux ans d ancienneté ; Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 3/11

4 - les futur(e)s pensionné(e)s en poursuite d une affiliation antérieure, tant pour eux que pour leur conjoint(e) ou concubin(e) ; - l époux ou l épouse, le concubin ou la concubine ; - les enfants à charge de moins de 21 ans, et ceux encore à charge et aux études entre 21 et 25 ans. Remarques : - Pour toutes les personnes pour lesquelles l'affiliation est volontaire, la demande d affiliation ne pourra se faire que dans les deux mois qui suivent le début du premier contrat, du premier mandat ou de la première bourse dont bénéficie la personne donnant droit à cette affiliation. Passé ce délai de deux mois après l entrée en fonction, la demande d affiliation ne pourra plus être possible (même si un autre mandat, une autre bourse ou un autre contrat succède au précédent). - L affiliation prendra cours au plus tôt le mois durant lequel la demande de couverture sera réceptionnée par le Service Traitements de l Université au CP Par la suite, l affiliation volontaire pourra se faire exclusivement dans les deux mois qui suivent la modification de la situation familiale (sur base de la date de naissance, de la date du mariage ou du début du concubinage) et après remise d une attestation officielle délivrée par la maison communale (extrait d acte de mariage ou de naissance, composition de ménage en cas de concubinage). - Attention : les personnes qui vivent en concubinage sont assimilées aux personnes mariées. (Par concubin, on entend une personne, nommément désignée, qui cohabite avec l affilié principal et qui n a aucun lien de parenté avec ce dernier. En cas de sinistre, la preuve de concubinage peut être demandée par la Compagnie). Cela signifie qu il n y a pas de changement de situation familiale lorsque des concubins se marient ou effectuent une déclaration de cohabitation légale. Par changement de situation familiale, on entend changement de concubin, de cohabitant légal ou de conjoint. Ce n est que dans les deux mois qui suivent ce changement, et sur base d une composition de ménage émise par les autorités communales, qu il est possible d affilier son nouveau conjoint ou concubin. - Les Maîtres de Stage, les Collaborateurs scientifiques, les bénéficiaires d une bourse non assujettie à la Sécurité Sociale et les Cliniciens ne peuvent pas bénéficier de l assurance. - Les personnes en interruption de carrière restent affiliées. - Tout affilié volontaire qui renoncerait à la présente assurance pour quelque raison que ce soit ne pourra plus solliciter sa réaffiliation par la suite, à l'exception de situations particulières telles que, par exemple, la fin de l'activité en raison d une perte d emploi auprès d'un employeur qui avait également souscrit un contrat de même nature (pour le partenaire). Une telle réaffiliation ne sera possible que moyennant attestation d'affiliation par l'assureur précédent et pour autant qu'il n'y ait pas d'interruption entre les couvertures. 2.2 Et les membres de la famille? En tant que membre du personnel, vous avez la possibilité d'affilier les membres de votre famille sur base facultative. L'affiliation de tous les membres de la famille doit se faire en même temps que celle du collaborateur, c est-à-dire dans les deux mois qui suivent l entrée en fonction. Attention : Si vous voulez affilier un membre de votre famille au moment de l entrée en fonction, vous êtes obligé d'affilier également tous les autres. L affiliation se fait donc par famille entière. Exception : les partenaires qui bénéficient eux-mêmes d'une assurance hospitalisation auprès de leur employeur. Qu'entend-on par "membre de la famille"? Votre époux, épouse, concubin ou concubine. Les enfants habitant sous le même toit pour autant qu'ils bénéficient d'allocations familiales ou de handicapé ; il s'agit d'enfants du collaborateur et/ou de son époux/épouse/concubin(e) qui demeurent dans la famille. Les enfants poursuivant leurs études et résidant dans une chambre Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 4/11

5 d'étudiant sont assimilés aux enfants habitant le domicile parental. Les collaborateurs peuvent également affilier les enfants qui, suite à un divorce ou à une séparation, n'habitent plus au sein de la famille du collaborateur, pour autant qu ils aient envers eux une obligation de rente alimentaire. Par contre, les enfants de l époux/épouse/concubin(e) qui n'habitent plus chez le collaborateur ne peuvent plus être affiliés à l assurance hospitalisation. 2.3 Quel est le prix des affiliations facultatives (au 1 er avril 2015)? Affilié facultatif et conjoint < 60 ans : 16,67 Enfant < 21 ans : 8,48 Enfant 21 ans : 16,67 Affilié facultatif et conjoint entre 60 et 65 ans : 18,27 Affilié facultatif et conjoint > 65 ans : 58,67 Ces primes sont mensuelles et s entendent taxes et contribution INAMI comprises. Elles sont soumises à une adaptation annuelle de type indexation «santé». Il revient à l'employé(e) d'informer immédiatement l ULB de l'évolution éventuelle de la famille afin d'éviter que celle-ci verse des primes pour des personnes qui ne répondraient plus aux critères du présent règlement. Ainsi, toute modification dans la composition du ménage, de l état civil ainsi que la cessation des études pour les enfants de 18 à 25 ans est à signifier par écrit au Service des Traitements de l Université au CP 104. Il est important aussi de signaler un changement d adresse ou de compte bancaire. Remarque : En cas de décès du membre du personnel ou en cas de séparation, le conjoint et/ou les enfants perdent automatiquement leur qualité d'affiliés facultatifs. Ils peuvent contacter la Compagnie pour poursuivre le contrat à titre individuel. Pour plus d informations, veuillezvous référer au point 4. Quand les garanties prennent-elles fin? 3. Quelles sont les garanties ou quels types de frais vous sont remboursés? La garantie prévoit le remboursement à concurrence de 300% de l intervention AMI des frais médicaux encourus AVANT, PENDANT et APRÈS une hospitalisation et causés par une MALADIE, un ACCIDENT, une GROSSESSE ou un ACCOUCHEMENT. En cas d intervention pour une personne résidant dans autre pays membre de l Union Européenne, l intervention de la Compagnie est limitée pour l ensemble des garanties à trois fois le montant de l intervention légale belge s il y a une intervention de la Mutualité du pays d origine. A défaut de celle-ci, la Compagnie rembourse 50 % de ce que l AMI aurait payé en Belgique pour le même type d affection. L intervention de l assurance ne porte que sur la partie des frais exposés qui excède ce qui est à charge de la Mutualité et ce qui est remboursé par une éventuelle autre assurance libre ou obligatoire. Nous attirons votre attention sur le fait que, lorsqu il n'y a pas d intervention de l'inami, il n y a pas non plus de prise en charge par la Compagnie d'assurance. En d autres termes, l assurance IPA n'intervient en complément de l'inami que lorsqu'il y a également intervention de celle-ci. Nous vous conseillons donc de vous renseigner au préalable afin de savoir si les interventions que vous devez subir font l objet d un agrément ou d une codification auprès de l INAMI. Il n y a pas de délai d attente pour la prise en charge des frais. Les nouveau-nés sont affiliés dès le Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 5/11

6 jour de leur naissance, sans délai d attente, pour autant qu une demande d affiliation soit parvenue dans les deux mois qui suivent leur date de naissance. Pour les maladies, accidents et grossesses antérieurs à la date de prise d effet de l assurance pour le membre du personnel et de sa famille, la couverture est acquise dès l affiliation. De même, les frais de soins ambulatoires relatifs aux maladies graves en cours à cette date sont couverts. Nous tenons à mettre en évidence que vous avez le libre choix en ce qui concerne la chambre d'hôpital, le médecin, le chirurgien, etc Les frais encourus lors d'une hospitalisation Sont remboursés : votre séjour à l'hôpital, même d'un jour (one-day clinic) ; les soins médicaux et les examens ; les prestations et honoraires du médecin, chirurgien, anesthésiste, kinésithérapeute, ; les frais de l'opération et de l'anesthésie ; les honoraires des infirmiers ; les adjuvants médicaux ; les médicaments, les préparations diverses ; les produits parapharmaceutiques (p. ex. bas, bandages, ) les analyses médicales et d'imagerie médicale ; les prothèses médicales (voir point 3.3. ci-dessous) ; les appareils orthopédiques (p. ex. lombostats, ) ; le transport en ambulance (voir point 3.3. ci-dessous) ; le test de la mort subite chez le nourrisson ; le rooming-in (séjour du père ou de la mère en cas d hospitalisation d un assuré de moins de 18 ans, à la condition que la présence au chevet de l enfant soit considérée comme nécessaire par le médecin traitant et à concurrence de 25 par jour ; les frais relatifs au séjour d un donneur d organe médicalement nécessaire au traitement d un assuré, à concurrence de ; les frais d'hospitalisation relatifs à une maladie nerveuse ne figurant pas dans la liste reprise dans la rubrique 3.6 (730 jours au maximum) ; les implants médicalement nécessaires, à l exclusion des traitements esthétiques, et à concurrence de 50 % du montant facturé avec un maximum de par an et par affilié ;... Attention : Il y a une franchise annuelle de 500 par personne assurée si vous optez pour une chambre privée. Elle est de 225 si vous optez pour une chambre à deux lits et plus ou en cas d hospitalisation de jour (one-day clinic). En cas d hospitalisation en chambre à deux lits à l hôpital Erasme, la franchise annuelle est de Les frais encourus avant et après une hospitalisation Ces frais sont remboursés pour autant qu'ils aient été exposés pendant une période de deux mois avant et quatre mois après l'hospitalisation et pour autant qu'il y ait un rapport direct avec la cause de l'hospitalisation. Sont remboursés : les médicaments et préparations diverses ; les visites et les consultations chez le médecin ; les analyses médicales et l'imagerie médicale ; les prothèses médicales ; les appareils orthopédiques (p. ex. semelles orthopédiques, ) ; Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 6/11

7 les honoraires des infirmiers ou kinésithérapeutes ;... Attention : Les médicaments, adjuvants médicaux et tous les soins médicaux doivent toujours être prescrits par un médecin Cas spécifiques Prothèses, appareils orthopédiques et verres de lunettes Le remboursement de verres de lunettes, prothèses et appareils orthopédiques peut être obtenu aux conditions cumulatives suivantes : prescrits d'un médecin ou d'un oculiste ; et lors d'une hospitalisation ou dans la période de deux mois avant et quatre mois après ; et en rapport direct avec l'hospitalisation ou avec les maladies graves reprises sous le point 3.6. Les frais de transport Les frais de transport en ambulance en cas d'hospitalisation sont remboursés pour autant qu'ils soient justifiés par l'urgence nécessaire et l'état de santé de la personne concernée. L'hospitalisation dans une maison de convalescence reconnue et l hospitalisation pour revalidation. Le remboursement sera d'application pour autant que le séjour ou la revalidation ait lieu endéans les quatre mois suivant une hospitalisation et s'il est médicalement nécessaire (un rapport médical sera demandé). Il sera tenu compte des montants officiels déterminés et publiés chaque année par Arrêté Royal. Il est également conseillé de prendre contact avec Inter Partner Assistance au préalable afin de savoir s il s agit d une maison de convalescence reconnue. Le one-day clinic ou l hospitalisation de jour Tous les frais sont remboursés pour autant qu'ils soient en rapport avec l'hospitalisation d'un jour pour une prestation reconnue par l'inami et que les interventions tombent sous l application : soit d un maxi-forfait lorsqu elles sont pratiquées dans un service hospitalier ; soit d un forfait A, B, C ou D lorsqu elles sont pratiquées dans une «One-Day Clinic». Renseignez-vous au préalable auprès de Inter Partner Assistance. Le cas échéant, les frais sont également remboursés pendant deux mois avant et quatre mois après l'hospitalisation Quels types de frais ne sont pas remboursés? Certains frais ne sont PAS remboursés. En règle générale, il s'agit des : Frais qui ne sont PAS MÉDICALEMENT NÉCESSAIRES. Exemples : les traitements purement esthétiques, les frais de téléphone, Frais en rapport avec le séjour dans un établissement NON RECONNU en tant qu'hôpital. Exemples : les établissements de cures thermales, de thalassothérapie, maison de repos, instituts médico-pédagogiques, Frais qui sont en rapport avec les traitements et les médicaments expérimentaux ou non scientifiquement éprouvés. Frais qui sont la conséquence de circonstances causées DÉLIBÉRÉMENT. Exemples : état d'ivresse, consommation de stupéfiants, tentative de suicide, participation délibérée à des rixes, Frais qui sont en rapport avec le traitement des dents de quelque nature que ce soit. Frais qui résultent de guerre, émeutes et troubles civils. Frais de stérilisation, traitement conceptionnel et anticonceptionnel, insémination Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 7/11

8 artificielle. Frais de médecine alternative (homéopathie, acupuncture, chiropraxie et ostéopathie). Frais d assistance aux personnes en cas d hospitalisation à l étranger Comment le montant à rembourser est-il calculé? Les frais, énumérés sous 3.1 à 3.3 sont remboursés : Après déduction de l'intervention de la Mutalité ou de tout autre organisme d'assurances. Après déduction de la franchise de 500, de 225 ou de 100 par collaborateur assuré / par membre de la famille assuré et par année. Cette franchise ne s'applique qu'une fois si une deuxième hospitalisation a lieu dans l'année qui suit la date de début de la première hospitalisation. Exemple : un assuré est hospitalisé du 20 juin 2015 au 10 juillet L'année d'assurance sera donc fixée comme suit : 20 juin 2015 au 19 juin 2016 ; période pendant laquelle la franchise ne sera prélevée qu'une seule fois Quelle est l'intervention en cas de maladie grave? La garantie prévoit une intervention complémentaire pour le remboursement de frais ambulatoires en rapport avec le traitement des maladies graves énumérées ci-après : Cancer Charbon Choléra Diabète Dialyse rénale Diphtérie Dystrophie musculaire progressive Encéphalite Epilepsie Fièvre typhoïde et paratyphoïde Hépatite virale Leucémie Maladie d Alzheimer Maladie de Creutzfeldt-Jakob Maladie de Crohn Maladie de Hodgkin Maladie de Parkinson Maladie de Pompe Malaria Méningite cérébro-spinale Mucoviscidose Myopathie Poliomyélite Sclérose en plaques Sclérose latérale amyotrophique Sida Scarlatine Tétanos Tuberculose Typhus Variole L'intervention ne dépend pas du remboursement des frais encourus pendant, avant ou après une hospitalisation. En d'autres mots, une hospitalisation n'est pas nécessaire et l'intervention se poursuit tant que des soins médicaux en rapport avec la maladie grave sont nécessaires. De plus, la franchise n'est pas d'application. En cas d'hospitalisation, les points 3.1 à 3.4 s'appliquent. Quand vous soumettez des frais relatifs à une maladie grave, n'oubliez pas de mentionner à chaque fois qu'il s'agit d'une des maladies graves énumérées ci-dessus. Dans le cas contraire, Inter Partner Assistance les traitera comme une demande d'intervention ordinaire et, en conséquence, seuls les frais encourus deux mois avant et quatre mois après l intervention seront remboursés. Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 8/11

9 4. Quand les garanties prennent-elles fin? Si les conditions d affiliation ne sont plus remplies pour le membre du personnel (fin du contrat ou du mandat), les garanties de l assurance prennent fin pour lui et pour les membres de sa famille. A noter que, pour les hospitalisations en cours au moment où les garanties prennent fin, la Compagnie réglera les prestations dues pour cette hospitalisation ainsi que pour les frais posthospitaliers qui s y rapportent, pendant une durée de maximum 180 jours à dater de la cessation de la couverture du risque. Aussi, il est tout à fait possible pour l agent de poursuivre, moyennant le respect de certaines conditions, en tout ou en partie cette assurance à titre individuel auprès d Inter Partner Assistance, sans formalités médicales ni délai de stage pour autant qu'il y ait eu trois années ininterrompues d'affiliation. Il en sera de même pour les éventuels membres de sa famille. En cas de décès de l affilié principal, les veuves/veufs et orphelins déjà affiliés au moment du décès doivent contacter la Compagnie pour poursuivre le contrat à titre individuel. La demande de maintien de couverture doit être formulée au plus tard deux mois après la fin de la l affiliation au contrat collectif. Le contrat éventuellement souscrit à titre individuel prendrait cours à la date de la cessation de la couverture de l assurance collective. Ce contrat est viager, ce qui signifie que la Compagnie d assurance ne peut en principe plus résilier votre police, sauf en cas de non paiement de primes. Les conditions tarifaires appliquées sont celles en vigueur au moment de la souscription de ce contrat. Pour toute information ou souscription concernant la continuation à titre individuel, vous pouvez vous adresser par courrier à Inter Partner Assistance TPA Production avenue Louise 166/boîte Bruxelles et/ou vous rendre sur le site web en utilisant les codes suivants : User ID : Digit : Medi-Assistance : "Je prépare complètement mon hospitalisation." Chaque affilié reçoit une carte Medi-Assistance. La carte est nominative et donc strictement personnelle. Nous vous conseillons de la garder toujours sur vous. De plus, au verso, vous pourrez y indiquer le numéro de téléphone de la (des) personne(s) à contacter en cas d'urgence. Pour en obtenir un duplicata en cas de perte, vous pouvez vous adresser à Inter Partner Assistance auprès des personnes suivantes : M me Nathalie GEMMEKE, 02/ , nathalie.gemmeke@axa-assistance.com M me Nathalie PURNELLE, 02/ , nathalie.purnelle@ip-assistance.com 5.1 Que faire quand vous allez être hospitalisé? Lorsque vous savez que vous allez subir une hospitalisation, vous téléphonez au service Medi- Assistance. Vous y obtenez des informations sur la manière dont, en fonction des garanties spécifiques prévues dans le contrat, Inter Partner Assistance va prendre en charge les frais d'hospitalisation ainsi que les frais préalables (pré) et postérieurs (post) au séjour à l'hôpital. Au cours de l'entretien téléphonique, vous pouvez également poser vos questions au sujet de l intervention d Inter Partner Assistance dans la facture qui vous sera adressée par l hôpital (tiers payant). A la fin de l'appel, Inter Partner Assistance vous fait parvenir une confirmation écrite de l'entretien téléphonique : l'hospi-pass. La confirmation est accompagnée d'une série de Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 9/11

10 renseignements qui seront utiles pour votre hospitalisation. Inter Partner Assistance adresse aussi une copie de la confirmation à l'hôpital concerné. Ceci permet à l'hôpital qui le souhaite de préparer et faciliter l'admission de l'assuré ainsi que son inscription dans le circuit «tiers payant». Vous pourrez alors vous rendre à l'hôpital en ayant déjà réglé toutes les formalités administratives. Vous pouvez également effectuer votre déclaration d hospitalisation en ligne sur le site de Medi- Assistance à l adresse suivante : Si l'hospitalisation n'est pas planifiée mais a lieu en urgence, le recours au service Medi- Assistance est toujours possible. Il peut être fait par l'administration de l'hôpital ou par la famille au moment de l'hospitalisation. La confirmation est alors envoyée à l'hôpital même. 5.2 Que fait-on de la facture d'hospitalisation? L'hospi-pass que vous recevrez de la part du service center vous garantit le système du "tiers payant". Ceci veut dire que l'hôpital enverra la facture directement à Inter Partner Assistance. Inter Partner Assistance payera la facture directement à l'hôpital. Ceci vous rend la vie beaucoup plus agréable. Les montants non pris en charge (franchise, limitations, frais divers, ) vous seront réclamés par la suite par courrier ou seront compensés avec les frais ambulatoires (pré et post) liés au séjour hospitalier. 5.3 Les formalités en cas d'hospitalisation dans un hôpital non conventionné. Vous téléphonez au service Medi-Assistance, lequel vous confirmera que l'hôpital en question n'est pas conventionné. Vous demandez alors de vous envoyer une demande d'intervention en soins de santé". Vous remplissez ce document : - le recto de la demande d'intervention en soins de santé à faire remplir par le patient ou son représentant. - le verso de la demande d'intervention en soins de santé (= attestation médicale) à faire remplir par le médecin traitant. Payez vos frais médicaux toujours directement à vos dispensateurs de soins et soumettez-les d'abord à votre Mutualité pour remboursement. Ensuite, envoyez (au plus tard dans l'année), les preuves légales des frais encourus, de préférence regroupées. 5.4 Quels sont les termes à respecter lors d'une déclaration de sinistre? Envoyez le plus tôt possible une DÉCLARATION DE SINISTRE (au plus tard 30 jours suivant l'hospitalisation et quelques jours auparavant si cela est faisable) dûment remplie par le dispensateur de soins. Il n'est pas nécessaire que la déclaration de sinistre soit signée par le médecin spécialiste traitant. Votre médecin de famille pourra la signer également. Toutes les FACTURES ORIGINALES ainsi que les NOTES DE FRAIS doivent arriver le plus rapidement possible (au plus tard un an à dater de la prestation). Remarque : Veuillez toujours garder les doubles et prendre une photocopie des documents que vous avez envoyés. Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 10/11

11 5.5 Quelles sont les factures et notes de frais à remettre à Inter Partner Assistance? Si les factures ou les notes de frais ne doivent pas être remises à la Mutualité : vous devez toujours communiquer un exemplaire ORIGINAL du document. Exemple : facture d'hospitalisation Si les notes de frais doivent être remises à la Mutualité : des photocopies de celles-ci doivent être transmises (le décompte délivré par la Mutualité est suffisant). Exemple : les notes de médecin Afin de pouvoir procéder au remboursement d'une note de frais ou d'une attestation, les données suivantes doivent être mentionnées PAR LE DISPENSATEUR DE SOINS lui-même : Nom et prénom du patient. Date des prestations médicales. Nature de la prestation (code INAMI ou description). Le montant reçu pour chaque prestation. Quant aux MEDICAMENTS ET FRAIS PHARMACEUTIQUES, les documents suivants doivent être remis : Une copie de la prescription du médecin ou de la préparation magistrale. Le récépissé signé et daté par le pharmacien. Il s'agit ici du formulaire standard destiné à l'assureur avec mention du : Nom du patient. Prix réellement payé. Nom de chaque produit pharmaceutique. La date de la fourniture. En ce qui concerne les consultations chez le KINÉSITHÉRAPEUTE, il faut remettre également une copie de la prescription du médecin et une copie de l'attestation des soins donnés. Toute note doit toujours être pourvue de la SIGNATURE et du CACHET de la personne qui l'a établie. Les frais sont à adresser à : M me Nathalie GEMMEKE nathalie.gemmeke@axa-assistance.com Inter Partner Assistance - Health Care Avenue Louise, 166 bte 1 à 1050 Bruxelles Tél. : 02/ Fax : 02/ Comment vos frais sont-ils remboursés? Le remboursement est effectué après réception par Inter Partner Assistance de la facture d'hospitalisation originale et définitive. Ensuite, le remboursement est effectué au fur et à mesure de la communication des notes de frais. Un décompte provisoire de l'hôpital n'est pas suffisant pour obtenir le remboursement. A noter que le remboursement se fait directement sur le compte bancaire renseigné dans la base de données de l ULB, c est-à-dire celui sur lequel le traitement, la pension ou la bourse de l agent est payé. Brochure d'information ULB - IPA, avril 2015 p 11/11