Liberscol. Gestion des absences. Groupement Cebea Toshiba Services / Tetra Liberscol

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1 Liberscol Gestion des absences Groupement Cebea Toshiba Services / Tetra Liberscol

2 Table des matières Généralités... 3 Paramétrage... 4 Liste des motifs d absences élèves... 4 Liste des motifs d absences enseignants... 5 Liste des actions à mettre en place dans les absences... 6 Formatage des impressions PDF... 7 Formatage des envois des SMS et d s Fonctionnement Appel de l enseignant Fiche d appel Vue de la vie scolaire Module Absence Relevé d appels Elèves Action / Ajouter une absence Ajouter une absence par classe Ajouter un retard Courrier parents (pdf) Relevé (HTML ou PDF) Fiche trimestrielle Archiver, rétablir, supprimer Statistiques Statistiques par classe Statistiques par niveau scolaire Statistiques par motifs Statistiques par élèves Enseignant Page standard Ajout d une absence SMS AR Liberscol ~ 2 ~

3 Ce guide vous apprend à utiliser l onglet «Absences» de LIBERSCOL. Généralités Un enseignant accède à l ENT et ouvre sa feuille d appel. Le service de la vie scolaire (CPE, AEDucation) prend connaissance de cette fiche d appel puis traite l absence. Dans Liberscol, un appel est considéré comme «complet», s il n y a ni absence, ni retard, ni erreur. Des courriers personnalisés peuvent être générés dans Liberscol. Les bibliothèques de motifs, d action sont entièrement personnalisables. Liberscol ~ 3 ~

4 Paramétrage Liste des motifs d absences élèves La liste des motifs d absence des élèves vous permet de pouvoir saisir des motifs lors de la saisie d un billet d absence ou le retour d un courrier d absence ou d un appel téléphonique de la famille pour justifier une absence ou un retard d un élève. Vous pouvez retrouver l ensemble de ses motifs dans l onglet Absences dans le module Directeur et CPE par défaut, mais aussi dans le module AED s il est mis en service par l établissement. Vous pouvez ajouter un élément ou supprimer une sélection en cliquant sur Action. Pour chaque motif, vous pouvez indiquer par défaut s il doit être comptabilisé ou non au bulletin. Pour modifier un motif, cliquez sur le texte en bleu, vous pourrez modifier le code, mais aussi le descriptif de l absence ou du retard. N oubliez pas de cliquer sur «Valider» pour enregistrer vos changements ou sur «Fermer» pour annuler les modifications. Liberscol ~ 4 ~

5 Liste des motifs d absences enseignants La liste des motifs d absences des enseignants vous permet comme pour la liste des absences des élèves de saisir l absence ou le retard d un enseignant dans l ENT LIBERSCOL. Vous pourrez retrouver l ensemble de ses motifs dans l onglet Absence pour les profils Directeur, CPE & Secrétariat. Pour ajouter un élément ou supprimer une sélection, cliquer sur Action. Pour modifier un motif, cliquez sur le texte en bleu, vous aurez la possibilité de modifier le code, mais aussi de changer le descriptif de l absence ou du retard. N oubliez pas de cliquer sur «Valider» pour enregistrer vos changements ou sur «Fermer» pour annuler vos modifications. Liberscol ~ 5 ~

6 Liste des actions à mettre en place dans les absences Dans la liste des actions à mettre en place, vous avez la possibilité d ajouter, de modifier ou de supprimer une action qui vous permet de donner un motif à une absence dans LIBERSCOL. Pour ajouter un élément ou supprimer une sélection, cliquer sur le bouton Action. A tout moment vous pouvez modifier une de vos actions en cliquant sur le lien en bleu, vous avez la possibilité de modifier le code de l absence et son descriptif. N oubliez pas de cliquer sur Valider pour que vos modifications soient sauvegardées, vous pouvez aussi cliquer sur Fermer pour éviter de valider une modification. Liberscol ~ 6 ~

7 Formatage des impressions PDF Dans la rubrique «Formatage des impressions PDF» vous retrouvez l ensemble des courriers que vous pouvez imprimer dans LIBERSCOL, il vous faudra faire attention de respecter le code de chaque courrier pour que le logiciel vous imprime le bon courrier Attention : Pour retrouver votre courrier dans le module Absence, il faut que le courrier se nomme Abs_xxx où xxx est son nom Pour ajouter une action ou supprimer une sélection, cliquer sur Action. Vous pouvez modifier un courrier en cliquant sur le texte en bleu, vous pouvez modifier le code, ainsi que le contenu du courrier. N oubliez pas de cliquer sur «Valider» pour confirmer vos changements ou sur «Fermer» pour annuler les modifications. Les actions que vous pouvez effectuer dans les courriers de LIBERSCOL fonctionnent avec des balises, il y a plusieurs types de balises qui sont : **************************************************************************** Liberscol ~ 7 ~

8 Absences/Retards : Bibliothèques : AbsPourResp, AbsPourEleve, RtdPourResp, RtdPourEleve BALISE Correspondance Exemple #TITRE# Civilité du destinataire du courrier Monsieur, Madame #NOM# Nom de la personne SAVARY #PRENOM# Prénom de la personne Thomas #DATEDEBUT# Début de l absence 01/01/2012 #DATEFIN# -> pour une Fin de l absence 02/02/2012 absence #JOURDATEDEBUT# mercredi 01/01/2012 mercredi 01/01/2012 #JOURDATEFIN# jeudi 02/02/2012 jeudi 02/02/2012 #OBLIGE# obligé obligée #DUREE# en minute dans le cas d'un retard #ELEVE# fils fille NOM + PRENOM #CLASSE# Classe de l élève #MOTIF# Motif de l absence Autres motifs Signature par défaut : "La vie scolaire" **************************************************************************** Rappel : Bibliothèques : rappel_absence_eleve, rappel_absence_responsable BALISE Correspondance Exemple #TITRE# Civilité du destinataire du courrier Monsieur, Madame #DEBUT# Date début période choisie 01/01/2012 #FIN# Date fin période choisie 01/02/2012 #JUSTIFICATION# justifiées non justifiée #CLASSE# Classe de l élève 1ELC2 #DATEJOUR# Date du jour mercredi 1 février 2012 #NOMELEVE# Nom de l élève SAVARY #PRENOMELEVE# Prénom de l élève Thomas #ELEVE# NOM + PRENOM SAVARY Thomas #DUREE# Nombre de 1/2 journée d'absence 14 #DATEDEBUT# Date début période choisie 01/01/2012 #DATEFIN# Date fin période choisie 01/02/2012 #JOURDATEDEBUT# Date début période choisie dimanche 01/01/2012 #JOURDATEFIN# Date fin période choisie Mercredi 01/02/2012 Signature par défaut : "La vie scolaire" **************************************************************************** Sanctions/punitions : Liberscol ~ 8 ~

9 Bibliothèques : sanction_[codemesure en minuscule, sans espace, sans apostrophe, sans parenthèses]_eleve, sanction_[codemesure en minuscule, sans espace, sans apostrophe, sans parenthèses] BALISE Correspondance Exemple #TITRE# Civilité du destinataire du courrier Monsieur, Madame #DEBUT# Début de la mesure 14/12/ :00 #FIN# Fin de la mesure 14/12/ :00 #TYPE# mis mise #DEMANDEUR# nom demandeur M. XXXX #MOTIF# Nom du motif #MESURE# Nom de la mesure #CLASSE# Nom de la classe #DATEJOUR# #REMARQUE# commentaire de sanction/punition #JOURDATEDEBUT# Date début période choisie dimanche 01/01/2012 #JOURDATEFIN# Date fin période choisie Mercredi 01/02/2012 Signature par défaut : "La vie scolaire" **************************************************************************** Ses balises sont les seules utilisables pour le formatage des PDF actuellement dans LIBERSCOL Liberscol ~ 9 ~

10 Formatage des envois des SMS et d s Le formatage des envois des SMS et d s vous permet de créer des SMS et des s types dans LIBERSCOL pour vous permettre de transmettre des informations, code d activation, absence, retard dans l ENT. Vous pourrez retrouver l intégralité de ces fonctionnalités au sein de l ENT dans l onglet Administration/Mot de passe pour l envoi des mots de passe, et dans Absence pour les SMS ou les s d absence ou de retard. Pour ajouter un élément ou supprimer une sélection, cliquer sur Action. Pour modifier le message ou le code d un mail ou d un SMS, cliquer sur le texte en bleu. Cela vous permettra de modifier le code, mais aussi le contenu du message. Attention à bien respecter les balises affectées à cette rubrique. #TITRE# : M. MM. Melle. / #ELEVE# : Pour le nom de l élève / #DATEABS# : Pour la date de l absence / #HEUREDEBUT# : Pour l heure de début d absence / #DUREE# : Pour la durée d un retard / #URL# : Pour afficher l adresse LIBERSCOL de votre établissement / #LOGIN# : Pour afficher l identifiant pour se connecter à LIBERSCOL / #CODE# : Pour vous donner le code d activation pour la première entrée dans LIBERSCOL. Ces balises sont les seules utilisables actuellement dans LIBERSCOL pour le formatage des envois des SMS et d s. Liberscol ~ 10 ~

11 Fonctionnement Appel de l enseignant Module Eleves Rubrique Appel En tant qu enseignant, vous visualisez l ensemble des appels qui doivent être réalisés pour la date du jour. En cliquant sur «Faire», la fiche d appel s ouvrira. Si c est écrit «Voir», cela signifie que vous avez déjà réalisé l appel mais que vous pouvez revisualiser cette fiche. Liberscol ~ 11 ~

12 La colonne «confirmé» peut indiquer Oui ou Non : Si cela est indiqué «OUI», cela signifie que la vie scolaire a pris connaissance de l appel et que vous ne pouvez plus le modifier. Si cela est indiqué «NON», cela signifie que la vie scolaire n a pas pris connaissance de votre appel. Vous pouvez modifier cet appel avant qu elle n en prenne connaissance. Cette première page vous permet de visualiser les absents et retards pour les fiches d appel. Fiche d appel L enseignant doit cocher dans la colonne Situation, si l élève est soit : - Pré comme Présent - Abs. comme Absent - Ret. comme Retard - Err. Comme Erreur/Ignoré (exemple : erreur de composition du groupe) Par défaut, les élèves apparaissent comme présents sauf si la vie scolaire a déjà enregistré une absence. Dès l appui sur la touche «Valider», la fiche d appel est envoyée à la Vie Scolaire. Liberscol ~ 12 ~

13 Vue de la vie scolaire Module Absence Possibilité de trier sur chaque colonne. Relevé d appels Dans cette fenêtre, on visualise l ensemble des appels qui doivent être réalisés pour la date sélectionnée. Par défaut, la date choisie est la date du jour. Si l on souhaite visualiser l appel, on peut cliquer sur «Voir» ou sinon, il faut confirmer l appel en appuyant sur le bouton «A confirmer» Liberscol ~ 13 ~

14 Lorsque l on clique sur «A confirmer», une fiche de validation d appel comme celle-ci-dessus apparaît. Cela permet de : - Visualiser un message si la personne qui a enregistré la fiche d appel a indiqué un message - Savoir qui a réalisé l appel et quand. - Indiquer le motif et l action dans cette fiche de validation d appel. Liberscol ~ 14 ~

15 Après avoir validé la «fiche de validation d appel», vous obtenez cela Le statut de l appel est passé de «A confirmer» à «Effectué». Cela signifie donc que vous avez pris connaissance de la fiche d appel. Suite à cela, l enseignant ne peut plus modifier sa fiche d appel mais peut la consulter. Vous pouvez confirmer les appels dits complets en un clic : Liberscol ~ 15 ~

16 Vous pouvez envoyer une brève à un enseignant qui n aurait pas réalisé l appel en cliquant sur son nom. Elèves La partie Elèves permet de gérer les absences et de suivre l absence. Cela permet d indiquer le motif, l action et la justification. Dès que vous voyez un crayon comme ceci les motifs, la justification ou une absence., cela vous permet de modifier les dernières actions, Dans cette page, vous avez des filtres par : - Période - Niveaux scolaires - Classe - Elève - Action - Motif - Justifié : Oui / Non - Type : Absences / Retards Affichage : - En cours : absence non clôturés - Archivées : absences qui ont déjà été traitées qui sont considérées comme recevables - Aux bulletins : absence comptabilisée au bulletin. - Toutes Les absences recevables peuvent être considérées comme «Archivées». Liberscol ~ 16 ~

17 Après appui sur le crayon de la colonne «Motif» Cela permet de modifier le motif de l ensemble des absences qui apparaissent sur la fenêtre. Liberscol ~ 17 ~

18 Choix des motifs Puis appuyer sur «Valider les changements» En survolant le nom de l élève, vous avez les coordonnées de la famille. En cliquant sur le nom de l élève, vous accédez à la fiche de l élève. Liberscol ~ 18 ~

19 Action / Ajouter une absence Cela vous permet d enregistrer une absence pour un ou plusieurs élèves. Saisie avancée de la période La saisie avancée de la période permet d enregistrer une absence répétitive. Exemple : - Tous les lundi de 8h à 10h du 20/02/2012 au 20/03/2012 Ajouter une absence par classe Action / Ajouter par classe Possibilité de pouvoir ajouter l absence d une (ou plusieurs) classe (s) avec un motif et de pouvoir indiquer si elle doit être «comptabilisé au bulletin» Liberscol ~ 19 ~

20 Ajouter un retard Puis appuie sur «Visualiser» Courrier parents (pdf) Lors de l édition des courriers parents, vous pouvez faire appel à un courrier présent dans Administration / Bibliothèques. Ce courrier doit s appeler abs_xxx où xxx est le nom de votre courrier. Liberscol ~ 20 ~

21 Relevé (HTML ou PDF) Possibilité de sortir le relevé des absences sélectionné au format HTML ou PDF. Fiche trimestrielle Possibilité de pouvoir imprimer la fiche trimestrielle. Archiver, rétablir, supprimer Possibilité d archiver, supprimer ou rétablir les absences sélectionnées. Statistiques Absences / Statistiques. Vous pouvez obtenir des statistiques par motifs, classe, niveaux scolaires et élèves. Toutes les statistiques de liberscol sont exportables au format CSV. Liberscol ~ 21 ~

22 Les statistiques vous permettent de connaitre le nombre de demi-journées calculées ou brutes. - Calculées : il faut un certain nombre d heures d absences pour qu une demi-journée soit comptabilisée. Le nombre d heure est paramétrable dans Administration / Paramétres - Brutes : 1h d absences équivaut à une demi-journée Liberscol ~ 22 ~

23 Statistiques par classe Statistiques par niveau scolaire Liberscol ~ 23 ~

24 Statistiques par motifs Statistiques par élèves Vous pouvez choisir les absences ou les retards (justifiée ou injustifiée) ainsi que le nombre de demijournées. Cela vous retournera la liste des élèves mais également le nombre d élèves concernés par cette recherche. Liberscol ~ 24 ~

25 Enseignant Dans cette rubrique, vous pouvez enregistrer une absence d un ou plusieurs enseignants. Lorsque vous enregistrez une absence dans l agenda, les cours de l enseignant apparaîtront sur fond blanc au lieu de bleu. Page standard Sur cette page, vous pouvez filtrer par enseignant ou par motif. Liberscol ~ 25 ~

26 Ajout d une absence Action / Ajouter Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir une date de début et de fin, un motif et un ou plusieurs enseignants grâce aux filtres. Vue sur l agenda semaine Liberscol ~ 26 ~

27 SMS AR Si vous avez souscrit à l option SMS, vous pouvez sur des dates choisies avoir les accusés de réception des SMS envoyés. Vous pouvez visualiser les SMS reçus, En attente ou échoués pour des retards ou des absences. Liberscol ~ 27 ~

28 Le Guide d utilisation LIBERSCOL Ce guide regroupe l ensemble des modules de Liberscol. Cela permettra à chaque utilisateur de comprendre le fonctionnement du logiciel. Ce guide est un support d autoformation qui est constitué de captures d écran, d exemples. Dans Liberscol, module AIDE >> Rubrique FAQ La rubrique Foire Aux Questions vous permet d accéder à l ensemble des questions posées sur Liberscol. Cette rubrique complète ce guide utilisateur grâce aux questions les plus fréquemment posées à notre support. Elle est mise à jour régulièrement. >> Vidéo Cette rubrique vous permet d accéder au tutoriel de Liberscol au format vidéo. >> Guide Accès l ensemble des guides utilisateurs. Ces guides décrivent chaque module de Liberscol. Accès au support Vous pouvez accéder au support de Liberscol par différent biais : - Par mail à supportent@tetra-info.com - Sur la gestion de ticket si vous êtes enregistré : - Par téléphone au Liberscol ~ 28 ~