GUIDE D UTILISATION DU PORTAIL RH

Transcription

1

2 SOMMAIRE 1 La navigation La Première connexion L ergonomie du Portail Le bouquet congés payés Représentation schématique Emettre une demande d absence Consulter mes soldes Gérer mes demandes existantes Effectuer une demande d absence Etape 1 : Choisir une nature de congés Etape 2 : Indiquer les périodes de congés Etape 3 (optionnelle) : Commenter votre demande Etape 4 : Vérifier la demande Etape 5 : Soumettre la demande Annuler une demande de congés Etape 1 : Sélectionner la demande à annuler Etape 2 : Consulter l historique de la demande Etape 3 : Annuler la demande Consulter les soldes de congés Espace Personnel / Page Planning Suivi des justificatifs d absences Les informations personnelles

3 1 La navigation 1.1 La Première connexion Après avoir entré l adresse internet du portail communiquée dans votre mail d enregistrement à l application Vous obtenez la fenêtre suivante : Lors de votre 1 ère connexion votre mot de passe est votre date de naissance sur 8 caractères JJMMAAAA et votre ID utilisateur est l initiale du prénom accolé au nom. Il est recommandé de stocker cette adresse dans les favoris du navigateur internet ou alors de créer un raccourci sur le bureau, pour un accès au portail RH plus convivial. 3

4 1.2 L ergonomie du Portail Le bandeau de gauche sert à la navigation : Déconnexion : pour fermer la session Pour accéder ou fermer chaque menu, il suffit de cliquer sur ou 4

5 2 Le bouquet congés payés 2.1 Représentation schématique REPRESENTATION SCHEMATISEE DU FLUX DES INFORMATIONS Saisir la demande d absence dans le portail RH Envoi automatique d un mail au hiérarchique ou prévalideur pour validation de la demande SI ACCEPTATION SI REFUS Validation dans le portail par le hiérarchique : Refus dans le portail par le hiérarchique : Envoi d un mail d acceptation au salarié Possibilité pour le salarié de consulter sa demande validée dans son planning et dans les demandes existantes Envoi d un mail de refus au salarié Possibilité pour le salarié de consulter l historique de sa demande Aucun impact en paie Intégration automatique des éléments en paie SAISIR UNE NOUVELLE DEMANDE 5

6 Cliquer sur la page Mes demandes d absences pour accéder au formulaire de vos demandes d absences. Le formulaire de demandes d absence est accessible à partir de l espace personnel pour une plus grande convivialité, il se présente en 3 parties : 2.2 Emettre une demande d absence L icône l étape initiale. retour arrière permet d abandonner la saisie en cours et de retourner à 2.3 Consulter mes soldes L icône rafraîchir permet de réactualiser le composant : revient à recalculer les droits pris soldes de congés 6

7 2.4 Gérer mes demandes existantes 2.5 Effectuer une demande d absence Aller à Espace Personnel/Mes demandes d absence Etape 1 : Choisir une nature de congés Choisir le type de congés dans la liste déroulante : Valider votre choix en cliquant sur l'icône : (Ajouter) 7

8 2.5.2 Etape 2 : Indiquer les périodes de congés Remplir le formulaire suivant : Renseigner les dates au format JJ/MM/AAAA ou utilisez les calendriers: Pour ajouter à votre demande une autre nature de congé : répéter l'étape 1. Pour ajouter au sein de la même demande le même type de congé pour une autre période : cliquer sur l icône. L'icône permet de supprimer une ligne de congé dans votre formulaire de demande. L icône permet de duppliquer la ligne Vous pouvez demander : - une demi-journée en sélectionnant uniquement le matin ou uniquement l aprèsmidi : - ou une journée complète en sélectionnant du matin à l après-midi : 8

9 2.5.3 Etape 3 (optionnelle) : Commenter votre demande Vous pouvez préciser un commentaire à l intention du destinataire de votre demande, dans la zone destinée à cet effet Etape 4 : Vérifier la demande Après la saisie de votre demande d absence cliquer sur le bouton 9

10 Votre solde actualisé (avec prise en compte de la demande en cours) est affiché en dessous : A ce stade, vous pouvez encore modifier votre demande ou l'enregistrer en tant que brouillon (et donc la soumettre ultérieurement) : Etape 5 : Soumettre la demande Par défaut votre supérieur hiérarchique direct vous est proposé comme validant de vos demandes. 10

11 2.6 Annuler une demande de congés Cliquez sur la page Mes demandes d absence pour accéder à la gestion des demandes d absence existantes. Les demandes d absences déjà saisies sont classées selon leur statut : Brouillon : la demande a été saisie mais non encore soumise. Soumise : la demande est en attente de validation par le manager. Acceptée : la demande est validée par le manager. Refusée : la demande est refusée par le manager. En cours d annulation : une demande précédemment acceptée est en attente d annulation par le manager Annulée : la demande a fait l objet d une demande d annulation validée par le Manager. 11

12 2.6.1 Etape 1 : Sélectionner la demande à annuler Choisissez la demande à annuler parmi les demandes acceptées (en cliquant sur l intitulé : lien hypertexte) Le détail de la demande sélectionnée s affiche : Etape 2 : Consulter l historique de la demande Vous pouvez cliquer sur validation : pour afficher le circuit de la demande de l émission à la 12

13 2.6.3 Etape 3 : Annuler la demande Cliquez sur le bouton et saisissez un motif d annulation (optionnel). 13

14 2.7 Consulter les soldes de congés Cliquez sur la page Mes demandes d absence pour accéder à la visualisation des soldes de congés. Comment lire vos soldes de congés? Colonne : Code du type de congé. Colonne Colonne Colonne Colonne Colonne Colonne Colonne : Période de prise des congés (Précédente, En cours, ou Suivante). : Votre droit à congé pour la période de prise des congés. : Vos jours de congés validés par votre manager. : Vos demandes de congés en attente de validation. : Votre solde de congés en temps réel recalculé. : Date de début de la période de prise des congés. : Date de fin de la période de prise des congés. Attention : ce tableau affiche vos soldes prévisionnels en temps réel. Il prend en compte les demandes de congés en attente de validation. Il ne s agit donc pas de la reproduction du solde de congés figurant sur votre bulletin de paie. 14

15 2.8 Espace Personnel / Page Planning. Cliquez sur Espace Personnel/Mon planning pour accéder à la visualisation du planning. Présentation par défaut : planning mensuel en demi-journée sur 1 mois à partir de la date du jour : Vous avez accès à différents types de présentation de votre planning : Ici type de planning Unitaire mois en Planning simplifié à partir du 1 er janvier (Date de début) sur l année ( Durée 12 mois) Focus : Types de planning : Unitaire semaine (vision hebdomadaire) Unitaire mois (vision mensuelle) Collectif (toute ma population d accès) En Présentation par demi-journée, ou en absence simplifiée (= présentation par journée) Les flèches L icône vous permettent également de vous déplacer dans le temps. permet d exporter votre planning sous format excel. 15

16 2.9 Suivi des justificatifs d absences Cliquez sur Espace personnel/mes justificatifs d absences Pour toute demande d absence de type évènement familial un justificatif doit être lié à cette demande. Ce justificatif peut-être chargé ultérieurement par le composant suivi des justificatifs d absence. L option permet de rechercher le justificatif L option permet de sélectionner le justificatif L option permet de visualiser le justificatif L option permet de visualiser votre saisie d un nouveau justificatif ou votre modification d un justificatif existant 16

17 Pour supprimer un justificatif validé, il convient de le supprimer et de valider la transaction 17

18 3 Les informations personnelles Cliquez sur Espace personnel/mes informations personnelles Sur le portail apparaît des informations personnelles mises à disposition par le service RH ou Juridique. Vous trouverez différents onglets ouvert ou non à la saisie. En cliquant sur le bouton vous pourrez modifier les informations vous concernant. Exemple : Déclaration d enfants à charge avec la possibilité d ajouter des justicatifs en format word, pdf 18