Guide d élaboration des états financiers pour la SHQ

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1 SOCIÉTÉ D HABITATION DU QUÉBEC Guide d élaboration des états financiers pour la SHQ Établi selon les Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL) Version 3 mars 2014 Destiné aux CPA qui ont un mandat d audit d organismes liés par une convention avec la SHQ.

2 La Société d habitation du Québec (SHQ) a décidé de modifier le référentiel comptable qui doit être utilisé par les organismes qu elle subventionne afin de se conformer aux Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL). La présentation des états financiers sera ainsi uniformisée pour tous les organismes, quels que soient les programmes qu ils administrent (Habitation à loyer modique [HLM], AccèsLogis Québec [ACL], Logement abordable Québec [LAQ], etc.). Ce nouveau référentiel sera en vigueur à partir de l année financière se terminant le 31 décembre Le présent guide consiste à accompagner l auditeur dans l exécution de ses mandats auprès des organismes sans but lucratif subventionnés par la Société d habitation du Québec (SHQ). Des modèles d états financiers sont également disponibles dans l Espace partenaires du site Web de la SHQ. Ce guide s adresse aux organismes qui gèrent les programmes ACL, LAQ et AR uniquement. Si votre organisme gère également des programmes HLM (public ou privé), bien vouloir se référer au guide et modèles d états financiers disponibles dans la section «Tous les programmes» de l Espace partenaires du site Web de la SHQ. 1

3 Table des matières 1. Utilisation des modèles Directives Présentation des états financiers par ensemble immobilier Passif à long terme arrivant à échéance dans la prochaine année Principales écritures Immobilisations et apports reportés Contribution du milieu Réserves Constitution des réserves Utilisation des réserves Contribution au FQHC Provision pour créances douteuses et charge de mauvaises créances Constitution de la provision Radiation Recouvrement de créances radiées Définitions de postes comptables Gestion et tenue de livres Honoraires professionnels (autre mandat que l audit) Frais informatiques Conciergerie Entretien et réparations Remboursement de la dette à long terme, capital Services à la clientèle Annexe 1 : Analyse de la comptabilisation de la contribution au Fonds québécois d habitation communautaire (FQHC)

4 1. Utilisation des modèles Avant d entreprendre l audit des états financiers, il est important de se familiariser avec les modèles proposés par la SHQ et avec les informations qu ils contiennent. Tous les exemples cités dans le présent document font référence à ces modèles et à leur charte de comptes, disponibles dans l Espace partenaires du site Web de la SHQ. 2. Directives 2.1. Présentation des états financiers par ensemble immobilier Afin que la SHQ soit en mesure de suivre l évolution de chacun des ensembles immobiliers (EI) subventionnés, l information financière, c est-à-dire les états financiers et les notes qui les accompagnent, doit être fournie par EI. Chaque ensemble immobilier subventionné est rattaché à un programme et doit être présenté séparément. Par exemple, un organisme qui possède cinq EI, deux avec une convention AccèsLogis (ACL), deux avec une convention Logement abordable Québec (LAQ) et un cinquième avec une convention Achat-Rénovation (AR), doit présenter toute l information financière sur cinq colonnes, chacune représentant un EI (ACL-XX1, ACL-XX2, LAQ-XX1, LAQ-XX2 et AR-XX1). Le total de tous les EI d un même organisme doit aussi être fourni. Les modèles d états financiers ACL-LAQ-AR disponibles dans l Espace partenaires du site Web de la SHQ, sont produits en fonction d un organisme administrant trois EI distincts. L auditeur peut ajouter ou enlever des colonnes selon le nombre d EI de l organisme qu il audite Passif à long terme arrivant à échéance dans la prochaine année Lorsqu une dette à long terme garantie par la SHQ arrive à échéance et que le renouvellement n est pas renégocié avant la publication des états financiers, la SHQ suggère de ne pas mettre la totalité du montant dans la portion qui arrive à échéance à court terme. Comme les conditions qui s appliquent à ces prêts sont très strictes, il est fort probable que le prêt soit reconduit. 3. Principales écritures Le changement de référentiel comptable amène des modifications dans la préparation des états financiers. (Pour les écritures de redressement, voir le Guide de redressement, disponible dans l Espace partenaires du site Web de la SHQ.) L impact concerne surtout les postes suivants : 3

5 3.1. Immobilisations et apports reportés Avec les NCOSBL, il est obligatoire de capitaliser toutes les immobilisations dont le coût est supérieur au seuil de signification de l organisme. À l origine de l exploitation, la comptabilisation des immobilisations se fera de la façon suivante pour un organisme qui obtient une subvention de la SHQ et une contribution du milieu : Si le financement de la SHQ est consenti par une dette hypothécaire : 1. Immobilisations Dette à long terme Organisme Dette à long terme SHQ Actif net investi en immobilisations (voir 3.1.1) 2. Subventions à recevoir SHQ à la construction Apports reportés Subvention SHQ à la construction Les écritures annuelles sont les suivantes : L encaissement réel de la subvention SHQ vient réduire la subvention à recevoir du montant de capital remboursé sur la dette. 1. Dette à long terme SHQ Subventions à recevoir SHQ à la construction Les intérêts payés sont comptabilisés directement en subvention à l état des résultats. 2. Intérêts sur la dette à long terme Subventions SHQ à la construction L apport reporté est ensuite amorti sur la durée de vie des immobilisations auxquelles il se rapporte (40 ans) 3. Apports reportés Subvention SHQ à la construction Subventions SHQ à la construction Si le financement de la SHQ est consenti sous la forme d une subvention versée au début de l exploitation (aucune hypothèque SHQ) : 1. Immobilisations Dette à long terme Organisme Apports reportés Subvention SHQ à la construction Actif net investi en immobilisations 4

6 L apport reporté est ensuite amorti sur la durée de vie des immobilisations auxquelles il se rapporte (40 ans). Les écritures annuelles sont les suivantes : 1. Apports reportés Subvention SHQ à la construction Subventions Subvention SHQ à la construction Contribution du milieu Il existe plusieurs types de contributions du milieu. Lorsque la contribution est versée sous forme de don de terrain la situation est telle que décrite dans l exemple cité à l article 3.1 et le crédit se retrouvera dans l actif net investi en immobilisation. Toutefois, si la contribution du milieu est faite au moyen d une exonération temporaire de taxes, comme la subvention est indirecte et n est pas versée en argent, l exonération ne doit pas apparaître dans l actif net. Elle n est donc pas comptabilisée. Si la contribution est plutôt accordée sous forme de prêt sans intérêt, elle doit être comptabilisée comme une dette. La même règle s applique pour le rabais d intérêt que pour l exonération de taxes, il n est donc pas comptabilisé. Si la contribution est versée sous forme de services ou de corvées, c est la même règle que pour le congé de taxes donc il n'y a pas de comptabilisation. Si la contribution est versée sous forme de don ou subvention en argent, il faut regarder à quoi ce sera affecté. - Si le montant d argent est spécifiquement versé pour l achat d un terrain, ce sera un actif net investi en immobilisation; - Si c est pour l achat ou la construction d une bâtisse, ce sera un apport reporté (au même titre que la subvention SHQ); - Si c est pour compenser une charge immédiate, ça ira à l état des résultats et l effet net sur le bilan sera nul Réserves Selon la convention d exploitation, les organismes ont l obligation de constituer des réserves annuellement qui ont leur propre raison d être. Tous les organismes sont tenus de constituer une réserve de remplacement immobilière et une réserve de gestion hypothécaire. Par contre, la réserve de gestion à l exploitation ainsi que la réserve de remplacement mobilière ne sont pas obligatoires pour tous les organismes. Les montants annuels qui doivent être versés pour constituer les réserves sont spécifiés, sous réserve de modifications, dans la convention d exploitation de l organisme. Les montants finaux seront indiqués dans la section du budget d exploitation de la demande d aide financière, à la date d ajustement des intérêts. 5

7 Il est de la responsabilité de l organisme de constituer des réserves. Les montants ainsi réservés doivent être investis dans des placements garantis et présentés distinctement dans le bilan de l organisme Constitution des réserves Les écritures à faire pour la comptabilisation des virements aux réserves sont les suivantes : 1. Le placement Placements réservés Encaisse 2. L affectation de l actif net Actif net non affecté Affectation interne Réserve immobilière Affectation interne Réserve mobilière Affectation interne Réserve Gestion hypothécaire Affectation interne Réserve Gestion à l exploitation Les revenus générés par les placements affectés aux réserves doivent s ajouter au virement annuel. Les écritures sont les suivantes : 1. Augmentation du placement en fonction du montant des revenus d intérêts Encaisse et placements réservés Autres revenus Intérêts et ristournes 2. Affectation du montant des intérêts à l actif net Actif net non affecté Affectation interne Réserve immobilière Affectation interne Réserve mobilière Affectation interne Réserve Gestion hypothécaire Affectation interne Réserve Gestion à l exploitation Utilisation des réserves Les réserves ne peuvent pas être utilisées à d autres fins que celles pour lesquelles elles ont été constituées. L organisme doit donc s assurer auprès de son conseiller en gestion à la SHQ que leur utilisation est approuvée avant d en disposer. Pour pouvoir utiliser les réserves de remplacement mobilière et immobilière, le coût doit absolument être capitalisé. Si le montant n est pas assez substantiel pour être capitalisé, il doit être passé en charges à l état des résultats. 6

8 Si l utilisation de la réserve est approuvée par la SHQ, les écritures suivantes peuvent être faites : 1. Récupération du placement Encaisse Encaisse et placements réservés Pour les réserves de remplacement mobilière et immobilière : 2. Capitalisation du coût des immobilisations acquises à même ces réserves : Immobilisation Encaisse 3. Utilisation de la réserve Affectation interne Réserve mobilière ou immobilière Actif net investi en immobilisation Pour les réserves de gestion à l exploitation et de gestion hypothécaire, les écritures 2 et 3 sont les suivantes : 2. Comptabilisation de la dépense a) Pour la réserve de gestion hypothécaire : Dette à long terme Intérêts sur la dette à long terme Encaisse b) Pour la réserve de gestion à l exploitation Taxes municipales Encaisse 3. Utilisation de la réserve Affectation interne Réserve de gestion à l exploitation ou de gestion hypothécaire Actif net non affecté Surplus ou (déficit) 3.3. Contribution au FQHC La contribution au Fonds québécois d habitation communautaire (FQHC) est une contribution imposée par la SHQ dans les conventions AccèsLogis Québec (ACL) et Logement abordable Québec (LAQ). Comment comptabiliser cette contribution? De par sa nature (voir annexe 1), la contribution au FQHC sera portée contre l apport reporté pour subvention liée à l immobilisation. L apport reporté net sera ensuite amorti sur 30 ou 40 ans pour être synchronisé avec la période d amortissement restante de l immobilisation. 7

9 EXEMPLES Exemple 1 : Organisme dont la contribution est versée à la dixième année En 2003, un organisme commence un projet ACL dont le financement se répartit ainsi : Prêt Organisme $ Prêt SHQ $ La même année, on fera l écriture suivante : Immobilisations Dette à long terme Organisme Dette à long terme SHQ Pendant les dix premières années d exploitation, l organisme rembourse son hypothèque par versements mensuels. Supposons qu à la fin de la dixième année le capital remboursé s élève à $. Dans la convention avec la SHQ, il a été convenu qu au cours de la dixième année, l organisme refinancerait son hypothèque à hauteur du montant initial emprunté à l an 0, soit $. Le capital dégagé dans les dix premières années, soit $, devra alors être versé en contribution au FQHC. L écriture sera la suivante : Apport reporté Contribution au FQHC Dette à long terme Organisme L apport reporté sera présenté dans le bilan net de la contribution au FQHC et amorti linéairement sur la durée restante de l immobilisation à laquelle il se rapporte (30 ans dans cet exemple). L écriture annuelle sur 30 ans sera la suivante : Amortissement de la contribution au FQHC Apport reporté Contribution au FQHC Dans l annexe 1, on analyse la comptabilité du FQHC. De plus, l organisme aura à comptabiliser la subvention annuelle de la SHQ pour financer la dette SHQ à long terme et son remboursement. Dans le cas où un organisme aurait franchi dix ans d exploitation sans procéder à sa contribution au FQHC, l auditeur serait dans l obligation de comptabiliser un passif à court terme et de débuter l amortissement de la contribution tel que prescrit. Apport reporté Contribution au FQHC Contribution due au FQHC (Passif CT)

10 Exemple 2 : Organisme dont la contribution est versée en l an 0 Un organisme commence un projet en Le coût de l immobilisation est de $. Sa convention d exploitation stipule qu il doit contribuer au FQHC dès le début de son exploitation. Selon un calcul actuariel, on détermine le montant de la contribution à l an 0 à $. À la signature de la convention, on fera l écriture suivante : Immobilisations Apport reporté Contribution au FQHC Dette à long terme Organisme Apports reportés Subvention SHQ à la construction L apport reporté sera présenté dans le bilan net de la contribution au FQHC et amorti linéairement sur la durée de l immobilisation, soit 40 ans. L écriture annuelle sera la suivante : Apport reporté Subvention SHQ à la construction Amortissement de la subvention SHQ à la construction Amortissement de la contribution au FQHC Apport reporté Contribution au FQHC Provision pour créances douteuses et charge de mauvaises créances Il est dorénavant obligatoire pour les organismes de présenter les mauvaises créances en charges plutôt qu en diminution des produits. Tous les loyers à recevoir qui dépassent deux mois de retard doivent être provisionnés. Les écritures suivantes sont requises selon la situation : Constitution de la provision Mauvaises créances de l année Provision pour créances douteuses Radiation Provision pour créances douteuses Débiteurs Loyers Recouvrement de créances radiées Encaisse Recouvrement de créances radiées 9

11 4. Définitions de postes comptables Gestion et tenue de livres Comprend les honoraires d audit (61252) ainsi que toutes les charges associées uniquement à la tenue de livres Honoraires professionnels (autre mandat que l audit) Avocat, comptable (pour besoin autre que l audit), architecte, arpenteur, inspecteur ou évaluateur en bâtiment, etc Frais informatiques Comprend les contrats d entretien, de réparation et de service Internet, l achat ou la location de matériel informatique ou le développement de systèmes Conciergerie Correspond aux dépenses de fournitures et de matériel de conciergerie requis pour faire l entretien courant des portes, planchers, plafonds, murs, armoires, comptoirs et la peinture dans les logements ou dans les aires communes (salle communautaire, espace de rangement, buanderie, couloir, hall d entrée et ateliers) ainsi que les frais liés à la gestion des ordures ménagères Entretien et réparations Comprend les coûts liés aux menus travaux d entretien réguliers, les réparations mineures et les contrats d entretien sur les systèmes de chauffage et de ventilation, la plomberie, l électricité, le système de sécurité et les appareils domestiques au besoin. Comprend aussi les coûts d acquisition et de location d équipement liés à l entretien si ce coût est sous le seuil de signification (tondeuse à gazon, souffleuse à neige, polisseuse et lessiveuse à plancher, aspirateurs, émondoirs ou matériel roulant tel que tracteur et camion servant à l entretien). Peut également comprendre les coûts liés aux tests de qualité de l eau potable ainsi qu à l entretien des puits artésiens et des fosses septiques si nécessaire Remboursement de la dette à long terme, capital Ce regroupement de postes sert uniquement aux fins de l annexe de conciliation des revenus et des dépenses pour le calcul du loyer économique. De façon plus détaillée, il comprend les postes suivants : Remboursement de la dette à long terme, capital Organisme (65852) Remboursement de la dette à long terme, capital SHQ (65853) 10

12 66000 Services à la clientèle Les programmes ACL et LAQ ne couvrent pas les frais liés aux services offerts à la clientèle hébergée. La SHQ exige des organismes qui offrent ces services que les revenus de services couvrent les dépenses de ceux-ci. Les services doivent s autofinancer. C est pourquoi les activités résidentielles et non résidentielles doivent être présentées séparément et que les dépenses liées aux services à la clientèle doivent l être aussi Activités : toutes les activités sociales ou de soutien à la clientèle Nourriture : dépenses de nourriture liées à un service de cuisine Services offerts : cuisine, aide psychosociale, thérapie, soins infirmiers, accompagnement, etc. 11

13 Annexe 1 : Analyse de la comptabilisation de la contribution au Fonds québécois d habitation communautaire (FQHC) La contribution au Fonds québécois d habitation communautaire est imposée aux organismes par la SHQ afin que ceux-ci participent collectivement à la création d un fonds destiné à financer les travaux futurs des immeubles liés par une convention avec la SHQ dans le cadre du programme Accès-Logis. Même si plusieurs organismes auront besoin de ce fonds pour financer certains travaux majeurs sur un ou des immeubles leur appartenant, d autres ne l utiliseront jamais ou l utiliseront pour un montant inférieur à leur contribution. Qui contribue? Toutes les conventions AccèsLogis Québec (ACL) et Logement abordable Québec (LAQ) comportent une clause de contribution au FQHC. Tous les ensembles immobiliers autorisés avant le 9 février 2012 doivent verser leur contribution au FQHC lors de leur dixième année d exploitation; ils auront ensuite accès au fonds pour la durée restante de la convention d exploitation, soit 25 ans. Tous les ensembles immobiliers autorisés à partir du 9 février 2012 doivent verser leur contribution dès le début de leur exploitation; ils auront ensuite accès au fonds pour les 35 ans de leur convention d exploitation. Comment le montant de la contribution est-il calculé? Peu importe qu il s agisse d un EI autorisé avant, le ou après le 9 février 2012, le montant de la contribution est équivalent. Pour les anciens EI, le calcul prévoit que le montant de la contribution sera équivalent au capital remboursé sur l hypothèque pendant les dix premières années du projet. Pour les nouveaux EI (autorisés le ou après le 9 février 2012), le calcul prévoit que la contribution sera l équivalent de la valeur actualisée du montant de capital qui sera versé durant les dix premières années du EI, établi à un taux d actualisation déterminé dans la convention. Le mode de calcul oblige tous les EI à contribuer au FQHC pour un montant équivalent. Quel est le mode de financement? La contribution est financée par un emprunt hypothécaire qui doit être remboursé par l organisme à même ses revenus. Qui y a droit et quand peut-on y avoir droit? Tous les organismes qui ont signé une convention ACL ou LAQ avec la SHQ peuvent faire une demande de financement à même les sommes accumulées dans le FQHC, et 12

14 ce, jusqu à la fin de leur convention. L avantage pour l organisme de contribuer à ce fonds est d avoir accès à un financement à taux réduit. Comment comptabiliser cette contribution? En regardant l ingénierie financière complète du projet, on pourrait y voir le montage suivant : La SHQ offre une subvention pour le projet d un montant égal à la moitié des coûts de l immobilisation. De son côté, l organisme utilise une portion de cette subvention pour contribuer au FQHC. Ainsi, on peut considérer que la subvention sert à financer la contribution de l organisme au FQHC. Pour financer le reste du projet, l organisme emprunte sur son hypothèque. Ainsi, la subvention liée à l immobilisation sera comptabilisée comme un apport reporté, car la SHQ utilise la méthode du report pour comptabiliser ses apports et la contribution au FQHC sera portée contre cet apport reporté. L apport reporté net sera ensuite amorti sur 30 ou 40 ans pour être synchronisé avec la durée de vie restante de l immobilisation. 13