Outils Informatiques. Plan. J.Piona, S.Tessier, J.Eudes (Bureau COSI), G.Wulser, P.Kermen (Serv. Communication)

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1 Page 1 Outils Informatiques J.Piona, S.Tessier, J.Eudes (Bureau COSI), G.Wulser, P.Kermen (Serv. Communication) Séminaire des responsables administratifs 19 avril 2007 Page 2 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP ExtraNet ) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration

2 Page 3 Organisation Informatique : les acteurs opérationnels Serv. Communication DSI-GU C.Tice CRIP-Composante CRIP AMUE CelluleFonctionnelle Apogee/Nabuco Informaticien Lab. de recherche Page 4 Organisation informatique : «gouvernance» DSI-GU Comité de PIlotage des Systèmes d'informations (CPISI) : Composition VP-SI des 5 établissements SG des 5 établissements Direction de la DSI-GU Réunion : 3H/mois Rôle Vue stratégique des établissements Début de réflexion sur une démarche SI commune Impulse des «grands» projets Dans le futur : Priorisation des activités projets

3 Page 5 Organisation informatique : «opérationnel» DSI-GU Comité Opérationnel des Ressources Informatiques Inter-universitaires (Cor2I) : Composition Direction de la DSI-GU Responsable des pôles de la DSI-GU Direction des CRI/DSI établissement Réunion : 2H/quinzaine Rôle Remontée des besoins Préparation des demandes d'arbitrage du CPISI Traite et monte les projets transversaux opérationnels Page 6 Organisation informatique : «gouvernance» CRIP Comité des systèmes d'informations (CoSI) Composition VP-SI, VPR, VPF, SG 3 Directeurs UFR Chargés de mission : APOGEE, Indicateurs Représentant SARI (Informaticiens Laboratoires) CRIP (INFRA + C.Tice) Réunion : 3 à 4 réunions de 3H par an Rôle Choix stratégiques SI de l'ujf Priorisation «grand projet S.I.» de l'ujf Remontées projets «terrains» par le CRIP.

4 Page 7 Organisation informatique : «opérationnel» CRIP Bureau du COSI Composition Vice-président SI (?? : vacance depuis Déc ) Secrétariat Général ( J.Piona ) CRIP (S.Tessier - J.Eudes) Réunion : 2H/quinzaine Rôle Suivi rapproché des projets lancés en COSI Traitement des demandes du «quotidien» Prépare les remontées terrains pour le COSI Page 8 Organisation informatique CRIP-Composante Commission Informatique ou COSI de composante : Composition Direction UFR (Directeur + Resp. Admin.) Chargés de missions UFR + Usagers CRIP-Composante + Direction CRIP Réunion : 2 à 3 réunions de 3H par an Rôle Intégrer les besoins composantes dans la démarche SI de l'ujf. Définition et répartition des actions entre les différents acteurs (DSI-GU, CRIP, CRIP-Composante) Echanges sur les différents projets et pratiques de l'établissement

5 Page 9 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP - Extranet) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration Page 10 Création Doc La vie du document : le cycle de vie Phase Mémoire Enrichissement Doc Archivage Doc Destruction Doc Phase Diffusion Enregistrement Doc Définition Niveau diffusion Validation Doc Diffusion Doc mode «envoi» Diffusion Doc mode «récupération» Classement Doc Indexation Doc Phase Elaboration

6 Page 11 La vie du document : les acteurs Individus Personnel UJF Personnel Partenaire (Inserm, CNRS,...) Etudiants UJF Groupe d'individus de l'établissement Une partie d'un service, un service, un pôle, une composante Un groupement d'individu inter-services, intercomposantes Tout le personnel, tous les étudiants de l'ujf Page 12 La vie du document : les acteurs Groupe d'individus identifiés hors établissement Inter-établissement académie de Grenoble Inter-établissement au niveau régional Regroupement incluant des populations hors des établissements (Partenaires économiques, institutionnels,...) Le monde L'espace public : Internet.

7 Page 13 La vie du document : couplage phase/acteurs Phase élaboration du document Action de fabrication Par un individu Par un groupe d'individu de l'établissement Par un groupe d'individu identifié hors établissement Phase mémoire du document Action de mémorisation Par un individu Par un groupe d'individu de l'établissement Par un groupe d'individu identifié hors établissement Page 14 La vie du document : couplage phase/acteurs Phase de diffusion du document Action de réception Par un individu Par un groupe d'individu de l'établissement Par un groupe d'individu identifiés hors de l 'établissement Tout individu du monde (Internet)

8 Page 15 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP - Extranet) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration Page 16 L'outil : Environnement de travail UJF-NT (ZAK). Mise en production : 1998 Ce que ça fait : Couplage bureautique poste client serveur de fichiers Lecteur P: Espace de documents individuel Lecteur G: Espace de documents de groupe Connexion de tous les individus déclarés sur n'importe quel poste de travail (mobilité simple) Sauvegarde espace document toutes les nuits dans un local technique différent de celui du serveur Partage imprimante Gestion homogène des versions de logiciel : Office 97, Applications métiers : APOGEE, NABUCO, HARPEGE Communication : navigateur Web, lecteur courriel

9 Page 17 L'outil : Environnement de travail UJF-NT (ZAK). Ce que ça ne fait pas : Pas de couplage avec AGALAN => une identification spécifique Pas d'évolution vers de nouvelle version Office (NT4 non supporté) Pas d'espace d'archivage définitif Difficulté pour augmenter les capacités «disques» Pas de gestion de la consommation de l'espace disque N'accepte pas des clients non Windows NT4 (Windows 2000, XP et Vista). Pas de support USB (clé USB,...) Page 18 L'outil : Environnement de travail UJF-NT (ZAK). Infrastructure : 1 serveur impression 1 serveur + 1 baie de disque Installation dans une seule salle machine Les intervenants : Equipe Système du CRIP (Resp. G.Bruno) Pour la partie serveur Equipe 1er Niveau (Resp. J.Tomassone) et/ou CRIP-Composante Pour la partie poste de travail

10 Page 19 L'outil : Environnement de travail UJF-NT (ZAK). Les difficultés identifiées : Pas d'usage d'agalan => Gestion «manuelle» de tous les droits Solution centralisée sur un seul équipement => maillon faible Espace groupe non «organisé» Arrêt du support de Windows NT4 depuis Juillet Explosion dans les 4 dernières années du volume de documents présents sur cette ressource => saturation de l'espace document. Page 20 La vie du document : le cycle de vie - UJF-NT Phase Mémoire Création Doc Enrichissement Doc ujf-nt ujf-nt Archivage Doc Destruction Doc ujf-nt ujf-nt Phase Diffusion Enregistrement Doc ujf-nt Définition Niveau diffusion Validation Doc Diffusion Doc mode «envoi» Diffusion Doc mode «récupération» Classement Doc Indexation Doc Phase Elaboration

11 Page 21 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF (KSUP - Extranet) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration Page 22 L'outil : Environnement de travail UJF-XP Mise en production : Octobre 2006 Ce que ça fait : Couplage bureautique poste de travail serveur de fichiers Lecteur «espace individuel» : espace de documents individuel (500 Mo maximum). Lecteur «espace services» : espace de documents pour des groupes d'individus Cet espace est organisé par chaque chef de service lors de la mise en production A chaque espace est associé un groupe d'individu AGALAN Chaque groupe reflète une activité fonctionnelle relevant d'un groupe de personnes identifiées par le chef de service

12 Page 23 L'outil : Environnement de travail UJF-XP Ce que ça fait (suite) : Partage Imprimante Connexion de tous les individus déclarés sur n'importe quel poste de travail - «Roaming évolué» (transport des informations de configuration des applications dans le profil de l'individu) : les postes de travail sont tous équivalents. Support des clients Windows XP et un support réduit pour les postes nomades Windows XP (Wifi). Sauvegarde quotidienne des données dans un autre bâtiment Gestion homogène des versions des logiciels applicatifs : Office XP (Office 2002) Navigateur Web + lecteur courriel Applications métiers : APOGEE, NABUCO, HARPEGE Page 24 L'outil : Environnement de travail UJF-XP Ce que ça ne fait pas : Pas d'espace d'archivage définitif Pas d'espace groupe hors de l'établissement Pas de support des postes clients non «Windows XP» Ne fait que de la gestion d'espace de document

13 Page 25 Infrastructure : L'outil : Environnement de travail UJF-XP 1 serveur d'impression 3 serveurs d'espace individuels 2 serveurs d'espace «groupes» 2 serveurs de profils et 2 serveurs identifications Installation dans plusieurs salles machines pour supprimer le point de coupure totale Les intervenants : Equipe AGALAN du CRIP Organisation / Droits Equipe SYSTEME du CRIP Exploitation des serveurs Mise en place espace «groupe» Equipe 1er Niveau et/ou CRIP-Composante Exploitation des postes de travail Page 26 L'outil : Environnement de travail UJF-XP Les difficultés identifiées : Nécessité d'une implication forte du responsable de service pour mettre en place les espaces «groupes» Dépendance forte par rapport à la situation Harpège d'un agent pour exister dans AGALAN Il n'est pas à ce jour possible de se baser sur les informations AGALAN héritées d'harpège pour les constitutions des groupes ouvrant l'accès à un espace «groupe». (Contournement actuellement en gestion manuelle). En cas de panne d'une ressource serveur, une partie des usagers est dans un noir partiel (une partie des données nécessaires à l'usager est inaccessible).

14 Page 27 La vie du document : le cycle de vie - UJF-XP Phase Mémoire Création Doc Enrichissement Doc Archivage Doc Destruction Doc Phase Diffusion Enregistrement Doc Définition Niveau diffusion Validation Doc Diffusion Doc mode «envoi» Diffusion Doc mode «récupération» Ujf-xp : grp individus UJF Classement Doc Indexation Doc Phase Elaboration Page 28 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet ( KSUP Extranet ) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration

15 Page 29 Mise en production : 1995 L'outil : Intranet UJF Ce que ça fait : site WEB privé à l'établissement Publication de documents à destination des personnels UJF par les services de l'ujf Pas de contraintes de format et de structuration Nécessité de compétence WEB pour le «squelette» du site Connexion : informations restreintes aux postes de travail «UJF» sans identification individuelle Ce que ça ne fait pas : Ce n'est pas un gestionnaire de contenu «CMS» (Content Management System) Pas de présentation d'information en fonction du rôle de la personne connectée Page 30 Infrastructure : L'outil : Intranet UJF 1 serveur mutualisé avec les sites Web de composantes hébergés au CRIP 1 serveur de validation Les intervenants : Equipe Dev du CRIP (Resp. J.Campione) Appui à la structuration du site intranet du service Formation et accompagnement du personnel du service pour une autonomie des mises à jour Equipe Système du CRIP (Resp. G.Bruno) Exploitation partie serveur Equipe 1er Niveau et/ou CRIP-Composante Mise en place logiciel édition site Web sur poste de travail Les services de l'ujf Producteur des contenus

16 Page 31 Les difficultés identifiées : L'outil : Intranet UJF Difficulté d'accès lorsque l'on est hors de l'ujf Coté accompagnement : repose principalement sur une personne ressource (J.Campione Départ Juin 07 non remplacée) Cible uniquement la totalité des personnels UJF sans granularité fine pour le moment. Nécessité d'une implication forte du responsable du service lors de l'organisation de son site Intranet Présentation uniquement par service => difficulté de présentation des actions transversales Nécessité d'une redondance technique (doublage serveur) L'identification AGALAN en entrée de site va générer une mire de connexion de plus!!! Page 32 La vie du document : le cycle de vie - Intranet Phase Mémoire Création Doc Enrichissement Doc Archivage Doc Destruction Doc Phase Diffusion Enregistrement Doc Définition Niveau diffusion Validation Doc Classement Doc Indexation Doc Diffusion Doc mode «envoi push» Diffusion Doc mode mode «récupération» «pull» Ujf-xp : grp individu UJF Intranet : personnel UJF Phase Elaboration

17 Page 33 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP - Extranet) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration Page 34 Mise en production : 1996 Ce que ça fait : L'outil : Gestion de liste SYMPA Constitution de groupe de diffusion courriel Le groupe peut être géré manuellement ou hérité d'agalan Interface de gestion sur le Web Espace de stockage de documents possible Archivage des échanges courriels possible Ce que ça ne fait pas : Ce n'est pas un site Web N'affiche pas le contenu des documents (consultation après téléchargement)

18 Page 35 Infrastructure : 1 Serveur Hébergement au CRIP Les intervenants : L'outil : Gestion de liste SYMPA Equipe Système du CRIP (Resp. G.Bruno) Exploitation Serveur Activation / Destruction des listes de diffusion Les usagers pour la demande de création de liste, et la gestion de la liste (membres, paramétrage,...). Page 36 Les difficultés identifiées : L'outil : Gestion de liste SYMPA Service peu connu du public UJF, bien que très utilisé dans le monde recherche. Une fois, la création d'une liste effectuée par un usager, il faut une intervention de l'équipe technique du CRIP pour l'activer.

19 Page 37 La vie du document : le cycle de vie Liste Sympa Création Doc Enrichissement Doc Phase Mémoire Sympa : grp individussympa : grp individus Archivage Doc Destruction Doc Phase Diffusion Enregistrement Doc Définition Niveau diffusion Validation Doc Classement Doc Diffusion Doc mode «envoi push» Sympa : grp individus Indexation Doc Phase Elaboration Diffusion Doc mode mode «récupération» «pull» Ujf-xp : grp individus UJF Intranet : personnel UJF Sympa : grp individus Page 38 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP - Extranet ) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration

20 Page 39 L'outil : Site Internet KSUP (Extranet) Mise en production : 06 Février 2006 Ce que ça fait : Gestion du site Web sur un système de base de données : CMS Mise en ligne d'information directement par les personnels en fonction de leur niveau d'habilitation Mise en forme de l'information de manière structurée et systématique Interconnexion avec certains outils de gestion : AGALAN, APOGEE, HARPEGE Il n'y a pas de possibilité de restreindre la visibilité d'une page Page 40 L'outil : Site Internet KSUP (Extranet) Ce que ça ne fait pas : Pas de fantaisie graphique le look est défini pour l'ensemble du site Pas fait pour gérer l'intranet

21 Page 41 Infrastructure : L'outil : Site Internet KSUP (Extranet) 2 serveurs mutualisés au niveau DSI-GU avec les autres établissements UPMF, U.Stendhal, INPG Les intervenants : Service Communication UJF (G.Wulser) Webmaster éditorial (ligne éditoriale) Webmaster technique (gestion des droits/rôles des individus) Personnels habilités de l'ujf Editeurs et Rédacteurs de contenus Ingénierie Applicative Externalisée : TELISE (entreprise qui a disparu) puis EOLAS Exploitation serveur KSUP DSI-GU : Pôle Infrastructure & Exploitation + P.Beutin (P.Application) Page 42 L'outil : Site Internet KSUP (Extranet) Les difficultés identifiées : Pas de pilotage clair (UJF?, GU?) Le produit a été vendu comme étant un produit utilisable sans compétence informatique. Ce n'est pas le cas, c'est en fait un «générateur de site Web Extranet». Le produit est complexe à faire fonctionner. Le mécanisme d'échange entre les KSUP établissements pour fabriquer de l'information consolidée dynamique au niveau GU ne fonctionne pas. C'est un outil fermé => Nous sommes TRIBUTAIRES de l'entreprise KOSMOS Conflit financier avec KOSMOS => pas de maintenance depuis plusieurs mois Coût financier pour chaque «modification» informatique (Base de données, feuille de style,...) Des fonctions vitales ne reposent que sur deux personnes (1 DSI-GU, et 1 UJF) Collecte des adresses «courrier électronique» par les SPAMMEURS Adresse des pages Web difficiles à manipuler ( /page libre/478982)

22 Page 43 La vie du document : le cycle de vie KSUP Création Doc Enrichissement Doc KSUP : rédacteurs KSUP : rédacteurs Phase Mémoire Sympa : grp individus Sympa : grp individus Archivage Doc Destruction Doc Phase Diffusion Enregistrement Doc KSUP : rédacteurs Définition Niveau diffusion Validation Doc Classement Doc Diffusion Doc mode «envoi push» Sympa : grp individus Indexation Doc Phase Elaboration Diffusion Doc mode mode «récupération» «pull» Ujf-xp : grp individus UJF Intranet : personnel UJF Sympa : grp individus KSUP : le monde Page 44 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP - Extranet ) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration

23 Page 45 L'outil : Bureau Virtuel (BVRA) Panel de services «offerts» par la région Rhône-Alpes Mise en production : Adhésion UJF en Septembre 2005 Ce que ça fait : Bureau Virtuel Rhône-Alpes Permet la gestion d'un espace personnel (courriel, espace de stockage, agenda, contacts, gestionnaire de tâches) à travers un site Web Mise en place d'espaces de travail collaboratifs (dossiers partagés, tableaux, agendas de groupe, forum) Couplage AGALAN pour se connecter sur le BVRA Partage d'espace collaboratif entre des acteurs présents sur le BVRA (Autres Univ. de Grenoble : UPMF, U.Stendhal, INPG) Page 46 Ce que ça ne fait pas : L'outil : Bureau Virtuel (BVRA) N'affiche pas le contenu d'un document ( consultation après chaque téléchargement du document ) La fonction recherche n'est pas au point La notion de groupe de diffusion Courriel limité aux adresses internes du BVRA

24 Page 47 Infrastructure : L'outil : Bureau Virtuel (BVRA) 1 grappe de serveurs à Lyon : 15 serveurs 1 grappe de serveur à Grenoble : 12 serveurs Hébergement physique grenoblois effectué à la DSI-GU Les intervenants : CAP GEMINI puis TEAMLog depuis Janvier 2007 Exploitation et réalisation évolutions du produit Prestataire région : ALMA Pour les évolutions du produit Equipe AGALAN du CRIP : couplage nocturne à surveiller Equipe USAGE du CRIP : (N.Ferran) Page 48 Les difficultés identifiées : L'outil : Bureau Virtuel (BVRA) Produit réalisé sur commande de la région Rhône-Alpes «La région paie, les universités utilisent» => Situation favorable au prestataire Autre adresse de Messagerie imposée par l'outil Changement de prestataire en Janv Gros problèmes d'exploitation : => perte de confiance dans la fiabilité du produit Usages restreints aux adhérents du BVRA Des évolutions sont en cours alors que le système est en production (pb des Vérifications de Service Régulier). Confidentialité des documents placés sur une infrastructure non opérée par l'établissement => vigilance

25 Page 49 Création Doc La vie du document : le cycle de vie BVRA Enrichissement Doc BVRA : grp individus RA Sympa : grp individus Archivage Doc Phase Mémoire Sympa : grp individus Destruction Doc Phase Diffusion Enregistrement Doc Définition Niveau diffusion Validation Doc Classement Doc Diffusion Doc mode «envoi push» Sympa : grp individus Indexation Doc Phase Elaboration Diffusion Doc mode mode «récupération» «pull» Ujf-xp : grp individus UJF Intranet : personnel UJF Sympa : grp individus KSUP : le monde BVRA : grp individus RA Page 50 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP - Extranet ) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration

26 Page 51 L'outil : ENT Un portail de services pour les universités du site Mise en production : Mai 2007 Ce que ça fait : C'est l' intégration de service existant dans un portail Permet, en s'identifiant une seule fois, d'accéder à l'ensemble des services intégrés Chaque personne a un profil qui permet de lui proposer les services et les informations qui le concernent Ce que l'on en voit est un portail Web avec identification Ce que ça ne fait pas : Ce n'est pas un nouveau service Il ne permet pas de partager des services ou des informations avec des personnes qui sont hors de l'ujf. Page 52 Infrastructure : L'outil : ENT Un portail de services pour les universités du site Grappe de serveurs mutualisés entre les universités de Grenoble Une partie Gestionnaire d'identité (couplage AGALAN / Profil) Une partie Socle (intégration des services) Hébergement à la DSI-GU Intervenants : A noter : Le mode exploitation n'est pas encore finalisé DSI-GU, Cellule Tice (ou équipe usage) de chaque établissement et l'équipe de développement de chaque CRI Couplage avec l'annuaire Agalan Intégration de quelques services

27 Page 53 L'outil : ENT Un portail de services pour les universités du site Les difficultés identifiées : Perception incertaine de cet outil Définition des rôles d'un individu reste à définir précisément (cette information n'est pas formalisée dans l'établissement) Le système d'identification unique doit toujours être disponible Le mode exploitation n'est pas finalisé Equipe réalisant le projet très fragile (peu de personne, et à statut précaire) Monter dans le CRIP un projet pour intégrer les services non mutualisés au niveau DSI-GU (Intranet UJF,...) Ceci évitera les ré-identifications multiples lorsque l'on passe de service en service Page 54 L'outil : ENT Un portail de services pour les universités du site L'ENT n'intervient pas dans le cycle de vie du document. L'url du portail :

28 Page 55 Plan Organisation informatique (opérationnelle et gouvernance) La vie du document (cycle de vie, acteurs) Les outils Poste de travail UJF-NT (ZAK). Poste de travail UJF-XP Intranet UJF Gestion de liste SYMPA Site Internet UJF ( KSUP Extranet ) Bureau Virtuel (BVRA) ENT Démonstration Page 56 Démonstration Version Mai 2007 Site Institutionnel UJF BVRA Intranet UJF Back Office de KSup Liste SYMPA Plate forme de téléenseignement Service de reprographie P O R T A I L D E S U N I V E R S I T E S D E G R E N O B L E ( A U T H E N T I F I C A T I O N U N I Q U E ) Poste UJF-NT UJF-XP

29 Page 57 Merci de votre attention