APPEL D OFFRES CJ12/2013

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1 APPEL D OFFRES CJ12/2013 CONTRAT D ENTRETIEN ET DE NETTOYAGE DES BÂTIMENTS DE LA COUR DE JUSTICE DE L'UNION EUROPÉENNE INTRODUCTION À LA VISITE DES LIEUX C. Delayer 7 & 10 janvier 2014

2 INTRODUCTION A LA VISITE DES LIEUX Bienvenue Cour de justice de l Union européenne L équipe Facility Management Les bâtiments de la CJUE Présentation du contrat Gestion environnementale

3 COUR DE JUSTICE DE L UNION EUROPÉENNE Création en 1952 Mission: Assurer "le respect du droit dans l'interprétation et l'application" des traités

4 3 Juridictions Cour de justice 28 juges 9 avocats généraux 1 greffier Tribunal 28 juges 1 greffier Tribunal fonction publique 7 juges 1 greffier arrêts depuis 1952 Budget 2012: 354,88 Mio EUR employés (60% de femmes, moyenne d âge de 40 ans) 48% des employés sont traducteurs Bibliothèque de volumes CJUE EN QUELQUES CHIFFRES

5 FACILITY MANAGEMENT Le FM est une section de la direction des bâtiments qui est comprise dans la direction générale des infrastructures. Le FM est au service des services. 6 personnes qui gèrent m² de bâtiments grâce à 150 prestataires externes au service de clients.

6 Le budget FM est de 10,7 Mio EUR dont 3 Mio EUR pour l énergie. 11 contrats en cours. QUELQUES CHIFFRES POUR LE FM EN 2012 Suivi de 250 audiences et évènements protocolaires. 275 factures traitées, 80 engagements de travaux, 750 régies et petits travaux opérations de maintenance, équipements répertoriés GMAO, Suivi de plus de 550 audits.

7 BÂTIMENTS DE LA CJUE Anneau Bâtiment T Palais Galerie Thomas More Tours A et B Erasmus Annexe C

8 Anneau Tours A et B Galerie Erasmus Thomas More LES BÂTIMENTS DE LA CJUE Palais Annexe C

9 Bâtiments Localisation Fonctions Surface appr. m² Nbre appr. de bureaux Anneau Site principal Administratif Annexe C Site principal Administratif, salle d audiences, centre de santé LES BÂTIMENTS DE LA CJUE Bâtiment T Avenue K. Adenauer Administratif, restauration, salle de formation Erasmus (A) Site principal Administratif, salle d audiences, restauration, parking Galerie Site principal Restauration, bibliothèque, formation, parking Palais Site principal Audiences, administratif, parking membres Thomas More (B) Site principal Administratif, salle d audiences, restauration, parking Tour A et socle Site principal Audiences, administratif Tour B et socle Site principal Administratif

10 VUES EXTERIEURES DE LA CJUE

11 Décision de construction: 2003 Inauguration: 2008 Surface: m² BÂTIMENT ANNEAU Description: 2 niveaux Bureaux des membres de la Cour Grande salle des délibérés Petites salles des délibérés

12 Décision de construction: 1994 Inauguration: 1994 Rénovation: 2013 Surface: m² Description: 8 niveaux (3 niveaux de parking, rdc et 4 étages) 1 salle d Audience 1 grande salle des délibérés Bureaux du tribunal Services généraux : service médical, centre sportif, archives, locaux techniques BÂTIMENT ANNEXE C

13 Décision de construction: 1998 Inauguration: 1999 Extension: 2004 Surface: m² Description: 6 niveaux (2 niveau de parking, rdc et 3 étages) Services de la traduction Services généraux: restauration Parking extérieur: 550 places BÂTIMENT T

14 Décision de construction: 1986 Inauguration: 1988 Rénovation: 2013 Surface: m² Description: 5 niveaux (2 niveaux de parking, rdc et 2 étages) Entrée principale du public 250 places de parking 2 salles d Audience Service d imprimerie Bureaux du TFP, Sécurité, Protocole Service généraux (nettoyage, restauration) BÂTIMENT ERASMUS

15 Décision de construction: 2003 Inauguration: 2008 Surface: m² Description: 8 niveaux (4 niveaux de parkings, 1 sous-sol, rdc et 2 étages) Salles de classe, bibliothèque, restaurant, cuisine Cafétéria Rue de liaison entre bâtiment Rue technique BÂTIMENT GALERIE

16 Décision de construction: 2003 Inauguration: 2008 Surface: 15048m² Description: 6 niveaux Core business de l institution 5 salles d audience Grande salle des délibérés Salle de conférences E n t r é e p r o to c o l a i r e BÂTIMENT PALAIS

17 BÂTIMENT PALAIS

18 Décision de construction: 1992 Inauguration: 1993 Rénovation: 2013 Surface: m² Description: 7 niveaux (3 niveaux de parking, rdc et 3 étages) Cafétéria et restaurant Entrée arrière du bâtiment 374 places de parking 2 salles d Audience 1 salle de conférence Bureaux du tribunal Service généraux : société de maintenance, helpdesk informatique BÂTIMENT THOMAS MORE

19 Décision de construction: 2003 Inauguration: 2008 Surface: 2 x m² Description: 25 niveaux 1 salle d audience Tour A Service administratifs de la Cour TOURS A ET B

20 Présentation du contrat Le contrat a pour objectif d assurer un nettoyage de qualité et une gestion proactive au quotidien Les objectifs fixés Concerne Qualité de Service Qualité du nettoyage Temps d intervention Etablissement et suivi des procédures Plannings Objectifs techniques Procédés de nettoyage Outils mis en place Objectifs administratifs Délais de remise des rapports Délais d intervention, des offres Procédures Tenue à jour de la documentation

21 L ENTREPRISE METTRA EN PLACE UNE ORGANISATION DE TRAVAIL QUI S APPLIQUERA AU CHANTIER ET QUI REPRENDRA : LES SPÉCIFICITÉS FONCTIONNELLES 1. Le schéma opérationnel Les ressources humaines Encadrement -temps à inclure dans le tarif horaire Agents de propreté obligation de faire prester les moyens minimum proposés Les ressources techniques Matériel Produits Méthodes Rappel : La Cour est particulièrement sensible à la limitation des substances chimiques

22 2. La gestion opérationnelle Gestion du chantier Etat des lieux Plannings des prestations Moyens de communication Réunions Gestion de la qualité Contrôle administratif (SLA-KPI) Contrôle par l entreprise Contrôle indépendant LES SPÉCIFICITÉS FONCTIONNELLES

23 Les différents postes repris dans le contrat Spécificités des différents postes Poste 1 : Nettoyage des locaux et permanences Type de Travaux Taches quotidiennes(journalierhebdomadaires-mensuelles) Permanences Poste 2 : Nettoyage «Basses fréquences» Nettoyage spécifique et programmé sur l année Poste 3 : Nettoyage des parties vitrées Vitres cloisons,... Poste 4 : Fournitures de consommables Sanitaires (papiers toilettes-savonsserviettes ) Tapis anti poussières Poste 5 : Lutte contre les nuisibles Rongeurs insectes Poste 6 : Gestion environnementale Gestion complète des déchets EMAS Poste 7 : Services communs Heures en régie Déneigements

24 Le système de management est basé sur un principe de SLA Les moyens de mesure des prestations sont définis dans un «manuel de qualité» Le manuel qualité permet d assurer une gestion proactive du nettoyage et d atteindre les objectifs fixés en termes de résultats qualitatifs. L engagement sur la qualité et le résultat des prestations est traduit et garantit par un système de management SLA défini, mis en œuvre, entretenu et amélioré en permanence sur base d un accord sur le niveau de service prédéfini entre les parties. Définition SL = Niveau de Service (service level) SLA = Accord sur le Niveau de service (service level agreement) KPI = Indicateur de performance (Key performance indicator) Amendes/pénalités en cas de résultats non atteint

25 Pour la gestion opérationnelle SLA Matériel Kpi Amendes en cas de nonrespect UN EXEMPLE DE SLA Planning des prestations basses fréquences Planning de travail explicite, validé par le client Remise 10 jours ouvrés après date du début d exécution du marché et lors de toute modification Amende de 300 /jour de retard. Réunion de coordination Rapport de réunion type rédigé par l entreprise 11 Réunions mensuelles + 1 réunion annuelle systématiquement organisées par l entreprise Amende de 150 /jour de retard si nonprogrammation ou non remise du rapport endéans les 5 jours suivant la réunion

26 Services de lutte contre les nuisibles (rats, souris, cafards, blattes...) SLA Matériel Kpi Amendes en cas de nonrespect UN EXEMPLE DE SLA Plan repérage planning Plan d appâtage et de piégeage et planning des interventions Remise des documents <10 jours ouvrés après début d exécution du marché et en début de chaque année civile Amende de 300 /jour de retard Formation données aux techniciens de la Cour Formation in situ Mise à jour et détail des points critiques et mesures correctives 2x/an Amende de 500 /semaine de retard

27 Le contrôle des SLA est réalisé par une société extérieure 120 audits qualités par an et 2 audits techniques

28 LA GESTION ENVIRONNEMENTALE Objectif triple de la gestion environnementale: Baisse du coût de traitement (-30% depuis 2011 pour les déchets), Amélioration constante, Baisse quantité produite , , , , , ,00 0,00 Coût traitement déchets en

29 CJUE met actuellement en place un système de gestion environnementale selon le règlement européen n 1221/2009 EMAS. Le système EMAS permet à des organisations d'adopter une démarche volontaire visant à l'amélioration de leurs résultats en matière d'environnement. SYSTÈME EMAS S A E M En 2004, la Cour de justice de l'union européenne a été la première institution communautaire à obtenir le label de qualité de la «Superdreckskëscht fir Betriber».

30 Actions déjà en cours et à poursuivre Tri organique: Depuis 2012, la Cour récolte en moyenne 1,5 tonne de biodéchets par semaine Reprise des cartouches d encre Tri sélectif au niveau des bureaux Tri sélectif dans les communs y compris gobelets Poubelles à piles dans les communs Tri des supports de données et matériel électroniques TRIS SELECTIFS

31 MERCI DE VOTRE ATTENTION Equité de traitement Quelques règles pour la visite : Comportement Poser une question Photos Avez-vous des questions?