Plan Performance des Achats Hospitaliers Préconisations

Transcription

1 Plan Performance des Achats Hospitaliers Préconisations

2 Les leviers pour la performance des achats hospitaliers Organisation Interne 1. Désigner un responsable achats par établissement 2. Elaborer une stratégie globale des achats 3. Appuyer les directeurs d établissements 4. Former et informer les décideurs/ prescripteurs 5. Impliquer les acteurs des achats Marchés Mutualisés 6. Proposer des marchés mutualisés nationaux 7. Proposer des marchés mutualisés régionaux 8. Animer une politique régionale des achats. Achats médicaux 9. S appuyer sur une gestion dynamique du livret thérapeutique 10. Optimiser la gestion des stocks 11. Engager les travaux de classification et de codification des dispositifs médicaux Outils et méthodes 12. Définir et suivre les objectifs quantifiables et mesurables 13. Proposer des indicateurs de suivi et d évaluation 14. Inciter à la dématérialisation du processus achats. 15. Faire évoluer la M Raisonner en coût complet 17. Développer une stratégie pluriannuelle des achats d équipements.

3 Préconisations «Organisation Interne» 3

4 Préconisation 1: Désigner un responsable achats par établissement Directeur d établissement N-1 ou N-2 Equipements médicaux et achats associés Produits pharmaceutiques et soins aux patients Affaires Techniques Services généraux Responsable des achats Le responsable achats coordonne en transversalité les achats pour tous les segments. 4

5 Désigner un responsable achats par établissement Nécessité de mettre en place un responsable achats (animation, coordination en transversalité) coordonnant les achats pour tous les segments. Missions du responsable achats -Animer la définition des besoins -Fédérer et animer une équipe d acheteurs -Coordonner une politique du bon usage et évaluer les gains. -Développer les meilleurs leviers achats -S impliquer dans la négociation et le suivi des contrats -Représenter l établissement auprès de la communauté des achats (fournisseurs, groupements, ARS ) - Travailler sur la formation des acheteurs aux: - Techniques de négociations - Veille fournisseurs - Bonne exécution des marchés et opportunités des procédures. - Implication des prescripteurs - Suivi et évaluation - La politique achats implique les experts et les prescripteurs. 5

6 Encourager la collaboration entre les acteurs tout le long du processus d achat Etude du besoin Prescripteur* Analyse du marché fournisseurs Définition de la stratégie d achat Procédures et mise en concurrence ACHETEUR Juriste Sélection et choix Prescripteur* Utilisateur Exécution, suivi, évaluation et nouvelle expression Approvisionneur RESPONSABLE ACHATS Le responsable achats anime la recherche d opportunités de gains en coût complet. *Prescripteurs d achats au sens large 6

7 Répartition des rôles cible Réalisateur Approbateur Consulté - Informé Responsable achats Etude du besoin Analyse du marché fournisseurs Définition de la stratégie d achat Procédures et Mise en Concurrence Exécution, suivi, évaluation et nouvelle expression I I A I I Acheteur R R R/C R/C R/C Juriste I I I A/C - Expert A C A A/I - Pharmacien A A/C A A R Prescripteur C I/C I I C Approvisionneur C I I I R Directeur d établissement I I A/C I I Une personne peut réaliser plusieurs fonctions. 7

8 Développer la politique Achat au sein de chaque établissement Prise en compte accrue de la fonction achat par la Direction, par l'intégration de la politique achat au sein de la politique globale de l'établissement Définition d'objectifs précis pour la fonction Achat Valorisation de la fonction Achat Augmenter la reconnaissance de la fonction Achat Fonction achat à périmètre étendu rapportant directement à la Direction Formalisation des rôles, animation et coordination des acheteurs/prescripteurs. Développer les compétences clés de la fonction Achat Utilisation exhaustive de l ensemble des leviers d achats pertinents Renforcement des compétences de négociations dans le cadre du Code des Marchés Publics Mettre en place des outils nécessaires à la mise en œuvre de la politique Achat Définition d'objectifs individualisés et automatisation d indicateurs de performance opérationnels Adaptation des différents systèmes d informations existants aux besoins de la fonction Achat 8

9 Préconisation 2: Elaborer une stratégie globale des Achats Inscription de la stratégie d achats dans le projet d établissement et présentation de la politique d achats annuelle au directoire. - Définir des objectifs annuels Responsable par segments avec Achats indicateurs de suivi. Stratégie achats Projet d établissement Politique achats annuelle Pôles Achats Médicaux 9 Directoire Conseil de Surveillance CME -Suivi annuel de l exécution de la stratégie achat au sein du directoire. - Traiter l axe de conduite du changement - Inscrire des objectifs d achats dans les contrats de pôle

10 Préconisation 3: Appuyer les directeurs d établissement L implication des directeurs est essentiel pour atteindre des gains économiques et améliorer la qualité du service rendu. Nécessité de communiquer sur les gains atteignables (en ) grâce à une politique d achats interne volontariste. - Informer les directeurs d établissements sur le potentiel du levier achat. - Négocier des objectifs en matière de performance achats et les évaluer via le CPOM. 10

11 Préconisation 4: Former et informer les acteurs des achats Formation Initiale Formation Continue Informations Formations initiales : l EHESP, universités médicales (directeur, acheteur, pharmacien ) Formation ANAP, EHESP,ANFH, école de commerce (directeur, acheteur, chef de pôle, directeur des services économiques, pharmacien ) Supports de communication envers les directeurs Thématiques de Formations : Techniques de négociations Veille fournisseurs Bonne exécution des marchés et opportunités des procédures. Implication des prescripteurs Suivi et évaluation Achats durables Analyse fonctionnelle du besoin Management de projet et des risques -Intégrer une thématique achat dans les différentes formations. (initiale, continu ) -Développer des actions de formations : E-learning, formations/actions 11

12 Préconisation 5: Impliquer les prescripteurs au sein des ES Le bon usage des produits achetés doit être inclus dans la politique d achats de l établissement. Le retour d expérience permet d identifier les besoins futurs. L évaluation des achats doit être pluridisciplinaire et conduite en coût complet. -Accompagner le bon usage: information, formation -Elaborer des indicateurs de suivi et d évaluation. Expression du Besoin Achats Usage -Suivre l implication des prescripteurs dans les contrats de pôle. Veille 12

13 Préconisations «Marchés Mutualisés» 13

14 Marchés des Achats hospitaliers Une étude portant sur les segments d achats à partir d un panel d établissements montre que les achats peuvent être répartis en 3 catégories. Potentiel de parts de marché / catégories pour un ES Hors achats des médicaments Achat National (Par centrales d achats) 16% L étude a été conduit à partir des données: CH Gonesse, Hospices Civils de Lyon, Uni.HA, Resah IDF, ARS Alsace, CH Valencienne, CHU Strasbourg, (Service des Achats de l Etat) Achat Régional* (groupements d achats, référents) Achat Local 25% Expertise régionale 20 % 39% * Dont Uni.HA 14

15 Préconisation 6: Proposer des marchés nationaux Actuellement seul l UGAP propose des marchés nationaux aux EPS. Pourtant il existe un vrai potentiel de gains sur des segments à fort enjeux. Etude potentiel de parts de marché national par segments* Médicaux 50-60% Médicaments - Monopole - Concurrence Dispositifs médicaux - Equipements Biomédicaux 50% Immobilier -Investissement - Maintenance Proposer aux groupements de porter des marchés nationaux (en mode centrale d achats). Non Médicaux 40-50% Informatique 20% Energie 20% Hôtellerie Restauration - Services généraux 25% *L étude a été conduit à partir des données: CH Gonesse, Hospices Civils de Lyon, Uni.HA, Resah IDF, ARS Alsace, Service des Achats de l Etat, CH Valencienne, CHU Strasbourg 15

16 Préconisation 7: Proposer des marchés régionaux Actuellement moins de 50% des EPS ont accès à un groupement régional structuré. Pourtant la mutualisation régionale représente un potentiel de gains important. Etude potentiel de parts de marché national par segments* Médicaux 50-60% Médicaments - Monopole - Concurrence - 70% Dispositifs médicaux 60% Equipements Biomédicaux - Immobilier -Investissement - Maintenance 20% Inciter à la mutualisation régionale ou interrégionale. Les adhérents d Uni.HA peuvent participer à des groupements régionaux. Non Médicaux 40-50% Informatique 20% Energie - Hôtellerie Restauration 50% Services généraux 20% *L étude a été conduit à partir des données: CH Gonesse, Hospices Civils de Lyon, Uni.HA, Resah IDF, ARS Alsace, Service des Achats de l Etat, CH Valencienne, CHU Strasbourg 16

17 Les groupements régionaux -Impulsion forte de l ARS et pilotage - Rencontres permanentes et échanges entre les experts des établissements participants. - Outils de communication et de reporting indispensables. Deux modèles Groupement de coopération régional avec un financement en amorçage de l ARS (ex: CHRU Uni HA, Ile de France Resah IDF ) Etablissements tête de pont d achats par segments sans structure juridique commune et avec une animation forte de l ARS. (ex: Rhône-Alpes, Alsace ) 17

18 Préconisation 8: Animer une politique régionale des achats ARS Animateur politique régionale des achats Accompagner la mise en place du responsable achat dans les établissements. Faciliter la mise en place de la mutualisation des achats au niveau régional et interrégional. Aider le responsable achats à être sur les vrais enjeux Aider à la professionnalisation des achats : information, formation, benchmarking. 18

19 Préconisations «Achats Médicaux» 19

20 Préconisation 9: S appuyer sur une gestion dynamique du livret thérapeutique Un nombre restreint de références avec des entrées et sorties fréquentes Inclure les dispositifs médicaux Des protocoles de bon usage associés aux produits - Créer un référentiel de bonnes pratiques de gestion dynamique du livret thérapeutique (HAS) Introduire le prix d achat Mobilisation des CME dans leur gestion -Réaffirmer le rôle d animation, d expertise et d appui des OMEDITS. Intégration dans les logiciels d aide à la prescription 20

21 Préconisation 10: Optimiser une meilleure gestion des stocks Une gestion optimale des flux de stockage est un facteur de gains important en matière d achat : Optimisation des flux (analyse du processus et des moyens logistiques): définir des stratégies de stockage/déstockage et de chaine d approvisionnement. Suivi de la péremption Réflexion sur des solutions: de coopération et de mutualisation, l automatisation et de gestion en temps réel/management des risques. - Analyser le champ de la mutualisation (plateforme logistiques communes pour certains établissements).

22 Préconisation 11: Engager les travaux de classification et de codification des dispositifs médicaux L absence d une classification rend difficile la gestion des dispositifs médicaux. L association CLADIMED travaille sur une classification type ATC. Nécessité de mettre en place une codification des DM (qui identifier la plus petite unité de dispensation utilisé) pour rationaliser le processus achats. - Normaliser la classification CLADIMED avec l appui de l AFSSAPS. - Codifier d une façon universelle les DM afin d améliorer la traçabilité sanitaire et financière. - Inciter les fournisseurs à travers les cahiers des charges en introduisant cette codification comme critère de sélection. 22

23 Préconisations «Outils d appui et d accompagnement» 23

24 Préconisation 12: Définir et suivre les objectifs quantifiables et mesurables Les enjeux du plan sont la réalisation de gains économiques et l amélioration de la qualité afin d obtenir des résultats quantifiables et mesurables au bénéfice des établissements de santé et des usagers. Plan national performance des achats Objectifs Schéma régional performance des achats Objectifs Stratégie globale des achats CNP ARS Etablissements -Le plans d actions doivent contenir des objectifs cibles. -L ARS doit établir un état des lieux avant de définir son schéma régional. -Les objectifs sont inscrits dans les CPOM. (Contrats Pluriannuels d'objectifs et de Moyens) Plans d actions Plans d actions

25 Préconisation 13: Proposer des indicateurs de suivi et d évaluation Les indicateurs opérationnels et stratégiques sont indispensables pour mesurer la performance. Directeur Pôles Indicateurs de résultats Indicateurs d évaluation des processus Indicateurs de productivité Indicateurs stratégiques Evaluation et suivi Acheteurs cout d achat ou d acquisition, qualité du produit livré, taux de satisfaction des utilisateurs... nombre de marchés de procédures, nombre de fournisseurs actifs, ETP/ nombre de commandes passées ; cout unitaire d une ligne de commande ou ligne de livraison Existence d un plan d action, nombre d établissements adhérents à des groupements, développement de la dématérialisation - Inscrire les indicateurs dans les contrats de pôles pour mobiliser les prescripteurs. -Evaluer la performance de la fonction achat au travers d indicateurs. - Inscrire la mesure de la performance dans la stratégie achats. 25

26 Préconisation 14: Inciter à la dématérialisation du processus d achats -Dématérialiser le processus de la demande d achats à la liquidation. La dématérialisation représente un potentiel de gains important pour les établissements de santé. Travailler avec l ensemble des acteurs: fournisseurs, acheteurs, trésoriers. - Inciter fortement les fournisseurs à dématérialiser (clause de CCP). -Proposer des outils facilitant les démarches administratives entre fournisseurs et établissements de santé.(plateforme dématérialisée) 26

27 Préconisation 15: Travailler sur une évolution de la M21 Le manque de données comptables nationales est un frein à l analyse des dépenses des produits médicaux. - Rendre plus lisible les dépenses d achats médicaux dans la M21. 27

28 Préconisation 16: Raisonner en coût complet Achat Livraison Installation Usage -Inciter fortement les établissements à raisonner en coût complet -Etablir les plans d investissements et d évaluation en coût complet -Travailler en équipe pluridisciplinaire 28

29 Préconisation 17: Développer une stratégie pluriannuelle des achats d équipements. Le volet équipement du Plan Pluriannuel d investissement doit être connu et partagé par les acteurs concernés (pôles, direction ). Etablir une stratégie basée sur un diagnostic d activité et priorisant la maintenance préventive par rapport à la maintenance curative (en termes d organisation, de système d informations) L achat d équipements doit s accompagner d un contrat de maintenance maitrisé Généraliser la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) Créer un référentiel de bonnes pratiques de performance de la maintenance des équipements (ANAP) 29