Autre point important lorsque vous serez dans le logiciel: quand vous verrez des champs de couleur rouge, cela signifie qu ils sont obligatoires.

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2 À lire avant de débuter Cette version d Adminico est conçue seulement pour les compagnies québécoises puisqu elle supporte uniquement les taxes appliquées au Québec. Une autre version qui supportera d autres taxes sera éventuellement disponible. Bon à savoir! Adminico vous offre la possibilité de créer des accès à certains employés ainsi qu à votre comptable. Ces différents comptes d utilisateur ont des droits propres à eux. Consultez le tableau à la fin de ce document (Annexe 1) afin de comprendre les droits selon les utilisateurs. Ceux-ci sont déjà préprogrammés dans Adminico. Autre point important lorsque vous serez dans le logiciel: quand vous verrez des champs de couleur rouge, cela signifie qu ils sont obligatoires. Section 1/ Listes générales 1- Clients/Fournisseurs Cette section contient l ensemble de l information relative à la gestion des clients (actuels ou futurs) et des fournisseurs. Pour les clients qui se présentent en magasin, vous pouvez créer un compte client nommé par exemple «caisse» et attribuer les ventes à la caisse à ce client. Pour les clients plus importants, il est possible de leur faire un compte personnel. À vous donc de vous ajuster selon vos préférences et besoins. C est vous qui décidez comment vous gérez vos clients. Tableau de consultation: No de client Nom du client/fournisseur Numéro utilisé à l interne pour identifier le client/fournisseur. Nom du client ou nom du fournisseur. Téléphone Adresse du client Code postal Courriel Numéro de téléphone du client/fournisseur. Adresse du client/fournisseur. Code postal du client/fournisseur. Courriel du client/fournisseur. 1 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

3 Client/fournisseur Ville Télécopieur Contact Numéro de référence généré automatiquement par Adminico. Ville du client/fournisseur. Numéro de télécopieur du client/fournisseur. Contact principal dans cette entreprise. FICHE Clients/Fournisseurs: Date d activation Inscrivez la date de création du compte. Date d échéance Si le client/fournisseur a un abonnement à votre entreprise ou doit faire un renouvellement avec vous après un certain temps, inscrivez une date d échéance afin de faire ce renouvellement au bon moment. Client/fournisseur Ce numéro de référence est généré automatiquement par Adminico. No client Choisissez un numéro de référence pour ce client/fournisseur. Il peut contenir des chiffres et/ou des lettres. Si votre comptable utilise un autre système qu Adminico, vous devez prendre le numéro de référence qu utilise votre comptable. Nom Inscrivez le nom du client/fournisseur. a/s de Indiquez le contact principal dans l entreprise. Fonction Indiquez la fonction du contact principal dans l entreprise (ex : président, directeur des ventes, etc.). Ce champ sert à définir le a/s de. Téléphone Indiquez le numéro de téléphone du client/fournisseur. Télécopieur Indiquez le numéro de télécopieur du client/fournisseur. Adresse du client Indiquez l adresse du client/fournisseur. (adresse suite) Si vous avez des informations supplémentaires à ajouter concernant l adresse du client/fournisseur, vous pouvez les inscrire ici. Ville Indiquez la ville du client/fournisseur. 2 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

4 Code postal Devise Province Pays Colonne de prix Escompte Site internet No compte transporteur Transporteur Limite de crédit Actif (O/N) Limite crédit en jours Indiquez le code postal du client/fournisseur. Choisissez une devise. Indiquez la province du client/fournisseur. Indiquez le pays du client/fournisseur. Si ce client/fournisseur a droit à un prix spécial, indiquez la colonne de prix qui doit lui être appliquée. Si cette personne a les prix réguliers, n écrivez rien. S il y a lieu, écrivez un pourcentage (sans le symbole %) représentant l escompte auquel le client/fournisseur a droit. Écrivez l URL du site internet du client/fournisseur. Indiquez le numéro de compte du transporteur du client/fournisseur lorsque vous lui envoyez de la marchandise (dans le cas où vous utilisez son compte). Indiquez le nom du transporteur du client/fournisseur. Inscrivez un montant limite de crédit en argent. Cette limite de crédit est celle que vous accordez à un client avant de vous payer ou qu un fournisseur vous accorde avant de le payer. Si la case «Limite de temps directive» est à «oui» dans la configuration de votre compagnie et que la limite de crédit est atteinte, les commandes, les expéditions et les factures ne pourront pas être imprimées ni traitées. Choisissez si un client/fournisseur est actif ou non dans le système. Si vous choisissez «non», vous ne pourrez pas faire de transactions avec lui. Inscrivez une limite de crédit en jours. Cette limite de temps est celle que vous accordez à un client pour vous payer ou qu un fournisseur vous accorde pour le payer. Si la case «Limite de temps directive» est à «oui» dans la 3 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

5 TPS Numéro de TPS TVQ Numéro de TVQ Vendeur Industrie Termes Langue Infolettre (O/N) Courriel Communication par Compte client (G/L) configuration de votre compagnie et que la limite de crédit est atteinte, les commandes, les expéditions et les factures ne pourront pas être imprimées ni traitées. Indiquez si «oui» ou «non» vous facturez la TPS à ce client/fournisseur. Si vous facturez la TPS à ce client/fournisseur, indiquez son numéro de TPS. Indiquez si «oui» ou «non» vous chargez la TVQ à ce client/fournisseur. Si vous chargez la TVQ à ce client/fournisseur, indiquez son numéro de TVQ. S il y a lieu, indiquez à quel vendeur (ou employé) est associé ce client/fournisseur. Cette information crée une liste qui peut servir à distribuer des commissions selon les ventes effectuées. Choisissez dans la liste dans quelle industrie le client/fournisseur œuvre. Déterminez quel est le terme de paiement pour ce client. COD (cash on delivery): le client paye lors de la réception de la marchandise. 15N15 (15 net 15): dépôt de la moitié lors de la réception de la marchandise et de l autre moitié 15 jours plus tard. Net 10 ou Net 30: payé à l intérieur de 10 ou 30 jours. Choisissez la langue appropriée pour les communications avec ce client/fournisseur. Indiquez si la personne veut recevoir ou non vos infolettres. Inscrivez le courriel du client/fournisseur. À noter: cette adresse servira à communiquer avec lui via l infolettre (s il veut la recevoir). Indiquez la préférence du client/fournisseur pour communiquer avec lui. Courriel, téléphone, etc. Choisissez à quel compte doit être 4 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

6 Compte fournisseur (G/L) Type de client Type Représentant interne Nom utilisateur Générer le mot de passe Provenance client attribué les transactions avec ce client. Choisissez à quel compte doit être attribué les transactions avec ce fournisseur. Indiquez le type de client. Cette information est pour l interne uniquement et peut servir à analyser votre clientèle. Vous pouvez créer les types de clients que vous désirez : selon les lignes de produits qu il achète, selon son importance, selon son sexe, etc. Indiquez quel est le type du compte: client, fournisseur, client & fournisseur, etc. Indiquez quelle personne à l interne (employé) qui est au courant du dossier de ce client/fournisseur. Indiquez un nom d utilisateur pour cette personne si elle a besoin de se connecter à Adminico (pour un client/fournisseur qui voudrait suivre ses commandes par exemple). À noter que le client/fournisseur aura seulement accès à ses propres transactions. Cliquez sur «Générer le mot de passe» afin de créer automatiquement un mot de passe pour cet utilisateur. Le mot de passe sera envoyé par courriel à l adresse courriel inscrite dans la fiche du client/fournisseur. Indiquez d où vient ce client. (D Internet, d un contact, d un partenaire, etc.). 2- Items Les items correspondent à tout ce qu on peut commander, stocker, pour lequel on peut faire une facture, etc. Cela comprend tout ce qui est tangible et intangible et qui n est pas un employé, un client ou un fournisseur. Il s agit de l ensemble des produits et services de votre entreprise (temps, frais de livraison, consultation, produit, etc.). À noter que si vous avez une boutique en ligne et/ou que vous utilisez ReservaZion, tous les produits et services que vous avez déjà inscrits dans ces deux outils seront automatiquement transférés dans Adminico. Il ne vous restera alors qu à aller ajouter 5 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

7 certaines informations complémentaires dans Adminico. Par la suite, lorsque vous ajouterez des items dans Adminico, dans votre boutique en ligne ou dans ReservaZion, les items se mettront à jour automatiquement dans tous les outils. Tableau de consultation: Description française Code UPC Prix 1 Prix 2 Prix 3 Prix 4 Synchroniser ce produit avec Catégorie Nom/titre du produit en français. Code de référence de l item. Prix de base de l item (prix original). Prix spécial pour cet item. Prix spécial pour cet item. Prix spécial pour cet item. Indique si l item est synchronisé dans votre boutique votresite.ca, dans Reservazion ou s il n y a aucune synchro Web. Catégorie dans laquelle est classé l item. FICHE Items: Fournisseur usuel Numéro d item (public) Code UPC Numéro série Prise Inventaire Description anglaise Description française Court texte descriptif (site Web anglais) Court texte descriptif (site Web français) Prix 1 Indiquez de qui vous achetez habituellement cet item. Indiquez un numéro d item. Ce numéro est obligatoire et apparaitra sur les factures. Il peut contenir des lettres et des chiffres. Indiquez le code de référence de l item. S il y a lieu, indiquez le numéro de série de l item. Indiquez si vous voulez ou non mettre cet item en inventaire. Si vous choisissez «oui», une feuille de gestion d inventaire se créera automatiquement pour cet item afin de pouvoir le comptabiliser. Indiquez le nom de l item en anglais. Indiquez le nom de l item en français. Écrivez une courte description de l item en anglais. Écrivez une courte description de l item en français. Indiquez le prix original (de base) de l item. Ce prix correspond normalement au prix Web. 6 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

8 Prix 2 Prix 3 Prix 4 Prix web Coût avec livraison Catégorie Classification Marque Longue description (site Web français) Longue description (site Web anglais) Compte de dépense Compte de ventes Description afficheur Indiquez un prix spécial qui pourra être donné pour cet item à un client en particulier. Indiquez un prix spécial qui pourra être donné pour cet item à un client en particulier. Indiquez un prix spécial qui pourra être donné pour cet item à un client en particulier. Indiquez le prix de cet item dans votre boutique en ligne ou dans Reservazion. C est le coût de l item comprenant les autres frais tels que les douanes, l essence, etc. (Ex: un produit coûte 10$ + coût d acheminement 15% = 11,50$ comme coût avec livraison). Cette information s affiche automatiquement. Indiquez dans quelle catégorie doit être classé cet item. Classification de l item pour évaluer les ratios d inventaire. Cette information est utile pour le comptable. Indiquez sous quelle marque doit être classé cet item. Écrivez une description détaillée de l item en français. Écrivez une description détaillée de l item en anglais. Choisissez à quel type de dépense doit être associé l achat de cet item. Cette information est utile pour le comptable et est liée à la charte de comptes. Choisissez à quel type de vente doit être associée la vente de cet item. Cette information est utile pour le comptable et est liée à la charte de comptes. Inscrivez le nom ou la description de l item pour l affichage à la caisse. C est ce qui apparait sur l afficheur à la caisse lorsque le caissier scanne l item. À noter: un poteau-afficheur est disponible dans les produits dans le «Centre des Apps» du menu principal d Adminico. 7 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

9 Synchroniser ce produit avec Photo Poids Frais de manutention Catalogue Approuvé Obsolète/Périmé Disponible paiement rapide Choisissez que cet item soit synchronisé dans votre boutique votresite.ca, dans Reservazion ou de ne faire aucune synchro Web. En choisissant de synchroniser cet item, il sera automatiquement créé dans ces outils. Cliquez sur parcourir pour télécharger une image pour l item. Indiquez le poids (unitaire) de l item. Cela peut servir pour faire une vérification lors de l expédition de cet item. Ex : Un employé fait une boite avec plusieurs items à expédier. Avant de faire l envoi, il s assure que son colis est complet en pesant la boite. S il y a lieu, indiquez les frais de manutention pour cet item. S il y a lieu, inscrivez de quel catalogue (nom, numéro, page, etc.) provient l item. Indiquez si «oui» ou «non» l item a été approuvé pour la vente. Si vous indiquez «oui», l item devient disponible pour la vente et sera comptabilisé. Si vous choisissez «non», l item restera en suspens en attendant que quelqu un décide de l approuver. Cette option vous permet de créer des items à l avance et de les rendre disponibles seulement au moment voulu. Indiquez si cet item est obsolète ou périmé. Si vous indiquez «oui» et que vous possédez encore cet item dans votre inventaire, il sera suggéré en premier pour la vente puisque logiquement vous voulez vider votre stock d items obsolètes/périmés. Si vous indiquez «oui», cela mettra cet item disponible dans la liste d items pour achat rapide. À noter: un module de caisse enregistreuse est disponible dans le «Centre des Apps» du menu principal d Adminico. 8 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

10 3- Employés Tout employé de votre compagnie doit avoir un compte employé dans Adminico, qu il soit pigiste, bénévole, employé à temps plein ou partiel, etc. Ceci n a pas de lien direct avec le système de paye et seulement le champ «Nom» doit obligatoirement être complété. Tableau de consultation: Nom Nom de l employé. FICHE Employés: RF ID Titre Code employé Nom Adresse Date de naissance Ville Code postal Province Pays Salaire horaire Date embauche Date de mise à pied Strate organisationnelle Indiquez un numéro ici si l employé a une carte de punch, c est le numéro de la carte magnétique. Indiquez le titre de la personne dans l entreprise (ex: comptable, commis, secrétaire, etc.). Inscrivez le code de l employé. Il peut s agir du code utilisé pour le système de paye ou autre. Vous déterminez vousmême le code puisque c est une information pour l interne uniquement. Ce code peut contenir des chiffres et/ou des lettres. Écrivez le nom de l employé. Écrivez l adresse de l employé. Indiquez la date de naissance de l employé. Indiquez la ville de résidence de l employé. Indiquez le code postal de l employé. Indiquez la province de résidence de l employé. Indiquez le pays de résidence de l employé. Indiquez le salaire horaire de l employé. Inscrivez la date d embauche de l employé. S il y a lieu, inscrivez la date de mise à pied de l employé. Indiquez le niveau hiérarchique de cet employé dans l entreprise. Cette 9 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

11 Salaire annuel Courriel Téléphone Bénéfices marginaux Taux MOD Actif O/N Taux de kilométrage Nbr heures semaine information peut être utilisée lorsque vous avez le module de gestion des ressources humaines. Ce module est disponible dans le «Centre des Apps» du menu principal d Adminico. Indiquez le salaire annuel de l employé. Indiquez le courriel à utiliser pour communiquer avec cet employé. À noter: ce courriel sera le moyen utilisé dans Adminico pour faire des rappels ou des alertes à l employé. Indiquez le numéro de téléphone de l employé. S il y a lieu, indiquez les bénéfices marginaux auxquels cet employé a droit. Il s agit du calcul du taux de maind œuvre direct. Généralement, on le calcule ainsi: salaire + bénéfices marginaux + frais d opération. Si vous voulez calculer ce taux, demandez à votre comptable pour bien comprendre comment faire le calcul. Cela permet d évaluer si le salaire d un employé est adéquat en fonction de son travail. Cette information peut être utile si vous voulez aller plus loin dans votre gestion d entreprise. Indiquez si vous voulez que cet employé soit actif ou non dans le système. Si vous voulez qu un employé soit disponible dans le système pour les autres fonctionnalités d Adminico, vous devez le mettre actif. Aucun employé ne peut être supprimé complètement du système. S il ne travaille plus pour la compagnie, changez simplement son statut à nonactif. S il y a lieu, inscrivez le montant par km que votre entreprise remboursera à l employé pour ses déplacements. Ex: 0,54 Indiquez le nombre d heures travaillées par cet employé par semaine. 10 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

12 Déjeuner max Dîner max Souper max Sous-contractant Est chauffeur Syndiqué(e) Sur la route Notes Token pour mobile Véhicule Inscrivez le montant maximum que votre entreprise s engage à rembourser à cet employé pour un déjeuner. Inscrivez le montant maximum que votre entreprise s engage à rembourser à cet employé pour un diner. Inscrivez le montant maximum que votre entreprise s engage à rembourser à cet employé pour un souper. Indiquez s il s agit d un sous-contractant ou non. Indiquez si cette personne peut conduire un véhicule de la compagnie. Si vous choisissez «oui», cet employé sera disponible dans la liste des véhicules pour être attitré à un véhicule. Indiquez si cet employé est syndiqué ou non. Indiquez si cet employé est un employé sur la route. S il est sur la route ou s il est davantage sur la route qu au bureau, choisissez «oui». Vous pouvez aussi utiliser le champ «Sur la route» pour vos employés qui travaillent à distance. Vous pouvez également utiliser cette notion comme vous le voulez, pourvu que cela soit clair pour vous. Vous pouvez inscrire ici une note concernant l employé (maximum 4000 caractères). À noter: cette information pourrait être vue par d autres personnes. Indiquez le numéro de token de l employé, s il y a lieu. Cela permet de géolocaliser l employé pour savoir où il se trouve. Cette application est disponible dans le «Centre des Apps» du menu principal d Adminico. S il y a lieu, indiquez le véhicule qui est attitré à cet employé. 11 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

13 4- Compagnie Vous pouvez associer à votre compte seulement une compagnie. Si vous désirez plus d une compagnie, vous devez vous créer un autre compte en vous abonnant à nouveau. La configuration de la compagnie comprend autant le volet comptabilité que l information qui apparait dans l ensemble de vos documents transactionnels (facture, bon de commande, chèque, etc.). Il est donc important de bien réaliser cette étape afin d avoir l information exacte dans votre documentation. Tableau de consultation: Compagnie Nom complet de votre compagnie. FICHE Compagnie: Truc! Si votre métier vous oblige à écrire votre numéro d autorisation et que celui-ci doit apparaitre sur vos documents, écrivez cette information dans le champ télécopieur, courriel ou site Web, suite à l information réelle demandée. Les cases de ces champs sont assez grandes pour pouvoir y inscrire également un numéro d autorisation. En ajoutant un espace entre les deux différentes informations, cela vous permettra d avoir tout sur vos documents imprimés. Extra bandeau Compagnie Faire apparaitre sur PDF URL de votre boutique Numéro de charte Numéro de TPS Si vous voulez afficher un message qui apparaitra dans le haut de toutes les pages d Adminico, inscrivez-le dans cette case. Il s agit d un message destiné uniquement à l interne. Ex: N oubliez pas que lundi le magasin est fermé. Joyeux temps des Fêtes. Indiquez le nom complet de votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Choisissez «oui» ou «non» afin de déterminer si vous voulez que le nom de votre compagnie apparaisse sur la documentation, en plus du logo de votre compagnie. Note: si votre logo contient déjà le nom de votre compagnie, il est inutile d ajouter en plus le nom de votre compagnie en dessous de votre logo. Si vous avez une boutique en ligne avec votresite.ca, indiquez l URL de votre boutique. Indiquez le numéro de votre entreprise. Si vous avez un numéro de TPS, vous êtes obligé de l inscrire sur toutes vos factures. En l inscrivant ici, le numéro apparaitra sur les factures de la compagnie. Si vous n avez pas de numéro de taxe, sachez que vous ne 12 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

14 Numéro de TVQ Fin d année Année de constitution Type de compagnie Adresse Ville Province Pays Code postal Téléphone Télécopieur Sans frais Courriel Site Web pouvez pas laisser cette case vide. Veuillez inscrire un tiret, un point ou autres symboles. Sachez toutefois que cette information apparaitra sur les factures. Si vous avez un numéro de TVQ, vous êtes obligé de l inscrire sur toutes vos factures. En l inscrivant ici, le numéro apparaitra sur les factures de la compagnie. Si vous n avez pas de numéro de taxe, sachez que vous ne pouvez pas laisser cette case vide. Veuillez inscrire un tiret, un point ou autres symboles. Sachez toutefois que cette information apparaitra sur les factures. Indiquez à quel mois se termine votre année fiscale. Si vous ne connaissez pas la fin de votre année fiscale, demandez à votre comptable. Indiquez l année d incorporation de votre compagnie. Choisissez dans la liste le type de compagnie qui correspond à la vôtre. Indiquez l adresse de votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Indiquez la ville dans laquelle se situe votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Choisissez la province ou l état dans lequel se situe votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Choisissez dans la liste le pays dans lequel se situe votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Indiquez le code postal de votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Indiquez le numéro de téléphone de votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Indiquez le numéro de télécopieur de votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. S il y a lieu, indiquez le numéro de téléphone sans frais de votre compagnie. Inscrivez l adresse courriel de votre compagnie. Cette information apparaitra sur les documents de la compagnie. Indiquez le site Web de votre compagnie. Cette 13 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

15 TPS (ventes) TVQ (ventes) Taux TPS Taux TVQ TPS (achats) TVQ (achats) Escompte sur ventes Escompte sur achat Compte G/L Provision Gain/ Perte sur taux de change Taux de change Logo Accepter les ventes hors stock information apparaitra sur les documents de la compagnie. Choisissez dans votre plan comptable le compte où la TPS sur les ventes sera comptabilisée. Choisissez dans votre plan comptable le compte où la TVQ sur les ventes sera comptabilisée. Indiquez le taux de TPS. À noter: il faut changer cette information lorsque le taux de taxes change. Indiquez le taux de TVQ. À noter: il faut changer cette information lorsque le taux de taxes change. Choisissez dans votre plan comptable le compte où la TPS sur achats sera comptabilisée. Choisissez dans votre plan comptable le compte où la TVQ sur achats sera comptabilisée. Choisissez le compte correspondant au compte «Escompte sur ventes». Choisissez le compte correspondant au compte «Escompte sur achat». Choisissez dans votre plan comptable le compte où les provisions sur caisse-recettes seront comptabilisées. Choisissez dans votre plan comptable le compte où les écarts entre les devises seront comptabilisés. Indiquez le taux de change (CAD/USD) en vigueur. Ex: 0,9033. Note: vous devez changer le taux de change vous-même. Cette information sert uniquement à l administration et n aura aucun impact sur les montants des ventes dans votre boutique en ligne. Cliquez sur «Parcourir» pour importer votre logo. À noter que le format du logo sera le format réel lors de l impression de votre documentation. Il est conseillé de faire des tests d impression pour obtenir un logo d un format approprié pour tous les types de documents à imprimer. Indiquez si «oui» ou «non» vous voulez permettre la vente d items qui sont inscrits comme hors stock. Si vous indiquez «non» et que vous voulez vendre un item qui est entré dans l inventaire comme hors stock, le système ne vous permettra pas de procéder à la transaction et de faire une facture. Ex: vous avez une tasse en main et voulez la vendre à un client, mais lorsque vous procédez à la transaction le système vous indique qu il n y a plus le produit en stock. Si vous avez sélectionné «non», vous ne pourrez pas vendre la tasse même si vous l avez 14 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

16 FOB/FAB par défaut Nom court Limite de crédit directive Tolérance additionnelle en jour Code superviseur devant vous. Indiquez ici qui paye le transport lors de la livraison de marchandise. Indiquez «Payé client» ou «Payé fournisseur». C est ce qui va apparaitre dans les bons d achats/ bons de commande que vous envoyez aux fournisseurs. Laissez cette case vide si cela ne vous concerne pas. Inscrivez un nom court pour votre compagnie (initiales ou autres) qui sera utilisé dans certains rapports. Indiquez si «oui» ou «non» vous voulez bloquer les transactions avec un client qui a atteint sa limite de crédit. Si vous choisissez «oui», vous ne pourrez plus faire de nouvelles factures à ce client tant qu il n aura pas payé ses dettes. Si vous choisissez «non», le système indiquera que le client a atteint sa limite de crédit, mais une nouvelle facture pourra tout de même être émise pour ce client. Indiquez une tolérance en jour concernant le nombre de jours qu un client peut atteindre avant de vous payer. Lorsque le client aura atteint cette limite de jours, vous ne pourrez plus émettre de nouvelles factures pour lui. Cette condition est distincte à la condition de limite de crédit. Cela signifie que même si votre client n a pas atteint sa limite de crédit, s il a atteint sa limite en jour, il ne sera pas possible pour vous d émettre une nouvelle facture pour lui. Cette limite en jours est applicable à tous vos clients et s ajoute aux conditions des termes de paiements établis pour chacun dans leur fiche client/fournisseur. Ex: Lorsque c est les vacances des Fêtes et que vous savez que les clients ne seront pas là (donc ne pourront pas vous payer pendant ces deux semaines), vous pouvez inscrire 15 jours dans le champ «Tolérance additionnelle en jour» pour couvrir cette période. Dans ce cas, après la durée de la période inscrite, vous devez remettre la «Tolérance additionnelle en jour» à zéro. Inscrivez un code qui permet à la personne qui le connait de faire des factures à un client, même si celui-ci a dépassé l une des limites (limite de crédit ou tolérance en jour). Le code peut comporter des chiffres et/ou des lettres. À noter: lorsqu une personne utilise ce code pour faire une facture, cette action est mentionnée dans le système. 15 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

17 Unité de vente Unité d inventaire Unité d achat Mode de gestion inventaire URL après le mot de passe perdu Choisissez l unité utilisée pour quantifier la marchandise lors de la vente de celle-ci. Ex: Vous achetez au kilo, vous comptez l inventaire en sacs et revendez à l unité. Indiquez l unité utilisée pour quantifier la marchandise lorsqu elle est en inventaire. Indiquez l unité utilisée pour quantifier la marchandise lors de l achat de celle-ci. Choisissez le mode de gestion pour votre inventaire: Manuel, FIFO ou LIFO. Mode FIFO (first in first out): la marchandise achetée en premier sera la première à sortir de l inventaire. Mode LIFO (last in first out): la dernière marchandise achetée sera la première à sortir de l inventaire. Mode manuel: votre propre gestion de la marchandise dans l inventaire. Vous pouvez permettre à certains clients/fournisseurs de se brancher à Adminico et s ils perdent leur mot de passe, ils peuvent le récupérer lorsqu ils tentent de se brancher à Adminico.net. Le système leur enverra alors un nouveau mot de passe par courriel et les dirigera vers une page de votre site Web. Sur cette page, vous devez leur expliquer qu ils doivent aller prendre leur courriel où un nouveau mot de passe leur a été envoyé. De vérifier dans leurs courriers indésirables (pourriels) s ils n ont pas reçu ledit courriel et de communiquer avec vous si jamais ils ne reçoivent pas le courriel. Vous devez indiquer ici l adresse URL de cette page de votre site. Ex: 5- Véhicules Tableau de consultation: Véhicule Nom du véhicule. FICHE Véhicules: Véhicule Plaque Nombre de passagers par véhicule Écrivez le nom du véhicule. Indiquez le numéro de plaque du véhicule. Indiquez le nombre de passagers maximum dans ce véhicule. 16 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

18 Notes Type Sous-contractant Hors service Vous pouvez inscrire des notes destinées à l interne concernant le véhicule. Indiquez le type de véhicule. Indiquez si ce véhicule appartient à votre compagnie ou à un sous-contractant. S il ne vous appartient pas, vous devez indiquer «oui» dans cette case. Ce véhicule sera tout de même disponible dans la liste des véhicules. Indiquez si ce véhicule est hors-service. Si vous indiquez «oui», il sera retiré des véhicules disponibles, mais demeurera dans l historique. 6- Types de véhicules Tableau de consultation: Type Indiquez un type de véhicule. Ex: autobus, moto, remorque, etc. Section 2/ Rapports 1- Âge des comptes clients Peu importe si votre comptabilité se fait dans Adminico ou non, vous aurez besoin de consulter ces rapports. Vous pouvez consulter le total de ce que les clients vous doivent pour une date donnée. Vous pouvez aussi consulter les rapports pour tous les clients ou pour un client spécifique. Une fois par année, vous devrez générer ces rapports pour tous vos clients en date de la fin de votre année. Sinon, de manière générale, vous allez générer les rapports en date du jour. En date du Pour quel client? Nombre de jour minimum Indiquez en date de quand vous voulez le rapport. Tapez les premières lettres du nom du client recherché. Si vous voulez obtenir le rapport pour tous les clients, laissez cette case vide. Si vous laissez cette case vide, le rapport 17 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

19 Canadien/US Tenir compte des limites de crédit Sommaire/détaillé Ignorer les montants en bas de 0,02/ afficher ces montants Mode état de compte/ mode régulier Solde cumulatif/ mode régulier comprendra l ensemble des transactions. Pour le personnaliser, indiquez la période désirée en nombre de jours. Ex: si vous inscrivez 45, vous obtiendrez les données de tous les clients qui ont des factures datant de plus de 45 jours. Choisissez la devise utilisée : Canadien ou US. Si vous cochez cette case, on vous indiquera si un client a dépassé sa limite de crédit. Choisissez la façon dont les factures apparaitront dans le rapport. Sommaire: montant total des factures par période de 30 jours. Détaillé: toutes les factures détaillées dûes pour ce client. Choisissez si vous voulez que les montants en bas de 0,02$ s affichent. Choisissez la façon dont le rapport sera imprimé. Le «Mode état de compte»: crée un saut de page automatique entre chaque client afin de faciliter la lecture des rapports lors de l impression. Le «Mode régulier»: ne crée pas de saut de page. Choisissez la façon dont les factures seront réparties dans le rapport. Le mode régulier: le total de chacune des lignes est égal à la facture présentée. Le solde cumulatif: chacune des lignes indique le total à ce jour (permet de voir plus facilement la progression dans le temps). 2- Âge des comptes fournisseurs En date du Pour quel fournisseur? Canadien/ US/ CDN&US Indiquez en date de quand vous voulez le rapport. Tapez les premières lettres du nom du fournisseur recherché. Si vous voulez obtenir le rapport pour tous les fournisseurs, laissez cette case vide. Choisissez la devise utilisée : Canadien, US ou CND&US. 18 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

20 Sommaire/détaillé Choisissez la façon dont les factures apparaitront dans le rapport. Sommaire: montant total des factures par période de 30 jours. Détaillé: toutes les factures détaillées dûes pour ce fournisseur. 3- Bilan Les trois rapports suivants (Bilan, Balance de vérification et États des résultats) sont les rapports comptables de base. Ces trois rapports sont à faire si vous faites votre comptabilité dans Adminico. Après avoir tout reporté au Grand Livre, vous pourrez générer ces rapports et les imprimer. 4- Balance de vérification Ce rapport est surtout utile pour le comptable. De votre côté, vous devez vous assurer que la balance égale zéro (variation nette). Si ce n est pas le cas, communiquez avec votre comptable, puisque cela signifie qu il y a une erreur quelque part. Voilà pourquoi il est important de vérifier ce rapport au début afin de ne pas poursuivre dans l erreur. Vous devez faire ce rapport chaque mois et l imprimer pour votre comptable. 5- États des résultats Ce rapport démontre les dépenses et les revenus de l année. Il s agit d un portrait de l année courante. Ce rapport est habituellement généré tous les mois afin de suivre l évolution de la compagnie. 6- Analyse des ventes par clients Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». 7- Analyse des ventes par produits Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». 19 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

21 8- Journal des Ventes Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». 9- Journal des Achats Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». 10- Journal Général Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». 11- Journal des Caisses-Recettes Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». 12- Journal des Caisses-Déboursés Inscrivez les dates qui correspondent à la période souhaitée du rapport et cliquez sur «Générer». Section 3/ Configuration 1- Transporteurs Tableau de consultation: Nom du transporteur Nom du transporteur. FICHE Transporteurs: Transporteur SCAC Indiquez le nom du transporteur. Indiquez le code du transporteur à l international. 20 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

22 2- Unités de mesure Tableau de consultation: Unité Unité de mesure. FICHE Unités de mesure: Unité Indiquez l unité de mesure souhaitée. 3- Provenance client Client provenant Vous pouvez indiquer ici d où provient le client. Cette information sert à savoir comment votre clientèle a entendu parler de vous. Ex: publicité dans le journal, partenaire, etc. Cette information est facultative. 4- Type Client Tableau de consultation: Type de client Type de client. FICHE Type Client: Type de client Vous pouvez créer des types de clients. Cette information peut servir à analyser votre clientèle. Vous pouvez créer les types de clients que vous désirez: selon les lignes de produits qu il achète, son importance, son sexe, etc. Section 4/ Achats 1- Paiements de fournisseurs Dès que vous payez quelqu un, que vous faites un chèque (ou paiement électronique) à quelqu un, vous devez faire une fiche de paiements de fournisseurs, même s il s agit d un paiement à un employé. 21 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

23 Tableau de consultation: Référence Date Montant Fournisseur Reporté Numéro de référence du chèque ou du paiement électronique. Date inscrite sur le chèque ou la date du paiement électronique. Montant net du chèque ou du paiement électronique. Nom du fournisseur correspondant. Indique si «oui» ou «non» la transaction a été reportée au grand livre. FICHE Paiements de fournisseurs: No Adminico Date Fournisseur Montant Référence Compte à débiter Compte à créditer Le chèque est imprimé Ce numéro sert de référence afin de pouvoir ouvrir la transaction à nouveau si vous vous êtes trompé quelque part. Indiquez la date qui sera inscrite sur le chèque ou la date du paiement électronique. Choisissez le fournisseur approprié. Indiquez le montant net du chèque ou du paiement électronique. Indiquez le numéro de référence du chèque ou du paiement électronique. Indiquez le compte à débiter (à payer). Indiquez de quel compte l argent est sorti. Indiquez si le chèque a été imprimé ou non. 2- Achats/Facturation Tableau de consultation: No Facture Date de facturation Fournisseur Reporté Total Numéro de la facture. Date à laquelle la facture a été émise ou la date à laquelle la facture aura un impact dans le système comptable. Fournisseur pour cette transaction. Indique si «oui» ou «non» la transaction a été reportée au grand livre. Montant calculé après taxes. 22 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

24 Date de paiement Si la facture a été payée, la date du paiement s affichera. FICHE Achats/facturation: Facture en main No de confirmation Date de facturation Numéro de facture Fournisseur Compte fournisseur Commande (No PO) Montant avant taxes TPS TVQ Calcul de taxe Total Description (réf) Indiquez si vous avez «oui» ou «non» la facture. Ce numéro de confirmation est généré automatiquement. Indiquez la date à laquelle la facture a été émise OU la date à laquelle vous voulez que cette facture ait un impact dans le système comptable. La façon dont vous déterminerez la date de facturation est à vérifier avec votre comptable. Inscrivez le numéro de la facture. Choisissez le fournisseur approprié. Choisissez le compte correspondant à cette transaction avec ce fournisseur. Inscrivez le numéro de PO correspondant (bon de commande). Inscrivez le montant de la facture avant taxes. Montant inscrit sur la facture du fournisseur. Cette information apparait automatiquement. Par contre, si le montant inscrit n est pas exact, vous pouvez le modifier en vous fiant sur la TPS inscrite sur la facture. Montant inscrit sur la facture du fournisseur. Cette information apparait automatiquement. Par contre, si le montant inscrit n est pas exact, vous pouvez le modifier en vous fiant sur la TVQ inscrite sur la facture. Cliquez sur cette case et le calcul des taxes se fera automatiquement pour obtenir le total avec taxes. Vous verrez ce total juste en dessous. Ce montant apparaitra automatiquement après avoir cliqué sur «Calcul de taxe». Inscrivez une description de la facture (ce qui a été acheté). Cette information est 23 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

25 Montant à répartir Année Période Reporté utile pour le comptable et apparaitra dans le grand livre. Le montant à répartir doit toujours indiquer zéro. À noter que le montant à répartir est le montant avant taxes, puisque les taxes sont déjà réparties. Cette information apparait automatiquement. Si le montant à répartir n est pas à zéro, vous devez aller répartir les transactions manquantes dans le système. Il est important de demander à votre comptable comment répartir les montants. Vous pouvez aussi vous créer un compte à répartir et mettre tous les montants restants dans ce compte pour que votre comptable les répartisse de la bonne façon. Indique quelle année financière a été imputée pour cette transaction. Cette information apparait automatiquement. Cela indique la période financière de l entreprise. Ex: une entreprise qui a été fondée en avril aura sa période 1 en avril et sa période 12 en mars. Cette information apparait automatiquement. Cela indique que la transaction est reportée ou non au grand livre. Cette information apparait automatiquement. 3- Réception Tableau de consultation: Bon d achat Fournisseur Date No référence No de réception Numéro de PO du client. Nom du fournisseur correspondant. Date de réception de la marchandise. Numéro de référence interne ou le numéro de référence du bon d achat du fournisseur. Numéro du document dans Adminico. 24 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

26 FICHE Réception: Date Fournisseur Bon d achat Numéro de référence Indiquez la date à laquelle vous avez reçu la marchandise. Choisissez le nom du fournisseur correspondant. Indiquez le numéro de PO du client. Indiquez le numéro de commande ou un autre numéro de référence. 4- Achats/Commandes Il y a deux façons de faire un bon d achat dans Adminico, une façon qui a un impact sur votre inventaire et une autre qui n a aucun impact sur celui-ci (un bon d achat seulement monétaire). Avec la deuxième méthode, il n y a donc pas de quantité précise reliée à la marchandise à recevoir, seulement un coût total pour la commande. C est lors de la réception de la marchandise que vous inscrirez les produits et quantités reçus pour les ajouter à l inventaire. Tableau de consultation: Numéro de commande Fournisseur Date de la commande Date requise Grand Total Qté de BO Transféré Ce numéro apparait automatiquement après avoir fait le bon de commande. Nom du fournisseur. Date de la commande (date du PO). Date à laquelle vous voulez recevoir la marchandise. Total avec taxes. Différence entre la commande et ce que vous avez reçu réellement comme marchandise. Cette information apparait automatiquement et la différence peut être négative ou positive. Indique si vous avez reçu ou non la marchandise. Cette information apparait automatiquement. FICHE Achats/commandes: Approuvé Indiquez si «oui» ou «non» le bon d achat a été approuvé. Cette information sert uniquement à la gestion interne et n a 25 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

27 Fournisseur Date de la commande Date requise Grand total TPS (O/N) TVQ (O/N) Notes (à l interne) Transporteur Adresse de livraison Pourcentage de frais Numéro d acheminement (Way bill) Nbr boite Poids aucun impact sur la commande. Il existe une application pour la gestion d entrepôt disponible dans le «Centre des Apps» du menu principal d Adminico. Choisissez le fournisseur correspondant à la commande. Indiquez la date de la commande (la date du PO). Indiquez la date à laquelle vous voulez recevoir la marchandise. Normalement, puisque le fournisseur signe ce bon de commande, s il y a une date requise d inscrite, il consent à livrer la marchandise pour cette date. C est une entente quant à la date de livraison. Indiquez le montant total de la commande avant taxes. Indiquez si «oui» ou «non» la TPS doit être appliquée à la commande. Indiquez si «oui» ou «non» la TVQ doit être appliquée à la commande. Si nécessaire, vous pouvez inscrire ici de l information supplémentaire sur le bon d achat. Cette information sera visible sur le bon d achat. Indiquez avec quel transporteur vous voulez faire affaire pour cette commande. Ex: Postes Canada, Fedex, etc. Indiquez l adresse de livraison pour cette commande. Indiquez quel est le pourcentage (sans inscrire le symbole %) à ajouter à chaque produit pour les frais de livraison. Indiquez le numéro d acheminement de la commande. C est le fournisseur qui vous fournit cette information. Indiquez le nombre de boites pour cette commande. Indiquez le poids de la commande. 26 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

28 Section 5/ Ventes 1- Caisse-Recettes Tableau de consultation: Date Référence Annulé Client Total du paiement Reporté Montant réparti Date à laquelle vous avez reçu le paiement. Numéro de référence du chèque ou numéro du transfert de fonds. Indique si la transaction a été annulée. Si un chèque d un client rebondit, vous voulez annuler la transaction. Nom de l émetteur du paiement. Montant total du paiement (moins l escompte s il y a lieu). Indique si «oui» ou «non» la transaction a été reportée au grand livre. Montant du paiement du client reçu et distribué dans les factures à recevoir. Le montant réparti devrait être égal au montant total des factures payées (taxes incluses) et égal au montant du paiement reçu du client. FICHE Caisse-Recettes: Date Référence Client Montant Compte à débiter Compte à créditer Indiquez la date à laquelle vous avez reçu le paiement du client ou la date à laquelle vous déposez le chèque à la banque. Indiquez le numéro de référence du chèque ou le numéro du transfert de fonds. Choisissez le nom de l émetteur du paiement. Indiquez le montant net qui va être déposé. Indiquez dans quel compte va être déposé l argent. Indiquez de quel compte provient cet argent. 27 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

29 Escompte totale Total du paiement reçu Provision Montant réparti S il y a eu un escompte, indiquez le montant de l escompte. Indiquez le montant reçu réellement. Il est important d écrire le vrai montant reçu afin de balancer. S il y a lieu, indiquez le montant à mettre dans le compte provision. Total du montant qui a été réparti. Cette information apparait automatiquement. 2- Ventes/Facturation Tableau de consultation: Client No Facture Total T.P.S T.V.Q Grand total No Expédition Commande Montant restant Présumé payeur Nom du client. Numéro de la facture. Montant de la facture avant les taxes. Montant de la T.P.S pour la facture. Montant de la T.V.Q pour la facture. Montant total de la facture incluant les taxes. Numéro de voyage Adminico d où provient la facture. Numéro de commande Adminico d où est issue l expédition. Montant non payé par le client en date d aujourd hui. Nom de la personne ou de la compagnie qui payera la facture. FICHE Ventes/Facturation: Client Numéro de facture Date de facturation TPS (O/N) TVQ (O/N) Termes Choisissez le client approprié. Le numéro de facture est généré automatiquement. Indiquez la date de facturation. Indiquez si la TPS est applicable, «oui» ou «non». Indiquez si la TVQ est applicable, «oui» ou «non». Les termes associés au client apparaissent ici automatiquement. Si 28 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

30 Créée par No de PO Transporteur No compte transporteur Encaissement projeté Présumé payeur nécessaire, vous pouvez modifier les termes pour cette facture. Si vous décidez de modifier les termes pour cette facture, cela n aura pas d impact sur les termes déterminés dans la fiche du client pour les factures futures. Indiquez quel employé a créé la facture. Indiquez le numéro de PO correspondant. Indiquez le nom du transporteur. Indiquez le numéro de compte du transporteur correspondant. Indiquez la date à laquelle vous prévoyez recevoir le paiement. Indiquez quelle personne payera réellement la facture. Ex: la compagnie d assurance paye et non la personne assurée). 3- Ventes/Commandes Tableau de consultation: Date No de commande Client No de PO Date requise Adresse livraison Grand total Terminé Annulé Transféré Date à laquelle la commande du client a été reçue. Numéro de commande. Nom du client. Numéro de PO de votre client. Date à laquelle le client souhaite recevoir la marchandise. Adresse à laquelle la marchandise sera livrée. Total avec taxes. Indique que vous avez reçu toute la marchandise. Indique si la commande a été annulée ou non. Indique si vous avez reçu ou non la marchandise. Cette information apparait automatiquement. 29 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

31 FICHE Ventes/Commandes: No de PO Client Date Requis Date prévue de livraison Terminé Annulé Notes (à l interne) Transporteur No compte transporteur Mémo Adresse livraison Contact FOB/FAB Indiquez le numéro de PO de votre client. Inscrivez le nom du client. Indiquez la date à laquelle la commande du client a été reçue. Indiquez la date à laquelle le client souhaite recevoir la marchandise (s il le mentionne). Indiquez la date à laquelle vous pensez pouvoir livrer la marchandise au client. Indiquez si vous avez reçu toute la marchandise. Indiquez «oui» si cette commande a été annulée après avoir été entrée dans le système. Si besoin, inscrivez une note pour l interne. Indiquez avec quel transporteur vous voulez faire affaire pour cette livraison. Ex: Postes Canada, Fedex, etc. Indiquez le numéro de compte pour le transporteur choisi. Si besoin, inscrivez un mémo qui sera visible sur la confirmation de commande. Sélectionnez l adresse à laquelle la marchandise sera livrée. Sélectionnez le contact. Cette information apparait automatiquement grâce à l information provenant de la fiche client/fournisseur. Vous pouvez quand même modifier l information qui apparait, si nécessaire. 4- Expéditions Tableau de consultation: Date Voyage No Client Date de l expédition. Numéro de voyage généré automatiquement lors de l impression du bon d expédition. Nom du client correspondant. 30 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1

32 Référence Transféré Commande Numéro de référence de la commande du client. Indique que l expédition a été faite. Numéro de référence dans Adminico pour cette expédition. Ce numéro apparait automatiquement. FICHE Expéditions: Date Client Notes (à l interne) Livré Transporteur No compte transporteur Adresse Nombre de boites Poids total Mémo FOB/FAB Indiquez la date de l expédition. Indiquez le nom du client correspondant. Si besoin, inscrivez une note pour l interne. Indiquez si la marchandise a été livrée ou non. Indiquez quel est le transporteur pour cette livraison. Ex : Postes Canada, Fedex, etc. Indiquez le numéro de compte du transporteur. Indiquez l adresse d expédition. Indiquez le nombre de boites pour cette expédition. Indiquez le poids total de toutes les boites dans cette expédition. Si besoin, inscrivez un mémo qui sera visible sur la confirmation de commande. Indiquez qui paye le transport lors de la livraison de marchandise. Indiquez «Payé client» ou «Payé fournisseur». C est ce qui va apparaitre dans les bons d achats/ bons de commande que vous envoyez aux fournisseurs. Laissez cette case vide si cela ne vous concerne pas. Section 6/ Grand Livre 1- Charte de comptes Cette étape est essentielle au bon fonctionnement du système de gestion et de comptabilité d Adminico. Il est donc important de discuter avec votre comptable afin 31 Guide d utilisateur pour Adminico votresite.ca V: 1.1