Lors de la création du dossier, ne pas oublier de cocher «Comptabilité analytique».

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1 1 EXERCICE D INITIATION AU MODULE ANALYTIQUE DE BOB 50 Création du dossier via Bob 50 System Lors de la création du dossier, ne pas oublier de cocher «Comptabilité analytique». Encodage dans le journal des opérations diverses d'ouverture Définition des plans analytiques Afin de pouvoir ventiler les imputations analytiques, il faut tout d abord définir les plans analytiques. Les plans analytiques constituent une façon d analyser l entreprise de manière distincte et indépendante. Les plans analytiques décomposent une entreprise en sous ensembles afin de permettre son étude. En général on va définir autant de plans qu il y aura de départements, de sections et de divisions dans l entreprise. Par exemple si on crée un plan "Département" on sous entend : le service administratif, le service achat, vente, magasin etc. Toutefois s il y a une connexion entre les départements, les divisions et les sections, nul n est besoin de créer trois plans analytiques, il conviendra de créer un seul plan et la codification sera basée sur les sous ensembles les plus petits à savoir les sections.

2 Le choix des plans exige une réflexion sur la manière dont l information sera traitée! Les plans analytiques sont constitués afin de recueillir les imputations analytiques lors de l encodage des journaux en comptabilité générale, ou lors d une saisie dans les journaux des opérations strictement analytiques. Le logiciel BOB permet de définir au maximum 8 plans analytiques indépendants, auxquels 2 plans de type Quantité ou Date peuvent être associés. Les plans de type quantité ont un statut à part, l information quantité qui sera saisie à ce niveau permet de saisir une valeur (quantité, heures, kilomètres ) qui pourra être exploitée (consultation, impression, exploitation dans Excel) au même titre que les montants des charges et produits. Les plans de type Date permettent d imprimer un historique ou une balance croisée triés sur ce critère, les plans de type Date ne peuvent pas être exploités dans Excel. Les plans analytiques peuvent contenir un nombre illimité de comptes et pourront être codifiés en Alphanumérique (lettre et nombre) sur une longueur de 1 à 10 positions. Création des plans analytiques Aller dans «Utilitaires», puis sur «Configuration», puis sur Définition des plans analytiques. Lors de la configuration des plans, l installateur doit définir pour chacun des plans le caractère obligatoire des imputations analytiques. Il est indispensable de rendre obligatoire l imputation pour au moins un des plans ainsi définis. 2

3 3 Ne pas oublier de cliquer sur le bouton «Installer», une fois les plans créés. Avant de pouvoir encoder dans les différents journaux il est nécessaire de compléter certains comptes automatiques en allant dans Utilitaires, Configuration, puis Comptes automatiques.

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5 5 Définition des sections de chaque plan analytique Aller dans Fichier, puis sur «Sections analytiques» et ajouter des sections pour chaque plan préalablement défini. Idem pour les produits : outillage, vernis, colles, plâtres, produits bitumeux, huiles, produits détachants, peintures, lampes, terreau, briques, blocs de béton; soit au total 13 catégories.

6 6 Idem pour Liège, Verviers; soit au total 3 arrondissements. Idem pour Bruxelles, Flandre; soit au total 3 régions. Adaptation du plan comptable de Bob Il convient non seulement de créer les comptes nécessaires adaptés à l'activité de l'entreprise mais aussi d'adapter une partie de ceux-ci de manière à pouvoir effectuer une saisie analytique. Lors de l encodage d un compte en comptabilité générale, et pour pouvoir ventiler une imputation analytique sur ce compte, il faudrait au préalable que l on ait activé dans la fiche signalétique de ce dernier la case «saisie analytique». Il s agit donc de répertorier tous les comptes qui vont servir dans notre analyse, qui sont susceptibles d imputation analytique et de cocher la case «saisie analytique». Dans l onglet «Analytique», il faut cocher les plans qui vont recevoir les imputations analytiques, et choisir une section par défaut afin de pouvoir ventiler les imputations analytiques. Sans cette définition par défaut on aura du mal à ventiler l imputation analytique lors de l encodage. L ensemble des comptes ainsi définis constituent le plan comptable analytique. Cette opération se fait via le menu Fichier Plan comptable.

7 7 Toutefois cette opération peut aussi se faire autrement : aller dans «Utilitaires», puis «Configuration», puis sur paramétrage du plan comptable. On a en visuel tous les comptes répertoriés analytiques. Si on désire ajouter un compte dans son analyse, il suffit de cocher la case analytique et de cocher aussi le ou les plans qui vont avec le compte sans oublier de définir une section par défaut.

8 8 Les comptes de charges Pour chaque compte d'achat de marchandises deux sections seront activées de manière à pouvoir étudier ceux-ci par catégorie et par région de provenance. Exemples

9 9 Les comptes de produits Pour chaque compte de vente de marchandises deux sections seront activées de manière à pouvoir étudier ceux-ci par catégorie et par arrondissement de destination. Exemples

10 10 Paramétrage pour l'encodage de l'analytique dans chaque journal Pour voir apparaître les plans en colonnes dans les journaux d encodage, aller dans «Configuration générale», puis dans «paramétrage», puis dans options, puis encodages ; cocher enfin «saisie de l analytique dans la grille d encodage».

11 11 ENCODAGE DANS LE JOURNAL DES ACHATS Opération n 1 Opération n 2

12 12 Opération n 3 La clé de répartition est un moyen qui permet d imputer les montants en comptabilité analytique. Il s agit souvent d un pourcentage, il est aussi possible de ventiler les imputations grâce à un ratio. L opération de création de la clé de répartition se fait comme suit : Fichier Clés de répartition analytiques.

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14 14 Opération n 4 Opération n 5 Opération n 6

15 15 Opération n 7 Opération n 8 Ne pas oublier ensuite d imputer chaque ligne avec «Wallonie» dans le plan REGION. Opération n 9

16 16 Opération n 10

17 17 Opération n 11 Opération n 12 Opération n 13

18 18 Opération n 14 Opération n 15 Opération n 16

19 19 Opération n 17 Opération n 18 Opération n 19 N.B. : répartition de 8,54 sur chaque catégorie de produit sauf un montant de 8,52 pour la dernière catégorie «vernis».

20 20 Opération n 20 N.B. : répartition de 25,85 sur chaque catégorie de produit sauf un montant de 25,80 pour la dernière catégorie «vernis». CRÉATION D'UN JOURNAL D'OPÉRATIONS DIVERSES ANALYTIQUE Aller dans «Utilitaires», puis sur «Configuration», puis sur Liste des journaux analytiques.

21 21 ENCODAGE DANS LE JOURNAL D'OPÉRATIONS DIVERSES ANALYTIQUE A la fin du mois concerné il ne faut pas oublier d'opérer une répartition de charges annuelles sur le mois en question ainsi que tenir compte des investissements effectués. Dans ce dernier cas on calculera l'amortissement mensuel sur chacun de ces investissements qu'on imputera via le journal analytique d'opérations diverses mensuelles. Les amortissements pratiqués sont tous linéaires : constructions 4 %, installations 10 %, matériel roulant 20 %, mobilier 10 %. Ne pas oublier aussi les acquisitions du mois de janvier! Amortissement du placard (17/01) Amortissement de l imprimante (22/01)

22 22 Amortissement du bâtiment (31/01) Amortissement des installations (31/01)

23 23 Amortissement du matériel roulant (31/01) Amortissement du mobilier (31/01) Il ne faut pas oublier de corriger l opération du 31/01 relative à la prime d assurance incendie. La prime d assurance incendie étant annuelle, il faut, pour la bonne tenue de la comptabilité analytique mensuelle, corriger cette situation via le journal analytique «opérations diverses mensuelles». Il y a lieu de créer un compte n Frais à répartir qui recevra 308 E de la prime d assurance tandis que le compte n sera diminué du même montant puis éclaté vers les 13 catégories de produits grâce à la clé de répartition. (Voir page suivante)

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25 25 ENCODAGE DANS LE JOURNAL DES VENTES Opération n 1 Opération n 2 Opération n 3 Attention de ne pas oublier auparavant de cocher TVA Saisie financier dans le compte concerné.

26 26 Opération n 4 Opération n 5 Opération n 6

27 27 Opération n 7 Opération n 8 Opération n 9

28 28 Opération n 10 Opération n 11 Opération n 12

29 29 ENCODAGE DANS LE JOURNAL DES NOTES DE CRÉDIT SUR ACHAT Opération n 1 Opération n 2 Opération n 3

30 30 Opération n 4 Opération n 5

31 31 ENCODAGE DANS LE JOURNAL DES NOTES DE CRÉDIT SUR VENTE Opération n 1 Opération n 2 Opération n 3

32 32 Opération n 4 Opération n 5

33 33 ENCODAGE DANS LE JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES DE L EXERCICE

34 34 VALIDATION DES ECRITURES COMPTABLES ENREGISTREES DANS LES DIFFERNENTS JOURNAUX Il convient de sélectionner tous les journaux non encore validés et de cliquer sur l icône pour centraliser les écritures comptables. Remarque Une imputation analytique faite via la comptabilité générale peut toujours être modifiée par la suite, même après validation de l'écriture en comptabilité générale. Cette modification est mémorisée dans un journal d'opérations diverses analytiques et n'influence en rien la comptabilité générale. EXPLOITATION DES INFORMATIONS Les encodages ainsi terminés et la validation une fois effectuée, on dispose alors de toute une série d informations qu on va exploiter à notre guise pour répondre à toute une série de questions. - Quel est le chiffre d'affaires obtenu par arrondissement? - Quel est le montant de chaque catégorie d'achats par région? - Quel est le résultat obtenu par catégorie de produits Il s agit de trouver le chiffre d'affaires obtenu par arrondissement, cette opération se fait comme suit : Menu Consultation Historique Analytique - Arrondissement on choisit l'arrondissement dont on a besoin. Exemple pour l'arrondissement de Liège

35 35 Il s agit de trouver le montant de chaque catégorie d'achats par région, cette opération se fait comme suit : Menu Consultation - Historique Analytique Région on choisit la région dont on a besoin. N.B.: cette consultation ne tient pas encore compte des paiements opérés par la suite qui peuvent modifier quelque peu le solde affiché. Il est aussi possible d aboutir aux mêmes résultats par une autre démarche : Fichier Section analytique - choisir le plan qu on désire, ensuite à partir des flèches de défilement retrouver la section que l'on veut. L ongle «Débit/Crédit» présente le solde des ventes (Crédit) et le solde des achats (Débit) le résultat est donc donné par le solde dans le coin inférieur droit de la fenêtre.

36 36 Par exemple voici le résultat obtenu en janvier pour la catégorie PEINTURES

37 37 Impression des documents Il est possible de visualiser et d imprimer des documents analytiques. Jusqu'à cinq documents imprimables sont disponibles : les plans analytiques, les journaux analytiques, le grand livre, les balances et les balances croisées et ou les historiques croisés. Exemple

38 38 La balance croisée /historique croisé Les balances croisées / historiques croisés sont des croisements de plans choisis entre les plans analytiques et le plan comptable de la comptabilité générale; il est possible de croiser jusqu à trois plans Par exemple dans notre cas si l'on veut obtenir la ventilation des charges et des produits d'exploitation par catégorie de produit on choisit la configuration suivante. On obtient le document suivant. (Suite voir pages suivantes)

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42 42 Limites du module analytique de Bob 50 L analyse que nous venons de conduire nous a montré l efficacité du module analytique de Bob 50 mais en même temps ses limites. Le module pris seul ne permet que de construire des coûts partiels. La recherche d un coût complet entraînera une surcharge des écritures. La construction des coûts complets est possible mais se fait par la conjonction des autres modules du logiciel et une exportation des données analytiques vers un autre produit et très souvent vers un Tableur à savoir Excel de Microsoft. La construction d un coût complet exige donc l utilisation du module des «Immobilisés», du module de «Facturation» et surtout du module «OLE».