Administration générale

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1 21 Le domaine fonctionnel regroupe les emplois qui contribuent à la coordination et au fonctionnement général des services de l État et de leurs établissements publics, dans les domaines de la gestion administrative, de la documentation et des archives, avec pour objectif l amélioration continue des processus.

2 RESPONSABLE DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE 21 DéFINITION SYNTHéTIQUE Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services administratifs et techniques d une structure. ACTIVITéS PRINCIPALES Gérer le budget, la comptabilité, les moyens spécifiques et la logistique de la structure Contribuer au pilotage de la gestion des ressources humaines de la structure Contribuer à l animation du dialogue social et à la communication interne à la structure Impulser des projets de la structure et en assurer la mise en œuvre administrative et/ ou technique Proposer les réformes et innovations propres à moderniser le fonctionnement des services de la structure ou les processus de gestion Mettre en place, suivre et exploiter les outils d évaluation de l activité Gérer le contentieux Savoir-faire Diriger une structure, un service Conduire un projet, une démarche Négocier Analyser un projet, une démarche Communiquer COMPÉTENCES Savoir-être Sens des relations humaines Capacité d adaptation Sens de l organisation Sens de l innovation/ créativité Compétences managériales requises Connaissances Gestion budgétaire et comptable Principes généraux du droit du contentieux de la fonction publique Méthode de gouvernance et de pilotage Outils et techniques du contrôle de gestion Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

3 RESPONSABLE DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM01 CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE TENDANCES D ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Modernisation de l action publique Développement des démarches de certification et de qualité Maîtrise des dépenses publiques Participation active aux démarches de contrôle de gestion et à la comptabilité analytique IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Recherche de la performance Recherche de mutualisations EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Intérieur Coordonnateur(trice) d administration générale 3 ème partie édition

4 RESPONSABLE DU BUREAU DU CABINET 21 DéFINITION SYNTHéTIQUE Piloter l activité du bureau du cabinet d une administration centrale, d un service déconcentré ou d un opérateur, notamment les actions relevant de la représentation de l État. ACTIVITéS PRINCIPALES Organiser la gestion des affaires politiques et des dossiers associés Piloter l organisation et le suivi des déplacements des hautes autorités et personnalités Coordonner l organisation des cérémonies officielles et les réceptions Suivre les dossiers techniques spécifiques en lien avec les services compétents, notamment les dossiers liés à la gestion de crise Assurer la sécurité du site Organiser la politique de communication du service COMPÉTENCES Savoir-faire Diriger une structure, un service Rédiger Négocier Analyser un comportement, un contexte, une problématique Communiquer dans un contexte de crise Savoir-être Capacité d adaptation Faire preuve de diplomatie Sens de l organisation Réactivité Connaissances Environnement administratif, institutionnel et politique Droit/réglementation administratif Règles du protocole Gestion des ressources humaines Compétences managériales requises Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

5 RESPONSABLE DU BUREAU DU CABINET EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM02 CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE Disponibilité TENDANCES D ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Réformes et enjeux de la gestion de crise et de la sécurité Maîtrise des dépenses publiques Développement des démarches de certification et de qualité IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Accroissement de la capacité à analyser et gérer des phénomènes nouveaux EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Intérieur Chargé(e) du bureau du cabinet 3 ème partie édition

6 21 GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/ INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF DéFINITION SYNTHéTIQUE Assurer la gestion administrative d un secteur en préparant des dossiers ou en instruisant des demandes individuelles, en notifiant et/ou en publiant les décisions rendues. ACTIVITéS PRINCIPALES Préparer et suivre des dossiers administratifs, en collectant, analysant et sélectionnant ses éléments constitutifs et en rédigeant les documents de synthèse Instruire des demandes individuelles sur le plan administratif, comptable et juridique Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles Assurer l interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine Notifier et/ou publier les décisions individuelles Produire les restitutions statistiques se rapportant à l activité concernée Organiser les aspects logistiques du domaine d activité Savoir-faire Analyser une information, un document, une réglementation Synthétiser des informations, un document Rédiger un acte administratif Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure Travailler en réseau COMPÉTENCES Savoir-être Être rigoureux Sens de l organisation Faire preuve de discrétion Sens des relations humaines Compétences managériales requises Connaissances Techniques de rédaction administrative Droit administratif Techniques d organisation Gestion budgétaire et comptable Applications informatiques spécifiques Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

7 GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/ INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM03 CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE TENDANCES D ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Dématérialisation des procédures Développement des actions en mode projet Développement des démarches de certification et de qualité IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Besoin accru de polyvalence et d expertise EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS Intérieur MINISTÈRE/FILIÈRE Environnement-Énergie-Mer-Logement- Habitat durable INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Assistant(e) d administration générale Gestionnaire-instructeur(trice) administratif(ve) Gestionnaire courrier Chargé(e) de la coordination du courrier Gestionnaire-instructeur(trice) 3 ème partie édition

8 SECRÉTAIRE-ASSISTANTE/ASSISTANT 21 DéFINITION SYNTHéTIQUE Assister un dirigeant, un ou plusieurs responsables dans l organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d assistance technique. ACTIVITéS PRINCIPALES Assurer l accueil physique et téléphonique et par courriel Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l organisation des réunions du service Mettre en forme et valoriser des supports écrits Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service Savoir-faire Mettre en forme un document Archiver Diffuser une information, une publication Organiser une réunion Prioriser Rédiger un acte juridique COMPÉTENCES Savoir-être Sens de l organisation Réactivité Faire preuve de discrétion Sens des relations humaines Compétences managériales requises Connaissances Bureautique et outils collaboratifs Applications informatiques métier Classement, archivage Techniques de secrétariat Environnement administratif, institutionnel et politique Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

9 SECRÉTAIRE-ASSISTANTE/ASSISTANT EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM04 Le cas échéant, travail en binôme CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE TENDANCES D ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Réorganisation des services de l État Maîtrise des dépenses publiques Évolution des outils bureautiques et collaboratifs IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Actualisation et renforcement de l ensemble des compétences EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS Ministères sociaux Défense MINISTÈRE/FILIÈRE Environnement-Énergie-Mer-Logement- Habitat durable Intérieur INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Assistant(e) de direction Assistant(e) secrétaire d un service Agent(e) d administration Assistant(e) d administration Assistant(e) de gestion Assistant(e) Secrétaire Assistant(e) de direction Assistant(e) d administration générale 3 ème partie édition

10 21 CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES RESSOURCES DOCUMENTAIRES DéFINITION SYNTHéTIQUE Mettre en œuvre la politique de gestion, de mise à disposition et de valorisation de l information documentaire des administrations et établissements publics de l État. ACTIVITéS PRINCIPALES Gérer les sources documentaires traditionnelles et numériques (collecter, traiter, signaler et valoriser les documents détenus, mettre à jour le système d information documentaire) Mettre en œuvre le dispositif de recherche d informations par les utilisateurs Mettre à disposition des utilisateurs les documents prêtés ou mis en circulation Assurer, auprès des utilisateurs, une prestation d accueil, d orientation, d assistance et de conseil Réaliser des produits et des services pour assurer la mise en valeur du fonds documentaire auprès des utilisateurs Prendre en charge la gestion administrative, technique, logistique et budgétaire du service Développer des partenariats et participer à des réseaux ou des communautés ciblées, internes ou externes à l administration Contribuer aux actions de communication de la structure Savoir-faire Concevoir un projet, une démarche Rechercher des données, des informations Exploiter une information Diffuser une information, une publication Travailler en réseau COMPÉTENCES Savoir-être Sens de l analyse Sens de l organisation Sens des relations humaines Curiosité intellectuelle Compétences managériales requises Connaissances Environnement professionnel du domaine d activité Méthode et normes de gestion de l information Techniques d organisation Techniques documentaires Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

11 CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES RESSOURCES DOCUMENTAIRES EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM05 CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Dématérialisation des ressources documentaires Ouverture et réutilisation des données publiques TENDANCES D ÉVOLUTION IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Renforcement des compétences en technologies de l information et de la communication EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS Premier ministre Défense Intérieur MINISTÈRE/FILIÈRE Environnement-Énergie-Mer-Logement- Habitat durable INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Responsable d un centre de documentation Responsable en information et bibliothèques Cadre en information et bibliothèques Agent(e) en information et bibliothèques Assistant(e) en information et bibliothèques Chargé(e) des ressources documentaires Documentaliste Chargé(e) du centre de ressources documentaires 3 ème partie édition

12 CHARGÉE/CHARGÉ DE VEILLE INFORMATIONNELLE 21 DéFINITION SYNTHéTIQUE Piloter le management de l information en concevant et gérant des dispositifs d accès à l information et aux connaissances, de capitalisation et de veille informationnelle adaptés aux besoins de la structure concernée. Les faire évoluer en fonction de l environnement. ACTIVITéS PRINCIPALES Organiser les processus de capitalisation et de mutualisation des connaissances au sein de la structure Identifier les besoins d information et de documentation des agents Définir les dispositifs de veille informationnelle adaptés Rechercher et qualifier les sources d information Mettre en place des systèmes de collecte automatisée de l information Analyser la pertinence de l information trouvée Mettre en place un flux de diffusion des résultats de la veille informationnelle Développer des partenariats et participer à des réseaux ou des communautés ciblées internes ou externes à l administration Savoir-faire Mener une veille Analyser une information, un document, une réglementation Capitaliser une expérience, une connaissance Concevoir un outil, un dispositif Diffuser une information, une publication Animer un réseau COMPÉTENCES Savoir-être Esprit de synthèse Sens critique Curiosité intellectuelle Sens de l innovation/ créativité Compétences managériales requises Connaissances Environnement professionnel du domaine d activité Matériels, systèmes et réseaux d information et de communication Techniques d organisation Règles juridiques applicables à l activité de collecte et de diffusion de données Techniques de collecte et de traitement de l information Culture pluri-disciplinaire Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

13 CHARGÉE/CHARGÉ DE VEILLE INFORMATIONNELLE EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM06 CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE TENDANCES D ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Développement des réseaux professionnels et espaces collaboratifs Accroissement de la circulation de l information Besoins en intelligence documentaire renforcés IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Spécialisation et professionnalisation, notamment dans le domaine de l animation de réseau et de la gestion d espaces collaboratifs Métier en émergence, appelé à se déployer EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS Défense Premier ministre MINISTÈRE/FILIÈRE INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Cadre en veille et gestion des connaissances Responsable en veille et gestion des connaissances Animateur(trice) du réseau de veille documentaire Documentaliste spécialisé(e) 3 ème partie édition

14 CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES ARCHIVES 21 DéFINITION SYNTHéTIQUE Proposer et assurer la mise en œuvre d une politique d archivage des documents et données numériques d une structure répondant aux exigences législatives et adaptée aux besoins des services, en lien avec le contrôle scientifique et technique. ACTIVITéS PRINCIPALES Définir, avec le service producteur ou détenteur, les documents et données à archiver Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d archivage Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d archivage Assurer les relations et les transferts à l institution patrimoniale des archives historiques Prendre en charge la gestion du système d information des archives Gérer les espaces de stockage (taux d occupation, conditions de conservation) Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes des archives Évaluer la mise en qualité et la fiabilité du dispositif COMPÉTENCES Savoir-faire Piloter une activité Archiver Appliquer un protocole Travailler en équipe Savoir-être Sens des responsabilités Être autonome Sens de l organisation Sens des relations humaines Connaissances Environnement professionnel du domaine d activité Ingénierie de projet Techniques du domaine d activité Gestion de l information Archives et accès aux données personnelles Classement et archivage Compétences managériales requises Systématiquement Éventuellement Sans objet Répertoire interministériel des métiers de l État

15 CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES ARCHIVES EMPLOI-RÉFÉRENCE FP2ADM07 Devoir de discrétion CONDITIONS PARTICULIÈRES D EXERCICE TENDANCES D ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME Développement de la dématérialisation des procédures et actes administratives Réorganisation des services de l État Ouverture et réutilisation des données publiques IMPACT SUR L EMPLOI-RÉFÉRENCE Renforcement des compétences en technologies de l information et de la communication EXEMPLES DE LIBELLÉS D EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS Défense MINISTÈRE/FILIÈRE Environnement-Énergie-Mer-Logement- Habitat durable INTITULÉ DE L EMPLOI-TYPE Cadre d archives Agent(e) d archives Assistant(e) d archives Chargé(e) d archivage Gestionnaire des archives 3 ème partie édition