La gestion du temps 3e partie: La planification

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1 Volume 15 No 3 - Septembre 1998 ÉDUCATION ET DROITS DE L'HOMME La gestion du temps 3e partie: La planification Colette Paillole Dans de précédents numéros de La revue des Échanges, nous vous avons présenté comment mieux connaître sa relation au temps et comment déléguer, compétences indispensables pour une meilleure utilisation du temps. À chacune de ces fiches correspondaient une partie prospective (Qu'aimerais-je avoir réalisé dans un mois, un an...?) de la gestion de son temps et une partie «association de l'équipe» à cette vision du travail. Ou autrement dit, une formation à double détente: celle du «chef» que le «chef» répercute auprès de ses collaborateurs. La fiche d'aujourd'hui, la planification, non seulement présente une autre composante essentielle dans la direction de son temps et donc de son établissement, mais renvoie également à une volonté de maîtriser, autant que faire se peut, le temps professionnel pour qu'à travers cette volonté se dessinent une orientation, une ligne politique claire et partagée. Pour essayer de mieux pratiquer ou mieux partager la PLANIFICATION dans la direction d'établissement scolaire, nous vous proposons quelques activités élaborées en fonction des objectifs suivants: 1. Objectifs Connaître votre style d'organisation du temps, et la planification. Vous doter d'outils de planification. Amener vos collaborateurs à intégrer la planification dans leur secteur d'activités

2 2. Sensibilisation au thème Qu'est-ce que planifier pour vous? Dans votre pratique courante, quels sont les champs de vos activités que vous planifiez? Pouvez-vous repérer où se situent vos points faibles, vos difficultés? Si vous vous projetez à pareille date l'an prochain, comment pensez-vous que votre établissement aura évolué? Quelles retombées cette évolution aurait-elle pour vous? Plus précisément, quelles sont les améliorations que vous recherchez? À la réflexion, verriez-vous un intérêt à étendre la planification à d'autres domaines? Voyez-vous des limites à la planification? 3. ACTIVITÉS 3.1 Auto-diagnostic Cet auto-diagnostic vous permettra de connaître votre conception de l'organisation (chacun en a une, explicite ou implicite), les autres approches de l'organisation et, après réflexion, vous aidera à définir un style personnel adapté. Lisez chacune des propositions à la page suivante et indiquez, après l'avoir lue, si vous êtes plutôt/tout à fait D'ACCORD (entourez le " + ") ou plutôt/tout à fait PAS D'ACCORD (entourez le " - "). Pas 1. Je fais souvent des bilans au sein de mon activité professionnelle. 2. S'organiser, c'est faire tout ce qu'il faut pour exercer parfaitement sa fonction. 3. L'organisation est une affaire de rigueur, d'ordre et de méthode. 4. Je suis souvent débordé. Je n'arrive pas à faire tout ce que je voudrais faire. 5. L'organisation c'est une question de personnalité et de tempérament individuel. 6. Un homme organisé est capable de résoudre scientifiquement les problèmes qui se posent à lui dans son travail et de leur apporter la meilleure solution possible. 7. L'organisation tue l'initiative et la créativité. 8. On ne peut bien s'organiser que si on comprend ce que l'on fait et pourquoi on le fait.

3 9. Ce qui compte n'est pas l'effort mais le résultat. 10. L'organisation personnelle est souvent impossible car on est constamment dérangé dans son travail (téléphone, interruptions diverses...). 11. Certains principes fondamentaux d'organisation restent valables indépendamment des personnalités individuelles ou des contextes professionnels. 12. La meilleure organisation, c'est de savoir s'adapter au coup par coup sur le terrain. 13. Tout système d'organisation a ses inconvénients. Mais il est viable dès lors que ses avantages l'emportent sur ses inconvénients. 14. L'échec est formateur. 15. Je me fixe des objectifs d'action (professionnels ou personnels). 16. Un homme organisé est un homme qui dégage du temps pour ne se consacrer vraiment qu'à l'essentiel. 17. Le "système D" a souvent bien des avantages. 18. Un système d'organisation doit tenir compte du fait que chaque homme est un cas particulier. 19. Chaque individu a des tendances à s'auto-organiser et à refuser les modèles d'organisation imposés de l'extérieur. 20. S'organiser, c'est avant tout appliquer rigoureusement un certain nombre de règles et de principes. 21. À certains moments, je prends du recul par rapport à mes activités immédiates. 22. Un homme efficace travaille beaucoup et se dépense sans compter. 23. L'organisation doit être un rempart permanent contre le laisser-aller et le désordre. 24. La plupart des méthodes d'organisation sont aussi des méthodes "presse-citron". 25 S'organiser, c'est se fixer un plan et le respecter. 26. L'organisation idéale est à notre portée. Il suffit de faire l'effort de la mettre au point et de la respecter. 27. Pour bien exercer sa fonction, l'essentiel est d'être motivé. 28. L'organisation consiste à analyser et à diagnostiquer diverses situations dans lesquelles on se trouve de façon à élaborer des solutions ou des actions adaptées à ces situations. 29 L'organisation est avant tout une affaire de volonté. 30 La démarche d'organisation reste souvent bien théorique. Les meilleurs plans sont détruits par un imprévu auquel on n'avait pas pensé. Page suivante : les résultats de l autodiagnostic ---->

4 La gestion du temps 3e partie: La planification Colette Paillole N 1 GRILLE DE DÉPOUILLEMENT "QUEL EST VOTRE D'ORGANISATION" N 2 N Total Total Total VOTRE SCORE Votre score est composé de 3 chiffres entre 0 et 10 qui représentent votre "coefficient d'attraction déclaré" par rapport à trois conceptions de l'organisation: - N 1 est le "SCIENTIFIQUE" ou L'ORGANISATION CENTRÉE SUR LES MÉTHODES : c'est l'école classique des modèles d'organisation dont Taylor et Fayol ont été des initiateurs dans l'entreprise. - N 2 est le "INTUITIF" ou L'ORGANISATION CENTRÉE SUR LES PERSONNES : c'est l'approche qui privilégie la personnalité individuelle et les relations humaines et refuse des modèles ou des méthodes jugées souvent trop contraignantes et trop rigides. - N 3 est le "OPÉRATIONNEL" ou L'ORGANISATION CENTRÉE SUR LES RÉSULTATS : c'est l'approche du management moderne rigoureuse sur l'atteinte des objectifs, mais souple et flexible en ce qui concerne les méthodes et les façons de faire.

5 Vous pouvez reporter votre score sur le tableau suivant, pour faire apparaître votre profil personnel, c'est-à-dire votre dosage de ces trois styles types. 3.2 Planification Se projeter dans le temps : ce que l'on doit (veut...) faire demain va éclairer nos choix d'aujourd'hui. Pour bien vivre une étape de sa vie, il faut avoir une idée bien claire de l'étape suivante. La prévision, c'est savoir déterminer le chemin critique (retenu après analyse entre plusieurs choix) pour atteindre son objectif. Chaque année, vous avez à prévoir le calendrier des différentes étapes du suivi des élèves de votre établissement. En prenant en compte le calendrier national et/ou régional des procédures d'orientation, des examens..., comment planifiez-vous, dans votre établissement, les opérations qui doivent se dérouler dans ce domaine, à votre initiative, tout au long de l'année scolaire? 3.3 Planification participative Vous avez prévu le calendrier du suivi des élèves de votre établissement. Expliquez comment vous associez votre équipe à cette planification, de la conception à la réalisation. 4. Conclusion Planifier suppose tout particulièrement de MÉDITER et d'appliquer les principes suivants que nous avions cités lors de la première fiche: SE VIVRE AU DEUXIÈME DEGRÉ: Se planifier et écrire son programme, affectuer un "budget-temps" à chaque tâche et s'y tenir, créer des outils et des méthodes collectives de gestion du temps (agendas muraux, comptesrendus d'activités...), valoriser les temps de préparation avec la méthode des trois tas: 1. ce que je peux traiter vite; 2. ce qui demande une légère préparation; 3. ce qui nécessite une maturation. ACQUÉRIR UNE PENSÉE PRÉVISIONNELLE: Se donner du temps pour se voir et se revoir, se demander ce qu'on aimerait avoir fait d'ici un mois, un an, 5 ans et plus...

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