Espace pro : Comment y accéder?

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1 Espace pro : Comment y accéder? Votre espace pro est désormais disponible sur Internet. Depuis le site Interservices vous pouvez accéder à cet espace Après avoir cliqué sur «espace perso», vous allez être redirigé vers une page sur laquelle il faudra vous identifier. Pensez donc à nous demander votre identifiant et mot de passe! Espace pro : Fonctionnalités Création de devis avec possibilité d impression et envoi par mail (P1 à 4) Historique des devis et factures clients (P 5 et 6) Sommes déjà versées par le client par secteur d activité Factures entre vous et Interservices Historique des Newsletters Interservices Guide d accueil Page 7 Vos coordonnées Déconnexion de votre espace perso INTERSERVICES Montquiers CS Carcassonne Cedex 9 Tel : contact@interservices.fr 1

2 Créer un devis, étape 1. Saisie des coordonnées clients. Vous devez remplir tous les champs pour créer votre client. Ensuite ce client vous sera automatiquement proposé. Cliquer sur le «plus» vert qui correspond à la nature de votre intervention Vos coordonnées s affichent automatiquement En cliquant une seconde fois sur le plus vert, vous ajouterez une nouvelle ligne (utile si vous souhaitez mettre du détail). INFO SUPPLÉMENTAIRE : Vous avez la possibilité de sélectionner directement le client en base de données Interservices si le client existe déjà. Le client existe : vous cliquez alors sur «ok» Cela permet d aller chercher le client dans la base de données Interservices. Dans ce cas le devis n apparaît pas en attente de modification par Interservices. Il sera toutefois vérifié et validé par nos services. 2

3 Vous souhaitez apporter des modifications à un client existant : cliquez sur modifier. Créer un devis, étape 2. Indiquer le détail de la prestation, exemple : taille de haie, maintenance informatique à domicile etc. Merci de bien indiquer le nombre d heures réalisées car c est indispensable pour les rapports que l on doit rendre à l état. Ne vous inquiétez pas ce nombre d heure(s) n apparaîtra ni sur le devis ni sur la facture à l impression si vous cliquez sur «impression sans heure». Montant rétrocédé en HT et TTC Montant total TTC facturé au client Puis vous sauvegardez votre devis en cliquant en bas à gauche sur «sauvegarder» 3

4 Le contrat d entretien est géré différemment puisque c est Interservices qui le suit. Nous avons donc besoin de plus d informations pour savoir comment doit se dérouler la facturation ; nombre d échéances, sur quelle durée etc Une fois ce devis validé par le client et envoyé chez Interservices, notre équipe gérera l envoi des factures et/ou les paiements. 1. Cocher si contrat annuel 2. Indiquer le nombre d échéances 3. La fréquence de ces échéances (exemple : 12 échéances tous les 1 mois ou 4 échéances tous les 3 mois) 4. Le mois durant lequel la première échéance devra être versée 5. Le calcul des échéances se fait automatiquement Vous sauvegardez ensuite votre devis en cliquant en bas à gauche sur «sauvegarder» Pour toute demande d informations complémentaires n hésitez pas à nous joindre par téléphone au ou par mail contact@interservices.fr 4

5 Créer un devis, étape 3 : Impression et modification si besoin Pour imprimer et/ou visualiser les devis, cliquez sur «historique des devis» Vous pouvez modifier votre devis si besoin en cliquant sur modifier Récupérer une facture client: (Cf explications P6) Impression sans heure Vous pouvez également par cet onglet : Visionner votre devis avant impression Enregistrer votre devis directement dans votre ordinateur L enveloppe sert à envoyer le devis par mail directement au client. 5

6 Interservices envoie les factures acquittées à vos clients chaque semaine. Vous pouvez toutefois avoir besoin de visualiser et/ou imprimer une facture, voici donc la marche à suivre : 1. Cliquez sur facture 2. Vous pouvez renseigner ou non le nom du client 3. Cliquez sur rechercher 4. La facture du client apparaitra alors et vous n aurez plus qu à cliquer sur la petite loupe en bout de ligne 6

7 Voici le détail de ce que contiennent les différents onglets proposés. Vous trouverez dans cet onglet tous vos devis payés, validés, en attente de validation etc et également les factures de vos clients Cet onglet reprend l ensemble des montants qui vous ont été versés par la coopérative. Chaque facture justifie «comptablement» de chacun des versements effectués sur votre compte bancaire (une facture peut contenir un ou plusieurs clients). Vous permet de savoir où en est la facturation de votre client par rapport aux plafonds des avantages fiscaux Ici sont déposés toutes les newsletters ainsi que les supports utiles : Devis à imprimer par activité Supports explicatifs (pour vous et pour le client) Les Conditions générales de prestations. Vous souhaitez avoir des informations complémentaires, vous avez besoin d aide pour les premières utilisations du logiciel. Pas de souci contactez-nous au