COMMISSION DE GESTION DU GRAND CONSEIL

Transcription

1 Grand Conseil Commission de gestion Grosser Rat COMMISSION DE GESTION DU GRAND CONSEIL Rapport sur la Stratégie informatique à l Etat du Valais Session de mars 2014 Commission de gestion

2 2/9 SOMMAIRE Page 1. INTRODUCTION Généralités Méthodologie CONSTATATIONS Stratégie Sécurité Organigramme Sous-traitance Cartographie Directives concernant les moyens informatiques et la téléphonie Rapport NOVO Audit SAP Projet Stratégie informatique du canton du Valais version Entités paraétatiques RÉPONSES À NOS 4 QUESTIONS GÉNÉRIQUES CONCLUSIONS... 9 * * *

3 3/9 Madame la Présidente, Mesdames, Messieurs les Députés, La Commission de gestion formée de Mesdames et Messieurs, Narcisse Crettenand, président, Philipp Matthias Bregy, vice-président, Marianne Maret, rapporteur Sonia Z graggen Ludovic Cipolla Didier Fournier Stéphane Ganzer Marcel Gaspoz Eric Jacquod Sidney Kamerzin Urs Kuonen Jean-Pierre Penon Georges Schnydrig vous remet ci-après son rapport qu elle a établi au sens de l art. 44 du règlement du Grand Conseil, de la loi sur l organisation des conseils et les rapports entre les pouvoirs (LOCRP) ainsi que de la loi sur la gestion et le contrôle administratifs et financiers du canton (LGCAF).

4 4/9 1. Introduction 1.1 Généralités Quelle que soit l entreprise ou l activité dans laquelle on est impliqué, l informatique est devenue un outil indispensable pour concrétiser les tâches attribuées aux personnes intégrées dans ces structures. L Administration cantonale n a pas échappé à cette évolution si l on constate que la toute grande majorité des employés dispose à titre professionnel d un poste de travail informatisé pour remplir leurs tâches quotidiennes, pour avoir accès aux informations centralisées sur les serveurs ou ne serait-ce que pour saisir de manière détaillée leurs différentes activités exercées. De plus, la communication par la voie informatique est devenue aujourd hui indispensable. A ces outils basiques, le recours à des progiciels métiers s est largement répandu dans tous les rouages de l Administration. L utilisation de tous ces outils nécessite à la fois des moyens en personnel et en équipements. Concrètement, chaque année le budget de l Etat, en termes d investissements et de frais d exploitation comprend, tous départements confondus, de nombreuses rubriques dont l ampleur est largement supérieure à plusieurs dizaines de millions de francs. Toutefois, malgré les évaluations régulières opérées, demeure toujours la question de l adéquation des sommes engagées avec les résultats attendus. Pour mémoire, en 2010 l Etat du Valais par l Inspection des finances a mandaté l entreprise NOVO Business Consultants SA à Berne pour un Audit organisationnel de SAP de l Administration cantonale valaisanne. Sous l appellation «Rapport Novo Audit SAP», ce document a notamment mis en évidence une série de propositions, 38 en l occurrence, visant à améliorer, modifier, optimiser voire supprimer ou créer des tâches informatisées. Actuellement, une stratégie informatique intitulée : Stratégie informatique du canton du Valais est en cours d élaboration, celle-ci repose sur l'audit SAP réalisé en 2010 ainsi que sur l'analyse de la situation réelle relative à la Politique Informatique de 1999 en vigueur aujourd hui. Dans le présent rapport, nous nous sommes basés sur la version 1.01 du 29 avril Outre l'étude d'un volumineux dossier, l'analyse de la situation réelle se base sur une enquête menée auprès d'une vingtaine de personnes dans différents départements. 1.2 Méthodologie La COGEST a pris connaissance des différents rapports d audits conduits ces dernières années sur l informatique à l Etat du Valais. Elle s est entretenue avec le chef du département, le délégué cantonal à l informatique, le chef du service de l informatique, le directeur des systèmes d information du Grand Conseil et le réviseur informatique à l Inspection cantonale des finances. Elle a cherché à répondre aux 4 questions génériques suivantes : 1. L Etat du Valais a-t-il une vision claire et une stratégie bien déterminée sur ce dont il souhaite disposer en matière informatique pour assurer de la meilleure manière possible les missions qui lui sont confiées? 2. Quels sont les éléments directifs déployés pour faire respecter cette stratégie? 3. Quels sont les volumes financiers en jeu (mandats, prestations internes, software, hardware, infrastructures) pour disposer à l horizon 2020 de la structure la plus adéquate possible, facilitant le travail des collaborateurs ainsi que des usagers et favorisant la modernisation de l Etat? 4. Le service cantonal de l informatique est-il organisé de manière à conduire et mettre en œuvre cette stratégie? La COGEST a désigné en son sein une délégation chargée de cette mission. Les constatations, analyses et propositions de ladite délégation ont été discutées en séance plénière de la COGEST au fur et à mesure de l avancement du dossier et ont servi à l élaboration du présent rapport.

5 5/9 2. Constatations Les constats que la COGEST a faits en application de la méthodologie retenue sont résumés ci-après selon les thèmes principaux. L'Administration du canton du Valais est organisée en départements puis en services (organisation verticale ou en silo). En tant que tâche transversale (tout comme les finances et les ressources humaines), l'informatique concerne cinq décideurs (conseillers d'etat), qui choisissent des prestations, évoquent les budgets et prescrivent donc également des tâches. Le service cantonal de l informatique compte, aujourd hui, officiellement 54,5 collaborateurs et collaboratrices à plein temps alors que 44 collaborateurs et collaboratrices à plein temps sont dilués dans l Administration cantonale avec des cahiers des tâches informatiques. 2.1 Stratégie La stratégie informatique découle d une décision du Conseil d Etat de Quoique garante du pilotage de la stratégie informatique, la délégation du Conseil d Etat à l informatique ne s est réunie que trois fois ces 13 dernières années (source : rapport Stratégie informatique ). Cet état de fait laisse présager que la stratégie informatique 1999 n a jamais vraiment été mise en place dans les faits. Cette constatation ne fait que renforcer ce qui fait essentiellement défaut dans le fonctionnement de l informatique tel qu il nous a été présenté. Actuellement, il y a un manque certain de vision globale de l informatique qui devrait être interdépartementale et transversale, pour gérer le fonctionnement et l organisation du service cantonal de l informatique en fonction des besoins des départements et des services et de la rapidité de l évolution technique de l informatique. L informatique est un vaste domaine qui comprend de nombreux métiers répartis dans différents services de l Etat. Pour l instant, il n y a que deux départements qui disposent d un coordinateur informatique. A la question des projets qui devraient être rapatriés au service cantonal de l informatique, la réflexion et la prise de décision vont dépendre des priorités définies par la stratégie et des incidences financières supportables. L enjeu actuel est de mettre à jour la vision stratégique du canton pour répondre au mieux aux défis des années à venir. 2.2 Sécurité Des problèmes de risques sont liés à la situation des serveurs notamment en cas de catastrophe naturelle. Les ressources actuelles ne permettent pas une redondance de certaines compétences clés. Le rapport Stratégie Informatique relève une série de risques qui devront rapidement être résolus une fois la stratégie informatique autorisée. Néanmoins, force est de constater qu à ce jour aucun problème de sécurité majeur n est à relever. 2.3 Organigramme Dès que l autorisation de mettre en œuvre la nouvelle stratégie sera effective, l organigramme du service cantonal de l informatique devra être revu. L impact organisationnel concerne également les services demandeurs de prestations informatiques qui doivent développer des compétences pour être de réels partenaires dans les projets. 2.4 Sous-traitance Les travaux externalisés sont nécessaires pour satisfaire des développements pointus exigeant des compétences particulières lorsque celles-ci ne sont pas disponibles en interne ou par manque de disponibilités. Cependant, les travaux externalisés ne doivent pas conduire à une perte de maîtrise ou de connaissance de son propre outil informatique.

6 6/9 2.5 Cartographie La cartographie des applications sur les serveurs a été mise en place en 2009 avec l appui de la HES-SO Valais/Wallis, elle doit être plus fréquemment mise à jour. Pour tous les postes de travail, l inventaire des applications est constamment actualisé. Un inventaire de tous les logiciels utilisés dans l Administration cantonale doit être disponible pour toujours avoir une vision claire de la situation existante. La cartographie doit être mise en phase avec les prestations légales définies pour chaque service ou office de façon à s assurer d une couverture fonctionnelle adéquate. 2.6 Directives concernant les moyens informatiques et la téléphonie Ces directives adoptées par le Conseil d Etat le 21 décembre 2005 sont complètement désuètes et méritent d être revues en fonction de l avancée technologique et des nouveaux comportements des utilisateurs. L usage personnel des moyens informatiques de l Etat du Valais ne devrait pas être autorisé. 2.7 Rapport NOVO Audit SAP Le rapport NOVO Audit SAP a été déposé le 15 décembre Les principaux résultats fournis par l'analyse de la situation réelle et l'audit SAP pointent un manque de coordination entre les départements aux niveaux stratégique et opérationnel. Le système SAP existant est utilisé depuis dix ans et n'est pas exploité ni installé de façon optimale. Il se trouve que trois ans après la publication de ce rapport, peu de recommandations ont été réalisées à part la distinction des deux rôles principaux, celui de délégué et celui de chef du service cantonal de l informatique assumés par la même personne jusqu en Nulle part il n est mentionné que ce rapport ait fait l objet d une quelconque prise de position du Conseil d Etat. 2.8 Projet Stratégie informatique du canton du Valais version1.01 Les travaux de révision de la stratégie informatique cantonale (politique informatique) de 1999 ont réellement été lancés par le chef du département, le conseiller d'etat Claude Roch, et ont été mis en œuvre dans la deuxième moitié de l'année 2012 par le délégué cantonal aux questions informatiques, M. Philippe Hatt, avec le soutien externe de l'entreprise NOVO Business Consultants AG. On peut noter que la mise en oeuvre de cette nouvelle stratégie informatique est consécutive au Rapport NOVO Audit SAP. Il convient de relever que ce projet ne fait pas la part belle à un fonctionnement administratif à meilleur prix, car il occulte les vecteurs d'économie et de sécurité (peu de virus) que sont les solutions bureautiques Open Source (Ubuntu, LibreOffice, Mozilla, etc.) couvrant pratiquement l ensemble des besoins bureautiques avérés d une Administration sans débourser CHF 1.- pour des licences. Il ne fait pas non plus la part belle aux solutions mobiles peu coûteuses alors même que l Administration cantonale dispose d'un contrat CMN (frais de télécommunication à prix préférentiel). Il ne fait pas non plus la part belle aux méthodes de développement «Agile» qui font concourir dans le bon sens du terme, donc motivent, les équipes de projet et de développement pour des résultats plus rapides axés sur les besoins du client. Enfin, il occulte la micro-informatique qui représente la majorité des utilisateurs. Pour être complète, la stratégie informatique doit prendre en compte les applications métiers spécifiques hors SAP ainsi que les outils de productivité personnelle (bureautique, messagerie, outils collaboratifs internes et externes ).

7 7/9 2.9 Entités paraétatiques Les entités paraétatiques et subventionnées ont leurs propres directives. Elles sont du ressort du délégué à l informatique. La supervision des systèmes informatiques de ces entités devrait être intégrée dans la stratégie informatique de l Etat du Valais. Pour des raisons de rationalisation et d économicité, les données des entités paraétatiques devraient être hébergées sur les serveurs de l Etat. Les déboires de programmes tels que Domis pour les EMS ou Valogis pour les institutions pourraient être de ce fait évités. 3. Réponses à nos 4 questions génériques Sur la base des documents consultés et des entretiens conduits, la COGEST reste dubitative par rapport à l organisation et l état de mise en œuvre de l informatique au sein de l Etat du Valais. En résumé, il s agit des éléments suivants : 1. A ce stade, la COGEST n a pas l impression que les responsables en charge de la politique informatique de l Etat du Valais, en particulier la délégation à l informatique du Conseil d Etat et le délégué à l informatique, ont eu une vision claire et une stratégie bien déterminée sur ce dont l Etat devrait aujourd hui disposer en la matière. La Stratégie va amener la précision attendue dans la vision de la politique informatique. Sa mise en œuvre devra être suivie d effets. 2. Les développements de multiples solutions «métier» dans différents services, sans que n apparaisse une ligne de conduite commune, tendent à illustrer que les éléments directifs ne sont pas suffisants pour faire respecter la stratégie qui avait été arrêtée en 1999 par le Conseil d Etat. 3. Il n a ainsi pas été possible d établir le niveau des volumes financiers en jeu (mandats, prestations internes, software, hardware, infrastructures) pour disposer à l horizon 2020 de la structure la plus adéquate possible, facilitant le travail des collaborateurs ainsi que des usagers et favorisant la modernisation de l Etat. 4. Suite aux changements opérés à sa tête en 2013, le service cantonal de l informatique est en train de poursuivre sa réorganisation. Dès l autorisation de la mise en œuvre de la Stratégie , le service cantonal de l informatique devra si nécessaire revoir son organigramme. Il faudra aussi regrouper les ressources financières et humaines pour appliquer la stratégie qui sera définie. Les processus décisionnels entre les différents acteurs des projets informatiques devront être clarifiés. La COGEST demande au Conseil d Etat : d autoriser rapidement la mise en œuvre de la Stratégie Informatique ; de mettre en œuvre rapidement la structure d organisation de la gouvernance TI au niveau stratégique et opérationnel telle que proposée par la Stratégie informatique ; de mettre les besoins de l utilisateur au centre des préoccupations du service cantonal de l informatique; de regrouper/rapatrier au service cantonal de l informatique les différentes entités en charge de l informatique existant actuellement de manière éclatée dans différents services de l Administration cantonale; de repenser l organigramme du service cantonal de l informatique, par une réorganisation axée sur un système de management des processus et d amélioration continue, afin qu il puisse répondre à la mise en œuvre de la Stratégie L Administration dispose, depuis 3 ans, d un centre de compétence Qualité, qui regroupe les services de l'administration cantonale valaisanne certifiés ISO 9001 et 14001;

8 8/9 que chaque département désigne un coordinateur informatique ; de repenser les priorités de manière coordonnée afin d éviter les applications redondantes et celles considérées comme obsolètes dans les services; de tenir à jour une véritable cartographie des applications informatiques avec une hiérarchisation des tâches et des compétences en adéquation avec les prestations fournies par les différents services ou offices; d accentuer la mise en place d une politique Open Source dans le cadre de la stratégie ; cette solution est favorisée lorsque cela est possible et selon différents aspects pris en compte comme l économicité, la sécurité, la qualité du support ; d assurer le suivi des applications informatiques dans les entités paraétatiques; de s assurer que tout soit mis en œuvre en termes de sécurité, de protection et de pérennisation des données.

9 9/9 4. Conclusions Les nombreux rapports d évaluation au sujet de l informatisation de l Administration cantonale publiés depuis 1999 n ont jamais vraiment engendré de décisions concrètes de mise en pratique de leurs conclusions respectives. Dès lors, la COGEST, qui avait décidé en juin dernier de présenter un bilan des changements et des améliorations effectués en la matière, ne peut que se résoudre à constater le peu de propositions réalisées. Certes, la décision du Conseil d Etat du 4 septembre 2013 lui laisse penser qu il a pris conscience de l importance d établir une nouvelle stratégie informatique. Toutefois, afin d éviter que le rythme de sénateur dans la mise en forme des changements ne se perpétue, la COGEST demande instamment au Conseil d Etat de présenter au Grand Conseil, au plus tard au 30 septembre 2014, un premier rapport mettant clairement en évidence les réformes proposées, les modifications organisationnelles et structurelles envisagées et spécialement l échéancier de la nouvelle stratégie informatique La COGEST souhaite en effet qu à l attentisme de ces dernières années succède un rythme accéléré pour que le retard de plusieurs années constaté (5 à 10 ans par rapport à d autres cantons) soit autant que possible rattrapé. Enfin, elle fait sienne la position stratégique finale contenue dans le rapport Stratégie informatique du canton du Valais : Le citoyen peut décider par lui-même quand, où et comment (de quelle manière) il prend contact avec l'administration cantonale. Le travail des services est parfaitement soutenu par l'informatique, les saisies de prestations s'effectuent en arrière-plan et une seule fois. L'informatique réalise les prestations convenues dans la qualité escomptée conformément au délai et au budget impartis. La COGEST invite la commission thématique à assurer le suivi du présent rapport. Ce rapport a été adopté à l unanimité de la commission le 11 février Sion, le 11 février 2014 Le président : Le vice-président : Le rapporteur : Narcisse Crettenand Philipp Matthias Bregy Marianne Maret