APPLICATION OPUS FICHES PRATIQUES D UTILISATION. Version 1.1 au 26/07/2006

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1 APPLICATION OPUS FICHES PRATIQUES D UTILISATION Version 1.1 au 26/07/2006 Pour toute remarque ou question concernant ce document, contactez sophie.etienne@culture.gouv.fr

2 SOMMAIRE Ces fiches ont pour objet de vous guider dans l utilisation de l application OPUS. Utilisez-les tout en naviguant dans l application. FICHE 1- Ce qu il faut savoir sur OPUS... 3 FICHE 2- La première connexion... 7 FICHE 3- Saisir des données... 9 FICHE 4- Suivre l avancement de la saisie des données FICHE 5- Consulter un tableau de bord prédéfini FICHE 6- Quelques conseils pour paramétrer le module d analyse FICHE 7- Créer un tableau de bord et des données privés FICHE 8- Créer un tableau de bord et des données partagés FICHE 9- Déclarer des utilisateurs FICHE 10- Organiser les données dans les modules de collecte et d analyse FICHE 11- Créer une dimension FICHE 12- Publier un tableau de bord prédéfini FICHE 13- Exporter des données vers un tableur (Excel, ) / 41-

3 Objectifs et principes de fonctionnement FICHE 1- Ce qu il faut savoir sur OPUS Né du projet de tableaux de bord des DRAC, OPUS est aujourd'hui une application informatique qui a vocation à faciliter la collecte et la consultation des indicateurs suivis par le ministère, en directions centrales comme en services déconcentrés. OPUS s enrichit ainsi progressivement de tous les indicateurs des PAP, des BOP, de gestion interne ou de suivi des politiques culturelles. Acronyme pour Outil de Pilotage à l Usage des Services, OPUS doit dans ce cadre permettre de : - mieux partager l'information entre les différentes entités du ministère ; - mieux maîtriser les demandes d'information faites aux DRAC ; - capitaliser sur les informations déjà produites ; - fiabiliser les données produites, notamment en structurant la production des données jusqu'alors suivies "hors outil informatique" ; - centraliser les données de pilotage. OPUS propose des fonctionnalités orientées pour favoriser le dialogue de gestion : - Partage des données : le module «Collecte» présente un point unique de saisie de la donnée, tandis que le module «Analyse» offre un accès partagé par les différents acteurs intéressés par l'information. - Accessibilité et homogénéité des données de pilotage : des tableaux de bord prédéfinis locaux et des tableaux permettant la comparaison entre DRAC, sur plusieurs années, avec des représentations graphiques, sont disponibles très rapidement. - Souplesse : l application gère des données dites «élémentaires», réutilisables à la demande, par exemple dans des tableaux de bord créés par l utilisateur lui-même. Techniquement, OPUS se compose de deux parties qui fonctionnent en mode web : - un module «collecte» permet le paramétrage et la saisie de données, - un module «analyse» permet la consultation et la création de tableaux de bord. Module Collecte Mise à jour chaque nuit Module Analyse - Paramétrage des utilisateurs - Définition des données élémentaires - Définition des responsabilités de collecte - Définition des droits de consultation de la donnée - Collecte de données, manuelle ou par import - Structuration du module analyse - Définition des indicateurs - Consultation des états prédéfinis - Création de tableaux personnalisés - Export de données vers Excel - 3/ 41-

4 Le vocabulaire à connaître Pour bien utiliser OPUS, la maîtrise de quelques concepts est nécessaire car, d une manière générale, les données sont organisées de façon très précise dans l application. Il convient donc de maîtriser les concepts qui régissent cette organisation des données : Domaines et groupes de travail : Concept créé pour assurer la confidentialité des données, un groupe de travail représente un ensemble d utilisateurs ayant des droits communs d accès aux données. Un domaine est un ensemble de groupes de travail mis en relation car impliqués dans le suivi des mêmes données élémentaires. Exemple : Le domaine DRAC est constitué d autant de groupes de travail qu il existe de directions régionales. Thèmes et sous thèmes : Les thèmes et les sous thèmes permettent d organiser la présentation des données dans les modules de collecte et d analyse. Ils définissent une structure hiérarchique à deux niveaux qui permet d effectuer des regroupements logiques de données. Ils sont communs à un même domaine OPUS. Ils sont utilisés, dans le module de collecte, pour un accès plus aisé aux données à saisir et, dans le module d analyse, comme regroupement thématique de données. Exemple de thème et sous thème dans le domaine «DRAC» : Pour le domaine «DRAC», il a été décidé d utiliser le thème pour indiquer la discipline culturelle concernée (par exemple, thème : éducation artistique) et le sous-thème pour préciser l indicateur calculé à partir des données élémentaires saisies (par exemple, sous thème : 42 Taux d élèves touchés). Dimensions, niveaux et occurrences de niveaux Chaque donnée élémentaire est rattachée à des dimensions. Ce rattachement permet de définir une donnée en précisant : qui remplit la donnée? A quelle périodicité? A quels niveaux de finesse? Sur cette base, OPUS génère automatiquement les écrans de saisie correspondants. Exemple 1 : Pour la dimension «Nomenclature comptable (ordonnance de 59)», pour le niveau «Titre», les occurrences du niveau «Titre» sont : Titre II, Titre III, Titre IV et Titre V. - 4/ 41-

5 Exemple 2 : La donnée «Nombre de visiteurs dans le FRAC et les centres d'art pour l'année» est ventilée sur les dimensions : - «Organisation», au niveau «DRAC», - «Calendrier», au niveau «année», - «Structures des arts plastiques», au niveau «listes des structures». Cette définition signifie que la donnée est à saisir par chaque DRAC, pour une période annuelle et pour chaque structure, FRAC et centres d art, de la région considérée. L écran de saisie des données généré par OPUS est le suivant, pour la DRAC Alsace : Les profils utilisateurs En complément des domaines et groupes de travail qui permettent de régir les droits d accès aux données, OPUS propose 5 profils d utilisateurs : - Le profil «Collecteur», - Le profil «Administrateur», - Le profil «Analyste», - Le profil «Superviseur». - Le profil «Concepteur», Dans le module de collecte : Le collecteur peut saisir des données pour son groupe de travail mais n a pas accès au module d analyse. => Il peut s agir par exemple d un gestionnaire qui a en charge la saisie d une donnée, mais qui n a pas besoin d accéder aux tableaux de bord. L analyste peut saisir également des données pour son groupe de son groupe de travail mais a aussi accès au module d analyse, en consultation et en création de tableaux de bord simples (à l aide du module WEBi de Business Objects ) ou complexes (à l aide du module ZABO de Business Objects ). => Le profil «analyste» est à utiliser par exemple pour un chef de service qui doit pouvoir régulièrement consulter les tableaux de bord de son activité ou réaliser des analyses plus ponctuelles. Le concepteur est un analyste qui peut créer des données privées à son ou ses groupes de travail et développer des tableaux de bord simples (à l aide du module WEBi de Business Objects ) ou complexes (à l aide du module ZABO de Business Objects ). => Le concepteur est le profil adéquat pour le contrôleur de gestion. L administrateur est un concepteur qui peut créer des données partagées dans les domaines dont il est responsable. C est également l administrateur qui gère la plupart des fonctions d administration de l application (déclaration des utilisateurs, des groupes de travail, définition des thèmes et sous thèmes, etc.). - 5/ 41-

6 Le superviseur est le superviseur général d OPUS : il déclare les administrateurs et les domaines, et a automatiquement le rôle d administrateur sur tous les domaines d OPUS, même sur les domaines locaux. Dans le module d analyse : Le collecteur n a pas accès au module d analyse (il n est pas utilisateur de WEBi). L analyste accède aux documents BO partagés, dans les domaines OPUS auxquels il a droit, et aux documents de son groupe de travail. Il peut utiliser les données de son (ses) domaine(s) OPUS ainsi que celui de son groupe de travail pour réaliser des requêtes «ad-hoc» et créer des documents BO qu il pourra ensuite diffuser en utilisant la fonction d envoi de documents de BO Le concepteur a les mêmes droits que l analyste dans le module d analyse. L administrateur accède aux documents BO partagés des domaines OPUS auxquels il est attaché, et de son groupe de travail. Il peut utiliser ses domaine ainsi que celui de son groupe de travail pour réaliser des requêtes «ad-hoc» et créer des documents BO qu il pourra partager, avec les domaine(s) OPUS auxquels il est attaché, et son groupe de travail. Le superviseur n a pas accès aux valeurs des données dans le module d analyse. - 6/ 41-

7 FICHE 2- La première connexion 1. Obtenir identifiant et mot de passe auprès de l administrateur du domaine : Identifiant et mot de passe sont uniques : ils vous sont propres et sont les mêmes pour le module de collecte et le module d analyse. 2. Se connecter : Pour vous connecter, deux méthodes sont possibles : - Utiliser l intranet SEMAPHORE : - Aller dans Domaines > Gestion publique > Contrôle de gestion > Application OPUS, - Puis choisissez le lien Accéder au module collecte ou le lien Accéder au module analyse. - Ou utiliser votre navigateur Internet : - pour accéder au module collecte, tapez l adresse suivante : - pour accéder au module analyse, tapez l adresse suivante : 3. En cas de problèmes d accès, vérifier avec le correspondant informatique que les composantes techniques nécessaires au fonctionnement d OPUS sont installées sur le poste de travail : Pour fonctionner sur les postes des utilisateurs, les pré-requis techniques sont les suivants : - poste tournant sous Windows XP - machine virtuelle JAVA SUN installée (disponible sur le serveur FTP PEGASE, dans graticiels/java) Cette configuration de poste utilisateur est identique à celle qui a est utilisée pour le déploiement de l'infocentre QUADRILLE. La solution au problème de comptabilité JAVA avec NDL est la même (pour mémoire : installer JAVA SUN puis retenir par défaut le JAVA de microsoft). Attention : pour que la partie restitution de l'application fonctionne, il est impératif que la version JAVA SUN soit installée, même si ensuite la mise à jour vers la version est effectuée. 4. Eventuellement, modifier le mot de passe : Vous pouvez modifier votre mot de passe, mais pas votre identifiant, à partir de la page d accueil du module collecte : - 7/ 41-

8 5. Si vous disposez de la licence nécessaire, installer le module ZABO de Business Objects qui vous permettra de créer des tableaux de bord complexes. 1. Sur la page d accueil du module d analyse, cliquer sur le bouton situé en haut à droite de l écran. 2. Le bouton «Options» vous permet d accéder aux onglets de paramétrage. Allez dans l onglet «Création / Edition», cliquez sur ««Téléchargez et installer BusinessObjects» puis suivez les instructions s affichant à l écran. Si Business Objects est déjà installé sur votre poste de travail, il est inutile de cliquer sur «Télécharger et installer Business Objects», car celui-ci sera détecté au lancement du prochain nouveau document. - 8/ 41-

9 FICHE 3- Saisir des données Qui a accès à cette fonction? Tous les types de profils. Ce qu il faut savoir La collecte des données est la fonction basique de l application OPUS. Elle peut se faire de deux manières différentes : - manuellement, lorsque que le nombre de valeurs à saisir est peu important (moins de 25), - par import de fichier, lorsque le volume de valeurs à saisir est élevé. Les étapes à suivre Connectez-vous au module collecte d OPUS puis : En saisie manuelle : 1. Vous accédez à la saisie manuelle de données, dans la rubrique «Saisie», par le menu «Manuelle» (Processus détaillé à partir de la page 24 du support de formation). 2. Un écran de recherche de la donnée à saisir s affiche : cet écran propose plusieurs critères de recherche, notamment le n de la donnée ou les listes de sélection «Thème» et «Sous thème». 3. Le résultat de la recherche est : - soit une seule donnée : OPUS présente alors l écran de saisie de l information, - soit une liste de données, comme par exemple toutes les données rattachées à sous thème. Par exemple, dans le domaine DRAC, cette fonctionnalité permet d afficher toutes les données relatives à un indicateur puisque le sous thème a été paramétré avec la liste des indicateurs à produire en DRAC. - 9/ 41-

10 4. Parmi la liste de données obtenues, il est possible de sélectionner les données pour lesquelles on souhaite procéder à une saisie. Cochez les données auxquelles vous désirez accéder puis cliquez sur. 5. Les données sélectionnées sont présentées distinctement sur des onglets différents. Vous pouvez maintenant saisir vos données en prenant garde de bien enregistrer chaque donnée pour chaque période avant de changer d onglet. En saisie par import de fichier : 1. Dans la rubrique «Saisie», vous accédez à la saisie par import de fichiers par le menu «Par imports de fichiers» (Processus détaillé à partir de la page 25 du support de formation). 2. Sur l écran qui s affiche cliquez sur puis sélectionnez le fichier à importer. 3. Cliquez ensuite sur le bouton. - 10/ 41-

11 L application affiche ensuite le rapport de l importation. Dans le cas où le format de fichier est erroné, l application refusera d intégrer l ensemble des données du fichier et tentera de vous aider à corriger l erreur. Recommandations / Conseils En saisie par import de fichier : Il est conseillé dans un premier temps, d exporter la grille de saisie depuis la collecte manuelle afin de préparer son fichier à importer. Pour cela : 1. Cliquez sur le lien «Exporter la grille». Puis, lorsque la boîte de dialogue vous y invite, enregistrez le document sur votre poste de travail. 2. Ouvrez le document (le document s ouvre sous Excel). Le format d affichage est «séparateur point virgule» c'est-à-dire «CSV». 3. Cet affichage est peu lisible mais il est possible de revenir à un affichage Excel plus «classique». Pour cela : - Sélectionnez la colonne A, - Cliquez ensuite, dans la barre des tâches, sur le menu «Données» puis «Convertir», - Cliquez sur «Suivant», - Cochez la case «Point-virgule» puis cliquez sur «Suivant», - Cliquez sur «Terminer». Les données sont maintenant affichées par colonne : c est dans la seconde colonne du tableau que vous pourrez saisir vos données. 4. Pour importer ensuite ce fichier, enregistrez le au format «.csv» qui est le format requis par OPUS. Pour cela, cliquez, dans la barre des tâches de votre tableur, sur «Fichier», «Enregistrer sous» puis sélectionner le type de fichier «.csv» comme indiqué ci-dessous. - 11/ 41-

12 5. Reprenez la marche à suivre indiquez ci dessus. Zoom sur L outil commentaire en saisie manuelle : Lorsque vous saisissez une donnée dans le module de collecte, un dossier bleu apparaît sur le coté droit de la zone de saisie : Ce dossier vous permet d insérer un commentaire expliquant votre chiffre. Par exemple, s il s agit d un chiffre provisoire, vous cliquez sur le dossier, Vous saisissez le commentaire, puis vous cliquez sur le bouton «Valider». On constate alors que le dossier a changé d apparence (il est bleu foncé). Lorsque vous serez en possession du chiffre définitif, vous effacerez alors le commentaire et vous validerez. Le dossier reprendra alors son apparence bleu clair (indiquant qu aucun commentaire ne figure dans le dossier). Voir aussi FICHE : Suivre l'avancement de la collecte des données - 12/ 41-

13 FICHE 4- Suivre l avancement de la saisie des données Qui a accès à cette fonction? Tous les profils, sur les domaines accessibles. Ce qu il faut savoir Les profils concepteur, analyste et collecteur peuvent visualiser l avancement de la collecte seulement sur les données qu ils saisissent. Les profils d administrateur et de superviseur peuvent visualiser l avancement de la collecte sur l ensemble des groupes de travail et des données constituant le domaine. Les étapes à suivre 1. Connectez-vous au module collecte d OPUS. 2. Vous accédez au suivi de l avancement de la collecte, dans la rubrique «Saisie», grâce au lien «Suivre l avancement». (Processus détaillé à partir de la page 28 du support de formation). 3. Sélectionnez le thème de la donnée, éventuellement son sous thème ou bien directement le numéro de la donnée dont vous voulez visualiser l avancement de la saisie. (OPUS peut afficher l avancement de la saisie sur plusieurs données). - 13/ 41-

14 4. L écran d avancement s affiche. Une collecte complète est signalée par, une collecte incomplète est quant à elle signalée par. 5. Si vous voulez visualiser le détail de la collecte des données, cliquez sur le nom du groupe de travail («Alsace» par exemple). Recommandations / Conseils Gardez à l esprit qu une collecte complète ne signifie pas une collecte juste. Le signe de la collecte complète permet seulement de répondre à la question : «Y a-t-il des champs de saisies encore vides?» Voir aussi FICHE : «Saisir des données» - 14/ 41-

15 FICHE 5- Consulter un tableau de bord prédéfini Qui a accès à cette fonction? Superviseur Administrateur Concepteur Analyste Ce qu il faut savoir OPUS propose une série de tableaux de bord pré définis permettant d avoir accès directement aux indicateurs calculés. C est le module d analyse d OPUS qui vous permet d accéder à ces tableaux de bord. D un point de vue technique, ce module d analyse s appuie sur l outil «WEBi» de Business Objects : cette application Intranet vous permet notamment d accéder aux rapports prédéfinis et de mettre à jour les données présentes dans ces tableaux de bord dès leur ouverture, ou en fonction de dates de mise à jour gérées par l administrateur du domaine. Marche à suivre 1. Connectez-vous à WEBi à l aide de votre navigateur Internet, à l adresse suivante : L identifiant et le mot de passe qui vous seront demandés sont les mêmes que pour le module de collecte. 2. Sur la page d accueil, vous accédez aux rapports prédéfinis en allant dans l espace «Documents d entreprise». Par exemple, pour le domaine DRAC, OPUS vous propose l accès à deux types de documents : des tableaux de bord consolidés, présentant moyenne nationale et comparaison entre DRAC, des tableaux de bord région par région. 3. La liste des rapports s affiche. Il vous suffit de cliquer sur le rapport que vous désirez visualiser pour qu il s affiche avec les données disponibles dans la base de données, à la date de mise à jour du document. Cette date figure sur le tableau de bord. 4. Pour mettre à jour les données, cliquez sur la double flèche qui apparaît en haut à droite du rapport. 5. Pour fermer le tableau de bord, cliquez sur la croix en haut à droite du rapport. - 15/ 41-

16 Conseils et recommandations La visualisation des tableaux de bord peut se faire dans différents formats (cf. FICHE «Quelques conseils pour paramétrer le module d analyse»). N hésitez pas à enregistrer une version du rapport que vous visualisez (par exemple sous format PDF) sur votre poste. Ceci vous permettra la consultation ou la communication rapide de vos rapports à un instant T. Lorsqu un tableau de bord est ouvert, cliquez en haut à gauche de l écran sur le lien Enregistrer. L écran ci dessous apparaît : Dans «Enregistrer dans Poste de travail», choisissez «format PDF» puis cliquez sur «Enregistrer dans Poste de travail». Voir aussi FICHE : «Créer un tableau de bord et des données privées» FICHE : «Quelques conseils pour paramétrer le module d analyse» FICHE : «Publier un tableau de bord pré défini» - 16/ 41-

17 FICHE 6- Quelques conseils pour paramétrer le module d analyse Qui a accès à cette fonction? Superviseur Administrateur Concepteur Analyste Ce qu il faut savoir Le module d analyse d OPUS s appuie sur le logiciel «WEBi» qui est l application Intranet vous permettant notamment d accéder aux rapports prédéfinis. Elle permet également de rafraîchir les données présentes dans les tableaux de bord dés leur ouverture. Elle constitue de plus un point d accès pour lancer un nouveau document Business Objects. Les identifiants et mot de passe de WEBi demandés lors de la connexion au module d analyse sont identiques à ceux du module de collecte. Quelques conseils 1. Vous accédez à WEBi par une adresse Intranet saisie dans la barre d adresse de votre navigateur (ou bien par un raccourci placé sur votre poste de travail ou dans Sémaphore). 2. Si il s agit de votre première connexion, il est intéressant de se rendre sur le bouton pour paramétrer au mieux votre environnement de travail. 3. Le bouton «Options» vous permet d accéder aux onglets de paramétrage : - Affichage : Dans cet onglet vous pouvez notamment changer le style de l affichage ou encore votre page de démarrage. (Choisissez le style d affichage souhaité puis cliquez sur «Appliquer»). - Visualisation : Lorsque vous visualisez un rapport prédéfini, il est possible de sélectionner un format d affichage tel que HTML ou Business Objects. - Création/Edition : Grâce à cet onglet vous pourrez faire le choix de réaliser vos nouveaux rapports sur l interface «classique» de Business Objects en positionnant le bouton radio sur Business Objects. NB : Si Business Objects est déjà installé sur votre poste de travail, il est inutile de cliquer sur «Télécharger et installer Business Objects», car celui-ci sera détecté au lancement du prochain nouveau document. Voir aussi FICHE : Consulter un tableau de bord prédéfini - 17/ 41-

18 Qui a accès à cette fonction? FICHE 7- Créer un tableau de bord et des données privés Analyste - Concepteur Administrateur Ce qu il faut savoir OPUS vous permet de concevoir vos propres tableaux de bord afin de piloter votre entité. Ces tableaux de bord peuvent être construits à partir des données provenant des différents domaines OPUS auxquels vous avez accès. Ces données peuvent donc être : - des données partagées, gérées par l administrateur d un domaine, - des données privées : une donnée privée est une donnée qui n est utilisable et visualisable que par votre groupe de travail. La donnée privée est créée dans le module de collecte et apparaît aussi bien en collecte qu en analyse. Il est donc possible de construire des tableaux de bords incluant ces données. Pour construire un tableau de bord simple, il est conseillé d utiliser le progiciel Webi. Pour des tableaux plus complexes, préférez le logiciel ZABO de Business Objects auquel vous avez pu vous initier notamment lors des sessions de formation OPUS. Les étapes à suivre La création du tableau de bord s effectue en deux phases : 1. Dans le module de collecte, créer les données (cette étape peut ne pas être nécessaire si les données qui vous intéressent sont déjà paramétrées dans OPUS), 2. Dans le module d analyse, élaborer le tableau de bord permettant de restituer les données collectées, que les données soient nouvelles ou déjà existantes. 1. Dans le module de collecte, créer les données : 1. Avant de se lancer dans la conception d un tableau de bord, il est important d identifier avec précision ce que l on cherche à mesurer et pourquoi (objectif de communication, de pilotage, d identification d écart, etc.), puis de rechercher dans un second temps les données pertinentes permettant de rendre compte du phénomène que vous cherchez à mesurer. 2. Ces données existent-t-elles déjà dans OPUS? Vous pouvez demander à votre administrateur ou au superviseur d OPUS de vérifier l existence de cette donnée. Si ce n est pas le cas, il vous est possible de les créer : a) Vous accédez à la création de donnée par le menu «Nouvelle donnée» (Processus détaillé à partir de la page 18 du support de formation). b) La page de création s affiche. Saisissez les informations demandées en renseignant obligatoirement les champs marqués d un point rouge. Attention, l écran de création de données est un écran dynamique. Vous devez donc respecter l ordre de saisie proposé par l écran. Les écrans ci dessous détaillent le contenu des champs à renseigner : - 18/ 41-

19 Informations d une donnée : Le type de la donnée est sélectionnable : Dans le module d analyse, seul le nom court apparaît. Le choix de ce nom est donc important. Les fonctions de projection permettent de définir le comportement de la donnée en cas de consolidation dans le module d analyse. Consultez la rubrique «Zoom sur» pour en savoir plus. Périmètre de collecte et d analyse C est dans cette rubrique que vous pourrez indiquer à quel groupe de travail la donnée doit être rattachée. Si le périmètre de collecte est privé, il est inutile de préciser un périmètre d analyse, celui-ci sera nécessairement privé. Pour analyser ces données il faudra avoir accès au groupe de travail choisi. - 19/ 41-

20 Thème et sous thème Cliquez sur le bouton «Ajouter un sous thème» pour initialiser cette partie, puis sélectionnez le thème et le sous thème. Il est également possible d attribuer autant de thèmes et de sous thèmes à la donnée que nécessaire. Ventilation de la donnée sur les dimensions Dans un premier temps vous devez sélectionner une dimension temporelle. Il est ensuite possible de sélectionner une ou plusieurs dimensions «ordinaires» Ventilation de la donnée sur les dimensions c) Validez ensuite la création de la donnée en cliquant sur le bouton. - 20/ 41-

21 d) Si votre fiche est correctement remplie, un récapitulatif des informations que vous avez saisies s affiche en lecture seule (consultation). Sinon, un message d erreur précisant les rubriques à l origine des problèmes apparaît en rouge en haut de l écran. e) Il est ensuite possible de définir des favoris par groupe, en cliquant sur le bouton situé en bas, à droite de l écran de création de la donnée, à côté du bouton «Enregistrer». (Cette dernière fonctionnalité est détaillée dans le support de formation p 21 et 22). Cette fonctionnalité permet d adapter les écrans de saisie des données en occultant certains champs de saisie inutiles. - cochez les champs de saisie que vous voulez voir s afficher lors de la saisie des données, - enregistrez vos modifications. 2. Dans le module d analyse, élaborer le tableau de bord permettant de restituer les données collectées, que les données soient nouvelles ou déjà existantes. 1. Vous pouvez maintenant vous lancer dans la conception «physique» du tableau de bord. Lancez le module d analyse d OPUS et choisissez le lien Nouveau document sur la page d accueil. 2. Pour construire votre tableau, appuyez vous sur le support de formation à OPUS, à partir de la page 69. Un tableau de bord prédéfini est proche du tableau de bord dont vous avez besoin? Pensez à l utiliser comme base de travail en l enregistrant sur votre disque dur puis en le retraitant dans ZABO! - 21/ 41-

22 Recommandations / Conseils Pour la création de données privées : L écran de saisie est un écran dynamique. Vous devez donc respecter l ordre de saisie proposé par l écran. Si vous avez à créer des dimensions pour construire votre donnée, gardez à l esprit que dans cette première version d OPUS, toutes les dimensions sont partagées, c'est-à-dire visibles par tous les groupes de travail. Lors d une recherche de données, seul le nom court apparaît. Le choix de ce nom est donc important. OPUS organise les données à partir des thèmes et des sous-thèmes. Il faut donc obligatoirement renseigner ces informations, et si nécessaire, créer cette arborescence avant de créer la donnée. Pour le tableau de bord : La conception d un tableau de bord demande du temps. Il est donc important de s assurer de son utilité pour le pilotage de la performance. En matière de tableau de bord, la forme est très importante. L outil doit être agréable à regarder et facile à comprendre pour être utilisé réellement. Zoom sur Pour la création de données : la fonction de projection Le choix de la fonction de projection détermine le comportement des données dans le module d analyse en cas de consolidation. Exemple : On crée une donnée en vue de mesurer la répartition d une subvention par département. Dans le module d analyse on obtient le tableau simple suivant : Année Département Subvention 2000 D D D D2 250 La première ligne nous apprend que le département D1 a bénéficié d une subvention de 150 en Quel sera le comportement de ce tableau si on supprime la colonne «Département»? - 22/ 41-

23 Si la fonction de projection est la «Somme» : Année Subvention La première ligne nous apprend que le territoire national, tous départements confondus, a bénéficié globalement d une subvention de 325 en Si on avait choisi la moyenne, la valeur pour 2000 serait 162,5 soit ( )/2. Si on avait choisi la fonction nombre, la valeur pour 2000 serait 2 (Deux occurrences en 2000). Si la fonction est Min alors la valeur pour 2000 sera 150 (valeur minimal de la subvention en 2000). Si la fonction est Max alors la valeur pour 2000 sera 175 (valeur maximal de la subvention en 2000). Pour le tableau de bord : l insertion de données d origines différentes dans Business Objects : Lorsque vous êtes connecté au module d analyse, vous pouvez utilisez le progiciel «ZABO» pour élaborer des tableaux de bord complexes. Avec ce logiciel, il vous est notamment possible d insérer dans votre tableau de bord des données qui ne sont pas saisies dans OPUS, mais par exemple dans un de vos fichiers Excel. Pour ce faire, il vous faut insérer un nouveau tableau ou un nouveau graphique : allez dans la barre tâches dans le menu «Insertion» et choisissez d insérer soit un tableau simple, soit un tableau croisé, soit un graphique. Vous pouvez également utilisé les boutons présentés ci dessous : La boîte de dialogue ci dessous s ouvre et vous propose : - 23/ 41-

24 - D utiliser les données déjà existantes dans le document, c'est-à-dire de reprendre les données OPUS que vous avez utilisées pour votre tableau de bord. - De créer une nouvelle requête fondée sur votre domaine OPUS, c est à dire utiliser les données qui font partie du domaine auquel vous avez accès ou du groupe de travail avec lequel vous avez créé votre première requête. - D accéder aux nouvelles données par un autre moyen. Ce choix vous permettra d utiliser un autre domaine OPUS ou des données provenant d une autre application. C est ce choix que vous devez donc faire pour faire le lien par exemple avec un fichier Excel. - D utiliser une requête existante pour en créer une nouvelle. Dans ce cas, il vous faudra choisir la requête du document que vous voulez utiliser en vu de la modifier. (Cette modification n affectera pas votre requête initiale). Grâce à ces différentes possibilités, vous pourrez afficher des données privées et / ou partagées provenant de différents domaines OPUS dans un même document. Voir aussi FICHE : «Créer une dimension» FICHE : «Créer un tableau de bord et des données partagés» - 24/ 41-

25 FICHE 8- Créer un tableau de bord et des données partagés Qui a accès à cette fonction? Seul le superviseur est habilité à créer un nouveau domaine de collecte partagé et à y déclarer des administrateurs. Toute demande de création d un domaine doit donc être soumise au superviseur de l application. L administrateur peut ensuite structurer ce domaine en groupes de travail. Ce qu il faut savoir OPUS vous permet de créer des domaines afin de disposer d espaces propres de collecte et d analyse, mais communs à plusieurs intervenants appartenant à des structures (ou groupes de travail dans OPUS) différentes. Au sein de ces domaines partagés, OPUS vous permet de créer des données partagées afin de disposer d outils de pilotage commun à différents groupes de travail. Grâce à ces indicateurs partagés, il est possible, au niveau de l analyse, de : - comparer les groupes de travail entre eux, - présenter des états consolidés - fixer des objectifs communs La donnée partagée créée dans le module de collecte apparaît aussi bien dans le module de collecte que dans le module d analyse. Il est donc possible de construire des tableaux de bords incluant ces données. Une grande partie des données partagées est ensuite utilisée dans les tableaux de bord prédéfinis. Les groupes de travail peuvent ainsi consulter les états consolidés et visualiser l état qui concerne leur entité. Les étapes à suivre La création du tableau de bord s effectue en trois phases : 1. Dans le module de collecte, créer le domaine de collecte et définir les groupes de travail, 2. Créer les données et les rattacher à un domaine de collecte partagé et à un ou plusieurs domaines d analyse, 3. Dans le module d analyse, élaborer le tableau de bord permettant de restituer les données collectées. 1. Dans le module de collecte, créer le domaine de collecte et définir les groupes de travail : 1) Vous accédez à la gestion et à la création des domaines par le menu «Domaine et groupe» (Processus détaillé à partir de la page 58 du support de formation). 2) Il est alors possible d ajouter un nouveau domaine par le bouton - 25/ 41-

26 3) Un domaine est défini est très simplement par son nom (attention, pas plus de 10 caractères), et un commentaire. 4) Une fois ces champs renseignés, cliquez sur le bouton 5) Il faut maintenant structurer ce domaine en groupes de travail à partir de l écran suivant : 2. Vous avez, en créant domaine et groupes de travail, créer la structure d accueil des données que vous souhaitez suivre. Il vous faut maintenant créer les données elles-mêmes : 1) Vous accédez à la création de donnée par le menu «Nouvelle donnée», dans la rubrique «Paramétrage» (Processus détaillé à partir de la page 35 du support de formation). 2) La page de création s affiche. Saisissez les informations demandées en renseignant obligatoirement les champs marqués d un point rouge. Attention, l écran de création de données est un écran dynamique. Vous devez donc respecter l ordre de saisie proposé par l écran. Les écrans ci dessous détaillent le contenu des champs à renseigner : - 26/ 41-

27 Informations d une donnée : Le type de la donnée est sélectionnable : Dans le module d analyse, seul le nom court apparaît. Le choix de ce nom est donc important. Les fonctions de projection permettent de définir le comportement de la donnée en cas de consolidation dans le module d analyse. Consultez la rubrique «Zoom sur» pour en savoir plus. Périmètre de collecte et d analyse A la différence d une nouvelle donnée privée, la donnée partagée nécessitera de préciser le domaine de collecte mais aussi un ou plusieurs domaines d analyse partagée. Il s agit des domaines dans lesquels votre donnée sera mise à disposition pour l analyse. - 27/ 41-

28 Thème et sous thème Cliquez sur le bouton «Ajouter un sous thème» pour initialiser cette partie, puis sélectionnez le thème et le sous thème. Il est également possible d attribuer autant de thèmes et de sous thèmes à la donnée que nécessaire. Ventilation de la donnée sur les dimensions Dans un premier temps vous devez sélectionner une dimension temporelle. Il est ensuite possible de sélectionner une ou plusieurs dimensions «ordinaires» Ventilation de la donnée sur les dimensions 3) Validez ensuite la création de la donnée en cliquant sur le bouton. - 28/ 41-

29 4) Si votre fiche est correctement remplie, un récapitulatif des informations que vous avez saisies s affiche en lecture seule (consultation). Sinon, un message d erreur précisant les rubriques à l origine des problèmes apparaît en rouge en haut de l écran. 5) Il est ensuite possible de définir des favoris par groupe, en cliquant sur le bouton situé en bas, à droite de l écran de création de la donnée, à côté du bouton «Enregistrer». (Cette dernière fonctionnalité est détaillée dans le support de formation p 21 et 22). Cette fonctionnalité permet d adapter les écrans de saisie des données en occultant certains champs de saisie inutiles. - Sélectionnez dans un premier temps le groupe auquel vous désirez appliquer les favoris, - Cochez ensuite les champs de saisie que vous voulez voir s afficher lors de la saisie des données, - Enregistrez vos modifications. 3. Dans le module d analyse, élaborer le tableau de bord permettant de restituer les données collectées, que les données soient nouvelles ou déjà existantes. 1. Vous pouvez maintenant vous lancer dans la conception «physique» du tableau de bord. Lancez le module d analyse d OPUS et choisissez le lien Nouveau document sur la page d accueil. 2. Pour construire votre tableau, appuyez vous sur le support de formation à OPUS, à partir de la page 69. Un tableau de bord prédéfini est proche du tableau de bord dont vous avez besoin? Pensez à l utiliser comme base de travail en l enregistrant sur votre disque dur puis en le retraitant dans ZABO! - 29/ 41-

30 Recommandations / Conseils Pour modifier un domaine existant, rendez vous dans le menu «Domaine et groupe», sélectionnez le domaine à modifier à l aide du menu déroulant puis cliquez sur. Il est possible d ajouter un domaine ou de modifier un domaine existant. (superviseur) - La consultation d un groupe existant s effectue en cliquant sur son intitulé, - L ajout en cliquant sur le bouton approprié. 62 Créer un domaine ne suffit pas, il vous faut ensuite créer et organiser les objets qui le composent. C'est-à-dire : Les thèmes et sous thèmes, les groupes de travail, les données et les dimensions mais aussi les utilisateurs. N hésitez pas à vous reporter aux fiches qui concernent ces points précis. Contrôlez la création d une donnée en recherchant votre donnée : pensez à repérer le N de votre donnée (numéro attribué automatiquement par l application)! Zoom sur La composition du domaine Un domaine se compose de groupes de travail auxquels sont associés des utilisateurs du type concepteur, collecteur ou analyste. L administrateur est rattaché par défaut à tous les groupes de travail qui composent un domaine donné. Les données que l on cherche à collecter dans un domaine sont organisées grâce à une structure hiérarchique à deux niveaux : - Les thèmes, - les sous thèmes. - 30/ 41-

31 Pour le tableau de bord : l insertion de données d origines différentes dans Business Objects : Lorsque vous êtes connecté au module d analyse, vous pouvez utilisez le progiciel «ZABO» pour élaborer des tableaux de bord complexes. Avec ce logiciel, il vous est notamment possible d insérer dans votre tableau de bord des données qui ne sont pas saisies dans OPUS, mais par exemple dans un de vos fichiers Excel. Pour ce faire, il vous faut insérer un nouveau tableau ou un nouveau graphique : allez dans la barre tâches dans le menu «Insertion» et choisissez d insérer soit un tableau simple, soit un tableau croisé, soit un graphique. Vous pouvez également utilisé les boutons présentés ci dessous : La boîte de dialogue ci dessous s ouvre et vous propose : - D utiliser les données déjà existantes dans le document, c'est-à-dire de reprendre les données OPUS que vous avez utilisées pour votre tableau de bord. - De créer une nouvelle requête fondée sur votre domaine OPUS, c est à dire utiliser les données qui font partie du domaine auquel vous avez accès ou du groupe de travail avec lequel vous avez créé votre première requête. - D accéder aux nouvelles données par un autre moyen. Ce choix vous permettra d utiliser un autre domaine OPUS ou des données provenant d une autre application. C est ce choix que vous devez donc faire pour faire le lien par exemple avec un fichier Excel. - 31/ 41-

32 - D utiliser une requête existante pour en créer une nouvelle. Dans ce cas, il vous faudra choisir la requête du document que vous voulez utiliser en vu de la modifier. (Cette modification n affectera pas votre requête initiale). Grâce à ces différentes possibilités, vous pourrez afficher des données privées et / ou partagées provenant de différents domaines OPUS dans un même document. Pour la création de données : la fonction de projection Le choix de la fonction de projection détermine le comportement des données dans le module d analyse en cas de consolidation. Exemple : On crée une donnée en vue de mesurer la répartition d une subvention par département. Dans le module d analyse on obtient le tableau simple suivant : Année Département Subvention 2000 D D D D2 250 La première ligne nous apprend que le département D1 a bénéficié d une subvention de 150 en Quel sera le comportement de ce tableau si on supprime la colonne «Département»? Si la fonction de projection est la «Somme» : Année Subvention La première ligne nous apprend que le territoire national, tous départements confondus, a bénéficié globalement d une subvention de 325 en Si on avait choisi la moyenne, la valeur pour 2000 serait 162,5 soit ( )/2. Si on avait choisi la fonction nombre, la valeur pour 2000 serait 2 (Deux occurrences en 2000). Si la fonction est Min alors la valeur pour 2000 sera 150 (valeur minimal de la subvention en 2000). Si la fonction est Max alors la valeur pour 2000 sera 175 (valeur maximal de la subvention en 2000). Voir aussi FICHE : «Saisir des données» FICHE : «Créer un tableau de bord et des données privées» FICHE : «Déclarer des utilisateurs» FICHE : «Organiser les données dans les modules de collecte et d analyse» - 32/ 41-

33 FICHE 9- Déclarer des utilisateurs Qui a accès à cette fonction? Le Superviseur peut déclarer l ensemble des profils d utilisateurs sur l ensemble des domaines L Administrateur peut déclarer des concepteurs, des analystes et des collecteurs sur son domaine. Ce qu il faut savoir Tout utilisateur OPUS possède un profil qui définie ses droits d accès dans l application. Mais attention, un utilisateur peut disposer de plusieurs profils : ainsi, un utilisateur qui a accès à plusieurs domaines peut posséder un profil différent (et donc des droits différents) sur chacun de ces domaines. Prenons l exemple de M. X, qui travaille au Département de l Action Territoriale de la DAG : M. X est administrateur sur le domaine «DRAC» et collecteur sur le domaine «LOLF». Sur le domaine DRAC, M. X possède les droits classiques d un administrateur : déclaration d utilisateurs, création de thèmes et de sous thèmes, accès aux données «DRAC» dans le module d analyse, etc. En revanche, sur le domaine «LOLF», en tant que simple collecteur, il ne peut pas déclarer de nouveaux utilisateurs, ni consulter les données du domaine «LOLF» dans le module d analyse, etc. Les étapes à suivre 1. Vous accédez à cette fonction par le menu «Créer utilisateur» (Processus détaillé à partir de la page 32 du support de formation). 2. Remplissez les informations demandées (les champs de saisis précédés d un point rouge sont obligatoires). 3. Attribuez ensuite les profils. Vous ne pouvez attribuer qu un seul profil par domaine. 4. Cliquez sur le bouton. 5. Si l utilisateur créé est un concepteur, un analyste ou un collecteur, l application vous demande de préciser les groupes de travail auxquels le rattacher. Cochez alors les groupes désirés puis cliquez sur puis sur. Recommandations / Conseils Lors de la création d utilisateur, l application vous demande le mot de passe qui accompagnera l identifiant pour la connexion. Incitez l utilisateur à changer ce mot de passe lors de sa première connexion. La modification des caractéristiques d un utilisateur se fait par le menu «Recherche utilisateur». C est également par ce menu que le superviseur pourra réinitialiser le mot de passe d un utilisateur l ayant oublié. Zoom sur Les profils : Les fonctions auxquelles peuvent accéder les utilisateurs diffèrent selon ce que l on appelle le «profil d accès» de l utilisateur connecté. - 33/ 41-

34 Il existe une hiérarchie entre les cinq profils de l application. Un profil hiérarchiquement supérieur permet donc d accéder à des droits spécifiques dans l application, mais permet également d accéder aux fonctions liées aux profils qui lui sont hiérarchiquement inférieurs. Dans OPUS, cela signifie que : Superviseur Administrateur Droits du concepteur sur la totalité de son domaine (création d indicateurs partagés). Création d utilisateurs et de groupes Concepteur Il possède les prérogatives du collecteur Mais il peut en plus créer des données privées à son groupe de travail Collecteur et Analyste -Le collecteur renseigne les données de son groupe de travail (module de collecte) -L analyste accède en plus au module d analyse Accès aux fonctions Profil minimum requis pour la création Rattachement Superviseur Administrateur Concepteur Analyste Collecteur - Déclare les Superviseur administrateurs les superviseurs et les domaines - Possède les droits d accès sur la totalité des domaines et des groupes - Droits du concepteur sur Superviseur la totalité de son domaine - Création d indicateurs partagés - Création d utilisateurs et de groupes de travail - Création de thèmes et sous thèmes - Création de données Administrateur privées au groupe de travail auquel il appartient - Accès au module Administrateur d'analyse pour la visualisation des tableaux de bord prédéfinis - Renseigne les données de Administrateur son groupe de travail Aucun Domaine Groupe de travail Groupe de travail Groupe de travail Voir aussi FICHE : «Créer un tableau de bord et des données partagés» - 34/ 41-

35 FICHE 10- Organiser les données dans les modules de collecte et d analyse Qui a accès à cette fonction? Superviseur Administrateur Ce qu il faut savoir Les thèmes et les sous-thèmes permettent d organiser la présentation des données dans OPUS : ils sont présents dans le module de collecte (ils permettent par exemple de rechercher une donnée selon un accès thématique, si le numéro de la donnée à saisir n est pas connu) et dans le module d analyse, dans la partie «Classes et Objets» de l interface de requête sous Business Objects. Les étapes à suivre 1. Vous accédez à la gestion et à la création des thèmes et sous-thèmes par le menu «Thèmes et Sous-thèmes» de la rubrique «Administration» (Processus détaillé à partir de la page 31 du support de formation). 2. Il est alors possible d ajouter un nouveau Thème en cliquant sur le bouton 3. Un thème est définie par : - un intitulé, - et une description. Une fois ces champs renseignés, cliquez sur le bouton 4. Renseignez ensuite les sous-thèmes en cliquant sur Comme le thème, un sous-thème est définit par : - un intitulé, - et une description. Recommandations / Conseils Un thème est toujours rattaché à un domaine donné. N hésitez pas à donner le maximum d information dans la description du thème et des sousthèmes. Il est possible d ajouter autant de sous-thèmes que nécessaire Si vous souhaitez créer une nouvelle donnée et la rattacher à un nouveau thème, il vous d abord créer le thème et/ou le sous thème avant de créer la donnée elle-même. Voir aussi FICHE : «Créer un tableau de bord et des données privés» FICHE : «Créer un tableau de bord et des données partagés» - 35/ 41-

36 FICHE 11- Créer une dimension Qui a accès à cette fonction? Concepteur Administrateur Superviseur Ce qu il faut savoir La notion de dimension permet de définir une donnée et de générer automatiquement l écran de saisie correspondant. Toutes les dimensions créées dans l application sont partagées, c est à dire que l ensemble des utilisateurs peut les utiliser. Les étapes à suivre 1. Vous accédez à la création de dimension par le menu «Dimension et niveau» de la rubrique «Paramétrage». (processus détaillé à partir de la page 31 du support de formation) 2. La page de création s affiche. Saisissez les informations demandées en renseignant obligatoirement les champs marqués d un point rouge. - Renseignez les dimensions. Une dimension peut être utilisée à différents niveaux de «finesse». Ainsi, une dimension géographie peut être définie au niveau régional ou au niveau départemental par exemple. C est pourquoi vous devez donc définir les niveaux associés en gardant à l esprit que le niveau 1 est le niveau le plus fin : le niveau 1 est une subdivision du niveau 2 (exemple : «Niveau 1 : Département» «Niveau 2 : Région»). 3. Valorisez ensuite les occurrences dans les niveaux que vous avez définis. Valoriser les dimensions signifie renseigner les valeurs prises par un certain niveau. Ainsi la dimension Géographie au niveau département prendra les valeurs : Ain, Aisne, Allier, Alpes de haute Provence, etc. 4. Lorsque vous avez terminé votre saisie, cliquez sur. Recommandations / Conseils Puisque les dimensions sont partagées, vous ne devez pas chercher à modifier les dimensions créées par une autre entité. Si vous avez à créer des dimensions pour construire votre donnée, gardez à l esprit que dans cette première version d OPUS, toutes les dimensions sont partagées, c'est-à-dire visibles par tous les groupes de travail. Il peut arriver qu une dimension ne possède pas a priori de niveau. Néanmoins vous devez toujours en créer au moins un. - 36/ 41-

37 Il est possible de se contenter de la seule dimension temporelle pour créer une donnée privée : la dimension «Organisation», c est à dire celle qui précise qui saisit la donnée, est en effet liée au groupe de travail.. Zoom sur Une erreur souvent rencontré lors de la valorisation des dimensions : Toutes les valeurs prises par un niveau doivent êtres strictement différentes. Lorsque OPUS affiche le message ci-dessus cela signifie qu il y a un doublon dans votre liste. Voir aussi FICHE : Créer un tableau de bord et des données partagés FICHE : Créer un tableau de bord et des données privés - 37/ 41-

38 FICHE 12- Publier un tableau de bord prédéfini Qui a accès à cette fonction? Superviseur, Administrateur Ce qu il faut savoir Cette fonction est accessible dans le module d analyse d OPUS. Les étapes à suivre 1. Se connecter au module d analyse. 2. Ouvrir le module ZABO, en cliquant sur «Nouveau Document» puis «annuler». 3. Ouvrir le document à publier. 4. Aller dans Fichier / Envoyer vers / Documents d entreprise. La fenêtre ci dessous s ouvre : Le bouton «Envoyer à» permet de choisir les domaines ou groupes de travail qui pourront voir le document. Le bouton «Catégories» permet de choisir le répertoire, dans le module d analyse, où sera présenté le document. - 38/ 41-