2.1.5 Administration du bureau

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1 2.1 Administration du bureau Administration du bureau Manuel canadien de pratique de l architecture

2 Introduction Politiques et procédures Locaux Entretien Sécurité Assurances Systèmes de classement des dossiers Systèmes de classement Conservation des dossiers Archivage des dossiers d un projet Archivage des fichiers électroniques Bibliothèque Systèmes informatiques Courrier électronique et Internet Systèmes informatiques d administration de bureau Systèmes informatiques de dessin et de modélisation des données du bâtiment (BIM) Formation en informatique Mise à jour des logiciels et des équipements informatiques Bibliographie Aide-mémoire : Articles à insérer dans le manuel de procédures du bureau Tableau : Suggestion d un système de classement de projet

3 Administration du bureau Chapitre Volume 2 Administration du bureau Introduction Pour être en mesure de fournir à ses clients des services d architecture de qualité tout en réalisant des profits, un bureau d architecte doit être bien organisé et bien administré. De plus, une bonne administration diminue les risques reliés à la responsabilité professionnelle. (Voir aussi le chapitre 2.1.9, Gestion des risques et responsabilité civile professionnelle.) Le présent chapitre examine plusieurs moyens permettant de bien administrer un bureau d architecte. Politiques et procédures Il est important d établir des politiques et procédures visant à régir les opérations quotidiennes du bureau et de s assurer que tous les employés les connaissent bien. Ces règles sont, de préférence, mises par écrit, sous la forme d un «manuel du bureau». Ce manuel, qu on peut améliorer et enrichir avec le temps, est un outil important pour les bureaux de toutes tailles. Il est un guide pour les administrateurs et le personnel en ce qui concerne les multiples aspects de la gestion d un bureau d architecte. En donnant leur adhésion aux politiques énoncées dans ce manuel, les membres du personnel s assurent d un traitement juste et uniforme. Le manuel peut aussi être utile à l occasion du recrutement de nouveaux employés. Les employés potentiels sont intéressés, avec raison, à connaître les politiques de la firme concernant des questions essentielles comme les horaires de travail, le temps supplémentaire (s il y a lieu) et les vacances. Grâce au manuel, les patrons peuvent répondre à ces questions avec assurance et d une façon conforme aux politiques en vigueur. Le manuel du bureau peut aussi aider à transmettre la philosophie, les objectifs et, éventuellement, «l énoncé de mission» de la firme. Ainsi, le personnel est mieux sensibilisé aux objectifs des patrons et à leurs attentes à leur égard. Certains bureaux exigent même de leurs employés une attestation écrite confirmant qu ils ont lu le manuel du bureau et en acceptent les conditions. L «Aide-mémoire : Articles à insérer dans le manuel de procédures du bureau», placé à la fin du présent chapitre, énumère les éléments les plus importants d un tel manuel. Locaux Le bureau de l architecte joue de multiples rôles. En plus d être le centre des opérations de la firme, il a aussi une fonction promotionnelle. Son apparence donne une image de la firme et reflète son degré d organisation. De plus, on peut y exposer des projets construits ou en cours de conception. La première impression qu auront les visiteurs ou les clients potentiels à leur visite du bureau sera marquante. C est pourquoi les locaux doivent être en ordre et bien organisés. Ils doivent aussi faciliter la bonne organisation du travail et faciliter le contrôle des documents. Le bureau peut également illustrer comment la conception durable améliore la santé et la productivité du personnel par diverses stratégies faisant appel à l éclairage naturel et aux vues sur l extérieur, à l utilisation de matériaux écologiques, à la bonne qualité de l air intérieur et au contrôle des utilisateurs sur la ventilation et l éclairage. Entretien Plus une firme est occupée, plus il est facile de négliger des tâches mineures d entretien au détriment de son image professionnelle. Une solution consiste alors à engager une personne responsable de l entretien du bâtiment pour s occuper rapidement et efficacement des réparations mineures. L entretien ménager est en fonction de la taille et du niveau d activité du bureau. Des petits bureaux peuvent n avoir besoin d un préposé au ménage qu une fois par semaine et confier certaines tâches Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier

4 Volume 2 Chapitre Administration du bureau à leur personnel. Des bureaux de taille moyenne peuvent nécessiter un ménage plus fréquent; les plus grands, un ménage tous les soirs. Dans certains immeubles, les services d entretien peuvent être inclus dans le bail. Lorsqu on retient les services d une compagnie d entretien, on doit tenir compte des besoins de sécurité du bureau et faire appel à une compagnie fiable. Sécurité Les préoccupations d un bureau d architecte concernant la sécurité sont de deux ordres : la sécurité des systèmes informatiques; la sécurité extérieure. Sécurité des systèmes informatiques L utilisation d un mot de passe permet ordinairement d assurer la sécurité de chaque poste de travail informatique. Un petit bureau qui ne fonctionne pas en réseau peut se protéger grâce à un mot de passe ne donnant accès qu à certains fichiers ou certains projets. Les patrons peuvent décider de protéger par un mot de passe différent certains dossiers ou fichiers administratifs. Des mesures de sécurité distinctes peuvent être nécessaires pour les ordinateurs utilisés pour la comptabilité. Dans le cas des bureaux qui travaillent en réseau, une hiérarchisation de la sécurité peut être nécessaire. Par définition, la gestion en réseau permet le partage de l information en particulier les fichiers de dessin entre les membres du bureau. De trop grandes mesures de sécurité peuvent affecter l efficacité. Un équilibre entre la sécurité et l accès à l information devrait permettre d atteindre les deux objectifs. Sécurité extérieure La sécurité extérieure se rapporte à la nécessité de protéger les locaux contre le vol ou le vandalisme. Un système de sécurité adéquat est nécessaire à la protection des documents confidentiels et des banques de données informatiques. Certains bureaux entreposent dans une chambre forte résistante au feu les documents importants et des copies originales des logiciels. Il est aussi d usage courant pour les patrons de conserver des copies des documents à l extérieur du bureau (à leur domicile, par exemple). La complexité et les caractéristiques des systèmes de sécurité sont variables. Un système d alarme électronique devrait au minimum déclencher un signal sonore et être relié à un poste de surveillance central. Le contrôle des clés est aussi un élément de sécurité important, à cause du roulement du personnel. Il y a lieu de tenir un registre pour contrôler la distribution et la récupération de toutes les clés. Selon le taux de changement du personnel, il pourrait être opportun de changer régulièrement les serrures. Assurances Les biens matériels du bureau doivent être couverts par une assurance. La plupart des polices d assurances commerciales sont des polices combinées, ce qui veut dire que certaines couvertures sont automatiquement incluses. Des avenants peuvent s y ajouter pour couvrir : le mobilier, l équipement informatique, les logiciels et les données; les comptes clients; les enseignes extérieures; les biens personnels des employés; les vitres; les documents importants; les biens du bureau se trouvant hors des locaux dans des bureaux de chantier, au domicile d un employé, etc.); les biens se trouvant temporairement hors des locaux; les biens se trouvant à des emplacements nouvellement acquis; les dommages causés par un vol ou une tentative de vol. En plus de l assurance du contenu du bureau, la police inclut normalement l assurance de la responsabilité civile de l entreprise. Le bureau doit aussi envisager l acquisition d assurances touchant : la responsabilité civile des locataires; les automobiles des non-propriétaires; la responsabilité des employés. Si le bureau est situé au domicile de l architecte, un avenant pour «Bureau à domicile» peut s ajouter à la police d assurance habitation. 2 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture

5 Administration du bureau Chapitre Volume 2 Un courtier en assurances peut étudier la situation du bureau et fournir des conseils sur ses besoins en assurances. Voir aussi, au chapitre 2.1.1, Organisation du bureau d architecte, d autres types de besoins en assurances. Systèmes de classement des dossiers C est une bonne pratique que de documenter exhaustivement toutes les activités et toutes les communications se rapportant aux projets. Cette façon de faire diminue les risques de différends et fournit la base d une défense solide en cas de réclamation ou de poursuite. On trouve aux chapitres 2.2, Formulaires d administration du bureau, et 2.4, Formulaires d administration du projet, des exemples de la documentation que l architecte a intérêt à conserver. La présente section examine différents systèmes de classement qu un bureau d architecte peut utiliser pour la conservation de ses dossiers et leur consultation. Systèmes de classement Un bon système de classement permet de placer ensemble au même endroit tous les documents et ensuite de les retrouver facilement. Il peut être approprié d inscrire des numéros de dossier sur toute la correspondance reçue, pour en faciliter la distribution, puis le classement. Voir au chapitre 2.2, Formulaires d administration du bureau, un exemple de timbre utilisable pour toute la correspondance. Si une pièce aborde plus d un sujet, il y a lieu d en placer des copies dans tous les dossiers concernés. Un bureau d architecte a besoin d au moins deux types de systèmes de classement, selon qu il s agit de l information relative à l administration : du bureau; d un projet. L information relative à l administration du bureau comprend les dossiers des employés, les informations sur les assurances de l entreprise et de la responsabilité civile professionnelle ainsi que l ensemble des dossiers financiers. Ces informations requièrent un système de classement particulier, adapté aux besoins du bureau. Il est également important d établir un système de classement quelconque pour les documents promotionnels et autres documents produits dans le cadre d une recherche de nouveaux mandats. Il est important de consulter ses offres de services antérieures au moment d en rédiger de nouvelles. Par ailleurs, on crée normalement pour chaque projet un dossier distinct, identifié par un numéro. On place au début les informations clés. Voir l exemple donné au chapitre 2.4, Formulaires d administration du projet (formulaire 1.5, «Répertoire de l équipe de projet»). Les phases d un projet d architecture peuvent servir d ossature au classement de l information relative aux projets : études préconceptuelles; esquisse et projet préliminaire; projet définitif; appel d offres et attribution du contrat de construction; construction; après-construction. Dans chaque phase, on peut instituer des rubriques pour la correspondance que l on reçoit des divers collaborateurs et qu on leur expédie. Le système doit pouvoir s ajuster aux besoins d un projet particulier. La codification par couleurs permet de retrouver plus rapidement le dossier qu on cherche. Le «Tableau : Suggestion d un système de classement de projet», à la fin du présent chapitre, peut aider chaque bureau à mettre au point le système qui lui convient. Conservation des dossiers L architecte doit être conscient des risques potentiels liés à sa responsabilité professionnelle. Pour cette raison, il doit conserver ses dossiers bien au-delà de la fin du projet. De bons dossiers aident à préparer une bonne défense. Cependant, la conservation de dossiers complets crée à la longue des problèmes d entreposage. Il peut y avoir lieu de recourir à Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier

6 Volume 2 Chapitre Administration du bureau l entreposage externe ou à la numérisation des documents une fois échue la garantie d un an de l entrepreneur. Au minimum, tous les dossiers de projet devraient être conservés jusqu à l expiration du délai de prescription pour la présentation d une réclamation pour négligence professionnelle. Ce délai varie d une province à l autre. Voir, au chapitre 2.1.9, Gestion des risques et responsabilité civile professionnelle, l annexe intitulée «Comparaison des délais de prescription des différentes provinces». Archivage des dossiers d un projet À la fin d un projet, il importe de mettre de l ordre dans les dossiers pour qu ils demeurent faciles à consulter. La recherche des informations est souvent faite par d autres que ceux qui ont participé à la réalisation du projet. Certaines firmes conservent une copie de tous les rapports finaux dans la bibliothèque du bureau comme documentation de référence pour les projets futurs. Archivage des fichiers électroniques Il est également important d archiver les dossiers électroniques. À cet égard, les techniques de conservation s améliorent constamment. Lorsqu on fait l achat de nouveaux logiciels et d équipements informatiques, on doit s assurer qu ils sont compatibles avec le système de conservation existant. Bibliothèque Chaque bureau doit aussi avoir une bibliothèque. Celle-ci peut comprendre : des informations relatives à la conception de bâtiments et à la pratique de l architecture; des informations techniques sur les matériaux et produits de construction (publications commerciales et techniques, échantillons); les normes, les codes, les lois et les règlements; les publications de l association provinciale. On doit conserver ces documents dans un endroit central facile d accès, car ils sont d usage quotidien. La documentation concernant les produits de construction peut être sous forme de CD-ROM, de classeurs à anneaux fournis par les fabricants ou de brochures reçues par la poste ou recueillies à des expositions commerciales ou à des conférences. Les catalogues doivent être rangés de façon à être facilement accessibles et identifiables. Certains bureaux exigent la signature d un registre pour l emprunt des documents. Ceux-ci sont habituellement classés selon les 50 divisions du MasterFormat TM (Répertoire normatif). Systèmes informatiques Les bureaux d architectes sont généralement très informatisés. Au moment de choisir un système, la firme doit déterminer quels sont ses besoins en logiciels avant de faire l achat des ordinateurs. Comme la technologie de l information et les systèmes informatiques sont des éléments cruciaux pour les activités quotidiennes d un architecte, il est prudent d engager un gestionnaire des technologies de l information à l interne ou de retenir les services d un consultant en TI disponible sur appel. Courrier électronique et Internet Tous les bureaux devraient être reliés à Internet et être en mesure de recevoir et de transmettre du courrier et des fichiers électroniques. Le courrier électronique peut servir à : communiquer avec les clients et les consultants; identifier les projets potentiels (faire des recherches sur MERX, par exemple); afficher des demandes et des documents d appel d offres (comme CANet); transmettre des dessins; faire du marketing; faire des recherches; faire de l administration de contrat, y compris la transmission de photos et de vidéos de visites de chantier. Il est à noter que même si tous les documents d architecture sont protégés par le droit d auteur, tout dessin électronique affiché sur un site Internet peut facilement être copié. Systèmes informatiques d administration de bureau On note parmi les programmes de base destinés à l administration du bureau : les logiciels de traitement de texte et de rédaction de devis; les tableurs; les logiciels de comptabilité (voir aussi le chapitre 2.1.4, Administration financière); 4 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture

7 Administration du bureau Chapitre Volume 2 les logiciels de gestion de projets (voir aussi le chapitre 2.3.2, Modes de réalisation des projets de construction); les logiciels de démarchage (utilisés pour le marketing); les logiciels antivirus; les logiciels de gestion des ressources humaines et de paie. Systèmes informatiques de dessin Il est important d établir les besoins du bureau en ce qui concerne la conception, le dessin et les applications graphiques de même qu en modélisation (modélisation énergétique, modélisation de l éclairage naturel, rendus, etc.) et de choisir les logiciels appropriés avant de choisir les ordinateurs. Les principaux critères sont la vitesse, la quantité de mémoire et les capacités de travail en réseau. Formation en informatique Si le personnel n a pas la formation adéquate pour utiliser les logiciels du bureau, la productivité en souffrira. Une formation adéquate en informatique entraîne une amélioration de la performance. Il faut donc prévoir un budget annuel pour la formation. Mise à jour des logiciels et des équipements informatiques Comme l équipement informatique et les logiciels évoluent rapidement, on doit s efforcer de se tenir à jour, de façon à demeurer concurrentiel. La mise à jour des équipements informatiques est régulièrement requise (pour obtenir plus de vitesse, une meilleure résolution, plus de mémoire, etc.). Une gestion soigneuse du matériel informatique et des logiciels est un élément important d une bonne administration de bureau. Il est primordial d implanter un protocole strict de sauvegarde de toute l information électronique. Comme les copies de sauvegarde pourraient être détruites (dans un incendie, etc.), il est préférable de les entreposer hors du bureau. Voir aussi le chapitre 2.3.7, Projet définitif dessins. Bibliographie Franklin, James R. Current Practices in Small Firm Management : An Architect s Notebook, Washington, D.C., The American Institute of Architects Press, The Society of Design Administration: Handbook of Design Office Administration. New York, NY.: John Wiley & Sons, Stitt, Fred. The Operating Manual for the Small Design Office. Orinda, Californie, Guidelines, Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier

8 Administration du bureau Chapitre Volume 2 Aide-mémoire : Articles à insérer dans le manuel de procédures du bureau Le bureau Historique de la firme Expérience des patrons Énoncé de mission, philosophie, objectifs Ressources humaines Informations relatives au personnel Description de tâches, etc. Temps supplémentaire Employés rémunérés à taux horaire (rémunération du temps supplémentaire confor mément à la politique du bureau et aux lois provinciales) Employés salariés (pas de rémunération pour le temps supplémentaire, sous réserve de la conformité aux normes du travail provin ciales) Évaluation de la performance Travail à l extérieur du bureau Codes de comportement Discrimination Harcèlement sexuel Avis de licenciement Horaires de travail, périodes de travail et congés Horaire Traitements et salaires (jours de paie) Feuilles de temps Heures supplémentaires Congés personnels Congés à l occasion d un décès Absentéisme Congés sans traitement et congés parentaux Temps libre pour les élections Vacances Jours fériés Congés payés Admissibilité aux congés payés Jours fériés tombant en fin de semaine Jours fériés pendant les vacances Travail les jours fériés Journées compensatoires Congés religieux Avantages sociaux Congés de maladie Régimes de retraite Assurance santé complémentaire Soins dentaires Soins médicaux étendus Soins de la vue Perfectionnement professionnel Stationnement au bureau Cotisations professionnelles Frais reliés au programme de stage en architecture (droits, frais d examens) Autres Allocations et dépenses Indemnité de déplacement en voiture Stationnement Taxis Frais de représentation Frais de déplacement Notes de frais Systèmes de classement des dossiers Système de classement général Dossiers de projet Répertoire général des numéros de projet Système normalisé de classement des projets Répertoire des dossiers techniques Répertoire des dossiers d administration du bureau Recherche de l information Classement des nouveaux dossiers et retour des dossiers Dossiers financiers Fichiers électroniques Collection d échantillons Bibliothèque du bureau Normes de dessin informatisé Canadian Handbook of Practice for Architects January 2009 CH

9 Volume 2 Chapitre Administration du bureau Administration du bureau Visiteurs et appels téléphoniques Ouverture et fermeture du bureau Accès au bureau : clés ou code d accès Salles de réunion, cuisine et salle de repos Traitement de texte Impression de plans Équipement (casques protecteurs, bottes de sécurité, etc.) Fournitures de bureau : réquisitions, distribution Service de messagerie Messages téléphoniques; usage personnel du téléphone Courrier interne et externe; circulation de l information Internet et courrier électronique Café et rafraîchissements Systèmes de sécurité; mots de passe pour les ordinateurs Entretien ménager Entretien et réparation de l équipement et des locaux Attestation des employés Attestation signée et datée par chaque membre du personnel, certifiant qu il a pris connaissance des politiques et procédures du bureau et qu il accepte de s y conformer CH-24 2 January 2009 Canadian Handbook of Practice for Architects

10 Administration du bureau Chapitre Volume 2 Tableau : Suggestion d un système de classement de projet 1. Généralités 1.1 Généralités Demandes d offres de service et offres de services Répertoire de l équipe de projet Coupures de presse, etc. 1.2 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions Contrats 1.3 Coût de construction Budget du projet Estimations 1.4 Administration du projet Personnel Feuille de calcul des honoraires Fiche de contrôle du coût du projet Feuilles de temps 1.5 Comptabilité du projet Factures Frais remboursables et formulaires de note de frais Services supplémentaires 2. Études préconceptuelles 2.1 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions Programme fonctionnel ou études de faisabilité Consultants du client 2.2 Ingénieurs et autres Selon les besoins 2.3 Budget de construction Budget de construction 2.4 Informations relatives au terrain Photos Relevés Rapports géotechniques Services publics Canadian Handbook of Practice for Architects January 2009 CH

11 Volume 2 Chapitre Administration du bureau 3. Projet préliminaire 3.1 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions Rapport sur la conception Consultants du client 3.2 Ingénieurs et autres Ingénieur en structure Ingénieur en mécanique Ingénieur en électricité Autres conseils ou consultants Procès-verbaux des réunions 3.3 Coût de construction Budget Estimation du coût de construction 3.4 Approbations Autorités compétentes municipales Autorités compétentes régionales Autorités compétentes provinciales Autorités compétentes fédérales ou autres 4. Projet définitif 4.1 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions Consultants du client 4.2 Ingénieurs et autres Ingénieur en structure Ingénieur en électricité Ingénieur en mécanique Autres conseils ou consultants Procès-verbaux des réunions 4.3 Coût de construction Budget Estimation du coût de construction 4.4 Documents contractuels Informations générales Dessins Devis 4.5 Approbations Autorités compétentes municipales Autorités compétentes régionales Autorités compétentes provinciales Autorités compétentes fédérales ou autres CH-25 2 January 2009 Canadian Handbook of Practice for Architects

12 Administration du bureau Chapitre Volume 2 5. Appel d offres et attribution du contrat 5.1 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions 5.2 Ingénieurs et autres Ingénieur en structure Ingénieur en mécanique Ingénieur en électricité Autres conseils ou consultants 5.3 Coût de construction Estimation finale 5.4 Documents d appel d offres et addendas Documents d appel d offres Addendas 5.5 Soumissionnaires Invitations à soumissionner et annonces Qualification préalable Dépôts et registres Dépôt des soumissions 5.6 Soumissions Formules de soumission Cautionnements et garanties Formulaires des soumissions Substituts 5.7 Contrats Documents contractuels Cautionnements Assurances Canadian Handbook of Practice for Architects January 2009 CH

13 Volume 2 Chapitre Administration du bureau 6. Construction 6.1 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions 6.2 Ingénieurs et autres Ingénieur en structure Ingénieur en mécanique Ingénieur en électricité Autres conseils ou consultants 6.3 Coût de construction Ventilation du coût et demandes de paiement Certificats de paiement Achèvement substantiel Certificats de paiement de la retenue et de paiement final 6.4 Instructions supplémentaires et avenants de modification Instructions supplémentaires Projets de modification Avenants de modification Directives de modification 6.5 Entrepreneurs Correspondance Procès-verbaux des réunions 6.6 Documents et échantillons soumis Échéanciers Dessins d atelier Échantillons Listes de déficiences Manuels d entretien et d utilisation Dessins d après exécution et dessins d archives 6.7 Surveillance de chantier Rapports de visites de chantier Rapports d inspection et d essais Photos et autre documentation 6.8 Autorités compétentes Correspondance Procès-verbaux des réunions 7. Phase de l après-construction 7.1 Client-architecte Correspondance Procès-verbaux des réunions 7.2 Ingénieurs et autres Selon les besoins 7.3 Coût de construction Analyse des coûts 7.4 Entrepreneurs Correspondance Procès-verbaux des réunions 7.5 Déficiences Inspections de garanties et travaux non conformes 7.6 Documents divers Permis d occupation et autres certificats Garanties et cautionnements d entretien CH-25 4 January 2009 Canadian Handbook of Practice for Architects