Mozaïk ressources humaines

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1 EN BLANC AVANT IMPRESSION»»» Version : Date du livrable : Juillet Mozaïk ressources humaines Nouveautés et améliorations de la version Juillet 2015

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3 Table des matières 1 Contenu de la version Résumé des nouveautés et modifications Nouveautés et modifications documentées Travaux de développement Listes de priorité Horaires Postes et affectations Paramétrage et cohérences... 7 Pour les changements de la présente section, ceux-ci ont été faits aux paramétrages ou les cohérences des motifs. Pour les dossiers affectés, une intervention manuelle de votre part est requise afin de les rendre conformes Codes de motif Règles de cohérence des motifs Règles de cohérence des postes et affectations Modification de la détection des incohérences des postes et affectations : Imputation comptable pour DOFIN Distribution comptable (Dofin) Pages de liste des postes Écran Poste Écran Tenir à jour les versions des postes Formulaire Créer un poste Action Copier le poste Mise à jour collective Assistant Groupe de postes liés Passerelle de MOZAÏK-RH vers PAIE et GRH Documents d affectation Signature numérisée Identification standardisée des départements Lettre d embauche du personnel de soutien Hiérarchie des postes Affichage de la hiérarchie des postes Juillet 2015

4 Contenu de la version Résumé des nouveautés et modifications Mozaïk-Ressources humaines Version Contenu de la version COULEUR DE POLICE EN BLANC AVANT IMPRESSION»»» Version en Résumé des nouveautés et modifications Nouveautés et modifications documentées Initialisation de la fonction Horaire Au moment du passage à la version 105, une initialisation de l horaire sera effectuée pour tous les éléments suivants : Détails du poste Affectations Congés long terme demandés Congés long terme approuvés Un horaire fictif sera automatiquement généré en fonction du nombre d Heure-minutes par semaine pour les détails du poste ainsi que pour les affectations. Pour le congé long terme approuvé, le système génèrera un horaire à partir du % d absences des «répartitions et des affectations» du collaborateur. Si un congé long terme est présent et que le collaborateur n a aucune affectation, aucun horaire ne sera créé et le % d absences sera alors défini à 0,0000% Représentation des liaisons des postes Auparavant, lorsque le poste lié n était pas un poste maître, un message d erreur s affichait : Maintenant, même si le poste lié n est pas le poste maître vous pouvez voir un affichage plus étoffé dans la hiérarchie des postes : 4

5 Mozaïk-Ressources humaines Version Contenu de la version Résumé des nouveautés et modifications GRICS,

6 Contenu de la version Travaux de développement Mozaïk-Ressources humaines Version Travaux de développement Listes de priorité Les travaux de développement de la liste de priorité vont bon train. Une formation et une documentation spécifique seront préparées lors de la mise en opération de cette fonctionnalité Horaires Les travaux de développement de l horaire des postes vont bon train. Une formation et une documentation spécifique seront préparées lors de la mise en opération de cette fonctionnalité. 6

7 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Paramétrages et cohérences 2 Postes et affectations 2.1 Paramétrages et cohérences Pour les changements de la présente section, ceux-ci ont été faits aux paramétrages ou les cohérences des motifs. Pour les dossiers affectés, une intervention manuelle de votre part est requise afin de les rendre conformes Codes de motif A511-Congé à traitement différé et A561-Mise à la retraite de façon progressive À tort, ces motifs n étaient plus reconnus comme motif de fin d affectation. La situation est maintenant rétablie. B101-Échange poste-à-poste L échange poste-à-poste étant un mouvement de personnel impliquant toujours une libération temporaire du poste d origine, les ajustements nécessaires ont été apportés afin que ce motif soit reconnu en tant que tel. B120-Fin de contrat et B130-Fin d affectation temporaire Comme ces motifs sont connus dès le début, ces motifs de fin sont toujours saisis à même l affectation. À proprement parler, ce ne sont pas des «mouvement de personnel». Les ajustements nécessaires ont été apportés. B150-Fin d assignation temporaire Ce motif de fin permet de terminer les affectations commençant avec le motif A151-Assignation temporaire. À proprement parler, ce n est pas un «mouvement de personnel». De plus, le poste de destination n a pas sa place dans ce contexte puisque l affectation au poste d origine est intacte. Les ajustements nécessaires ont été apportés. B210-Libération temporaire sur le poste et B211-Libération temporaire sur le poste à temps partiel Ajout du sous-motif «04-Autre affectation» pour les cas où il ne s agit pas d une promotion temporaire, d un projet spécifique ou d une entente particulière Règles de cohérence des motifs B130-Fin d affectation temporaire Le statut d engagement «E1-Enseignant régulier à temps plein» est maintenant admissible au motif B130. Pour éviter une mise en disponibilité, un E1 peut être affecté à un poste comme remplaçant; comme il ne s agit pas d un contrat, le motif B130 permet de terminer cette affectation temporaire. Dans le contexte d un échange poste-à-poste entre deux E1, ce motif sert également à terminer l affectation temporaire au poste échangé. De plus, la limite du 30 juin a été retirée. B150-Fin d assignation temporaire Ajout du type d affectation A. B210-Libération temporaire sur le poste GRICS,

8 Postes et affectations Paramétrages et cohérences Mozaïk-Ressources humaines Version Le nouveau sous-motif «04-Autre affectation» fait l objet des mêmes validations que celles pour les autres sous-motifs du B210. B211-Libération temporaire sur le poste à temps partiel Les sous-motifs du B211 sont maintenant validés comme ceux du B210. 8

9 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Paramétrages et cohérences Règles de cohérence des postes et affectations Règles de cohérence des affectations pour le personnel de soutien Les personnes dont le statut d engagement est «S3-Soutien temporaire autre que remplaçant (courte durée)» ou «SK-Soutien temporaire autre que remplaçant (longue durée) > 15 h (CSQ >= 15 h)» peuvent maintenant être affectées à des postes de type «03-Projet particulier». Le nombre d heures-minutes par semaine minimum doit cependant être respecté pour les SK. Postes liés Depuis le livrable , il est possible de redéfinir annuellement les liaisons de postes. Malheureusement, les cohérences pour les postes composant une liaison se faisaient toujours en fonction de la première liaison du poste maître, ce qui faussait la sommation des heures-minutes par semaine, ou des pourcentages, et produisait une multitude de messages d avertissement comme ceux-ci : Cette anomalie est corrigée. Les validations se font maintenant en fonction des liaisons actives en date du jour Modification de la détection des incohérences des postes et affectations : Chemin : Ressources humaines Périodique Organisation détection des incohérences des postes et affectations Afin de faciliter le traitement au niveau de la détection des incohérences, une modification de la présentation des informations a été effectuée. Il est maintenant possible de lancer la détection pour une période donnée, de trier les données en fonction des différentes données et un lien dynamique apporte à l affectation à vérifier ou corriger. Un bouton a été créé afin de permettre une recherche par plage de date. Lorsque la plage de date est déterminée (laisser «never» comme date de fin, ce qui permet d avoir les informations de tous les postes et affectations à partir de la date de début). Le bouton Exécuter lancera la requête, ce qui générera la liste des incohérences. Lorsque la liste est produite, il est possible de quitter la liste et d y revenir sans relancer la production, les autres utilisateurs peuvent consulter la liste aussi. Une nouvelle liste sera produite seulement lorsqu une nouvelle exécution sera lancée. Les messages sont : Avertissement : nécessite une correction Information : avise que la situation n est pas tel qu il est prévu et qu une correction pourrait être nécessaire. Erreur : ne devrait pas se retrouver dans la liste, car ce sont les erreurs critiques du système, la transaction aurait été impossible à générer. GRICS,

10 Postes et affectations Paramétrages et cohérences Mozaïk-Ressources humaines Version

11 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Imputation comptable pour DOFIN 2.2 Imputation comptable pour DOFIN Modification majeure au principe d imputation comptable entre MOZAÏK-RH, PAIE et GRH et DOFIN : les postes ne sont plus limités à un seul compte budgétaire! Le groupe de données Dofin (compte budgétaire, centre et projet) est remplacé par la Distribution comptable (Dofin), une liste de comptes budgétaires-centres-projets avec un pourcentage pour chaque élément. Ce grand changement implique une foule de petites modifications aux pages de liste, écrans, formulaires et assistants de MOZAÏK-RH. Voici la présentation de ces modifications Distribution comptable (Dofin) Comme Dynamics AX sauvegarde chaque modification à un champ dès que le focus quitte ce champ, la validation des pourcentages, la somme des pourcentages doit donner 100%, l édition de la distribution comptable se fait toujours en mode formulaire. L écran Distribution comptable (Dofin) permet de compléter la distribution comptable pour le poste en ajoutant ou en retirant des comptes budgétaires-centres-projets et la validation de l ensemble est effectuée au moment où l on confirme la fin de l édition. Action Permet d ajouter à la distribution comptable un élément compte budgétaire-centre-projet et d en indiquer le pourcentage. Action Permet de retirer de la distribution comptable un élément compte budgétaire-centre-projet Pages de liste des postes Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Comme le groupe de données Dofin n est plus unique, les données Compte budgétaire Dofin, Centre Dofin et Projet Dofin ne sont plus affichables (option du menu contextuel) ou modifiables à même la grille (action ) aux différentes pages de liste des postes : Postes Postes et affectations par intervalle de dates Postes vacants Postes à combler Postes inactifs Postes liés Postes liés par intervalle de dates Postes maîtres et postes non liés GRICS,

12 Postes et affectations Imputation comptable pour DOFIN Mozaïk-Ressources humaines Version Écran Poste Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Postes À l écran Poste pour le poste sélectionné : Organisateur Général Le groupe de données Dofin est remplacé par la grille Distribution comptable (Dofin) et l action permet d y apporter des modifications Écran Tenir à jour les versions des postes Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Postes Choisir un poste dans une des pages de liste des postes Au volet Actions d une des pages de liste des postes : Onglet Poste Groupe Versions Action À l écran Tenir à jour les versions des postes : Onglet Détails du poste Le groupe de données Dofin est remplacé par la grille Distribution comptable (Dofin) et l action permet d y apporter des modifications. 12

13 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Imputation comptable pour DOFIN Formulaire Créer un poste Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Postes Au volet Actions d une des pages de liste des postes : Onglet Poste Groupe Nouveau Action Comme le département et la distribution comptable sont intimement liés, ces informations ont toutes deux été ajoutées au formulaire Créer un poste et sont dorénavant obligatoires. La zone de saisie Département est une liste déroulante permettant de choisir le département souhaité. Puisqu il s agit ici d un formulaire, l édition de la grille Distribution comptable (Dofin) ne nécessite pas un écran distinct. Le premier élément compte budgétairecentre-projet peut être saisi directement dans la grille avec un pourcentage de 100,0000 par défaut. Les actions apparaissant au-dessus de la grille permettent la gestion de comptes budgétaires multiples. Action Permet d ajouter à la distribution comptable un élément compte budgétaire-centre-projet et d en indiquer le pourcentage. Action Permet de retirer de la distribution comptable un élément compte budgétaire-centre-projet Action Copier le poste Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Postes Choisir un poste dans une des pages de liste des postes Au volet Actions d une des pages de liste des postes : Onglet Poste Groupe Versions Action Évidemment, lorsqu un poste est copié, sa distribution comptable l est également. GRICS,

14 Postes et affectations Imputation comptable pour DOFIN Mozaïk-Ressources humaines Version Mise à jour collective Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Postes Choisir un poste dans une des pages de liste des postes Au volet Actions d une des pages de liste des postes : Onglet Poste Groupe Tenir à jour Action Le groupe de données Dofin est retiré de l organisateur Général et remplacé par une grille au nouvel organisateur Distribution comptable (Dofin). Puisqu on travaille ici en mode formulaire, l édition de la grille ne nécessite pas un écran distinct. Pour faire la mise à jour collective de la distribution comptable de tous les postes marqués dans une des pages de liste des postes, cocher d abord la case Compte budgétaire puis définir la distribution comptable qui remplacera la distribution comptable existante pour chaque poste à l aide des actions suivantes : Action Permet d ajouter à la distribution comptable un élément compte budgétaire-centre-projet et d en indiquer le pourcentage. Action Permet de retirer de la distribution comptable un élément compte budgétaire-centre-projet. 14

15 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Imputation comptable pour DOFIN Assistant Groupe de postes liés Le type de lien «Administratif» était conçu pour lier des postes qui avaient un même département, mais plusieurs comptes budgétaires. Ce type de lien n a donc plus sa raison d être, mais il sera maintenu pour éviter d avoir à reconfigurer les postes rétroactivement. Il est suggéré de commencer l utilisation de la distribution comptable pour les détails de poste effectifs à compter du 1 er juillet Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Postes Choisir un poste lié dans une des pages de liste des postes Au volet Actions d une des pages de liste des postes : Onglet Poste Groupe Informations associées Action Puisque le type de lien «Administratif» est maintenant obsolète, les données Compte budgétaire Dofin, Centre Dofin et Projet Dofin n étant plus uniques, elles ont été retirées de la grille de postes du formulaire Détails des postes touchés par le groupe de postes liés de l assistant Groupe de postes liés Passerelle de MOZAÏK-RH vers PAIE et GRH Bien entendu, lorsque la distribution comptable d un poste est modifiée dans MOZAÏK-RH, les informations qui la composent sont acheminées par la passerelle à PAIE et GRH. Il en résulte une entrée au journal des changements à l emploi qui permet la mise à jour de l emploi concerné. GRICS,

16 Postes et affectations Documents d affectation Mozaïk-Ressources humaines Version Documents d affectation Signature numérisée La signature apparaissant sur les documents d affectation peut maintenant être conservée dans MOZAÏK-RH. Une signature numérisée distincte peut être utilisée en fonction des statuts d engagement et des types d affectation. Par exemple, le signataire d une lettre d embauche pour le personnel de soutien, statut d engagement «S1-Soutien régulier à temps plein», affecté à du remplacement, type d affectation «R-Remplaçant», peut être différent du signataire d un contrat d engagement pour le personnel enseignant à temps partiel, statut d engagement «E3-Enseignant à temps partiel», affecté à du remplacement, type d affectation «R-Remplaçant». Voici les étapes préalables à l utilisation d une signature numérisée : Numériser la signature 1. À l aide d un numériseur, numériser la signature du collaborateur. L image doit être sauvegardée dans l un des formats suivants : *.bmp, *.jpg, *.gif, *.jpeg Pour obtenir un bon résultat, la dimension optimale de l image est de Garder en mémoire le répertoire où est conservé le fichier contenant la signature numérisée; cette information est nécessaire à l étape suivante. Consigner l image de la signature au dossier de l employé Chemin d accès : Ressources humaines Courant Collaborateurs Employés Au volet Actions de la page de liste Employés : Onglet Collaborateur Groupe Tenir à jour Action 2. Cliquer sur la plaquette pour ouvrir l explorateur de fichiers de Windows. Se positionner sur le répertoire mémorisé à l étape précédente, sélectionner le fichier contenant la signature numérisée puis cliquer sur la plaquette. Fermer l écran Signature en cliquant sur la plaquette. 16

17 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Documents d affectation Associer le numéro personnel du signataire au responsable de l embauche Chemin d accès : Ressources humaines Paramétrage Syndicats Entente du syndicat 3. Dans la grille des ententes syndicales, marquer l entente qui régit la catégorie de personnel concernée. 4. Dans la grille Détail de l entente, marquer la convention collective en vigueur puis cliquer sur le bouton d action. 5. Dans la colonne Responsable de l embauche de la grille Documents d affectations, indiquer, pour chaque combinaison Statut d engagement Type d affectation, le signataire impliqué. GRICS,

18 Postes et affectations Documents d affectation Mozaïk-Ressources humaines Version Ajouter le titre du signataire Il est également possible d ajouter le titre du signataire aux documents où sa signature numérisée apparaîtra. Les titres à utiliser doivent d abord être paramétrés. Chemin d accès : Ressources humaines Paramétrage Collaborateurs Titres 6. On ajoute les titres et leur équivalent dans la langue seconde à l aide du bouton d action. Chemin d accès : Ressources humaines Courant Collaborateurs Employés À la page de liste Employés, marquer le dossier du signataire Au volet Actions de la page de liste Employés : Onglet Collaborateur Groupe Versions Action À l écran Gestionnaire des dates du collaborateur : Onglet Synthèse sur le collaborateur 7. Le titre du signataire doit lui être attribué à la date d obtention de ce titre ou, au plus tôt, à la date d activation des postes dans MOZAÏK-RH, et non à la date du jour. Pour se faire, cliquer sur le bouton d action et modifier la date au champ Effectif puis inscrire le Titre du collaborateur. La zone de saisie Titre est une liste déroulante permettant de choisir le titre souhaité. 18

19 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Documents d affectation Identification standardisée des départements Les départements apparaissent dorénavant systématiquement sur chaque document d affectation, qu il s agisse ou non d un poste lié, qu il y ait un seul département ou plusieurs. Ces données sont toujours présentées dans un tableau identifiant le corps d emploi et le département. Pour le personnel enseignant, les dates de début et de fin d affectation et le pourcentage s ajoutent au poste et au département. Pour le personnel professionnel et le personnel de soutien, s ajoute au tableau le nombre d heures par semaine. Enfin, dans les trois cas, s il y a lieu, l identification de l employé remplacé complète le tableau. GRICS,

20 Postes et affectations Documents d affectation Mozaïk-Ressources humaines Version Lettre d embauche du personnel de soutien Comme le modèle de lettre utilisé dépend aussi du type d affectation, les lettres d embauche pour du remplacement effectué par les personnes ayant les statuts S1 et S2 font appel au modèle «Lettre d embauche soutien remplaçant». Les modifications demandées ont été apportées aux modèles de lettre d embauche pour le personnel de soutien : Puisqu il s agit d une lettre, le titre du document a été supprimé. Au niveau de la vedette, les libellés identifiant les données ont été retirés; ces données ne sont plus soulignées. L objet de la lettre a été inséré. Comme il a été mentionné précédemment, on peut maintenant utiliser la signature numérisée du signataire. Enfin, le numéro personnel de l employé a été ajouté en pied de page. 20

21 Mozaïk-Ressources humaines Version Postes et affectations Hiérarchie des postes 2.4 Hiérarchie des postes Affichage de la hiérarchie des postes L ordonnancement des postes d un même niveau hiérarchique était basé sur leur numéro de postes, ce qui équivaut à une absence apparente d ordonnancement. L information affichée pour chaque poste était le nom de recherche (minuscules non accentuées) du titulaire ou, à défaut, le numéro du poste. L affichage de la hiérarchie des postes a été modifié pour en faciliter la lecture. L ordonnancement des postes d un même niveau hiérarchique est maintenant basé, dans un premier temps, sur le code de corps d emploi du poste, puis dans un deuxième temps, sur le nom légal du titulaire des postes non vacants. La description du poste, qui provient à l origine de la description du corps d emploi, est dorénavant l information affichée pour chaque poste. Une info-bulle fait apparaître la description du poste et, s il y a lieu, le nom légal du titulaire. Chemin d accès : Ressources humaines Courant Organisation Postes Hiérarchie des postes. GRICS,

22 Postes et affectations Hiérarchie des postes Mozaïk-Ressources humaines Version

23 Mozaïk gestion administrative Soutien : (514) Option 2 : Finances Option 3 : Ressources humaines Courriels : mozaik-finances@grics.ca et mozaik-rh@grics.ca Site Internet : Zone client : , rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3 e étage Montréal (Québec) H1V 3R9 GRICS,