Les étapes de la procédure de gestion de la formation dans FormElie

Transcription

1 Les étapes de la procédure de gestion de la formation dans FormElie Janvier 2015 Référencement du prestataire Référencement de la prestation Inscriptions Achat de prestations Gestion des présences Facturation

2 Procédure GAFF : chef d établissement - CRE : crédit de référence établissement - DI : dossier d inscription - FA : frais annexes - FP : frais pédagogiques - : organisme de formation 1 - Gérer les budgets 2 - Référencer les prestataires et les prestations 3 Déclencher et 4 - Traiter les départs en formation 5 Traiter les retours de formation 6 Rendre compte (MyReport) Avant la session Après la session 1 Référencement prestataire 2 Référencement prestation 3 Inscriptions 4 Achat de prestations 5 Gestion des présences 6 Facturation Guides Création d un compte extranet Réinitialisation du mot de passe Création d un Guides Les niveaux de référencement d une prestation Créer une prestation simple Créer une prestation complexe Guides Réinitialisation du mot de passe Première connexion, la saisie des coordonnées bancaires Saisie du plan de formation : prestations simples Saisie du plan de formation : prestations complexes Suivi du CRE Workflow du DI Guides Gérer les inscriptions aux sessions Exporter des listes d inscription Workflow du DI Guides Gérer les présences aux sessions Guides Facturer ses prestations Guides Workflow entre le prestataire et Valider un prestataire Guides Création d un appel d offre Workflow de la prestation Les niveaux de référencement d une prestation Valider une prestation Création d un profil budgétaire Guides Valider le financement d un DI Modifier le financement des FP d un DI Modifier le financement des FA d un DI Traiter le DI Workflow du DI Guide Achat de prestations Guides Gestion des présences Guides Traiter les factures des prestations

3 1 - Référencement du prestataire L organisme de formation souhaite se faire référencer en tant que prestataire de. doit statuer sur cette demande. A cette étape, le chef d établissement n est pas concerné bien qu il ait la faculté de demander à un prestataire de se référencer. Création du compte Brouillon En attente Validé

4 2 - Référencement de la prestation L organisme de formation référencé demande la validation du référencement de prestations commandées ou proposées. valide les prestations et rattache le profil budgétaire. Brouillon En attente Validée Soumise pour commande Commandée Si les paramètres (périmètre et date d inscription, case «visible dans l extranet») le permettent. Note : Ces deux statuts de la prestation font partie du workflow mais se positionnent plus tard dans la procédure, au moment de l achat de la prestation.

5 3 - Inscriptions Le chef d établissement inscrit ses enseignants sur les prestations validées. L organisme de formation statue sur l inscription en formation. valide le financement. Brouillon En attente Bon pour travail En attente Validé par Validé L accord de prise en charge et l autorisation d absence sont déposés sur l extranet «Chef d établissement».

6 4 - Achat de la prestation commande la prestation lorsque tous les dossiers d inscription ont été financés et validés. Prestation soumise pour achat Prestation commandée Réception du bon de commande Retour du bon de commande par voie postale Possibilité d ajouter le bon de commande signé sur la fiche de ce dernier.

7 5 - Gestion des présences L organisme de formation remplit et transfère l attestation de présence. valide les présences. Cette validation déclenche le transfert des frais annexes en comptabilité. Brouillon Tamponnage de la fiche de présence En attente Validé FA (frais annexes) basculés en comptabilité SI DERNIERE session de la prestation.

8 6 - Facturation d une ou plusieurs sessions A l issue d une session dont la gestion des présences a été effectuée, l organisme de formation a la faculté de facturer. Il doit joindre la facture générée par son propre système. valide la facture si elle correspond au bon de commande. Elle est transférée en comptabilité. Brouillon Validation Approuvée La facture peut être mise en paiement en comptabilité.