GÉRER EFFICACEMENT MA NOUVELLE ENTREPRISE PROGRAMME COURT EN ENTREPRENEURIAT

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1 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités

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3 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités

4 GÉRER EFFICACEMENT MA NOUVELLE ENTREPRISE PROGRAMME COURT EN ENTREPRENEURIAT ÉQUIPE DE PRODUCTION DIRECTION DU PROJET BRIGITTE BOURDAGES COORDONNATRICE SYNOR, CENTRE DE SERVICES-CONSEILS AUX ENTREPRISES DU CÉGEP DE SAINT-HYACINTHE RÉALISATION DU PROJET CAROLINE POULIN RESPONSABLE DU DOSSIER ENTREPRENEURIAT SYNOR, CENTRE DE SERVICES-CONSEILS AUX ENTREPRISES DU CÉGEP DE SAINT-HYACINTHE RÉDACTION SERGE FOURNIER RÉDACTEUR RÉVISION PÉDAGOGIQUE ALINE LESSARD CONSULTANTE EN APPROCHE PÉDAGOGIQUE ÉDITION ET MISE EN PAGE LOUISE MARCOTTE CONSULTANTE EN BUREAUTIQUE IDÉE ORIGINALE GRAPHIQUE VÉRONIQUE TÉTREAULT GRAPHISTE RÉVISION LINGUISTIQUE BERNARD BOYER RÉVISEUR COLLABORATION COMPLÉMENT D INFORMATION RELATIF AUX ENTREPRISES COOPÉRATIVES 4

5 Remerciements Le programme court en entrepreneuriat a été réalisé dans le cadre du premier plan d action triennal du Défi de l Entrepreneuriat Jeunesse grâce à la collaboration du Secrétariat à la Jeunesse du Québec et la participation financière du Fonds Jeunesse Québec. Nous tenons également à remercier la Direction de la formation continue et du soutien du Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport et les membres du Comité national des Services aux entreprises pour leur concours dans tout le processus d élaboration de ce programme. Un merci particulier à tous les membres du Comité de concertation qui provenaient du milieu de l éducation et du milieu économique pour leur disponibilité, leurs précieux conseils et leur travail assidu. Ce programme court en entrepreneuriat permet d initier les jeunes entrepreneurs aux meilleures pratiques de gestion entrepreneuriale et, par conséquent, à soutenir le déploiement d une véritable culture de l entrepreneuriat et de ses valeurs auprès des jeunes. Il est offert dans toutes les régions du Québec par les Services aux entreprises des commissions scolaires et des cégeps. Un complément d information est présent dans la plupart des manuels afin d apporter des précisions quant aux particularités inhérentes aux entreprises coopératives. Nous vous invitons à visiter le site Internet pour obtenir les coordonnées du Service aux entreprises de la commission scolaire ou du cégep le plus près de chez vous. TOUS DROITS RÉSERVÉS AVRIL 2005 RÉSEAU PUBLIC DES SERVICES AUX ENTREPRISES DES COMMISSIONS SCOLAIRES ET DES COLLÈGES DU QUÉBEC DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE ET DU SOUTIEN MINISTÈRE DE L ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT 1035, DE LA CHEVROTIÈRE, 12 E ÉTAGE QUÉBEC (QUÉBEC) G1R 5A5 TOUS DROITS RÉSERVÉS. TOUTE REPRODUCTION, MODIFICATION, ENREGISTREMENT, DIFFUSION D AUCUNE PARTIE DU PRÉSENT OUVRAGE, SOUS QUELQUE FORME OU PAR QUELQUE PROCÉDÉ QUE CE SOIT (ÉLECTRONIQUE, MÉCANIQUE, PHOTOGRAPHIQUE OU AUTRE), N EST AUTORITÉ SANS AVOIR OBTENU AU PRÉALABLE L AUTORISATION ÉCRITE DU RÉSEAU PUBLIC DES SERVICES AUX ENTREPRISES. POUR NE PAS ALOURDIR LE TEXTE DE CE DOCUMENT, LE MASCULIN EST UTILISÉ COMME GENRE ÉPICÈNE. 5

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7 Table des matières GUIDE D ANIMATION... 9 PLAN DE L ATELIER INTRODUCTION Gestion efficace de l encaisse Utilisation optimale des liquidités dans un contexte de pénurie...21 Utilisation efficace des surplus de liquidités...23 Maximalisation de la gestion des clients et des fournisseurs Termes et modes de paiement offerts aux clients et par les fournisseurs...26 Escomptes de caisse...27 Les décisions d investissement et de capitalisation...29 Location ou achat?...30 Sources de financement...30 Analyse des états financiers Analyse financière au moyen de ratios...32 Identification des utilisateurs et de leurs besoins en information...33 Ratios relatifs aux investisseurs...34 L analyse verticale et horizontale L analyse verticale...39 L analyse horizontale...39 ANNEXE I RATIO ENTREPRENEUR ANNEXE II RATIO ENTREPRENEUR COMMERCIAL ANNEXE III COMPLÉMENT D INFORMATION POUR LES ENTREPRISES COOPÉRATIVES POUR LE FORMATEUR

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9 Guide d animation Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Durée : 9 heures BUT DE L ATELIER : Dans le cadre de cet atelier, vous apprendrez à gérer efficacement votre encaisse et vos liquidités de votre entreprise ainsi qu à optimiser votre système de recouvrement des comptes clients et de paiement des fournisseurs. Vous apprendrez également à analyser de façon critique les données financières mises à votre disposition, notamment, celles incluses dans les états financiers. PRÉALABLES : Cet atelier exige que les participants aient déjà suivi les ateliers suivants : o «Mon bottin de services» o «Moi et mon entreprise» o «L importance de la gestion de mon encaisse» o En plus d avoir une connaissance minimale des notions de Débit Crédit 9

10 PROFIL GÉNÉRAL DU FORMATEUR : PROFIL SPÉCIFIQUE DU FORMATEUR POUR CET ATELIER Guide d animation Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Doit être en mesure de jouer un rôle-conseil Avoir la capacité : o D établir un climat de confiance, de collaboration et d influence o De s adapter au rythme des participants o De discernement et vision systémique de chaque entreprise Pouvoir utiliser, lorsque requis, l approche de la relation d affaires o Relations interpersonnelles / fournisseur / client o Gestion des réseaux de contacts Doit maîtriser les éléments suivants : o Concepts de formation sur mesure o Connaissance des processus d apprentissage des entrepreneurs o Planification de projet o Gestion d entreprise Est idéalement comptable de profession Est à l'affût de tous les changements dans les règles comptables Est en mesure de vulgariser de la matière Connaît bien les besoins et problématiques des jeunes entrepreneurs en termes de «gestion des liquidités» Est à l aise pour utiliser un portable et PowerPoint et le chiffrier Excel 10

11 Guide d animation Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités RECOMMANDATIONS : La prestation de cet atelier peut se faire dans une salle de classe normale, mais où il est également possible d utiliser ordinateur portable et matériel de projection pour le diaporama. Nous suggérons également que les 9 heures de cet atelier ne soit pas données de façon intensive, mais plutôt réparties sur une période de deux semaines, afin que les participants puissent intégrer la matière. Pour que cet atelier soit à la portée des participants; le formateur devra tenir compte que la majorité n a peu de connaissances comptables. Nous suggérons donc d établir les priorités des participants en fonction de leurs connaissances et de leurs besoins immédiats. Le formateur devra donc s assurer : o Des connaissances minimales des participants en termes de débit / crédit, lesquelles sont préalables à cet atelier o D agir surtout à titre d animateur, mais doit aussi s assurer de répondre aux attentes o De résumer l essentiel en fonction des besoins immédiats des participants o D avoir en main un exemplaire complet des états financiers o D utiliser des exemples reliés aux types d entreprises représentées à l atelier o De consulter le document avec les participants tout au long de sa prestation OBJECTIFS BALISES DE CONTENU MÉTHODOLOGIE MATÉRIEL RÉFÉRENCES DURÉE APPROX. 1. Faire les présentations d usage. Présentation : o du formateur o des participants o des projets Le formateur se présente d abord et anime ensuite les présentations des participants minutes 2. Expliquer les objectifs de l atelier et le déroulement de celuici. Présentation des objectifs et du déroulement Attentes des participants Ajustements au contenu selon les types d entreprises représentées. Le formateur explique le plan de l atelier et le déroulement (méthodologie pédagogique, pause, dîner, etc.) Les participants expriment leurs attentes. Manuel du participant Plan de l atelier Page 7 15 minutes 11

12 Guide d animation Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités OBJECTIFS BALISES DE CONTENU MÉTHODOLOGIE MATÉRIEL RÉFÉRENCES DURÉE APPROX. 3. Gérer quotidiennement ses liquidités dans un contexte de pénurie. 4. Utiliser efficacement ses surplus de liquidités. 5. Maximiser la gestion de ses clients et de ses fournisseurs 6. Identifier l impact de ses décisions : d investissements, de capitalisation et du choix des sources de financement sur ses liquidités. 7. Analyser ses états financiers. 8. Dégager les problèmes et les opportunités. 9. Définir à l aide d exemples l utilité de l état des flux de trésorerie. Utilisation efficace des surplus de liquidités Utilisation optimale des liquidités dans un contexte de rareté ou de manque de liquidités Rappel des étapes dans la gestion des clients Maximisation de la gestion des clients et des fournisseurs Capitalisation et ratios d endettement Normes et standards en matière financière Trucs pour négocier son financement Recherche de financement une fois démarré Quoi faire en manque de liquidités Aspects légaux financiers Le budget de caisse et l état des flux de trésorerie Le formateur : o Fait d abord une révision générale théorique et pratique des concepts de la «gestion de l encaisse». o Fait une révision des étapes de la gestion des clients. o Introduit toutes nouvelles notions appuyées d exemples concrets que peuvent lui soumettre les participants. o Démontre les calculs. o Questionne les participants sur leurs habitudes de gestion o Refait des exemples de calcul avec les participants. o Explique en détail les notions à l aide de PowerPoint. o Utilise des exercices pratiques lorsque la matière est plus abstraite. o Donne la référence aux pages du manuel. Manuel du participant Page 11 à 31 Note : Se référer à la table des matières pour donner les références des pages en fonction des contenus priorisés dans l atelier. PowerPoint Diapos 1 à 20 Annexes 8 h 25 À répartir selon les thèmes retenus 12

13 Guide d animation Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités OBJECTIFS BALISES DE CONTENU MÉTHODOLOGIE MATÉRIEL RÉFÉRENCES DURÉE APPROX. Analyse des états financiers au moyen de ratios Ratios relatifs aux investisseurs o Fait référence aux annexes Le participant peut suivre dans son document et ses annexes. Analyse verticale et horizontale En annexe, un complément d'information est présenté en vue de vous fournir certaines particularités relatives aux entreprises coopératives. Cette information vous permettra de mieux comprendre la réalité des participants ayant choisi cette forme d'entreprise. 13

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15 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Plan de l atelier BUTS Gérer efficacement son encaisse. Dans le cadre de cet atelier, vous apprendrez à gérer efficacement votre encaisse et les liquidités de votre entreprise ainsi qu à optimiser votre système de recouvrement des comptes clients et de paiement des fournisseurs. Vous apprendrez également à analyser, de façon critique, les données financières mises à votre disposition, notamment, celles incluses dans les états financiers. OBJECTIFS 1. Gérer quotidiennement ses liquidités dans un contexte de pénurie. 2. Utiliser efficacement ses surplus de liquidités. 3. Maximiser la gestion de ses clients et de ses fournisseurs 4. Identifier l impact de ses décisions : d investissements, de capitalisation et du choix des sources de financement sur ses liquidités. 5. Analyser ses états financiers. 6. Dégager les problèmes et les occasions d affaires 7. Définir à l aide d exemples l utilité de l état des flux de trésorerie. MÉTHODOLOGIE Exposés magistraux Discussions de groupe Exercices dirigés 15

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17 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités BALISES DE CONTENU Utilisation efficace des surplus de liquidités Utilisation optimale des liquidités dans un contexte de rareté ou de manque de liquidités Rappel des étapes dans la gestion des clients Maximisation de la gestion des clients et des fournisseurs Capitalisation et ratios d endettement Normes et standards en matière financière Trucs pour négocier son financement Recherche de financement postdémarrage Quoi faire en manque de liquidités Aspects légaux financiers Le budget de caisse et l état des flux de trésorerie Analyse des états financiers au moyen de ratios Ratios relatifs aux investisseurs Analyse verticale et horizontale 17

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19 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Introduction Cet atelier poursuit l objectif d approfondir les aspects abordés dans celui intitulé «L importance d une gestion efficace de mon encaisse» qui traitait, notamment, de la gestion de l encaisse, de celle des clients et de l analyse du budget de caisse et de l état des flux de trésorerie. Ces sujets seront donc repris et développés dans le présent atelier. Nous étudierons, notamment : L utilisation efficace des surplus et la gestion de la pénurie de liquidités; Les termes et modes de paiement offerts; Les escomptes de caisse; Les décisions d investissement (achats ou location); L analyse des états financiers. En annexe, un complément d information présente les particularités relatives aux entreprises coopératives. 19

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21 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités GESTION EFFICACE DE L ENCAISSE Dans le cadre de la gestion de l encaisse, le participant a déjà pris connaissance de l importance d utiliser des outils comme la petite caisse et le rapprochement afin de mieux gérer ses liquidités. Le participant a aussi appris à instaurer des contrôles qui lui permettront de réduire les risques relatifs à la gestion de l encaisse et aux transactions monétaires. Le présent atelier se penchera donc sur l utilisation efficace de l encaisse dans les contextes forts différents de surplus et de manques de liquidités. Utilisation optimale des liquidités dans un contexte de pénurie Bien qu une entreprise utilise efficacement les outils présentés dans l atelier précédent, comme le budget de caisse et l état des flux de trésorerie, il est possible qu une entreprise, en raison d une baisse de ces liquidités, de retards dans l encaissement des clients ou de facteurs non contrôlables, éprouve un problème de manque de liquidités. Les solutions qui s offrent au gestionnaire diffèrent de celles présentées, dans la section précédente, mais sont toutes aussi importantes. Marge de crédit (avances bancaires) L un des outils les plus répandus pour faire face à un manque temporaire de liquidités est sans aucun doute la marge de crédit. On conseille généralement aux entreprises de fixer leur encaisse minimale à environ 1 mois (jusqu à 3 mois serait préférable) de paiement de leurs frais fixes. La marge de crédit est une forme de financement à court terme offert aux entreprises par la plupart des institutions financières. Cette marge de crédit est ordinairement garantie par des actifs à court terme de l entreprise (par exemple, placements, clients, stocks, etc.) et souvent par un endossement personnel du propriétaire de l entreprise. La marge de crédit est généralement négociable sur une base annuelle. Les marges de crédit pour les entreprises sont habituellement remboursables et utilisées par tranches jusqu à concurrence du montant maximal autorisé. Le montant autorisé varie en fonction des garanties offertes (par exemple 75 % des comptes clients et 25 % des stocks) ce qui explique que l institution financière demandera sûrement à l entrepreneur de lui fournir une liste de ses clients et de ses stocks de façon périodique. 21

22 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités Les éléments à négocier lors d une demande ou d un renouvellement de la marge de crédit sont : Le montant de marge autorisée; Le niveau des garanties; Le niveau des tranches ; Le taux d intérêt chargé sur la marge. Le respect, par le passé, des conditions de financement demandées par l institution financière, la qualité des garanties offertes ainsi les habitudes de paiement favoriseront la négociation de ces éléments. Ordre de priorité du paiement des fournisseurs et entente de paiement avec ceux-ci Devant un manque de liquidités, certaines entreprises n ont d autres choix que de retarder le paiement de certains fournisseurs et créanciers; il devient alors important de donner priorité à certains fournisseurs au détriment de certains autres. Première priorité : les employés L entrepreneur devrait toujours donner priorité au paiement de ses employés, car ils constituent la principale ressource de l entreprise. Des retards dans le versement de leurs paies ne peuvent que créer un climat démotivant et malsain au sein de l entreprise. Si le niveau de garanties offertes à l institution financière baisse, l entrepreneur doit être conscient que la marge de crédit autorisée pourrait, elle aussi, baisser Deuxième priorité : le gouvernement et les créanciers L une des tactiques souvent utilisées par les entrepreneurs dans ces situations, est de retarder le paiement des remises gouvernementales (taxes de vente, déductions à la source et impôts). Cette façon de faire, bien que très facile à utiliser, est par contre très coûteuse, car elle amène l entreprise à devoir assumer des pénalités de l ordre de 10 % à 20 % et des intérêts calculés en fonction du retard. De plus, un entrepreneur qui est en retard avec les agences gouvernementales s expose à un plus grand suivi et à une vérification régulière de son dossier. L entreprise devrait aussi discuter avec son institution financière afin d étaler ou de reporter le remboursement de certains prêts plutôt que d être dans l impossibilité de les effectuer. 22

23 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Troisième priorité : les fournisseurs L entreprise, dans cette fâcheuse situation, devrait évaluer chacun de ses fournisseurs afin d établir leur ordre de priorité en fonction des critères suivants : Importance pour les opérations de l entreprise de ce fournisseur; Termes de paiement offerts (durée, intérêts sur retard); Volume d affaires chez le fournisseur; Sa flexibilité; Historique de ce fournisseur. Les entrepreneurs en manque de liquidités hésitent souvent à faire part de leur situation. Cependant, il est souvent préférable de prendre les devants et d aviser l institution financière concernée que l entreprise ne sera pas à même de respecter les termes de paiement plutôt que de mettre les créanciers et les fournisseurs devant le fait accompli. Ainsi, l entreprise pourrait essayer de discuter avec eux de certaines mesures temporaires à mettre en place pour régler ce problème temporaire, notamment : L étalement des paiements prévus selon un nouveau calendrier de paiement; Le report de certains versements; Le paiement partiel ou minimal de certaines créances pendant une certaine période; L échange de services; L offre de garanties additionnelles; Etc. Pour le dossier de crédit de l entreprise, il est préférable de négocier un étalement, un congé ou un allégement des paiements que d être en retard de plusieurs paiements. Utilisation efficace des surplus de liquidités Quel beau problème, s il en est un, que de faire des surplus de liquidités! En effet, pour certaines entreprises, il existe des périodes dans l année où il subsiste un surplus de liquidités. Ce surplus est-il durable ou temporaire? L entrepreneur devrait se poser cette question avant d entreprendre des actions pour utiliser le plus efficacement possible ces liquidités. Comme vous l avez sans doute constaté, la majorité des comptes bancaires commerciaux n offre pas d intérêts à leur détenteur. Ainsi, laisser le surplus de liquidités dans le compte bancaire n est sûrement pas une solution rentable. Cependant, cette façon de faire pourrait s avérer valable si cette situation risque d être très temporaire et son maintien très incertain. On conseille généralement aux entreprises 23

24 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités de fixer leur encaisse minimale à environ 1 mois (3 mois seraient mieux) de paiement de leurs frais fixes. Placements temporaires Une des options qui s offre au gestionnaire est de placer son surplus de liquidités de façon temporaire. Cette solution permettra d obtenir un rendement sur ce surplus ce qui ne serait pas le cas s il était laissé dans le compte d opérations de l entreprise. Il existe plusieurs types de placement : Les dépôts à terme; Les certificats de placements garantis (CPG); Le compte d épargne; Les actions ou fonds d actions; Les devises; Les bons du Trésor; Etc. Dans son choix du type de placement, l entrepreneur devrait s assurer : Du rendement offert sur ces placements; De la forme du rendement obtenu (intérêt, dividendes ou gain lors de la revente), de leur versement et de leur mode d imposition; Du niveau de risque et de garantie de ceux-ci; De la possibilité de retrait avant l échéance du terme de placement de ces surplus; Des frais de gestion, des pénalités ou des coûts inhérents à ces placements. Comme ce choix n est pas toujours facile, il est souvent recommandé au gestionnaire de demander conseil à un expert en la matière: Un gérant de compte de l institution financière; Un comptable; Un conseiller financier; Etc. Le choix de la personne ressource devrait se faire en fonction de certains critères, notamment : L expérience, le professionnalisme et l expertise de la personne ressource (certification ou recommandations à l appui); Le niveau de confiance en cette personne; L intégrité et l indépendance de cette personne; 24

25 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités La disponibilité de celle-ci; Etc. N hésitez pas à vérifier ou à corroborer les informations obtenues relatives à cette personne ressource, car ce choix peut être lourd de conséquences. N oubliez pas que le placement choisi doit répondre à vos besoins et non à ceux de la personne ressource. La règle d or en matière de placement est la diversité : Diversité des types de placement; Diversité des échéances; Diversité des durées et termes; Diversité des secteurs d activité; Diversité des formes de revenus générés; Diversité des montants investis; Etc. Remboursement accéléré de certaines dettes ou créances Certains gestionnaires pourraient envisager d utiliser le surplus des liquidités afin de rembourser certaines dettes. Cette option pourrait être très avantageuse lorsque les taux de rendement sur le marché sont très bas et que le surplus des liquidités est plus durable. Par exemple, si un gestionnaire a un surplus durable de liquidités et que son entreprise maintient des soldes sur ses cartes de crédit, il sera sans doute plus avantageux de réduire le niveau de celles-ci surtout si les taux d intérêt sur les placements sont très bas. À l inverse, si l entreprise doit une somme à un créancier, mais que cette créance ne génère pas ou peu d intérêt (par exemple, un prêt automobile à 0 % ou 1,9 %), elle pourrait avoir moins d avantages à rembourser celle-ci. Le gestionnaire devrait bien s assurer de connaître l état de ses liquidités actuelles et futures avant de rembourser une créance. Il devrait s assurer aussi que le remboursement accéléré du prêt n est pas sujet à des pénalités ou autres conditions qui pourraient rendre cette solution moins intéressante. 25

26 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités MAXIMALISATION DE LA GESTION DES CLIENTS ET DES FOURNISSEURS Comme nous l avons vu dans l atelier «Comment gérez-vous vos liquidités?», la gestion des clients est composée de plusieurs étapes qui revêtent toutes une certaine importance. Parmi celles-ci, on retrouve notamment : L analyse du crédit des clients; La réception et prise de commandes; La préparation et livraison des commandes; La facturation; Le suivi et la perception des comptes. Etc. Dans le but de maximiser la gestion des clients, certaines décisions prises lors de l analyse du crédit du client auront des répercussions sur la gestion de l encaisse étudiée précédemment et sur le suivi et la perception des comptes clients. Ainsi, il est facile de comprendre qu une bonne analyse du crédit du client permet d éviter d offrir du crédit à des clients avec lesquels l entreprise pourrait éprouver des difficultés de perception par la suite et donc nuire au niveau de liquidités de l entreprise. Termes et modes de paiement offerts aux clients et par les fournisseurs La détermination des termes et des modes de paiement des clients pourrait aussi avoir un autre impact sur les liquidités de l entreprise. En effet, pour raccourcir le délai de paiement des clients et ainsi améliorer ses liquidités, une entreprise pourrait décider de raccourcir les délais de paiement offerts aux clients. L acceptation de la carte de crédit comme mode de paiement peut être envisagée pour offrir un délai de paiement à son client. L entreprise sera payée immédiatement par l institution financière moyennant des frais de l ordre de 1 % à 5 %, établis en fonction du volume d utilisation. Ainsi, dans la vente au détail et dans certains domaines s adressant principalement aux particuliers, il est de pratique courante que le client doive payer immédiatement pour les services et bien achetés, ce qui maximise la gestion des liquidités. Dans d autres domaines cependant, et surtout lorsque des entreprises transigent entre elles, elles s accordent généralement un délai pour régler leurs factures. 26

27 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Si cette politique s applique dans mon domaine d activité, puis-je envisager d exiger le paiement comptant à ma clientèle? Dois-je établir un délai de 30, 60 ou 90 jours pour le règlement de mes factures? L entrepreneur doit comprendre que la réponse à ces questions lui revient et qu il n y a pas de réponse unique à ces questions. Cependant, il existe une série de critères qui influencent ces décisions. Les critères de détermination des termes de paiement : Termes et modes de paiement offerts par les concurrents et dans l industrie; Besoins de l entreprise en liquidités et nature de l'urgence et de l utilisation de celles-ci; Termes et modes de paiement offerts par les fournisseurs; Nature des biens et des services offerts. Etc. Ainsi, une entreprise, qui offrirait des termes de paiement beaucoup plus courts que ceux de ses concurrents et de ceux en vigueur dans l industrie, se verrait désavantagée lors de la négociation avec ceux-ci. De même, une entreprise, qui paie des coûts (intérêts et pénalités) importants sur son financement, n aurait pas avantage à offrir des délais de paiement excessifs à sa clientèle. De la même façon, une entreprise dont les termes de paiement avec ses fournisseurs sont relativement courts aura plus de difficulté à offrir des termes de paiement plus longs à sa clientèle; si elle le faisait, elle devrait prévoir supporter un manque de liquidités dans l intervalle de temps entre le paiement et le recouvrement de ses comptes. Les institutions financières offrent aussi, particulièrement pour les entreprises offrant des services ou biens durables, des services de financement aux clients (ex. : ne rien payer avant un an). L entreprise est payée immédiatement moyennant certains frais. Les frais exigés peuvent atteindre jusqu à 20 % du coût du produit financé. Finalement, les entreprises qui offrent des produits et des services durables (dont la durée d utilisation est plus longue) offrent plus souvent des termes de paiement plus longs ou échelonnés. Escomptes de caisse Pour motiver ses clients à payer leurs comptes plus rapidement, l entreprise peut offrir un escompte (%) à ses clients qui paient plus rapidement leurs factures. 27

28 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités De la même façon, l entrepreneur peut se voir offrir les mêmes conditions par ses fournisseurs et il serait alors préférable qu il profite de ses escomptes qui sont très avantageux. En effet, si l on prend un terme de, par exemple, 2/10, n30. Ce terme signifie que l entreprise dispose de 10 jours pour profiter d un escompte de 2 %, sinon elle dispose de 30 jours pour régler sa facture. Obtenir 2 % d escompte peut sembler dérisoire, mais essayez donc de placer votre argent et d obtenir 2 % sur une période de 10 jours, cela représente un taux de rendement de près de 72 % sur vos liquidités ce qui est loin d être négligeable. À ce taux, il est préférable d utiliser sa marge de crédit et de profiter ainsi de l escompte offert par le fournisseur. Notes 28

29 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Budget de caisse et état des flux de trésorerie Comme nous l avons vu dans l atelier «Importance d une gestion efficace de l encaisse», le budget de caisse et l état des flux de trésorerie sont des outils mis à la disposition du gestionnaire afin de mieux connaître le niveau de ses liquidités et d en prévoir les surplus ou les pénuries. La différenciation entre les deux outils : Le budget de caisse L état des flux de trésorerie porte sur les résultats prévus et budgétisés par l entreprise porte sur les données actuelles ou passées de l entreprise Ces outils portent donc sur les entrées et les sorties de fonds de l entreprise; cet atelier analysera surtout celles touchant les décisions d investissement et de financement de l entreprise. Les décisions d investissement et de capitalisation Avec la mondialisation des marchés, les entreprises d aujourd hui doivent relever le défi de demeurer compétitives avec leurs concurrents d ici et d ailleurs dans le monde. Pour ce faire, leurs prix doivent demeurer concurrentiels ce qui les oblige à demeurer productives et efficaces dans leurs opérations. Pour y parvenir, la mise à jour et le changement des équipements, et ce, à tous les niveaux, doivent être envisagés sur une base plus régulière. Cependant, l acquisition d immobilisations est bien souvent une décision qui engage des ressources importantes et qui ne doit pas être prise à la légère. Plusieurs facteurs peuvent augmenter la nécessité d avoir à prendre ces décisions, notamment : La concurrence; Le niveau de technologie de nos produits ou de la conception de ceux-ci et de leur niveau d évolution; Le niveau de désuétude de certaines technologies; L importance des investissements nécessaires; La disponibilité du financement; Etc. 29

30 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités Pour qu une décision d investissement soit jugée intéressante, il faut généralement que les avantages (bénéfices et économies) générés par l investissement soient supérieurs aux coûts inhérents à l investissement et à son financement. Location ou achat? L une des possibilités à envisager pour obtenir des équipements est de les louer plutôt que de les acheter. Ces deux options comportent l une et l autre certains avantages dont voici d ailleurs une brève description. Avantages et désavantages de la location : Comte tenu que les périodes de location sont relativement courtes, l entreprise dispose toujours d équipements plus récents et à la fine pointe de la technologie. Elle nécessite moins d investissement (par exemple, une mise de fonds) que l achat. L entreprise peut retourner plus facilement ou rapidement l équipement s il ne nous satisfait pas. Les réparations sont généralement à la charge du locateur. Avantages et désavantages de l achat : L entreprise peut disposer du bien à sa guise. L entreprise n a pas à retourner le bien, après un certain temps, il lui appartient. Il est ordinairement moins dispendieux de prendre possession du bien (transfert de propriété) de cette façon. Sources de financement Lorsque l entreprise acquiert des biens de consommation (durée de vie utile de moins de 1 an), elle devrait privilégier l utilisation d un financement à court terme comme : L autofinancement (à même nos profits); Les fournisseurs (termes échelonnés); La marge de crédit; Les cartes de crédit; Les effets à payer (échéance de moins d un an). Du point de vue fiscal, les éléments suivants sont déductibles pour la location et l achat d équipements : Location Loyer est déductible à 100 %. Achat Le coût de l actif n est pas déductible. L amortissement du bien est déductible à 100 %. Les intérêts sur le prêt sont déductibles à 100 %. 30

31 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Pour des biens durables (actifs d une durée de vie de plus d un an), l entreprise devrait plutôt envisager un financement à long terme comme : Le prêt hypothécaire (pour les biens immobiliers); Le nantissement (actif financé est donné en garantie); L emprunt bancaire; Le prêt aux petites entreprises (PPE) offert par les instituions financières (actif financé est donné en garantie et le gouvernement fédéral garantit une partie du prêt); Les effets à payer (échéance de plus d un an); Les prêteurs de risque (BDC, FSTQ, fonds CSN); L investissement du propriétaire. Le prêt aux petites entreprises est l un des types de prêt les plus courants. Jusqu à concurrence d un solde de 250,000 $ en prêt, cette forme de financement offre l avantage pour l institution financière d être garantie en partie par le gouvernement ce qui a pour effet de réduire son risque. Cependant, des frais de 2 % du montant du prêt sont exigés, de même que les frais de notaires relatifs à la prise en garantie par l institution de l actif financé. Ce type de prêt s applique pour l acquisition d immobilisations, mais ne peut servir au financement de l inventaire ou à la constitution d un fonds de roulement. Notes 31

32 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités ANALYSE DES ÉTATS FINANCIERS Dans le monde des affaires d aujourd hui, il est important de recueillir et d analyser le plus d informations pertinentes possibles, et ce, dans bien des domaines. L une des sources d information les plus sures dont dispose l entrepreneur est sans contredit les états financiers de son entreprise. Pour plusieurs entrepreneurs, l examen de ces rapports financiers ne leur apprendra rien de plus sur leur entreprise; pourtant, ils sont une source importante d informations, encore faut-il savoir en tirer partie! La présente section du guide porte sur l analyse des états financiers et se subdivisera en deux sections, représentant deux techniques d analyse complémentaires, soit : L analyse de ratios L analyse verticale et horizontale Analyse financière au moyen de ratios L interprétation et la compréhension des états financiers exigent que l on mette en relation les données disponibles de manière à dégager leur signification et à mettre en évidence une relation de cause à effet entre deux ou plusieurs variables, et c est ce à quoi servent les ratios. Ils sont des indicateurs de la situation financière de l entreprise. Ils ne permettent pas toujours d expliquer toutes les anomalies ou écarts mais ils permettent d orienter les recherches. Il est important de noter qu un ratio seul n a pas toujours toute son utilité, il faut donc pouvoir le comparer à d autres tels : Les ratios correspondants pour les années antérieures Les ratios correspondants d entreprises concurrentes et publiques Les ratios moyens de l industrie Norme Je m améliore ou non d une année à l autre? Suis-je aussi performant que mes concurrents? Suis-je aussi performant que les autres entreprises de mon industrie? Objectif personnel à attendre 32

33 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Identification des utilisateurs et de leurs besoins en information L entrepreneur doit comprendre qu il existe plusieurs sortes de ratios, mais que chacun a son utilité. Une analyse efficace des états financiers ne portera donc que sur les ratios qui intéressent l utilisateur des états financiers; il devient donc important de les identifier. Ainsi, l entrepreneur, qui a investi des sommes d argent et du temps dans son entreprise, cherchera, à titre d investisseur, les points suivants lors de l analyse des états financiers de son entreprise : Mon entreprise est-elle rentable? Mon entreprise m offre-t-elle un rendement suffisant? Est-ce que je gère et contrôle bien les revenus et les charges (coûts) de mon entreprise? Est-ce que je gère bien les actifs que possède mon entreprise? Est-ce que mon investissement dans l entreprise représente un risque trop élevé ou acceptable? L entrepreneur pourrait avoir d autres besoins, notamment, s il entrevoit de rencontrer son banquier ou un créancier, il pourrait alors se demander : Les liquidités de mon entreprise sont-elles suffisantes pour faire face à mes obligations? Suis-je trop endetté ou mon niveau d endettement est-il acceptable? Le choix de mes sources de financement est-il judicieux? Ma capacité de remboursement des intérêts sur mes prêts est-elle suffisante? Est-ce que mes habitudes de paiement des créanciers sont bonnes? Pour tenir compte de cette différence dans les besoins de l entrepreneur, l analyse des ratios sera donc divisée en deux sections : Ratios relatifs à l investisseur Ratios utiles lors d une rencontre à la banque Il est bon, cependant, de répéter que rien n empêche l entrepreneur d utiliser des ratios dans des sections différentes en fonction de ses besoins. Pour en faciliter la compréhension, un exemple de calcul de ratios est joint, à la présente, en annexe. 33

34 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités Ratios relatifs aux investisseurs Le rendement sur le capital investi se calcule ainsi : Bénéfice net X 100 Avoir des actionnaires Le chiffre ainsi obtenu indique le taux de rendement obtenu par l entrepreneur sur son investissement. Aux fins de comparaison, ce taux pourrait être comparé à celui offert par les banques sur les placements ou sur le marché. Qu est-ce qui explique que mon rendement est bon ou mauvais? En réponse à cette question, on impute généralement un bon ou mauvais rendement à : La qualité de la gestion et du contrôle des produits et des charges; La qualité de la gestion des actifs disponibles; Au niveau de risque pris par l entrepreneur. Voici donc les ratios utilisés pour répondre à ces questions : En vertu de règles purement mathématiques, ce ratio se décompose dans l équation suivante : Bénéfice net Ventes Total de l actif X X Ventes Total de l actif Avoir des actionnaires Voici donc les ratios utilisés pour répondre à ces questions : Marge bénéficiaire nette : Bénéfice net x 1 00 Ventes Le chiffre ainsi obtenu indique le taux de profitabilité de chaque dollar de ventes. Naturellement, l entrepreneur souhaite que ce ratio soit le plus élevé possible. Pour pouvoir expliquer si ce ratio est bon ou mauvais, il faut regarder de plus près la variation de chacune des composantes du bénéfice net, soit les ventes, CMV, frais de vente, frais d administration, frais financiers. Une analyse verticale et horizontale des résultats viendrait nous donner réponse à cette question. Ces analyses seront présentées dans la prochaine section. 34

35 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Analyse du taux de rotation des actifs : Ventes Total actif L entrepreneur est en droit de se demander si ses actifs sont bien utilisés et si les sommes investies dans ces actifs rapportent à l entreprise. Ce ratio lui indique, combien de ventes sont générées par dollar investi dans ses actifs. En principe, plus ce taux est élevé, mieux ses actifs sont gérés et produisent donc des ventes importantes. Cependant, si les immobilisations vieillissent, cela pourrait nous donner aussi un taux élevé de rotation des actifs. Aussi, une politique de crédit trop sévère ou une politique de prix de vente inadéquate pourraient fausser ce ratio sans que les actifs soient en cause. Ce ratio est difficile à utiliser pour comparer une entreprise à une autre : il sert plus, pour l entreprise, à comparer ses exercices financiers d une année à l autre. Pour déterminer quels sont les actifs qui sont bien ou mal gérés, parmi ceux mis à la disposition de l entrepreneur, il faut décomposer ce ratio, on obtient alors : Taux de rotation des stocks : il sert à mesurer l efficacité de la gestion des stocks, il exprime le nombre de fois que les stocks se sont transformés en encaisse dans un exercice. Il se calcule ainsi : Ventes Stocks L entrepreneur souhaitera que ce ratio soit le plus élevé possible. Certains utilisateurs préfèrent connaître le délai requis pour écouler la marchandise, ils utiliseront alors: Délai d écoulement des stocks : il sert à mesurer le délai requis pour écouler la marchandise. Stocks X 365 jours Ventes Plus le délai d écoulement des stocks est court, plus la gestion des stocks aura été efficace. Taux de rotation des comptes clients : Ventes Clients 35

36 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités Comme ce ratio exprime le nombre de fois dans une année où une entreprise encaisse ses clients, ce ratio a avantage à être le plus élevé possible. De la même façon que pour les stocks, certains préféreront établir le délai de perception des clients plutôt que leur taux de rotation, ce délai de perception se calcule ainsi : Clients X 365 jours Ventes De plus, pour ne pas fausser ce ratio, on devrait idéalement exclure des ventes les opérations conclues au comptant. Ratio de la structure financière : Avoir des actionnaires X 100 Total de l actif Plus le ratio est élevé, moins l investisseur aura eu recours aux créanciers pour financer ses acquisitions. Cette situation est moins risquée, mais pourra s avérer moins rentable pour l investisseur, car il profite moins de l effet de levier (faire de l argent avec l argent des autres). À l inverse, un ratio faible démontre que l investisseur profite plus de l effet de levier et a recours aux créanciers pour financer les acquisitions d immobilisations; cependant, cela est plus risqué. Ratios utiles lors d une rencontre à la banque Les liquidités On entend par liquidités, la capacité de l entreprise à régler ses dettes au fur et à mesure qu elles arrivent à échéance. Donc, le niveau de l encaisse influencera sa capacité de remboursement, de même que le niveau d endettement. Ratio des liquidités générales Actif à court terme Passif à court terme Ce ratio devrait en principe se situer entre 1 et 2 idéalement. Cependant, il est important de le comparer avec celui des années antérieures ou avec ceux de l industrie, car son utilisation seule pourrait biaiser les résultats. 36

37 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités Ratio des liquidités immédiates Encaisse + Placement à ct + Clients Passif à ct Ce ratio porte sur les actifs les plus liquides et sur ceux qui se transformeront le plus rapidement en encaisse. Compte tenu de l importance des stocks dans certaines entreprises, ce ratio n excédera pas nécessairement 1, mais devrait être le plus élevé possible. Habitudes de paiement Pour mesurer les habitudes de paiement des fournisseurs, il existe le ratio suivant : Délai de paiement des fournisseurs Une politique équilibrée de paiement des fournisseurs devrait permettre à l entreprise de profiter au maximum des escomptes de caisse, de profiter des délais de crédit offerts et de conserver une bonne réputation auprès du fournisseur. Donc, le calcul du délai de paiement peut donc être intéressant. (Fournisseurs) X 365 CMV ou Achats Il est important de comparer le délai de paiement des fournisseurs avec le délai de perception des clients. Des délais dans la perception des clients pourraient entraîner un délai accru dans le paiement des fournisseurs. Effet de levier Vous avez sans doute déjà entendu l expression suivante : «Il faut faire de l argent avec l argent des autres». Cette expression découle du principe de l effet de levier. En effet, en vertu de ce principe, on constate que les entrepreneurs obtiennent un meilleur rendement sur leurs investissements si l entreprise a recours à de l endettement (financement extérieur) plutôt que de se financer seulement par le biais de ses actionnaires. Cependant, en empruntant davantage auprès de créanciers, l entrepreneur doit comprendre qu il augmente le niveau de risque de l entreprise, car elle aura alors à rembourser ces prêts. Donc, l analyse du niveau d endettement est utile pour fixer le niveau de risque que représente son entreprise. Niveau d endettement Pour mesurer le niveau de risque, on utilise les ratios liés au niveau d endettement, soit : 37

38 Trucs et astuces pou mieux gérer mes liquidités Ratio d endettement Total du passif Total de l actif Ce ratio, si exprimé en pourcentage, indique la proportion des actifs qui est financée par les créanciers. Plus ce ratio est élevé, plus la structure financière est risquée. L entreprise doit chercher l équilibre (près de 50 %) et un partage équitable du risque entre les créanciers et l entrepreneur. Répartition de l endettement Le niveau d endettement et de risque d une entreprise pourrait être acceptable; cependant, encore fautil que le choix des sources de financement (court terme vs long terme) soit approprié. Plus une entreprise utilise un financement à court terme, plus cela représente un risque pour l entreprise; en effet, cette dernière doit rembourser plus rapidement ses prêts ce qui met une pression accrue sur ses liquidités. Pour vérifier cette répartition, il existe deux ratios, soit : Ratio d endettement à court terme Passif à court terme Total de l actif Ce ratio, si exprimé en pourcentage, indique la proportion des actifs qui est financée par des prêts à court terme. Ratio d endettement à long terme Passif à long terme Total de l actif Ce ratio, si exprimé en pourcentage, indique la proportion des actifs qui est financée par des prêts à long terme. Ratio de couverture des frais financiers : Bénéfice net + frais financiers (intérêts) frais financiers (intérêts) Ce ratio indique jusqu à quel point les bénéfices peuvent diminuer sans mettre en danger la capacité de l entreprise à payer ses frais financiers. 38

39 Trucs et astuces pour mieux gérer mes liquidités L ANALYSE VERTICALE ET HORIZONTALE En plus de l analyse de ratios, l entrepreneur dispose de l analyse verticale et horizontale pour établir, à partir de ses états financiers, si son entreprise a bien contrôlé ses opérations. Ces méthodes permettent de porter un jugement sur la qualité de la gestion des produits et des charges donc sur les éléments qui ont influencé la rentabilité de l'entreprise. Pour bien démontrer la technique, des exemples d analyse verticale et horizontale sont joints à la présente en annexe. L analyse verticale Elle consiste à exprimer tous les postes de l état des résultats (produits et charges) en pourcentage de ventes ou des revenus. Cette analyse permet de s assurer que le contrôle des coûts de l entreprise a été bien effectué et que chacune des charges ne prend pas plus d importance d une année à l autre. En effet, une entreprise qui voit ses ventes augmenter de $ d une année à l autre peut s attendre à ce que ses achats augmentent aussi. En importance (% des ventes), est-ce que les achats occupent la même place. L analyse horizontale Cette méthode consiste à calculer la variation, en pourcentage, de chacun des postes des états financiers (surtout ceux de l état des résultats) d un exercice à l autre ou sur une période de plusieurs années. Il est possible ainsi de dégager une tendance au niveau de ces variations qui pourraient expliquer certaines décisions ou expliquer certains des ratios qui auraient été calculés. Notes 39

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41 Annexe I Ratio Entrepreneur

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43 Ratio entrepreneur Alex-Ample inc. Bilan au 31 décembre 2004 Actif À court terme Encaisse ,00 $ ,00 $ 8 500,00 $ Placements temporaires 5 000, , ,00 Stocks , , ,00 Fournitures de magasin 4 500, , ,00 Fournitures de bureau 1 500, , ,00 Assurances payées d'avance 850,00 800,00 750,00 Taxes payées d'avance 1 950, , ,00 Total de l'actif à court terme , , ,00 Immobilisations , , ,00 Total de l'actif ,00 $ ,00 $ ,00 $ À court terme Fournisseurs ,00 $ ,00 $ ,00 $ Salaires à payer 850,00 $ 850,00 $ 1 050,00 $ Versement à court terme de la dette à lt 4 000, , ,00 Total du passif à court terme , , ,00 À long terme Passif Emprunt pour mobilier et matériel , , ,00 Total du passif , , ,00 Avoir des actionnaires Capital actions , , ,00 Bénéfices non répartis , , ,00 Total de l'avoir net , , ,00 Total du passif et de l'avoir ,00 $ ,00 $ ,00 $

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45 Annexe II Ratio Entrepreneur commercial

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47 Ratio entrepreneur commercial Ratios commerciaux Section de l'investisseur On peut comparer les états financiers d'une entreprise à un grand quotidien comme La Presse, le Journal de Montréal). Ils existent en une seule version, mais les utilisateurs ne s'y intérèssent pas pour les mêmes raisons. Il en va de même pour les utilisateurs d'états financiers qui ont des besoins en information très différents. En effet, généralement, l'investisseur actuel ou potentiel d'une entreprise désirera connaître les informations concernant : La rentabilité de l'entreprise; Le rendement obtenu par l'investisseur dans cette entreprise; La qualité de la gestion des actifs mis à la disposition des gestionnaires; La qualité du contrôle des coûts de l'entreprise et sa capacité à générer des produits; Le niveau de risque que présente cette entreprise. De son coté, le créancier sera plus préoccupé par les points suivants, lors de l'analyse des états financiers de l'entreprise, soit : La capacité de remboursement de l'entreprise et son niveau de liquidités; Le niveau d'endettement et de risque que représente l'entreprise; Les habitudes de paiement de l'entreprise; La capacité de l'entreprise à verser les intérêts; La qualité du choix de ses sources de financement. Il existe plusieurs ratios; la présentation de cet atelier visera à en faciliter la compréhension et à dégager l'utilité que revêtent chacun d'eux. Pour ce faire, la présentation des ratios sera séparée en deux sections: les ratios de l'investisseur et ceux du créancier. Le participant doit garder en tête que le propriétaire d'une entreprise pourraît être intéressé à connaître les ratios qui préoccuperont le créancier, notamment, lorsqu'il a à négocier avec ceux-ci.

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49 Ratio entrepreneur commercial Ratios utiles à l'investisseur Ratio du rendement sur la capital investi Calculs: Bénéfice net X 100 avoir des actionnaires $ $ $ $ $ $ = 24,2% 37,2% 33,4% Commentaires et interprétation Ce ratio exprime le rendement, exprimé en %, qu'a obtenu l'investisseur sur les sommes investies dans l'entreprise. Ainsi, le rendement de 24 % en 2004 semble intéressant puisque les taux d'intérêt sur les placements durant la même période était d'environ 2 % à 4 %. Cependant, si rendement baisse avec les années, l'investisseur devrait essayer d'en connaître les raisons. Le niveau de rendement obtenu peut être expliquer par le niveau de risque pris par les gestionnaires, par la qualité de la gestion des actifs et par la capacité de l'entreprise à contrôler ses coûts. Les ratios suivants de la section viseront à répondre à ces questions. Marge bénéficiaire nette Calculs: Bénéfice net X 100 ventes Commentaires et interprétation $ $ $ $ $ $ = 5,6% 8,7% 7,5% Ce ratio exprime le niveau de rentabilité des ventes effectuées. Il démontre ainsi la capacité de l'entreprise à contrôler ses coûts. Dans notre exemple, il serait intéressant de connaître le % obtenu par les autres entreprises du secteur pour déterminer si elle performe mieux que les concurrents. Nonobstant cette information, on peut s'apercevoir que la rentabiité de chaque dollar de ventes baisse avec les années. Il faudrait faire des analyses additionnelles ( analyse verticale et horizontale) pour en connaître les causes.