Chapitre III : Gestion des dossiers

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1 Chapitre III : Gestion des dossiers 1- Recherche des dossiers Pour accéder aux dossiers et faire une recherche ou une création, cliquer sur "Dossiers" sur le portail. La fenêtre qui s'ouvre est une fenêtre de recherche de dossiers. Penser à utiliser le symbole % pour faire une recherche sur la totalité du libellé dans la partie "Libellé dossier". Il est possible de rechercher un dossier avec un seul ou plusieurs critères (n de dossier, libellé du dossier, nom du comparant ou adresse de l'immeuble ). En validant la recherche, cette fenêtre apparaît : Elle permet de visualiser tous les dossiers rattachés aux clients Chapitre III - Page 1

2 - En recherche des clients, il est possible de consulter les actes du conjoint en cliquant sur le nom du conjoint : - En recherche des dossiers, il est possible de visualiser les principales informations du dossier en cliquant sur la colonne "état du dossier" (comme en "recherche +") : Chapitre III - Page 2

3 - En recherche clients, immeubles et dossiers, il est possible d accéder directement à l'acte en WORD en cliquant dans la colonne "nature". ATTENTION : l'acte sera en lecture seule, donc sans possibilité de modifications : - FONCTION "RECHERCHE +" Pour accéder aux dossiers et faire une recherche ou une création, cliquer sur "Dossiers" sur le portail. La fenêtre qui s'ouvre est une fenêtre de recherche de dossiers : En cliquant, la fenêtre de "recherche +" apparaît. Chapitre III - Page 3

4 Cette fenêtre permet d engager des recherches plus approfondies, notamment grâce à des critères plus détaillés, comme le nom du notaire, du clerc, du secrétaire, par situation d'acte, date de signature, etc. Exemple : Le client téléphone et demande à parler au clerc qui s'occupe de son dossier. Cette manipulation doit être faite par la fonction "RECHERCHE +" : Indiquer le nom du client puis valider ou cliquer sur "RECHERCHER" Chapitre III - Page 4

5 A l'écran apparaît la liste des dossiers du client. Dans le sélecteur de tri, choisir "CLERC" : La fenêtre est en format paysage. Pour visualiser l'ensemble des informations, passer aux déplacements horizontaux 1 ou 2. Chapitre III - Page 5

6 - LA TELEPHONIE Si les flux entre le prestataire téléphonique et la Société FICHORGA sont ouverts (voir les pré-requis), il est possible, lors d'un appel téléphonique d'un client, d'avoir la fiche de celui-ci qui remonte à l'écran automatiquement. Si le client n'est pas créé dans la base de données, une fenêtre indique que le numéro n'est pas attribué à un client Authen.tic lors de l'appel téléphonique : Chapitre III - Page 6

7 Dans le cas contraire le nom et le numéro de la personne apparaissent à l'écran. En cliquant sur l'onglet "Monter la fiche", il est possible de voir la fiche du client et les dossiers de ce dernier : Chapitre III - Page 7

8 - L'ARCHIVAGE a)- Mettre un dossier aux archives Il est possible de mettre en place un système d'archivage dans AUTHEN.TIC. 1ère étape : Au niveau de l'acte, informer sa situation (Clôturé - sans suite ou en cours) : Chapitre III - Page 8

9 2ème étape : Après avoir mis " clôturé" en situation de l'acte, il est possible de compléter : - la date d'archivage - la localisation - le numéro d'archivage 3ème étape : Après avoir validé la fenêtre, il est impossible d ajouter de nouveaux actes dans ce dossier archivé. b)- Aller voir un dossier aux archives Si une tierce personne consulte l'acte archivé, il doit renseigner : - la date de consultation - le nom du consultant - le dossier est-il ou non remis aux archives. Cette méthode permet à chacun de visualiser où se trouve le dossier archivé. Dans la partie "ARCHIVAGE", trois cas sont possibles pour organiser la gestion des dossiers archivés : - la liste des dossiers archivés - les dossiers archivés - les dossiers sortis - Liste des dossiers archivés Sélectionner une liste de dossiers archivés en fonction d'une date. La liste des dossiers archivés apparaîtra sous forme de tableau dans un document WORD Chapitre III - Page 9

10 2- Ajout de nouveaux dossiers Pour accéder aux dossiers et faire une création, cliquer sur "Dossiers" sur le portail. La fenêtre qui s'ouvre est une fenêtre de recherche de dossiers. Cliquer sur " AJOUTER" : Le numéro du dossier s inscrit automatiquement : Champs obligatoires Possibilité de mettre une date sensible Gestion des Post'it au niveau du dossier (voir ci-dessus). Chapitre III - Page 10

11 - DOSSIER CONFIDENTIEL Pour attribuer un mot de passe sur un dossier, cocher la case "dossier confidentiel" et saisir un code à coté : Le dossier reste inactif tant que le mot de passe adéquat n a pas été saisi : En cas d oubli : L administrateur peut rechercher le mot de passe dans le menu «outils» - «mots de passe dossiers». Je renseigne les références du dossier et j affiche le mot de passe. Chapitre III - Page 11

12 - ETAT DU DOSSIER - En cliquant sur le lien "état du dossier", il est possible de visualiser l'état global du dossier (et l impression), reprenant sur une seule page la situation des avant et sous-produits, de la correspondance, de télé@ctes... mais également des différents mails intégrés au dossier. En cliquant sur le document, il est possible d y accéder et d y travailler : Chapitre III - Page 12

13 3- Ajout d'un nouvel acte Il est possible de créer plusieurs actes dans un même dossier. Pour créer un nouvel acte, cliquer sur la page du dossier sur "Nouvel acte" et choisir l acte : Il est alors possible de visualiser la liste des actes de la bible qui se composent en arborescence juridique. Zone de recherche rapide : Dans cet exemple, les actes comprenant le mot "vente" s'affichent en rouge. Chapitre III - Page 13

14 Remarque : un acte de notoriété se trouve dans la partie succession un acte de notoriété en vue d'adoption se trouve dans la partie adoption Après avoir sélectionné son type d'acte, cette fenêtre apparaît à l'écran : Cette fenêtre est importante. A partir de cette page "ACTE", il est possible de rattacher les intervenants, les immeubles, mais aussi les notaires en participation, noter le montant du mobilier. Tous ces champs doivent être obligatoirement renseignés pour une bonne rédaction de l'acte. Chapitre III - Page 14

15 3-1- LA DATE PREVISIONNELLE La date prévisionnelle peut être, selon les demandes, obligatoire ou facultative. Elle permet de répartir des nombres de jours pour gérer la charge de travail grâce à une répartition équilibrée (de sa création à sa réalisation) LE CONFRERE Il est possible d indiquer ici si un notaire en second ou en participation intervient dans l'acte. Pour retourner sur la page de recherche d un contact, cliquer sur "Confrère". ATTENTION : Il est important de renseigner cette rubrique. Dans le cas contraire, la rédaction interactive ne posera aucune question sur le notaire en participation dans l'acte LE MOBIILIER Il est possible d indiquer dans l acte s il y a du mobilier ou non. Dans l'affirmative, le montant du mobilier doit être indiqué car il sera repris dans l'acte. ATTENTION : Par contre le 'Capital', c'est-à-dire le prix de vente, n'est pas repris dans l'acte. Il est intéressant de l indiquer, ce dernier redescend par exemple dans certains avants-produits (ex : DIA ex ). Chapitre III - Page 15

16 3-4- LES INTERVENANTS DE L'ACTE Les clients et les immeubles doivent être rattachés à l acte. - Les liens sous les cadres "Intervenants" et "Immeubles" : * Le lien "Ajouter" : Ces fenêtres permettent de rechercher une fiche déjà créée ou d'en créer une. Chapitre III - Page 16

17 Si le client existe, saisir son nom et cliquer sur OK : Puis cliquer sur le client dans la liste. Sa fiche apparaît à l'écran. Valider : Choisir la qualité et sa comparution ATTENTION : en cas d erreur sur la qualité ou la comparution, après la validation, il faut remonter sur la fiche et la revalider directement : les questions ci-dessus sont à nouveau posées. Chapitre III - Page 17

18 * Le lien "Supprimer" Pour délier des clients et des immeubles, cocher la case correspondante puis cliquer sur "supprimer". * Le lien "Import" Il permet de récupérer les intervenants et les immeubles utilisés dans les actes précédents du même dossier. ATTENTION : Ne pas oublier de choisir la qualité dans le dossier actuel pour pouvoir valider la fonction IMPORT. Chapitre III - Page 18

19 * Le lien "Import de variables" Il permet de récupérer les données saisies en F3 dans le compromis de vente et de les retrouver de manière automatique dans l acte de vente. Lors de l ouverture de l acte de vente, un lien apparaît «import de variable» : ATTENTION : Attention cette fonction n existe que pour rapatrier des données du compromis de vente vers l acte de vente. * Le lien "reclassement" L'ordre des personnes de même comparution (VENDEUR ou ACQUEREUR) se met dans l'acte de manière identique à la page ACTE. Le lien "reclassement" permet de reclasser les personnes qui ont le même type de comparution, afin de rendre l'acte cohérent. Exemple : replacer les héritiers dans le bon ordre du livret de famille. Chapitre III - Page 19

20 * Les liens "Effet relatif" et "Origine" Ils renvoient à une page Word. Ce qui est renseigné à ce niveau sera repris dans l'acte et les produits. Cocher la ou les cases de l'immeuble pour accéder à l'effet relatif ou l'origine de propriété. * Le lien "Parenté / Héritier" Si la fiche client a été renseignée sur un lien de parenté, il sera possible, en cliquant sur le lien "Parenté / héritier", d obtenir la liste des parents rattachés : Il permet d insérer tous les héritiers de la personne décédée directement dans l'acte. UTILE DANS LA GESTION DES DOSSIERS La barre du bas : Ouvre l'acte Accès aux avant- Retour au dossier dans Word et sous-produits ainsi qu à la correspondance. Chapitre III - Page 20

21 REMARQUE ET RAPPEL : Pour faire intervenir un lot d'un immeuble dans un acte, sélectionner le lot concerné. Cliquer sur "sélection des lots" et cocher le ou les lots en question. 4- Création d'avant- et de sous-produits Les avant- et sous-produits sont proposés en fonction de l'acte. Une fonction rapide de recherche est disponible pour rechercher un produit. Noter par exemple "ETAT" : Chapitre III - Page 21

22 Pour cette recherche sur "ETAT", la liste des produits dont le libellé comporte le mot "ETAT" s inscrira en couleur rouge : Remarque : la liste des produits en bleu sont des pense-bêtes pour pouvoir mettre du traitement de texte dans la liste des avants- ou sous-produits : Chapitre III - Page 22

23 Après avoir sélectionné les courriers souhaités au dossier, il se constitue automatiquement. Néanmoins on peut les reconstituer, dans cette hypothèse, il faut cocher le produit concerné et cliquer sur le lien «constituer» Possibilité de modifier la date. Possibilité de modifier le libellé. ATTENTION : Dans l hypothèse ou une simple visualisation est demandée, il faut sélectionner le courrier concerné et Cliquer sur "visualiser" (lorsqu il a déjà été constitué). Pour fermer le document, cliquer sur la croix blanche en haut à droite : Ce message apparaîtra : Permet de fermer et d'enregistrer plusieurs documents à la fois. ATTENTION: sinon les documents ne sont pas sauvegardés sur le serveur. Chapitre III - Page 23

24 5- Correspondance Quatre types de correspondance sont disponibles : A/ Première méthode : Nouveau courrier en reprenant un courrier existant Elle permet d'aller rechercher une correspondance dans un autre dossier, ou de rechercher un courrier dans le réseau : a) Pour aller chercher une correspondance dans un autre dossier, cliquer sur le lien "chercher dans un autre dossier" et sélectionner le dossier souhaité : Chapitre III - Page 24

25 Toutes les correspondances du dossier sélectionné s'affichent dans la fenêtre de la première méthode. En sélectionner une et valider pour la générer dans le dossier. b) Pour aller chercher un courrier sur le réseau, cliquer sur le lien "chercher un courrier divers" : Parcourir le réseau pour sélectionner le courrier souhaité à intégrer dans le dossier. Le sélectionne et valider pour générer le courrier dans le dossier. Chapitre III - Page 25

26 B/ Deuxième méthode : Nouveau courrier avec une entête Cette deuxième méthode permet de générer un courrier vierge avec l'entête de l'étude à un ou plusieurs destinataires de son choix. Il est possible de sélectionner une entête et un ou plusieurs destinataires selon les espèces (ceux qui interviennent dans l'acte où pas) : Possibilité d'aller chercher un client ou un contact non rattaché au dossier Chapitre III - Page 26

27 C/ Troisième méthode : Nouveau courrier d après un prototype créé par les utilisateurs Il s'agit de se créer ses propres matrices de courriers. Sélectionner le menu "CORRESPONDANCE" : 1ère étape : Créer la matrice Cliquer sur la fonctionnalité «Prototype/Entête» Cliquer sur le bouton " CORRESPONDANCE" ATTENTION : choisir "prototype" et non "entête". Ajouter et noter le nom du document ainsi que le libellé du prototype. Chapitre III - Page 27

28 Le "nom du document" est l inscription d'un mot en langage informatique. En conséquence, l'intitulé ne doit comporter ni apostrophe, ni trait ou autres parasites informatiques. TOUJOURS SAISIR LES LIBELLE EN LETTRE CAPITAL POUR EVITER LES ERREURS Après validation, un document Word apparaît à l'écran avec des variables entre crochets. ATTENTION : ne pas toucher aux textes entre crochets car lors de la génération du courrier dans le dossier, l'adresse des destinataires redescendra automatiquement. Il s agit d un publipostage. Il est possible d intervenir sur le reste du document. Pour fermer le courrier créé, cliquer sur la croix rouge en haut à droite : Chapitre III - Page 28

29 2ème étape : Classer la matrice Liste des prototypes à classer Liste des répertoires et sous-répertoires Pour ajouter un nouveau répertoire à "Prototypes", sélectionner le mot et cliquer sur le lien "ajouter". Indiquer ensuite le libellé du répertoire. Chapitre III - Page 29

30 Cocher le prototype et le répertoire dans lequel l'intégrer, puis basculer avec les flèches Chapitre III - Page 30

31 3ème étape : Utiliser la matrice dans le dossier Dans le dossier, ajouter une nouvelle correspondance selon la troisième méthode qui s'affiche d'emblée : Le lien "Parcourir" permet de visualiser le classement des prototypes par répertoire : En double-cliquant sur la matrice, le courrier se coche automatiquement dans la fenêtre précédente. Chapitre III - Page 31

32 Choisir l'entête de l'étude et les destinataires : Possibilité d'aller chercher un client ou un contact non rattaché au dossier. * Créer une entête personnalisée. Chapitre III - Page 32

33 Choisir "entêtes" puis "Ajouter" : Pour accéder à l'entête, double-cliquer sur l en-tête ou, dans le menu "Affichage", choisir "Entête et Pied de page". D/ Quatrième méthode : Utiliser un formulaire : L intégralité des formulaires est disponible dans chaque dossier. Ce qui permet d avoir accès à tous les formulaires CERFA, quelque soit la nature d acte choisie : Chapitre III - Page 33

34 6- Correspondance hors dossier Pour écrire un courrier en dehors d'un dossier AUTHEN.TIC, cliquer sur l'onglet "CORRESPONDANCE" puis sur le lien dénommé lui également "Correspondance" : Choisir l'utilisateur concerné par la création du courrier, ajouter un courrier en prenant soin de choisir la méthode la plus adaptée aux besoins (voir ci-dessus) et valider pour le générer. S il est nécessaire de rattacher ce courrier à un dossier, cliquer sur le lien "Attacher un courrier" dans la partie "CORRESPONDANCE" directement située dans le dossier : Chapitre III - Page 34

35 7- Insertion de pièces jointes Il est possible d ajouter des pièces jointes aux dossiers (exemple : modèle 1, plan, matrice, etc.), aux fiches clients (par ex : une fiche client cartonnée que l on aurait scannée), mais également à la fiche immeuble (ex : des diagnostics immobiliers). Puis, dans le dossier AUTHEN.TIC, cliquer dans l'info-bulle et sélectionner "pièce jointe" : Insertion de pièces jointes Visualiser le tableau d'insertion de pièces jointes : Ajouter la pièce jointe à l acte. Cliquer sur "Parcourir" pour aller rechercher le document sur le réseau et indiquer le libellé de la pièce jointe sur la ligne du dessous. Chapitre III - Page 35

36 Pour visualiser la pièce jointe, double-cliquer sur celle-ci : Chapitre III - Page 36