CAMPAGNE 2014 TABLEAU DE BORD PARTAGÉ POUR LE SECTEUR MÉDICO - SOCIAL

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1 CAMPAGNE 2014 TABLEAU DE BORD PARTAGÉ POUR LE SECTEUR MÉDICO - SOCIAL Restitution en Région PAYS DE LA LOIRE 08 JANVIER 2015 : ANGERS et NANTES Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE PARTAGE RESTITUTION Jeudi 8 janvier 2015 ANGERS P R O G R A M M E Ouverture : François Grimonprez, Directeur de l Efficience de l Offre, ARS PDL Frank Bidet, Directeur de l Autonomie, Conseil Général du Maine et Loire Xavier Dupont, Directeur des établissements et services médicaux sociaux, CNSA Bilan de la campagne : Agence Nationale d Appui à la Performance (ANAP) Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire (ARS) Mission d Appui Régionale Secteur Médico-Social (La MARS) Retour d expérience du secteur médico-social : Village Santé Saint Joseph APAJH 72/53 Utilisation des restitutions : Dans le cadre de la contractualisation : dialogue sur l activité et l autisme Dans le cadre de l appui au déploiement d une GPEC : situation des RH en EHPAD Perspectives 2015 : Elaboration du SRIS Clôture : La Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS)

3 TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE PARTAGE RESTITUTION Jeudi 8 janvier 2015 NANTES Ouverture : Elodie Péribois, Responsable du département de l offre médico-sociale, Direction de l Efficience de l Offre, ARS PDL P R O G R A M M E Bilan de la campagne : Agence Nationale d Appui à la Performance (ANAP) Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire (ARS) Mission d Appui Régionale Secteur Médico-Social (La MARS) Retour d expérience du secteur médico-social : APAJH 44 Utilisation des restitutions : Dans le cadre de la contractualisation : dialogue sur l activité et l autisme Dans le cadre de l appui au déploiement d une GPEC : situation des RH en EHPAD Perspectives 2015 : Elaboration du SRIS Clôture : La Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS)

4 TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE PARTAGE Jeudi 8 janvier 2015 RESTITUTION P R O G R A M M E Bilan de la campagne 2014 : Agence Nationale d Appui à la Performance (ANAP) Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire (ARS) Mission d Appui Régionale Secteur Médico-Social (La MARS)

5 CAMPAGNE 2015 DU TABLEAU DE BORD Pays de la Loire Angers /Nantes 08 janvier 2015 ANAP Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

6 L architecture du tableau de bord Le tableau de bord partagé comporte 4 dimensions Indicateurs clés d analyse Indicateurs clés d analyse Le tableau de bord partagé est construit sur 3 niveaux Indicateurs de dialogue Fiches de caractérisation PRESTATIONS SOINS ET ACCOMPAGNEMENT Indicateurs de dialogue Fiches de caractérisation RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES 1. Des données de caractérisation permettant de décrire la structure et de calculer certains indicateurs ; 2. Des indicateurs de dialogue permettant à la structure d échanger avec les autorités de tarification et contrôle; Indicateurs de dialogue Indicateurs clés d analyse Fiches de caractérisation FINANCES ET BUDGET OBJECTIFS Etat d avancement des démarches d évaluations interne et externe Etat des lieux de la fonction «Système d Information» 3. Des indicateurs clés d analyse permettant d éclairer, d approfondir la lecture des indicateurs de dialogue et de mener un pilotage interne de la structure.

7 Rappel : Périmètre de la campagne 2014 Périmètre de la campagne ESMS 10 ARS et des CG : 5 ARS historiques 5 nouvelles ARS 7

8 Bilan des ESMS inscrits à la 3 ème campagne Type de structure Pas rempli de données Rempli des données TOTAL EHPAD SESSAD ESAT IME SSIAD FAM *Nouvelle région MAS ITEP FV FH Autre établissement ou service CAMSP SAMSAH SAVS CMPP EEAP IEM Institut pour Déficients Auditifs CRP IMP Institut pour Déficients Visuels SPASAD TOTAL Soit un total de ESMS inscrits, dont qui ont complété les données du TDB 8

9 Principaux ESMS ayant rempli le TDB MAS 151 SESSAD 333 EHPAD 909 SSIAD 179 IME 289 FAM 158 ESAT 321 9

10 Autres ESMS ayant rempli le TDB Autre établissement ou service 67 FV 89 ITEP 93 SAMSAH 57 N apparaissent pas dans ce graphique les ESMS dont la représentation est inférieure à 20 et qui ne peuvent donc pas faire l objet d un benchmark: - IMP, - Institut pour Déficients Auditifs, - Institut pour Déficients Visuels, - CRP - SPASAD SAVS 54 CMPP 50 FH 78 CAMSP 57 Etablissement pour déficient moteur 23 Etablissement pour Enfants ou Adolescents Polyhandicapés 52 10

11 Participation en région REGION Nombre total de structures ayant complété entre 0 et 100% des données du TDB Dont structures ayant complété entre 75 et 100% des données du TDB Soit un différentiel de Rhône Alpes PACA Lorraine Pays de la Loire Bretagne Bourgogne Alsace Limousin Franche Comté Océan Indien

12 Différence entre le nb d ESMS inscrits et leur représentation 30,00% 25,00% 20,00% *Nouvelle région 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Représentation des ESMS inscrits au sein de leur catégorie (à partir des données FINESS 2012) Si les EHPAD sont les ESMS les plus nombreux dans la plateforme, a contrario, ramené au nombre total d EHPAD présents en France, ils ne sont pas majoritaires Les 3 structures de compétence exclusive CG sont représentées 12

13 Ordre du jour I. Préparation de la campagne 2015 Les évolutions de la plateforme II. Calendrier de la campagne 2015 et modalités d accompagnement des structures III. L'articulation du TDB avec les différents SI 13

14 Préparation de la campagne 2015 Les évolutions de la plateforme TDB 14

15 Fin de campagne TDB 2014 : capitalisation des évolutions Janvier - Mars Avril - Mai Juin Août Septembre Octobre Novembre Déc - Janv Phase 1 : Lancement opérationnel de la campagne Phase 2 : Formation au TDB Phase 3 : Recueil des données Phase 4 : Formation aux restitutions Phase 5 : Clôtures régionales Phase 6 : Capitalisation des évolutions 15

16 Réunions de comités techniques Les comités techniques Objectifs: Discuter en fin de campagne des évolutions à apporter au TDB Composition o Professionnels de terrain qui ont participé à la 3 ème campagne o ARS & CG o Administrations centrales 4 comités techniques réunis les 6/11 et 25/11 o Interface organisme gestionnaire et identification des structures o Données de caractérisation o Indicateurs du Tableau de bord o Fonctionnalités de la plateforme, benchmark des données et format des restitutions Suites o Validation en comité stratégique national o Intégration par l ATIH des évolutions 16

17 Principales évolutions 1. Une harmonisation de la plateforme avec le fichier FINESS Une pré-identification des ESMS et OG avant l ouverture de la plateforme à partir de FINESS Une implémentation des données de la base FINESS dans la plateforme o Pré-remplissage de la fiche d identité de l OG et de l ESMS o Pré-remplissage des données de caractérisation contenues dans FINESS 17

18 Principales évolutions 2. Une évolution de la gestion des comptes utilisateurs Création d une plateforme unique de gestion de tous les comptes utilisateurs et de leurs droits: PLAGE Un utilisateur peut se voir accorder deux types de droits : Des droits de saisie Des droits de lecture (consultation des informations saisies) Dans chaque structure : identification d un administrateur principal qui a la charge de créer, supprimer, modifier les comptes pour les utilisateurs de sa structure. Dans le cas des OG, l administrateur principal de l OG crée les administrateurs des ESMS qui lui sont rattachés. 18

19 Principales évolutions 3. Le développement de l interface organisme gestionnaire Remplissage de données financières Identification des frais de siège dans les données de caractérisation Identification des fonctions centralisées et mutualisées et à différents niveaux : national, régional et local, avec un % Remplissage de l axe Objectifs «SI» 19

20 Principales évolutions 4. Une amélioration du format des restitutions 5. Une renforcement de la fiabilisation des données au moment de la collecte 20

21 Calendrier de la campagne 2015 et modalités d accompagnement des structures 21

22 Le calendrier de la campagne 2015 Un décalage exceptionnel du calendrier de la campagne en 2015 Réécriture de la plateforme au cours du 1er semestre opérationnel pour l automne 2015 TDB Calendrier envisagé : o Information des ESMS et OG : 1 er semestre 2015 o Formation des nouveaux ESMS et OG : septembre/octobre 2015 o Collecte des données : novembre/décembre

23 Les modalités d accompagnement des ESMS et OG Rappel du fonctionnement du TDB : un pilotage régional Une information des ESMS et OG en amont de la campagne par l ARS Un accompagnement des nouveaux utilisateurs organisé par l ANAP Une assistance méthodologique Une assistance technique 23

24 L articulation du TDB avec les différents systèmes d information 24

25 L articulation du TDB avec les différents systèmes d information Une mise en cohérence des outils nationaux La construction d une base de données nationale des ESMS avec l ATIH Une contribution à la fiabilisation du FINESS médico-social avec la DREES Une harmonisation avec l outil HAPI Une complémentarité avec le SI des CPOM médico-sociaux Une intégration des ratios de gestion du risque en EHPAD 25

26 Articulation du TDB avec les outils existants 26 26

27 Merci de votre attention 27

28 OBJECTIF COMMANDITAIRE SOURCE PERIMETRE EXHAUSTIVITE FREQUENCE INDICATEURS ACCOMPAGNEMENT UTILISATION RESTITUTION PERSPECTIVES 2015 Pilotage de la performance du secteur MS DGCS Pilotage ANAP Organismes gestionnaires - Etablissements ESMS PA PH 2014 : ESMS sous CPOM + ESMS PA du 49 + ESMS volontaires 35 % des ESMS de la région Annuelle (mai juin) 3 niveaux d'indicateurs : caractérisation, dialogue, analyse 43 Indicateurs stabilisés sur 4 dimensions (prestations soins et accompagnement, RH et matérielles, Finances et budget, Objectifs) Appui méthodologique de lamars Sessions de formation au recueil des données proposées par l'anap aux ESMS Meilleure connaissance de l'offre sur un territoire Contractualisation et dialogue de gestion Benchmark entre structures 2 sessions de formations proposées par l'anap aux ESMS : 150 structures participant à la session de présentation de la démarche,176 personnes participant à la session sur l'appropriation des restitutions. 1/2 journées de clôture le 08/01/2015 (mise en perspective des restitutions en lien avec les projets régionaux portés par l'ars) Ateliers nationaux de capitalisation en novembre à l'anap Généralisation sur l'ensemble du secteur dans un calendrier décalé avec un outil plus performant

29 Participation dans la région : une situation globalement homogène par rapport aux autres régions REGION NOMBRE TOTAL DE STRUCTURES AYANT COMPLETE ENTRE 0 ET 100% DES DONNEES DU TDB DONT STRUCTURES AYANT COMPLETE ENTRE 75 ET 100 % DES DONNEES DU TDB Pays de la Loire SOIT UN DIFFERENTIEL DE

30 290 ESMS ont rempli les données dont 19 ESMS relevant de la compétence exclusive du CG Soit près de 70 % des ESMS relevant de la compétence de l ARS 5 catégories de plus de 20 ESMS (seuil benchmark) : SESSAD, IME, MAS, FAM, ESAT

31 124 ESMS ont rempli les données dont 97 dans le Maine et Loire STRUCTURE NOMBRE D ESMS DANS LA REGION NOMBRE D ESMS DANS LE MAINE ET LOIRE NOMBRE D ESMS AYANT RENSEIGNE LES DONNEES % REGION DONT ESMS DU MAINE ET LOIRE EHPAD % % SSIAD % % % DEPARTEMENT MERCI DE VOTRE ATTENTION

32 Bilan de la campagne 2014 par LaMARS - Journée de restitution Tableau de bord ANAP 08/01/

33 Objectif de LaMARS : Assurer un appui méthodologique aux établissements pendant les différentes étapes du Tableau de Bord de Pilotage Partagé. Inscripon Collecte des données Validaon Restuons Actions mises en place en 2014 : Participation aux sessions de formation Création d une Foire Aux Questions Assistance par mail, par téléphone Relais d informations via notre site Internet et notre bulletin trimestriel d informations LaMARS - Journée de restitution Tableau de bord ANAP 08/01/

34 Dans quels cas LaMARS a-t-elle été sollicitée par les ESMS? Précisions quant à la définition de certains indicateurs, au mode de calcul Appui technique à l utilisation de la plateforme Remontées diverses des ESMS sur l outil : ergonomie, pertinence, difficultés de remplissage Quels sont les principaux retours que LaMARS a fait remonter à l ANAP et à l ARS? Collecte des données : indicateurs posant problème, difficultés techniques, calendrier et délais impartis, etc. Restitutions : restitutions proposées, formations aux restitutions, utilisation, etc. Articulation des outils : multiplication du nombre d indicateurs, empilement d outils, resaisies, etc. LaMARS - Journée de restitution Tableau de bord ANAP 08/01/

35 Analyse des incohérences dans une optique de fiabilisation Principales erreurs constatées : Absence de données (cases vides) Valeurs nulles (zéros) Valeurs extrêmes Sources d erreurs : Non connaissance de la donnée Difficulté de compréhension ou d interprétation Erreurs de saisie Exemples : Répartition des effectifs par fonction Taux de réalisation de l activité Taux d atteinte des prévisions des recettes Aucune valeur renseignée Nbr d ETP direction : 0 Pas de direction de proximité? Actes réalisés : 1424 Actes financés : 156 Classe 7 réalisés : Classe 7 financés : % 39% LaMARS - Journée de restitution Tableau de bord ANAP 08/01/

36 Poursuite de l accompagnement méthodologique Mise à jour FAQ ; assistance ; formations Gestion et communication autour de la campagne 2015 Création et mise à disposition d outils Guide de remplissage Fiches pratiques/pédagogiques ; Groupes de travail thématiques Grille de pré-remplissage pour une collecte des données en amont et partagée Capitalisation des expériences Fiabilisation des données des Axes : Ressources Humaines et Matérielles & Finances et Budget, suite à la campagne 2014 Remontées des difficultés rencontrées, propositions d amélioration, attentes des ESMS LaMARS - Journée de restitution Tableau de bord ANAP 08/01/

37 MERCI DE VOTRE ATTENTION LaMARS - Journée de restitution Angers & Nantes TdB ANAP 08/01/

38 TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE PARTAGE Jeudi 8 janvier 2015 RESTITUTION P R O G R A M M E Retour d expérience du secteur médico-social : - Village Santé Saint Joseph (à Angers) - APAJH 72/53 (à Angers) - APAJH 44 (à Nantes)

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40 Localisation du VSSJ

41 Nos valeurs et références communes

42 Notre «Entreprise Associative»

43 Le VSSJ: partenaire historique de l expérimentation des tableaux de bord ANAP en tant que membre de la FEHAP

44 Principales étapes de notre participation En 2009: réflexion sur la mise en place TDB en interne Des 2010: Participation à la co-construction (80 établissements) des 1 er Tableaux de Bord + leur expérimentation De 2010 à 2014: Participation aux groupes de travail régionaux et nationaux 2011/2012/2013: Participation aux recueils des données des années. Une réelle Co-construction de ces tableaux avec l ensemble des acteurs(80 établissements de taille différente, sous 3 statuts différents; ARS; CG; équipe ANAP et consultants)

45 Comment s effectue la collecte? RRH Ressources Humaines et Matérielles Cadre Comptable Finances et Budget / Ressources Humaines et Matérielles Infirmière coordinatrice de l EHPAD Prestation Soins et Accompagnements Responsable Qualité/SI Objectifs Direction Attachée de Direction Secrétaire Médico- Sociale Prestation Soins et Accompagnement

46 Quels sont les outils pour organiser le recueil des données en interne? De : Tableau de bord pré- figuratif «sur mesure»: objectif alimentation mensuelle Difficultés techniques et d appropriation : Tableau de bord version nationale Alimentation des enquêtes annuelles (répartition entre personne ressources) et recueil/ consolidation des données par l Attachée de direction

47 Quelles sont les difficultés rencontrées? Démarrage«laborieux» - Supports de collecte (tableaux Excel) peu ergonomiques(difficiles à appréhender) - Difficulté pour identifier les personnes ressources au sein de la structure - Choix d indicateurs parfois non suivis en interne Acculturation en interne à ce type de démarche

48 Comment se traduit la promotion de la culture du pilotage par TDB? Intégration de la performance en tant qu objectif stratégique à part entière dans le projet d établissement Optimisation du circuit de recueil et de traitement des données Prémices de mutualisation des données pour alimenter les multiples supports (enquêtes..)

49 Accroissement du pilotage de la performance Analyse, réellement partagée, plus complète et plus fine des données Richesse des échanges entre professionnels (pertinence et décloisonnement) Meilleure identification/visualisation des points forts et des points à améliorer (données /courbes /graphiques) Intérêt de la mise en perspective sur 2-3 ans (suivi collégial des évolutions des graphiques)

50 Exemple : Analyse de l absentéisme Les TDB ont permis de mieux appréhender l évolution et d analyser plus précisément cette donnée Echanges et réflexion du CODIR Diffusion de l analyse (issue des TDB et des données RH et comptables) sous forme de graphiques auprès des IRP (DUP + CHSCT) Réel Intérêt pédagogique pour une prise de conscience et pour impulser la mise en œuvre d actions ciblées

51 Comment sont diffusées les informations issues des TDB? Qui est concerné? Sous quelle forme? Comité de Direction (tous les 15 jours) RDV Cadres Direction (tous les 15 jours) Gouvernance (Conseil d Administration) Focus sur un ou des indicateurs (par rapport à l actualité et/ ou problématique à aborder et/ou évolution favorable) Instances et Comités (CE/CHSCT/CME) ARS/CG 49 Dialogue de gestion (Convention Tripartite pluriannuelle/cpom, etc)

52 En quoi le dialogue de gestion avec les ARS et les CG est -il facilité? Langage commun avec services de l ARS(ARS Pays de laloire:1des5arsengagéesdanslaco-construction des TDB) Prémices d un langage commun avec le CG 49 (mobilisé sur ce type d outil) Echanges autour de références communes lors des suivis annuels de contrat

53 Quel est l intérêt de la généralisation des TDB pour un territoire? Cela pourrait faciliter les partenariats et coopérations des acteurs médico- sociaux d un même territoire (dans une logique de parcours du résident) Comment? Par une meilleure connaissance des offres territoriales (cartographie dynamique issue des recueils annuels)

54 Quelles sont les obstacles à ce développement? «Abondance» des collectes, enquêtes, demandes ciblées : croisements, interfaces non effectués entre institutions prescriptrices Indicateurs: -Amélioration dans la formulation des données (incohérences et interprétations différentes) - Nécessité d une stabilité des indicateurs Organisation interne des EHPAD -Niveau de maturité SI des EHPAD -Equipe managériale en lien direct avec la taille du site ou de l association concernée

55 Quelles sont nos attentes? Traduction graphique adaptée à chaque indicateur selon chaque donnée Mise en œuvre nationale des TDB pour accéder à la cartographie dynamique (meilleure lecture territoriale, développement des coopérations et partenariats) Faciliter les parcours des résidents (ex: résident handicapé de plus de 60 ans)

56 Performance Pilotage Indicateurs Tableau de Bord Partagé VSSJ Dialogue de gestion Territoire Parcours Personnes accueillies

57 Démarche du tableau de bord partagé des ESMS APAJH sarthe-mayenne Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés Angers, le 8 janvier 2015

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59 La démarche du tableau de bord partagé des ESMS Une démarche basée sur : 1. un positionnement ; 2. un champ d intervention défini ; 3. l implication de tous les acteurs ; 4. une coordination et un soutien ; 5. un plan d action commun.

60 l organisation déployée légende : : flux d informations internes : flux d informations externes via la plateforme technique de l ANAP * ATIH : Agence technique de l'information sur l'hospitalisation : responsable de validation référents de gestion

61 Plan d action de la démarche du TdB Partagé des ESMS semaines direction générale direction des pôles et pltf direction des dispositifs lancement de la démarche APAJH formation interne et/ou externe référents indicateur et cadres validation et transmission coordinatrice asso. le 30/05/2014 validation et transmission à la D P le 23/05/2014 approbation CODIR Asso le 11/06/2014 mesure de cohérence 3 et 4 juin juin 2014 recueil des indicateurs validation saisie validation numérique retour de la validation des directions de pôle et de plateforme aux responsables des dispositifs

62 La coordination au niveau du pôle adulte-travail-vie professionnelle La mission du coordinateur au niveau du pôle : - veille au suivi du plan d action ; - est à l écoute et en appui de l ensemble des personnes mobilisées sur le sujet ; - est impliqué dans les temps communs au pôle (formation, saisie, ) ; - participe à élaborer les outils associatifs avec le coordinateur associatif ; - rassemble la documentation nécessaire et la diffuse aux personnes concernées ; - rend compte à la direction du pôle de l avancement de la démarche au sein du pôle ; - apporte les éléments nécessaires pour la validation globale des indicateurs collectés par les dispositifs à la direction du pôle.

63 Le référent indicateur La mission du référent indicateur : - assure la collecte des indicateurs et accompagne ses collègues dans la production des indicateurs demandés ; - apporte les éléments au près du responsable du dispositif pour la validation des indicateurs ; - réalise la saisie des indicateurs sur le site internet dédié, en appui de la formation reçue, du guide associatif pour la gestion des indicateurs, et de la documentation transmise.

64 Recueil des indicateurs : la collecte implication de tous les professionnels recensement des outils et supports déjà existants => Évolution des outils existants un interlocuteur en cas d interrogation Les éléments favorables : => une communication effective entre les professionnels ; une anticipation pour préparer la disponibilité des référents ; des échanges et du partage entre des différents référents. Les éléments limitants : des données pas toujours disponibles ; une disponibilité limitée au regard des activités quotidiennes.

65 la saisie des indicateurs une saisie commune => un temps dédié => planning d accès Les éléments favorables : le suivi du taux de remplissage de l enquête; l identification des incohérences. Les éléments limitants : une double saisie des données ( fichier Excel et plateforme) ; la disponibilité de la plateforme.

66 Cette démarche permet : conclusion l évaluation du niveau de maturation du système d information : - les flux ; - les supports et les outils ; - les interactions ; de mettre en évolution le système existant; d ajuster l organisation correspondante. MERCI DE VOTRE ATTENTION

67 Tableau de bord ANAP Jeudi 8 janvier 2015 Titre général Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés de Loire-Atlantique 67

68 Contexte de mise en place 20 établissements et / ou services, majoritairement financés par l ARS et sous CPOM Indicateurs proches de ceux du dialogue de gestion Suivi informatisé du dossier de l usager en cours de mise en place Gestion centralisée au siège Tableau de bord ANAP 68

69 Création des comptes Création de chaque structure : OG et établissements Problèmes de cohérence avec les fichiers FINESS Lourdeur dans les données de caractérisation Travail très administratif lors de la 1 ère utilisation Tableau de bord ANAP 69

70 Recueil des données Plateforme intuitive mais des problèmes techniques Trame Excel utile mais pas toujours en adéquation avec la plateforme Internet Aucun contrôle de cohérence sur la plateforme Mise en place d un fichier Excel en interne Tableau de bord ANAP 70

71 Guide des indicateurs Guide et formation utiles à la compréhension des indicateurs Pérennité des indicateurs Définition détaillée mais encore incomplète Problème avec d autres indicateurs : type de déficience ou mesure de protection Tableau de bord ANAP 71

72 Difficultés rencontrées Beaucoup de problèmes techniques Pertinence des indicateurs financiers dans les établissements? plutôt sur l organisme gestionnaire? Difficultés de suivi de l activité en CPOM Notion d absence en jours calendaires pour les RH? Tableau de bord ANAP 72

73 Restitution des données Graphiques illisibles à ce jour Outil de transmission avec l ARS Comparaison entre agréments en interne Notion de positionnement par rapport aux autres structures Tableau de bord ANAP 73

74 Limite de la plateforme Cohérence des indicateurs selon les agréments? Comment intégrer les activités annexes? Conseil Général 44 peu associé à ce jour Comment comprendre les écarts entre structures? Possibilité de faire évoluer nos outils internes avec des limites Tableau de bord ANAP 74

75 Perspectives Mise à plat des éléments de comparaison Stabilité des indicateurs Concordance des indicateurs ARS et CG (voire EN, enquête du Ministère du Travail ) Outil de transmission d informations Tableau de bord ANAP 75

76 Mise en place du Tableau de bord ANAP Adaptations Services, CMPP et CAMSP Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés de Loire-Atlantique Jeudi 8 janvier 2015

77 Objectifs Parvenir à stabiliser un cadre sur l ensemble des Services, des CAMSP et des CMPP, Avoir une vision claire du service rendu à l Usager, Mieux appréhender la coordination des parcours. Mise en place tableau bord ANAP

78 MOYENS Réunions de travail entre la MARS (mission d appui régional secteur médico-social) des responsables de Services, de CAMSP et de CMPP afin d harmoniser les réponses. Réunion de finalisation avec les services de l ARS Mise en place tableau bord ANAP

79 Adaptation aux spécificités des services ambulatoires et domicile Taux de réalisation de l activité : Activité Réalisée Activité Financée Activité financée? Moyenne des trois dernières années, Activité arrêtée par l ARS sur proposition du service, Analyse à partir de la médiane du taux de réalisation, Activité théorique par catégorie homogène de population, Mise en place tableau bord ANAP

80 Adaptation aux spécificités des services ambulatoires et domicile -2 - Activité réalisée? Harmonisation des réponses : Distinction actes/séances, Notion d Usager : enfant et sa famille Prise en compte des actes de compensation? Activité indirecte? Temps de transport? Mesure de la coordination interne et externe Expérimentation de la gestion des listes d attente Mise en place tableau bord ANAP

81 Conclusion Points forts : Volonté d harmoniser Volonté de trouver un consensus Points faibles : Difficulté des fonctionnements + saisie des données très différents selon les structures Limites : Attention au nombre d indicateurs à renseigner, Nécessité de prévoir du temps entre le choix des indicateurs, l intégration dans nos logiciels, la saisie et la collecte des données. Mise en place tableau bord ANAP

82 TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE PARTAGE Jeudi 8 janvier 2015 RESTITUTION P R O G R A M M E Utilisation des restitutions : Dans le cadre de la contractualisation : dialogue sur l activité et l autisme Dans le cadre de l appui au déploiement d une GPEC : situation des RH en EHPAD Perspectives 2015 : Elaboration du SRIS

83 LES SOURCES D INFORMATIONS CARACTERISTIQUES DE L OFFRE REGIONALE Source FINESS LES FINALITES Suivre les évolutions de l offre médico-sociale et servir la prospective RESSOURCES BUDGETAIRES ET FINANCIERES ESMS SERVICE RENDU (public, activité ) Permettre aux structures médico sociales de se situer dans le contexte régional et de dialoguer avec ses partenaires. Sources CA, rapport d activité et TdB ANAP Sources CA, rapport d activité et TdB ANAP QUALITE ET GESTION DES RISQUES Enquêtes nationales ponctuelles Sources Enquête FLASH et TdB ANAP

84 TABLEAU DE BORD ENQUETE FLASH Autres informations DIALOGUES DE GESTION Objectifs régionaux Objectifs spécifiques/individuels QUALITE, EFFICIENCE, INVESTISSEMENT, RESTRUCTURATION, RH

85 Les données sont celles du panel d établissements et services, qui n est pas représentatif de l ensemble des structures médico-sociales de la région (ESMS sous CPOM et EHPAD en renouvellement de convention). Toutes les catégories d établissements ou services n ont pas pu être travaillées du fait du nombre peu important d établissements dans la démarche cette année (pas de benchmark si moins de 20 structures). Le périmètre d établissements et/ou services est différent d un indicateur à l autre, certains n ont pas renseigné certaines données, et d autres ont été retirés volontairement (anomalies). Beaucoup de données aberrantes qu il a fallu exclure de l analyse. Restitutions telles quelles graphiques et cartographiques issues de la plateforme. Il s agit d une première restitution des données, un rapport plus complet sera publié sur le site de l ARS au cours du 1er trimestre de l année 2015.

86 Dans la lecture de l'indicateur, il faut distinguer la valeur observée pour l établissement en gris foncé et les seuils (orange, rouge, jaune, marron) L établissement peut ainsi se situer par rapport aux résultats des autres structures de même groupe homogène ayant répondu à l enquête Les couleurs du orange au marron ne sont pas porteuses d'une indication de qualité ou performance mais servent juste à séparer 4 classes de résultats : - Orange: du minimum observé au premier quartile - Rouge: du premier quartile à la médiane des réponses - Jaune: de la médiane au troisième quartile - Marron: du troisième quartile au maximum.

87 Cible : 51 IME inscrits Périmètre : 42 IME Régional : 70 IME National : 289 IME Mesure le niveau d activité de la structure : rapport entre le nombre de journées réalisées et le nombre de journées financées Minimum 1er Quartile Médiane 3ème Quartile Maximum

88 Cible : 51 IME inscrits Périmètre : 46 IME Régional : 70 IME National : 289 IME Minimum 1er Quartile Médiane 3ème Quartile Maximum Mesure la mobilisation des places financées et indique son niveau d activité global (quel que soit le régime d accueil) : rapport entre le nombre de journées réalisées et le nombre de jours d ouverture annuel ,

89 Cible : 51 IME inscrits Périmètre : 46 IME Régional : 70 IME National : 289 IME Minimum 1er Quartile Médiane 3ème Quartile Maximum Indicateur de niveau 2, analysant le niveau d activité : rapport entre le nombre de jours d absence des personnes accompagnées et le nombre de personnes ayant été absentes au moins une fois dans l effectif , ,

90 Cible : 51 IME inscrits Périmètre : 46 IME Régional : 70 IME National : 289 IME Mesure l absentéisme pour arrêts maladie, AT-MP, maternité et congés spéciaux (hors congés payés) au sein des effectifs de personnel. Minimum 1er Quartile Médiane 3ème Quartile Maximum 1.3 4,9 7 9, Maladie = maladie ordinaire/courte durée (<7 jours) et maladie longue durée (>6 mois)

91 Cible : 73 SESSAD inscrits Périmètre : 55 SESSAD Régional : 87 SESSAD National : 333 SESSAD Rapport entre le nombre d actes ou séances réalisés et nombre d actes ou séances financés. Comparaison de l activité sur 3 ans : pas d écart significatif au niveau du benchmark (malgré le petit échantillon de SESSAD présent dans le tdbd en 2011)

92 Cible : 73 SESSAD inscrits Périmètre : 46 SESSAD Régional : 87 SESSAD National : 333 SESSAD Indicateur de niveau 2 analysant le niveau d activité. Rapport entre le nombre d absences des personnes accompagnées et le nombre d actes ou séances programmées.

93 Cible : 73 SESSAD inscrits Périmètre : 55 SESSAD Régional : 87 SESSAD National : 333 SESSAD Mesure l absentéisme pour arrêts maladie, AT-MP, maternité et congés spéciaux (hors congés payés) au sein des effectifs de personnel. Maladie = maladie ordinaire/courte durée (7 jours) et maladie longue durée (6 mois)

94 Cible : 73 SESSAD inscrits Périmètre : 73 SESSAD Régional : 87 SESSAD National : 333 SESSAD

95 Le 3 ème plan autisme et les états des lieux produits par les ARS au dernier trimestre 2013 mettent l accent sur deux aspects majeurs de la prise en charge actuelle des personnes avec autisme ou autres TED : 1 er aspect majeur L accueil et l accompagnement des personnes avec autisme ou autres TED dans les structures médicosociales sont réalisés en grande majorité de manière non spécifique.

96 - 2 ème aspect majeur L appropriation des interventions recommandées est loin d être acquise et traduite dans les ESMS, y compris dans ceux qui sont autorisés de manière spécifique. Les raisons en sont nombreuses et le chantier relatif à l évolution de l offre existante devrait permettre de progresser sur une offre de service plus adaptée aux spécificités de ce public. Le tableau de bord ANAP constitue un outil de dialogue pour : - Aider à la révision des agréments, dans le cadre de la mise en œuvre du plan autisme - Mesurer l'écart entre les effectifs déclarés, installés et autorisés - Répondre aux besoins identifiés sur les territoires.

97 Périmètre régional : 70 IME Périmètre : 52 IME inscrit dans le tdb ANAP Périmètre : 36 IME déclarant des autistes en déficience principale Une répartition géographiquement équilibrée de la prise en charge des autistes

98 Périmètre : 36 IME structurés en 3 groupes homogènes Cette présentation confirmerait que l accueil des personnes présentant un trouble autistique ou TED à titre principal, s effectue prioritairement dans des structures a capacité plus restreinte.

99 36 IME déclarent accueillir des autistes ou autre TED en déficience principale 524 places déclarées 14 IME accueillent des autistes ou autre TED en déficience principale et associée 24 IME déclarent accueillir des autistes ou autre TED en déficience associée 202 places déclarées Seuls 2 IME déclarent ne pas prendre en charge des personnes présentant un trouble autistique ou TED Sur les 36, seuls 14 IME ont une autorisation pour accueillir des autistes en déficience principale 194 places autorisées Sur les 10 IME déclarant accueillir uniquement des autistes ou autre TED en déficience associée, 3 ont une autorisation pour accueillir des autistes en déficience principale RECAPITULATIF Régional : 33 IME autorisés à accueillir des autistes Périmètre : 17 IME autorisés a accueillir des autistes inscrits dans le TDB ANAP

100 La proportion d autiste et autre TED déclarée dans les IME de la région se situe à 17 % (médiane régionale) donc supérieure au regard de la médiane nationale à 13 % (benchmark sur les 10 régions) 52 IME inscrits Périmètre : 46 IME (6 valeurs aberrantes) Régional : 70 IME National : 289 IME

101 Périmètre : 46 IME Régional : 70 IME 100% 90% % Autisme et autre TED : deficience principale Taux d'absentéisme (en %) 20% 18% 80% 16% 70% 14% 60% 12% 50% 10% 40% 8% 30% 6% 20% 4% 10% 2% 0% 0% IME A IME B IME C IME D IME E IME F IME G IME H IME I IME J IME K IME L IME M IME N IME O IME P IME Q IME R IME S IME T IME U IME V IME W IME X IME XA IME XB IME XC IME XD IME XE IME XF IME XG IME XH IME XI IME XJ IME XK IME XL IME XM IME XN IME XO IME XP IME XQ IME XR IME XS IME XT IME XU IME XV Rappel : Taux d'absentéisme (hors formation) = Nb de jours calendaires d'absence / nb d'etp réel x 365 Il n y a pas de corrélation marquée entre le taux d absentéisme et la proportion de personnes présentant un trouble autistique ou TED à titre principal dans les IME.

102 Région : 41 MAS, 44 sites Nombre de Places : places REPARTITION REGIONALE PAR MODE D ACCUEIL REPARTITION DEPARTEMENTALE DE L OFFRE Acc temporaire AH Accueil de Jour héb complet Acc temporaire AH Accueil de Jour héb complet

103 Région : 44 MAS dont 12 MAS de statut public (4 en gestion EPS) Nombre de MAS sous CPOM: 19 MAS Nombre de répondants enquête ANAP: 21 MAS (19 CPOM et 2 volontaires) Indicateurs ANAP AXE: Finances et budget Grands équilibres financiers et capacité à investir Taux de vétusté de construction: permet d estimer le degré d amortissement des constructions Taux d indépendance financière: permet d estimer le poids de l endettement dans l ensemble des ressources stables Taux de capacité d autofinancement ( CAF): traduit la capacité de l établissement à dégager les fonds nécessaires aux investissements Indicateurs qualitatifs 11 répondants (7 ESMS sous baux, 3 non répondants) 12 répondants Etablissement monosite, mono-bâtiment, droit d'occupation du bâtiment, superficie des locaux, nbre de chambres, plateau technique/équipement

104 Périmètre régional : 10 MAS Commentaires : Le panel des MAS intégrées dans l enquête recouvre des situations architecturales très contrastées Les MAS locataires ou sous bail emphytéotique ne sont pas concernées par cet indicateur Taux de vétusté des constructions (M22) Après contrôle de cohérence, la MAS ayant déclaré un taux négatif doit être exclue de l enquête L exemple joint situe cette MAS proche de médiane du panel des MAS

105 Périmètre régional : 16 MAS Commentaires : Plus le taux est élevé, plus la dépendance financière de la structure est élevée. Ce taux mesure le rapport entre les encours de la dette (emprunt) et les capitaux permanents. 4 MAS n ont pas rempli les données pour le calcul de l indicateur. Ce taux n est pas corrélé à l indicateur précédent, dans la mesure où certaines MAS ont recours à l emprunt pour des acquisitions en mobiliers et matériels. Des MAS locataires, non concernées par l indicateur précédent, ont décliné leur situation d indépendance financière. Ce taux prend en compte un état d avancement différent dans l engagement des projets architecturaux. Taux d'indépendance financière (M22) Concernant les MAS intégrées dans un CPOM, cet indicateur peut être faussé par la consolidation de la situation réalisée au niveau du CPOM global, intégrant notamment des mouvements des comptes de liaison entre les ESMS. Dans ce cas, c est la situation consolidée de l ensemble des autorisations du gestionnaires qui est à analyser. Les MAS de statut public rattachées aux CH disposent par ailleurs d une section d investissement unique intégrant l emprunt à un niveau consolidé. ( instruction M21 et pas M22)

106 1. Comment utiliser les indicateurs dans le cadre de la politique de formation qualifiante et continue des ESMS? 2. Quelles mutualisations favoriser entre ESMS afin de rendre la politique des ressources humaines plus efficiente?

107 Repérer les zones géographiques fragiles en termes de ressources humaines à travers l analyse cartographique de 3 indicateurs : - Taux d ETP vacants au 31/12 - Poids du recours à l intérim - Vacances de poste de médecin coordonnateur

108 Modalités de calcul : Nombre ETP vacants au /Nbre ETP total x 100 au EHPAD sur 109 déclarent avoir des ETP vacants : - 11 EHPAD ont un taux d ETP - 11 EHPAD ont un taux d ETP vacants < 1% - 17 EHPAD ont un taux d ETP vacants entre 1% et 5% - 6 EHPAD ont un taux d ETP vacants entre 5% et 12,6 %

109 Modalités de calcul : cpte 6211 /masse salariale x EHPAD sur 109 déclarent recourir à de l intérim : - Dans 17 EHPAD, l intérim - Dans 17 EHPAD, l intérim représente moins de 1% de la masse salariale - Dans 21 EHPAD, l intérim représente entre 1% et 5% de la masse salariale - Dans 6 EHPAD, l intérim représente entre 7,6% et 26,7% de la masse salariale

110 ETP médecin coordonnateur déclaré 0 42% < 0,3 ETP 34% Entre 0,3 et 0,5 ETP 22% > 0,5 ETP 2% % EHPAD concernés (sur 109 EHPAD) Limite méthodologique : absence de renseignement par certains EHPAD

111 Capacités EHPAD Nombre d EHPAD dans l échantillon Nombre d EHPAD sans méd. Co places % places % places % places % 121 places 8 0 0% Non attribué % Total % % EHPAD sans méd. Co.

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113 Taux d absentéisme : Variables quelle que soit la capacité de l EHPAD Analyse de 3 indicateurs ANAP Démarche de GPEC : En cours de constitution Démarche d organisation de pool de remplacement : A renforcer

114 Modalités de calcul : Nombre total de jours calendaires d absence des effectifs réels (hors formation)/ Nombre d ETP réel x 365

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119 TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE PARTAGE Jeudi 8 janvier 2015 RESTITUTION P R O G R A M M E Clôture : La Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS) Merci de votre attention