SPACE-X FICHIERS DE BASE

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1 1 / 88 SPACE-X FICHIERS DE BASE

2 FICHIERS DE BASE 2 / 88 I. PRESENTATION... 3 II. PARAMETRES SYSTEME A. LES ETATS B. LES COULEURS C. LES T.V.A D. LES DEVISES E. LES CENTRALES REGIONALES F. LA CODIFICATION GALEC PARAMETRES SOCIETE G. LES SOCIETES H. LES MAGASINS I. LES JOURNAUX J. LES BANQUES K. LES MODES DE REGLEMENTS PARAMETRES GENERAUX L. LES FOURNISSEURS M. LE PLAN COMPTABLE N. LA NOMENCLATURE O. LES CORRESPONDANCES P. LES PARAMETRES CENTRALE Q. LES GUIDES R. LES LIBELLES BALANCE S. LES TEXTES T. LE MINI-CATALOGUE U. LES CODES OPERATIONS BANCAIRES V. LE FICHIER EXCEL STANDARD... 88

3 3 / 88 I. PRESENTATION

4 PRESENTATION 4 / 88 Avant d'utiliser ce nouveau logiciel développé sous le système PROGRESS et utilisant des postes de travail sous WINDOWS il est indispensable de faire connaissance avec les différents outils à votre disposition et d'apprendre également à utiliser quelques nouvelles appellations. LA TABLE LE CHAMP EST LE SYNONYME DU FICHIER EST SYNONYME DE ZONE A SAISIR OU ZONE D' AFFICHAGE SUR L'ECRAN. Dans tous les programmes : L'accès aux différents champs est obtenu en cliquant dessus avec la souris. La touche du clavier TAB permet d'accéder successivement à tous les champs en partant du haut à gauche de l'écran vers le bas à droite. La combinaison des touches TAB et permet d'accéder à tous les champs dans l'ordre inverse. La touche ENTER permet d'accéder à tous les champs OBLIGATOIRES d'une saisie et dans l'ordre LOGIQUE Les principaux outils s'appellent: - BOUTONS - ICONES - ASCENSEURS - NAVIGATEURS

5 PRESENTATION 5 / 88 LES PRINCIPALES ACTIONS Les principales actions possibles dans les programmes sont proposées sur des BOUTONS: La réalisation d'une action est obtenue en cliquant sur le bouton à l'aide de la souris. - CREATION - MODIFICATION - SUPPRESSION - MENU LES ASCENSEURS Sont représentés par une barre verticale à droite des écrans sur laquelle circule un ascenseur ( ou curseur carré ). Le déplacement de cet ascenseur, à l'aide de la souris, permet de visualiser les lignes qui précédent ou suivant celles qui sont affichées. L'ascenseur est utilisé dans les programmes d'interrogation de compte. LES NAVIGATEURS Se présentent en bas des écrans sous la forme de boutons de commande des magnétoscopes avec souvent 4 fonctions. Ils permettent par exemple de changer de fournisseur ou de changer d'accord. - AVANCE - RECUL - POSITIONNEMENT AU DEBUT - POSITIONNEMENT A LA FIN

6 PRESENTATION 6 / 88 Les TABLES ( ou FICHIERS ) sont classées en deux catégories : LES TABLES DE PARAMETRAGE Réparties elles-mêmes en quatre sous-catégories PARAMETRES SYSTEME ETATS : Paramétrage de toutes les éditions COULEURS : Gestion des couleurs des écrans TVA : Paramétrage des Codes et taux de TVA DEVISES : Paramétrage des codes et taux des DEVISES CENTRALES REGIONALES : Codification des différentes Centrales CODIFICATION GALEC : Codification du GALEC CLES DE REPARTITION : Clés de répartition ( usage spécifique ) PARAMETRES SOCIETES Les Tables de paramétrage propres à chaque société, regroupées sous l appellation «Paramètres sociétés» sont à renseigner pour chaque société de la base installée. SOCIETES MAGASINS JOURNAUX BANQUES MODES DE REGLEMENT PARAMETRES GENERAUX Les Tables de paramétrage communes à toutes les sociétés d une même base installée, sont regroupées sous l appellation du menu : «Paramètres généraux» FOURNISSEURS / CLIENTS PLAN NOMENCLATURE CORRESPONDANCES GUIDES LIBELLES BALANCE TEXTES MINI-CATALOGUE CODES OPERAT. BANCAIRES : Paramétrage des informations Fournisseurs et Accords : Paramétrage du Plan comptable et du Plan de référence : Codification des RAYONS et paramètres Tableaux de Bord

7 PRESENTATION 7 / 88 PARAMETRES TABLEAUX DE BORD REGROUPEMENT DE RAYONS LISTES DE COMPTES REGLES D EDITION CONSTRUCTION DE TABLEAUX LISTE COMPTES AFFECTES LES TABLES DE RESULTATS Les Tables de résultats, mises à jour automatiquement par l ensemble des saisies comptables et intégrations automatiques, qui sont gérées sur plusieurs critères GL CARIST BALANCE : GRAND LIVRE : CHIFFRE D AFFAIRES ET RISTOURNES DES FOURNISSEURS : BALANCES ET TABLEAUX DE BORD

8 LES UTILISATEURS 8 / 88 L écran ci-dessous permet de visualiser, et de modifier les autorisations et interdictions de fonctionnalités réservées à chaque utilisateur Les fonctionnalités précédées de la lettre «X» sont interdites à cet utilisateur Le logiciel mémorise sur la Table GL, pour chaque écriture comptable, le code de l utilisateur qui l a saisie ou générée par une intégration automatique. Le logiciel mémorise sur la Table SOCIETE, les traitements en cours de réalisation et l utilisateur concerné.

9 LES UTILISATEURS 9 / 88 Les traitements en cours de réalisation peuvent être visualisés dans la Table SOCIETE sur des pages qui les regroupe par fonctionnalité. Pour chaque fonctionnalité, il est possible de consulter Le Numéro de la séquence «En cours» de traitement La Date de la séquence «En cours» de traitement L utilisateur «En cours» sur ce traitement Ici, toutes celles concernant les liaisons avec la Centrale

10 10 / 88 II. PARAMETRES SYSTEME

11 A. LES ETATS 11 / 88 Tous les résultats d'édition du logiciel sont proposés et doivent être renseignés avec des options générales et des options spécifiques Les options générales sont principalement : NOMBRE D EXEMPLAIRES / NOM DE L IMPRIMANTE / APERCU AVANT IMPRESSION EDITION ENTETE SOCIETE : Option à renseigner sur les documents destinés à circuler à l'extérieur de la société ( factures, relances, relevés chèques... ). NOMBRE DE LIGNES : Nombre de lignes à éditer sur chaque page. CHANGEMENT LIGNE : Edition à raison d'une ligne sur deux ou sur toutes les lignes. NOMBRES D' EXEMPLAIRES : Nombres d'exemplaires de l'état à éditer à chaque traitement. MARGE HAUTE POUR LASER : Option à renseigner sur les documents pré imprimés pour déterminer le nombre de lignes à sauter en haut de chaque page. CHANGEMENT DE PAGE : Option à renseigner sur les états présentant des niveaux de rupture ( exemple : édition des comptes ). SAUT DE PAGE AVANT EDITION : Exécution d'un saut de page avant le début de l'édition. NOM DE L' IMPRIMANTE : Nom de l'imprimante sur laquelle doit être édité cet état. APERCU AVANT IMPRESSION : A chaque traitement le résultat peut être dirigé directement Sur l imprimante ou transiter par l écran INFORMATION FOURNISSEURS : Permet d»envoyer au fournisseur un Relevé de Virement, une Relance ou un Texte libre par FAX ou un MAIL en fonction de l option choisie

12 LES ETATS 12 / 88 Pour créer une édition au format PDF il faut impérativement utiliser l option : APERCU AVANT IMPRESSION

13 LES ETATS 13 / 88 EDITIONS AU FORMAT PDF Lorsque l édition est affichée sur l écran, Il faut cliquer sur l enveloppe qui se trouve dans la barre d outils de Crystal Report en haut de l écran. Puis répondre aux deux questions posées Format du fichier : Conserver la valeur proposée par défaut : Format Acrobat ( PDF ) La valeur «Application» permet d ouvrir directement le fichier Avec le programme Acrobat Destination : Conserver la valeur proposée par défaut : Fichier disque Pour que le fichier soit crée sur disque, le répertoire sera demandé dans un deuxième temps. La création du fichier PDF peut prendre quelques minutes

14 LES ETATS 14 / 88 EDITIONS AU FORMAT PDF Le répertoire proposé par défaut est le répertoire : Crystal du serveur Compta ( disque Q ) Nous vous conseillons d utiliser le répertoire standard Q:\interfaces\exports Le nom proposé par défaut pour ce fichier correspond aux initiales CR de Crystal Report suivies du numéro de programme. Remplacer le nom par défaut par un nom personnalisé qui permette de le retrouver facilement ultérieurement.

15 LES ETATS 15 / 88 EDITIONS AU FORMAT PDF Le fichier PDF est crée dans le répertoire choisi, avec le nom choisi. Il peut être déplacé, copié, ou envoyé par messagerie comme tout autre fichier.

16 LES ETATS 16 / 88 EDITIONS AU FORMAT PDF Toutes les éditions de Space-x peuvent être générées sous forme de fichiers PDF et conservées ou archivées sur l ensemble des supports existants. Les fichiers PDF sont des fichiers qui conservent les caractéristiques de l édition. Ils sont utilisables par le logiciel ACROBAT READER ( Logiciel en téléchargement libre sur Internet ), qui permet de les visualiser et d y faire des recherches multi-critères ( A l aide par exemple de l icône représentant des jumelles ).

17 B. LES COULEURS 17 / 88 Chaque utilisateur peut modifier les couleurs de l application pour son poste de travail. Les modifications sont mémorisées par utilisateur

18 C. LES T.V.A. 18 / 88 Les taux de T.V.A; utilisés dans les différents programmes doivent être codifiés dans une table réservée à cet effet. Les codes pouvant aller de 1 à 98, il est conseillé pour des raisons mnémotechniques de les codifier avec le nombre des entiers du taux de T.V.A. Exemple : Code 19 pour le taux à 19,60% Un code utilisé pour un taux donné peut cesser d'être utilisé ou être utilisé pour une nouvelle valeur. Dans ces deux cas il doit permettre de terminer les opérations en cours avec sa valeur initiale et ne doit pas être annulé. CHANGEMENT DE VALEUR: Renseigner la date du changement et le nouveau taux. FIN D' UTILISATION : Renseigner le code activité à la valeur " N " Le code T.V.A. des caisses enregistreuses ne doit être renseigné que par les utilisateurs du logiciel de gestion commerciale

19 D. LES DEVISES 19 / 88 Les saisies comptables du logiciel peuvent être effectuées en devises. Les devises doivent être créées au préalable dans cette table avec leurs taux. Seules les devises ayant le code activité à la valeur " OUI ", peuvent être utilisées. Pour chaque devise, il faut renseigner: - Le taux par rapport à la monnaie nationale - Le taux par rapport à l' EURO - La date de prise en compte des taux. L' EURO doit être créé en temps que devise. Les résultats comptables peuvent être édités en EURO.

20 E. LES CENTRALES REGIONALES 20 / 88

21 F. LA CODIFICATION GALEC 21 / 88

22 22 / 88 PARAMETRES SOCIETE

23 G. LES SOCIETES 23 / 88 Toutes les sociétés devant être gérées dans le logiciel doivent être créées initialement. Pour chaque société, il faut renseigner les informations indispensables à leur gestion qui se trouvent sur plusieurs écrans successifs. L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de toutes les informations de la société.

24 LES SOCIETES 24 / 88 IDENTIFICATION DE LA SOCIETE ELEMENTS POSTAUX ET TELEPHONIQUES: Usage classique.

25 LES SOCIETES 25 / 88 CODIFICATION UTILISEE CNUD : Code distributeur au format GENCOD, utilisé par les Centrales pour codifier le magasin destinataire des fichiers de factures. RENSEIGNEMENT JURIDIQUES CLASSIQUES : ( référence intra-communautaire, Numéro et Ville du RCS, capital et forme juridique ) NUMERO PANONCEAU : Numéro du magasin dans la codification nationale. NUMERO DE MAGASIN A LA CENTRALE : Numéro du magasin au sein de la centrale NUMERO DE COMPTE ADHERENT : Numéro d identification utilisé par l intégration automatique des reversements. MONO MAGASIN : Renseigné à «Y» par défaut, La société exploitant un seul magasin. NUMERO DE MAGASIN : A renseigner quand il est unique

26 LES SOCIETES 26 / 88 INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES CHRONOS FOURNISSEURS ET CLIENTS : Ces chronos permettent l affectation d un numéro automatique aux Fournisseurs et Clients lors de la création de ces derniers dans le programme de maintenance. CHRONO FACTURE : Non utilisé CHRONOS DE LETTRAGE ET POINTAGE : Ces chronos permettent l affectation d un numéro de lettrage et pointage automatique lors de l utilisation de ces fonctionnalités dans l interrogation des comptes

27 LES SOCIETES 27 / 88 GESTION DES PERIODES COMPTABLES DATES DE L' EXERCICE EN COURS ET L EXERCICE SUIVANT Ces dates doivent être renseignées à la création de la société ou à l'installation du logiciel; elles basculeront automatiquement à la clôture de l'exercice. Les écritures comptables ne peuvent être comptabilisée que sur deux exercices. DERNIERE CLOTURE GENERALE : Aucune écriture comptable ne peut être comptabilisée sur une date antérieure ou égale à celle-ci. Certains journaux peuvent avoir une date de clôture plus récente qui peut alors être visualisée par la maintenance des journaux LES AUTRES INFORMATIONS : ne sont pas à renseigner. Elles sont mises à jour par le logiciel et utilisées pour des contrôles et reprises automatiques.

28 LES SOCIETES 28 / 88 RENSEIGNEMENTS REGLEMENTS MONTANT MIMINUM DE REGLEMENT : C'est le montant en dessous duquel un règlement ne sera pas pris en compte avant son échéance. ECART MAXIMUM POUR REGLEMENT : C est le montant maximum accepté par le programme de règlement semi-automatique, pour générer une écriture d écart lors de la réception d un règlement CRITERE D' EDITION DES REGLEMENTS : A choisir suivant les quatre valeurs proposées. DEDUCTION DES PART PUB SANS LIMITE DE DATE : Répondre " Y " pour les déduire Toutes, répondre " N " pour déduire seulement les part pub dont l'échéance est dépassé. DEDUCTION RISTOURNES SANS LIMITE DE DATE : Répondre " N " pour déduire seulement les ristournes dont l'échéance est dépassée et " Y " pour les déduire toutes. LIBELLE POUR LES ECRITURES - Ecriture d escompte - Ecriture liée aux factures de Participation publicitaire - Ecriture liée aux factures de Ristournes NUMERO POUR FICHIERS DES VIREMENTS : C est un chrono incrémenté à chaque création de fichier de virements.

29 LES SOCIETES 29 / 88 LES INFORMATIONS DE RISTOURNE Ces informations concernent la facturation des ristournes et les relances de ristournes ANNEE A FACTURER OU RELANCER : Renseigner l année à traiter. cette opération doit être effectuée chaque année MONTANT MIMINUM POUR UNE LIGNE : C'est le montant pour permettre la facturation d une période de ristourne : Mois,Trimestre,Semestre,Année. MONTANT MIMINUM POUR UNE PIECE : C'est le montant total minimum pour permettre la création d une facture. CRITERE D' EDITION : A choisir suivant les quatre valeurs proposées. BASE CALCUL RISTOURNE : Permet de choisir la base de chiffre d affaires à prendre en compte pour le calcul des ristournes : Achats directs seuls ou cumul des achats directs et centrale.

30 LES SOCIETES 30 / 88 LES INFORMATIONS DE COOPERATIONS COMMERCIALES Ces informations concernent la saisie des contrats de coopération ainsi que l édition des factures de coopération. CALCUL D ECHEANCE L échéance de la facture peut être calculée de trois façons différentes suivant ce paramètre Date facture Règle utilisée au Portugal Date facture + 30 jours Règle en vigueur en France Date facture + délai de règlement du fournisseur Règle anciennement pratiquée en France DATE DE COMPTABILISATION lorsque la prestation et la facture n ont pas lieu dans le même mois, il y a un Problème de «Cut-off», et en particulier en fin d exercice la nécessité de passer des provisions et des extournes. Ce paramètre permet de générer la facture avec une date comptable égale à la date du jour d émission ou égale à la date de fin de prestation. BON A PAYER Ce paramètre permet de générer l écriture comptable du compte fournisseur avec l option de Règlement égale à «A Régler» ou «Bloquée» l option «A Régler» permet la déduction automatique sur les règlements. NOMBRE DE JOURS DE DECALAGE ( FACT EN % ) Les factures relatives aux contrats en pourcentage du Chiffre d affaires ne peuvent être éditées dès la fin de la période à cause de l ignorance de ce dernier. Ce paramètre permet de connaître le nombre de jours qu il faut attendre, après la fin de la période concernée pur déclencher l édition de la facture. MT MINI POUR UNE FACTURE DE PPUB Les factures dont le montant serait inférieur à ce montant ne sont jamais éditées CHRONO PAR JOUR Le Numéro de contrat peut être saisi ou géré à partir d un chrono unique ou par jour CRITERE D EDITION Choisir le critere d édition des factures en fonction des choix proposés

31 LES SOCIETES 31 / 88 LES INFORMATIONS DE COOPERATIONS COMMERCIALES

32 LES SOCIETES 32 / 88 LES INFORMATIONS DE TABLEAUX DE BORD DATES D EXERCICE Renseigner les dates de l exercice des Tableaux de bord, qui peuvent être différentes de celles de l exercice comptable. L exercice doit être impérativement égal à 12 Mois Ces dates ne sont pas prises en compte aujourd hui, mais réservées pour une utilisation future. CALCUL CHARGES ABONNEES Le paramètre à renseigner, à ce jour, concerne le calcul des charges abonnées. Ce calcul de la répartition de charge sur les différents exercices est réalisé dans l édition des charges abonnées et dans les tableaux de bord Il est réalisé pour toutes les factures comptabilisées sur des comptes du Plan comptables paramétrés «COMPTE A REPARTIR», au prorata des jours ou au prorata des mois.

33 LES SOCIETES 33 / 88 LES INFORMATIONS LIEES AUX TRAITEMENTS DES CLIENTS Seules les informations suivantes sont à renseigner MONTANT MINIMUM DE PRELEVEMENT : Définir le montant minimum à partir duquel un prélèvement peut être effectué. CREATION ECRITURE BANQUE : Dans le cas ou l écriture de prélèvement a été générée en date du jour, au Crédit du compte Client, et au Débit d un compte d attente ( Voir comptes paramètres dans le Guide PRELEVEMENT» La réponse «Y» à cette question permet de générer automatiquement, à la date d échéance, la deuxième écriture qui solde le compte d attente et débite le compte de Banque Les autres informations sont mises à jour automatiquement par le système lors des séquences de facturation automatique et de la création des prélèvements clients.

34 LES SOCIETES 34 / 88 LES INFORMATIONS LIEES A L INTEGRATION DES FACTURES Seules les informations suivantes sont à renseigner ECRITURES DETAILLEES : Cette question permet de déterminer le nombre de lignes comptables générées pour chaque facture lors de l intégration automatique des factures Centrale La réponse «N» permet la création d une écriture par Rayon La réponse «Y» permet la création d une écriture par Famille et Sous-famille CREATION DU RAPPEL PROMETIDO : Cette question ne sert que pour les magasins du Portugal, ou la Centrale renseigne sur chaque ligne de la facture le montant de ristourne qui sera reversé par la Centrale La réponse «Y» permet de générer automatiquement l écriture de RAPPEL PROMETIDO ou RISTOURNE ATTENDUE ( Les deux comptes comptables utilisés pour cette écriture sont renseignés dans le Guide FACTURES GESSICA Les autres informations sont mises à jour automatiquement par le système lors des séquences d intégration automatique des Factures, Prélèvements ou Reversements de la Centrale.

35 LES SOCIETES 35 / 88 LES INFORMATIONS LIEES A L INTEGRATION DES VENTES MAGASIN Seules les informations suivantes sont à renseigner INTEGRATION VENTES MAGASIN : Renseigner le module de Ventes magasin utilisé FREQUENCE : Renseigner la fréquence d intégration des Ventes magasin en comptabilité : Le jour ou le mois INTEGRATION VENTES DIFFEREES : Cette question permet de savoir si ce module est utilisé FREQUENCE : Ces ventes n ont pas de fréquence particulière, elles sont intégrées après chaque séquence de facturation sur Evolutel INTEGRATION RECETTE MAGASIN : Cette question permet de reconnaître le module de Ventes magasin FREQUENCE : Renseigner la fréquence d intégration de la Recette magasin en comptabilité : Le jour ou le mois Les autres informations sont mises à jour automatiquement par le système lors des séquences d intégration automatique des Ventes magasin, Ventes Différées ou Recette magasin.

36 LES SOCIETES 36 / 88 LES INFORMATIONS LIEES A L INTEGRATION DE LA PAIE ET DES BANQUES Ces informations sont mises à jour automatiquement par le système lors de l intégration automatique des écritures de Paie et de Banque ( Retours d effets à payer ou échéance des virements ).

37 H. LES MAGASINS 37 / 88 Une société peut gérer un ou plusieurs magasins. Ces magasins doivent être créés initialement. Le magasin est utilisé par le logiciel de tableau de bord, il est aussi utilisé dans plusieurs résultats comptables. Pour chaque magasin il est possible de renseigner : LE NUMERO : Créer le magasin avec le même numéro que celui qui a été défini dans la société. LE NOM : Renseigner le nom du magasin, qui peut être le même que celui de la société CNUD ou N EAN MAGASIN : Code distributeur au format GENCOD, utilisé par les Centrales pour codifier le magasin destinataire des fichiers de factures. LA SURFACE : Cette information peut permettre une sélection des informations conditionnelles de l Accord Galec, liées à une notion de surface. Cette sélection intervient dans le traitement des participations publicitaires.

38 I. LES JOURNAUX 38 / 88 La clôture mensuelle et les comptabilisations peuvent être effectuées par société et par journal comptable. Les journaux ont donc leur propre date de clôture et doivent être créés dans chacune des sociétés. Les journaux sont codifiés de 1 à 98. Pour chaque journal, il faut renseigner: CODE ACTIVITE : Un journal ayant été utilisé pendant l'exercice ne peut être supprimé. La saisie ou la création de nouvelles écritures peut être bloquée en positionnant le code activité à la valeur " N ". LIBELLE COURT : Utilisé dans l'édition du grand livre et des études de compte à la place du code journal. TYPE DE JOURNAL : cette option permet d identifier les journaux pouvant faire l objet de traitements particuliers. Par défaut tous les journaux sont renseignés avec la réponse : «Classique» La réponse «OD», utilisée dans l édition du grand Livre, permet d obtenir une édition détaillée des écritures ce journal quelque soit l option d édition prise pour le compte. La réponse «OD A EXTOURNER», gère le même traitement dans l édition du Grand Livre, Et indique que toutes les écritures de ce journal seront extournées, sur le mois suivant, lors du traitement particulier appelé «Extourne écritures de provision» La réponse «SIMULATION», permet d identifier des journaux qui ne sont pas pris en compte dans les traitements de comptabilité classique, mais seulement dans certains traitements de simulation comptable ou dans des traitements de Tableaux de bord. NIVEAU DE COMPTABILISATION : Cette option n est pas prise en compte aujourd'hui dans les fonctionnalités du logiciel. DERNIER MOIS CLOTURE : Aucune écriture comptable ne peut être comptabilisée dans ce journal sur une date antérieure ou égale à celle-ci. La clôture mensuelle est en principe effectuée par un programme réservé à cette fonction. CHRONO : Ce chrono permet de numéroter automatiquement les pièces enregistrées dans ce journal si l'option est prise dans les différents guides. MISE A JOUR DES TABLEAUX DE BORD : La réponse «Y» prise par défaut permet la prise ne compte de toutes les écritures du journal dans le module Tableaux de Bord La réponse «N» entraîne l inverse au niveau de la gestion du module Tableaux de Bord

39 LES JOURNAUX 39 / 88 L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de journaux

40 J. LES BANQUES 40 / 88 Toutes les banques et comptes bancaires utilisés pour les règlements fournisseurs, émission ou réception doivent être crées dans cette table. Ces informations liées aux sociétés sont à renseigner sur chaque société. Nous appelons " Banque " un ensemble banque + compte bancaire. ECRAN DE SELECTION : La banque est préalablement créée sur l'écran d'appel et renseignée de toutes ses informations sur l'écran suivant, accessible à l'aide du bouton DETAIL. ECRAN DETAIL : Le code activité est pris en compte sur l'ensemble des traitements liés à la banque. La comptabilisation est effectuée sur le journal et le compte comptable de la banque ou pour les utilisateurs qui le souhaitent sur le journal d'attente ( ou O.D. ) et les comptes d'attente. Les codes transactions nécessaires pour les liaisons informatiques avec les banques sont fournis par la banque elle même en fonction des trois types d'opérations proposés : - PRELEVEMENT - VIREMENT -LCR MAGNETIQUE La comptabilisation des retours d'effets à l'échéance peut être détaillée à raison d'une ligne par effet ou cumulée à raison d'une ligne par échéance. L'accès aux différentes informations peut être obtenu par les touches TAB et/ou ENTER. LES CODES TRANSACTIONS : Contiennent par défaut les valeurs attendues au jour d aujourd hui par les banques, pour les B.O.R. et Virements. LES REPERTOIRES DE FICHIERS : Le répertoire des fichiers en sortie : correspond au répertoire ou le logiciel d envoi ( ETBAC ) attend l de virements pour assurer la transmission à la banque. Le répertoire des fichiers en entrée : correspond au répertoire ou la banque envoie les fichiers de retour d payer ou virement, à l échéance de ces derniers, pour les intégrer en comptabilité.

41 LES BANQUES 41 / 88 L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de l ensemble des banques.

42 K. LES MODES DE REGLEMENTS 42 / 88 Tous les modes de règlements devant servir au paiement des fournisseurs doivent être créés dans cette table. Le numéro du mode de règlement, proposé à partir de normes GENCOD, ne détermine pas l'utilisation qui en est faite. Celle-ci est fonction du type d'édition qui lui est associé. ACTIVITE : Le mode de règlement doit également avoir le code activité à la valeur " Y " pour être pris en compte dans les programmes de règlement. LIBELLE : Le libellé du règlement est édité sur le titre de paiement et mémorisé dans l'écriture comptable. TYPE D EDITION : Définir pour chaque mode de reglement le type d edition souhaité O PAS D' EDITION 2 BOR 3 LCR 6 RELEVE CHEQUE 8 VIREMENT LE NOMBRE DE JOURS EXAMINES: Seules les factures dont l'échéance est antérieure à la date du calcul additionnée de ce délai sont prises en compte dans le calcul. RELEVE : La réponse «Y» entraîne l édition d un relevé individuel par fournisseur. RECAPITULATIF : La réponse «Y» entraîne l édition d un récapitulatif des règlements par échéance, cette option est principalement associée aux virements. CREATION DU FICHIER : Le choix «00», utilisé pour tous les modes de règlements classiques, gérés à partir de documents «Papier», ne génère pas de fichier informatique. Les autres choix entraînent la création d un fichier aux normes de la banque. 00 PAS DE CREATION DE FICHIER 01 VIREMENTS STANDARD BANCAIRE : AFB 02 STANDARD EDI 03 NORMES DE LA BANQUE : EDEL 04 NORMES DE LA BANQUE : CRCA 15 PRELEVEMENTS STANDARD BANCAIRE : AFB CODE OPERATION : Code non utilisé à ce jour et pouvant servir dans des programmes spécifiques en liaison avec un rapprochement bancaire. ORDRE : La valeur «1», renseignée sur un seul mode de règlement, permet de d identifier le mode de règlement principalement utilisé dans la société, et permet de l affecté par défaut aux nouveaux fournisseurs intégrés à partir des Accords Galec. BANQUE : Il faut renseigner la banque sur laquelle les règlements automatiques sont émis. CHRONO : Utilisé pour la numérotation des règlements automatiques, il est entièrement géré par le logiciel.

43 LES MODES DE REGLEMENTS 43 / 88 L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de l ensemble des modes de reglements.

44 44 / 88 PARAMETRES GENERAUX

45 L. LES FOURNISSEURS 45 / 88 La table fournisseurs est le seul endroit ou sont renseignés les fournisseurs. On y trouve tous les fournisseurs: - Venant de la centrale avec origine = 0 - Saisis manuellement avec origine = 1 - Venant d'une interface avec origine = 2 et quelle que soit leur activité : - Marchandises - Frais généraux - Immobilisation Les fournisseurs venant de la centrale ou d'une interface sont créés initialement avec le code activité à " N ". Les clients et salariés sont également renseignés dans cette table avec une codification spéciale. Les fournisseurs sont codifiés sur la base des nouvelles normes GENCOD : 12 caractères + 1 clé. Les 12 caractères se décomposent en trois groupes: - Une racine = Le CNUF = 5 caractères - Le CIF = 4 caractères = 0000 La clé est calculé par ce programme et n'est actuellement utilisé dans aucun autre. La racine est proposée à " 301 " dans tous les programmes Le CIF est proposé à zéro dans tous les programmes. Les valeurs du CNUF sont à utiliser sur la base des pages numériques suivantes: à : numéros réservés au GENCOD à 95999: numéros réservés aux centrales à 99998: numéros libres pour le magasin

46 LES FOURNISSEURS 46 / 88 Pour les clients et salariés, la racine est respectivement 901 et 902. La codification se fait dans la zone CNUF avec de préférence des numéros à partir de 1. Le CIF n'est jamais nécessaire et donc conseillé à zéro. Quand les zones numériques CNUF et CIF ne sont pas renseignés, l'appel du fournisseur, client ou salarié est alors alphabétique. Un fournisseur peut être géré sur la base de plusieurs accords commerciaux correspondants à des gammes de produits différentes. Les conditions de commandes, facturations, remises, ristournes et règlements sont rattachées à l accord commercial et peuvent être différentes sur chaque accord. Il est obligatoire d'avoir au moins un accord pour mémoriser les conditions de règlement. Pour les fournisseurs n ayant pas d accord Galec, c'est-à-dire pour les fournisseurs locaux, les fournisseurs de frais généraux et d immobilisations, il faut donc créer, la toute première fois, un accord avec pour Numéro : Zéro, et pour Année : l année en cours Ce programme permet d'accéder aux renseignements liés au fournisseur ainsi qu'aux renseignements liés à chaque accord. Tous ces renseignements sont classés sur plusieurs écrans accessibles par les boutons proposés en bas de chacun d'entre eux. Les différents écrans sont les suivants: - RENSEIGNEMENTS FOURNISSEURS - RENSEIGNEMENTS ACCORDS - REGLEMENT - REMISES - RISTOURNES - PART. PUB - FILIERES - IDENTIFICATION - COMMENTAIRES Pour effectuer une recherche alphabétique d un fournisseur, il suffit de ne rien entrer sur Le champ : Numéro, donc de la valider avec «ENTER» Le programme recherche tous les fournisseurs dont le Nom commence par le groupe de lettres saisies Un option, représentée par le bouton «Recherche élargie» permet de rechercher tous les fournisseurs possédant le groupe de lettres saisies dans leur Nom, en toute position.

47 LES FOURNISSEURS 47 / 88 Pour les fournisseurs créés à partir d'une liaison avec la centrale toutes les pages d'écrans sont renseignées. Pour les fournisseurs créés manuellement seules la page FOURNISSEURS et la page ACCORD/REGLEMENT sont obligatoires. Les pages REMISES, RISTOURNES et PART.PUB sont facultatives. Les autres pages ne peuvent pas être renseignées. Pour chaque fournisseur, il faut renseigner: LES COORDONNEES POSTALES : ( Nom, Marque, Rue etc... ) CODE ACTIVITE : Un fournisseur ne peut être utilisé que si son code activité est à la valeur " OUI ". La valeur " N " empêche toute saisie sur ce fournisseur. La valeur " I " doit être utilisée pour les fournisseurs ayant eu des écritures pendant une partie de l'exercice et ne devant plus servir. CENTRALE: La réponse " Y " à cette question permet d'identifier les fournisseurs qui sont en réalité des centrales d'achats PAYS : Tous les fournisseurs ayant le pays renseigné sont considérés comme NATIONAUX de même que ceux ayant le pays avec la valeur " FR ". Les autres fournisseurs sont considérés comme étrangers et bénéficieront des options spécifiques réservées aux étrangers, certains traitements de facturation ou contrats de coopération. MONNAIE : Pour les fournisseurs étrangers, il est nécessaire de renseigner le code monnaie qui permettra la conversion automatiques en monnaie nationale des factures émises en devises. Le code monnaie doit être préalablement créé dans la table des monnaies. FACT RISTOURNES : Suivant le choix le fournisseur est ou n'est jamais pris en compte par le programme de facturation des ristournes. LE RAYON DE GESTION : C'est le rayon principalement servi par le fournisseur, il est proposé par défaut en saisie de facture et il permet de trier les différentes éditions afin de le donner au responsable du rayon. ORIGINE ACCORD : code géré automatiquement, il identifie la provenance de l'accord : - 0 = Accord centrale - 1 = Accord manuel - 2 = Accord venant d'un interface. N ORDRE : Information non exploitée aujourd hui réservée pour usage futur

48 LES FOURNISSEURS 48 / 88 LES RENSEIGNEMENTS JURIDIQUES : utilisés principalement par les contrats de coopération. VILLE DU R.C.S.: Ville d inscription au registre du commerce REFER C.E.E. : N de référence intra-communautaire FORME JURID : Forme juridique ( S.A., S.A.R.L., S.A.S... ) CAPIT SOCIAL: Montant du capital social LES INFORMATIONS TELEPHONIQUES TEL SIEGE TEL PORTABLE FAX SIEGE N de téléphone du siège social : N de téléphone portable : N de fax du siège social : Adresse N FRS CENTRALE : Numéro utilisé par la Centrale pour codifier ce fournisseur. Ce numéro est exploité dans l intégration automatique des factures de la Centrale pour identifier le fournisseur de la marchandise en l absence du numéro de fournisseur Galec. N CORRESPONDANCE : Permet une renumérotation ponctuelle et exceptionnelle des fournisseurs pour l ensemble des modules du logiciel. Cette renumérotation est effective après l exécution de programmes «Outils». CPT CHARGES : Pour les fournisseurs de frais généraux, pour lesquels le compte de charge de frais généraux ou immobilisations est toujours identique, celui-ci peut être mémorisé dans la fiche du fournisseur afin d être proposé en saisie de factures. A REGLER : Ce paramètre permet de bloquer l émission de règlements automatiques pour ce fournisseur, pendant toute la période ou la valeur de ce dernier est égale à «Yes», et ce, quel que soit la valeur du «bon à payer» de chaque pièce dans le compte du fournisseur. DEDUCTION P.P. : Dans le cas ou le magasin a déjà fait le choix général de déduire les participations publicitaires sur les factures de marchandises ( Guide REGLEMENTS ), ce paramètre permet de gérer des exceptions au niveau de chaque fournisseur. REGLEMENT : Le mode de règlement renseigné est celui qui sera pris en compte lors du calcul des règlements automatiques. REGLT ESCOMPTE : le fait de renseigner ce mode règlement, implique que le magasin est intéressé par l escompte pour ce fournisseur, et le choix du règlement avec escompte sera prioritaire dans le calcul des règlements automatiques. AFFACTURAGE : Ce numéro correspond à un fournisseur d'affacturage qui reçoit les règlements du fournisseur marchandises. Le fournisseur d'affacturage doit être créé dans cette table avec seulement les coordonnées postales. COORDONNEES BANCAIRES : Elles sont utilisées pour les règlements par virement.

49 LES FOURNISSEURS 49 / 88 L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition des listes de l ensemble des fournisseurs. Cette icône permet également la création d un fichier d exportation au format ASCII ou CSV contenant l ensemble des informations des fournisseurs.

50 LES FOURNISSEURS 50 / 88 LES ACCORDS Les accords sont mémorisés par année et par numéro d'accord. L accord est parfois appelé aussi : Département Galec L accord codifié aujourd hui sur 2 caractères au Galec, est géré sur 4 caractères dans Space-x. Pour les Accords Magasin, créés pour des besoins internes, il est conseillé de numéroter ces accords avec des numéros supérieurs à 100. LES COORDONNEES POSTALES : ( Nom, Rue, Ville... ) Si ces coordonnées sont renseignées, elles sont prises en compte dans les règlements automatiques. REPRESENTANT / TELEPHONE / FAX : Sont les coordonnées du représentant du fournisseur pour cette gamme de produits. LE NOM ACCORD : Permet d'identifier l'accord. LIAISON : Il s'agit d'un numéro de fournisseur et un numéro d'accord permettant d'effectuer une liaison entre un accord manuel et un accord de la centrale. CODE ACTIVITE : Un accord qui n a pas encore été utilisé en magasin a le code activité renseigné à N, lorsque celui-ci est utilisé en saisie de factures il est activé automatiquement et sa valeur est alors égale à Y ORIGINE : code géré automatiquement, il identifie la provenance de l'accord : - 0 = Accord centrale - 1 = Accord manuel - 2 = Accord venant d'un interface. G.T. : C est le G.T. Galec, il est affiché automatiquement RAYON : C'est le rayon de la nomenclature du magasin auquel cet accord est rattaché ; Il est mis à jour automatiquement lors de la saisie de facture, et uniquement à la première utilisation de l accord. DATE DE BASE : C'est le choix de la date à prendre en compte pour le calcul de l'échéance. DECALAGE DEPART : C'est un décalage de date qui s'applique avant de prendre en compte le nombre de jours de crédit. TYPE DE JOURS : Seuls les jours calendaires sont gérés dans le logiciel avec la valeur fixe = 02. DELAI ou NOMBRE DE JOURS DE CREDIT : Nombre de jours d'échéance négocié avec le fournisseur pour le règlement des factures.

51 LES FOURNISSEURS 51 / 88 LES ACCORDS DECALAGE ARRIVEE : C'est le décalage de date qui s'applique après la prise en compte du nombre de jour de crédit. TAUX D ESCOMPTE : Taux d escompte utilisé dans les règlements automatiques, pris en compte en compte lorsque le mode de règlement d escompte est renseigne dans la fiche «Fournisseur» DECALAGE DEPART : Paramètre lié au calcul de la date d escompte, il est géré de la même façon que le décalage départ pour le mode de règlement principal ( principalement utilisé au Portugal ). DELAI D ESCOMPTE : Nombre de jours d' escompte négocié avec le fournisseur. DECALAGE ARRIVEE : Paramètre lie au calcul de la date d escompte, il est géré de la même façon que le décalage départ pour le mode de règlement principal ( principalement utilisé au Portugal ). Ces informations sont codifiées sur la base des normes GENCOD.

52 LES FOURNISSEURS 52 / 88 LES REMISES ET RISTOURNES Les remises et ristournes sont définies par accord en nombre illimité à l'intérieur de chacun d entre eux. L'origine est renseignée automatiquement avec les valeurs: - 0 = Centrale - 1 = Manuelle - 2 = Interface Sur chaque remise/ristourne, il faut renseigner: ACTIVITE : Seules les remises/ristournes avec le code activité à la valeur " YES «, sont prises en compte dans les programmes de calcul. Sur les remises/ristournes venant de la centrale ( canal = 0 ) seul le code activité peut être modifié. CANAL : Il définit le destinataire de la remise/ristourne MAGASIN, CENTRALE ou ENSEIGNE. FAM/ RUB/ CAT : Ces informations en provenance du Galec, identifient l objet de la remise ou ristourne sur la base de trois critères : Famille de ristourne, Rubrique de ristourne, Catégorie de ristourne. Ces informations ne sont pas exploitées par le logiciel, et donc facultatives lors de la création de conditions manuelles spécifiques au magasin. PERIODE : Pour les ristournes, il faut choisir une périodicité de règlement : MENSUELLE, TRIMESTRIELLE, SEMESTRIELLE ou ANNUELLE. TAUX : Le taux à renseigner comporte 2 entiers et 2 décimales. BASE : A chaque remise/ristourne doit être associée une base de calcul: - BASE 0 = PAS DE CALCUL - BASE 1 = PRIX TARIF OU MONTANT FACTURE - BASE N+1 = BASE N - REM/RIST DE BASE N CONDITIONNELLE/INCONDITIONNELLE : Les remises/ristournes conditionnelles ( donc liées à une condition ) ne sont pas prises en compte dans les programmes de calcul. CONDITION : Informations identifiant les conditions d obtention lorsque la remise est déclarée conditionnelle. Cette condition est exprimée par une valeur. UNITE DE CONDITION : information liée à la question précédente, qui identifie l unité de mesure de la condition : Euros, Palettes, Kilos Etc DATE DEBUT ET FIN : Définit la période de validité de la remise. OBSERVATION : Commentaire lié à cette remise/ristourne.

53 LES FOURNISSEURS 53 / 88 LES REMISES Les informations de Remise, d origine Galec, Centrale ou Magasin ne sont pas exploitées par le logiciel. Pour créer une Remise magasin, il suffit de renseigner Le Taux : Taux de remise La Base de calcul : Avec la valeur : 1, si elle est applicable sur le montant facture Le code C/I : avec la valeur : I ( Inconditionnelle )

54 LES FOURNISSEURS 54 / 88 LES RISTOURNES Les informations de Ristourne, d origine Galec, Centrale ou Magasin avec le code Activité renseigné à «Y» sont exploitées par le logiciel. Pour créer une Ristourne magasin, il suffit de renseigner La période : Périodicité de règlement ou de facturation Le Taux : Taux de ristourne La Base de calcul : Toujours avec la valeur : 1 Le code C/I : avec la valeur : I ( Inconditionnelle )

55 LES FOURNISSEURS 55 / 88 LES COMMENTAIRES Les commentaires ou observations, définis par accord, sont intégrés directement à partir des informations contenues dans les fichiers d accords

56 LES FOURNISSEURS 56 / 88 IDENTIFICATION Cette page permet de visualiser quelques informations relatives à la gestion de l accord Informations de gestion La date de version de l accord La semaine de diffusion La période d application de cet accord Informations techniques Le Numéro de fichier dans lequel est arrivé cet accord.

57 LES FOURNISSEURS 57 / 88 LES FILIERES

58 M. LE PLAN COMPTABLE 58 / 88 Le plan contient tous les comptes de comptabilité générale du plan comptable national. Les comptes sont codifiés sur 6 caractères numériques et doivent commencer par un chiffre de 1 à 7 ( classes 1 à 7 ). Pour chaque compte il faut renseigner: CODE ACTIVITE: Un compte ne peut être utilisé que si son code activité est à la valeur " Y ". La valeur " N " empêche toute saisie sur ce compte et peut être utilisée pour les comptes ayant eu des écritures pendant une partie de l'exercice et ne devant plus servir. TYPE SOUS COMPTE : Pour des besoins de gestion certains comptes doivent être subdivisés ou sous comptés. Les différents types de sous compte sont proposés dans une boite d'aide. FOURNISSEUR, CLIENT, SALARIE, ECHEANCE, RAYON, MOIS, INITIALE Exemples: : FOURNISSEURS Le sous compte est Fournisseur : EFFETS A PAYER Le sous compte est Echéance 607xxx : ACHATS MARCHANDISES Le sous compte est Rayon TYPE D' EDITION : Détermine la façon dont le compte est traité pendant l'édition du grand-livre. Les différentes options proposées dans une boite d'aide sont: DETAILLEE : Toutes les écritures du compte sont éditées. 1 LIGNE PAR MOIS : Les écritures du compte sont éditées à raison d'une ligne par mois sauf celles en provenance de journaux paramétrés «JOURNAL OD» qui restent détaillées. COMPTE LETTRE ( OU SUIVI) : En raison de leur activité de compta auxiliaire ( fournisseurs, clients ) ou d'une gestion par lettrage ( effet à payer, impayés ) certains comptes nécessitent un suivi historique sur plusieurs exercices. La réponse «Y» permet le lettrage du compte et permet également, à la clôture de l exercice, la conservation de toutes les lignes non lettrées expliquant le montant de l' a-nouveau. La réponse «N» interdit le lettrage du compte et ne permet pas la conservation du détail de l a-nouveau. Cette fonctionnalité est integrée dans le programme d interrogation des comptes. COMPTE POINTE : La réponse «Y» autorise la fonctionnalité de pointage de compte, principalement pour les comptes de banque. Cette fonctionnalité est gérée dans le programme d interrogation des comptes. MODULE RISTOURNES/PPUB : Détermine l'utilisation du compte dans les logiciels de ristournes et participations publicitaires, et les différentes options sont: AUCUNE UTILISATION DANS CE MODULE : Le compte n est pas utilisé dans ces modules BASE DU CA : Les mouvements de ce compte constituent la Base de CA RISTOURNES RECONNUES : Les mouvements de ce compte constituent le montant de ristournes reconnues par des avoirs fournisseur ou facturées par le magasin PART.PUB RECONNUES : Les mouvements de ce compte constituent le montant de Part.Pub facturées par le magasin, ou reversées par le fournisseur. MODULE TVA : Cette option ne concerne que les comptes de TVA, et permet pour chacun d entre eux d identifier le type de traitement de la TVA.

59 LE PLAN COMPTABLE 59 / 88 MODULE TABLEAUX DE BORD : identifie le type de gestion du compte dans le module de Tableaux de bord GESTION A PARTIR DE LA COMPTA : Les écritures du compte mettent à jour les Tableaux de Bord pour le montant de la comptabilité. GESTION A PARTIR DE LA COMPTA REPARTIE: Cette option utilisée principalement sur les comptes de Frais Généraux à abonner ( Maintenances, Assurances ) oblige la saisie de dates d abonnement sur les factures, permet l utilisation de l Etat des charges abonnées ( Cut-off ) A une date donnée et une entraîne une répartition automatique du montant de la facture dans les Tableaux de Bord. GESTION A PARTIR DES PREVISIONS : Option utilisée pour les comptes de taxes, n ayant pas de montant en comptabilité en cours d exercice. Cette option permet la gestion des Tableaux de Bord à partir du montant extra-comptable de prévision. GESTION A PARTIR DES FNP : Option non développée, réservée à un usage futur SOLDE PROGRESSIF : Cette option du grand-livre indique si le compte doit être édité avec un solde sur chaque ligne du compte ou seulement un solde à la fin du compte. CLE D' ACCES: Empêche l'interrogation du compte pour tout utilisateur ne connaissant pas cette clé. CHANGEMENT DE PLAN : Compte de correspondance utilisé par des programmes d'interfaces. AUTRE BALANCE : Compte utilisé pour éditer la balance à partir du plan comptable d'un autre pays.

60 LE PLAN COMPTABLE 60 / 88 LE BOUTON : PLAN DE REFERENCE Ce bouton l ouverture d un Plan Comptable de référence, qui est correspond à un fichier en provenance du Cabinet d Expertise Comptable. Le type de sous-compte conseillé est affiché après le nom du compte. Les commentaires associés à chaque compte sont également peuvent être visualisés en cliquant sur le compte. Un compte du Plan de référence peut être créé, par recopie, dans le Plan du magasin.

61 N. LA NOMENCLATURE 61 / 88 La nomenclature représente l'ensemble des niveaux de gestion d'un magasin. La nomenclature I.F.L.S. est la nomenclature standard la plus utilisée. Les différents niveaux sont: ACTIVITE GROUPE RAYON FAMILLE SOUS-FAMILLE SEGMENT Le niveau «RAYON» correspond à un besoin réel de gestion des magasins. Le RAYON est le niveau utilisé par les logiciels de Ristournes et Tableaux de Bord. La codification du rayon n'étant pas établie par I.F.L.S., Chaque Magasin ou Centrale en aura la charge. Exemple: 100 EPICERIE 200 LIQUIDES 510 CREMERIE LS 520 CREMERIE COUPE 530 CHARCUTERIE 540 CHARCUTERIE COUPE La FAMILLE est utilisée dans l intégration automatique des factures Centrale, pour retrouver le RAYON de la comptabilité Space-x à partir des informations fournies dans les fichiers de factures. Le niveau sous-famille peut être également utilisé, dans l intégration des factures, lorsque l ensemble des produits codifiés par la Centrale sur une famille, peut concerner deux rayons de la comptabilité. Le segment est un niveau non utilisé dans le logiciel, et réservé à la gestion commerciale.

62 LA NOMENCLATURE 62 / 88 LES RAYONS Sur chaque Rayon il faut renseigner : LE RATTACHEMENT : Cette information n est pas exploitée par le logiciel, il sufit de renseigner systematiquement : 01, Le numero du magasin. LE RAYON DE CORRESPONDANCE : Cette information est destinée a permettre d effectuer de facon exceptionnelle, des renumerotations des rayons.ne rien renseigner à la mise en route du logiciel. LE REGROUPEMENT POUR TABLEAU DE BORD : renseigner le code de regroupement, Prealablement etabli dans les parametres de Tableaux de bord. EDITION TABLEAU DE BORD : La réponse : «0» indique que ce rayon doit être édité par les programmes d édition. Toute autre réponse empêche l édition du rayon. cette option concerne principalement les rayons «administratifs» CALCUL STOCK ET MARGE : La réponse : «N» est utilisé pour les rayons pour lesquels le calcul d une marge est impossible et en particulier les rayons administratifs ou S.A.V. RAYON CARBURANT : Cette question sert à identifier les rayons qui ne doivent pas entrer dans le Total Hors Carburant.

63 LA NOMENCLATURE 63 / 88 LES FAMILLES Lors de l intégration automatique des factures Centrale, Le RAYON utilisé par le magasin, dans le logiciel de gestion administrative Space-x doit être retrouvé à partir des informations fournies par la Centrale. Il existe trois programmes permettant l intégration des factures Centrale Le premier utilisant une correspondance entre la Famille ( et/ou sous-famille ) fournie par la centrale et le Rayon du magasin. Pour utiliser ce programme d intégration des factures Centrale, Il faut créer toutes les familles utilisées par la Centrale et renseigner sur chacune d elles le Rayon du magasin L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de l ensemble des Familles.

64 LA NOMENCLATURE 64 / 88 LES SOUS-FAMILLES Permettent d effectuer la même correspondance entre une sous-famille utilisée par la Centrale et le Rayon du magasin Cette correspondance reste exceptionnelle, et n est utilisée que lorsque tous les articles d une même famille de la Centrale ne correspondent pas au même rayon du magasin. Seules les sous-familles qui n ont pas pour correspondance le Rayon déjà associé à la Famille doivent être créées. L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de l ensemble des Sous-familles.

65 O. LES CORRESPONDANCES 65 / 88 LES FAMILLES DE VENTE Les Familles Vente permettent d établir la correspondance entre les familles de la Gestion commerciale ( SFMI, NEWMAG, EVOLUTEL, etc ) et les rayons utilisés dans la Gestion administrative Space-x lors de l intégration automatique des ventes magasin.

66 LES CORRESPONDANCES 66 / 88 LES CODES SERVICES GALEC Le deuxième programme permettant l intégration des factures Centrale utilise une correspondance entre le Code Service Galec fourni par la centrale et le Rayon du magasin. Pour utiliser ce programme d intégration des factures Centrale, Il faut renseigner Sur chaque Code Service Galec : le Rayon du magasin Les Codes Service Galec sont déjà crées dans le fichiers fournis à l installation du logiciel. L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de l ensemble des Familles.

67 LES CORRESPONDANCES 67 / 88 LES CODELEC Le troisième programme permettant l intégration des factures Centrale utilise une correspondance entre le Codelec fourni par la centrale et le Rayon du magasin. Pour utiliser ce programme d intégration des factures Centrale, Il faut renseigner Sur chaque Codelec : le Rayon du magasin Les Codelec sont déjà crées dans le fichiers fournis à l installation du logiciel. L utilisation de l icône d édition, représentée par une imprimante, permet l édition d une liste de l ensemble des Familles.

68 P. LES PARAMETRES CENTRALE 68 / 88

69 Q. LES GUIDES 69 / 88 GUIDES / SERIES / RUBRIQUES Certains programmes tels que les saisies ou les règlements fournisseurs nécessitent des paramètres spécifiques. Ces paramètres sont mémorisés dans des guides. Chaque programme possède un guide. Un guide est constitué de séries et de rubriques.

70 LES GUIDES 70 / 88 GUIDE BORDEREAUX La saisie des bordereaux peut être guidée de façon à accélérer et à contrôler l'enregistrement de certaines opérations comptables toujours identiques. Exemple : - Recette Magasin - Ventes Magasin Il est nécessaire de créer une série pour chaque type d'opérations. La SERIE comprend des informations générales communes à toutes les rubriques de la série. ACTIVITE : Une série avec le code activité à la valeur " N " ne peut être utilisée. LIBELLE SERIE : C'est le libellé de travail affiché lors des saisies comptables. LIBELLE ECRITURE : Il est proposé et mémorisé par défaut sur chaque écriture comptable. TYPE SERIE : Permet de personnaliser l'utilisation de la série. Les différentes possibilités sont proposées dans une boite d'aide RUBRIQUE ALPHA + 1 MONTANT Les rubriques sont proposées avec l'intitulé du compte ou du sous compte, l'enregistrement du montant est prévu sur une seule colonne avec un sens débit ou crédit. RUBRIQUE ALPHA + 2 MONTANTS Les rubriques sont toujours proposées avec l'intitulé du compte ou du sous compte, l'enregistrement du montant est effectué sur deux colonnes. RUBRIQUES NUMERIQUES ( 1 et 2 MONTANTS ) Les rubriques sont proposées avec le numéro de compte et le numéro de sous compte. JOURNAL : Journal comptable utilisé pour comptabiliser les écritures enregistrées à partir de cette série. Il doit exister dans la table des journaux. COMPTE PRINCIPAL : Est le compte de contrepartie prioritaire lorsqu'il est renseigné. CONTREPARTIE AUTOMATIQUE : La valeur " Y " permet la création automatique d'une écriture de contrepartie, associée à chaque ligne saisie; la contrepartie automatique est visualisée immédiatement après chaque ligne saisie. CHRONO AUTOMATIQUE : La numérotation des pièces enregistrées dans cette série est automatique, le chrono des pièces est mémorisé sur chaque journal comptable.

71 LES GUIDES 71 / 88 GUIDE BORDEREAUX LES SERIES

72 LES GUIDES 72 / 88 GUIDE BORDEREAUX LES RUBRIQUES Chaque rubrique correspond à une ligne de saisie comptable. Sur chaque rubrique il faut renseigner: ACTIVITE : Il est impossible de saisir sur une rubrique n'ayant pas le code activité à la valeur " Y ". COMPTE : Ce compte utilisé pour la création de l'écriture comptable doit exister dans le PLAN. SOUS - COMPTE: Sélectionné en fonction du type de sous compte du PLAN. Il doit exister dans la table de référence. SENS DU MONTANT : Doit être renseigné à D ou C.

73 LES GUIDES 73 / 88 GUIDE FACTURES La saisie des factures est guidée de façon à faciliter et à contrôler l'enregistrement des opérations comptables liées à un fournisseur ou un client. - FACTURES MARCHANDISES - AVOIRS MARCHANDISES - FACTURES CENTRALE - AVOIRS RISTOURNES -... Les comptes comptables et le sens des opérations étant différent pour chaque type d'opérations, il est nécessaire de créer autant de séries que de types d'opérations. ACTIVITE : Une série avec le code activité à la valeur " N " ne peut être utilisée. LIBELLE SANS NORMAL : C'est le libellé de travail affiché lors de la saisie de facture. LIBELLE SENS INVERSE : Ce libellé remplace le précédent lorsque la série est utilisée dans le sens inverse ( annulation de pièces ). TYPE DE SERIE : Permet de classer et d'identifier les différentes opérations comptables. Les options sont proposées dans une boite d'aide. JOURNAL : Journal comptable utilisé pour comptabiliser les écritures enregistrées à l'aide de cette série. Il doit exister dans la table des journaux. NET A PAYER : Renseigne le compte du net à payer relatif aux opérations enregistrées par cette série ( ou net à recevoir ) La rubrique net a payer doit être créée également. B.A.P.: La valeur de ce paramètre est mémorisé sur l'écriture comptable du net à payer ( ou à recevoir ) et est exploité lors des règlements automatiques. TYPE DE SERIE : Permet de classer et d'identifier les différentes opérations comptables. Les options sont proposées dans une boite d'aide. JOURNAL : Journal comptable utilisé pour comptabiliser les écritures enregistrées à l'aide de cette série. Il doit exister dans la table des journaux. NET A PAYER : Renseigner le compte du net a payer relatif aux opérations enregistrées par cette série ( ou net à recevoir ). La rubrique "net à payer" doit être créée également. B.A.P. : La valeur de ce paramètre est mémorisée sur l'écriture comptable du net à payer ( ou à recevoir ) et est exploitée lors des règlements automatiques. CHRONO : Lorsque l'option est prise, les pièces sont numérotées de façon interne à partir d'un chrono mémorisé sur chaque journal comptable.

74 74 / 88 LES GUIDES GUIDE : FACTURES LES SERIES

75 LES GUIDES 75 / 88 GUIDE FACTURES LES RUBRIQUES Chaque rubrique correspond à une ligne de saisie comptable. Sur chaque rubrique il faut renseigner : ACTIVITE : Il est impossible de saisir sur une rubrique n'ayant pas le code activité à la valeur " Y ". COMPTE MONTANT : Ce compte utilise la création de l'écriture comptable, doit exister dans le PLAN. SENS MONTANT : Doit être renseigné à D ou C. CODE T.V.A. : Choisir un des codes préalablement codifiés dans la table des taux de T.V.A. TYPE DE T.V.A. : Utilisé lors des différentes déclarations légales de T.V.A., les options sont proposées dans une boite d'aide. COMPTE T.V.A. : La présence de ce compte entraîne le calcul d'une T.V.A. liée au hors taxes précédent et la création d'une écriture comptable automatique.

76 LES GUIDES 76 / 88 GUIDE REGLEMENTS FOURNISSEURS Les règlements fournisseurs impliquent de connaître tous les comptes collectifs fournisseurs ainsi que les comptes de participations publicitaires, ristournes, effets à payer et effets à recevoir qui leur sont associés. LIBELLE DE LA SERIE : C'est le libellé de travail affiché dans les règlements semi-automatiques. ACTIVITE : La valeur " N " empêche d'utiliser cette série. COMPTE ESCOMPTE : Il est utilisé par les programmes de règlements automatiques et semiautomatiques. Il doit exister dans le Plan comptable. Il est nécessaire de créer autant de séries que de comptes collectifs fournisseurs. Dans chaque série les comptes associés doivent exister dans le plan comptable.

77 LES GUIDES 77 / 88 GUIDE SITUATION FOURNISSEURS La situation fournisseur est un état comptable qui synthétise l'activité fournisseur. Il regroupe les études de compte de tous les comptes ou le fournisseur à une activité. L'utilisation de cet état nécessite de renseigner la plupart des comptes ayant un type de sous compte avec la valeur FOURNISSEUR. Les comptes du plan comptable sont proposés dans une boite d'aide. Les comptes sélectionnés sont affichés dans la boite de dialogue à gauche de l'écran; il est possible d'en supprimer ou d'en rajouter à l'aide des boutons CREER RUB et SUPP RUB

78 LES GUIDES 78 / 88 GUIDE VENTES LES SERIES Une série différente est prévue pour paramétrer chaque source d information. SERIE : 71 VENTES SFMI Sur chaque série il faut renseigner les informations suivantes : LIBELLE DE L ECRITURE : Il s agit du libellé de l écriture comptable qui est constitué d une partie fixe renseignée ici à laquelle est associée le mois et l année des ventes JOURNAL : Renseigner le journal des ventes déjà utilisé en comptabilité COMPTE D ATTENTE : Compte de contrepartie global des ventes par Rayon destiné à être soldé ultérieurement par les modes de paiement des clients. Il s agit souvent d un compte de classe 4. COMPTE DE T.V.A.: Compte de contrepartie global des TVA par Rayon destiné à être soldé lors du paiemen de la TVA, compte de classe 4. TYPE DE COMPTABILISATION : L écriture comptable peut être réalisée suivant deux schémas comptables

79 LES GUIDES 79 / 88 GUIDE VENTES LES RUBRIQUES Chaque rubrique représente un code TVA. Les rubriques sont créées avec pour numéro le code TVA fourni par les caisses ou par les gestions commerciales Sur chaque rubrique il faut renseigner : LE TAUX DE TVA : Renseigné à partir de la valeur fournie par le logiciel en entrée LE COMPTE DE VENTES : Compte de ventes par rayon, déjà utilisé en comptabilité En fonction du schéma de comptabilisation LE COMPTE DE T.V.A. : Compte de TVA par rayon, si schéma de comptabilisation numéro I

80 LES GUIDES 80 / 88 GUIDE FACTURES CENTRALE 85 Pour les factures GESSICA ou 86 Pour les factures ALADIN LES SERIES Créer les origines de factures décrites dans les enregistrements 1 du fichier EFACxxxxx en temps que séries dans le guide 85 ( voir liste ci-jointe ). Sur chaque série du guide, renseigner ou vérifier les informations LE COMPTE COMPTABLE DES FOURNISSEUR CENTRALE LE NUMERO DE FOURNISSEUR DE LA CENTRALE LE NUMERO DU JOURNAL D ACHATS CENTRALE AUTOMATIQUE 01 Saisie adhérent / commande 02 Saisie commande / article 03 Livraison directe 04 Remontées entrepôt 11 Saisie facturation diverse 12 DDS H.T. 13 DDS TTC 14 Contremarques 15 Frais avancés pour comptes 16 Régularisations automatiques 17 Saisie eau 18 Saisie emballages 31 Blancs - bruns 35 Fruits et légumes Cette liste peut évoluer en fonction des ajouts éventuels de fonctionnalité de la Part de la centrale

81 LES GUIDES 81 / 88 GUIDE FACTURES CENTRALE LES RUBRIQUES Créer une rubrique d achat hors taxe par taux de TVA, existant en fin de fichier EFACxxxxx, avec pour numéro de rubrique : le numéro du code TVA du fichier 02 HORS TAXE 2,10 % 05 HORS TAXE 19,60 % 06 HORS TAXE 5,50 % 10 HORS TAXE EXO Créer une rubrique de TVA par taux de TVA, existant en fin de fichier EFACxxxxx, avec pour numéro de rubrique : le numéro du code TVA du fichier TVA 2,10 % 905 TVA 19,60 % 906 TVA 5,50 % Créer de la façon suivante une rubrique pour chaque nature de ligne existante dans les enregistrements de type : 5 du fichier EFACxxxxx, et pour chaque code TVA s il y a lieu. ( voir liste des natures de ligne ci-jointe, avec exemples de rubriques ). 0 Marchandise Marchandises 2,10 % 0 Marchandise Marchandises 19,60 % 0 Marchandise Marchandises 5,50 % 2 CTIFL Ctifl 5,50 % 3 Taxe INTERFEL Interfel 19,60 % 3 Taxe INTERFEL Interfel 5,50 % 4 Droits Droits 19,60 % 5 Vignette Vignette 19,60 % 9 TVA T.V.A. 2,10 % 9 TVA T.V.A. 19,60 % 9 TVA T.V.A. 5,50 % Sur chaque rubrique MARCHANDISE ou TAXE, renseigner ou vérifier le compte du MONTANT HORS-TAXE

82 LES GUIDES 82 / 88 GUIDE FACTURES CENTRALE LES RUBRIQUES

83 R. LES LIBELLES BALANCE 83 / 88 Les libellés balance sont les intitulés des groupes de comptes définis dans le plan comptable national. Les comptes comptables ayant 6 caractères, les groupes de comptes comprenant de 1 à 5 caractères. Les groupes de comptes renseignés dans cette table sont édités dans les états: - BALANCE GENERALE - BALANCE DE SYNTHESE

84 S. LES TEXTES 84 / 88 Les textes représentent des informations légales et des informations optionnelles Pouvant être éditées sur les différents documents réalisés par le logiciel. Ces textes sont classés par fonctionnalités de logiciel

85 LES TEXTES 85 / 88