MANUEL D UTILISATION «ROHI» (RessOurces Humaines Informatisées)

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1 MANUEL D UTILISATION «ROHI» (RessOurces Humaines Informatisées) Mai 2015

2 CONTEXTE De nos jours, l'etat ne peut plus affirmer l'effectif exact des fonctionnaires du fait de traitement manuel des opérations de recensement. Les chiffres diffèrent d'une source à une autre. Ainsi, l existence de fonctionnaires fantômes n'est pas à écarter. Compte tenu de cette situation, il s'avère incontournable pour le Ministre des Finances et du Budget de procéder à un apurement de l'effectif de nos agents. En ce sens, un logiciel de recensement rapide des agents de notre Ministère a été conçu par le Secrétariat Général/Direction des Ressources Humaines et de l'appui, pierre angulaire de ce système permanent de recensement. Dénommé ROHI, ce logiciel signifie "RessOurces Humaines Informatisées". Il informatisera, ainsi, la collecte d'informations concernant tout changement/évolution de la situation de tous les agents de notre Ministère. Il permettra d'améliorer, de manière continue, la Gestion des Ressources Humaines en son sein et, en même temps, faciliter l'extension du pointage électronique. Le présent manuel expliquera, aux agents, les principes d'utilisation et de fonctionnement dudit logiciel. Préalablement à son utilisation, il est préférable d installer le navigateur Mozilla Firefox et de disposer d une connexion à l intranet du MFB pour un bon fonctionnement dudit logiciel. 2

3 OBJECTIFS Objectif principal Recenser rapidement tous les agents du Ministère des Finances et du Budget au niveau national et international 3

4 OBJECTIFS (suite) Objectifs spécifiques mise en place d une base de CV de tous les agents ; mise à jour des situations administratives des agents (gestion des fiches de postes et gestion des carrières) ; consultation du programme de formations et inscription en ligne auxdites formations ; emprunt et consultation de certains ouvrages du Service des Archives et de la Documentation en ligne ; commande de badge électronique et consultation des statistiques sur l assiduité et la ponctualité ; plateforme d'échanges permanente entre la Direction des Ressources Humaines et de l'appui et les agents. 4

5 COMMENT Y ACCEDER? Lancez votre navigateur Mozilla Firefox - Cf. Figure 1 : Midira ao amin'ny "Mozilla Firefox«Sélectionnez l'icône de navigation Mozilla Firefox sur votre bureau Tsindrio ny sary manondro "Mozilla Firefox" Figure 1

6 Tapez l'adresse IP /ROHI sur la barre d adresse et validez à travers le bouton "Entrée" - Cf. Figure 2 Ampidiro ity adiresy ity /ROHI dia tsindrio ny "Entrée" Figure 2 OU Allez dans le site du Ministère des Finances et du Budget : et allez dans " Liens internes" - Cf. Figure 3

7 Figure 3

8 Une fois l'adresse IP validée, vous accèderez à l'interface d inscription - Cf. Figure 4 Figure 4

9 1. L agent n a pas de compte ROHI Trois (03) étapes sont à suivre pour parfaire le processus de recensement et accéder aux fonctionnalités du logiciel i. Inscription Inscription CV Attestation Veuillez vous inscrire en remplissant les champs sur la Figure 5 : Figure 5

10 Précisez si vous êtes un fonctionnaire, un contractuel EFA, un ECD, un ELD, un EMO ou un ES Amarino raha mpiasa mpanjakana raikitra ianao, na EFA, na ECD, na ELD, na EMO na ES Si vous êtes un fonctionnaire ou un contractuel EFA, saisissez votre Matricule Ampidiro ny "Matricule" -nao raha mpiasa mpanjakana raikitra ianao, na EFA NB : Si vous êtes un agent ECD, ELD, EMO ou ES, ces derniers apparaîtront respectivement automatiquement Raha ECD, ELD, EMO na ES ianao dia mipoitra avy hatrany izy ireo Saisissez votre Nom de famille Ampidiro ny anaranao Si vous êtes un fonctionnaire ou un contractuel EFA, votre Prénoms et votre CIN apparaitront automatiquement lorsque vous cliquez sur Saisissez votre prénom Raha mpiasa mpanjakana raikitra ianao, na EFA dia mipoitra avy hatrany ny fanampin'anaranao sy ny laharan ny kara-panondronao rehefa manindry ny sokajy hoe " Saisissez votre prénom" NB : Si ces derniers n apparaissent pas automatiquement vous devrez les saisir Raha tsy mipoitra ny fanampin'anaranao sy ny laharan ny kara-panondronao, dia mila fenoinao izany eo amin ny toerana voatakana

11 Sélectionnez votre Genre (masculin ou féminin) Safidio ny sokajy misy anao na lahy na vavy ianao Choisissez un Pseudo afin de vous identifier Mifidiana solon'anarana ahafahana mahafantatra anao Saisissez le Mot de passe de votre choix Mifidiana teny miafina Confirmez le Mot de passe Avereno ampidirina ny teny miafina nosafidinao NB : Il est important de se rappeler de son mot de passe Tadidio tsara ny teny miafina nosafidianao Cliquez sur le bouton Inscription Tsindrio ny eo amin'ny "Inscription"

12 Si vous avez des difficultés pour compléter les champs, un manuel d utilisation téléchargeable est mis à votre disposition Cf. Figure 6 Raha manana olana ianao amin ny fampiasana an ny ROHI dia misy boky fanazavana bebe kokoa azy Figure 6

13 ii. CV Une fois l'inscription terminée, l'agent complètera son CV Figure 7 Sélectionnez votre Statut : Fonctionnaire, EFA, ELD, ECD, EMO ou ES Amarino ny momba anao na mpiasa raikitra, na EFA, na ECD, na EMO, na ELD, na ES Si vous êtes un fonctionnaire ou un contractuel EFA, votre Corps, Grade et Indice s'afficheront automatiquement. Si vous êtes un ELD, ECD, EMO ou ES, référez-vous au NB Cf. Figure 7 Mipoitra avy hatrany ny "Corps", ny "Grade", ny "Indice" nao raha mpiasa raikitra ianao na EFA. Raha ECD, EMO, ELD, na ES ianao dia jereo ny fanamarihana amin ny pejy manaraka

14 Entrez votre date de prise de service Ampidiro ny daty nidiranao niasa NB : S ils n apparaissent pas automatiquement vous devrez les sélectionnez à partir du menu déroulant. Veuillez vous référer à ce qui est mentionné dans votre dernière situation (avenant, contrat de travail, arrêté, d avancement, arrêté de nomination, ) Raha tsy mipoitra izy ireo dia mila fenoinao izay sokajy misy anao amin ireo. Jereo ny "Contrat de travail"-nao, na "Avenant"-nao, na "arrêté d avancement"-nao, na "arrêté de nomination"-nao afahanao mameno izany

15 Figure 8 Votre Nom, Prénoms et Date de naissance s'afficheront automatiquement Cf. Figure 8 Mipoitra avy hatrany ny anaranao, ny fanampin'anaranao ary ny daty nahaterahanao NB : Si votre Date de naissance ne s affiche pas automatiquement, insérez-le Ampidiro ny daty nahaterahanao raha tsy mipoitra avy hatrany izy io

16 Insérez votre Photo. Pour ce faire, cliquez sur Parcourir Choisissez votre photo d identité. Pour que la photo s affiche sur le formulaire vous devrez enregistrer votre CV Tsindrio ny Parcourir ary ampidiro ny sarinao Sélectionnez votre Situation matrimoniale (célibataire, marié(e), divorcé(e), veuf(ve)) Mariho na tsy manambady, na manambady, na nisara-panambadiana, na maty vady ianao Saisissez votre nombre d'enfants Ampidiro ny isan ny zanakao NB : Le format de la photo doit être.jpeg ou.png (3Mo maximum) Tokony ho.jpeg na.png ny sary ampidirinao Figure 9 Saisissez, ensuite, votre Adresse actuelle, votre n de téléphone et votre Adresse électronique Cf. Figure 9 Ampidiro ny adiresinao ankehitriny, ny laharan'ny findainao ary ny adiresy mailakao

17 Figure 10 Saisissez les diplômes que vous avez obtenus en commençant par le plus récent Cf. Figure 10 Ampidiro ny diplaoma efa ananano. Ny diplaoma farany azonao no ampidirana voalohany Saisissez le Diplôme que vous avez obtenu Ampidiro ny diplaoma anananao ex : CEPE, BEPC, BAC, LICENCE, MAITRISE, MASTER, DOCTORAT,... Saisissez votre Filière Ampidiro ny sampam-pianarana nisy anao ex : pour le Bacc : C, A, D, G2, G3, S, ES ; Communication, Sociologie, Economie, Droit, Management des Ressources Humaines, Administration d entreprises, Comptabilité, Marketing, Commerce International, Management International,

18 Saisissez l Année d'obtention de votre diplôme Ampidiro ny taona nahazoanao ilay diplaoma Saisissez l Etablissement d obtention de votre diplôme Ny toeram-pianarana nahazoana ilay diplaoma ex : Université d'antananarivo, INSCAE, CNAM, IEP, ISPM,... Saisissez le Pays d obtention de votre diplôme Ny firenenana nahazoana ilay diplaoma ex : MADAGASCAR, FRANCE, ETATS-UNIS, NB : Si vous avez obtenu plusieurs diplômes, veuillez cliquer sur Ajouter un Diplôme pour les inscrire dans le formulaire Raha manana diplaoma maromaro ianao dia tsindrio ny "Ajouter un Diplôme" ahafahana mampiditra izy ireo Si vous souhaitez supprimer une ligne vous pouvez cliquer sur l icône Raha te hamafa zavatra ianao dia tsindrio ny sary voalaza eto ambony

19 Figure 11 Autres Inscrivez vos Domaines de compétences (issues des formations que vous avez effectuées) dans le champ correspondant Cf. Figure 11 Soraty ireo karazana traikefa hafa vohafehinao ex: Fiscalité, Gestion de projet, Marketing, Communication, Management, Finances, Informatique, Si vous avez des compétences autres que celles issues des formations que vous avez effectuées, inscrivezles sur le champ Autres Cf. Figure 11 Hamarino ao amin ny "Autres" raha manana traikefa fanampiny ianao ex : Permis de conduire, Formation premier secours,

20 Figure 12 Saisissez votre parcours professionnel en commençant par le poste actuellement occupé - Cf. Figure 12 Ampidiro ny asa nosahaninao rehetra hatramin izay manoboka amin ny asa sahaninao ankehitriny Saisissez l année où vous avez commencez à travailler à ce poste sur le champ Année début Ampidiro ny taona nanombohanao io asa io Saisissez l année où vous avez arrêté de travailler à ce poste sur le champ Année fin Ampidiro ny taona nijanonanao tamin io asa io Saisissez les postes occupés jusqu à présent en commençant par le poste actuellement occupé Ampidiro ny asa nosahaninao sy sahaninao ex : Chargé d études Saisissez le Département Ampidiro ny Foibem-pitondrana ankopeny misy anao ex : DGCF

21 NB : Si vous avez travaillez dans d autres établissements que ceux du Ministère des Finances et du Budget, veuillez cliquer sur Ajouter un parcours pour les inscrire dans le formulaire Raha toa ka niasa tamin ny toerana maromaro ianao dia tsindrio ny "Ajouter un parcours«ahafahana mampiditra izy ireo Pour le poste actuel ne rien mentionnez dans le champ Année fin Avelao banga ilay daty nialana raha toa ka mbola iny ny asanao Si vous souhaitez supprimer une ligne vous pouvez cliquer sur Raha te hamafa zavatra ianao dia tsindrio ny sary voalaza eto ambony

22 Figure 13 Affichez votre Direction Générale, votre Direction, votre Service et votre Division Ampidiro ny Foibem-pitondrana ankopobeny, ny Foibem-pitondrana, ny sampan-draharaha ary ny lafindraharaha misy anao

23 NB : Si vous êtes rattaché(e) directement à une Direction Générale ou à une Direction l affichez votre sur le champ correspondant Raha miasa mivantana amin ny Foibem-pitondrana ankopobeny na Foibem-pitondrana ioanao dia amarino ao amin ny sokajy Si votre Direction/Service/Division ne figurent pas dans la liste déroulante, veuillez cliquer sur Autre et saisissez-les Raha toa ka tsy tafiditra anatin ny " liste déroulante" ny Foibem-pitondrana/Sampandraharaha/Lafin-draharaha misy anao dia mila soratana

24 Affichez votre District, Région, Province et le Pays où vous travaillez à travers le menu déroulant Ampidiro ny Distrika, ny Faritra ary ny Faritany misy anao sy ny Firenena hipetrahanao Saisissez votre Lieu de travail : inscrivez le Bâtiment où vous travaillez et votre numéro de porte Ampidiro ny toerana iasanao ex : Immeuble Finances Antaninarenina/P15 SONACO/Box 2 Cliquez sur Enregistrer Tsindrio eo amin ny Enregistrer Puis cliquez sur Suivant. Une attestation qui marquera la fin du processus d'inscription s'affichera automatiquement - Cf. Figure 14 Tsindrio eo amin ny Suivant

25 Figure 14

26 iii. Attestation Votre attestation est imprimable. Pour ce faire, cliquez sur Imprimer. Vous obtiendrez un imprimé de l attestation en version PDF Afaka atonta ny mari-pankasitrahana azonao. Tsindrio ny " Imprimer" Une fois l attestation affichée, cliquez sur Fermer pour accéder aux fonctionnalités du logiciel. Notons que cette partie n est pas encore opérationnelle Tsindrio ny " Fermer" mba ahafahanao miditra ao amin ny ROHI

27 2. L agent a un compte ROHI Veuillez vous identifier en suivant les trois (03) étapes : Identification Accueil Sélection d'onglets Saisissez votre Pseudo et votre Mot de passe Ampidiro ny solon'anarana sy ny teny miafina nosafidinao tamin ny fanoratana anarana Figure 15

28 NB : Dans le cas d oubli de mot de passe Raha toa ka adinonao ny teny miafiana nosafidinao Envoyez-nous un mail sur [email protected]. Nous vous enverrons par la suite un mot de passe standard Mandefasa mailaka amin ny [email protected] dia andefasanay mailaka misy ny teny miafina vaovao ianao Ensuite, cliquez sur le bouton "Connexion". Vous accèderez ainsi à l'interface d'accueil du logiciel ROHI Tsindrio ny "Connexion" NB : Cette partie n est pas encore opérationnelle

29 NOTE: Veuillez notifier votre Responsable Personnel si des informations vous concernant sont erronées Raha misy diso ny zavatra voasoratra mahakisaka anao dia manantona ao amin'ny " Responsable personnel" misy anao Pour de plus amples informations, veuillez nous écrire à l adresse [email protected] ou contactez l administrateur de ROHI au Raha misy fanontaniana ianao na mitady fanampim-panazavana dia manorata amin io adiresy ambony io na antsoy io laharana finday etsy ambony Le Responsable Personnel du Département concerné remplira lui-même les informations de ses agents travaillant à l extérieur de Madagascar Ny "Responsable personnel" iany no mameno ny mombamomban ny mpiasa any ivelan ny Madasikara Pour les agents ayant des difficultés à accéder au logiciel ou à remplir le formulaire en ligne, un formulaire physique d inscription est disponible auprès de votre Responsable Personnel. Une fois complété, ce dernier sera remis auprès du Responsable Personnel lui-même pour qu il puisse l enregistrer à son tour dans le logiciel Raha manana olana ianao mampiasa solosaina na tsy manana intranet dia mameno ilay taratasy fisoratana anarana any amin ny "Responsable personnel" misy anao dia haverina any lay izy refa vita