OFFICE DE TOURISME DE CHALLES-LES-EAUX Compte-rendu du conseil d administration du 14/01/ Ordre du jour : - Indice des salariées - Dossier Station classée - Le projet de site web - Animation saison - Plan d action - Comptes 2012 budget prévisionnel - Date de l assemblée générale - Questions diverses Présents : Michel ARNAUD, Roland CASUBOLO, Florence CATRIN-BERNARD, Jean CHAMBON, Pierre COLIN, Julien DIDIER, Marc PENOT, Chantal SICLARI, Guy BURDIN, Gilbert CANN, Jeanne EXCOFFON, Jacques FERRARIS, Bernard BILLARD, Laurence PALUMBO, Yves BARTHE, Alain CAEL, Michèle RICCHI, Charles DUISIT, Maryse MARLIER, Colette MARTIN, Emmanuel BEAUD, Bernard RICHOMME Excusé : François CABANEL 1. CHANGEMENTS INDICES DES SALARIEES Proposition des administrateurs suite aux entretiens d évaluation de l automne : Carole RIVOLLY Actuellement 1568 (net 1577.67 ) indice + 80 points au 1 er /01/ (= + 80 net/mois ) puis indice 2.2 au 1 er /07/ (1690 points) (= + 42 net/mois) Dominique BOCCON-DOURE Actuellement 2158 (net 1894.84 ) depuis avril 2012 obligation de cotisation cadre pour indice à partir de 2.3 Passage à l indice 2300 au 1 er /01/ avec un statut de cadre officiel( = +124 net /mois) Echelon 3.1 et indice 2400 à partir 1/01/2014 avec statut de direction (= +87 net/mois) Accord à l unanimité du conseil d administration. 2. STATION CLASSEE Le dossier est en cours de finalisation et devrait être déposé fin du mois. Il reste à la mairie à finaliser le plan de sauvegarde. 3. LE PROJET DE SITE WEB La proposition de réaliser un nouveau site pour l OT ainsi qu un site propre pour le camping a été validée lors de la présentation au conseil municipal d octobre. Un cahier des charges a été rédigé : site alimenté par SITRA, souplesse d utilisation, grande part à l image, mise en valeur des prestataires et de leurs produits, site plus «marketing».
Fréquentation du site actuel : 124 300 visites en 2012. Téléchargement en pdf de 9627 guides, 6405 plaquettes du spa des thermes, 2942 feuillets randonnée. Agences proposées pour leur expérience SITRA : NOE INTERACTIVE Méry, ALTIMAX- CHAVANOD, INGENIE - Le Cheylas Nom de domaine : acheté www.challesleseaux.fr et www.challes-les-eaux.fr www.challesleseaux.com : appartient à l agence e-perlink d annecy www.challes-les-eaux.com appartient à la chaine thermale www.tourisme-challesleseaux.com : libre Le conseil d administration serait favorable à www.tourisme-challesleseaux en cohérence avec www.camping-challesleseaux.com Proposition arborescence : Un forum ou livre d or permettrait une interactivité avec les internautes. Il serait souhaitable de créer une commission pour vérifier le cahier des charges, recevoir les agences et suivre le projet : Jacques FERRARIS, Emmanuel BEAUD, Pierre COLIN, Michel ARNAUD ; Calendrier : appel à consultation vers le 17/01, audition des agences semaine du 11 au 15 février. 4. ANIMATION SAISON : Ebauche d un programme, plus de détail sur l organisation lors du prochain CA : - Vendredis en musique de juin à septembre, augmentation de 150 à 200 pour les groupes, même emplacement, horaire? Proposition de la chorale pour la 1 ère séance. Soit 13X 250 = 3250.
- FACIM 4 visites 320, recentrage sur l histoire thermale, ponctuée de lecture de textes. - Botanique : nouvelle histoire autour du Dr Domenget (thermes, château) 800, - Animation de la place de la Liberté : 4 soirées 1600, en collaboration avec les commerçants Les Thermes : programme d animation régulier semaine envoyé lors des inscriptions aux cures. Pas de grand évènement cet été. Il serait souhaitable d organiser plus d animations mais actuellement l office de tourisme n en a pas les moyens ni financiers ni humains. Gilbert Cann propose de créer un groupe de bénévoles pour relancer le vide-grenier : pas de volontaires. La communication dans le Dauphiné libéré est un problème, Michel Arnaud doit contacter le directeur à ce sujet dans les prochains jours. 5. PLAN D ACTIONS La démarche qualité nous impose d établir un plan d action chaque année et de l évaluer à la fin. La commission qualité se réunit 2 fois par an pour évaluer les actions menées, prendre connaissance des résultats des questionnaires de satisfaction et mettre en place de nouvelles actions. ACTIONS CONTENU DE L'ACTION DATE DE FIN PREVISIONNELLE OBJECTIF VISE Poursuivre le dossier station classée Guide bilingue Nouveau site web WIFI Rassembler les pièces du dossier Répondre aux demandes du cabinet conseil Traduire les éléments essentiels du guide pratique pour qu'il soit utilisable par la clientèle anglophone. janvier Rédaction du cahier des charges Appel d'offre Choix d'une agence Rédaction du contenu automne Rechercher un prestataire et, si le budget le permet, installer un point wifi à l'ot Etendre la notion de qualité sur l'ensemble de la ville Définir la politique touristique Informer la clientèle étrangère des prestations du territoire Répondre aux exigences marque qualité 2014 Se doter un outil de promotion pertinent Réduire les temps de saisie des informations (dysfonctionnement interne) Répondre aux exigences marque qualité 2014 Répondre à la demande de la clientèle (questionnaires 2012) et proposer des services facilitant les séjours
Renforcer l'animation et l'information sur l'animation Guide du loueur de meublé Guide de l'adhérent Reconduire les vendredis en musique et les visites guidées Animer la nouvelle place du centre en saison Anticiper les programmes hebdomadaires pour que les thermes puissent les envoyer en amont lors de l'inscription des curistes. automne Editer un récapitulatif de la procédure de classement, la procédure de location, la législation des meublés de tourisme. Réaliser un document récapitulant les services de l'ot et des conseils sur l'accueil automne Répondre à la demande des touristes et renforcer l'attractivité de la ville Répondre clairement aux porteurs de projet de nouveaux meublés et renouveler notre offre de locations. Créer du lien avec les prestataires et améliorer la qualité de l'accueil dans la ville. 6. COMPTES 2012 BUDGET PREVISIONNEL (voir comptes ci-joint) Budget en équilibre en 2012 : solde positif de 357 Introduction des charges de congés payés non pris conformément à la règle. : il n y aura plus de visites de meublés.augmentation des salaires d où augmentation de la subvention de fonctionnement. Demande d une subvention exceptionnelle pour la création du site web. 7. ASSEMBLEE GENERALE Date : lundi 18 mars à 19h à la mairie Administrateurs renouvelables : François CABANEL, Roland CASUBOLO, Florence CATRIN- BERNARD, Jean CHAMBON, Pierre COLIN, Julien DIDIER, Séverine ORTOLLAND, Marc PENOT, Chantal SICLARI QUESTIONS DIVERSES - Création d une page FACEBOOK en décembre : photos, actualités, évènements. - Présentation du nouveau guide - Appel à cotisation aux membres du CA non socio-professionnels : 10 ACTUALITES DES THERMES de Maïté BUCHOT Bilan positif de la saison des cures classiques grâce à l apport des clients de Marlioz (318 personnes), augmentation des cures gynéco et des soins spa (+20%). La diversification des activités se poursuit en avec plusieurs nouveautés : soins esthétiques post-cancer, éducation thérapeutique autour de l obésité pour adultes, séjours post-cancer du sein.
L établissement thermal participe à de nombreux salons pour promouvoir son établissement : Thermalies, Kid expo, Loisirs d eau, salon bébé, Un nouveau document sous forme de magazine a été édité. ACTUALITE DE LA MAISON D ENFANTS LE PARC par Bernard RICHOMME Actuellement 17 patients en soin d obésité, le démarrage est un peu lent. La principale difficulté a été le non-respect de l engagement de l éducation nationale mais ce problème vient d être résolu, des enseignants sont à la disposition des patients.